Bustamante L. Procesos de apoyo - Aula Virtual Regional. Campus

PROCESOS DE APOYO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
(Resumen tomado del Texto: “Gerencia y Administración de Sistemas de
Suministro de Medicamentos Esenciales” Cooperativa de Hospitales de Antioquia.
Cuarta edición. Medellín- Colombia, 2005)
1. LA ADQUISICIÓN
El suministro de medicamentos e insumos para la salud, es uno de los aspectos
importantes en la gestión de la institución prestadora de servicios de salud; su falta
de disponibilidad afecta a la población que los requiere para la prevención de
enfermedades, el tratamiento y la recuperación. Por lo tanto la adquisición, parte
de la estimación de necesidades y su propósito es el de disponer de los
productos con calidad, en el momento oportuno, en la cantidad requerida y a
precios asequibles.
La adquisición podemos dividirla en tres momentos, el primero es la planeación
con un papel fundamental y determinante en toda la adquisición. Comprende la
formulación de políticas, la definición de objetivos, funciones, cantidades a
comprar y la modalidad a utilizar. El segundo paso es la ejecución, donde se lleva
a cabo la adjudicación de insumos, la utilización de variables como niveles
mínimos, punto de reposición, niveles máximos y cantidad a comprar y los
registros del servicio prestado por los proveedores. Por último está la evaluación
tanto del proceso y el cumplimiento de este frente a lo programado, como de los
resultados, disponibilidad de insumos, precios adquiridos frente a los precios del
mercado, oportunidad, calidad y servicio prestado por los proveedores.
1.1 Planeación de las adquisiciones
Es tener claridad en los requisitos y normas a seguir, por lo tanto se deben definir
claramente: las políticas, objetivo, funciones, estimación de necesidades, plan de
compras y la modalidad de negociación a elegir.
Para las organizaciones y específicamente para el sistema integral de suministro
de medicamentos e insumos para la salud, es necesario conocer la demanda
esperada. Se puede cuantificar a partir de la tendencia histórica, de la
investigación de mercados, de las proyecciones estratégicas resultantes del
manejo de ciertas variables endógenas (productos, precios y servicios) y de
variables exógenas (plan de desarrollo, crecimiento de la población, perfil
epidemiológico, competencia, las políticas económicas y la inflación);
complementadas con técnicas matemáticas o estadísticas que permiten predecir
con un margen mínimo de error, las unidades que se van a suministrar y sus
tendencias de variación a través del tiempo.
El plan de compras es por lo tanto el resultado del estimativo de necesidades y su
propósito es garantizar la disponibilidad de los productos con calidad, en el
momento oportuno, en las cantidades requeridas y a precios asequibles, para una
adecuada prestación del servicio. Hace parte de la adquisición de insumos, el
manejo adecuado de las donaciones, las cuales deben tenerse en cuenta en la
planeación de las compras; en casos de emergencia es preciso hacer una
planeación contingencial, tener claridad sobre los insumos recibidos en la
institución por concepto de donaciones, así como el cubrimiento de sus
necesidades, con el fin de dar un uso adecuado y racional a los recursos.
Las buenas prácticas de adquisición plantean algunas pautas útiles como:
comprar los insumos con denominación común internacional-DCI, limitarse a la
lista de medicamentos esenciales y a procedimientos formalmente aprobados,
comprar en volumen, valorar y monitorear a los proveedores, comprar por
concurso, pedir basados en estimativos confiables de las necesidades actuales,
desarrollar mecanismos para pagos prontos / confiables y para una adecuada
gestión financiera, trabajar sobre procedimientos escritos y claros, separar
funciones, contar con programas que verifiquen y conserven la calidad de los
productos, realizar auditorías anuales con publicación de resultados, presentar
informes regulares en la ejecución de la compra, con indicadores comparados
frente a las metas y estándares1
Políticas de compras
Las políticas de compra, son las directrices a seguir por las personas involucradas
en el proceso de adquisición, comprenden parámetros como:












Relación de largo plazo con los proveedores
Responsabilidades durante el proceso
Niveles de inventario
Tiempos para los que se efectúa la compra
Compra centralizada o descentralizada
Tipo de documento que legaliza la negociación, ejemplo: contrato
Modalidad de compra que se va a seleccionar
Porcentaje de incremento máximo permitido en la negociación.
Compras priorizando al proveedor adjudicado y en qué momento y por qué se
va a otro proveedor.
La decisión de comprar los productos que corresponden al listado de
medicamentos esenciales de la institución.
Cuando y como se compran productos que no pertenecen al listado de
medicamentos esenciales
Manejo de donaciones.
Objetivos de compras.
El objetivo de la adquisición, establece la finalidad del proceso, involucra aspectos
como:






Desarrollar estrategias que posibiliten la disponibilidad y accesibilidad de los
medicamentos e insumos requeridos para satisfacer las necesidades de la
población a atender
Planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar las compras, de acuerdo con
la rotación de inventarios definida para el período,
Establecer relaciones y negociaciones que favorecen a la institución y a los
proveedores
Asegurar la calidad de los medicamentos e insumos para la salud desde la
adecuada gestión de proveedores, mediante el establecimiento de relaciones
basadas en la confianza y la transparencia,
Hacer investigación de mercados referente a precios, productos y servicios
para conocer el nivel de competitividad,
Regular precios de medicamentos, controlando su incremento en el porcentaje
establecido de acuerdo con la política de cada país, o de la organización.
Funciones de compras.
La función de compras es principalmente adquirir los medicamentos e insumos
para la salud, de acuerdo con las especificaciones técnicas y administrativas
definidas, en el momento oportuno, al precio adjudicado y al proveedor elegido;
para lo cual se incluye:
 Asignar actividades y responsables
 Investigar las fuentes de suministro,
 Actualizar permanentemente la información y registro de proveedores,
 Elegir, desarrollar y valorar proveedores confiables que brinden garantía de
calidad,
 Negociar y renegociar con proveedores buscando regular precios,
 mantener actualizada la información de proveedores, productos, precios,
 Realizar la actualización de las cantidades a adquirir en un periodo
determinado.
 Evaluar la ejecución del proceso y tomar acciones de mejora.
 Respaldar las relaciones basadas en la confianza y la transparencia.
Estimación de necesidades y plan de compras.
La estimación de necesidades es el proceso que cuantifica la cantidad de
medicamentos e insumos para la salud, necesarios para un periodo determinado,
con el fin de asegurar el suministro, presupuestar los costos, evaluar
comparativamente frente a la ejecución, llevar a cabo negociaciones más
eficientes, anticipar las necesidades de largo plazo para fabricantes o
proveedores, definir pautas de entrega parciales, etc.
Métodos de estimación de necesidades
a) Método de perfil epidemiológico o por Morbilidad: método recomendado por
OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad por los esquemas de
tratamiento utilizados
b) Por consumo histórico: Se basa en el registro histórico del movimiento de los
medicamentos e insumos para la salud
c) Consumo ajustado: Este método solo se utiliza cuando no se cuenta con
información, siendo necesario basar la estimación en el comportamiento de
una región similar.
La estimación obtenida por los métodos anteriores, se puede llevar a una
herramienta llamada PLAN DE COMPRAS, que facilita el seguimiento de su
ejecución mensualmente. El plan de compras, es la relación de la compra con las
finanzas, se precisa el control de la ejecución del presupuesto de compras, con la
programación del pago a los proveedores en los términos comerciales y
contractuales concertados. Las compras forman parte del plan estratégico de
desarrollo de la organización, el cual está enmarcado dentro de la visión, misión,
objetivos y políticas. En la elaboración de este plan, se toman en cuenta tanto las
unidades a adquirir, como su valor monetario por línea de insumos y por ítem
para un período.
Modalidades de compras
Licitaciones
Concertados
Abiertos
Subasta
Concursos
Internacionales
Selectivos
Consolidados
Compras
Directas
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores: legislación
vigente, gasto en el proceso, valor monetario de los productos requeridos,
servicios del proveedor y control del proceso.
La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto
señala tipo de compras según la cuantía y número de proveedores; también la
modalidad de compra está dada como una política interna de la organización.
Concursos: Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un
certamen en el cual las reglas de juego están previamente fijadas; por las
características de su apertura pueden ser abiertos, si se invita por un medio
masivo de comunicación a todos los proveedores; selectivos, si se invita a un
grupo de proveedores previamente establecido.
Concursos abiertos: las organizaciones convocan públicamente a los
proveedores a presentar ofertas, las cuales deben someterse a exigencias
señaladas en los pliegos llamados de condiciones. También se les conoce como
licitaciones públicas y pueden tener carácter nacional o internacional. Lo
destacado de este método es la posibilidad de obtener una amplia participación de
cotizantes y con ello, precios muy favorables. Se logran además mejores
condiciones de entrega, envases y rotulaciones especiales por tratarse de lotes
elaborados conforme a un plan específico. Los concursos abiertos a su vez
pueden ser concertados e internacionales.
Concursos selectivos. En el concurso selectivo, los proveedores son escogidos
entre los inscritos en el kárdex o registro de proveedores, e invitados a presentar
sus cotizaciones. Si bien la oferta es limitada y los precios de cotización pueden
no ser tan bajos, la agilidad administrativa es mayor.
Concursos consolidados. A la modalidad de concursos consolidados se recurre
cuando las diferentes organizaciones de salud de un país o región se unen para
hacer compras conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus ofertas, una
vez sumadas sus necesidades de medicamentos e insumos para la salud. Uno de
los componentes del sistema actúa como elemento nuclear, en la planificación,
dirección y coordinación del proceso. Son muchas las ventajas de los concursos
consolidados: mayor número de oferentes, bajos precios, fomento del desarrollo
de la industria farmacéutica nacional beneficiaria de estos concursos, y grandes
posibilidades de aplicación de programas de calidad; requiere una ágil y oportuna
coordinación intersectorial, simplificación administrativa, una legislación adecuada
y un proceso sistematizado.
Compras directas. En este caso ya no opera la participación colectiva de
proveedores, se surten con una o más cotizaciones. El sistema de salud
responsable del programa, pide tres cotizaciones directamente a fabricantes o
distribuidores inscritos en el kárdex o registro de proveedores y realiza la
adjudicación de la compra de acuerdo a pautas y políticas previamente
establecidas por la organización. Solo en casos de emergencias se omite las
cotizaciones, haciendo el proceso más ágil.
