CIRCULAR INFORMATIVA CERTIFICACIÓN DE CENTROS DE

CIRCULAR INFORMATIVA
CERTIFICACIÓN DE CENTROS DE INSTRUCCIÓN AERONAUTICA
PARA PERSONAL DE TIERRA Y PERSONAL DE VUELO
Clave: CI-5103-082-29
Revisión: 01
Fecha: 24/09/2010
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1. PROPÓSITO
Esta circular informativa (CI) provee una guía para indicar a los aplicantes a centro de
instrucción aeronáutica que deseen dar instrucción bajo el control de la UAEAC, las
responsabilidades y requisitos técnicos aceptables para la autoridad aeronáutica con el
objeto de obtener el certificado de operación o funcionamiento (CCI-Certificado como
centro de instrucción aeronáutica), requisito indispensable para luego obtener el permiso
de operación o funcionamiento otorgado por la oficina de transporte aéreo, que les
permita desarrollar sus actividades aéreas según la normatividad de la República de
Colombia.
Establecer y explicar claramente el contenido de cada una de las fases involucradas en el
proceso de certificación. Para cuantificar el avance en el proceso de certificación, cada
una de las fases tiene asignado un porcentaje dentro del proceso.
Indicar la documentación técnica con la cual los centros de instrucción aeronáutica deben
aplicar para su certificación por parte de los grupos de aeronavegabilidad y operaciones.
Los requisitos, métodos de elaboración y correcta presentación de la documentación no
se contemplan en la presente circular, esta información hace parte de otras circulares.
Esta CI se constituye como un procedimiento informativo de carácter técnico y/o
administrativo generado por la Secretaria de Seguridad Aérea; pero no el único aceptable
para la UAEAC. En ningún momento este procedimiento exime al solicitante de cumplir
con las demás disposiciones vigentes y los requisitos exigidos por los Reglamentos
Aeronáuticos de Colombia RAC solicitados por otras dependencias de la UAEAC.
2. APLICABILIDAD
Los establecimientos que deseen o apliquen a obtener un Certificado de
Funcionamiento o de operación como CCI (Centro de Instrucción Aeronáutica) para
instrucción a personal técnico de mantenimiento aeronáutico o personal de vuelo.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Algunas de las definiciones contenidas en los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia
(RAC) Parte Primera y Parte Novena se aplican en este documento, adicionalmente se
tendrán en cuenta las siguientes:
- CI. Circular Informativa
- CCI. Certificado Centro de Instrucción
- Programa de entrenamiento. Programa que desarrolla el contenido de las
materias y temas propios de algún área o especialidad para la formación básica,
avanzada, de especialización, de habilitación, de transición o de repaso (recurrente)
para personal aeronáutico; diseñado conforme a las directivas señaladas por la
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UAEAC y que puede impartir un centro de instrucción aeronáutica, previa
aprobación de dicha autoridad.
- Directivas de instrucción. Procedimientos y requerimientos aprobados por la
UAEAC a un centro de instrucción aeronáutica para el desarrollo de los programas
de entrenamiento aprobados. Este manual debe ser diseñado de acuerdo a las
directivas señaladas por la UAEAC y el centro de instrucción debe ceñirse
estrictamente a lo aprobado en dicho manual.
- UAEAC. Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil
- R.A.C. Reglamentos Aeronáuticos de Colombia
- IDSI. Intención de Solicitud Inicial.
- Centro de instrucción aeronáutica: RAC numeral 2.15.1.
4. ANTECEDENTES
El numeral 2.14.2. De los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia RAC determina
que cualquier entrenamiento a personal aeronáutico debe ser realizado por un
establecimiento reconocido y aprobado por la UAEAC. Dicho organismo debe cumplir
con un procedimiento tanto administrativo como técnico, para este último, la
Secretaría de Seguridad Aérea emite esta CI como guía al usuario en el proceso que
se debe seguir para obtener un certificado de funcionamiento u operación de acuerdo
a lo establecido por los numerales de los RAC 2.15.1 y 2.15.5.
