diagnostico del sistema de control interno

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
SANTA ANITA
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INDICE
Página
Síntesis Gerencial del Informe de Diagnóstico
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
XIII
XIV
Reseña Histórica
Antecedentes
Origen del Diagnóstico
Propuesta y Programa de Trabajo
Objetivos del Diagnóstico
Marco Legal
Trabajo realizado en la primera Sub Etapa
Trabajo realizado en la segunda Sub Etapa
Trabajo realizado en la tercera Sub Etapa
Trabajo realizado en la cuarta Sub Etapa
Observaciones al Sistema de Control Interno
Procesos Críticos de las Unidades Orgánicas
Diagnóstico del Sistema de Control Interno
Conclusión del Diagnóstico
3
6
7
11
11
11
12
12
13
13
16
47
48
51
53
XV Recomendaciones
54
XVI Esquemas de Observaciones y Recomendaciones
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SÍNTESIS GERENCIAL DEL INFORME
Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita efectuado
en atención al Oficio Nº 073-2013-SGLSG-MDSA de fecha 12 de Junio del presente año, de
invitación para efectuar el DIAGNOSTICO del Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Santa Anita; por lo que procedimos a ejecutar el Plan de Trabajo propuesto y
aprobado por el Comité de Control Interno.
Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas:
• Liderazgo de la Alta Dirección
• Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
implementar su sistema de Control Interno
• Organización Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementación.
• Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la
identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como
el brindar información de la manera más rápida y espontánea.
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR CADA COMPONENTE
Para la formulación del Diagnóstico que estamos presentando, se ha revisado la normativa
interna que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad, tanto la que se encuentra
publicada en la página web institucional como aquella proporcionada por la Municipalidad
Distrital de Santa Anita, además de la evaluación de los cuestionarios y de la revisión de la
información proporcionada, así como de las entrevistas realizadas a los señores Gerentes, Sub
Gerentes y Coordinadores de la Institución; concluyendo:
AMBIENTE DE CONTROL
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control interno reconocido
por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visión y Misión.
Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la organización.
La Alta Dirección apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y las
mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los
ciudadanos del Distrito de Santa Anita y cumplir con los Objetivos.
Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo.
En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso de
desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel destacado, los
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elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y Valores Éticos”,
“Órgano de Control Institucional” y “Comunicación externa.”
Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas para la
formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no cuentan con el personal
necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.
EVALUACION DE RIESGOS
A la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la
Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Los Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los recursos o
archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas; documentación y revisión de
procesos, actividades y tareas; controles para tecnologías de la información y comunicación
vienen desarrollándose adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la
culminación del Plan Estratégico Institucional 2013-2015.
Es imperativo una normativa interna para la implementación de la evaluación del desempeño del
personal que considere indicadores adecuados a la Visión y Misión de la Municipalidad.
Es imperativo una normativa interna para la implementación de la metodología “costo- beneficio”
a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos de no incurrir en
costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichos controles.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Los elementos de información y comunicación se dan en la organización en calidad y
suficiencia.
Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha establecido
un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para gestionar sus funciones
de manera eficiente.
Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas y documentos
normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de todos los manuales,
reglamentos y directivas necesarios.
Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con que se cuenta para
incentivar su uso eficaz.
SUPERVISIÓN
Se desarrollan las actividades de prevención y monitoreo.
La OCI cumple su papel de controlador posterior.
El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva a
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concluir que este componente se encuentra desarrollado.
DIAGNÓSTICO
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en
observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a
nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control
interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones
prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento y mejora.
Asimismo, es de recomendar que la implementación y/o reforzamiento de las
observaciones y procesos críticos, en armonía con los requisitos establecidos en las
Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de
continuar con la dinámica desarrollada, así como por la naturaleza temporal y
circunstancial del diagnóstico presentado.
Santa Anita, 21 de Noviembre del 2013
CPC Jorge Luís Alvarez Vargas
CONSULTOR
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INFORME N° 4
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA
I
RESEÑA HISTÓRICA
Santa Anita es uno de los distritos más jóvenes del Departamento de Lima; su creación se dio el
25 de Octubre de 1989, por ley N°. 25116, siendo Presidente Constitucional de la República el
Dr. Alan García Pérez y Alcalde de Lima Metropolitana el Dr. Jorge del Castillo Gálvez.
Hasta los Años 80, Santa Anita pertenecía a los distritos de Ate y El Agustino. Pero gracias a los
pobladores, quienes se organizaron en Comités Pro-creación del distrito y demás, se logró
realizar el objetivo. Santa Anita ya es un Distrito.
El 25 de Octubre de 1999 se inauguró el Centro Cívico Municipal; éste se encuentra ubicado en
la cuadra 12 de la Av. Los Eucaliptos en la Cooperativa “Universal”- Santa Anita,
En l964, los hermanos Ferrer, conformados por Fernando, Alfredo y Beatriz. Constituyeron la
Empresa Lotizadora "Santa Anita", nombre inspirado en su señora Madre.
Desde entonces el nombre de Santa Anita se institucionalizó a pesar de varios intentos por
cambiar su nombre. Antiguamente estos terrenos pertenecían a la Agrícola Santa Anita.
Su población está conformada básicamente por inmigrantes de todo el Perú, con mayor
incidencia de la zona central; Junín, Ayacucho, Apurímac y Huancavelica. Siendo el promedio de
edad, de 30 a 40 años, lo que constituye a una población básicamente joven
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, es el Órgano de Gobierno Local que emana de la
voluntad popular; tiene personería jurídica de derecho público, con autonomía económica,
administrativa y técnica en los asuntos de su competencia y le es aplicable las leyes y
disposiciones que de manera general y de conformidad con la Constitución Política del Perú
regulan las Actividades y Funcionamiento del Sector Público.
La Municipalidad representa al vecindario y como tal promueve la adecuada prestación de
servicios públicos en el Distrito de Santa Anita y fomenta el bienestar de los vecinos, así como el
desarrollo integral y armónico de su jurisdicción.
Su actividad principal es la adecuada prestación de los servicios a la población dentro de su
ámbito territorial.
La Municipalidad tiene como objetivos institucionales:
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
Fortalecer las capacidades del Gobierno Local, como instancia estratégica para el Proceso
de Descentralización y el Desarrollo de Santa Anita, logrando crecientes niveles de
competitividad.

Optimizar la calidad y eficiencia de los servicios de Limpieza Pública, Parques, Jardines y
Seguridad Ciudadana, así como el mejoramiento de la infraestructura local

Regular, controlar y mejorar el Proceso de Disposición Final de Residuos Sólidos y la
emisión de elementos contaminantes de la atmósfera y el ambiente.

Coordinar y fortalecer el sistema de Seguridad Ciudadana con la participación de la
Sociedad Civil y la Policía Nacional.

Orientar a la administración municipal hacia su modernización y desarrollo, con una
adecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, mejorando la
comunicación con la población, implementando sistemas informáticos que nos acerquen a
la misma.

Promover la asistencia social a la familia y la colectividad con el fin de protegerla de
desequilibrios sociales, estableciendo acciones para la ejecución de programas sociales y
alimenticios, con participación de ella.

Fortalecer las relaciones de la Municipalidad, a través de la participación de la sociedad
civil.

Promover y fomentar la cultura, el deporte y educación, así como el turismo sostenible y
regular los servicios a este fin.
II
ANTECEDENTES
La Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, tiene por objeto
establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito
de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de
control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción,
propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.
Control Interno
Control Interno, según las “Normas de Control Interno”, es un proceso integral efectuado por el
titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar
seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los
siguientes objetivos gerenciales:
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
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la
entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.

Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida,
deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o
situación perjudicial que pudiera afectarlos.

Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la Información.

Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.

Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por
los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
Tipos de Control Interno

Control Previo

Control Simultáneo

Control Posterior
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno, según la Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del
Estado, es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el Personal,
organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos
institucionales que procura.
Aportes del Sistema de Control Interno

Contribuye a diseñar una estructura organizativa de acuerdo con la misión y los objetivos de
la Entidad.

