Resolución No. 3630

RESOLUCIÓN 3630 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 1999
Por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
LA DIRECTORA GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS
Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales y, especialmente de las consagradas en los literales cc) y nn) del artículo 19 del
decreto 1071 del 26 de junio de 1999, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia consagra el principio según el cual la documentación
producida por las entidades públicas es de libre acceso a la consulta ciudadana, salvo los casos que establezca la
ley.
Que el artículo 1° de la ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación, y el artículo 2, literal b) de la citada ley
le asigna como función el expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación.
Que mediante el Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación adopta y expide el
Reglamento General de Archivos con el objeto de suministrar pautas y principios que regulan la función archivística
en las entidades oficiales.
Que el artículo 6 del mencionado Reglamento establece su aplicación en todos los archivos oficiales del orden
nacional.
Que en consecuencia se hace necesario dar cumplimiento a esta norma en la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, razón por la cual,
RESUELVE
ARTÍCULO 1°. Adoptar el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, como
norma reguladora del quehacer archivístico en la entidad.
TÍTULO I
PARTE PRELIMINAR
ARTÍCULO 2°. Principios rectores: Servicio a la comunidad. Los archivos en la DIAN harán suyos los fines
esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitución, y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en
las decisiones que los afecten en los términos previstos por la ley. (EVIDENCIA DE OPERACIÓN EFICAZ,
EFICIENTE Y EFECTIVA)
Fuentes de información. Los documentos que conforman los archivos de la DIAN son importantes para la
administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y
porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y
de la identidad nacional.
Patrimonio nacional. Los documentos de los archivos oficiales son potencialmente parte integral del patrimonio
documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos
disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, y adicionalmente, de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las
normas y criterios que para el caso existan.
Acceso público. Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la
educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales, legales y de
conservación de los documentos se restringirá el acceso a la información. (EVIDENCIA DE OPERACIÓN EFICAZ,
EFICIENTE Y EFECTIVA)
Cultura archivística. Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad,
sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultural de aquellos, con el objeto de constituir
mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la Nación.
(EVIDENCIA DE OPERACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA)
Unidad de administración y conservación. El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por el poder
central para salvaguardar el patrimonio documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la
Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la
Constitución Política.
TIULO II
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 3°. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar
las pautas y principios que regulan la función archivística en todas las dependencias de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, así como garantizarle a la Nación la conservación y custodia de su patrimonio documental.
(EVIDENCIA DE OPERACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA)
ARTÍCULO 4°. Conceptos fundamentales. Para efectos del presente Reglamento y con miras a obtener
uniformidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de
archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.
ARTÍCULO 5°. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos
en la DIAN se forman a través de las siguientes fases:
(IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
1.
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, en los que se reúnen los documentos
que produce o recibe cada dependencia en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el
trámite de los asuntos de la dependencia y que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dio
origen. Comprenden los dos últimos años de gestión: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos.
2.
Archivos satélites, compuestos por los expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia
deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización. De acuerdo con las características
propias de las áreas técnicas y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo de los procesos tributario,
aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las áreas técnicas.
3.
Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan los documentos transferidos desde los archivos de
gestión de las dependencias respectivas, una vez finalizado el trámite que les dio origen, y que son objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Existe uno para el Nivel Central y uno en cada
Dirección Regional, y en cada Administración en el nivel nacional.
4.
Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde al archivo central la documentación, que
por decisión del respectivo Comité Nacional de Archivo previsto en el artículo 14 del presente Reglamento, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. Existirá un
archivo histórico o permanente de la DIAN en la ciudad de Santa Fe de Bogotá para el Nivel Central, y uno en cada
una de las Direcciones Regionales y en cada una de las Administraciones en el nivel nacional.
ARTÍCULO 6°. Campo de aplicación. El presente Reglamento se aplicará en todos las dependencias de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el nivel nacional.
ARTÍCULO 7°. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son
potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación por parte de los
funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.
(IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO) (PROTECCIÓN)
ARTÍCULO 8°. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán
sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y
actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar,
conservar y suministrar la documentación que hace parte del patrimonio documental de la Nación. (PROTECCIÓN)
(IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
ARTÍCULO 9°. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y son responsables
por su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. (LEGIBILIDAD E
IDENTIFICACIÓN) (PROTECCIÓN)
ARTÍCULO 10°. Personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir con los requisitos exigidos de acuerdo
con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos.