En el marco del proceso de certificación, el aplicante a obtener un certificado de
funcionamiento u operación, es el responsable de garantizar la seguridad de sus
servicios y debe demostrar a la autoridad aeronáutica que reúne los requisitos para
obtener el respectivo certificado de funcionamiento u operación y que cuenta con la
capacidad técnico administrativa necesaria para desarrollar y mantener el servicio que
prestará.
5. REGULACIONES RELACIONDAS
Reglamentos Aeronáuticos de Colombia RAC, Parte II, Capítulo I, II, VI, VII, XV, XVI y
XVIII y Parte III Numeral 3.7.1.
6. OTRAS REFERENCIAS
NO APLICA
7. MATERIA
El proceso de Certificación para un Centro de Instrucción, será iniciado por el grupo
técnico de la dirección de Estándares de Vuelo de la Secretaría de Seguridad Aérea, una
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vez el aplicante haya obtenido un Visto bueno por parte de la Oficina de Transporte Aéreo
de la UAEAC y será desarrollado en cinco fases.
El proceso de certificación consta de las siguientes cinco fases, y los porcentajes
asignados a cada una de estas, determinan el porcentaje de avance del proceso de
certificación:
FASE 1. PRESOLICITUD
FASE 2. SOLICITUD FORMAL
FASE 3. EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
FASE 4. DEMOSTRACIÓN E INSPECCIÓN
FASE 5. CERTIFICACIÓN
5%
5%
30 %
40 %
20 %
Cada fase del proceso de certificación debe ser cerrada cuando se hayan cumplido los
requerimientos correspondientes y en todo caso antes de continuar con la siguiente.
7.1 Fase de Presolicitud (FASE I)
Se inicia cuando la Oficina de Transporte Aéreo a través del grupo evaluador de
proyectos apruebe la solicitud del centro de instrucción y emita el correspondiente oficio
de visto bueno, el cual será recibido por la Secretaría de Seguridad Aérea y este a su vez
envía a los Jefes de los Grupos de Aeronavegabilidad y operaciones, quienes designaran
un Inspector de Aeronavegabilidad y/o operaciones según corresponda, quienes se
encargarán de coordinar todos los aspectos del proceso de certificación por parte de la
UAEAC.
Se enviará una comunicación escrita al aplicante para informarle los nombres de los
inspectores que atenderán el proceso y con quiénes tendrán que comunicarse para el
trámite de todos los asuntos relativos al proceso de certificación. El aplicante deberá
presentar por escrito una solicitud ante los inspectores designados para dar inicio al
proceso de certificación.
7.1.1 REUNIÓN DE PRE-SOLICITUD
El objetivo de la reunión de presolicitud, es el de informar a el aplicante sobre cada una de
las fases a seguir durante el proceso de certificación. Por parte del aplicante debe
presentarse el personal directivo que aplique de acuerdo con el numeral 2.15.4.1 de los
RAC y el personal de Operaciones, quienes informaran a los Inspectores Asignados el
tipo de instrucción que buscan desarrollar.
Esta reunión inicial, tratará sobre la información y los requerimientos de la certificación. El
aplicante debe aclarar cualquier duda que tenga sobre el proceso de certificación y los
Inspectores harán entrega al Aplicante del paquete informativo del Proceso de
Certificación, el cual consta de lo Siguiente:
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- Formulario IDSI, forma RAC 8400-6-2.
- Cronograma de Trabajo.
- Circular informativa CI 5103-082-029; certificación de centros de instrucción aeronáutica
para personal de tierra y personal de vuelo
.- Circular Informativa CI 5103-082-032; procedimiento para la elaboración de los
manuales de directivas de instrucción y programas de entrenamiento de un centro de
instrucción aeronáutica.
