Informe Zar anticorrupción Mayo - Junio 2015

Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES
ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: MAYO - JUNIO 2015
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
Detalle del hallazgo
Unidad Responsable
Total hallazgos
P
F
A
D
0
0
0
0
Ente de control en conocimiento
Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI 1000-2005:
INDICADOR DE MADUREZ MECI 73,85%
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El presente informe consigna los avances realizados en el proceso de implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión del AGN, el cual está integrado como se muestra a continuación
Durante el periodo Mayo- Junio de 2015, los servidores públicos del AGN continuamos actualizando y revisando los procesos del AGN en el marco de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública-NTCGP 1000-2009 y la Norma ISO 14001- 2004 “ Sistema de Gestión Ambiental”
verificando el estado de los documentos y registros así:
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
AVANCE
Procedimiento PQRSD
Revisión y actualización
95%
Procedimiento Satisfacción al Cliente
Procedimiento Control de Calidad en Proyectos
Revisión y actualización
Revisión, corrección y actualización
90%
95%
Procedimiento RUSD “Registro Único de Series Documentales”
Elaboración y Aprobación
90%
Asistencia Técnica
Procedimiento Exposición y muestras documentales
Procedimiento para la elaboración de certificados para generación de Bonos
Pensionales.
Procedimiento “Diligencias de Inspección Judicial”
Elaboración y Aprobación
Revisión y actualización
95%
70%
Elaboración y Aprobación
85%
Elaboración y Aprobación
60%
Procedimiento Digitalización Documentos
Actualización y Aprobación
50%
Catalogación Consulta y Préstamo de Documentos
Actualización y Aprobación
50%
Salida Temporal de Documentos
Exposiciones y Muestras Documentales
Procedimiento Recursos Físicos (Mantenimiento)
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
50%
50%
50%
Microfilmación
Publicaciones
Custodia de Microfilms y medios digitales
Inspección y Vigilancia
Plan de Contingencias
Coordinación de Consejos Territoriales
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
Elaboración y Aprobación
Elaboración y Aprobación
Actualización y Aprobación
50%
50%
50%
20%
0%
20%
Tabla No.1
Nota: para este informe se han eliminado 09 procedimientos en relación con el anterior informe puesto que ya se encuentran al 100% y por consiguiente publicados como corresponde en la Carpeta compartida de consulta del Sistema Integrado de Gestión. También se incluyen 15
documentos en estudio.
En la tabla 2 mostramos el grado de avance (% AVANCE) del periodo el cual fue de 5,94% respecto al obtenido en el periodo anterior tabla 3 que a continuación presentamos detalladamente.
Proceso
Caracterización
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Total Procesos
%AVANCE
Adm inis tración del Acervo Docum ental
1
8
1
42
52
68,21%
Des arrollo de la Politica Archivis tica
1
1
0
3
5
83,33%
Evaluación Seguim iento y Control
1
3
0
8
12
100,00%
Ges tión de Com pras y Adquis iciones
1
10
2
22
35
100.00%
1
9
2
19
31
84,72%
Ges tión de Servicios Archivis ticos
1
15
39
38
93
53,39%
Ges tión Docum ental
1
5
0
23
29
56,67%
Ges tión Es trategica
1
10
8
4
23
100,00%
Ges tión Financiera
1
14
0
9
24
100,00%
Ges tión Hum ana
1
11
0
18
30
100,00%
Ges tión Jurídica
1
9
0
1
11
100,00%
Ins pección Control y Vigilancia
0
1
0
5
6
50,00%
Sis tem a Integrado de Ges tión
1
9
1
10
21
94,44%
Sis tem a Nacional de Archivos
0
2
0
2
4
83,33%
12
107
53
204
376
83,86%
Ges tión de los Recurs os Fís icos
Tabla No. 2
Fue nte : Oficina As e s or a de Plane ación
En la Tabla No 3 mostramos el grado de avance del periodo anterior:
Tabla No. 3 - período Marzo - Abril de 2015
Proceso
AAD
DPA
ESC
GCA
GRF
GSA
GDO
GES
GFI
GHU
GJU
ICV
SIG
SNA
Total documentos:
Caracterización
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
1
0
12
Procedimientos
11
1
3
10
9
19
6
10
13
12
5
1
11
3
114
Instructivos
1
0
0
2
2
39
0
8
0
0
0
0
5
0
57
Formatos
40
3
8
27
19
40
23
4
9
38
1
5
17
2
236
Total Proceso
53
5
12
40
31
99
30
23
23
51
7
6
34
5
419
% AVANCE
64,09%
83,33%
100%
70,37%
84,72%
49,30%
55,56%
100%
100%
82,46%
100%
50,00%
90,02%
61,11%
77.92 %
Igualmente se evidencia el avance significativo pues pasamos de tener 4 a 6 procesos al 100% en documentación; también avances en AAD,
GSA y SNA. Los procesos que no evidenciaron avance fueron GDO, ICV, SIG, DPA Y GRF.