Es una herramienta administrativa potente y muy efectiva para la gestión de la
Administración Pública del País.

Propicia en toda la organización una cultura organizacional basada en valores éticos, donde
se privilegie la conducta del titular (Alta Gerencia) y los funcionarios en relación al
compromiso para con el Control Interno.

Estimula la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos dentro de los parámetros y
lineamientos preestablecidos por el Estado.

Contribuye a la formalización o actualización y cumplimiento de los reglamentos y
manuales.

Impulsa la formulación de los perfiles para cada cargo, estableciendo para ello, las
competencias generales y competencias específicas.
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
Contribuye a efectuar los correctivos oportunos en los procesos.

Impulsa el respeto por la transparencia en el desarrollo de las operaciones de la entidad.

Desarrolla la motivación del potencial humano para el logro de los objetivos de la entidad.

Respeto por la independencia de la función del Órgano de Control Institucional.

Coadyuva a que la Alta Dirección disponga adecuadamente de sus recursos y coordinar su
funcionamiento.

Impulsa la fidelidad de la información, a la efectividad de las operaciones y actividades, al
cumplimiento de -la normativa y a la salvaguarda de activos, con acciones y actividades de
control previo, simultáneo y posterior.

Dotar de herramientas para una apropiada administración de los Recursos Humanos.

Contribuye a la administración de los riesgos internos y externos de la Entidad, facilitándole
de herramientas y técnicas para ello.(flujos de procesos, matriz de probabilidad e impacto).

Evaluación de desempeño (de la Entidad, grupal, individual).

Genera una corriente para documentar, controlar, evaluar y mejorar los procesos.

Incentiva los principios de modernización (simplificación del tiempo de los procesos)
Responsable de la implementación del Sistema de Control Interno
Cabe precisar, que de acuerdo al Art.7° de la Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Control y de la Contraloría General de la República General de la República – CGR y el Art. 4°
de la Ley 28716, Ley de Control Interno para las Entidades Públicas del País, el responsable de
la implementación o montaje del Sistema de Control Interno, es el Titular de la Entidad, por lo
tanto en aplicación de la Filosofía de la Dirección, es quien tiene que comprometerse con el
Control Interno en la Organización.
Involucramiento de otros actores de la Organización en el Sistema de Control Interno
Si bien es cierto corresponde al Titular de la Entidad, la Implementación del Sistema de Control
Interno, sin embargo, debe señalarse que la responsabilidad de su funcionamiento y
mantenimiento le corresponde a toda la organización, es decir, la Alta Dirección (Consejo
Directivo, Dirección Ejecutiva, Comité Consultivo, Órganos de Asesoramiento), de la Gerencia
Media (Órganos de Línea, Órganos de Apoyo y otras Oficinas) y de los Niveles Operativos
(Todos los trabajadores o servidores públicos de Oficina).
Normas de Control interno a que se refiere la RC N° 320-2006-CG.
Son lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del Control
Interno en las áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades del Estado.
Puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en el desempeño y en su economía, prevenir
pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el
cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en públicas.
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Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado a
que se refiere la RC N° 458-2008-CG.
La Guía es un documento orientador para la implementación de los componentes que
conforman el Sistema de Control Interno, establecido en las Normas de control Interno, además
de promover la aplicación de una estructura de control interno uniforme que se adapte a cada
Entidad.
Compromiso de la Alta Dirección
La Municipalidad Distrital de Santa Anita ya cuenta con el compromiso de la Alta Dirección para
el Desarrollo y ejecución de las actividades específicas referidos a la sensibilización del personal
de la Municipalidad de Santa Anita, respecto de la Implementación de las normas de control
interno aprobadas por la Contraloría General de la República, con R.C.Nº 320-2006-CG.
Constitución del Comité de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita
Estando a lo dispuesto en la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado;
Ley N° 29743, que modifica el Artículo 10° de la Ley 28716 y, en armonía con los lineamientos
determinados en la Guía aprobada con RC N° 458-2008-CG; La Municipalidad Distrital de Santa
Anita constituyó el Comité de Control Interno, el cual está integrado por los siguientes
funcionarios:

Yehudi Natalio Chirinos Berrocal - Presidente

Lizeth Analí Huallanca Torres - Secretaria

Filiberto Zevallos Pimentel - Integrante

Marcelino Lipa Hancco – Integrante
El mismo que está encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada
implementación del Sistema de Control Interno y su eficaz mejoramiento a través de la mejora
continua.
El mencionado comité ha elaborado el presente informe de diagnóstico teniendo en
consideración el informe final de los Consultores para la implementación del sistema de control
interno, contratados para apoyar al Comité.
Fases del Proceso de Implementación

FASE I: PLANIFICACIÓN: 3 Sub fases (Compromiso de la Alta Dirección, Diagnóstico y
Plan de Trabajo);

FASE II: EJECUCIÓN: 2 Sub fases (Implementación a nivel de Entidad e Implementación a
nivel de Procesos);
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10

FASE III: EVALUACIÓN: 2 Sub fases (Evaluación a nivel de Entidad y/o Evaluación a nivel
de Procesos).
III.
ORIGEN DEL DIAGNOSTICO
Aceptando la invitación efectuada con CARTA Nº 073-2013-SGLSG/MDSA cursada el
12/06/2013 por el Sub Gerente de Logística y Servicios Generales de La Municipalidad Distrital
de Santa Anita, adjuntamos nuestra propuesta técnica-económica para ejecutar el diagnóstico
para la implementación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la
metodología y lineamientos expuestos en la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG.
IV.
PROPUESTA Y PROGRAMA DE TRABAJO
Presentada nuestra propuesta técnica-económica para efectuar el diagnóstico para la
implementación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodología y
lineamientos dispuestos en la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG. y aceptada que fuera
en los aspectos planteados (Ejecución del diagnóstico en cuatro sub etapas), fue formalizada
mediante suscripción del contrato correspondiente, el 03 de Julio de 2013; procediendo a la
formulación y entrega al Comité de Control Interno, de los Programas de Trabajo
correspondiente.
V.
OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO:
Objetivo General

Determinar la consistencia del actual Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Santa Anita, respecto de las Normas de Control Interno vigentes, aprobadas
por la Contraloría General de la República.
Objetivos específicos

Determinar la consistencia del Sistema de Control Interno establecidos en la
Municipalidad Distrital de Santa Anita, por cada uno de los componentes de la Estructura
de Control Interno establecido en la Resolución CG Nº 458-2008-CG: Ambiente de
Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y
Comunicación y; Supervisión, siguiendo la metodología, en los aspectos generales,
ofrecida en la indicada Resolución.

Evaluar los controles establecidos a nivel de procesos.

Determinar las debilidades, fortalezas y riesgos en los procesos de las unidades
orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita.
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11
VI
MARCO LEGAL

Constitución Política del Perú

Ley N° 25116, Ley de creación de la Municipalidad Distrital de Santa Anita

Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la República

Ley N° 27806, Ley de Transparencia y acceso a la información pública

Ley N° 27 972, Ley Orgánica de Municipalidades

Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las
entidades del Estado

Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG, Guía para la implementación

Del Sistema de Control Interno en las Entidades del estado

Ley N° 29743, Ley que modifica el Artículo 10° de la Ley N° 28716
VII
TRABAJO REALIZADO EN LA PRIMERA SUB ETAPA
El presente informe es el resultado de una serie de actividades realizadas en cuatro Sub Etapas:
Las actividades desarrolladas en la primera Sub Etapa fueron las siguientes:

Se solicitó al Comité de Control Interno, vía requerimiento, la información
correspondiente para los trabajos preliminares;

Se verificó la información alcanzada por la entidad;

Se efectuaron coordinaciones con el Comité de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Santa Anita, para la ejecución de actividades de compromiso y
concientización, habiéndose llevado a cabo dos reuniones:
- Con los señores Gerentes, a efectos de comunicarles la decisión de la Titular de la
Municipalidad de dar inicio al proceso de Implementación del Sistema de Control
Interno a que se refiere la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG; presentar a
los Consultores para la ejecución del diagnóstico del Sistema de Control Interno
actual; y la necesidad de designar a los Coordinadores de cada Unidad Orgánica.
-
Con los señores Coordinadores de las Unidades Orgánicas, a efectos de comunicar
la decisión de la Titular de dar inicio al proceso de Implementación del Sistema de
Control Interno; presentación de los Consultores y la comunicación de la función
fundamental a realizar por los Coordinadores: Brindar al Comité de Control Interno,
información relacionado a los procesos y/o sub-procesos de sus respectivas
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12
Unidades Orgánicas, desarrollando los cuestionarios propuestos por los Consultores
y aprobados por el Comité para el diagnóstico del Sistema de Control Interno.

