IntroEResources-Papel del administrador

El papel del administrador del taller:
Introducción a la gestión de los recursos
electrónicos
La función administrativa es crucial para el éxito de un taller. Puede ser realizada por una sola
persona, pero a menudo un enfoque de equipo es deseable ya que permite que se comparta la carga
de trabajo y el aprovechamiento de habilidades específicas. El equipo administrador / administrativo
debe colaborar estrechamente con el facilitador del taller y la persona de contacto del consorcio (si
no con usted mismo).
Este documento describe el perfil general de la persona y el papel de un administrador de taller de
INASP. Aunque en las secciones siguientes se mencionan tareas específicos para el rol del
administrador, por favor, tenga en cuenta que tendrá que servir de enlace con el facilitador y la
persona contacto del consorcio, y puede que existan tareas adicionales que no se mencionan en los
roles listados más abajo.
Perfil de la persona

Usted tendrá su sede dentro de una institución miembro del Consorcio

Usted deberá tener buenas habilidades de organización y gestión de los tiempos

Usted deberá tener excelentes habilidades de comunicación, tanto como se requiere para una
comunicación regular

Estar familiarizado con Survey Monkey le será de utilidad
Perfil del rol
Las principales tareas de un administrador en la preparación para el taller incluyen:
Planificación del evento

Acordar el presupuesto del taller con el contacto de INASP, que refleje las directrices de un taller
de INASP

Identificar y reservar un lugar adecuado, que cumpla con los criterios específicos del taller. Los
talleres se celebren normalmente en el local de una institución participante, en lugar de un centro
de convenciones o en un hotel para evitar salas de conferencias comerciales y cargos
informáticos. Este taller requiere que los equipos tengan conexión a Internet, y en la medida de lo
posible tener acceso a la mayor cantidad de recursos de INASP. Por consiguiente, será
necesario comprobar la dirección IP y registrarse al menos tres semanas antes del inicio
del taller

Compartir las actividades pre-taller y una evaluación pre-taller con los participantes un mes (o
más) antes del taller. Ver 0.3.2.1 ejercicio pre-taller - Características de entrenamiento
exitoso.docx

Organizar un alojamiento adecuado para cualquiera de los facilitadores externos, y los
participantes, según corresponda. El alojamiento para los facilitadores y participantes (si es el
caso) debe estar en un ambiente limpio y seguro, preferiblemente en residencias universitarias u
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hoteles sencillos. Debe ser conveniente para el lugar donde se realizara el taller y contar con
acceso a Internet.

Apoyar los arreglos de viaje para cualquiera de los facilitadores externos y participantes, según
corresponda. Esto puede incluir el proporcionar cualquier información necesaria o
documentación que respalde las solicitudes de visado, y las coordinaciones para ir a recogerlos y
dejarlos al aeropuerto.

Informar acerca de los detalles de los arreglos de alojamiento y viaje a aquellos cuyas
reservaciones se realizaron por lo menos con una semana de antelación al taller.
Preparación del evento

Asegurar que el lugar está provisto con el equipo adecuado y por otros recursos (ver
IntroEResources-Venue-and-equipment.docx)

Permitir al facilitador (s) visitar el sitio donde se llevara a cabo el taller y comprobar las
instalaciones antes del taller, si se solicita

Controlar los tiempos de descanso junto al facilitador, garantizar los almuerzos y asegurar que
los refrigerios hayan sido ordenados con antelación al taller

Preparar la información para los participantes, por ejemplo, materiales impresos e información
del taller almacenada en una memoria USB.
Manejo de la documentación del taller y tareas pre taller

Envío de las invitaciones para el taller, incluyendo el enlace para que realicen la valoración
previa al taller (https://www.surveymonkey.com/s/Pre-IntroERM) y cualquier tarea previa al taller,
con suficiente antelación a la capacitación, en colaboración con la persona contacto del
consorcio y con el facilitador del taller.

Recordar a los participantes completar la evaluación previa al taller, al menos, con una semana
de antelación al mismo

Proporcionar apoyo administrativo para el proceso de selección de los participantes, cuando sea
necesario.
Las principales tareas de un administrador durante el taller son:

Permitir al facilitador (s) el acceso a la sede del evento antes del inicio del taller cada mañana

Proporcionar una hoja de registro o lista de los participantes, utilizando para ello una plantilla
proporcionado por INASP

Manejo de los pagos u otros asuntos financieros y mantener el registro de los mismos

Estar disponible para apoyar a los facilitadores con las aspectos administrativos que puedan
surgir durante el taller

Estar presente al final del taller para recoger comentarios de los participantes, si se utilizan
formularios impresos

Después de la última sesión, copiar los planes de acción a los participantes, regresando la copia
personal a cada uno de ellos y proporcionar una copia de cada plan al facilitador.

Si esto no es posible, los planes deberán ser recogidos de los participantes, escaneados o
copiados de manera que el participante y facilitador pueden tener cada uno una copia.
Las principales tareas de un administrador al final y después del taller incluyen:

Participar en una reunión breve de reseña (15-30 minutos) al final del taller para examinar
cualquier aspecto administrativo que se derive del taller
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
En un periodo de 5 días posterior a la finalización el taller, enviar un correo electrónico al
principal de INASP con información acerca del número de instituciones representadas, hombres
y mujeres participantes, con copia a [email protected]

Compartir con INASP las mejoras sugeridas acerca de los procesos administrativos

Si las evaluaciones pre y post-taller fueron completadas en los formularios, transcribir todas las
respuestas en survey monkey en https://www.surveymonkey.com/s/Pre-IntroERM y
https://www.surveymonkey.com/s/Post-IntroERM

Recopilar los informes financieros, la valoración post-taller y la documentación relaciona al taller

Presentación a INASP de un informe final de gastos y la lista de los participantes, en un periodo
de 10 días hábiles posteriores a la finalización del taller

Asegurarse de que el facilitador tiene una copia de la Lista de los Participantes.

Tres meses después de finalizado el taller, recordarle a los participantes que se espera que en
los próximos tres meses presenten un informes de progreso basado en sus planes de acción.

Seis meses después de finalizado el taller, recolectar de los participantes los planes de acción
actualizados y enviarlos al facilitador del taller, junto con una lista actualizada de los participantes
indicando a aquellos que a la fecha han presentado su plan de acción.
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