lista de chequeo planeacion

FORMATO
LISTA DE CHEQUEO PLANEACION
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION GERENCIAL
RESPONSABLE
Subproceso: PLANEACION
Procedimiento : GE-S1P1-V2
Elaboracion_Plan_Desarrollo
PUNTOS A VERIFICAR
Nº
CICLO
1
H
2
H
Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la motivación en la
Gerente Asesor elaboración del plan de desarrollo. DOCUMENTOS: Circular
de Planeación
Reunión de motivación y capacitación en planeación estratégica.
3
P
Todo el Personal
Elaboración de herramientas metodologicas y elaboración del diagnóstico de la
organización. Aplicación de talleres de factores internos y externos.
4
H
Asesor de
Planeacion
Consolidación del diagnóstico que debe tener: *Análisis de factores externos que
afectan la empresa. *Análisis interno por áreas misionales y administrativas. Con lo
que
se
emite
un
concepto
situacional
de
la
entidad.
DOCUMENTOS: Diagnostico
5
H
6
H
7
H
8
H
9
V
10
H
11
V
12
H
13
V
Asesor de
Planeación
14
H
Jefes de Zona
15
A
Asesor de
Planeación
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Definición estratégica: Misión, Visión, principios, Objetivos, estrategias, metas. Cada
Todo el Personal vigencia gerencial estará encargada de definir la continuidad o redefinición
estratégica de la empresa. DOCUMENTOS: Plataforma estrategica
Asesor de
Planeación
Elaboración del Plan de Desarrollo de la E.S.E CEO.
Definición plan de acción que interpreta el plan desarrollo gerencial, para el año
respectivo de acuerdo con el presupuesto, objetivos y metas.
Gerente Asesor Socialización con la alta dirección y ajustes respectivos.
de Planeación Presentación del plan de desarrollo y plan de acción a la Junta Directiva para su
Discusión y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de desarrollo y plan de acción
aprobado
Si se presentan ajustes al plan de desarrollo o al plan de acción el asesor de
Asesor De
planeación deberá hacer las correcciones respectivas y volver a presentar ante la
Planeación
junta directiva.
Presentación del plan de desarrollo y plan de acción a la junta directiva para su
discusión y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de desarrollo y plan de acción
Gerente Asesor aprobado
de Planeación
Socialización del plan de desarrollo a todo el equipo directivo, formalizando las
responsabilidades operativas.
De acuerdo a las responsabilidades operativas dispuestas por el plan de desarrollo se
articulará los planes de acción anuales los cuales serán construidos y monitoreados
de manera conjunta con la alta dirección, líderes de proceso y jefes de zona.
Socialización del plan de desarrollo a todo el personal. DOCUMENTOS: Acta
De encontrarse incumplimiento, fallas u omisiones por parte de la alta dirección,
lideres de proceso o jefes de zona se informará a la Gerencia para que tome
correctivos pertinentes. DOCUMENTOS: Oficio
CI-S1F8-V1 02/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO PLANEACION
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION GERENCIAL
Subproceso: PLANEACION
Procedimiento: GE-S1P2-V2
Elaboracion_Plan_Gestion
Nº
CICLO
RESPONSABLE
PUNTOS A VERIFICAR
1
P
Gerente
Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la motivación en la
elaboración del plan de Gestión. DOCUMENTOS: Circular
2
H
Asesor de
Planeación
3
H
4
H
5
H
6
A
7
H
Asesor de
Planeación
8
A
Gerente
9
V
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Reunión de motivación y capacitación de acuerdo a la normatividad vigente.
Todo el personal Elaboración diagnóstico de la organizacional acorde con la normatividad vigente.
Asesor de
Planeacion
Gerente
Asesor de
Planeación
Consolidación del diagnóstico. DOCUMENTOS: Diagnóstico
Definición del plan de gestión acorde con la normatividad vigente. DOCUMENTOS:
Plan de gestón
Socialización con la alta Dirección. DOCUMENTOS: Acta
Si se presentan modificaciones al Plan de Gestión se deberán hacer los respectivos
ajustes para ser presentados nuevamente a la Gerencia para su respectiva
aprobación.
Socialización con la alta Dirección y visto bueno. DOCUMENTOS: Acta
Presentación del plan de gestión a la Junta Directiva para su Discusión y aprobación
Asesor de
Planeación
Si se presentan modificaciones al Plan de Gestión se deberán hacer los respectivos
ajustes para ser presentados nuevamente a la Junta Directiva para su respectiva
aprobación.
10
H
11
A
Gerente
12
A
Asesor de
Planeacion
13
A
Jefes de Zona
14
V
Asesor de
Planeación
Verifique el cumplimiento de las tareas asignadas a la alta Dirección, lideres de
proceso y jefes de Zona. DOCUMENTOS: Oficio
15
H
Gerente
Realiza el respectivo plan de mejoramiento que involucre al personal que ha
incumplido las actividades descritas en el plan de gestión gerencial. DOCUMENTOS:
Plan de mejoramiento
16
A
Asesor de
Planeación
Hará el seguimiento respectivo para el cumplimiento del plan de Gestión a través de
los indicadores.
Socialización con la Junta directiva y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de Gestión
Socialización del plan de gestión a todo el equipo directivo, formalizando las
responsabilidades operativas.
Socialización del plan de gestión a todo el personal
CI-S1F8-V1 02/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO PLANEACION
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION GERENCIAL
Procedimiento : GE-S1P3-V2
Elaboracion_Plan_Bienal
Subproceso: PLANEACION
Auditados:
C
PUNTOS A VERIFICAR
Nº
CICLO
RESPONSABLE
1
P
Asesor de
Planeacion
Revisión de la normatividad existente.
2
H
Gerente
Asesor de
Planeación
Definición de los proyectos a incluir en plan bienal, la priorización debe ser enfocada
a los lineamientos del plan de desarrollo. DOCUMENTOS: Actas de reunión
3
H
NC
HALLAZGOS
Ingreso a la página Web del Ministerio y se registran los proyectos Previamente
definidos
Asesor de
Planeación
Impresión del registro de inscripción
DOCUMENTOS: Registro de inscripción
de
proyectos
en
el
plan
bienal.
4
H
5
V
Gerente
De acuerdo a la metodología descrita en la inscripción del plan Bienal se
inspeccionara los pasos descritos en este procedimiento y de encontrar fallas se
realizara el respectivo plan de mejoramiento al Asesor de Planeación.
6
H
Asesor de
Planeacion
Elaboración proyectos en metodología MGA. DOCUMENTOS: Ver procedimiento
elaboración proyectos de inversión
7
A
Gerente
Elaboración del plan de mejora involucrando
DOCUMENTOS: Plan de mejoramiento
al
Asesor
de
Planeación.
CI-S1F8-V1 02/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO PLANEACION
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION GERENCIAL
Nº
1
Subproceso: PLANEACION
Procedimiento : GE-S1P4-V2
Elaboracion_Planes_Accion
CICLO
RESPONSABLE
PUNTOS A VERIFICAR
P
Gerente
Asesor de
Planeación
Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la Definición de
metodología y metas por dependencias, alineadas al plan de desarrollo, de acción
institucional, presupuesto y competencias de cada área. DOCUMENTOS: Circular
citatoria y acta de reunión
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Cada proceso deberá construir su plan de acción como mínimo surtiendo los
siguientes aspectos: *Diagnostico situacional del proceso. *Priorización de
necesidades de intervención. *Diseño de las estrategias y acciones operativas
acordes a los resultados esperados. DOCUMENTOS: Propuesta de plan de acción
del proceso
2
H
3
H
4
H
Ejecutar las actividades del plan de acción propuesto por área
5
A
Presenta informes de gestión sobre el desarrollo de los planes de acción.
DOCUMENTOS: Informes de gestión
6
H
Consolida los informes de las dependencias en el plan de acción institucional e
informe de gestión. DOCUMENTOS: Plan Acción evaluado e informe de gestión
Lideres de
Proceso
Definición de las metas y los indicadores de seguimiento respectivos a los
responsables de los procesos. DOCUMENTOS: Propuesta de plan de acción del
proceso
Asesor de
Planeación
7
V
8
A
Verifica el cumplimiento del plan de acción a través de los indicadores.
Elaborar los planes de mejoramiento con los líderes que incumplan los plazos en el
Gerente Asesor
desarrollo de las actividades descritas en el plan de acción de su área o servicio.
de Planeación
DOCUMENTOS: Planes de mejoramiento
CI-S1F8-V1 02/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO PLANEACION
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION GERENCIAL
Nº
CICLO
RESPONSABLE
Subproceso: PLANEACION
Procedimiento : GE-S1P5-V1
Elaboracion proyectos_inversión
PUNTOS A VERIFICAR
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Análisis del plan bienal de inversiones determinando los proyectos que se van a
desarrollar, definiendo posibles cofinanciaciones.
1
P
2
H
Gerente - Asesor
de Planeación En caso de existir necesidades que ameriten proyecto y estén fuera del plan bienal, si
se requiere normativamente se procede a la inscripción, de lo contrario se le da
continuidad para su desarrollo. DOCUMENTO: Acta de reunión
Acorde a cada proyecto definido se deben surtir los siguientes pasos: *Solicitud de
cotizaciones y especificaciones técnicas. *Elaboración de diseños y presupuestos en
los casos de obra. * Gestión de cofinanciación. DOCUMENTOS: Carpeta de proyecto
Asesor de
Planeación
Elaboración del proyecto en Metodología MGA actualizada, que debe ser validada.
DOCUMENTO: Proyecto elaborado y validado
3
H
4
H
5
H
Gerente
6
V
Entidad que
Cofinancia
Realiza el respectivo análisis acerca de los componentes técnicos y normativos
referentes al proyecto. Si se encuentran errores, inconsistencias, anomalías se
realizan las respectivas sugerencias para que sean subsanadas. DOCUMENTOS:
Oficio
7
H
Asesor de
Planeación
Realiza los correctivos sugeridos por el ente financiado, y remite nuevamente a la
Gerencia.
8
V
Inscripción en el Banco de Proyectos de Planeación Municipal. DOCUMENTO:
Certificado de inscripción
Presentación del proyecto ante la entidad correspondiente para cofinanciación
Verificar los cambios hechos en el proyecto a sugerencia de la entidad que
cofinancia. Si todo se encuentra acorde a lo requerido lo presenta nuevamente para
su aprobación. DOCUMENTOS: Oficio
Gerencia
9
A
10
H
Si encuentra errores, inconsistencia, o fallas en las modificaciones del proyecto
realizara el respectivo plan de mejoramiento el cual vincula al Asesor de Planeación.
DOCUMENTOS: Plan de Mejoramiento.
Asesor de
Planeación
Seguimiento permanente y archivo de los documentos soporte en la carpeta
respectiva, identificando cronología y foliación. DOCUMENTOS: Carpeta de proyecto
CI-S1F8-V1 02/12/2014