Se efectuaron coordinaciones con el Comité de Control Interno de la MDSA, para las
designaciones de coordinadores de cada Unidad Orgánica de la Municipalidad de
Santa Anita.
VIII
TRABAJO REALIZADO EN LA SEGUNDA SUB ETAPA
Las actividades desarrolladas en la segunda Sub Etapa fueron las siguientes:
 Formulación del Formato y desarrollo de encuestas de verificación con los
lineamientos propuestos en la RC N° 458-2008-CG, de los cinco componentes del
Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades
de Control Gerencial, Información y Comunicación y Supervisión;
Las encuestas fueron resueltas por los señores Gerentes, Sub Gerentes y
Coordinadores de las diversas Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de
Santa Anita, con respuestas “SI”, o “NO”, o “N/A”.
IX
TRABAJO REALIZADO EN LA TERCERA SUB ETAPA
Las actividades desarrolladas en la tercera Sub Etapa fueron las siguientes:
a. Se coordinó con el Comité de Control Interno, respecto del resultado de las encuestas y
de los cuestionarios desarrollados por los Coordinadores de las Unidades Orgánicas, así
como del resultado de la revisión de los Informes de Auditoría.
b. Tabulaciones de resultados obtenidos, excepto valoración y observacionesrecomendaciones, que se realizaron en la cuarta etapa.
c Se efectuó la concordancia normativa del sistema de control interno de las Unidades
Orgánicas de la MDSA, que se muestra en el cuadro siguiente:
Componente / Factor de Control Interno
Normativa / Parámetro
Registro verificación
AMBIENTE DE CONTROL
Principios y valores empresariales contenidos en el Plan
Operativo y otros documentos de gestión
Filosofía de la Dirección
Integridad y Valores Éticos
Directiva
N°
002-2011-GPPR/MDSA
Principios y Valores que rigen la Conducta
Ética Laboral del Personal de la MDSA
aprobada con RGG N° 00099-2011GG/MDSA.
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13
www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
Plan Operativo Institucional 2013
Administración estratégica
www.munisantanita.gob.pe
Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba modificaciones y
Estructura organizacional
Administración de los recursos humanos
Competencia profesional
actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y
CAP
www.munisantanita.gob.pe
Resolución de Alcaldía N° 711-2005ALC/MDSA Aprueba el Reglamento Interno
de Trabajo del Personal de la MDSA
www.munisantanita.gob.pe
Cuadro de Asignación de Personal
www.munisantanita.gob.pe
Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba modificaciones y
Asignación de autoridad y responsabilidad
actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y
CAP
Órgano de Control Institucional
Funciones definidas MOF y en OCIs
aprobado por la CGR
www.munisantanita.gob.pe
Artículo 18° Ley 27785 y Resolución de
Contraloría N° 459-2008-CGR aprueba
Reglamento OCIs
EVALUACION DE RIESGOS
Planeamiento de la administración de riesgos
No se ha identificado norma interna que
regule este aspecto
No aplicable
Identificación de los riesgos
No se ha identificado norma interna que
regule este aspecto
No aplicable
Valoración de los riesgos
No se ha identificado norma interna que
regule este aspecto
No aplicable
Respuesta al riesgo
No se ha identificado norma interna que
regule este aspecto
No aplicable
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos de autorización y aprobación
Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba modificaciones y
actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y
CAP
www.munisantanita.gob.pe
En descripción funciones del MOF
Segregación de funciones
Manual de Organización y Funciones (MOF)
Evaluación costo-beneficio
Existen mecanismos de evaluación para
cumplimiento de objetivos, metas e
indicadores, sujetos a Directivas internas
Parcialmente en Plan Operativo Anual y
procedimientos de gestión institucional
Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos
Resolución de Gerencia General N° 7162009-GG/MDSA Plan Seguridad de la
Información
www.munisantanita.gob.pe
No se ha identificado norma interna que
regule este aspecto
No aplicable
Verificaciones y conciliaciones
Evaluación de desempeño
Rendición de cuentas
Existen indicadores de medición de
desempeño de la gestión operativa
institucional
Existen mecanismos de evaluación para la
rendición de cuentas, sujetas a directivas
internas de la MDSA, pendiente de
Página
14
Parcialmente en POI Plan Operativo
Institucional Anual
Parcialmente en Plan Operativo Anual y
procedimientos de gestión institucional
formalización interna de detalle
Documentación de procesos, actividades y tareas
Revisión de procesos, actividades y tareas
Controles de tecnologías de Información y
comunicación
Los procesos, actividades y tareas se
encuentran definidas, establecidas y
documentadas - MAPRO
Existen indicadores de medición de
desempeño de la gestión operativa
institucional
Resolución de Gerencia General N° 7162009-GG/MDSA Plan Seguridad de la
Información
Manual de Procedimientos (MAPRO)
www.munisantanita.gob.pe
Parcialmente en Plan Operativo Institucional
– POI y procedimientos existentes en las
áreas www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Funciones y características de la información
Resolución de Gerencia General N° 7162009-GG/MDSA Plan Seguridad de la
Información
Información y responsabilidad
Resolución de Gerencia General N° 000532011-GG/MDSA
“Uso
del
Correo
Corporativo”; Resolución de Gerencia
General N° 716-2009-GG/MDSA “Plan
Seguridad de la Información”
Calidad y suficiencia de la información
Resolución de Gerencia General N° 000532011-GG/MDSA
“Uso
del
Correo
Corporativo”; Resolución de Gerencia
General N° 716-2009-GG/MDSA “Plan
Seguridad de la Información”
Sistemas de información
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicación interna
Comunicación externa
Canales de comunicación
No se han identificado procedimientos
formales que señale el requerimiento de
opinión a los usuarios sobre los sistemas de
información de la Entidad
No se han identificado procedimientos
formales que señale el requerimiento de
opinión a los usuarios sobre los sistemas de
información de la Entidad
Directiva
N°
004-2011-GA/MDSA
“Procedimientos
generales
para
la
asignación y control de bienes patrimoniales
de la MDSA” aprobada RGG N° 681-2011GG/MDSA
Resolución de Gerencia General N° 000532011-GG/MDSA
“Uso
del
Correo
Corporativo”
Resolución de Gerencia General N° 7272010-GG/MDSA “Normas para la publicación
y actualización de información en el Portal
Institucional y el Portal de Transparencia
estándar de la MDSA”
Resolución de Gerencia General N° 7272010-GG/MDSA “Normas para la publicación
y actualización de información en el Portal
Institucional y el Portal de Transparencia
estándar de la MDSA”
Página
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www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
No aplicable
No aplicable
www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
www.munisantanita.gob.pe
X
TRABAJO REALIZADO EN LA CUARTA SUB ETAPA
En esta cuarta Sub Etapa, se desarrolló, con la aprobación correspondiente, la actividad de
Entrevistas finales a los señores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores; de cuyos resultados
se han obtenido los insumos finales que nos ha permitido culminar las tabulaciones
demostrativas de la consistencia del Sistema de Control Interno de la MDSA, por cada uno de
los componentes de la Estructura de Control Interno establecido en la Resolución CG Nº 3202006-CG: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial,
Información y Comunicación, y Supervisión, con la metodología, en los aspectos generales,
indicada en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG; evaluar los controles establecidos a
nivel de procesos; y determinar las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos de las
Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita.
Las observaciones encontradas, como resultado de las entrevistas, cuestionarios de verificación
y revisión de la documentación, se confrontaron con los requisitos establecidos en las Normas
de Control Interno aprobadas por la CGR, estimando una valoración.
A continuación se exponen las tabulaciones demostrativas, por cada componente.
CONFRONTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL DE LA MDSA,
CON LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO (RESOLUCION DE CONTRALORIA N°
320-2006.CG)
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
La calidad del ambiente de control es el resultado de la aplicación de los factores que lo
conforman. El mayor o menor grado de aplicación de éstos, fortalece o debilita el ambiente y la
cultura de control, influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad.
1.1. Filosofía de la Dirección
La filosofía y estilo de la Dirección comprende la conducta y actitudes que deben
caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a
establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio
de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma
de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la ética, así como una clara
determinación hacia la medición objetiva del desempeño, entre otros.
Página
16
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Filosofía de la Dirección
La Dirección muestra interés de apoyar al establecimiento y
1 mantenimiento del control interno en la entidad a través de políticas,
documentos, reuniones, charlas y otros medios
La Dirección reconoce y promueve los aportes del personal que
2 mejoran el desarrollo de las actividades laborales
La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de
3 la entidad
ESTADO
7
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
8
Requisito Conforme
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores, variaciones
4 frente a los resultados contables, dejándose evidencia mediante actas
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
La Dirección proporciona el apoyo logístico y de personal para un
5 adecuado desarrollo de las labores de control
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
La Dirección demuestra una actitud positiva para implementar las
6 recomendaciones del OCI
9
Requisito Conforme
OBSERVACION
No obstante que se ha evidenciado el apoyo y compromiso de la Alta Dirección de la
MDSA, para el establecimiento de las Normas de Control Interno, la misma que ha sido
puesta en conocimiento del personal de las distintas unidades orgánicas; es evidente la
necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el
nivel de sensibilización, respecto de la importancia de reforzar el Sistema de Control
Interno actual.
1.2 Integridad y valores éticos
La integridad y valores éticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus
preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de
gestión. El Titular o Funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud
de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos
establecidos en la entidad.
Página
17
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Integridad y valores éticos
7
8
9
10
11
7.2
La entidad cuenta con un código de Ética debidamente aprobado, y
difundido mediante talleres o reuniones
La administración ha difundido la "Ley del Código de Ética de la
Función Pública"
7
7
ESTADO
Requisito Conforme
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones
disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas
6
La Dirección demuestra un comportamiento ético, poniendo en
práctica los lineamientos de conducta de la entidad
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
9
Requisito Conforme
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de acuerdo con las
políticas definidas por la Dirección
7
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
OBSERVACIONES