1.2 Ejecución de la compra
Dentro del concepto de calidad, los proveedores forman parte integral de la
organización, lo que conduce a desarrollar un plan que garantice proveedores
confiables y eficaces; para lograr este propósito se cuenta con actividades de
inscripción en el registro, elección, y valoración, obteniendo un número selecto de
proveedores comprometidos con el aseguramiento de la calidad, estableciendo
relaciones basadas en el respeto mutuo y a largo plazo. En las relaciones con los
proveedores, el primer paso es dar a conocer las políticas y asegurarse de su
amplia difusión; con esto se está garantizando que la información a los
proveedores y la que éstos ofrecen, corresponde a las expectativas de ambas
partes.
Para K. Ishikawa 2 el objetivo fundamental de estas relaciones es el de “mejorar el
aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes
entre el comprador y el proveedor”; para lograrlo enuncia diez principios 3: 1.
comprador y proveedor son totalmente responsables por la garantía de calidad, 2.
comprador y proveedor deben ser independientes y respetar ésta independencia,
3. el comprador debe dar información clara y adecuada sobre lo que desea, 4. el
contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, condiciones
de entrega, tiempos y forma de pago, 5. el proveedor debe certificar y garantizar
una calidad satisfactoria, respaldada con datos, 6. las partes deben previamente
acordar los métodos de evaluación, 7. las partes deben conocer los
procedimientos para la solución de conflictos, 8. las partes deben intercambiar la
información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad, 9. las partes
deben controlar eficientemente las actividades comerciales y 10. comprador y
proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses de los
usuarios.
Para que estos principios se cumplan es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales, invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores y
elegir los que cumplan satisfactoriamente las condiciones de negociación
establecidas.
a) Inscripción en el registro de proveedores.
El registro corresponde a la inscripción en el Kárdex, para lo cual se llena un
formato con la información resumida sobre la identificación del proveedor, los
productos, condiciones de distribución, así como un espacio para el concepto de
la función de compras, como anexos al registro deben aparecer los documentos
exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas y jurídicas, financieras y
técnicas así:



Condiciones administrativas.
Incluye los aspectos organizacionales y
legales del proveedor, así como los requisitos funcionales, exigidas por cada
país.
Condiciones financieras. Las condiciones financieras se refieren a la solidez
económica del proveedor, así como los respaldos bancarios, se incluye
además, lista de precios, incluyendo los precios máximo al público para
aquellos medicamentos que están regulados, método de ajuste de los precios,
fletes a cargo del comprador o proveedor, formas de pago, descuentos y
plazos otorgados.
Condiciones técnicas. Son todos los requerimientos de calidad: Buenas
prácticas de Manufactura (BPM), autorizaciones de la entidad sanitaria para la
distribución y/o comercialización, sistema de producción o distribución,
especificaciones técnicas de los medicamentos e insumos, protocolos de
calidad para lotes, forma de entregas, procedimientos técnicos y documentos
para pedidos y entregas, garantías de calidad, política de devoluciones, fichas
técnicas, artes o positivos de los empaques de los productos.
La documentación entregada en el inscripción al kárdex, puede valorarse y
generar un puntaje, teniendo en cuenta que hay documentos habilitantes, cuya
ausencia, deja por fuera al proveedor, ejemplo BPM. La valoración de la
documentación es necesaria para la aprobación e incorporación del proveedor al
registro de proveedores de la organización. Un ejemplo es partir de 100 puntos,
distribuidos en cada una de las condiciones requeridas (administrativas y jurídicas,
financieras y técnicas), asignando un puntaje deseado que refleje el perfil del
proveedor que la organización, proyecto o sistema de suministro desee.
Previa a la inscripción al Kárdex de proveedores, es beneficioso un mayor
conocimiento de las organizaciones y socializar los requisitos y condiciones
alrededor de la relación comercial a iniciar, por lo tanto los proveedores deben
tener acceso a un documento, con esta información.
b) Invitación a cotizar y contraofertar.
De acuerdo con la modalidad de compra elegida, las condiciones para presentar
las cotizaciones varían. La modalidad de compra por licitación exige un pliego de
condiciones que debe incluir: fecha y hora de apertura y cierre, especificaciones
técnicas sobre los insumos con la denominaciones comunes internacionales (DCI),
forma farmacéutica, envase, empaque, embalaje, información sobre los envases y
rotulación especial para el sistema de salud, especificaciones de calidad,
documentos para licitar, formas de presentación de la propuesta, números y
fechas de entrega, forma de pago, póliza de seriedad de la propuesta, formas de
evaluación de la propuesta (generalmente se hace por ponderación de factores
como precio, cumplimiento y servicio), período máximo para adjudicar, posibilidad
de adjudicar total o parcialmente y contrato marco. En las modalidades de
concurso concertado y compras directas, las condiciones de negociación para la
compra están establecidas en el formato de cotización por producto, los
proveedores inscritos en el registro de la institución, son invitados a cotizar y a
contraofertar, previa socialización del pliego de condiciones y el manual de
proveedores de la institución, documentos que buscan claridad en los requisitos
antes de la presentación de sus ofertas. Estos documentos contienen las políticas
establecidas en cuanto a requisitos administrativos, financieros y técnicos, legales
e internos de la institución y los clientes.
Los proveedores que deseen presentar sus cotizaciones deben cumplir con un
pre-requisito y es tener como mínimo una valoración o calificación de su
documentación y de negociaciones anteriores, sea aceptada por la organización.
Es importante realizar un análisis de los resultados obtenidos durante la cotización
y la contraoferta, comparados contra la negociación del período inmediatamente
anterior, obteniendo así porcentajes promedio de regulación de precios.
c) Adjudicación de la compra. Tiene por objetivo definir por un periodo, en lo
posible mínimo 1 año, a que proveedor se hará la compra de cada uno de los
productos requeridos.
El equipo evaluador de las ofertas (comité de compras), realiza un análisis
teniendo en cuenta variables como: valoración del servicio, valoración de la
calidad de producto, valoración de la documentación entregada en el registro al
kárdex, sostenimiento de la oferta, plazos de pago, cupo de crédito y precio.
El resultado de esta actividad, es la adjudicación de cada producto a un comprado
específico, esto se consolida en un documento utilizado para el momento de la
compra (elaboración de pedidos parciales).
Entre las funciones del comité de compras esta: definir y evaluar la aplicación
de la (s) política (s) de compras de la organización; verificar las cotizaciones que
respaldan la evaluación de las ofertas y contraofertas; analizar las ofertas y
contraofertas; adjudicar los productos a los proveedores de acuerdo al orden de
parámetros previamente establecido; evaluar la ejecución del plan o presupuesto
de compras, el estado de cartera con proveedores; analizar las novedades
reportadas en el período, así como tomar decisiones sobre los resultados
arrojados por los indicadores de gestión del proceso.
d) Valoración de proveedores.
Es el proceso mediante el cual la organización realimenta a sus proveedores en
cuanto a la calidad tanto del servicio como de los productos recibidos en un
período determinado, contribuyendo de esta forma al mejoramiento continúo de
ellos. Tiene como objetivo establecer unas relaciones favorables a las dos partes
(organización y proveedores), caracterizadas por el respeto, la confianza y el
compromiso de ambas partes de trabajar en equipo por ofrecer en todo momento
medicamentos e insumos para la salud y servicios de calidad certificada a la
población demandante. Durante todo el proceso se evalúan: la calidad del servicio
y la calidad del producto; en ellos se trata de compilar todos aquellos aspectos
fundamentales que debe contener la prestación de un servicio y un producto de
excelente calidad.
En este proceso se recomiendan criterios de evaluación como:
La calidad del servicio: se evalúan factores críticos a tener en cuenta en la
prestación del servicio, se recomienda llevar un registro diario de las no
conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntaje por deméritos,
para obtener el resultado de valoración para calidad del servicio, los factores más
importantes son: la oportunidad en la entrega, la entrega del pedido completo, el
informe oportuno de la situación del pedido, atención al servicio, sostenimiento de
las ofertas, política en el manejo de devoluciones, cumplimiento de las
especificaciones administrativas, cumplimiento de requisitos solicitados en la
inscripción al registro de proveedores o contrato firmado, si es el caso,
presentación e implementación del plan de mejoramiento.
La calidad del producto:
tiene como objetivo fundamental evaluar el
cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos recibidos en
cuanto a sus características organolépticas, físico - químicas, microbiológicas y
material de acondicionamiento,
Se debe generar un registro diario de defectos detectados durante la recepción
técnica y administrativa, y las dificultades presentadas en el servicio durante la
solicitud de los productos, con la ejecución de pólizas de cumplimiento y calidad
cuando aplique. Cada institución debe definir los deméritos por las no
conformidades presentadas y adecuar una herramienta de valoración que incluya
variables de servicio y variables con respecto a la calidad de los productos.
e) El momento de la compra: son una seria de variables utilizadas para definir la
cantidad a comprar o las cantidades a entregas en forma parcial cuando se
tiene un contrato de adjudicación a largo plazo, se determina teniendo en
cuenta las directrices dadas para la adjudicación.
Se utilizan parámetros de control como el de oferta y demanda en el país o región,
las dimensiones del área de almacenamiento, componentes significativos del
inventario, la política de rotación de inventarios, el nivel de existencias y la
cantidad a comprar. El momento de comprar se refiere además, a parámetros
requeridos para controlar los inventarios, de manera que se cuente con los
insumos necesarios para la prestación del servicio, logrando la optimización de los
recursos.
Para calcular los parámetros de control mencionados, así como las cantidades a
comprar, se plantean diferentes fórmulas matemáticas, aplicables de acuerdo a las
características de la organización y/o a condiciones particulares presentes en el
momento de tomar la decisión. Con el fin de optimizar el tiempo del talento
humano encargado de ejecutar la compra, conviene utilizar herramientas
computacionales, por ejemplo tablas de excell o, preferiblemente, softwares o
programas integrales para el manejo de los suministros. En todo caso, tener
claridad sobre el tiempo para el que se compra o período de cubrimiento (TC),
atendiendo las políticas previamente establecidas.
Descripción de las variables y parámetros a tener en cuenta:
Consumo promedio (CP). Es el registro de las cantidades despachadas en
promedio (cada mes, semana, día); este promedio se calcula teniendo en cuenta
la información de un período (últimos 3, 6 o 12 meses), y se actualiza
periódicamente (mensualmente, semanalmente)4.