- Circular Informativa CI 5103-082-26, Requisitos y procedimientos para elaborar una
Carta de Cumplimiento.
- Circular Reglamentaria CR-OCSA-006.
7.1.2 INTENCIÓN DE SOLICITUD INICIAL (IDSI), FORMA RAC 8400-6-2.
Para presentar el formulario “Intención de Solicitud Inicial (IDSI)”, el aplicante debe haber
revisado apropiadamente la regulación y deberá anexar las Hojas de Vida del personal
ejecutivo requerido. La solicitud es usada por Los Inspectores para evaluar la complejidad
del servicio que se pretende prestar. El formulario, deberá ser diligenciado en su totalidad,
sin enmendaduras. Anexo a esta forma el aplicante debe presentar por escrito a las
personas designadas para adelantar el proceso de certificación ante la UAEAC.
Los Inspectores reconocerán a las personas designadas por el centro de instrucción
aeronáutica siempre y cuando posean calificaciones (Educación y experiencia) acorde
con sus funciones, para atender el proceso de certificación. Sin embargo la autoridad
aeronáutica se reserva el derecho de exigir el cambio del (los) interlocutor(es) en caso
que la comunicación no arroje resultados positivos al proceso.
Si el IDSI es inaceptable se notificará por escrito las discrepancias encontradas y un
nuevo IDSI será requerido para continuar el proceso de certificación.
7.1.3 CIERRE FASE UNO
Una vez evaluado y aceptado el IDSI y las hojas de vida presentadas, se dará por cerrada
la Fase uno del proceso, para poder continuar con la siguiente fase del proceso de
certificación.
7.2 FASE DE SOLICITUD FORMAL (FASE II)
Una vez cerrada la fase de presolicitud, los inspectores notificaran al aplicante la
iniciación de la fase dos del proceso (Fase de Solicitud Formal), para lo cual el aplicante
deberá enviar su carta de aplicación formal.
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7.2.1 CARTA DE SOLICITUD FORMAL
Esta carta deberá presentarse ante los Inspectores asignados y deberá contener:
¾ Cargo y números telefónicos de las personas asignadas para coordinar el proceso
de certificación entre la empresa y los Inspectores asignados.
¾ Fecha propuesta en que el aplicante desea comenzar a prestar sus servicios,
Dicha fecha debe ser como mínimo 180 días posteriores a la fecha de la solicitud y
deberá reflejarse en el cronograma propuesto para el proceso de certificación.
¾ Cualquier posible cambio que difiera de lo establecido en el formulario de
Aplicación inicial IDSI
NOTA: Esta solicitud será interpretada por los inspectores designados al proceso como
que el aplicante tiene pleno conocimiento de los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia
y de todas las normas específicas aplicables a los servicios que proyecta prestar y que
esta dispuesto a demostrar el método que intenta seguir para su cumplimiento.
Finalmente después de analizar la solicitud y determinar que la información cumple con
los requisitos estipulados, se continuará con el proceso de certificación citando al
aplicante a la reunión de Solicitud Formal. En el caso contrario, la solicitud será retornada
al aplicante por escrito indicándole los motivos por los cuales no fue aceptada.
7.2.2
REUNIÓN DE SOLICITUD FORMAL
Para esta reunión, el aplicante deber traer diligenciado el Cronograma propuesto para el
proceso siguiendo lo indicado en el numeral 7.2.3 de esta Circular, con el fin de revisarlo y
ajustarlo de ser necesario, para su firma y aprobación final por ambas partes.
Durante esta reunión todas las discrepancias u omisiones sobre el material presentado y
el proceso mismo deberán ser resueltas. Por lo anterior se debe revisar la solicitud, el
cronograma, el personal, facilidades, aeronaves etc.
7.2.3
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Durante la Fase dos del proceso se revisará y aprobara el cronograma de Certificación
propuesto por el aplicante.