No obstante que la Entidad cuenta con el Código de Ética de la Función Pública;
conforme a los resultados de la encuesta, no están debidamente divulgados al
personal de la MDSA que revelan parcialmente conocer su existencia.

Si bien es verdad que la Entidad viene cumpliendo con la normativa establecida con
relación al Código de Ética de la Función Pública, lo que es conocido por más de la
mitad del personal; sin embargo, es necesario reforzar el tema con capacitación
para el personal que aún no la ha recibido.
1.3. Administración estratégica
Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente
correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control
efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas,
así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual.
Página
18
ELEMENTOS
VALORACIÓN
5.83
Administración
Estratégica
La Dirección ha
difundido y es de conocimiento general la visión,
6
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
12
misión, metas y objetivos estratégicos de la entidad
13
La Dirección asegura que todas las Áreas, Departamentos
formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con
su plan operativo institucional
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
14
Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se elaboran,
conservan y actualizan según procedimiento documentado
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
4
Requisito Desarrollado parcialmente
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
15
16
17
Todas las unidades orgánicas evalúan periódicamente su plan
operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y
detectar posibles desvíos
La entidad ha formulado el análisis de la situación con
participación de todas las gerencias para definir su
direccionamiento y desarrollo de los servicios
Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes
operativos en los últimos dos semestres están dentro de los
niveles esperados
OBSERVACION
No obstante que la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización viene
formulando el Plan Estratégico Institucional 2013-2015, en el que se consigna la misión,
visión y los objetivos estratégicos institucionales; un porcentaje elevado del personal
evidencia un desconocimiento del mismo y consecuentemente de sus objetivos
estratégicos.
1.4. Estructura organizacional
El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura
organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de
sus objetivos y a la consecución de su misión.
Página
19
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Estructura organizacional
5.17
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
18 La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la base de
la misión, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la
realidad
6
19 El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las
actividades que se realizan en la entidad y están debidamente
delimitadas
5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
20 La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) debidamente actualizado
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
21 Todos las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza
prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignación de
Personal (CAP)
5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
22 La Gerencia se asegura de que los trabajadores conozcan los
documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales)
que regulan las actividades de la entidad
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
23 Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos
flujos de información
2
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONES
El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
Los funcionarios de las Unidades Orgánicas deben brindar el apoyo necesario a la
Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización, suministrando información
base de sus unidades para la formulación y/o actualización de los instrumentos
normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias
ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad.
Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a
fin de consolidar la información que reciba de las unidades y proceda a la formulación y/o
actualización del Plan Estratégico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de Organización y
Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
1.5. Administración de los recursos humanos
Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos
necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos
humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la
transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad.
Página
20
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Administración de los Recursos Humanos
ESTADO
Requisito Desarrollado parcialmente
4
La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos
24 adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación,
compensación, bienestar social, y evaluación de personal
Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa
25 relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios
éticos
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal
26 necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades
La entidad elabora anualmente un plan de formación y
27 capacitación del personal, con la participación de todas las áreas
y seescala
da cumplimiento
al está
mismo
La
remunerativa
en relación con el cargo, funciones y
28
responsabilidades asignadas
4
Requisito Desarrollado parcialmente
2
Requisito No Desarrollado
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
2
Requisito No Desarrollado
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONES

El área de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado,

El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del
desempeño.
1.6. Competencia profesional
El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia
profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las
entidades del Estado.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
ESTADO
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo
previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo
(perfil del cargo)
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
30
El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con las
competencias establecidas en el perfil del cargo
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
31
El titular, funcionarios y demás servidores son conocedores de la
importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del control
interno
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Competencia profesional
29
1.7. Asignación de autoridad y responsabilidad
Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como
establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites
de su autoridad.
Página
21
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Asignación de autoridad y responsabilidad
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
32 La autoridad y responsabilidad del personal están claramente
definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos
normativos
33 Estos documentos normativos son revisados periódicamente
con el fin de ser actualizados o mejorados
34 Todo el personal conoce sus responsabilidades y actúa de
acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.8. Órgano de Control Institucional
La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad
orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional, contribuye de manera
significativa al buen ambiente de control.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
ESTADO
7.33
Requisito Conforme
El Órgano de Control evalúa los controles de los procesos
35 vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan
de trabajo
8
Requisito Conforme
36 Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los
miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
37
7
Órgano de Control Institucional
El OCI evalúa periódicamente el sistema de control interno de
la Entidad
Página
22
Requisito Desarrollado sistemáticamente
RESUMEN
AMBIENTE DE CONTROL
N°
ELEMENTO
1.1
Filosofía de la Dirección
1.2
Integridad y Valores Éticos
VALORACIÓN
ESTADO
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Conforme
7.2
1.3
Administración Estratégica
1.4
Estructura Organizacional
1.5
Administración de los Recursos Humanos
1.6
1.7
1.8
Competencia Profesional
5.83
Requisito Desarrollado sistemáticamente
5.17
Requisito Desarrollado sistemáticamente
4
Requisito Desarrollado parcialmente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Órganos de Control Institucional
PROMEDIO
7.33
Requisito Conforme
6.07
Requisito Desarrollado sistemáticamente
COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, incluyendo:
Planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los
riesgos de la entidad.
La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El
titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o
unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad
orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el
proceso de administración de riesgos.
El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad
sean cumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol
esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo.
La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar
incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de la entidad.
2.1. Planeamiento de la administración de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva
para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro
de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de
Página
23
cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir
acciones en respuesta a riesgos.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Planeamiento de la Administración de Riesgos
2
ESTADO
Requisito No Desarrollado
Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificación, análisis o
valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los
riesgos
2
Requisito No Desarrollado
2 La Alta Dirección (Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido
lineamientos y políticas para la administración de riesgos
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
1
3 El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas
áreas, como en la asignación de responsabilidades y monitoreo de los
mismos
4 La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de
Riesgos
OBSERVACION
La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
2.2. Identificación de los riesgos
En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro
de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos
incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los
factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la
infraestructura, personal, procesos y tecnología.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
ESTADO
Identificación de Riesgos
2
Requisito No Desarrollado
Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo
5
Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el
6
desarrollo de las actividades
Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de
7 las diferentes unidades orgánicas o procesos
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
8
En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos
internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)
OBSERVACIÓN
La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
.
Página
24
2.3. Valoración de los riesgos
El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos
potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de
los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la
suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Valoración de riesgos
ESTADO
2
Requisito No Desarrollado
9
En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado
la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad
de ocurrencia)
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
10
En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que
pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)
11
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,
Requisito No Desarrollado
2
OBSERVACION
La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
2.4. Respuesta al riesgo
La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la
probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo beneficio.
La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta
son parte integral de la administración de los riesgos.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Respuesta al riesgo
ESTADO
2
Requisito No Desarrollado
12
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los
riesgos evaluados
2
Requisito No Desarrollado
13
Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los
controles desarrollados con respecto a los riesgos
2
Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONES
La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
Página
25
RESUMEN
EVALUACIÓN DE RIESGOS
N°
ELEMENTO
2.1
Planeamiento de la Administración de Riesgos
2.2
Identificación de Riesgos
2.3
Valoración de Riesgos
2.4
Respuesta al Riesgo
PROMEDIO
VALORACIÓN
ESTADO
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
2
Requisito No Desarrollado
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
El Titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un
conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control.
Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a
los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los
riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este
propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos
que puedan causar perjuicios a la entidad.
Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar
consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio.
Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los
objetivos de la entidad.
.
3.1. Procedimientos de autorización y aprobación
La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente
definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La
ejecución de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y
aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
Página
26
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Procedimiento de Autorización y Aprobación*
1
2
Los procedimientos de autorización y aprobación para los
procesos, actividades y tareas están claramente definidos en
manuales o directivas y son realizados para todos los procesos.
Los procedimientos de autorización y aprobación para los
procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente
comunicados a los responsables
ESTADO
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.2. Segregación de funciones
La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los
riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o
equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso,
actividad o tarea.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Segregación de funciones*
3
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido
ESTADO
5.5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
4
Requisito Desarrollado Parcialmente
asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos
4
susceptibles a riesgos de
Fraude
OBSERVACION
No se ha evidenciado acciones de rotación de personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude.
3.3. Evaluación costo-beneficio
El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser
precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad
y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros.
Página
27
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Evaluación Costo-Beneficio*
5.5
5
5.5
6
El costo de los controles establecidos para sus actividades está
de acuerdo a los beneficios esperados
Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no
supere el beneficio que se puede obtener
ESTADO
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
5.5
OBSERVACION
No se ha evidenciado el desarrollo de una cultura de evaluación “costo-beneficio”, que
brinde seguridad razonable de que el costo de la implementación del control supere al
beneficio que se espera obtener.
3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea
responsable por la utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la
utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o
cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o
archivos.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*
7
Se han establecido políticas y procedimientos documentados que
se siguen para la utilización y protección de los recursos o
archivos
ESTADO
6.2
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
8
Requisito conforme
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
8
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en
documentos tales como recibos, actas entre otros
7
9
Periódicamente se comparan los recursos asignados con los
registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
10
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o
uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad
para los mismos
4
Requisito Desarrollado Parcialmente
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
11
Los documentos internos que genera y reciben las unidades
orgánicas están debidamente numerados y protegidos
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado Directiva Interna, que norme la identificación o selección y
medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.
Página
28
3.5. Verificaciones y conciliaciones
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de
realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su
revisión posterior.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
6
Verificaciones y conciliaciones*
ESTADO
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre
la ejecución de los procesos, actividades y tareas
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los
procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes
6
Requisito Desarrollado
sistemáticamente
OBSERVACION
No hay evidencia del desarrollo Direccionado de estas actividades, excepto la información
financiera y Presupuestal.
3.6. Evaluación de desempeño
Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular
los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de
eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicable
ELEMENTOS
VALORACIÓN
2
Evaluación de Desempeño*
ESTADO
Requisito no Desarrollado
Requisito no Desarrollado
14
La entidad cuenta con indicadores de desempeño para los
procesos, actividades y tareas
2
15
La evaluación de desempeño se hace con base en los planes
organizacionales, disposiciones normativas vigentes
2
Requisito no Desarrollado
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado normativa interna para la evaluación de desempeño.
3.7. Rendición de cuentas
La Entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas
por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos
Página
29
institucionales, así como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema
de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
7
Rendición de cuentas
16
La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que
se siguen para la rendición de cuentas
5
17
La administración exige periódicamente la presentación de
declaraciones juradas a su personal
7
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de
cuenta
18
9
Requisito conforme
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado Directiva interna, que norme la entrega y rendición de fondos
por comisión de servicio del personal.
3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar
su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta
revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Documentación de procesos, actividades y tareas*
19
El personal conoce qué procesos involucran a su unidad
orgánica y qué rol le corresponde en los mismos
20
Los procesos , actividades y tareas de la entidad se
encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual
que sus modificaciones
6
7
5
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIÓN
El Manual de Procedimientos - MAPRO, se encuentra pendiente de actualización.
3.9. Revisión de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que
cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este
tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control
interno.
Página
30
ELEMENTOS
VALORACIÓN
6
Revisión de procesos, actividades y tareas*
21
Se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando
de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
22
Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse
deficiencias se efectúan las correcciones necesarias
OBSERVACION
El Manual de Procedimientos-MAPRO, se encuentra en pendiente de actualización.
3.10. Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones
La información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de información, tecnología
asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles
que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los
objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e
irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.
Página
31
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones
23
Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración
de los sistemas de información
ESTADO
6.33
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Conforme
Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos,
a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)
8
Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan
el acceso no autorizado a la información
6
26
La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
27
El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
28
Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y
Lógica de los equipos centrales)
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los
empleados, creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y
relación de cada usuario con el perfil correspondiente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
8
Requisito Conforme
24
25
29
30
Los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias
y autorizaciones de uso
31
La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las
Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)
32
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así
como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
33
La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de
contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las
funciones.
6
34
La entidad ha establecido controles para la adquisición paquetes software
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Página
32
RESUMEN
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
N°
3.1
ELEMENTO
Procedimiento de Autorización y Aprobación
VALORACIÓN
6
ESTADO
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.2
Segregación de Funciones
5.5
3.3
Evaluación Costo-Beneficio
5.5
3.4
Controles de Acceso a los Recursos o Archivos
3.5
Verificaciones y Conciliaciones
6
3.6
Evaluación de Desempeño
2
6.2
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito No Desarrollado
Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.7
3.8
Rendición de Cuentas
Documentación de Procesos, Actividades y
Tareas
3.9
Revisión de Procesos, Actividades y Tarea
3.10
Controles para las Tecnologías de Información y
Comunicaciones
PROMEDIO
7
6
6
6.33
5.65
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Son los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular,
aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada
transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades
4.1. Funciones y características de la información
La información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control
provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en
un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y
utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de
sus tareas operativas o de gestión.
Página
33
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Funciones y características de la información*
1
2
La información Gerencial es seleccionada, analizada,
evaluada y sintetizada para la toma de decisiones
Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema
de información
ESTADO
7.5
Requisito Conforme
8
Requisito Conforme
