RESPUESTA OBSERVACIONES FIDUBOGOTA 1. Numeral 2.6

RESPUESTA OBSERVACIONES FIDUBOGOTA
1.
Numeral 2.6, subnumeral 6
1.1 Favor aclarar si la fiduciaria recibirá cesión de contratos anteriores o todos los
contratos serán nuevos.
RTA. No se entregarán contratos en cesión, la Fiducia celebrará contratos
nuevos.
1.2 Adicionalmente agradecemos aclarar si el número de contratos mencionados es
durante toda la vigencia del encargo o mensual.
RTA. Es un total aproximado de los contratos a celebrar, favor tener en cuenta el
número de 180 contratos contenido en el anexo 1.
1.3 Existe una diferencia respecto del Anexo No. 1 de los términos de referencia, en el
cual se menciona un total de 158 contratos?
RTA. Remitirse a la respuesta contenida en el numeral 1.2
2.
Numeral 2.6, subnumeral 13
2.1
Favor aclarar si el número de pagos allí mencionados corresponde a toda la
vigencia del contrato o es mensual.
RTA. Durante toda la Fiducia.
2.2 Existe una diferencia respecto del Anexo No. 1 de los términos de referencia, en el
cual se menciona un total de 1.763 pagos?
RTA. Favor tomar el dato numérico por lo alto, es decir, 1.763
2.3 Favor indicar en forma separada cuántos pagos son por transferencia electrónica,
cuántos por cheque, cuántos por giro.
RTA. En el anexo 1 se especifica en forma aproximada la cantidad y clase de
pagos, las proyecciones las hará la fiduciaria sobre esta información.
2.4 Aclarar que los cheques serán entregados en la oficina más cercana de la red
bancaria contratada por la Fiduciaria
RTA. No se puede hacer esta modificación toda vez que lo que se requiere es dar
agilidad a los procesos, sin complicaciones para los clientes. Por lo tanto, una vez
adjudicado el contrato en el Manual operativo se regulará lo relacionado con este
protocolo.
2.5 En cuanto a los giros, favor indicar en qué lugares se entregarán los giros y si son
bancarios, aclarar que deben ser recibidos por el beneficiario en la oficina más cercana de
la red bancaria contratada por la Fiduciaria
RTA. Atenerse a la respuesta anterior.
2.6 Así mismo en el caso de los giros y teniendo en cuenta que normalmente se cobra
una comisión establecida como un porcentaje sobre el valor de los mismos y por lo tanto
es imposible de establecer en forma previa, éstos costos serán con cargo a los recursos
del encargo fiduciario.
RTA. Todos los pagos se cancelan con cargo a la comisión fiduciaria. Sólo por
excepción se cancela la comisión, con cargo a los recursos administrados, cuando
se utiliza el sistema de giro inmediato a través de entidades no financieras.
3.
Numeral 4.1
Solicitamos tener en cuenta que en el estudio de mercado todas las comisiones remitidas
por las fiduciarias no incluyen el IVA. No obstante, al momento de fijar el presupuesto de
la comisión se estableció con base en el promedio de las mismas, pero se indica que
incluye el iva. Por lo tanto muy comedidamente y para ser coherentes con el estudio de
mercado, solicitamos se aclare que este presupuesto no incluye el IVA.
RTA. Se indica que incluye IVA, si eventualmente se causa. La redacción indica
que se deben hacer todos los estudios que les permitan tasar la comisión sin lugar
a errores.
MINUTA DEL CONTRATO
1. Cláusula Primera – Objeto
Favor aclarar en el inciso final de esta cláusula que las especificaciones ya fueron fijadas
en este contrato y en los términos de referencia que hacen parte del mismo.
RTA. Es innecesario por cuanto el proyecto de minuta de contrato dispone:
“CLÁUSULA TRIGESIMASEGUNDA.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Forman parte
integral del presente contrato: Los Estudios previos, los términos de la invitación y
las diferentes respuestas suministradas para el mismo proceso, la propuesta
presentada por LA FIDUCIARIA y los documentos que se produzcan en desarrollo
del contrato.”
2. Cláusula Segunda – Obligaciones del Fideicomitente
Favor incluir la adjudicación de los contratos como una obligación a cargo del
Fideicomitente.
