Proyecto de digitalización e indización de los registros

PROYECTO DE DIGITALIZACION E INDIZACION DE LOS
REGISTROS SACRAMENTALES DE LOS TRES ARCHIVOS
DIOCESANOS DE LA COMUNIDAD AUTONOMA DEL PAIS
VASCO (1999 – 2008)
Al inicio de la década de los 90, el Departamento de Cultura inició un programa
de cooperación con las Diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria, cuyos Archivos
Históricos Diocesanos conservan el Patrimonio Documental de titularidad privada de la
Comunidad Autónoma más voluminoso y relevante. Se perseguían dos objetivos:
a. promover un proyecto que interesa y beneficia a la ciudadanía. En este
sentido, el Patrimonio Documental juega un papel democratizador
importante, en la medida en que todos los ciudadanos participan activamente
en el proceso de creación y sedimentación de los Archivos y demandan de
modo creciente el mismo protagonismo en el disfrute de su uso, para fines
educativos, culturales o lúdicos.
b. asignar recursos adicionales que intensifiquen las estrategias y objetivos
gubernamentales más urgentes o de mayor impacto social (que fueron
recogidos luego en el Plan Vasco de la Cultura).
1. Balance de diez años de trabajo
En 1999 se diseñó y trabajó intensamente con la vista puesta en crear un ámbito de
relaciones especializado y privilegiado con los Archivos Históricos Diocesanos. Fruto
de complejas negociaciones se diseñó un proyecto muy ambicioso y novedoso en el
ámbito de los archivos, la difusión por internet de los mismos, la digitalización, etc. En
aquel momento, aunque pueda parecer presuntuoso afirmarlo, se llegó a un acuerdo de
colaboración avanzado y casi revolucionario, si nos situamos en la perspectiva
adecuada.
El año 2000, el Departamento de Cultura firmó con las tres Diócesis Vascas un
convenio cuyo objetivo era la indización, digitalización y difusión por Internet de los
fondos sacramentales de las parroquias del País Vasco concentrados en los respectivos
tres Archivos Diocesanos. Este Convenio continuó en los ejercicios 2002 y 2003, y
culminó con la firma de un Convenio cuatrianual (2005-2008).
Primera fase: Ejercicio presupuestario 2000/1. Definición del proyecto
Inversión: 690.000 €
Objetivos:
• Definición del proyecto general y coordinación entre los tres archivos
para consensuar los criterios comunes, sin olvidar las diferentes
situaciones de partida.
• Integración del proyecto en la planificación general de cada archivo
• Adquisición de recursos técnicos
• Creación de equipos de trabajo en cada archivo y distribución de tareas
• Establecimiento de metodología y criterios para digitalización e
indización
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Segunda fase: Ejercicios presupuestarios 2002-2004. Implantación del proyecto.
Inversión: 420.708 (2002), 420.000 (2003) y 360.000 (2004) [1.200.000 €]
Objetivos:
• Digitalización y comprobación de imágenes
• Indización de registros de las parroquias
• Creación de las páginas web y de los sistemas de gestión específicos de
cada archivo (Sistema Inet de Gestión de Archivos en Bilbao y Vitoria, en adelante SIGA- y Sistema Electrónico de Gestión en Donostia, en
adelante SEG)
• Redefinición de todas las políticas de cada archivo: planificación
descriptiva, difusión de imágenes, gestión de usuarios presenciales y
virtuales, conservación de nuevos soportes.
Tercera fase: Ejercicios presupuestarios 2005-2008. Ejecución del proyecto.
Inversión: 3.000.000 €
Objetivos: Los objetivos previstos se han cumplido rigurosamente y, en este sentido, se
ha coronado con éxito un proyecto muy complejo y, en el momento de su inicio,
arriesgado.
a. Se han creado los servicios digitales en los Archivos Históricos Diocesanos
de Bilbao, San Sebastián y Vitoria
b. Se ha concluido la indización completa de todos los registros sacramentales
de bautizados, casados y finados de todas las parroquias históricas del País
Vasco (1490-1900), que se pueden consultar on-line en el web de Irargi.
Registros asociados a su imagen digitalizada en los servidores de los
Archivos propietarios.
c. Se ha normalizado el conjunto del proceso descriptivo de registros y
documentos, aplicando la Norma de descripción multinivel ISAD(G),
indización según los criterios consensuados e informatización), con el
objetivo de difundir en cada web tambien estas informaciones.
El resultado final es único en el panorama europeo (y mundial) de los archivos y
la difusión documental en web de los mismos: el índice completo del padrón histórico
de vecinos del País Vasco de 1490 hasta 1900. En total, 5.600.000 registros de asientos
descriptivos personales, con el índice de las anotaciones de bautismos, matrimonios y
defunciones de 400 años de historia.
Además de ello, a lo largo de estos años de colaboración, los Archivos
Históricos Diocesanos se han convertido en servicios de atención al usuario (presencial
como a través del web) modernos y eficaces. Han modificado su fisonomía,
incorporando algunas características nuevas:
1. se ha producido un cambio cualitativo de gran envergadura. Gracias a este
proyecto, los Archivos Diocesanos del País Vasco se han colocado a la
cabeza de los archivos diocesanos estatales –y, probablemente, tambien
europeos-, en lo referente a desarrollo tecnológico y difusión de la
documentación en internet. Desde este punto de vista, se ha puesto en
marcha una pequeña revolución cuyo éxito se convierte en algo muy
importante para la comunidad científica y para los usuarios.
2. Creación de valor añadido y aprovechamiento de sinergias: un proyecto
como este, que permite aunar los aspectos clásicos del trabajo de archivo
(descripción + indización de documentación) con las más avanzadas
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tecnologías, es una demostración elocuente de en qué dirección vamos (o
debieran de ir) los servicios de archivo de cara a los usuarios en un mundo en
rápida evolución en lo que respecta a los servicios de información, en los
ámbitos de la educación, de la cultura y del saber.
3. Laboratorio de desarrollo archivístico. El hecho de que un servicio de
archivo con un fondo de documentación enorme y con una información muy
importante dedique su principal esfuerzo a volcar esta información en
internet supone desarrollar un laboratorio de experimentación e investigación
archivística. En este sentido, se ha generado un nicho de conocimiento
práctico muy valioso.
Además de todo ello, esta colaboración ha producido resultados inmediatos
tangibles. Se ha conseguido:
1. facilitar el acceso a la documentación al colectivo más amplio de usuarios de
Archivos de Euskal Herria: los interesados en la historia familiar y la
genealogía. Constituyen cerca del 90 % del total de usuarios de archivos.
2. disponer de información de valor estadístico e histórico de gran calidad, que
interesa a un amplio espectro de profesionales: demógrafos, antropólogos,
sociólogos, etc.
3. dar servicio a la diáspora, colectivo muy relevante en el conjunto de la
acción gubernamental desde hace años. Colectivo ansioso de este tipo de
informaciones, que es ya uno de los principales clientes del servicio Badator.
4. enriquecer de manera muy notable el servicio Badator, colocándolo en un
lugar privilegiado entre los servidores de información de archivo a nivel
europeo.
Irargi, marzo de 2012
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