Sirve para calcular otros
parámetros de control como niveles mínimo y máximo de existencias, con los
cuales puede calcularse al mismo tiempo, la cantidad a comprar. Consumo
promedio móvil. (CMP). También en este caso el promedio de una serie de
valores observados sobre la demanda de medicamentos sirve para pronosticar
cómo se va a dar el próximo valor. Al tomar seis meses de consumo (por ejemplo)
y promediarlos, este resultado constituiría el valor del mes séptimo. Si se hace lo
mismo para el octavo mes se elimina el mes primero y la serie toma del mes dos
al mes siete, su promedio sería la demanda del mes octavo y así sucesivamente 55.
Nótese que en este caso, el resultado del consumo promedio móvil sería la
cantidad a comprar para el período siguiente, sin tener en cuenta otras variables
como meses de consumo no representativos o que distorsionan la compra del mes
siguiente.
Tiempo de reposición (TR). Es el tiempo durante el cual se realizan todas las
actividades propias de la compra y varía en función de la modalidad de compra
seleccionada y de los proveedores seleccionados. Incluye actividades como
cuantificación de necesidades, preparación del concurso, cierre de la licitación,
elaboración de contratos, presentación de pólizas, tiempos de entrega, tiempos de
recepción.
En algunos sistemas de salud este período se duplica por la lentitud en los
trámites administrativos. En los concursos selectivos el tiempo requerido puede
reducirse en un 30%. En los concursos concertados podría disminuir en más de
un 50%; cuando los concursos son internacionales, la apertura de cartas de
crédito, embarques, llegada a puerto y trámites de aduana gasta un tiempo
cercano a los 90 días, dependiendo de las exigencias.
Nivel mínimo de existencias. El nivel mínimo de existencias (NmE), representa
la cantidad de reserva para evitar rupturas en inventarios o agotamientos totales
que podría generar demanda insatisfecha. El nivel mínimo, al igual que los demás
parámetros de control, puede calcularse de diferentes formas, aplicables de
acuerdo a las características de la organización y/o a condiciones particulares
presentes en el momento de tomar la decisión.
Cuando se cuenta con información de consumos mensuales y tiempos de
reposición del inventario, el NmE puede ser:
NmE = CP x TR (en meses)
TR: Tiempo de reposición, en este caso debe expresarse en meses.
Al utilizar esta fórmula, se encuentra que la existencia mínima que debe tenerse
es el equivalente al consumo promedio requerido para cubrir las necesidades en
un tiempo de reposición, útil en el caso de compras directas y tiempos de
reposición que no superen los 15 días.
Punto de reposición (PR). La cantidad en existencia que realmente da comienzo
al proceso de compras es conocida como punto de reposición (PR). Es la relación
entre la existencia de seguridad y la demanda o consumo promedio (CP) de un
período en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel
de normalidad. Los cálculos pueden hacerse en las formas siguientes:
PR = NmE + (TR x NmE/ días mínimos de inventario)
También:
PR = NmE + (CP día x TR)
Finalmente:
PR = 2 NmE
Nivel máximo de existencias (NME). El nivel máximo de existencias (NME)
representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los
recursos del sistema de salud; para calcularlo se toma en cuenta el nivel mínimo
de existencias (NmE), las cantidades en punto de reposición (PR) y el consumo
promedio (CP). Las diferentes fórmulas propuestas son:
NME = PR + CP + NmE
También:
NME = NmE + (CP X TR expresado en meses)
Cantidad a comprar. Revisados y actualizados los parámetros de control para el
inventario (consumo promedio o móvil, nivel mínimo de existencias, punto de
reposición, nivel máximo de existencias), se procede a calcular la cantidad a
comprar así: de acuerdo al consumo histórico: el consumo promedio de los
medicamentos e insumos para la salud es la base fundamental para el cálculo de
los demás parámetros de control mencionados; con las siguientes expresiones es
posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el consumo de dichos
insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil
epidemiológico de la población atendida:
Cantidad a Comprar = (NME – NmE) + (PR – E)
Siendo E: Las existencias actuales.
También:
Cantidad a comprar = (TR expresado en meses X CP) + PR - existencias
Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de excell o
software especializados en suministro, es importante conocer qué fórmulas
maneja dicha hoja o programa para hacer los diferentes cálculos y determinar si
es necesario hacer algún cambio en dicha herramienta, logrando un ajuste a las
necesidades reales.
f) Donaciones de medicamentos y de insumos de salud
Por ser los medicamentos productos básicos en la atención en salud, es frecuente
encontrar donaciones, que han sido entregadas con el fin de brindar una ayuda en
momentos críticos6. Las donaciones pasan a crear un problema cuando no
reúnen las características necesarias para su utilización.
Con el fin de dar un mejor uso y aprovechamiento a las donaciones y obtener su
máximo beneficio, es necesario establecer una serie de parámetros a considerar.
La OMS en 1996 trabajó con organismos internacionales de socorro y consultó a
más de 100 organizaciones humanitarias para definir las directrices para manejar
las donaciones de medicamentos, las cuales se fundamentan en cuatro principios,
aplicables a otros insumos hospitalarios:
1. Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes las reciben.
2. Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
3. No debe haber discriminación en la calidad de los productos.
4. Debe establecerse un mecanismo de comunicación efectivo entre el donante y
el beneficiario.
Implementación de una política institucional para donaciones. Para una
adecuada gestión de donaciones, tanto los receptores como los donantes
necesitan actuar para asegurar el buen uso de las donaciones recibidas. Deben
definirse guías nacionales y procedimientos administrativos que en el futuro,
orienten a los donantes sobre el tipo de asistencia y productos que realmente se
necesitan, basadas en las directrices de la OMS. A su vez, los procedimientos
administrativos definidos por el receptor, deben servir para definir necesidades,
priorizar los requerimientos, coordinar las donaciones, decidir qué documentación
se requiere cuando se propone hacer una donación y a quién se dirige, establecer
criterios para aceptar o rechazar una donación, coordinar la recepción,
almacenamiento y distribución de los insumos, definir cómo se van a incluir las
donaciones en los registros de presupuesto y gasto y desechar las donaciones
que no sirven.
1.3 Evaluación de las compras
Después de las adjudicaciones y la ejecución de las compras, es preciso continuar
controlando y evaluando el cumplimiento de las decisiones y políticas definidas por
el comité de compras y por el sistema, organización o proyecto. Esta evaluación
está integrada con otras áreas como presupuestos y financiera, conformando un
equipo de trabajo.
La evaluación de la compra debe incluir: revisión mensual al kárdex de
proveedores, garantizando la actualización de la documentación e información
como: razón social, representante legal, direcciones y números de teléfono,
vigencia de registro sanitarios, certificado de buenas prácticas de manufactura,
certificación ISO, entre otros. Informar por escrito al proveedor la actualización del
respectivo documento en una fecha límite, su incumplimiento afecta la valoración.
Es necesario evaluar periódicamente los resultados del plan de compras, los
proveedores, la regulación de precios, la ejecución del presupuesto en unidades y
en valor monetario, la adjudicación a proveedores en diferentes períodos, el
incremento de precios entre períodos, el desabastecimiento, disponibilidad de
insumos pertenecientes al listado de medicamentos esenciales, entre otros.
1.4 Indicadores de la adquisición
Se recomienda definir los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad o
pertinencia social, además determinar el estándar, ya sea históricamente o por
comparación con otras instituciones o países y el período de evaluación.
Nombre
indicador
del
Objetivo
Formula
Estándar
Unidades
y
pesos
Cumplimiento del
Verificar
el Comprados X 100
plan de compras
100%
cumplimiento de lo Unidades
y
pesos
en unidades y
programado
presupuestada
pesos
Disponibilidad
medicamentos
pertenecientes
listado
medicamentos
esenciales de
institución
Capacidad
comprar
de
Verificar
la
disponibilidad de
al
medicamentos que
de
están incluidos en
el
listado
de
la
medicamentos
esenciales
Evaluar
la
capacidad
de
para
compra frente a
las
necesidades
reales
No. de productos en
DCI disponibles x100
No. total de productos en
100%
DCI del Listado esencial
de mx.
(Valor
total
de
las
necesidades estimadas /
100%
Recursos disponibles para
adquisición) * 100
(Tiempo ejecutado en el
Evaluar
el
proceso de adquisición /
Oportunidad en la cumplimiento
en
100%
Tiempo programado para
adquisición
los
tiempos
el proceso de adquisición)
programados
* 100
% de Variación de
precios respecto a
referencia
internacional
Lista de productos
trazadores
% de Variación de
precios de compra
respecto a precios
de períodos de
compra nacionales
anteriores - Lista
de
productos
trazadores
Evaluar
la
capacidad
de
negociación frente
a
precios
internacionales
Evaluar
la
capacitad
de
negociación frente
a
precios
nacionales
(Precio
promedio
Internacionales - Precio
promedio nacional/Precio __ %
promedio Internacional) *
100
(Precio de compra año
anterior - Precio de
compra período actual /
Precio
de
compra
anterior) * 100
___%
diferencia
(positivo:
incremento
; negativo:
en el año
actual hay
un precio
Periodi
cidad
Fuente
Sistema
información,
cuadros
estimación
necesidades
de Diario,
Mensu
de al
y
de anual
Sistema
de
información
ítems
con
Mensu
existencias,
al
documento
listado
de
medicamentos
esenciales
institucional
Cuadros
de
estimación,
documentos con
insumos
adjudicados
Registrar
los
tiempos
ejecutados
y
Mensu
comparar frente
al
a
los
documentos que
contienen
la
planeación
Listas
internacionales
Adjudicación
Listas de precios
nacionales.
Adjudicación
actual
menor al
año
anterior.
Valoración
promedio
proveedores
insumos
Valorar
cuantitativamente
de
el servicio y los
de
insumos de los
proveedores.
Excelente
Sumatoria
valoración
(rango de
ejecutada proveedores
90
a
Sumatoria de la valoración
100%)
presupuestada
Documentos de
valoración
de
proveedores,
Anual
actas
de
recepción,
registro
del
servicio, análisis
de calidad
2. EL ALMACENAMIENTO
La recepción es la primera actividad por medio del cual la institución realiza una
comparación entre lo pactado con el proveedor, la orden de compra, contrato y/o
factura con los insumos recibidos (recepción administrativa); y lo establecido por la
legislación vigente, requisitos internos y requisitos técnicos con la documentación
y el producto (recepción técnica). La recepción incluye además la verificación de
las condiciones de transporte.