RTA. Favor revisar el numeral 6 de la cláusula dos que dice: “6.- Una vez se dé
traslado del informe de evaluación sobre los procesos de contratación adelantados
por la fiduciaria, quien adjudicará los contratos será el Ministerio del Interior y de
Justicia, Dirección de Justicia Transicional, con base en dicho informe.”
3. Cláusula Tercera – Subnumeral 17
Favor especificar qué costos serán asumidos por ejemplo: costos bancarios, costos de
desplazamientos, prestación de servicios de las personas encargadas de efectuar el
trámite, obtención de formularios, etc.
RTA. El único costo es el de RTICA Por eso el numeral dispone: “17. Presentar a
la Dirección de Asuntos Indígenas Minorías y ROM -DAIMR-, las facturas o su
equivalente correspondientes sobre los costos generados por la declaración del
RT ICA. Una vez sean presentadas estas facturas, el comité de seguimiento
aprobará deducir el costo generado por este valor de los recursos a administrar”.
4. Cláusula Tercera – Subnumeral 18
Solicitamos aclarar que todos los gastos y costos por concepto de giros efectuados a
través de redes no bancarias, serán con cargo a los recursos del encargo fiduciario.
RTA. Los únicos costos autorizados son los que se realicen a través del sistema
de giro inmediato por medio de entidades no financieras.
5. Cláusula Tercera – Subnumeral 31
Favor suprimir esta obligación, ya que por su naturaleza la expedición de actos
administrativos es responsabilidad de las entidades públicas y una fiduciaria no podría
asumirlas.
RTA. Como se indica en el numeral, la obligación es producto de lo dispuesto en la
Providencia 05001 2331 000 2002 01635 01 del 2 de noviembre de 2006, de la
Sección Primera del Consejo de Estado, ya que la Fiduciaria actúa en
representación del Ministerio.
Es oportuno anotar que la providencia 05001 2331 000 2002 01635 01 citada hace
referencia al desarrollo del principio de desconcentración por colaboración
permitido por la Ley 489 de 1998, en el que los particulares son investidos de
funciones públicas temporales; en el presente caso, para ejercer las facultades
inherentes a la contratación estatal deberán declarar la terminación unilateral,
terminación anticipada y caducidad, cuando se requiera en los contratos derivados
que celebre la Fiducia contratada.
Esta providencia, aunada a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 679 de 1994,
reglamentario del inciso 2 del numeral 5 del artículo 32 de la ley 80 de 1993, permite
inferir que al fideicomitente sólo le está prohibido delegar la adjudicación de los
contratos derivados de la Fiducia, pudiendo en consecuencia encomendar a la
fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites
inherentes a la licitación o concurso.
6. Cláusula Décimo Novena – Plazo de Ejecución.
Teniendo en cuenta que la fecha prevista para la suscripción del contrato es el 16 de
mayo, la vigencia máxima será de 7 meses y 14 días.
RTA. Si
Finalmente solicitamos muy comedidamente se revise la posibilidad de prorrogar el plazo
de presentación de las propuestas, ya que este tipo de contrataciones amerita hacer un
estudio juicioso de costos y riesgos internamente, lo cual es dispendioso y requiere que
se acuda a diferentes instancias.
RTA. No es posible ampliar el plazo por compromisos que deben cumplirse con la
Corte Constitucional
RESPUESTA OBSERVACIONES DE FIDUCOLDEX
1. Estamos revisando los documentos del proceso, y preparando la propuesta pero
encontramos que el plazo es excesivamente estrecho. De ser posible, agradecería
su colaboración extendiendo el término para entrega de propuestas, de tal forma
que se puedan surtir los trámites necesarios al interior de la fiduciaria.
RTA. No es posible ampliar el plazo por compromisos que deben cumplirse con la
Corte Constitucional
2. Por otra parte, quisiera confirmar si se tiene prevista la constitución de un
portafolio con los recursos fideicomitidos, o si los mismos se deberán manejar
exclusivamente en cuentas bancarias, como se había establecido en el proceso
anterior.
RTA. El manejo se debe hacer exclusivamente en cuentas bancarias
Finalmente, de ser posible, agradezco su colaboración remitiendo los pliegos en formato
Word o pdf, de tal forma que se pueda copiar el texto, lo cual facilita enormemente las
labores de consecución de documentos y análisis de los pliegos.