ARTÍCULO 11. Capacitación para los funcionarios de archivo. La DIAN capacitará y actualizará a los
funcionarios de archivo, a través de la Subsecretaría de Desarrollo Humano en el Nivel Central, o de quien haga sus
veces en el nivel regional y local. Así mismo facilitará su participación en los eventos programados por el Archivo
General de la Nación y otras entidades que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo
óptimo en términos de eficiencia, eficacia y economía. (EVIDENCIA DE OPERACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y
EFECTIVA)
TITULO III
ESTRUCTURA FUNCIONAL
PARTE I
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y ASESORÍA
ARTÍCULO 12. Dirección y coordinación. La dependencia encargada de dirigir y coordinar la función archivística
en el nivel nacional es la Secretaría General de la DIAN, de acuerdo con el artículo 21, literales j) y k) del decreto
1071 de 1999, correspondiéndole el manejo de las relaciones con el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 13. Intervención en la aplicación. En la aplicación del presente Reglamento intervienen el Comité
Nacional de Archivo, los Directores Regionales y los Administradores Especiales de Impuestos y de Aduanas
Nacionales, los Administradores Locales de Impuestos Nacionales, los Administradores Locales de Aduanas
Nacionales y los Administradores Locales de Impuestos y de Aduanas Nacionales, además de los Comités
Regionales y los Comités Especiales que se creen como asesores de las Direcciones Regionales y de la Secretaría
General, para tal efecto.
ARTÍCULO 14. Creación del Comité Nacional de Archivo. Actuará como grupo asesor de la alta dirección,
responsable por la definición de las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos, especialmente en lo relacionado con la normalización, la eliminación de
documentos y el mantenimiento de las Tablas de Retención Documental.
El Comité Nacional de Archivo estará conformado por las siguientes personas: el Secretario General quien lo
presidirá, el Director de Impuestos o su delegado, el Director de Aduanas o su delegado, el Jefe de la Oficina
Jurídica o su delegado, el Jefe de la Subsecretaría de Planeación o su delegado, el Subsecretario de Recursos
Físicos, el Jefe de la División de Documentación del Nivel Central y el Jefe del Grupo Interno de Trabajo de Archivo
del Nivel Central, quien actuará como secretario.
Serán funciones del Comité Nacional de Archivo:
-
Proponer y evaluar periódicamente la política archivística en el nivel nacional.
Aprobar las propuestas en materia de normalización relacionadas con el manejo de los archivos, su
organización, conservación, y microfilmación, digitalización o uso de nuevas tecnologías para el manejo de
información.
Proponer instrumentos legales, normas y procedimientos técnicos para la implantación de tecnologías
informáticas en los archivos, con miras a la gestión y diseminación de la información, y a la definición del valor
probatorio y conservación de los documentos electrónicos.
Autorizar la eliminación de documentos de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las
Tablas de Retención Documental.
-
Aprobar las Tablas de Retención Documental para la DIAN y velar por su aplicación en el nivel nacional.
Definir criterios sobre la conservación de documentos históricos en la entidad, y la organización de los
respectivos archivos históricos.
ARTÍCULO 15. Creación de los Comités Regionales de Archivo. En el nivel regional actuarán como asesores del
Director Regional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva región,
armonizándolos con los planes y políticas del nivel nacional. Deberán interpretar, desarrollar y hacer partícipes a los
archivos de las Administraciones Locales y Delegadas de su jurisdicción de los beneficios de la política archivística
nacional y de la aplicación de normas y procedimientos comunes.
El Comité Regional de Archivos estará integrado por el Director Regional quien lo presidirá, el Administrador Local
correspondiente, el Jefe de la División de Documentación correspondiente quien actuará como secretario, el Jefe de
la División Financiera y Administrativa quien actuará como secretario cuando no exista División de Documentación,
el Jefe de la División de Planeación, el Jefe de la División Jurídica correspondiente.
PARÁGRAFO 1. Correspondiente se refiere a Impuestos o Aduanas cuando existen las dos Administraciones en la
ciudad sede.
Serán funciones de los Comités Regionales de Archivo:
-
Proponer planes y programas de interés regional para su incorporación a los planes nacionales de archivos.
-
Supervisar y orientar la implantación del Sistema de Archivos en la Regional de su competencia.
Promover acciones de capacitación para los funcionarios vinculados con el quehacer archivístico de la
regional.
Evaluar las actividades que se propongan y desarrollen en el Comité Regional mediante informes de
actividades y el informe anual al Comité Nacional de Archivo.
Asesorar en la aplicación de las técnicas y procedimientos archivísticos establecidos para la DIAN y en el
mantenimiento de las tablas de retención documental.
Recomendar la eliminación de documentos de archivo para su aprobación por parte del Comité Nacional de
Archivo, de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental.
PARÁGRAFO 2. A las reuniones de los comités Nacional y Regional podrán asistir como invitados funcionarios de
las dependencias productoras de los documentos que se evaluarán, o particulares que se considere puedan aportar
elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.