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se conservan
las
características de calidad de los medicamentos e insumos para la salud durante
su permanencia en la bodega, almacén, centro de distribución o farmacia, con la
optimización de los recursos al implementar métodos eficientes en la gestión de
inventarios, con el cumplimiento de condiciones ambientales, de custodia, el
control de vencimientos, averías y fugas.
Recepción

Verificación administrativa. Permite constatar si el insumo recibido cumple o
no con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el
proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si
está acorde con lo facturado. Debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos
por orden de compra. Entre las especificaciones a revisar están: nombre
genérico del producto, concentración, forma farmacéutica, precio unitario y total
(por producto y valor total de la factura), fecha, forma de entrega y cantidad.
Es importante anotar que la persona que realice el conteo de los productos no
debe saber qué cantidad se recibe (a ciegas), con el fin de evitar el sesgo que
se produce al conocer desde antes dicha información.

Verificación técnica. Permite constatar el grado de acercamiento de las
características técnicas del producto a las que están establecidas como
referencia por la legislación y por la organización. Estas especificaciones se
refieren a: fecha de vencimiento, número de lote de fabricación, registro
sanitario, características organolépticas, físicas, químicas y microbiologicas del
producto como tal, características relacionadas con la etiqueta, empaque,
envase, embalaje. Esta verificación se realiza a una muestra aleatoria
obtenida técnicamente (tabla militar estándar)
Es la organización la que define unos niveles aceptables de calidad (NAC) para
cada uno de los defectos, así por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos
críticos, 6.5% para defectos mayores y 15% para defectos menores.
Herramientas utilizadas en la verificación técnica.
Se debe contar con una ficha técnica por producto, con información sobre su
aspecto, requisitos legales, tiempo de vida útil, especificaciones para su
almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. Cada
institución contará con la clasificación de defectos administrativos y técnicos
los cualesdebrán estar por escrito y ser de fácil acceso para los funcionarios
que están realizando la actividad de recepción.
Con respecto al nivel aceptable de calidad (NAC), éste se define como el
número máximo de defectuosos permitidos para aceptar un lote una vez
verificado el cumplimiento de requisitos, de acuerdo a las tablas militares 105
D7
La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con
el NAC en la norma y el resultado de este cruce es lo que permite aceptar o
rechazar el lote de recepción. El lote se acepta si el número de defectuosos es
igual o inferior al establecido para el NAC respectivo, si es superior, entonces
se rechaza.
Durante el procedimiento de recepción se elabora el acta de recepción, es el
documento oficial que evidencia la actividad realizada, consignando para cada
producto y lote los datos encontrados durante la verificación de
especificaciones técnicas y administrativas.
Está respaldado por el
responsable del procedimiento y es el documento con el cual se carga el
inventario en software.
Durante la recepción se registra el comportamiento de los proveedores,
referente al servicio y al cumplimiento de los requisitos de los productos, a
partir del registro elaborado en los seguimientos o tablas de detección de
defectos tanto de servicio como de producto, se valora a cada proveedor
cuantitativamente, información necesaria que retroalimenta el proceso de
adquisición.
Almacenamiento de medicamentos e insumos para la salud
El almacenamiento considera diferentes aspectos técnicos como la adecuación de
áreas, dotación requerida, control de factores ambientales y aspectos
administrativos como la gestión de inventarios, lo cual puede resumirse en los
principios básicos, la logística, la gestión del inventario y finalmente las pautas
para evaluación del almacenamiento.
Debe recordarse que cualquier área que pertenezca a la organización – servicio
farmacéutico, botiquines, bodega, vacunación, subdepósitos o stocks, por ejemplo
– en la cual se almacenen medicamentos e insumos para la salud, requiere de
pautas mínimas para la adecuada conservación y custodia.
Para establecer el sitio adecuado para el almacenamiento de medicamentos e
insumos para la salud, se debe tener en cuenta el tamaño de área requerido para
el volumen de almacenamiento, la rotación de los insumos, la dotación y las
personas que laboran allí; debe establecerse también el diseño del área, con la
señalización y demarcación de cada una de las sub – áreas o zonas.
Selección del sitio de almacenamiento.
Para elegir el área de almacenamiento es indispensable verificar que ésta cumpla
con las siguientes recomendaciones:
 Alejada de sitios de alta contaminación;
 Proyección de crecimiento de la institución ;
 Seguridad. En este aspecto se debe considerar la facilidad de establecer
controles tanto internos como externos tendientes a custodiar adecuadamente
el inventario para evitar cualquier fuga y principalmente para garantizar la
seguridad de los colaboradores del área;
 Facilitar la circulación de personal y de productos (tanto para entrar como para
salir). Preferiblemente primer piso;
 Buen estado de pisos, paredes y techos: impermeables, resistentes, uniformes
y que permitan fácil limpieza;
 Buena circulación de aire que permita mantener la vida útil de los insumos,
 Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos e
insumos para la salud, debido a que además de deteriorar los productos
aumentan la temperatura del área;
 Con humedad relativa baja y temperaturas apropiadas;
 Accesibilidad. El sitio de almacenamiento debe estar equidistante de los
diferentes servicios internos de la institución y con facilidad de acceso físico y
geográfico tanto para los proveedores y clientes externos como para los clientes
internos;
 Drenajes. Se debe contar con un buen sistema de alcantarillado que recoja las
aguas eficientemente, ya sean las aguas lluvias o residuales para evitar
inundaciones y por ende pérdida de los insumos;
 Comunicaciones. No solamente se refiere al servicio telefónico sino a otras
formas de comunicación: correo, radio, fax, electrónico (internet);
 Servicios públicos. Debe contar con buenos servicios de agua, luz, teléfono,
alcantarillado y recolección de basuras y deshechos o productos averiados o
deteriorados.
La institución puede contar con varias alternativas para el sitio de
almacenamiento; para que la selección de dicho sitio sea objetiva, resulta útil
asignar un valor a cada uno de los parámetros mencionados anteriormente, de
acuerdo a su importancia. Una vez definidos los valores, se inicia la calificación
de las diferentes alternativas, escogiendo como sitio de almacenamiento aquel
cuyo valor o porcentaje sea mayor.
Determinación del tamaño y volumen del área.
Es difícil establecer una medida estándar para el tamaño de un almacén, bodega o
servicio farmacéutico; en todo caso el tamaño del área debe estar acorde con el
volumen a almacenar, de manera que no se desperdicie espacio pero que
tampoco se acumulen productos mal almacenados por falta de espacio. Debe
considerarse también, el espacio necesario para las zonas o sub – áreas que se
requieran para el servicio farmacéutico. Algunas características puntuales del
área variarán dependiendo de las condiciones propias de la organización; sin
embargo, las pautas que se plantean a continuación son válidas para cualquier
sitio donde se almacenen medicamentos e insumos y deben ser las mínimas que
se tomen en cuenta para determinar el tamaño adecuado para el área:
 Frecuencia de movimiento del inventario: determina la necesidad de mantener
almacenada una mayor o menor cantidad de insumos;
 Ubicación geográfica de los proveedores: determina el tiempo para el que se
compran insumos;
 Modalidad de compra: por entregas totales o parciales, y por ende el intervalo
de entregas por parte de los proveedores;
 El perfil epidemiológico de la población (frecuencia de casos vs esquemas de
tratamiento): condiciona directamente el número y volumen de ítems
almacenados, pues el perfil determina la cantidad y presentación requerida de
los insumos;
 Características propias de los insumos, ejemplo medicamentos que requieren
conservación en cadena de frio. Cada insumo tiene unas condiciones
específicas de almacenamiento;
 El tipo de estantería y equipos a utilizar;
 Tipo de distribución de medicamentos a realizar, como distribución por dosis
unitaria. En este caso se debe tener en cuenta;







Número de camas a cubrir con el sistema unidosis;
Tipo de sistema: centralizado / descentralizado / mixto;
Cantidad en inventario (almacenamiento) de medicamentos;
Cantidad de medicamentos preempacados en dosis unitaria;
Número de personas que trabajan en el área;
Método de llenado de cajetines (en carros de distribución);
Mantenimiento del perfil farmacoterapéutico de cada paciente.
Distribución de Áreas
El servicio farmacéutico está distribuido en diferentes áreas, para poder desarrollar
todas las actividades necesarias para su correcto funcionamiento, las cuales
deben estar definidas, delimitadas y señalizadas, además de contar con el espacio
adecuado; para organizar adecuadamente las áreas, es necesario conocer con
antelación cuales son las sub - áreas o zonas requeridas, a la vez que se dispone
de cada una de estas zonas, es necesario señalizarlas, con letreros de no menos
de 20 cm de ancho, con letras de 10 cm de altura, elaborados en diferentes
materiales, según la disponibilidad económica,. Los colores de la señalización son
opcionales y pueden variar de acuerdo a la estética y estructura de cada entidad y
a las normas establecidas en las organizaciones y países. Sin embargo, se
recomienda que sea en los colores institucionales o en los colores que se
relacionan en la siguiente tabla. También pueden demarcarse las zonas, trazando
franjas de 10 cm de ancho sobre el piso, que delimiten cada una de las sub áreas, los colores recomendados para esta demarcación y señalización son los
mismos de la siguiente tabla:
Codificación de colores para la Señalización y demarcación
COLOR
Verde
Rojo
Amarillo
Naranja
Violeta
Rojo rayado
Azul
Azul rayado
Vinotinto
Blanco
Amarillo y Naranja rayado
Verde rayado
Verde rayado
ÁREA
Área de Recepción
Área de Revisión
Área de Almacenamiento
Área de Cuarentena No 1
Área de Medicamentos de Control Especial
Área de Material Reciclable
Área de Cadena en Frío
Área de Preparados Magistrales
Área de Administrativa
Área de Servicios Sanitarios
Área de Sustancias Inflamables
Área de Alistamiento de Pedidos
Área de Entrega de Medicamentos
Dotación
El área debe dotarse con los elementos y equipos mínimos necesarios para
ofrecer un servicio de excelente calidad, algunos de estos elementos y equipos
son: estantes para el almacenamiento de los medicamentos e insumos para la
salud, estibas para embalaje y zona de cuarentena, preferiblemente plásticas para
una mejor conservación y limpieza; neveras, termómetros e higrómetros, gabinete
de seguridad para medicamentos de control especial y productos costosos,
escritorios y sillas para la zona de administración, dispensación y recepción,
tablero de contraste para la revisión de ampolletería, extinguidores, computadora,
software, carretillas para el traslado de embalajes, sumadora, papelería y
utensilios de escritorio, línea telefónica y textos de consulta, entre otros. Los
equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un
plan de mantenimiento (neveras), y/o calibración (termómetros e higrómetros),
establecido con personal de la institución o contratado si así se prefiere.