RTA. Pueden acudir a la Coordinación de Gestión Contractual del Mij ubicada en la
Carrera 9 No. 14 – 10 Piso 6 en horario de 8 – 4 p.m. en día laboral y hacer allí la
solicitud, presentando la respectiva autorización.
Dando alcance al correo remitido, amablemente solicitamos aclarar el número de
procesos de selección (distintos a contratación directa) que se debe realizar, así como la
programación estimada de los mismos.
RTA. Del Anexo 1 se puede colegir el número de los procesos de selección
RESPUESTA OBSERVACIONES ALIANZA
1. Numeral 9.1. – Indicadores Financieros: Solicitamos que la verificación sobre el
patrimonio total de la Sociedad Fiduciaria se pueda realizar de los Estados
Financieros a 31 de diciembre de 2010, y no necesariamente de los datos
consignados en el RUP.
Lo anterior teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 del
Decreto 1464 de 2010, esta información se debe actualizar anualmente dentro del
mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la inscripción en el RUP, y la
última actualización realizada por Alianza Fiduciaria fue efectuada el 31 de diciembre
de 2010, por lo que la información sobre capacidad financiera que se encuentra
registrada es la correspondiente al 31 de diciembre de 2009.
RTA. Por error involuntario no hubo cambio de año en la Invitación, pero los
estudios previos publicados en la página del Ministerio contienen dicha
obligación, favor tenerlo en cuenta
2. Numeral 11.1. – Documento que acredite la calificación de la entidad fiduciaria:
Entendemos que la acreditación de la calificación a que hace referencia éste numeral
se debe realizar adjuntando la certificación expedida por la firma calificadora
correspondiente. Favor confirmar.
RTA. Es necesario anexar esta certificación para efectos de verificación en la
evaluación
3. Garantía de Seriedad de la Propuesta: Agradecemos informar las características que
debe tente la garantía de seriedad de la propuesta en el proceso de selección, toda
vez que no fue incluida en el documento de invitación.
RTA. Efectivamente se corregirá la omisión mediante Adenda.
4. Numeral 11.2. – Póliza Global Bancaria: Entendemos que la acreditación del
cumplimiento de los requisitos establecidos en éste numeral se debe realizar
incluyendo fotocopia de la póliza en la propuesta. Favor confirmar.
RTA. Es necesario anexar copia de la póliza para efectos de verificación en la
evaluación
5. Numeral 15 – Literal d) – Póliza de Infidelidad y Riesgos Profesionales: Solicitamos
aclarar que éste numeral hace referencia a la Póliza de Infidelidad y Riesgos
Financieros, toda vez que por un error de digitación se hace referencia a otro tipo de
póliza.
RTA. Efectivamente se trata de una Póliza de infidelidad y riesgos Financieros,
como se señala en el cuerpo del requerimiento.
6. Por otro lado, solicitamos eliminar la mención que se hace acerca de un anexo
especial en el que se establezca que el beneficiario de ésta póliza será la Nación
Ministerio del Interior y de Justicia, toda vez que en este tipo de pólizas los
beneficiarios de las mismas son en general los terceros afectados, los cuales ante una
eventual reclamación no tienen que estar designados como tal ante la compañía de
seguros.
RTA. No es posible eliminar el requerimiento porque en todas las Fiducias que ha
contratado el Ministerio se ha entregado este anexo.
7. Numeral 15 – Literal e) – Indemnidad: Solicitamos eliminar la indemnidad a favor del
Ministerio del Interior y de Justicia incluida en éste literal, teniendo en cuenta que:
Las actividades amparadas por la indemnidad son derivadas de la ejecución y
liquidación de los contratos, y no de las actividades del Fiduciario, por lo que no
hay una justificación para trasladar el riesgo de la ejecución de los contratos al
Fiduciario.
De igual manera, los contratos y su terminación son realizados según las
directrices impartidas por el Ministerio del Interior y de Justicia a través de la
Dirección de Asuntos Indígenas, Minorías y ROM.
Aunque el proceso de selección sea llevado a cabo por parte de la Fiduciaria,
quien adjudicará los contratos será el Ministerio del Interior y de Justicia.
Los pagos relacionados con los contratos a celebrar serán ordenados por el
Ministerio del Interior y de Justicia, quien controlará el cumplimiento de las
obligaciones incluidas en los mencionados contratos.