PARÁGRAFO 3. En las Administraciones Especiales y Locales del nivel nacional, el Comité de Coordinación,
creado mediante el artículo 36 del decreto 1071 de 1999, tratará los asuntos de archivo que serán sometidos
posteriormente a consideración del Comité Nacional de Archivo para las Especiales, y del Comité Regional de
Archivo de su jurisdicción para las Locales y Delegadas.
PARTE II
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO 16. La Secretaría General será la responsable por la gestión de documentos y la administración de los
archivos de la DIAN y ejercerá el control de la documentación durante todo su ciclo vital a través de la estructura que
para tales fines se establezca.
PARÁGRAFO. La adecuada instalación y custodia de los archivos y la debida prestación de los servicios
archivísticos, será responsabilidad de la Secretaría General en el Nivel Central, y de las Administraciones Especiales
y las Direcciones Regionales en el Nivel Regional, quienes adoptarán las medidas necesarias para garantizar la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en los documentos de sus archivos.
ARTÍCULO 17. Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos de
la DIAN se fundamentará en las normas y reglamentaciones que sobre el particular expida la Secretaría General
como dependencia rectora de la política archivística en la entidad, a través de la estructura operativa que se
establezca para tal fin.
ARTÍCULO 18. Tipos de documentos. Los archivos de la DIAN estarán conformados por los documentos que se
reciben y que se producen en desarrollo de las actividades que le son propias, y que para efectos de su manejo se
clasifican en: (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
1.
Documentos facilitativos o comunes. Aquellos que soportan trámites que son comunes a todas las
entidades, es decir, facilitan el trámite de los procedimientos propios de las dependencias, tales como los oficios,
circulares, memorandos, la nómina, los inventarios, las historias laborales.
2.
Documentos específicos o sustantivos. Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades
asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales
como las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por tributos, los contratos de obra pública, los
expedientes de facturación.
ARTÍCULO 19. Valoración documental. La DIAN mantendrá actualizada la tabla de retención documental a partir
de su valoración y será adoptada, al igual que sus actualizaciones, por el Comité Nacional de Archivo.
(IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
ARTÍCULO 20. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido el ciclo
vital y que finalizado el proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse
en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente
identificadas. (DISPOSICIÓN)
ARTÍCULO 21. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente Reglamento, se entiende por
eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no
tengan valor histórico, o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ARTÍCULO 22. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación de documentos de archivo en la DIAN se
ajustará a las normas que sobre el particular expida el Comité Nacional de Archivo, respetando el resultado de la
valoración documental que está expresado en las tablas de retención documental aprobadas para la DIAN.
ARTÍCULO 23. Autorización para eliminar. La responsabilidad final por la eliminación de documentos es del
Comité Nacional de Archivo de la DIAN, el cual levantará en cada caso el acta de eliminación correspondiente con
las respectivas firmas de sus integrantes.
En el Nivel Regional, el Comité Regional de Archivo deberá pronunciarse al respecto sobre los archivos de su
jurisdicción y tramitar ante el Comité Nacional de Archivo la respectiva autorización. Las Administraciones
Especiales tramitarán las solicitudes de eliminación de documentos por intermedio del Comité de Coordinación
respectivo.
PARÁGRAFO. El Comité Nacional de Archivo podrá ordenar que se efectúen los muestreos que considere
oportunos y convenientes, con el fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.
TÍTULO IV
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
ARTÍCULO 24. Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos documentales en la
DIAN se hará a partir de la identificación y organización de los mismos en secciones y series. Los fondos se
clasificarán con criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la entidad y respetando el
principio de procedencia. (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
ARTÍCULO 25. Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidades de conservación
adecuadas, identificadas por la respectiva signatura topográfica. (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
TÍTULO V
ENTRADA Y SALIDA DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO 26. Ingreso de los documentos en los archivos intermedios, centrales e históricos. El ingreso de
documentos en los archivos de la DIAN se hará por transferencias regulares de fondos, de acuerdo con las
disposiciones que para tal efecto establezca la Secretaría General, conjuntamente con la Subsecretaría de Recursos
Físicos, en el Nivel Central, utilizando para ello los formatos homologados por la Oficina de Planeación.
En el Nivel Regional y en las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, las transferencias de documentos
se harán de acuerdo con las disposiciones que para tal efecto impartan los Directores Regionales y los
Administradores , utilizando para ello los formatos homologados por la Oficina de Planeación y las directrices que
sobre el particular imparta la Secretaría General a través de las dependencias competentes.