2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MECI (Modelo Estándar de Control Interno)
A continuación se relacionan las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para el periodo comprendido entre Mayo y Junio de 2015:
La Oficina de Control Interno, ha consolidado la encuesta de Autoevaluación del Control, la cual determina el grado de eficacia y de eficiencia con que se cumplen los elementos de control del Sistema de Control Interno Institucional en sus tres niveles: Estratégico, Directivo y
Operativo. Esta herramienta será aplicada a los Servidores Públicos de la Entidad, en el ámbito de su competencia por nivel de Control Interno (Estratégico, Directivo y Operativo). La encuesta será insumo para la evaluación del Sistema de Control Interno en la Entidad.
La Oficina de Control Interno continúa la Identificación de Riesgos asociados con los procesos, en este periodo se ha trabajado la identificación de riesgos con los procesos: Gestión Humana, Gestión Financiera, Sistema Nacional de Archivos y Sistema Integrado de Gestión.
La Oficina de Control Interno continúa la Identificación de Riesgos asociados con los procesos, en este periodo se ha trabajado la identificación de riesgos con los procesos: Gestión Humana, Gestión Financiera, Sistema Nacional de Archivos y Sistema Integrado de Gestión.
Se han realizado asesorías y acompañamientos a la Oficina Asesora de Planeación en las reuniones de revisión de la documentación del proceso de Inspección, Control y Vigilancia en el Sistema integrado de Gestión en el marco del Decreto 1080 de 2015.
La Oficina de Control Interno realizó capacitación a los funcionarios de la Entidad sobre Valores y Comportamientos Éticos y Código de Ética. Igualmente se hizo seguimiento al cumplimiento de informes legales, cumplimiento Ley de Transparencia y Austeridad en el Gasto.
Seguimiento a las metas del Plan de Gestión Institucional con las Subdirecciones y Áreas misionales dando acompañamiento y asesorías
3. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
En este periodo de trabajo se describen las actividades realizadas durante el periodo de reporte, que se alinean con el plan de trabajo y con el Sistema de Gestión Ambiental, que está basado en la norma internacional ISO 14001:2004, que permite la continuidad del trabajo realizado
en el año 2014 y la mejora continua del sistema.
Ilustración No. 1. Plan de Acción Ambiental vs Ciclo PHVA.
1. Aspectos e impactos ambientales de la Entidad
Durante este periodo se trabajó en la identificación de nuevos aspectos e impactos ambientales realizando el reconocimiento de las diferentes sedes de la Entidad, la respectiva actualización de la matriz de aspectos e impactos y se encuentra en espera el proceso socialización de los
resultados de la Encuesta Ambiental y de la matriz mencionada a todos los servidores públicos del AGN para dar la capacitación necesaria en temas ambientales reconocidos por las personas que trabajan a diario en cada una de las sedes, junto con sus respectivas medidas de
mitigación.
2. Identificación, evaluación y seguimiento de requisitos legales ambientales
Se inició el trámite de entrega de luminarias dañadas que se encuentran almacenadas en la Entidad, las cuales han sido generadas durante el año 2014. Este proceso ha tomado mayor tiempo de ejecución debido a que no depende directamente de la Entidad, actualmente se
encuentra en trámite.
Adicionalmente, continúa el acompañamiento y supervisión de recolección de residuos peligrosos al interior de la Entidad, realizando los recorridos de las rutas sanitarias, recolección y pesaje de residuos peligrosos de la Entidad y su posterior entrega ante Ecocapital.
3.3. Campañas de Sensibilización y Socialización ambiental.
Se dio lugar a un encuentro entre los servidores de la Entidad, los cuales participaron en la jornada "Reciclatón" en la que se recogieron diferentes materiales reciclables (libros usados, ropa usada, botellas plásticas, tapas, principalmente) y se donaron de acuerdo con su naturaleza.
Posteriormente se realizó una charla de socialización de los resultados de la "Reciclatón" mediante una sensibilización en el auditorio de la Entidad y luego se realizó una presentación sobre "Biodiversidad".
Adicionalmente, se socialización mediante cartelera y papel tapiz en la Entidad las fechas ambientales celebradas en estos meses, la cuales correspondieron a: Día de las aves, Día del Reciclaje, Día de la Biodiversidad, Día del No al Tabaco, Día mundial del medio ambiente, Día de los
Océanos y Día de la lucha contra la Desertificación
4. 4. Emisión de Conceptos Ambientales
De conformidad con el Decreto 1510, en el desarrollo del art. 15 y subsiguientes y, en concordancia con la guía de Estudio de Sector de Colombia Compra Eficiente pág. 4, es necesario emitir un concepto emitido validado por parte del gestor ambiental de la Entidad por cada una de
fichas técnicas (de cumplimiento o no de los criterios ambientales).
Con el fin de adelantar los estudios de mercado del Plan de Compras y Adquisiciones 2015, durante la vigencia Mayo-Junio 2015, fueron emitidos 22 conceptos ambientales correspondientes a bienes, obras y servicios requeridos en la Entidad.
CONVENCIONES
SIGNIFICADO
Detalle del hallazgo
Hechos que lo constituye valorado si es del caso
Unidad Responsable
Área donde se encontró el hallazgo
P
F
A
D
Ente de Control en conocimiento
Penal
Fiscal
Administrativo
Disciplinario
Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Ninguno