Las pólizas que deben otorgar los contratistas, en buena medida amparan los
riesgos que se pretenden trasladar al Fiduciarios a través de esta cláusula de
indemnidad.
Por lo anterior se observa que aunque la Fiduciaria durante la ejecución del contrato
de fiducia pública sea quien celebre los contratos, no tiene el control de los mismos,
por lo que no podría ser asumir la responsabilidad que está pidiendo el Ministerio.
RTA. No es posible acceder a la solicitud por cuanto la Fiduciaria está
celebrando un contrato para administrar unos recursos y en cuanto a la
contratación derivada que sobrevenga dicha cláusula se encuentra inmersa en
cada uno de ellos
8. Anexo 5 – Minuta de Contrato – Cláusula Tercera Obligación – Obligaciones de la
Fiduciaria: Solicitamos eliminar la obligación No. 31 que hace referencia a dictar actos
administrativos por parte de la Fiduciaria.
RTA. No se modifica esta obligación por las siguientes razones: Como se indica en
el numeral, la obligación es producto de lo dispuesto en la Providencia 05001 2331
000 2002 01635 01 del 2 de noviembre de 2006, de la Sección Primera del Consejo
de Estado, ya que la Fiduciaria actúa en representación del Ministerio.
Es oportuno anotar que la providencia 05001 2331 000 2002 01635 01 citada hace
referencia al desarrollo del principio de desconcentración por colaboración
permitido por la Ley 489 de 1998, en el que los particulares son investidos de
funciones públicas temporales; en el presente caso, para ejercer las facultades
inherentes a la contratación estatal deberán declarar la terminación unilateral,
terminación anticipada y caducidad, cuando se requiera en los contratos derivados
que celebre la Fiducia contratada.
Esta providencia, aunada a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 679 de 1994,
reglamentario del inciso 2 del numeral 5 del artículo 32 de la ley 80 de 1993, permite
inferir que al fideicomitente sólo le está prohibido delegar la adjudicación de los
contratos derivados de la Fiducia, pudiendo en consecuencia encomendar a la
fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites
inherentes a la licitación o concurso.
RESPUESTA FIDUCOLDEX SEGUNDO CORREO ELECTRONICO
1.
Obligación Número 31 de la cláusula 3ª de la minuta proforma del contrato.
Agradecemos modificar esta obligación, ya que como se ha manifestado en ocasiones
anteriores, no es posible para las fiduciarias dictar actos administrativos.
RTA. No se modifica esta obligación por las siguientes razones: Como se indica en
el numeral, la obligación es producto de lo dispuesto en la Providencia 05001 2331
000 2002 01635 01 del 2 de noviembre de 2006, de la Sección Primera del Consejo
de Estado, ya que la Fiduciaria actúa en representación del Ministerio.
Es oportuno anotar que la providencia 05001 2331 000 2002 01635 01 citada hace
referencia al desarrollo del principio de desconcentración por colaboración
permitido por la Ley 489 de 1998, en el que los particulares son investidos de
funciones públicas temporales; en el presente caso, para ejercer las facultades
inherentes a la contratación estatal deberán declarar la terminación unilateral,
terminación anticipada y caducidad, cuando se requiera en los contratos derivados
que celebre la Fiducia contratada.
Esta providencia, aunada a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 679 de 1994,
reglamentario del inciso 2 del numeral 5 del artículo 32 de la ley 80 de 1993, permite
inferir que al fideicomitente sólo le está prohibido delegar la adjudicación de los
contratos derivados de la Fiducia, pudiendo en consecuencia encomendar a la
fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites
inherentes a la licitación o concurso.
2.
Obligación Numero 12. En concordancia con lo anterior, se solicita modificar la
obligación 12, pues las pólizas se deben hacer efectivas mediante actos administrativos,
facultad que es exclusiva de la entidad pública contratante.
RTA. Atender la respuesta anterior.
3. Obligación 4. Aclarar cuál es el alcance, responsabilidad y límites de la fiduciaria en la
etapa precontractual de los procesos, teniendo en cuenta que el Ministerio realiza los
estudios técnicos.
RTA. El Ministerio no elabora los estudios, lo que remite son las especificaciones
técnicas y el marco lógico o propuesta económica, por tanto, la fiduciaria adelanta
todo el trámite: precontractual, contractual y de liquidación, con excepción de la
adjudicación.
4. Obligación 17. Eliminar la referencia a facturas, y aprobación de las mismas, pues el
pago de impuesto se debe descontar automáticamente con cargo a los recursos
fideicomitidos.
RTA. La remisión a facturas la hace la obligación 16 y es necesario para el
Ministerio tener un control sobre los informes y la gestión realizada, por tanto el
reintegro no es automático.
5. Definir el apoyo en logística y coordinación que podría brindar el Ministerio del Interior
en el perfeccionamiento de los contratos fuera de Bogotá, así como la liquidación de los
mismos.
RTA. No hay perfeccionamiento de contratos fuera de la ciudad, se suscriben en el
domicilio contractual de la presente contratación que es la ciudad de Bogotá
6. Permitir la defensa de la fiduciaria cuando es vinculada a algún proceso judicial en
virtud de la ejecución del contrato de fiducia. Cpm cargo a los recursos administrados.
RTA. No es posible, los costos que demande son de exclusivo cargo a la comisión
fiduciaria. Son las previsiones que deben tenerse.
7. Definir cuál es el plazo para la elaboración de contratos así como la distribución de
los mismos durante la vigencia del contrato.
RTA. Una vez adjudicado el contrato las partes elaborarán los procedimientos para
adelantar los procesos contractuales y establecerán los plazos.
8. En relación con el numeral 4 de los pliegos de condiciones, solicitamos eliminar el
siguiente aparte respecto del lugar de prestación del servicio“…estará sujeto a los
parámetros establecidos con el supervisor del contrato…”. Lo anterior teniendo en cuenta
que el servicio será prestado en la ciudad de Bogotá, sin perjuicio de que se realicen
pagos en todo el territorio nacional a través de redes bancarias.
RTA. No se modifica este texto por cuanto si bien el domicilio de la Fiducia es
Bogotá, la ejecución se realizará en otros lugares dado el carácter de la población
atendida.
1. Con respecto al anexo 1, solicitamos especificar en cuál es la ubicación geográfica de
los eventuales contratistas, y en particular las 110 personas con las cuales se celebrará
los contratos de servicios personales.
RTA. Serán contratadas en la ciudad de Bogotá
RESPUESTA FIDUOCCIDENTE
1. ESTUDIOS PREVIOS:
a. Numeral 2.5 Lugar de prestación del servicio: El Ministerio señala que el
domicilio de la sociedad Fiduciaria será en la ciudad de Bogota y el lugar de
ejecución de las obligaciones por parte de la fiduciaria estará sujeto a los
parámetros convenidos con el supervisor del contrato. Entendemos que la
ejecución del negocio se realizara desde la ciudad de Bogota D.C. lugar este,
donde además se llevaran a cabo los comités de seguimiento en concordancia con
el numeral 10.2, no obstante los pagos se atenderán en todo el territorio nacional
de conformidad con la obligación No 13 del presente numeral. Por favor aclarar.
RTA. El requerimiento comprende esta aclaración ya que los pagos se
dirigen a todas las entidades bancarias del país, es decir, se trata de plazas a
nivel nacional.
b. Numeral 2.6 Obligaciones del contratista,
i. Obligación No 4: Por favor aclarar quién será el encargado de realizar
las evaluaciones y consideraciones técnicas en desarrollo de los
procesos de selección de contratistas.
RTA. La evaluación técnica de cada proceso contractual la realiza el Ministerio al
igual que enviará los requerimientos técnicos y el marco lógico o propuesta
económica para dar inicio al proceso.
ii. Obligación No 12: Se señala que la fiduciaria deberá solicitar a los
contratistas todas las garantías necesarias para el cumplimiento de las
obligaciones de los contratos. Comedidamente les solicitamos aclarar
que quien determinará las garantías a solicitar por parte de la fiduciaria
debe ser el Ministerio del Interior y de Justicia.
RTA. Todo el proceso precontractual, contractual y de liquidación está a cargo de la
Fiduciaria, por tanto ésta deberá determinar las garantías a que haya lugar,
teniendo en cuenta lo dispuesto en el marco lógico.
c. Numeral 4.2 Recursos a administrar: el texto menciona que la comisión
fiduciaria incluye además todos los costos directos e indirectos. Amablemente
solicitamos precisar que los gastos en que se incurra para la defensa y
protección de los recursos administrados no serán asumidos por la Fiduciaria
cuando el origen del gasto no sea error u omisión de la Fiduciaria.
RTA. No es posible, los costos que demande son de exclusivo cargo a la comisión
fiduciaria. Son las previsiones que deben tenerse.
d. Numeral 5.6.3 se exige una dedicación exclusiva de dos personas para el
desarrollo del contrato: Respetuosamente solicitamos que el personal
requerido sea de dedicación permanente más no exclusiva al desarrollo del
fideicomiso, teniendo en cuenta que el costo del mismo incrementa
notoriamente el valor a ofertar.
RTA. No se puede modificar aunque implica gastos, resulta una ejecución más
eficiente y además es un requisito evaluador
e. Numeral 8: Tipificación, estimación y asignación de riesgos: El riesgo
denominado “indebida administración de los recursos” se encuentra mitigado
con las pólizas que deben ser constituidas por la fiduciaria al momento de
suscribir el contrato. Es decir, este no es un riesgo propiamente dicho sino el
resultado de un incumplimiento contractual, razón por la cual es impropio que
se encuentre tipificado en la matriz de riesgos de los estudios previos. Lo
mismo ocurre con los riegos denominados “indebido giro de recursos por la
fiduciaria”.
RTA. No resulta impropio, es un riesgo que tiene que ver con acciones penales y
disciplinarias que debe ser previsible.
2. TEXTO DE LA INVITACIÓN:
a. Numeral 9.1. Indicadores financieros: Se solicita aclarar este punto, teniendo
en cuenta que en el numeral 5.2.2 de los estudios previos se indicó que el
indicador financiero de patrimonio debía ser tomado de los estados financieros
con corte a 31 de diciembre de 2009, mientras que en el texto de la invitación
se indica que debe ser con corte a diciembre 31 de 2010.
RTA. Por error involuntario no hubo cambio de año para los indicadores en la
Invitación, pero los estudios previos publicados en la página del Ministerio
contienen dicha obligación, favor tenerlo en cuenta.
b. De manera general por favor tener en cuenta las aclaraciones solicitadas en
los estudios previos que tienen pertinencia en el texto de la invitación.
RTA. Se ha tenido en cuenta y por ello se han elaborado las adendas
correspondientes.
3. ANEXO 6 MINUTA DEL CONTRATO:
a. Cláusula Tercera. Numeral 12: Se señala que la Fiduciaria dictará los actos
administrativos susceptibles de recursos y acciones contencioso
administrativas, entre los que pueden citarse la suspensión o la terminación.
Sobre el particular deben tenerse en cuenta las siguientes disposiciones
contenidas en la Ley 489 de 1998:
“ARTICULO 5o. COMPETENCIA ADMINISTRATIVA. Los organismos y
entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y
atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los
asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza,
el acuerdo o el reglamento ejecutivo”.
“ARTICULO 9o. DELEGACION. Las autoridades administrativas, en virtud de
lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley,
podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus
colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.
Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso,
los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes,
representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura
independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y
decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos
respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor
vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a
los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la
Constitución Política y en la presente ley. PARAGRAFO. Los representantes
legales de las entidades descentralizadas podrán delegar funciones a ellas
asignadas, de conformidad con los criterios establecidos en la presente ley,
con los requisitos y en las condiciones que prevean los estatutos respectivos”.
(Subrayado fuera de texto)
“ARTICULO 10. REQUISITOS DE LA DELEGACION. En el acto de
delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y
las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren. El
Presidente de la República, los ministros, los directores de departamento
administrativo y los representantes legales de entidades descentralizadas
deberán informarse en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones
que hayan otorgado e impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las
funciones delegadas”. (Subrayado fuera de texto)
En virtud de las anteriores disposiciones, no es posible que la fiduciaria
seleccionada expida actos administrativos, ni que las entidades públicas
deleguen en ésta su expedición, razón por la cual debe tenerse en cuenta que
las entidades públicas son quienes deben expedir todos los actos
administrativos necesarios para la realización de los subcontratos regidos bajo
las normas del derecho público, tales como estudios previos, adjudicación de
contratos, aprobación de garantías, imposición de multas y sanciones,
declaratorias de caducidad o terminación anticipada de contratos, entre otros,
razón por la cual conforme a los establecido en el artículo 29 del Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero y demás normas concordantes, la expedición
de actos administrativos por parte de la fiduciaria adicionalmente desbordaría
su objeto social.
RTA. Por ser una petición de todas las fiduciarias se modifica la obligación tal y
como queda redactada en la adenda No. 2
b. Respetuosamente solicitamos la inclusión de los siguientes aspectos en la
minuta del contrato a suscribir:
i. Reconocer a la fiduciaria. con cargo a los recursos administrados. los
gastos por concepto de publicación de la apertura y demás actuaciones
a que hubiere lugar derivadas de los procesos de contratación, así
como todos los gastos y costos que se causen con ocasión de en la
defensa de los bienes que se administran, quedando facultada la
fiduciaria para deducir dichas sumas de los recursos que administra.
RTA. No es posible, los costos que demande son de exclusivo cargo a la comisión
fiduciaria. Son las previsiones que deben tenerse.
ii. Aclarar que los contratos derivados del contrato de fiducia pública
serán suscritos por la fiduciaria como mandataria con representación
del Ministerio.
RTA. Los contratos derivados se celebran en la condición que ustedes señalan.
SEGUNDO CORREO BANCO DE BOGOTA
Anexo No. 1 Elaboración de estudios documentos previos.
1. Numeral 1 NECESIDAD DE LA CONTRATACION. Literal B – Último párrafo.
Al final del texto del mencionado literal se indica que “…Este personal será
contratado por la sociedad fiduciaria, quien estará encargada de pagar los gastos
que causen, incluidos los pasajes y erogaciones, así como garantizar la afiliación y
pago de aportes a la Seguridad Social Integral y de obligaciones parafiscales…”
sobre el particular solicitamos amablemente aclarar que la contratación la hará la
fiduciaria en nombre y por cuenta del Ministerio, que en los términos que se
establece no habrá contratos laborales sino de prestación de servicios, razón por
la cual el pago de la seguridad social y parafiscales estará a cargo del contratista.
De igual forma en el manual de contratación y en el texto de los contratos de
prestación de servicios deberá quedar clara la manifestación de si los contratistas
se afiliarán o no a la ARP y en caso afirmativo establecer los mecanismos para
controlar su pago.
RTA. Los estudios previos no se modifican porque fueron soporte para iniciar la
contratación. Sin embargo, en el contrato se estipulará que los documentos previos
serán parte del contrato en aquello que no lo contradiga.
2. Numeral 2.2 ESPECIFICACIONES TECNICAS SOLICITADAS O ALCANCE
DEL OBJETO. Subnumeral 2.2.1. Definición Técnica. Entendemos que por la
liquidez con la cual se deben administrar los recursos para la ejecución del
contrato dichos recursos deberán permanecer en Cuentas Bancarias, razón por la
cual no se llevará a cabo la constitución de portafolios. Por favor confirmar.
RTA. El manejo se debe hacer exclusivamente en cuentas bancarias
Numeral 2.5 Lugar de Prestación del Servicio. Agradecemos aclarar que el domicilio
de la Sociedad Fiduciaria será en la ciudad de Bogotá y que desde allí ejecutará las
obligaciones establecidas en la minuta del contrato.
RTA. El domicilio contractual es Bogotá, pero se ejecutará en diferentes lugares de
Colombia, aún cuando los pagos y contratos se harán desde la citada ciudad.
3. Numeral 5.2.2. Indicadores Financieros. De acuerdo a lo mencionado en este
numeral, y teniendo en cuenta que las renovaciones del RUP se realizan
anualmente fecha que no coincide con la publicación de estados financieros,
solicitamos amablemente modificar en los términos de referencia en el numeral 9.1
la fecha en la cual se va a tomar el indicador y referirse a la mencionada en este
numeral 31 de Diciembre de 2009. Está solicitud también la realizamos teniendo
en cuenta que la actualización de dichos estados financieros en la Cámara de
Comercio tarda más de cinco días hábiles y los plazos establecidos en este
proceso entre publicación de términos y presentación de propuesta equivalen a
esos mismo días hábiles. De considerarlo ustedes necesario se adjuntarán los
estados financieros con corte al 31 de Diciembre de 2010.
RTA. Por error involuntario no hubo cambio de año para los indicadores en la
Invitación, pero los estudios previos publicados en la página del Ministerio
contienen dicha obligación, favor tenerlo en cuenta.
4. Numeral 5.6.2. Póliza de Garantía Global Bancaria y términos de referencia.
Entendemos que para el criterio de calificación el porcentaje del valor a amparar
estará dado sobre el valor de recursos a administrar ($19.800.000.000). Por favor
confirmar.
RTA. Si.
5. Numeral 5.6.3. Dedicación de dos personas exclusivas para el manejo del
Fideicomiso. Solicitamos amablemente en este numeral eliminar el texto “para la
selección de estos profesionales”, ya que entendemos que al momento de la firma
del contrato la sociedad fiduciaria presentará dos hojas de vida únicamente, las
cuales cumplirán cada una de ellas con las condiciones establecidas, para la
verificación ante el ministerio.
RTA. No necesariamente, el Ministerio no está renunciando a su facultad de
selección, la Fiduciaria deberá presentar varias hojas de vida para elegir de
ellos el mejor.
6. Numeral 9 Mecanismos de Cobertura. Literal e. Solicitamos aclarar que la
indemnidad que garantizará la Fiduciaria a favor del Ministerio del Interior y de
Justicia, con ocasión de los daños y perjuicios derivados de la ejecución de los
contratos que se celebren en virtud del Contrato de Fiducia Pública, únicamente
será aquella derivada de errores u omisiones de la Fiduciaria en desarrollo de sus
obligaciones.
RTA. La indemnidad es la establecida en la ley y los cubrimientos son los que ella
señala.
7. Costos de publicación de los procesos y de los contratos. Entendemos que
los costos de publicación de los procesos de selección no estarán a cargo de la
Fiduciaria sino del Fideicomitente. Así mismo los costos de publicación de los
contratos derivados estarán a cargo de los contratistas. Por favor confirmar.
RTA. Los costos que demande la publicación del contrato de fiducia pública estarán
a cargo del ente fiduciario seleccionado. Los de los Contratos derivados estarán a
cargo de cada uno de los contratistas.
8. Supervisión de los contratos. La Supervisión de los contratos derivados de los
procesos de selección y de contratación directa suscritos por la Fiduciaria en
desarrollo del contrato de Fiducia Publica, estará a cargo del Ministerio del Interior
y de Justicia. Por favor confirmar.
RTA. Si.
Términos de referencia
9. En los términos de referencia se incluye el anexo No. 4 Compromiso de
transparencia, pero a lo largo de los términos no se realiza la descripción sobre la
suscripción del mismo.
RTA. Debe diligenciarlo
10. A lo largo de los términos no se menciona la póliza de seriedad de la oferta,
agradecemos realizar su inclusión, porcentaje de cobertura y vigencia de la
propuesta.
RTA. Verificar con la adenda No. 1., la cual ya fue remitida a su correo electrónico.
FIDUBOGOTA TERCERA ENTREGA POR CORREO ELECTRONICO
RTA. La elaboración de los estudios previos son obligación de la fiduciaria para lo
cual tomará en cuenta las especificaciones técnicas que remita el Ministerio y el
marco lógico o propuesta económica.
De igual forma, la evaluación técnica y la adjudicación estarán a cargo del
Ministerio, en lo demás, corresponde a la Fiduciaria.
En cuanto al extracto único de publicación se genera para la firma del ordenador
del gasto en el Ministerio, pero la obligación de la elaboración está a cargo de la
Fiduciaria.
RTA. Todo contrato que se celebre con cargo a los recursos administrados están
sujetos a todos los impuestos, tasas y contribuciones y los pagos se realizarán
desde Bogotá como abono a cuenta en cualquiera de los 1101 municipio de
Colombia.
RTA. La fuente de los recursos es el Presupuesto nacional y los componentes están
especificados en las normas que rigen la contabilidad pública
RTA. Ver adenda No. 2
RTA. Atenerse a lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993
RTA. No es posible acceder a la petición. Se requiere para efectos de agilidad en la
evaluación.
RTA. No es posible hacerlo porque el mismo será expedido concertadamente, entre
el Ministerio y la Fiduciaria seleccionada.