Ordenamiento de los insumos.
Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio, permite: ubicación
fácil, lo que contribuye a agilizar el procedimiento de despacho y el control de
inventarios; optimizar el espacio disponible para almacenar y contribuir a mantener
agradable las áreas. Los medicamentos se sitúan conforme a un principio de
organización específico: forma farmacéutica, clasificación farmacológica o nivel de
atención. Existen otras formas de ordenamiento de acuerdo con el volumen y la
demanda, esto es, colocar más próximos a la zona de entrega los medicamentos
de mayor movimiento (excluyendo los más costosos). Al existir varios métodos de
ordenamiento, ninguno de ellos es ideal. Así por ejemplo, el ordenamiento por
grupo terapéutico requiere de personal capacitado que identifique los diferentes
grupos farmacológicos; el ordenamiento por forma farmacéutica demanda más
espacio físico, etc. Lo más conveniente es utilizar la combinación de varios
métodos con el objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos y optimizar
al máximo el espacio. Puede utilizarse la agrupación farmacológica y organizar
alfabéticamente dentro de cada forma.
De todas formas debe definirse el método más apropiado de acuerdo con el
tamaño del área de almacenamiento, la frecuencia de demanda, volumen, forma
farmacéutica y nivel de atención. Con la utilización de tecnologías como lectores
inalámbricos para códigos de barras el almacenamiento de embalajes se puede
realizar por líneas pero dentro de estas es el software quien asigna el espacio al
insumo que ingresa y el mismo software informa su ubicación en el momento de
requerirlo (almacenamiento caótico), esta última es utilizada en el almacenamiento
de embalajes (grandes volúmenes).
La ubicación de los insumos en las estanterías es de acuerdo al método FEFO,
los primeros en vencerse son los primeros en salir.
Controles durante el almacenamiento
Control de Condiciones de higiene.
De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad
microbiológica de los medicamentos y otros insumos almacenados, es por ello
que para contribuir a dicha estabilidad se deben seguir las siguientes
recomendaciones: buena ventilación libre de gases contaminantes, las paredes y
los pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza.
Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ángulos rectos sino curvas
que eviten la acumulación de polvo y otras suciedades contaminantes, el personal
deb ser suficiente y estar sano, buen aseo en todas las áreas, instalaciones
sanitarias limpias y funcionales, lavamanos apropiados, estantes limpios y libres
de polvo, control y sanitización del ambiente, insumos libres de polvos y de
partículas adheridas a las cajas y envases, fumigaciones periódicas del local con
el fin de eliminar roedores, insectos, etc., estanterías con buena calidad de
gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos de suciedades, nevera
limpia y libre de alimentos, no consumir alimentos, ni fumar en las zonas de
almacenamiento. Colocar avisos de “no fumar” y “no comer”. Se sugiere que en la
planeación del control de las condiciones higiénicas se elabore un cronograma de
limpieza y desinfección dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de polvo,
mantener los insumos libres de polvo y de partículas adheridas a sus empaques,
mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo para el almacenamiento de
medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo,
limpieza de ventiladores, aseo, limpieza y desinfección de los servicios sanitarios.
La fumigación del área debe ser periódica, para un efectivo control de insectos,
rastreros y roedores, como mínimo cada seis meses, obedeciendo a un programa
de control (tipo de insecticida y raticidas a utilizar, forma y lugares de aplicación,
frecuencia, empresa que va a desarrollar el programa, etc.).
Control de Factores ambientales.
La luz. Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista físico químico por estar en contacto directo con la luz ya sea natural o artificial, por lo
que requieren conservarse siempre en sus empaques originales; además
para su protección contra la luz: el empaque o caja opaca debe mantenerse hasta
que termine el producto; los envases bien cerrados protegen de sólidos exteriores
(extraños) y de pérdidas del producto durante los procesos de manipulación,
empaque, almacenamiento y distribución.
La temperatura. La temperatura es otro de los factores críticos que es necesario
controlar para evitar deterioros en la potencia de los productos o en su estructura
molecular afectando directamente la efectividad de los medicamentos.
Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar
termómetros calibrados en los lugares más críticos como son el refrigerador y el
sitio del área de almacenamiento donde la temperatura es más alta y llevar
registros de estas temperaturas con las cuales se puedan elaborar gráficas de
control, al observar la frecuencia de los picos que se presentan por fuera de los
límites permitidos, con el fin de tomar acciones que disminuyan la temperatura
ambiental del área o mantengan la temperatura de la nevera dentro de los rangos
(Entre 2°C y 8°C).
En la definición de límites permitidos tanto en temperaturas como humedades, se
debe tener en cuenta el error permisible brindado por el informe de calibración:
ejemplo la temperatura máxima de almacenamiento es de 25°C, sin embargo el
informe de calibración del termómetro reporta un error permisible de + 0.8, esto
significa que el límite máximo es de 24,2°C.
En relación con el control de la cadena de frío, en el mantenimiento de los
refrigeradores y neveras se recomienda8: estar a la sombra y lejos de fuentes de
calor, separada de paredes y techo mínimo 15 centímetros y perfectamente
nivelada, bien enchufada, directamente a la pared y no por medio de alargaderas
o extensiones, cada nevera con su termómetro, mantener registro diario de la
temperatura varias veces al día, principalmente cuando la temperatura es crítica,
cada nevera con su hoja de registro, en el congelador, colocar determinado
número de paquetes fríos que se puedan congelar en 24 horas, teniendo en
cuenta que la temperatura del refrigerador no se incremente por encima de límite
superior, en los estantes inferiores y en la puerta ubicar botellas con agua o
paquetes fríos, que ayuden a estabilizar y recuperar la temperatura interna más
rápido, una vez abierta la puerta, dejar entre los insumos y las paredes del
refrigerador espacios de 2.5 cm, que permitan la circulación del aire, en la puerta
de la nevera no se deben almacenar productos, verificar semanalmente el grosor
de la capa de hielo a 6-10mm, descongelar, asignar áreas del refrigerador a cada
insumo, de acuerdo a la temperatura que requiere y a su rotación, en cuanto a la
señalización se aconseja un croquis o mapa en la puerta con la ubicación de cada
insumo, facilitando el acceso y disminuyendo el tiempo de tener la puerta abierta o
aperturas innecesarias.
El servicio farmacéutica debe contar con un plan de contingencia, previendo la
conservación de productos que requieren cadena de frio en situaciones de fallas
eléctricas u otras.
Para la ubicación del termómetro se deben hacer mediciones en varios sitios del
almacén y el refrigerador (en la puerta de entrada, cerca a la ventana, en la zona
de embalajes completos, etc.), con el objeto de identificar el punto donde se
registra la mayor temperatura, y es allí donde debe ubicarse. En sitios donde la
temperatura es muy variable se recomienda hacer mediciones en la mañana y en
la tarde, cuando se presentan los puntos más altos. Un indicador utilizado en el
control de temperaturas, es el número de puntos por fuera de los límites en el
registro de temperatura ambiente, de refrigeración y de humedad; y la gestión
realizada para su control.
La humedad. La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente
la estabilidad de los medicamentos y otros insumos almacenados. Una humedad
relativa alta ocasiona deterioro, además que es un medio propicio para el
crecimiento de bacterias y hongos, favorece reacciones de oxidaciones de los
componentes de los medicamentos que se manifiestan por ablandamiento de las
tabletas y cambios de color y en algunos materiales médico quirúrgicos como
esparadrapos, micropores disminuye el poder de adhesión, entre otros deterioros.
El registro de la humedad se hace con la utilización de higrómetros (en el mercado
existen instrumentos que miden tanto la humedad relativa como la temperatura).
Se deben ubicar, al igual que los termómetros, en los sitios más críticos del
almacén para llevar los registros y luego elaborar las gráficas de temperatura y
humedad en las hojas de control. Se considera una humedad relativa adecuada
para un buen almacenamiento inferior al 67%. Algunos medicamentos e insumos
traen en sus empaques originales una bolsita con sílica gel, la cual no conviene
retirarla del frasco porque está ayudando a mantener el ambiente propicio para su
conservación, desde el punto de vista de la humedad. Si al revisar las gráficas se
encuentra un alto porcentaje de puntos fuera de los rangos límites, es prudente
tomar controles que disminuyan la humedad relativa del área de almacenamiento,
se recomienda: aire acondicionado, no sacar los insumos de las cajas primarias y
en lo posible del embalaje, utilizar estantería con puertas, agregar dentro de los
embalajes de productos higroscópicos bolsas elaboradas con papel poroso que
contenga sílica gel, la cual ser cambiada cuando cambie de color, garantizar una
rotación constante de los insumos, buscando un menor tiempo de
almacenamiento.
Además los equipos utilizados para medición de temperaturas deben ser
calibrados y contar con un plan de calibración y mantenimiento, que garantice el
buen estado del equipo y su calibración actualizada. Dicho plan debe tener
identificación del equipo, zona, fecha última calibración, rango de error permisible
y próxima fecha de calibración.
Control de seguridad
El área de almacenamiento es una zona de circulación restringida y debe estar
demarcada como tal. Debe contar con puertas, ventanas y rejas que permitan la
custodia permanente de los insumos. Los extintores deben estar cargados y en
buenas condiciones físicas asegurando que las personas que integran el equipo
de trabajo se encuentren capacitadas en la manipulación de los mismos.
Gestión de inventarios.
Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente de
existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el
movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia de los
mínimos, así como también alimentar al sistema de información que va a facilitar
la toma de decisiones administrativas en cuanto a la programación de compras,
siendo necesaria la implementación de indicadores como rotación de inventarios,
edad del inventario, devolución a proveedores, confiabilidad del inventario, entre
otros. Entre los métodos de control de inventarios más comunes están: general,
periódico y permanente.
Inventario general. La información obtenida sirve para evidenciar si hubo pérdida
o ganancia durante el ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima
vigencia y para identificar medicamentos deteriorados o vencidos. Se lleva acabo
al realizar dos conteo físico del 100% de los productos, una vez comparados se
obtienen diferencia que ameritan un tercer conteo; las existencias físicas
encontradas se comparan con las definidas por el sistema de información,
ajustando los productos con valores diferentes; para este inventario se debe
contar con la personas de organismos de control como la revisoría fiscal. La
organización define en sus políticas el tratamiento a seguir en caso de insumos
sobrantes o faltantes.
Inventario periódico. Se realiza a intervalos definidos de acuerdo con las
políticas de compras y/o de entrega, que puede ser semanal, mensual, cada 3, 4 o
6 meses; no necesariamente a todos los productos, sino a una parte de ellos,
buscando que en un periodo determinado se tenga el 100% de los productos
inventariados.
Inventario permanente. En este el control se lleva a cabo cada vez que se
realiza un movimiento del insumo y ayuda a detectar de una forma más rápida
cualquier inconsistencia que se pueda presentar en el manejo del inventario,
permitiendo agilidad en la toma de decisiones de acción correctiva.
Control de existencias por deterioros, obsolescencia, vencimiento, averías y
hurto:
Deterioros. Normalmente los daños por deterioros son proporcionales al volumen
de la existencia y el tiempo de permanencia de los medicamentos e insumos
almacenados. Sin embargo, se presenta con relativa frecuencia con rotación de
insumos inferior a la estimada en un porcentaje entre el 2-5% del total de su
inventario. Lo óptimo es que este porcentaje sea el 0%. Para evitar la ocurrencia
se recomienda llevar un estricto control entre las compras, consumo , el costo y la
rotación del inventario; reportar cada uno de los daños por accidente y realizar un
análisis de lo sucedido, con la implementación de acciones que impidan una
nueva ocurrencia, ejemplo: forma de almacenar los frascos de vidrio que se
pueden caer por estar en esquinas o al borde de la estantería, columnas altas de
cajas de inyectables colocadas en la estantería, donde al tomar una las otras
pueden caerse, etc.
Obsolescencia. El riesgo de obsolescencia de los medicamentos e insumos
induce a menores compras y desde luego a menores inventarios, sin embargo,
producen un doble impacto en el inventario: el producto antiguo se vence y por lo
tanto se vuelve obsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia. Para
controlar este factor en la gestión de inventarios, se han tenido en cuenta varias
innovaciones del comercio y la industria farmacéutica como la promoción y la
publicidad, pero estas prácticas no se recomiendan porque atentan contra el uso
racional de medicamentos y poca o ninguna ventaja se ha notado sobre los
productos antiguos. Como medida preventiva para evitar la obsolescencia en el
inventario, se recomienda llevar a cabo una actividad interdisciplinaria con el
cuerpo médico que incluye entre otros un estricto control de las prescripciones
médicas y el conocimiento completo por los prescriptores del listado de
medicamentos esenciales de la institución.
Vencimientos. Con el objeto de minimizar las pérdidas por este concepto se hace
necesario ejercer control sobre las fechas de vencimiento, en lo posible contar con
software que brinde un listado de los insumos próximos a vencerse y poder hacer
gestión sobre ellos, en caso de no disponer con esa herramienta se recomienda
realizar el registro en un formato de Excel.
Los vencimientos se pueden controlar registrando fechas de vencimiento al
ingreso de los insumos al almacén, en el formato antes relacionado, hacer una
revisión o barrido el primer día hábil del mes de estos formatos, ya sea manual o
en hoja de cálculo en Excel y verificar los que se vencen en los meses siguientes,
teniendo en cuenta la política de devolución de los proveedores, contando con
el tiempo suficiente para informar por escrito la devolución o cambio respectivo.
Averías. Se presentan principalmente por la inadecuada manipulación de los
insumos o por casos fortuitos de accidentalidad. Su control depende básicamente
de la responsabilidad de los colaboradores involucrados en su manejo. En caso
de presentarse alguna, se recomienda ser llevadas a un área exclusiva, designada
para este fin; conviene diligenciar un acta donde se incluya el producto averiado,
la cantidad y el costo.
Además, se recomienda hacer un control de estas actas diariamente y dar de
bajas aquellos insumos allí relacionados, siempre y cuando se tenga las
evidencias de la avería (frasco roto, ampolla partida, tubo deteriorado, etc.), así
como la autorización desde la parte contable y jurídica. El desecho de estos
productos debe corresponder a la legislación vigente, evitando la contaminación
de aguas, campos y en general del medio ambiente; en algunas ciudades el
servicio público de recolección de basuras cuenta con una ruta especializada para
la recolección de productos contaminantes o tóxicos desactivados, la cual si es
permitido puede finalizar en incineración.
Hurto. Su magnitud depende del grado de compromiso, motivación y sentido de
pertenencia de los colaboradores con la institución. Sin embargo, para prevenir
estos eventos, se recomienda tener un control de vigilancia, que incluya la revisión
del personal y de sus objetos de mano al ingreso y salida del área. También, es
importante restringir el ingreso, solamente para personal autorizado y en
ocasiones que realmente ameriten el acceso.
Indicadores de Almacenamiento
Con el propósito de evaluar el proceso de almacenamiento y su efectiva gestión,
es importante tener en cuenta para ello la construcción de indicadores de gestión,
de manera que permitan desarrollar un seguimiento a aquellas áreas de resultado
del proceso. A manera de recomendación, se relacionan algunos indicadores de
gestión para el seguimiento y evaluación del proceso en mención:
NOMBRE
DEL OBJETIVO
INDICADOR
Indicadores en Recepción
%
de
Defectos Detectar
los
lotes
detectados durante defectuosos
desde
la
la recepción
recepción para evitar la
distribución de insumos que
no
cumplan
con
los
requerimientos establecidos
COMO SE CALCULA
FUENTE
ESTAND
AR
NUMERADOR: No de lotes
detectados con defectos x
100
DENOMINADOR: Total de
lotes verificados
Responsable
de recepciónActas
de
recepción
___%
Registros
almacén
1
Indicadores de Almacenamiento
Índice de Rotación:
Principal indicador del
proceso y del cual
depende la mayoría de
las decisiones a tomar
para garantizar una
adecuada gestión de
inventarios.
Debe
hacerse ítem por ítem.
Verificar el número de
veces que un insumo sale
del inventario, frente al
valor total almacenado en
un periodo determinado.
NUMERADOR:
Costo
productos distribuidos
Edad del inventario:
Complementario
del
anterior.
El
dato
obtenido debe ser
contrastado con el
número de días de la
política de inventarios
Calcular el número de días
que
el
inventario
permaneció en el almacén.
Complementa el indicador
anterior
NUMERADOR: No. de días
según política de inventario
del
DENOMIDADOR:
Valor
inventario promedio (VIP)
DENOMINADOR: Índice de
rotación
de
inventario
ejecutada
Registros de
movimiento en
el almacén
30 días
establecida
institución.
% de averías
por
la
Determinar el porcentaje de
averías con respecto al
valor de las compras.
NUMERADOR:
Costo
averías acumuladas x 100
Registro
de
averías en el
almacén
0%
DENOMINADOR: Compras
ejecutadas acumuladas
3. LA DISTRIBUCIÓN
La distribución se puede definir como el movimiento o traslado de medicamentos e
insumos para la salud, cumpliendo requisitos técnicos, se presentan dos tipos de
distribución: la distribución externa, por fuera del establecimiento de salud, entre
diferentes establecimientos o instituciones y la distribución interna o
intrahospitalaria.
3.1 Distribución externa
Es la distribución que se realiza al entregar los medicamentos e insumos para la
salud a los servicios de atención en salud o establecimientos farmacéuticos, a su
vez esta distribución, puede convertirse en una venta cuando la entrega genera
pago, bien sea de contado o a crédito dependiendo de las políticas de la
institución.
Es frecuente ver que las entidades de salud y otros entes como los ministerios, y
organismos de cooperación, etc., también lleven a cabo envíos o despachos de
medicamentos e insumos para la salud a unidades externas como por ejemplo
centros o puestos de salud, entidades descentralizadas, brigadas, otros, en los
cuales se realizará posteriormente el suministro directo a usuarios y pacientes.
El envío o entregas que se realizan a unidades externas, pueden hacerse con
base en los siguientes tipos de reposición:
Reposición por fórmula: en este caso se hace un consolidado de los
medicamentos y dispositivos que fueron suministrados, para que se haga la
respectiva reposición.
Reposición por pedido: consisten en la distribución con base en un requerimiento
específico que debe ser realizado por el ente o servicio específicamente, durante
éste proceso de despacho deben ejecutarse a escala, los procedimientos de:
adquisición, recepción, almacenamiento, control de inventario, solicitud del pedido
para la reposición.
Alistamiento: comprende el reempaque de insumos, para lo cual es necesario
tener en cuenta lo siguiente: la clase de medicamentos a reempacar, la unidad de
manejo, condiciones de almacenamiento requeridas por el elemento, material de
reempaque, identificación de las cajas empacadas
Transporte y entrega: que para el caso se denominará red de distribución.
En este tipo de distribución debe garantizarse la conservación de la calidad de los
productos trasladados, de acuerdo a las condiciones técnicas referidas por cada
fabricante. Por lo tanto, es fundamental realizar planeación del procedimiento, que
debe contemplar:
Medios de transporte a emplear, Periodicidad y Canal de
distribución propio o externo
Finalmente establecer la ruta de distribución que va a ser implementada para
garantizar en la distribución: calidad, oportunidad, seguridad, costo razonable.
Como criterio de calidad del procedimiento se llevará a cabo además la
conformación de una adecuada red de transporte, para lo cual se tendrá en
cuenta: tipo de distribución que realiza la entidad, confiabilidad del inventario, y
políticas de gestión de inventarios, análisis de las formas de contratación de la
entidad desde la cual se realizará la distribución, evaluación de la transportadora
que surtirá el proceso de entrega de los productos, área de cobertura de la entidad
que remite los productos, cuantificar el costo de toda la operación de traslado o
despachos, disponibilidad de los documentos necesarios para el transporte y
entrega de los medicamentos e insumos para la salud.
Cuando la distribución se realiza a través de una transportadora externa, es
recomendable realizar una valoración de éste proveedor, ya que sus
características son muy particulares y el impacto de este en la calidad de los
insumos es mayor.
Para iniciar el proceso, debe establecerse un Kárdex en el cual se inscribirán
todos los proveedores posibles del servicio de transporte.
Para la evaluación, se sugiere tener en cuenta dos condiciones generales:
Calidad en el servicio: que involucra tiempo de entrega, información oportuna
(respuesta a solicitudes o quejas, cambios de horarios o documentos,
inconveniente con las entregas), presentación y sostenimiento de ofertas, entrega
de documentos (facturas, formatos, recibos, etc.)