ARTÍCULO 27. Salida temporal de documentos. La Subsecretaría de Recursos Físicos, en el Nivel Central y su
equivalente en las Administraciones Especiales y en el Nivel Regional, serán las únicas autorizadas para permitir la
salida de documentos de los archivos dentro del territorio nacional y adoptarán las medidas pertinentes para
garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos. Las salidas temporales de documentos se
anotarán en el Libro de Registro correspondiente según el modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.
(DISPOSICIÓN Y RECUPERACION)
PARÁGRAFO. En concordancia con el artículo 35 del Acuerdo 07 de 1994 expedido por la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, sólo el Archivo General de la Nación autorizará la salida temporal de documentos de
los archivos de la DIAN fuera del territorio nacional, por motivos legales, de exposición o por procesos técnicos
especiales, (DISPOSICIÓN)
TÍTULO VI
DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 28. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripción, en los
archivos de la DIAN se elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo
con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Así mismo se llevarán registros de transferencia,
relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retención. (IDENTIFICACIÓN Y
ALMACENAMIENTO) (PROTECCION Y DISPOSICIÓN)
PARÁGRAFO. Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las normas
formuladas por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 29. Proyecto de descripción. El programa de archivos de la DIAN incluirá en sus planes de trabajo los
proyectos de descripción de documentos o análisis de información de acuerdo con sus propias necesidades y
prioridades. (IDENTIFICACIÓN)
ARTÍCULO 30. Acceso a los instrumentos de consulta. Los instrumentos de consulta existentes en los archivos
de la DIAN serán de libre acceso para las personas que los soliciten. Los derechos de autor sobre dichos
instrumentos se regirán por las normas vigentes en el país sobre el tema. (DISPOSICIÓN)
TÍTULO VII
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ARTÍCULO 31. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos de los archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los
archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás
derechos consagrados en la Constitución y la ley. (DISPOSICIÓN)
ARTÍCULO 32. Derecho de petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a
la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad
con el ejercicio del derecho de petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas
reglamentarias. Se tendrán en cuenta además las normas que sobre el particular expida la entidad. (DISPOSICIÓN)
ARTÍCULO 33. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de los archivos públicos cesará a los treinta
años de su expedición, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 57 de 1985. (RETENCIÓN Y
DISPOSICIÓN)
ARTÍCULO 34. Restricciones por razones de conservación. Cuando el mal estado de los documentos impida su
acceso directo, la DIAN suministrará la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción,
certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la
Constitución Política. (DISPOSICIÓN Y RECUPERACION)
ARTÍCULO 35. Acceso a las sedes de archivo. El acceso a los archivos en la DIAN será gratuito y en las
condiciones que se señalen en los reglamentos que se elaboren para tal fin, en los cuales se considerarán además
asuntos tales como la consulta de los documentos, el horario de servicio, el préstamo de documentos y en particular
de originales, los servicios a los investigadores, la obtención de copias. (DISPOSICIÓN)
TÍTULO VIII
REPROGRAFÍA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 36. Solicitud de reproducción de documentos. La solicitud para reproducción de documentos se
tramitará a través de los formatos que para tal fin se establezcan y los costos y su pago se definirá de acuerdo con
las normas aprobadas para la entidad. (DISPOSICIÓN Y RECUPEACION)
ARTÍCULO 37. Servicios de reprografía. Las reproducciones de documentos de archivo serán realizadas por los
propios archivos de la DIAN, utilizando para ello los equipos ubicados en sus instalaciones. No se autorizará el
empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo para fines de copias particulares de documentos.
ARTÍCULO 38. Programas de reproducción de documentos. En la DIAN se adoptarán programas de
reproducción de seguridad de los documentos que se conservan como estrategia de protección del patrimonio
documental. Las unidades de reprografía constituirán un archivo de seguridad integrado por los primeros negativos y
las matrices de las reproducciones realizadas.
ARTÍCULO 39. Nuevas tecnologías. En los archivos de la DIAN se podrán utilizar las tecnologías que permitan el
registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando dichos sistemas no impliquen la destrucción de
originales o copias únicas de documentos, a excepción de aquellos que autorice expresamente la ley.