El cronograma del proceso de certificación es un documento clave que muestra las
actividades programadas que se van a llevar a cabo en la certificación. Establece las
fechas para que en una forma lógica se vaya llevando a cabo la secuencia del proceso de
certificación. Se tomarán los tiempos razonables para que los inspectores realicen las
revisiones, inspecciones y aprobaciones o aceptaciones de cada actividad.
Es importante que el aplicante revise muy bien la información documental, así como su
infraestructura física antes de ser presentada ante los Inspectores, teniendo en cuenta
que si una actividad específica no se da de forma satisfactoria para los Inspectores o se
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da en fechas posteriores a las fijadas en el cronograma, el proceso se retrasará.
7.2.4 RECEPCION DE MANUALES
El aplicante deberá hacer entrega en la fecha que figure en el cronograma, y debidamente
radicado ante la ventanilla única de la Aeronáutica Civil, los siguientes manuales:
(Algunos de estos ítems pueden resultar no aplicables de acuerdo con el tipo de centro de
instrucción propuesto).
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
7.2.5
Carta de cumplimiento. (CI 5103-082-026).
Directivas de instrucción. (CI 5103-082-32)
Programas de Entrenamiento. (CI 5103-082-32)
Manuales de vuelo de las aeronaves.
Manual plan de acción de emergencia.
Manual de Seguridad Aérea.
Manual General de Operaciones.
Manual de entrenamiento de vuelo.
CIERRE FASE DOS
Para finalizar la fase de solicitud formal y continuar con la fase 3 (evaluación de
documentación) es necesario que el aplicante haya radicado simultáneamente todos los
manuales listados en el numeral 7.2.5 de esta circular. Para su radicación se necesitará el
visto bueno en la lista de chequeo de manuales y documentos por parte del inspector de
aeronavegabilidad y/ó el inspector de operaciones asignados.
Si la Fase de Solicitud Formal es concluida sin discrepancias, los inspectores notificarán
sobre la continuidad del proceso.
7.3 FASE DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN (FASE III)
Durante esta fase se evaluará toda la documentación presentada por el aplicante como
soporte a su proceso de Certificación. Toda la información presentada, será evaluada
conjuntamente con el representante del aplicante.
7.3.1 EVALUACION DE LA CARTA DE CUMPLIMIENTO
La carta de cumplimiento tiene como objeto demostrar que el aplicante tiene pleno
conocimiento de las normas establecidas en los reglamentos aeronáuticos de Colombia
que conciernen al tipo de operación que pretende iniciar, así como la forma o método
por medio de los cuales pretende cumplir con dichas regulaciones las cuales se ven
reflejadas en su manual (Directivas de Instrucción).
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Por lo tanto, el aplicante deberá elaborar la carta de cumplimiento enumerando todos y
cada uno de los numerales de los reglamentos aeronáuticos de Colombia que sean
pertinentes y la forma en que pretende cumplir con los mismos ver (CI 5103-082-026)
El aplicante radicara la carta de cumplimiento en la fecha establecida en el cronograma y
el duplicado.
Los respectivos inspectores de aeronavegabilidad y operaciones dentro del tiempo
establecido, revisaran la carta de cumplimiento, indicando los cambios y correcciones
necesarios y una vez efectuados los mismos procederán a aprobarla y devolverla al
aplicante por medio de un oficio. Esta carta debe aprobarse antes de iniciar la fase
cuatro (4).
7.3.2 REVISIÓN DE MANUALES Y DOCUMENTACIÓN
El inspector de aeronavegabilidad y/o de Operaciones según corresponda, efectuará la
revisión de los manuales y documentos presentados por la empresa, con base en los
tiempos establecidos en el cronograma, la regulación vigente y las Circulares informativas
suministradas.
7.3.3 APROBACION O ACEPTACIÓN FINAL DE MANUALES Y DOCUMENTOS
Durante la fase de cumplimiento de documentación, tanto los inspectores como el
aplicante mantendrán una comunicación constante, en cuanto a los cambios y
correcciones indicadas a los manuales y documentos del aplicante, con el propósito
de que estas correcciones y cambios se efectúen durante el término que el
cronograma establece para esta fase. Las indicaciones hechas por los inspectores
serán comunicadas al aplicante por escrito; y las correcciones efectuadas por el
aplicante deberán quedar debidamente radicadas en la Secretaria de Seguridad
Aérea, de manera que se pueda establecer un control sobre el proceso de
certificación.
Una vez efectuadas todas las correcciones y cambios a los documentos y manuales ,
los inspectores aprobaran y/o aceptaran, con su firma y por medio de un oficio,
dichos manuales y documentos. Esta acción concluye la parte de “aprobación final de
manuales y documentos” y el cierre de la fase 3.
7.4 FASE DE DEMOSTRACIÓN E INSPECCIÓN (FASE IV)
El aplicante demostrará su capacidad Técnico – Operativa mediante una auditoría
interna para cumplir con las normas Aeronáuticas Colombianas basado en lo
establecido en sus manuales y documentos aprobados.
Los inspectores asignados efectuarán las inspecciones que se requieran para evaluar
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así la efectividad y aplicación de las políticas, métodos, procedimientos e instrucciones
descritos en los documentos y manuales aprobados.
Se verificará que:
¾ Personal
¾ Instalaciones
¾ Material Didáctico
¾ Material Documental
¾ Aplicabilidad y funcionamiento de los procedimientos establecidos.
7.4.1 CIERRE FASE CUATRO
Una vez revisada la infraestructura de la empresa y aceptadas las acciones correctivas a
los posibles reportes que se hubiesen generado durante las inspecciones, se dará por
cerrada la fase cuatro.
7.5 FASE DE CERTIFICACIÓN (FASE V)
Una vez concluida la Fase de Demostración e Inspección; y habiéndose cerrado y
aceptado todas las respuestas a los reportes generados, aprobados /aceptados todos los
manuales, documentación, inspecciones etc., se procederá con la Fase de Certificación.
Esta Fase consiste en lo siguiente:
a) Emisión final de las Especificaciones de Operación o Funcionamiento por parte de
los Inspectores.
b) Ejecución de una auditoría interna del proceso de certificación por parte de los
Inspectores
c) Aprobación final de las Especificaciones de Operación y elaboración del Reporte
Final de Certificación.
d) Después de aprobadas las Especificaciones de Operación la Autoridad Aeronáutica
en cabeza del Director General de la UAEAC otorgará el Certificado de Operación
correspondiente.
CONSIDERACIONES ADICIONALES
La UAEAC solo aceptará trámites ante la entidad por parte del personal coordinador
perteneciente al centro de instrucción y no se aceptarán trámites llevados a cabo
por personal diferente a ellos (asesores, tramitadores, etc.)
Estas personas deben tener conocimiento de las Regulaciones Aeronáuticas
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Colombianas, estar familiarizadas con sus respectivas áreas de representación y
poseer la suficiente autoridad para tomar decisiones.
Dentro de la Fase de Solicitud Formal se evaluará el “Cronograma” de eventos, el
cual deberá ser aceptado por ambas partes para posteriormente ser ejecutado en el
orden cronológico establecido durante todo el proceso.
8. VIGENCIA
La presente revisión de esta CI entrará en vigencia a partir de su publicación y se
recomienda seguir las indicaciones aquí estipuladas.
CR (R) GERMAN RAMIRO GARCIA A.
CR (R) GILBERTO ALEMAN P.
SECRETARIO DE SEGURIDAD AÉREA
JEFE GRUPO INSPECCIÓN DE
AERONAVEGABILIDAD
Revisó : CR (R) Gilberto Alemán Peñaloza
Jefe Grupo Inspección de Aeronavegabilidad
Proyectó: Ing. Sebastián Eduardo Mejía Murillo
Inspector de Seguridad Aérea