Calidad de la entrega: manejo de los productos (productos dañados, sellos
violados, cajas deterioradas), entrega directa al prestador (hospital, centro o
puesto de salud, etc.).
Será criterio del evaluador la asignación de puntaje a cada ítem, y debe
comunicarse dicha escala de evaluación al transportador.
3.2 Distribución interna
Es el proceso con el cual se busca entregar los medicamentos e insumos para la
salud, necesarios para la prestación de los servicios de salud en las diferentes
áreas internas de la institución.
Las actividades para distribución de los diferentes tipos de productos que se
requieren en una institución prestadora de servicios de salud varían, es por ello
que conviene diferenciar los insumos requeridos como apoyo logístico (papelería,
útiles de oficina, implementos de computador, entre otros) y los requeridos para la
atención directa en salud (medicamentos, dispositivos medicos, insumos de
laboratorio y rayos X, etc.), definiendo con los servicios asistenciales
cronogramas, horarios, formatos y registros específicos para cada caso que
permitan flexibilidad cuando el servicio farmacéutico y/o almacén no funcionan las
24 horas, pero además actividades que permitan el control adecuado y la
vigilancia frente al uso racional de los insumos en la institución
En el caso particular de medicamentos, se realiza a través de la Distribución
intrahospitalaria de medicamentos, que es el proceso que comprende la
prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de
Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la
dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la
dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud
legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados
y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de
contribuir al éxito de la farmacoterapia.
La distribución de medicamentos en la institución debe estar referida a una
programación concertada entre la farmacia y los diferentes servicios asistenciales.
En su programación deben considerarse factores técnicos y administrativos,
incluyendo también los de orden logístico y aquellos pertinentes a la calidad del
servicio de atención a pacientes. En la organización del sistema de distribución a
emplear, se deben
establecer
cronogramas con días con horarios de
funcionamiento, para lo cual se hace fundamental la participación del personal
médico y de enfermería conjuntamente con el personal de farmacia.
Sistemas de distribución de medicamentos e insumos para la salud
Se conocen tres sistemas tradicionales y uno novedoso de distribución interna de
medicamentos y insumos de salud, que han sido usados en las instituciones
durante los últimos 60 años:



Sistema de distribución por existencias en los diferentes servicios (stocks).
Sistema de distribución por prescripción individualizada (transcrita o
directa).
Sistemas combinados o mixtos
Cada sistema tiene ventajas y desventajas y no puede recomendarse la aplicación
de un método único ya que por lo general, en cada institución debe implementarse
más de un método a la vez. La recomendación es seleccionar el método que la
institución se encuentre en capacidad de desarrollar en forma correcta, de
acuerdo a sus necesidades, políticas y condiciones particulares según la
normatividad vigente; teniendo presente que el sistema de distribución de
medicamentos debe procurar tanto la racionalización del gasto como la utilización
adecuada de los medicamentos.
Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock)
Constituía hasta los años 70 el sistema “tradicional” de distribución de
medicamentos, y consiste en que los servicios asistenciales disponen de un
almacén de medicamentos y dispositivos controlado por el personal de enfermería
y del cual se utilizan los productos que se necesitan para la atención del paciente.
En este sistema, la distribución se basa en la reposición de cantidades fijas a cada
servicio asistencial y consiste en que cada unidad tiene como reserva una
cantidad determinada de aquellos medicamentos e insumos para la salud más
utilizados; que son repuestos periódicamente por el servicio farmacéutico o
almacén según el caso. Para que funcione correctamente se deben documentar
las normas de manejo de stock en los servicios y los diferentes controles a ellos
en la institución.
Existen diferentes tipos de stock9: stock de insumos para la salud, stock de
medicamentos y stock de carros de reanimación (carro de paro) para los servicios
de urgencias, cirugía, hospitalización, unidad de cuidados intensivos, etc.
Ventajas: disponibilidad inmediata de insumos para enfermeras y médicos por lo
tanto menor número de prescripciones y pedidos, mayor prontitud para el inicio de
tratamientos, devolución mínima de medicamentos e insumos para la salud a la
farmacia o almacén y menor demanda de talento humano en farmacia.
Desventajas: mayor cantidad en inventario inmovilizado dentro de la institución,
mayor pérdida financiera por fugas al no existir un control individualizado y
participativo del personal de farmacia, aumento del costo económico debido al
deterioro y el desuso de insumos almacenados en los servicios, mayor
probabilidad de errores en la medicación por falta de revisión de órdenes
individuales, requiere mayor dedicación laboral de la enfermera, debido al mayor
número de actividades administrativas, lo cual va en detrimento de su función
principal, aumento del gasto (por uso racional de los recursos), difícil cargo de
suministros al paciente, observándose subfacturación o sobrefacturación, difícil
integración del farmacéutico al equipo de atención en salud con ausencia de
opciones para intervenir en forma oportuna a favor de racionalizar la terapia,
menor control y mayor desgaste administrativo.
Cada stock debe estar asignado a un responsable, que generalmente es el jefe de
enfermería o secretaria de sala; sin embargo el Director Responsable del servicio
farmacéutico debe realizar auditorías a los diferentes stocks y capacitar al
personal de enfermería para el buen manejo y conservación de los productos que
conforman los stocks.
Los insumos que conforman los diferentes stocks, deben ser definidos por el
personal del servicio respectivo incluyendo enfermería, médicos y servicio
farmacéutico, utilizando información de acuerdo con el consumo histórico, el perfil
epidemiológico y la frecuencia de reposición que generalmente es cada 24 horas,
listando los medicamentos e insumos para la salud, definiendo las cantidades
requerida de cada uno de ellos y el tipo de insumo.
Una vez definido el stock debe ser aprobado por el comité de farmacia y
terapéutica de la institución, quien lo entregara con responsabilidad a la persona
asignada, a través de la institucionalización de normas para el manejo de insumos
en stocks. Por lo tanto se deben diseñar formatos que permitan definir el stock de
los diferentes servicios asistenciales y actas que evidencien la conformación de
dichos stock.
Si el servicio farmacéutico y/o almacén, no funcionan las 24 horas, se puede dotar
el stock de urgencias con el fin de suplir las necesidades de otros servicios. Con el
propósito de ejercer mayor control, se recomienda solo manejar stock de
medicamentos e insumos para la salud en los servicios de urgencias y
cirugía a través de botiquines o farmacias satélites y dotar con carros de
reanimación los demás servicios asistenciales. La cantidad de stocks definidos
dependerán del tamaño de la institución y serán menos y más pequeños mientras
más tiempo permanezca en atención el servicio farmacéutico, es decir siempre y
cuando este funcione las 24 horas del día. Si se requieren cambios ya sea de
inclusión, de exclusión o cantidades de los insumos definidos en los stocks
deberán ser aprobados por el comité de farmacia y terapéutica, el cual debe
levantar siempre un acta. Se debe llevar una carpeta con las actas de aprobación
de stock para los diferentes servicios y fijar una lista impresa en un lugar visible en
el área de almacenamiento de los insumos, el cual no debe contener tachones,
borrones ni enmendaduras y deben estar respaldados con la firma del presidente
del comité de farmacia y terapéutica.
Se deben negociar y definir horarios con los servicios asistenciales para la
reposición de stock, enviando comunicado informativo, siendo enfático en que no
se harán despachos en horas diferentes a las señaladas excepto cuando se trate
de una emergencia u otra circunstancia que así lo exija, la cual deberá ser
justificada. Los horarios de pedidos de los servicios asistenciales pueden ser: 7:00
AM – 9:00 AM, mientras los horarios de entrega del servicio farmacéutico a los
servicios asistenciales pueden ser de 9:00 AM a 12 M, o ajustarlos de acuerdo a
las necesidades de la institución, número de personas que laboran en el servicio
farmacéutico, cantidad de servicios asistenciales y numero de pedidos, entre
otros.
A todo stock, sin excepción, se le debe realizar un control mensual por parte del
Director Responsable del servicio farmacéutico sin previo aviso, con el fin de
verificar la consistencia de los inventarios respecto a los listados definidos, revisar
el estado de los productos y fechas de vencimiento. Se debe levantar un acta por
cada control efectuado, el archivo de los controles es responsabilidad del comité
de farmacia y terapéutica. La auditoria debe realizarse por parte del personal de
farmacia, el responsable del stock y preferiblemente con el encargado de control
interno. El resultado de la auditoria es un completo equilibrio del stock,
devolviendo o solicitando al servicio farmacéutico o almacén, lo que sobre o se
requiera para completarlo.
Debe definirse la política de tiempo mínimo de vida útil para los productos que se
manejaran en stock; por ejemplo definir seis (6) meses, es decir que no se
permiten dispensar o almacenar en stock insumos que su fecha de vencimiento
sea inferior a seis (6) meses. Todos los productos que conforman el stock de los
servicios asistenciales siempre deben conservar o garantizarse por el personal de
farmacia que el producto lleve consigo toda la información del empaque original en
una etiqueta adhesiva o sticker (principio activo, concentración, fecha de
vencimiento, lote), con el objeto de mantener siempre identificado el producto y
evitar pérdidas.
Para realizar la reposición de los productos que lo conforman, se debe diligenciar
una solicitud de pedido para reposición de stock. Al momento de recibir dicho
formato en el servicio farmacéutico se debe revisar que está completo,
correctamente diligenciado, firmado por las personas autorizadas y no despachar
cantidades superiores a las autorizadas para el stock.
Los pedidos siempre deben hacerse teniendo en cuenta las cantidades definidas
en el stock, puede realizarse la actividad manualmente a cargo de la jefe de
enfermería del servicio asistencial a través del conteo físico de las existencias y
restando de la cantidad definida para registrar la cantidad a solicitar; o puede
realizarse sistematizado por el personal de farmacia a través de un reporte del
software que indique las unidades facturadas en la prestación de la atención en
salud de los usuarios para cada uno de los servicios asistenciales y definiendo
para ello una hora de corte, los productos de consumo, es decir aquellos que se
utilizan para la prestación de la atención en salud que no son facturables, se
deben solicitar a través de pedido por el personal de enfermería.
El pedido debe ser confrontado por el personal del servicio asistencial en el
momento de la entrega y no se aceptan reclamos después, según los recursos de
la institución el personal de farmacia se desplaza al servicio asistencial para
realizar la entrega personalizada o si se cuenta con menor personal en el servicio
farmacéutico, será el personal de enfermería en el horario establecido, quien se
desplaza a verificar y recepcionar el pedido para la reposición del stock. Así
mismo, cada stock debe ser inventariado durante la entrega de turno, para así
asignar responsabilidades al personal de enfermería con respecto a la custodia de
los insumos y si existen novedades, se deben registrar en un formato para
mensualmente analizar, definir responsabilidades y gestionar la recuperación de
los insumos.
Tanto en el almacén como en el servicio farmacéutico, se debe llevar un registro
de los insumos que no se entreguen ya sea por agotados o porque no hacen parte
del listado institucional, esta información realimentara el proceso de selección y
servirá al comité de farmacia y terapéutica para la inclusión de nuevos productos.
La secretaria de sala, jefe de enfermería o auxiliares de enfermería, se encargan
de registrar en la hoja de gastos por paciente los insumos consumidos para la
prestación de la atención en salud y según el caso de cada institución, legalizarlos
en el software o enviarlos al servicio farmacéutico para su correcto registro a la
cuenta del usuario.
Según el personal con el que se cuente, se pueden manejar stock en los servicios
de urgencias y cirugía, que pueden estar a cargo del personal de enfermería o
preferiblemente conformar farmacias satélites o botiquines a cargo del personal de
farmacia. Mientras que en los servicios asistenciales se implementan stock
mínimos de medicamentos e insumos para la salud a cargo del personal de
enfermería.
Sistema de distribución por prescripción individual (directa o transcrita)
Es el sistema de distribución basado en la prescripción médica a cada paciente.
Con este sistema, la farmacia recibe órdenes médicas directas, transcripciones de
la orden médica y/o solicitudes de pedidos de insumos para la salud preparados
por el personal de enfermería.
Se tiene en cuenta la orden o prescripción médica para reabastecer la reserva de
medicamentos e insumos para la saludde un usuario o transcripciones de las
órdenes que pueden hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una
sola hoja para varios pacientes; en cada caso deben indicarse las ordenes para
cada paciente. El tiempo para el que se hacen los despachos generalmente es de
24 horas.
Ventajas: La orden médica puede ser revisada por el farmacéutico por ende
existe un mayor control de medicamentos e insumos para la salud, mayor control
de inventario, permite recuperación de ingresos al ajustar el cobro a cada paciente
por los medicamentos consumidos, se disminuye la posibilidad de error en la
medicación, si se realiza con copia de la orden medica, se pueden disminuir los
valores de inventario retenidos en los stocks de los servicios.
Desventajas: Todos los inconvenientes de la trascripción. El servicio farmacéutico
no puede comprobar la trascripción de la enfermera, por falta de medios para este
fin, requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera, en caso de no disponer de
órdenes médicas por paciente, falta de control sobre deterioro, pérdidas, fuga,
etc., la gestión de la devolución del medicamento no aplicado está en manos del
personal de enfermería, con la consecuente acumulación de productos en los
servicios que no son devueltos y luego son utilizados en otros usuarios, se
aumenta la posibilidad de cometer errores en la medicación debido a la falta de
revisión de la dosis y la ineficiencia inherente a los procedimientos usados para
planear, preparar, administrar, registrar y controlar, tiempo excesivo del personal
de enfermería en la preparación de la dosis, aumento de la posibilidad de pérdidas
de medicamentos e insumos para la salud debido al desperdicio, obsolescencia,
deterioro, inestabilidad físico-química y microbiológica.
Para mayor agilidad en el proceso, se recomienda realizar copia en papel químico
de la orden medica para los medicamentos o solicitud de insumos para la salud a
través de un formato preimpreso con la descripción de los productos, en los casos
en que no se tenga disponibilidad de la copia de la orden medica, los
medicamentos pueden ser solicitados por paciente utilizando el formato
preimpreso con la descripción de los productos incluyendo los medicamentos y
insumos de salud, este sistema de distribución conlleva a eliminar los stock de los
servicios asistenciales y realizar pedido anticipado para 24 horas.
Las existencias de los medicamentos e insumos para la salud de cada paciente
se mantienen en una caja separada en el servicio asistencial en la estación de
enfermería, realizando devolución de los productos no utilizados diariamente para
los medicamentos y para los insumos para la salud cuando el paciente es dado de
alta, de acuerdo a las políticas institucionales definidas.
Según los recursos de la institución, siendo lo ideal que el personal de farmacia se
desplace hacia el servicio asistencial para realizar la entrega personalizada o por
el contrario no siendo la práctica más correcta; es el personal de enfermería quien
se dirige al servicio farmacéutico.
Los horarios de pedidos de los servicios asistenciales pueden ser: 7:00 AM – 1:00
PM, teniendo en cuenta el termino de la ronda medica; mientras los horarios de
entrega del servicio farmacéutico a los servicios asistenciales pueden ser de 12:00
M a 6:00 PM, definiendo una hora exacta de recepción y entrega para cada
servicio, para los usuarios que ingresan en la noche se solicitan, su medicación
será dispensada por la farmacia satélite o botiquín de urgencias. Para las
devoluciones igualmente se deben definir horarios, dando prioridad a las
devoluciones por alta, muerte y remisiones urgentes en el momento en que se
presenten y programación para las devoluciones debidas a causas como
suspensiones, cambios, rechazo del paciente, ausencia del paciente, entre otras.
Sistema de distribución mixto o combinado
Es el sistema en el que se establece la distribución de algunos medicamentos
mediante prescripción individual y mantiene, en cada servicio, un stock de
medicamentos generalmente de uso común (medicamentos de control especial y
multidosis) y insumos de salud.
Ventajas: Reduce el nivel de stock, mayor control farmacoterapéutico mediante la
participación del personal de farmacia
Desventajas: Requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera (puede
minimizarse), continúan las probabilidades de errores de medicación, dificulta el
cargo (cobro) por consumo de medicamentos e insumos para la salud y escaso
control de almacenamiento (pérdidas por deterioro, robo).
Este sistema ayuda a crear cultura de control y participación del personal de
farmacia, pero no resuelve ninguna de las desventajas que se relacionan con los
sistemas de distribución de prescripción individual.
El sistema de distribución combinado puede llegar a ser válido para algunas
instituciones, en donde se manejen a través de copia de la orden medica los
medicamentos, los cuales se distribuyen por paciente para máximo 24 horas y
como sistema alterno, se definen stock para insumos de salud, medicamentos en
presentación de multidosis y stock de carros de reanimación; para estos últimos
será responsabilidad del personal de enfermería la custodia y seguridad de los
insumos, con controles a través de auditorías permanentes por el personal de
farmacia.
Para algunas instituciones es favorable el sistema combinado considerando las
recomendaciones que se señalan más adelante, mientras la institución no se
encuentre en condiciones de implementar el sistema de distribución de
medicamentos por dosis unitaria.
Sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria (SDMDU)
El sistema de dispensación centralizado de medicamentos por dosis unitaria
puede definirse como un sistema de dispensación –distribución–control de
medicamentos mediante el cual se proporciona a cada paciente, cada vez, la dosis
prescrita bajo condicionamiento unitario; mediante este sistema se dispensa la
medicación, si es posible, para ser administrada directamente al paciente sin
necesitar manipulación por el personal de enfermería. En el SDMDU, el
medicamento se acondiciona, siguiendo las Buenas Prácticas de Manufactura
(BPM), para ser presentado en un envase de dosis unitaria, correctamente
etiquetado; conteniendo la cantidad de principio activo (dosis), la forma
farmacéutica y la vía de administración indicada por el médico y dispensado en
forma tal que pueda ser administrado al paciente por una sola vez. Con lo que se
busca que la manipulación previa a la administración del medicamento, por el
paciente, la enfermera o el mismo médico sea la menor posible.
La dosis unitaria se define como “la dosis concreta que un paciente
determinado recibe en el momento de la administración”, este concepto no
debe confundirse con el de “envase unitario”. Cuando se encuentra en el idioma
inglés la expresión Unit Dose se debe traducir al español como Dosis Unitaria. El
tipo de dispensación se debe denominar “Sistema de distribución de
medicamentos envasados en dosis unitarias”.
El concepto de distribución de medicamentos por dosis unitaria (SDMDU), significo
una revolución en la función del farmacéutico tanto en la distribución, como del
ejercicio farmacéutico hospitalario y es considerado el método de suministro de
insumos más inocuo, seguro y económico para todas las entidades de atención de
salud. La revolución consistió en visualizar un método global, comprensivo y
unitario, más que una cadena de formas independientes, cada una presidida por
diferentes profesionales (médicos, enfermeras y farmacéuticos).
Con este sistema se procura evitar los errores de medicación, ya que cumple con
la siguiente premisa: Cada paciente recibe oportunamente el medicamento
adecuado, a la dosis adecuada, por la vía de administración adecuada, en la
presentación farmacéutica adecuada, por el tiempo de tratamiento adecuado,
cumpliéndose así los principios de seguridad, oportunidad y eficiencia en la
distribución de los medicamentos al paciente hospitalizado.
Ventaja: AUMENTA LA SEGURIDAD DEL PACIENTE, porque:


Disminuyen los errores de medicación, las interacciones y las reacciones
adversas;
Incrementa la seguridad en el empleo de los medicamentos en cada paciente
debido al control de reacciones adversas, monitorización de tratamientos, etc;











Se dispone de los perfiles farmacoterapéuticos de cada paciente actualizados
en el servicio farmacéutico antes de la dispensación y de la administración;
El químico farmacéutico y personal de farmacia están involucrados en el
equipo asistencial;
Se reduce considerablemente la manipulación de medicamentos por el
personal de enfermería;
El equipo de salud y los pacientes disponen de información de calidad sobre
los medicamentos y su empleo correcto ;
SE REDUCEN LOS COSTOS;
Disminuye los costos asociados a problemas relacionados con medicamentos
(PRM);
Disminuye los costos de los tratamientos;
Se concentran los stocks de medicamentos en el servicio de farmacia;
Se libera al personal de enfermería de las actividades de manipulación de
medicamentos;
Se efectúa la facturación ajustada al consumo realizado por cada paciente.
Trabajo en equipo y cooperación interdisciplinaria.
Desventajas:




Los costos administrativos iniciales de la reestructuración organizativa y
locativa que exige y que son superiores comparados con el costo inicial de
otros sistemas de distribución de medicamentos;
Inicialmente exige una carga de trabajo mayor en el Servicio Farmacéutico y de
una inversión inicial para la implementación de procesos, tecnología e insumos
necesarios;
La imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis
únicas o empaque para usar una vez;
Aumento del espacio destinado al servicio farmacéutico.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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3
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5
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7
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9
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