(DISPOSICIÓN Y RECUPEACION)
TÍTULO IX
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 40. Conservación y restauración de documentos. El Comité Nacional de Archivo establecerá los
criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes
documentales de la DIAN desde su emisión hasta su disponibilidad final, siguiendo para ello las instrucciones que
sobre el particular imparta el Archivo General de la Nación. (DISPOSICIÓN Y RECUPEACION)
PARÁGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá
garantizar el adecuado mantenimiento de los documentos. Con la conservación se ejecutarán tareas tendientes a
detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Con la restauración se restituyen valores estéticos del material documental y en ningún
caso se podrán efectuar trabajos de restauración en documentos oficiales en laboratorios no autorizados
expresamente por el Comité Nacional de Archivo. (PROTECCIÓN) (LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN)
PARÁGRAFO TERCERO. En las transferencias de documentos se deberán considerar todas las medidas que
garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, el embalaje y el transporte y aquellas que eviten
la contaminación y la propagación de factores nocivos. (PROTECCIÓN)
ARTÍCULO 41. Condiciones ambientales de los edificios destinados a archivos. Los edificios y locales
destinados a ser sede de los archivos en la DIAN deberán cumplir con las condiciones técnicas mínimas que
garanticen la conservación de los documentos, de acuerdo con las directrices impartidas por el Archivo General de la
Nación. (PROTECCIÓN)
PARÁGRAFO. Los responsables por los archivos en la DIAN adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las
condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos. (PROTECCIÓN)
ARTÍCULO 42. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. La DIAN adoptarán estrategias
técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación de los archivos en relación
con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación. (IDENTIFICACIÓN Y
ALMACENAMIENTO) (PROTECCIÓN) (LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN)
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo estarán contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y
debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del patrimonio documental de la
entidad.
ARTÍCULO 43. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada
de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros
medios de almacenamiento de la información.
TÍTULO X
GLOSARIO
ARTÍCULO 44. De conformidad con el artículo 4° de esta resolución, el glosario de términos archivísticos es parte
integral de la misma, la complementa y permite darle mayor claridad. El glosario está elaborado con base en los
conceptos archivísticos del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación.
A
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos
públicos, en los términos previstos por la ley.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una
institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos,
etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
diferentes archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que tienen vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN. El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en
trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de
archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a
nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que
por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de interés
público.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación
del archivo en su ciclo vital. Producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y
disposición final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
C
CATÁLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando
en cuenta un criterio determinado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco
preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos al interior de un depósito determinado; clasificación de piezas en
el interior de un fondo; clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico –
funcional de la entidad.
COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COMITÉ ASESOR. Grupo de expertos y especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines que
recomiendan sobre procesos y procedimientos tanto administrativos como técnicos.
COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los
documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado de los
documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para garantizar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos,
incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los
ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para
revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley, y que le confieren la fuerza jurídica del
original.
D
DEPENDENCIA. Dirección, Secretaría, Oficina, Subdirección, Subsecretaría, División o Grupo Ejecutor, legalmente
establecidos y que cumplen funciones predeterminadas.
DEPÓSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.
DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo
tienen.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y recuperación de su información para
la gestión o la investigación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural, y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento vital). Aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por
su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las actividades y funciones del mismo aún
después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos
y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente
valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
E
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por
una oficina productora de documentos en la resolución de un mismo asunto.
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.
F
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden
consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia, o parte de un archivo que es objeto de
conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
G
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUÍA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las
características fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.
I
ÍNDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos
tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un
conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los
mismos, que permite su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico
de los documentos de la que deriven los instrumentos, éstos pueden ser instrumentos de control (fases de
identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INVENTARIO. Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la
organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
L
LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
O
ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de
acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los
documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
P
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada
documento. Son ejemplos de piezas documentales un acta, un oficio, un informe.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los
criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de
obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan
contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir,
unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los
documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción
archivística.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.
cumplimiento de sus funciones.
Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en
R
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Lineamientos generales administrativos y técnicos para dar cumplimiento a
diversas disposiciones de ley.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo, en términos de tiempo, que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en las tablas de retención documental.
S
SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa
subdivisión orgánico - funcional.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea
para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de
un mismo órgano o sujeto productor de documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Procesos mediante los cuales se pone a disposición de los usuarios la documentación
de una entidad, con fines de información.
T
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos
o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental simple.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su
origen y características diplomáticas.
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
U
UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Por ejemplo un expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Por ejemplo una
caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada
documento. Puede ser: simple cuando está constituída por un solo documento, como un informe; o compleja cuando
la constituyen varios documentos, como un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que
le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR FISCAL. Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fisco.
VALOR HISTÓRICO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el
valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALOR LEGAL. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirven de prueba ante la ley.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
ARTÍCULO 45. La DIAN adoptará las medidas necesarias que permitan la aplicación de las disposiciones
contenidas en el presente Reglamento.
ARTÍCULO 46. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la resolución 4214 del 1
de junio de 1999.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá a los catorce días del mes de diciembre de 1999
Original firmado
FANNY KERTZMAN
Directora General
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales