Dirección de Pagos - Secretaría de Hacienda

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/001
Nombre del procedimiento: Elaboración de Pólizas de Transferencia Electrónica, para pago a
Proveedores y Contratistas.
Propósito: Cumplir oportunamente con el pago a proveedores y contratistas de la Administración
Pública Centralizada.
Alcance: Desde la recepción de órdenes de pago entregadas por el Departamento de Control de
Fondos, hasta el envío de las pólizas de transferencias electrónicas al Departamento de Contabilidad de
la Dirección de Control Financiero.
Responsable del procedimiento: Departamento de Pago a Proveedores y Contratistas.
Reglas y/o Políticas:




Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, Titulo Segundo, Capitulo
Segundo.
Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, Libro Cuarto, Capitulo II, Sección Única.
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Titulo Tercero, Capítulo IV.
Normatividad Financiera del Estado para ejercicio fiscal 2010, Titulo Uno, Capitulo X y XII.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/001
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
1
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
Recibe del Departamento de Control de Fondos de la
Dirección de Control Financiero, órdenes de pago a
proveedores y contratistas en original y soporte según el
caso, así como relación de las mismas, para su cotejo
correspondiente y determina.
¿Las órdenes de pago coinciden con la relación?
No, continúa con la actividad 1a
Sí, continúa con la actividad 2
1a
Comunica al Departamento de Control de Fondos, a fin de
que solvente lo correspondiente.
Regresa a la actividad No. 1
2
Clasifica las órdenes de pago por fondo de financiamiento y
por tipo de pago, para determinar de qué cuenta bancaria se
extraerá el recurso y verifica si el pago se efectuará
mediante transferencia electrónica (Lay out y/o póliza
individual) o cheque nominativo y determina.
Tratándose de cheque nominativo
ver procedimiento “Elaboración de
Pólizas de Cheques Nominativos
para pago a Proveedores y
Contratistas”
¿La transferencia electrónica se realizará por Lay out o
póliza individual?
3
Lay out (dispersión grupal): agrupa los datos de las
órdenes de pago de un mismo banco en el Sistema Integral
de Tesorería (SIT),
elabora póliza de transferencia
electrónica y genera un archivo que se guarda en memoria
USB; imprime relación cotejando que los datos sean
correctos, integra las órdenes de pago a proveedores y
contratistas con la póliza, firma y envía de manera
económica al Departamento de Banca Electrónica, para su
pago correspondiente.
4
Póliza individual: captura los datos en el SIT, imprime la
póliza de transferencia electrónica y coteja con la orden de
pago, integra, firma y envía al Departamento de Banca
Electrónica, para su pago correspondiente.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
En caso de que la póliza de
transferencia
electrónica
no
coincida con la orden de pago,
realiza nuevamente la captura de
la misma. Para la póliza individual,
cuando no exista sistema en la
institución
bancaria
que
corresponda a la transferencia
electrónica, se realizará con
formato (SPEUA papel u oficio),
efectuando el depósito en el banco
correspondiente.
Hoja
2 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/001
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
¿La transferencia por Lay out o Póliza individual fue
pagada?
No, continúa con la actividad 4a
Sí, continúa con la actividad 5
4a
Cancela o elimina en el SIT, elabora formato de devolución
de órdenes de pago a proveedores y contratistas y envía al
Departamento de Control de Fondos, recabando sello de
recibido.
Regresa a la actividad No. 1
5
Recibe del Departamento de Banca Electrónica, las pólizas
de transferencia electrónica operadas durante el día,
verificando que tengan el sello de operado y comprobante
de depósito en 2 tantos y recaba la firma de autorización
correspondiente.
6
Separa un tanto de los comprobantes de depósito, clasifica
por dependencia y entrega a los habilitados de las mismas
mediante la exhibición del contra recibo correspondiente,
solicitándole relacione y firme el registro del control de
entrega de los comprobantes.
7
Ordena y verifica la documentación soporte que integra la
póliza de transferencia electrónica, por fecha y en forma
consecutiva según número de folio, genera en el SIT el
reporte diario de cheques emitidos, para confirmar el
número de pólizas procesadas durante el día, para su envío
correspondiente.
8
Relaciona las pólizas y envía al Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Control Financiero, para su
trámite correspondiente, recabando sello de recibido.
9
Archiva relación de pólizas, para su control correspondiente.
En caso de que detecte algún
error en la verificación de la
documentación, este se solventará
según el caso.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
3 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/002
Nombre del procedimiento: Elaboración de Pólizas de Cheques Nominativos para Pago a Proveedores
y Contratistas.
Propósito: Cumplir oportunamente con el pago a proveedores y contratistas de la Administración
Pública Centralizada.
Alcance: Desde la recepción de órdenes de pago entregadas por el Departamento de Control de
Fondos, hasta el envío de las pólizas de cheques nominativos al Departamento de Contabilidad de la
Dirección de Control Financiero.
Responsable del procedimiento: Departamento de Pago a Proveedores y Contratistas.
Reglas y/o Políticas:
 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, Titulo Segundo, Capitulo
Segundo.
 Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, Libro Cuarto, Capitulo II, Sección Única.
 Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Titulo Tercero, Capítulo IV.
 Normatividad Financiera del Estado para ejercicio fiscal 2010, Titulo Uno, Capitulo X y XII.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/002
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
1
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
Recibe del Departamento de Control de Fondos de la
Dirección de Control Financiero, órdenes de pago a
proveedores y contratistas en original y soporte según el
caso, así como relación de las mismas, para su cotejo
correspondiente y determina.
¿Las órdenes de pago coinciden con la relación?
No, continúa con la actividad 1a
Sí, continúa con la actividad 2
1a
Comunica al Departamento de Control de Fondos, a fin de
que solvente lo correspondiente.
Regresa a la actividad No. 1
2
Verifica el fondo financiero para determinar de qué cuenta
bancaria se extraerá el recurso y determina.
¿El pago corresponde a servicios básicos u otros?
3
Pago de servicios básicos: valida los comprobantes de
servicios a pagar (agua, luz, teléfono); elabora la póliza en
el Sistema Integral de Tesorería (SIT) e imprime el cheque
nominativo, confirma datos de los mismos, signa y recaba
firmas de autorización correspondientes; clasifica los
cheques firmados para su pago según corresponda.
4
Realiza los pagos en los centros de cobro (CFE, TELMEX,
SMAPA, IUSACELL, RADIOMÓVIL, TELCEL etc.), fotocopia
los comprobantes de pago, clasifica por dependencia y
entrega el original a los habilitados de las mismas, mediante
la exhibición del contra recibo correspondiente, recaba firma
de recibido en la fotocopia.
5
Otros: elabora la póliza en el Sistema Integral de Tesorería
(SIT) e imprime el cheque nominativo, fotocopia la póliza de
cheque y confirma datos de los mismos, signa y recaba
firmas de autorización correspondientes; clasifica los
cheques firmados para su pago según corresponda y
determina.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
2 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/002
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
¿El cheque es entregado al beneficiario o al habilitado?
5a
Beneficiario: solicita acredite su personalidad, entrega
cheque recabando firma y fecha de recibido en la póliza de
cheque.
5b
Habilitado: elabora relación de pólizas de cheques y
entrega, solicitando firma de recibido en la misma, en donde
especifica el plazo para la devolución de las pólizas
firmadas por el beneficiario.
.
6
Recibe de los habilitados pólizas de cheques y determina.
¿Las pólizas están debidamente requisitadas?
No, continúa con la actividad 6a
Sí, continúa con la actividad 7
6a
Realiza la devolución de las pólizas, para su requisición
correspondiente.
Regresa a la actividad No. 6
7
Ordena y verifica la documentación soporte que integra la
póliza de cheque, por fecha y en forma consecutiva según
número de folio, genera en el SIT el reporte diario de
cheques emitidos, para confirmar el número de pólizas de
cheques procesadas durante el día, para su envío
correspondiente.
8
Relaciona las pólizas y envía al Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Control Financiero, para su
trámite correspondiente, recabando sello de recibido.
9
Archiva relación de pólizas, para su control correspondiente.
En caso de que detecte algún
error en la verificación de la
documentación, este se solventará
según el caso.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
3 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/003
Nombre del procedimiento: Elaboración de Pólizas de Transferencias Electrónicas Internacionales
para Pago a Proveedores y Contratistas.
Propósito: Cumplir oportunamente con el pago a proveedores y contratistas de la Administración
Pública Centralizada.
Alcance: Desde la recepción de órdenes de pago entregadas por el Departamento de Control de
Fondos, hasta el envío de las pólizas de transferencias electrónicas internacionales al Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Control Financiero.
Responsable del procedimiento: Departamento de Pago a Proveedores y Contratistas.
Reglas y/o Políticas:




Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, Titulo Segundo, Capitulo
Segundo.
Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, Libro Cuarto, Capitulo II, Sección Única.
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Titulo Tercero, Capítulo IV.
Normatividad Financiera del Estado para ejercicio fiscal 2010, Titulo Uno, Capítulo X y XII.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/003
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe del Departamento de Control de Fondos, órdenes de
pago a proveedores y contratistas en original y soporte
según el caso, firmando de recibido en libreta de control de
manera provisional, para su trámite correspondiente.
2
Elabora oficio con 02 copias dirigido a la institución bancaria
en el que solicita la transferencia internacional en moneda
extranjera de acuerdo a la orden de pago remitida por la
Dependencia, recaba firma del titular de la Dirección de
Pagos; así como, de la Tesorería Única.
3
Asiste a la institución bancaria, presentando en ventanilla el
oficio de solicitud en mención e identificación oficial, para
realizar la operación solicitada; recibe ficha de depósito, a
fin de realizar el trámite correspondiente.
4
Comunica al Departamento de Control de Fondos de la
Dirección de Control Financiero, el importe en pesos
mexicanos de la transferencia realizada, a fin de que den de
alta en el Sistema Integral de Tesorería (SIT).
5
Captura los datos en el SIT, imprime la póliza de
transferencia electrónica y coteja con la orden de pago y
ficha del depósito realizado, integra, rubrica y recaba firma
del titular de la Dirección de Pagos; así como, de la
Tesorería Única.
6
Fotocopia la ficha de depósito, clasifica por dependencia y
entrega a los habilitados de las mismas mediante la
exhibición del contra recibo correspondiente, solicitándole
relacione y firme el registro del control de entrega de los
comprobantes.
7
Ordena y verifica la documentación soporte que integra la
póliza de transferencia electrónica de moneda extranjera,
por fecha y en forma consecutiva según número de folio,
genera en el SIT el reporte diario de cheques emitidos, para
confirmar el número de pólizas procesadas durante el día,
para su envío correspondiente.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Para el caso del banco HSBC se
requisitará además el formato
correspondiente,
proporcionado
por el mismo.
Además la póliza de transferencia
electrónica, deberá mencionar la
cantidad en moneda extranjera
pagada y el tipo de cambio de
divisas correspondiente al día de
la operación.
En caso de que detecte algún
error en la verificación de la
documentación, este se solventará
según el caso.
Hoja
2 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/003
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
8
Relaciona las pólizas y envía al Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Control Financiero, para su
trámite correspondiente, recabando sello de recibido.
9
Archiva relación de pólizas, para su control correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
3 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/004
Nombre del procedimiento: Recepción de Órdenes de Pago por Concepto de Viáticos.
Propósito: Agilizar los trámites para el pago oportuno de viáticos de los Organismos Públicos.
Alcance: Desde la recepción de órdenes de pago por concepto de viáticos, hasta el envío de las pólizas
de pago y fichas de transferencia al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Control Financiero.
Responsable del procedimiento: Departamento de Organismos Públicos.
Reglas y/o Políticas:







Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Art.55, Artículo 84 Fracción III.
Normatividad Financiera del Estado Artículo 28, Formato SH-TE-CF-OPPC-0011.
Se entenderá por soporte a la relación de personal para pago masivo.
Tratándose de recurso federal o etiquetado, los organismos deberán presentar copia de la orden de
ministración.
Cuando se trate de cheque nominativo se verificará que contenga los siguientes datos: nombre del
beneficiario, RFC y deberá mencionarse en el apartado de observaciones el tipo de pago.
Los casos que sea para pago masivo deberá traer la memoria USB, el cuál contendrá el archivo
extensión .VIA.
Los organismos públicos deberán enviar por oficio el nombre del habilitado, anexando copia de
credencial de elector a fin de entregar a estos los pagos correspondientes.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/004
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
1
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
Recibe de los organismos públicos, órdenes de pago por Sella de recibido una copia de la
concepto de viáticos, en original y 2 copias; así como, orden de pago, la cual se entrega
archivo magnético USB (.Vía) y soporte según el caso, al organismo público.
verifica que estén debidamente requisitadas y determina.
¿Las órdenes de pago están debidamente requisitadas?
No, continúa con la actividad 1a
Sí, continúa con la actividad 2
1a
Realiza la devolución de las órdenes de pago, para su
corrección correspondiente.
Regresa a la actividad No. 1
2
Verifica si la orden de pago se trata de pago masivo,
individual o cheque nominativo.
3
Pago masivo: captura los datos de la orden de pago en el
Sistema Integral de Tesorería (SIT) y elabora póliza de
pago.
4
Imprime póliza de pago, firma y envía de manera económica
al Departamento de Banca Electrónica conjuntamente con el
archivo (.TXT), para su transferencia correspondiente.
5
Recibe del Departamento de Banca Electrónica,
concentrado de registros y verifica con la relación de
personal (soporte).
¿Los datos coinciden?
No, continúa con la actividad 5a
Sí, continúa con la actividad 6
5a
Modifica orden y póliza de pago en el SIT.
Regresa a la actividad No. 4
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
2 de 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/004
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
6
Firma concentrado de registros y envía al Departamento de
Banca Electrónica, para su transferencia correspondiente.
7
Recibe del Departamento de Banca Electrónica, la póliza
que no fue transferida,
para su modificación
correspondiente.
Regresa a la actividad No. 5a
8
Recibe del Departamento de Banca Electrónica, pólizas de
pago y fichas de transferencias, elabora relación de las
mismas y envía al Departamento de Contabilidad de la
Dirección de Control Financiero, para su trámite
correspondiente.
9
Archiva relación de pólizas de cheque, para su control
correspondiente.
10
Pago individual: captura los datos de la orden de pago en el En caso de que la cuenta bancaria
Sistema Integral de Tesorería (SIT), a fin de elaborar póliza del beneficiario no se encuentra
de pago.
dada de alta en el SIT, procede a
realizar la misma, a fin de generar
la póliza de cheque.
11
Imprime póliza de pago, firma y envía de manera económica
al Departamento de Banca Electrónica, para su
transferencia correspondiente.
Regresa a la actividad No. 8
12
Pago con cheque nominativo: captura los datos de la orden
de pago en el SIT, a fin elabora pólizas de cheques.
13
Imprime pólizas de cheques, firma y envía al titular de la
Dirección de Pagos y de la Tesorería Única, para las firmas
de autorización correspondientes.
14
Recibe pólizas de cheques debidamente firmadas y
determina.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
3 de 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/004
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
14
¿La póliza de cheque se entregó al beneficiario o
habilitado?
14a
Beneficiario: solicita copia de credencial de elector y
recaba firma de recibido en la póliza de cheque.
14b
Habilitado: realiza la entrega de pólizas de cheque
originales, recabando firma de recibido en una copia, y
solicita recabe firma del beneficiario, anexando copia de
credencial de elector del mismo.
15
Recibe de los habilitados pólizas de cheques y determina.
¿Las pólizas de cheque están debidamente requisitadas?
No, continúa con la actividad 15a
Sí, continúa con la actividad 16
15a
Realiza la devolución de póliza, para su solventación
correspondiente.
Regresa a la actividad No. 15
16
Ordena la documentación soporte que integra la póliza de
cheque, por fecha y en forma consecutiva según número
de folio; elabora relación de pólizas de cheque y envía al
Departamento de Contabilidad de la Dirección de Control
Financiero, para su trámite correspondiente, recabando
firma de recibido.
17
Archiva relación de pólizas de cheque, para su control
correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
4 de 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/005
Nombre del procedimiento: Elaboración de Pólizas Electrónicas y de Cheques por Conceptos Varios.
Propósito: Agilizar los trámites para el pago oportuno de solicitudes de recursos de los Organismos
Públicos.
Alcance: Desde la recepción de solicitudes de recursos enviadas por los Organismos Públicos, hasta el
envío de las pólizas de transferencias originales al Departamento de Contabilidad de la Dirección de
Control Financiero.
Responsable del procedimiento: Departamento de Organismos Públicos.
Reglas y/o Políticas:







Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Art 55. Art 84 Fracción IV,V,VI, VII, VIII, XIV, XV
y XVI,
Normatividad Financiera del estado Capitulo 1, Art. 1 párrafo 9, Capitulo XII, Art. 41, 42, 43, 44, 45
Se entenderá por conceptos varios, a las Solicitudes de Recursos, Órdenes de Pago, de
Ministración, Anticipo de Ministración, oficios por concepto de devolución de impuestos y
Derechos, Pago de Retenciones a Terceros, Pago al FOPROVEP, Pago al ISSTECH y al IMSS,
Oficios por Concepto de Participaciones a Municipios, Aportaciones a Municipios, Pago a la
Tesorería de la Federación, Pago a la Tesorería de la Federación Gobiernos Estatales, Pago Costo
de Nómina, Pago de Complemento de Nómina, Pago de Pasivos, Recursos captados en las
cuentas Recaudadoras y Traspasos de Recursos de Recaudación Crédito a BANOBRAS y
Órdenes de Pago por Concepto de Viáticos.
Cuando se trata de Órdenes de Ministración, los pagos se efectúan en base al calendario el cual
estable los días de pago son el 10 y 25 de cada mes depositando en cada día 50% de su
ministración, en algunos casos se deposita el 100% cuando el organismos solicita por medio de un
oficio dirigido a la titular de la Tesorería Única.
Cuando se trate de pagos al IMSS, el cheque se llevará a las instalaciones del mismo instituto y
nos proporcionaran cédula bancaria con el importe del cheque; efectúa el depósito a la institución
bancaria a su cuenta, devuelve cédula original al IMSS y resguarda copia de la misma. Para el
caso de BANOBRAS, la póliza de cheque se entregará al Departamento de Control de Fondos,
para su pago correspondiente y lo que corresponde a FOPROVEP, se envía mediante
memorándum, copia del comprobante de pago de manera mensual.
Para el concepto de Devolución de Impuestos y Derechos, envía la Dirección de Ingresos por
medio de memorándum, fichas de depósitos realizados o cheques nominativos para su pago
correspondiente; solicitando la devolución de las pólizas debidamente requisitadas.
Para la elaboración de pólizas de transferencia electrónica correspondientes a las cuentas
recaudadoras, se consultará el saldo de las mismas los días lunes en banca electrónica, a fin de
enviar de manera semanal reporte y anexo de las fichas de depósitos a la Dirección de Ingresos.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/005
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe del Departamento de Control de Fondos de la
Dirección de Control Financiero y Departamento de
Financiamiento Público de la Dirección Coordinación
Municipal y Financiamiento Público, relación de solicitudes
por concepto varios enviadas por los Organismos Públicos,
a fin de realizar la póliza de pago correspondiente.
2
Verifica que la solicitud de recurso se encuentre registrada
en el Sistema Integral de Tesorería (SIT) y determina.
¿La solicitud de recurso se encuentra registrada en el SIT?
No, continúa con la actividad 2a
Sí, continúa con la actividad 3
2a
Realiza la devolución de las solicitudes de recurso al
Departamento de Control de Fondos y Departamento de
Financiamiento Público, para su registro en el SIT.
Regresa a la actividad No. 1
3
Elabora póliza de pago en el SIT ingresando los datos que
correspondan y determina.
¿A qué tipo de pago corresponde?
4
Nominativo: genera póliza de pago la cual corresponderá a
los siguientes conceptos: pago al IMSS, Devolución de
Impuestos y Derechos, Pago a la Tesorería de la
Federación Gobiernos Estatales, Créditos a BANOBRAS;
imprime póliza de cheque, firma y envía al Titular de la
Dirección de Pagos,
para las firmas de autorización
correspondientes.
5
Recibe póliza de cheque debidamente firmada y realiza el Ver apartado de Reglas
depósito de la misma en el banco correspondiente, Políticas, punto número 6.
recabando ficha de depósito.
Continúa con la actividad No. 6
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
2 de 3
y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/005
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
6
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
Electrónico: genera póliza de pago, cuando las cuentas
correspondan al mismo banco, imprime póliza de pago,
firma y envía de manera económica al Departamento de
Banca Electrónica,
a fin de que este envíe al
Departamento de Pago a Proveedores y Contratistas, para
que recabe las firmas de autorización correspondientes.
Al final del día, elabora reporte de
cheques emitidos y SPEI, y envía
de
manera
económica
al
Departamento
de
Banca
Electrónica, para su cotejo
correspondiente.
Continua con la actividad No. 9
7
SPEI: genera póliza de pago, cuando las cuentas
correspondan a bancos diferentes, imprime póliza de pago,
firma y envía de manera económica al Departamento de
Banca Electrónica, para su trámite correspondiente.
8
Recibe del Departamento de Pago a Proveedores y
Contratistas, pólizas de transferencias electrónicas
debidamente firmadas, para su entrega correspondiente.
9
Realiza entrega de las pólizas de transferencias a los
organismos públicos recabando firma de recibido en la
libreta de control.
10
Ordena la documentación soporte que integra la póliza de
cheque, por fecha y en forma consecutiva según número
de folio; elabora relación de pólizas de cheque y envía al
Departamento de Contabilidad de la Dirección de Control
Financiero, para su trámite correspondiente, recabando
firma de recibido.
11
Archiva relación para su control correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
3 de 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/006
Nombre del procedimiento: Solicitud de Recursos Disponibles en las Cuentas Balance Cero.
Propósito: Cumplir oportunamente en las solicitudes de recursos disponibles para
Organismos Públicos del Ejecutivo.
gastos de los
Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de recursos de cuentas balance cero, hasta informar la
disponibilidad de los recursos solicitados.
Responsable del procedimiento: Departamento de Organismos Públicos.
Reglas y/o Políticas:


Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Art 55. Art 84 Fracción IV,V,VI, VII, VIII, XIV, XV y
XVI,
Normatividad Financiera del estado Capitulo XI Art. 32, 33, 35.
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
1 de 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/006
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe del Departamento de Control de Fondos de la
Dirección de Control Financiero relación y anexo de
solicitudes de recursos de cuentas balance cero para su
envió al Departamento de Banca Electrónica.
2
Relaciona en excel las solicitudes de los montos solicitados
y entrega al Departamento de Banca Electrónica, para su
disponibilidad en el límite de control del sistema de Banca
Electrónica.
3
Recibe relación de los montos solicitados por la
dependencia generados en la Banca Electrónica y para su
firma correspondiente.
4
Enviar al Departamento de Banca Electrónica relación
debidamente firmadas, para su control correspondiente.
5
Informa vía telefónica a las Dependencias la disponibilidad
de los recursos solicitados.
6
Archiva en recopilador las solicitudes de los recursos por
Dependencia vigente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Última Emisión
Actualización
Septiembre 2006
Junio 2012
Próxima Revisión
Junio 2013
Hoja
2 de 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/007
Nombre del procedimiento: Pago a Organismos Públicos, Municipios, Proveedores y Contratistas, a
través de banca electrónica.
Propósito: Cumplir oportunamente con los pagos a los Organismos Públicos, Municipios, Proveedores
y Contratistas, a través de Banca Electrónica.
Alcance: Desde la recepción de las pólizas de pago, hasta el envío de las pólizas pagadas al
Departamento de Pago a Proveedores y Contratistas
Responsable del procedimiento: Departamento de Banca Electrónica.
Reglas y/o Políticas:




Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, Art. 29, Fracción III
Normatividad Financiera del Estado, Art. 37, Frac. II, Art. 38, 41 al 45.
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda, Art. 84, Fracción III, IV, V, VI, VII, VIII, IX.
Se entenderá por Layout a la base de datos que se utiliza para optimizar y agilizar uno o más
procesos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/007
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe de manera económica de los Departamentos de Cuando se trate de layout, se
Organismos Públicos y de Pago a Proveedores y recibe archivo en USB.
Contratistas, pólizas de pago, para su clasificación
correspondiente.
2
Clasifica las pólizas de acuerdo al banco que corresponda y
determina.
¿Las pólizas son layout o de pago individual?
3
Layout: vacuna el USB donde esta almacenada la
información de las pólizas, importa al sistema del banco,
imprime reporte, firma y envía al titular del Departamento
de Organismos Públicos y cuando se trata de municipios a
la Oficina de Participaciones Municipales, para su validación
correspondiente.
4
Recibe del Departamento y Oficina en mención, layout
debidamente validados, para su pago correspondiente.
Continúa a la actividad No. 7
5
Pago Individual: verifica que el beneficiario este dado de
alta en la base de datos de la institución bancaria y
determina.
¿El beneficiario esta dado de alta?
No, continúa con la actividad 5a
Sí, continúa con la actividad 6
5a
Procede a darle de alta, registrando los siguientes datos:
nombre del beneficiario, cuenta o clave interbancaria,
sucursal y teléfono.
Continúa con la actividad 6
6
Captura las pólizas con los siguientes datos: cuenta de
cargo, cuenta de abono, nombre del beneficiario, importe,
concepto y referencia numérica e imprime hoja de
respuesta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/007
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
7
Accesa al sistema del banco que corresponda la póliza, Las firmas electrónicas son
digitando la firma electrónica quedando dicha póliza Mancomunadas.
parcialmente
autorizada,
para
su
verificación
correspondiente.
8
Verifica la información y accesa al sistema de los bancos
donde hay registros parcialmente autorizados, registra clave
y autoriza las pólizas, efectuando así el pago
correspondiente.
9
Genera hoja de respuesta a través del sistema del banco,
en donde indica que el proceso de pago se completó,
imprime dos tantos para integrar a la póliza, sellando las
que fueron pagadas.
10
Recibe del Departamento de Organismos Públicos, reporte El reporte se recibe al
diario de cheques emitidos, ordena las pólizas de acuerdo a día.
dicho reporte y entrega al v para recabar las firmas
autorizadas.
11
Archiva reporte debidamente firmado por el Departamento
de Pago a Proveedores y Contratistas y el Departamento de
Organismos Públicos, para su control correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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final del
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/008
Nombre del procedimiento: Dispersión de sueldos a los trabajadores de la burocracia y magisterio.
Propósito: Cumplir oportunamente con los depósitos de pago de sueldos a los trabajadores de la
burocracia y magisterio a través de banca electrónica.
Alcance: Desde la solicitud de dispersión de sueldos al personal de burocracia y magisterio, hasta el
envío de la hoja de respuesta emitida por el sistema del banco al Departamento de Organismos
Públicos.
Responsable del procedimiento: Departamento de Banca Electrónica.
Reglas y/o Políticas:


Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, Art. 29, Fracción IV
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, Art. 84, Fracción X.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/008
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe del Departamento de Organismos Públicos, La información también es recibida
memorándum signado por el titular de la Tesorería Única y en archivo en USB.
Dirección de Control Financiero en el que solicitan la
dispersión de los sueldos del personal de burocracia y
magisterio.
2
Vacuna el USB donde esta almacenada la información de la
dispersión a ejecutarse, importa al sistema del banco que
corresponda, imprime hoja de respuesta.
3
Accesa
al sistema del
banco que corresponda la Las firmas electrónicas son
dispersión, digitando la firma electrónica quedando dicha mancomunadas.
dispersión parcialmente autorizada, para su verificación
correspondiente.
4
Verifica la información y accesa al sistema de los bancos
donde hay registros parcialmente autorizados, registra clave
y autoriza la dispersión, efectuando así la transmisión de la
nómina correspondiente.
5
Genera hoja de respuesta a través del sistema del banco,
en donde indica que la transmisión de la nómina se
completó, imprime dos tantos para integrar al memorándum
recibido, sellando el mismo como operado.
6
Envía de manera económica copia de la hoja de respuesta
al Departamento de Organismos Públicos, para su
seguimiento correspondiente.
7
Archiva documentación, para consultas posteriores.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SH/TU/DP/009
Nombre del procedimiento: Cobros a través de domiciliación a los municipios.
Propósito: Cumplir oportunamente con la domiciliación de cobros a municipios, a través de banca
electrónica.
Alcance: Desde la recepción del reporte de domiciliación, hasta el envío de la impresión del estado de
cuenta de los movimientos de pagos que hayan efectuado los municipios; así como de la respuesta de la
domiciliación a la Oficina de Participaciones Municipales y Oficina de Ingresos de Tesorería del
Departamento de Control de Fondos.
Responsable del procedimiento: Departamento de Banca Electrónica.
Reglas y/o Políticas:
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SH/TU/DP/009
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
1
Recibe de manera económica de la Oficina de Control de La información también se recibe
Radicaciones Municipales del Departamento de Control de en archivo electrónico USB.
Fondos de la Dirección de Control Financiero, reporte de
domiciliación.
2
Vacuna el USB donde esta almacenada la información de la
domiciliación a ejecutarse, importa al sistema del banco que
corresponda e imprime hoja de respuesta.
3
Entrega hoja de respuesta a la Oficina de Control de
Radicaciones Municipales del Departamento de Control de
Fondos, mismo que devuelve ya validado para su respectiva
autorización.
4
Accesa al sistema del
banco que corresponda la Las firmas electrónicas
domiciliación, digitando la firma electrónica quedando la mancomunadas.
misma parcialmente autorizada, para su verificación
correspondiente.
5
Verifica la información y accesa al sistema de los bancos
donde hay registros parcialmente autorizados, registra clave
y autoriza la domiciliación, quedando efectuada la misma.
6
Genera hoja de respuesta a través del sistema del banco,
en donde indica que la transmisión de la domiciliación se
completó, imprime dos tantos para integrar al reporte de
domiciliación recibido, sellando el mismo como operado.
7
Monitorea en el sistema del banco correspondiente, el
depósito efectuado a la cuenta concentradora, a fin de
imprimir en 3 tantos el estado de cuenta de los movimientos
de pagos que hayan efectuado los municipios por concepto
de domiciliación a la Tesorería Única.
8
Verifica a través de sistema y/o Internet en el buzón del
banco correspondiente, la respuesta de la domiciliación
efectuada a los municipios, imprimiendo 3 tantos de la
misma.
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Las instituciones bancarias que
generan hoja de respuesta para su
validación
únicamente
son,
Banamex y Banorte.
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son
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SH/TU/DP/009
Descripción del Procedimiento
No. de
actividad
Documento de
referencia / observaciones
Actividad
9
Conjunta un tanto de la impresión del estado de cuenta de
los movimientos de pagos que hayan efectuado los
municipios; así como de la respuesta de la domiciliación,
para su envío a la Oficina de Control de Radicaciones
Municipales y Oficina de Ingresos de Tesorería del
Departamento de Control de Fondos, para su seguimiento
correspondiente.
10
Recaba firma de recibido en un tanto y archiva, para
consultas posteriores.
El Departamento en mención
corresponde a la Dirección de
Control Financiero de la Tesorería
Única.
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