7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.2. Información y responsabilidad
La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus
obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados,
seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma
oportuna.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Información y responsabilidad
3
Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de
información de todos los procesos y han implementado los
controles necesarios en las áreas respectivas
4
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el
adecuado suministro de información para el cumplimiento de
sus funciones y responsabilidades
ESTADO
7.5
Requisito Conforme
8
Requisito Conforme
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
4.3. Calidad y suficiencia de la información
El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia,
pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe
diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características
con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Calidad y suficiencia de la información
5
6
La información interna y externa que maneja la entidad es útil,
oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para
asegurar la calidad y suficiencia de la información
Página
34
ESTADO
7.5
Requisito Conforme
8
Requisito Conforme
7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.4. Sistemas de información
Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un
instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el
logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características,
necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la
información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la
transparencia en la rendición de cuentas.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Sistemas de información
7
8
La entidad está integrada a un solo sistema de información y se
ajusta a las necesidades de sus actividades
Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de
información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar
las mejoras
ESTADO
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
4.5. Flexibilidad al cambio
Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente, y de ser necesario,
rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la
Entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros,
debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones
necesarias.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Flexibilidad al cambio
9
Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser
necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento
ESTADO
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado Informe de revisión de los sistemas de información, ni
normativa interna que norme el procedimiento.
Página
35
4.6. Archivo institucional
El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de
archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de
acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y
registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de
sustento.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Archivo institucional
ESTADO
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
10
La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de
administrar la documentación e información generada por la entidad
11
La administración de los documentos e información se realiza de
acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la
preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y
físicos)
12
Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una
ubicación y acondicionamiento apropiado
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado Directiva interna que norme la administración de la información
que emite la Municipalidad
4.7. Comunicación interna
La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la
entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de
control, motivación y expresión de los usuarios.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
6.67
Comunicación interna
ESTADO
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la
comunicación interna
8
14
La administración mantiene actualizado a la Alta Dirección respecto
del desempeño, desarrollo riesgos, principales iniciativas y cualquier
otros eventos resultantes
4
Requisito Desarrollado Parcialmente
15
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la
denuncia de actos indebidos por parte del personal
8
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
13
Página
36
Requisito Conforme
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado Directiva interna que norme la evaluación del desempeño
4.8 Comunicación externa
La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes
e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a
cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la
entidad.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Comunicación externa
16
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados
para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional
17
El portal de transparencia de la entidad se encuentra
adecuadamente actualizado
18
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar
la adecuada atención de los requerimientos externos de información
(Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)
ESTADO
7.33
Requisito Conforme
8
Requisito Conforme
6
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
8
Requisito Desarrollado
4.9 Canales de comunicación
Los canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la
entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional
para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la
información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para
la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Canales de comunicación
19
20
Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación
interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación:
memorando, paneles informativos, boletines, revistas
Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera
clara, ordenada y oportuna
Página
37
ESTADO
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
RESUMEN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
N°
ELEMENTO
VALORACIÓN
ESTADO
Funciones y Características de la Información
7.5
Requisito Conforme
4.2
Información y Responsabilidad
7.5
Requisito Conforme
4.3
Calidad y Suficiencia de la Información
7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.4
Sistemas de Información
5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.5
Flexibilidad al Cambio
5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.6
Archivo Institucional
5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.7
Comunicación Interna
6.67
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.8
Comunicación Externa
7.33
Requisito Conforme
4.9
Canales de Comunicación
7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
6.44
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.1
PROMEDIO
COMPONENTE SUPERVISIÓN
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Comprende un
conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la
entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante
la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de
mejoramiento.
En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles
adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control
interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento.
Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y
operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de
mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una
cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada
a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta
continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte
del engranaje de las operaciones de la entidad.
Página
38
5.1 Prevención y monitoreo
El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer
oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en
el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención,
cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
Actividades de prevención y monitoreo
ESTADO
6.5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
1
En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para
conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido,
quedando evidencia de ello
2 Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los
procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los
procedimientos establecidos (monitoreo)
5.2 Seguimiento de Resultados
Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de
mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los
objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su
implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna
implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de
control.
ELEMENTOS
VALORACIÓN
ESTADO
6.67
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
6
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
4 Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para
desarrollarlas
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5 Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a
las deficiencias detectadas por el OCI
7
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
Seguimiento de resultados
3
Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y
comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las
acciones necesarias para su corrección
Página
39
5.3
Compromiso de Mejoramiento
ELEMENTOS
VALORACIÓN
ESTADO
Compromiso de mejoramiento
6
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
6 La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite
proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
7 Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones
realizadas
5
Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
8
Requisito Conforme
8
Se implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de control
, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento
RESUMEN
SUPERVISIÓN
N°
5.1
ELEMENTO
VALORACIÓN
Actividades de Prevención y Monitoreo
ESTADO
6.5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
5.2
Seguimiento de Resultados
6.67
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
5.3
Compromiso de Mejoramiento
6
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
6.39
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
PROMEDIO
Página
40
Estado
Descripción
Valoración
El requisito no ha sido desarrollado por la MDSA a
Requisito No desarrollado
través de la gestión y otras
(Insuficiencia Crítica)
Actividades
0–2
Requisito desarrollado
parcialmente
(Insuficiente)
El requisito es desarrollado parcialmente a través
de actividades de gestión de los procesos no
sistemáticas ni documentadas o como buenas
prácticas del personal responsable.
3–4
Requisito desarrollado
sistemáticamente
(Adecuado)
El requisito es desarrollado sistemáticamente de
acuerdo a lo requerido por la norma, aunque restan
algunas pocas actividades a través de actividades
o controles por implementar para el logro de los
resultados efectivos.
5–7
El requisito es cumplido con resultados efectivos a
través
de
actividades
programadas
sistemáticamente.
8 – 10
Requisito
(Satisfactorio)
Conforme
Página
41
El Grado de acercamiento encontrado durante el diagnóstico se resume en la tabla de
Valoración por Componente y Elemento que se muestra a continuación:
VALORACIÓN OBTENIDA POR COMPONENTE Y ELEMENTO DEL SCI
REQUISITO
VALORACIÓN
1.1 Filosofía de la Dirección
7
VALORACIÓN
MAX.
10
1.2 Integridad y Valores Éticos
1.3 Administración Estratégica
1.4 Estructura Organizacional
1.5 Administración de los Recursos Humanos
1.6 Competencia Profesional
1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad
1.8 Órgano de Control Institucional
2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos
2.2 Identificación de Riesgos
2.3 Valoración de Riesgos
2.4 Respuesta al Riesgo
3.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación
3.2 Segregación de Funciones
7.2
5.83
5.17
4
6
6
7.33
2
2
2
2
6
5.5
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
3.3 Evaluación de Costo-Beneficio
3.4 Controles sobre el acceso a los Recursos o Archivos
3.5 Verificaciones y Conciliaciones
3.6 Evaluación de Desempeño
3.7 Rendición de Cuentas
3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas
3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas
3.10 Controles para Tecnologías de la Información y Comunicación
4.1 Funciones y características de la Información
4.2 Información y Responsabilidad
4.3 Calidad y suficiencia de la Información
4.4 Sistemas de Información
4.5 Flexibilidad al Cambio
4.6 Archivo Institucional
4.7 Comunicación Interna
4.8 Comunicación Externa
4.9 Canales de Comunicación
5.1 Actividades de Prevención y Monitoreo
5.2 Seguimiento de Resultados
5.5
6.2
6
2
7
6
6
6.33
7.5
7.5
7.
5
5
5
6.67
7.33
7
6.5
6.67
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
6
10
5.3 Compromiso de Mejoramiento
Página
42
Para la ponderación de los factores de cada uno de los componentes, en armonía con los
principios y buenas prácticas internacionales sobre la materia, se ha establecido una escala con
asignación de la calificación y su puntaje correspondiente, adoptado en función a mi criterio
profesional, la misma que se muestra a continuación:
COMPONENTE
VALORACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
ESTADO
6.07
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
2
Requisito no Desarrollado
ACTIVIDADES DE CONTROL
5.65
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
6.44
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
SUPERVISIÓN
6.39
4
5.32.6
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
EVALUACIÓN DE RIESGOS
PROMEDIO
Página
43
Adecuado
FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
De la Contrastación con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisión de la
Documentación y la Cultura de la Organización se han determinado Fortalezas y Debilidades que
deben ser tomadas en cuenta para la Implementación del Sistema de Control Interno.
COMPONENTE
DEBILIDADES
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
AMBIENTE DE CONTROL
FORTALEZAS
CAUSAS
COMPROMISO DE LA ALTA
DIRECCIÓN
INTEGRIDAD
Y
VALORES
No se encuentra difundido y no
ETICOS
es de conocimiento general la
misión, visión y objetivos
Noestratégicos
se han elaborado manuales de
procesos con sus respectivos
flujos
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
HUMANOS
No ha elaborado el plan anual de
formación y capacitación del
personal
COMPETENCIA PROFESIONAL
ORGANO
DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
COMPONENTE
DEBILIDADES
Plan de actividades para
administración de los riesgos
FORTALEZAS
la
El plan de actividades para la
administración de los riesgos
EVALUACIÓN DE RIESGO
Compromiso de la alta Dirección
OCI
Página
44
CAUSAS
Se encuentra en proceso de
implementación.
COMPONENTE
ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL
DEBILIDADES
Acciones de rotación de personal en
puestos susceptibles de riesgo o fraude
FORTALEZAS
Rendición de cuentas
Controles de acceso
recursos o archivos
Desarrollo de cultura “costo-beneficio”
CAUSAS
no se ha evidenciado Directiva
interna sobre acciones de
rotación de personal
a
los
No se ha evidenciado Directiva
Controles para las tecnologías de interna de cultura de evaluación
“costo-beneficio”
información y comunicación
No se ha evidenciado Directiva
interna sobre evaluación de
desempeño
Evaluación de desempeño
COMPONENTE
DEBILIDADES
Sistemas de información
FORTALEZAS
CAUSAS
Funciones y características de la
información
No se ha evidenciado Directiva
interna
Información y responsabilidad
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Flexibilidad al cambio
Calidad y
información
suficiencia
de
la
No se ha evidenciado Directiva
interna sobre revisión de
sistemas de información
Comunicación externa
Archivo Institucional
COMPONENTE
No se ha evidenciado Directiva
interna
que
norme
la
administración de la información
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Autoevaluaciones para planes de mejora Actividades de
monitoreo
prevención
Seguimiento de resultados
CAUSAS
y No se ha evidenciado Directiva
interna sobre autoevaluaciones
para proposiciones de planes de
mejora.
SUPERVISIÓN
Compromiso de mejoramiento
.
Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas:
•
Liderazgo de la Alta Dirección
•
Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
•
implementar su sistema de Control Interno
Organización Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementación.
Página
45
•
Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la
identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como
el brindar información de la manera más rápida y espontánea.
Página
46
XI
OBSERVACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:
1. Es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de
optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del
Sistema de Control Interno.
2. El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MDSA, que
revelan parcialmente conocer su existencia.
3. El Plan Estratégico Institucional 2013-2015, se encuentra en proceso de actualización
en la Oficina de Planificación, Presupuesto y Racionalización.
4. El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
6. El área de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado,
7. El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del desempeño.
EN EL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
8. La Municipalidad no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
9. No se ha evidenciado Directiva para acciones de rotación de personal asignado en
puestos susceptibles a riesgos de fraude.
10. No se ha evidenciado Directiva de evaluación “costo-beneficio”, que brinde seguridad
razonable de que el costo de la implementación del control no supere al beneficio que se
espera obtener.
11. No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o
uso no autorizado.
12. No se ha evidenciado Directiva que norme el procedimiento de verificaciones de
ejecución de procesos, actividades y tareas.
13. No se ha evidenciado Directiva, que norme la entrega y rendición de fondos por
comisión de servicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
14. No se ha evidenciado Directiva que norme la revisión de los sistemas de información.
15. No se ha evidenciado Directiva que norme la administración de la información que emite
la Municipalidad
Página
47
XII
PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
Unidad Orgánica: Logística y Servicios Generales

Planificación de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de
bienes y servicios.
Falta de planificación adecuada ocasiona controversia funcional con la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Racionalización, demora en la atención de los
requerimientos, demora en la entrega de las conformidades y malestar en el
cumplimiento de pago a proveedores.

Carencia de un local para cochera y taller de maestranza.
Dificulta un control adecuado de la salida y retorno así como del estado de las unidades
vehiculares.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad

Elaboración de Estados Financieros Trimestrales y Anuales.
Por información fuente inoportuna.
Por recepción de conciliaciones bancarias con atraso.
Por actualizaciones realizadas cercanas a la fecha de presentación.

Conciliación de Cuentas Trimestrales por Cobrar
Por diferencias entre los reportes de Tesorería y Rentas, a nivel de detalle.

Conciliación entre Libro bancos y las conciliaciones bancarias
Por diferencias entre rubro caja y bancos y Tesorería.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería

Custodia de dinero
Falta o inadecuada seguridad interna en plataforma de atención al contribuyente.
GERENCIA DE RENTAS
Sub Gerencia de Administración Tributaria

Información al contribuyente en temas tributarios
Por falta de capacitación.
Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria

Fiscalización de casa habitación y/o zona industrial

Emisión de Resoluciones de determinación y de multas

Oficios de requerimientos y de presunta
Página
48
Por falta de personal y/o capacitación.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización y Licencias

Autorización de Licencia de Funcionamiento
Por desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación

Autorización para la Ubicación de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios.
Por instalaciones de anuncios publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.

Elaborar y Mantener Actualizado el Registro de las MYPES.
Por carencia de registro histórico sistematizado y carencia de personal.
GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro y Habilitaciones Urbanas

Catastro de los Predios del Distrito.

Elaboración de expedientes técnicos de habilitación urbana de oficio.

Verificación de predios in situ

Orientación y recepción adecuada de documentación para trámites municipales

Emisión de constancias de posesión para factibilidad de servicios básicos.
Por falta de personal especializado y/o capacitación.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas y Control Urbano

Expedición de Licencia de obras para edificaciones (modalidades a, b, c y d).

Recepción de expedientes incompletos

Fiscalización y control urbano de obras mediante la supervisión constante.
Por falta de conciencia de la población para solicitar licencias, falta de ética profesional
de proyectistas y falta de personal.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas

Evaluación de las liquidaciones de obras públicas
No se cuenta con documentación completa
GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL
Sub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente

Reclutamiento de personal para los servicios de barrido de calles y mantenimiento
de áreas verdes
Escasa oferta de mano de obra

Mantenimiento de áreas verdes
Por cambio climático y entrega de herramientas fuera de tiempo

Recojo de residuos sólidos(basura en las calles) fuera del horario de recojo
Página
49
Por actitud negativa de los vecinos al cumplimiento de las disposiciones Municipales.
GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION

Conciliación de ingresos y gastos (EP-1)

Evaluación Presupuestal Segundos Semestres
CLINICA MUNICIPAL

Carencia de capacitación del personal administrativo
Página
50
XIII
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CRITERIOS METODOLÓGICOS
La formulación del presente Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Santa Anita, se ha realizado siguiendo la metodología y los lineamientos establecidos
en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG - “ Guía para la Implementación del Sistema
de Control Interno en las Entidades del Estado”, es decir se ha efectuado:
 Recopilación y estudio selectivo de la información y documentación disponible sobre las
medidas, disposiciones, procedimientos y prácticas instituidas por la Entidad como parte de
su Sistema de Control Interno, así como toda la normatividad interna o externa vinculada con
el control interno vigente.
 Revisión de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los ejecutivos y
funcionarios claves, y pruebas operativas a los controles identificados.
 Validación de resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los funcionarios
responsables.
 Identificación de debilidades y fortalezas.
 Determinación del nivel de implementación y adecuación de la estructura de control interno,
en línea con los componentes y subsistemas de control establecidos, identificando,
analizando y concluyendo, en los aspectos siguientes:
o El nivel de desarrollo, organización y grado de madurez del Sistema de Control Interno
actual.
o Los estándares o elementos de control que conforman el sistema existente y su grado de
formalidad.
o Las deficiencias, vacíos y oportunidades de mejora que presenta el Sistema de Control
Interno (en su conjunto) en operación.
o La metodología de control de gestión estratégica.
o Los ajustes o adecuaciones que deben efectuarse e implantarse.
o Una estimación de los recursos económicos y de personal requerido para la
implementación de las deficiencias, vacío y oportunidades antes mencionadas, las cuales
serán presentadas en un Plan de Acción.
 Asimismo, la metodología empleada ha considerado el uso de técnicas de indagación,
inspección, cálculo, confirmación, observación, entre otras; así como la aplicación de las
herramientas de recolección de información desarrolladas especialmente para este propósito
en la Municipalidad Distrital de Santa Anita, como son: encuestas de percepción, entrevistas
de contrastación por componentes y factores y cuestionarios de control interno por procesos,
orientados en conjunto a la evaluación y determinación del grado de madurez del control
interno de la Entidad, tanto a nivel general como por sus unidades orgánicas conformantes.
Página
51
1.
2.
3.
4.
5.
6.
AMBIENTE DE CONTROL
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control interno
reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visión y Misión.
Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la
organización.
La Alta Dirección apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y las
mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los
ciudadanos del Distrito de Santa Anita y cumplir con los Objetivos.
Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo.
En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso
de desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel
destacado, los elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y
Valores Éticos”, “Órgano de Control Institucional” y “Comunicación externa.”
Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas
para la formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no
cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.
EVALUACION DE RIESGOS
A la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la
Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
1.
Los Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los
recursos o archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas;
documentación y revisión de procesos, actividades y tareas; controles para
tecnologías de la información y comunicación vienen desarrollándose
adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminación del
Plan Estratégico Institucional 2013-2015.
2.
Es necesario una normativa interna para la implementación de la evaluación del
desempeño del personal que considere indicadores adecuados a la
3.
Visión y Misión de la Municipalidad.
4.
Es necesario una normativa interna para la implementación de la metodología “costobeneficio” a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a
efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con
dichos controles.
Página
52
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
1.
Los elementos de información y comunicación se dan en la organización en calidad y
suficiencia.
2.
Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha
establecido un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para
gestionar sus funciones de manera eficiente.
3.
Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas y
documentos normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de
todos los manuales, reglamentos y directivas necesarios.
4.
Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con que
se cuenta, para incentivar su uso eficaz.
SUPERVISIÓN
Se desarrollan las actividades de prevención y monitoreo.
La OCI cumple su papel de controlador posterior.
El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva a
concluir que este componente se encuentra desarrollado.
XIV
CONCLUSIÓN DEL DIAGNÓSTICO
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en
observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a
nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control
interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones
prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento y mejora.
CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo
CONSULTOR
53
XV
RECOMENDACIONES
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR A NIVEL DE ENTIDAD
EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1. Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización,
respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
2. Divulgación conveniente del Código de Ética al personal de la MDSA.
3. Culminación del Plan Estratégico Institucional 2013-2015, divulgarlo convenientemente
al personal, reenmarcando la Misión, Visión y sus objetivos estratégicos.
4. Actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF).
5. Actualizar el Manual de Procedimientos (MAPRO).
6. Formulación de un Clasificador de Cargos actualizado, para la Unidad de Personal
7. Formulación de una Directiva para la Evaluación del Desempeño.
EN EL COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS
8. Implementación de un Plan de Administración de Riesgos, alineado a la metodología
COSO, que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
9. Formulación de una Directiva que norme acciones de rotación del personal asignado a
puestos susceptibles a riesgos de fraude.
10. Formulación de una Directiva de Evaluación “costo- beneficio” al reforzamiento
del Sistema de Control Interno, a efectos de no incurrir en costos superiores a los
beneficios que se lograrán con dichos controles.
11. Formulación de una Directiva de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso no
Autorizado.
12. Formulación de una Directiva de Verificaciones de Ejecución de Procesos , Actividades y
Tareas.
13. Formulación de una Directiva, que norme la Entrega y Rendición de Fondos por
Comisión de Servicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION
14. Formulación de una Directiva que norme el Procedimiento para la Revisión de los
Sistemas de Información.
54
15. Formulación de una Directiva que norme la Administración de la Información que emite
la Municipalidad
IMPLEMENTACION A NIVEL DE PROCESOS
GERENCIA DE ADMINISTRACION
Unidad Orgánica: Logística y Servicios Generales

Efectuar una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios.

Implementar un local para cochera y taller de maestranza.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad

Entregar a Contabilidad la información pertinente para la Elaboración de Estados
Financieros Trimestrales y Anuales, en fecha oportuna.

Tesorería y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de
detalle.

Tesorería entregue a Contabilidad Información conciliada de Libro Bancos y
Estados Bancarios
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería

Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero y valores.
GERENCIA DE RENTAS
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Administración Tributaria

Reforzar la capacitación para brindar Información al contribuyente en temas
tributarios.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria

Reforzar el apoyo de personal y capacitación adecuada para el desarrollo de los
indicados procesos.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización y Licencias

Medidas de persuasión u otro mecanismo, contra el desarrollo de giros
comerciales incompatibles con la zonificación

Medidas de persuasión u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios
publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.

Implementar el registro histórico sistematizado y apoyo de personal.
55
GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro y Habilitaciones Urbanas

Apoyar con personal especializado y capacitado convenientemente para el
desarrollo de los procesos indicados.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas y Control Urbano

Concientizar: A la población para solicitar licencias; a proyectistas para
comportamiento ético y brindar apoyo de personal necesario, para el desarrollo de
los procesos indicados.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas

Disposición para la presentación-recepción de documentación completa.
GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL
Unidad Orgánica: Sub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente

Incentivar y/o motivar demanda de mano de obra.

Disposición para entrega-recepción de herramientas en forma oportuna.

Disposición para campaña de concientización a los vecinos a la adopción de
actitud positiva en el cumplimiento de las disposiciones Municipales.
GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION

Coordinación permanente para la correcta ejecución del Presupuesto, corolario de
una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios.
CLÍNICA MUNICIPAL
Conveniente capacitación al personal administrativo
ROL DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS
Los funcionarios de las Unidades Orgánicas deben brindar el apoyo necesario a la
Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización, suministrando información
base de sus unidades para la formulación y/o actualización de los instrumentos
normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias
ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad.
56
Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a
fin de consolidar la información que reciba de las unidades y proceda a la formulación y/o
actualización del Plan Estratégico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de Organización y
Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
AL COMITÉ DE CONTROL INTERNO
La implementación y/o reforzamiento de las observaciones y procesos críticos, en
armonía con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno, sean
ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de continuar con la dinámica
desarrollada, así como por la naturaleza temporal y circunstancial del diagnóstico
presentado.
CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo
CONSULTOR
57
XVI
ESQUEMAS DE OBSERVACIONES Y PROCESOS CRÍTICOS
ESQUEMA DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO
Componente de Control Interno
Observaciones
Recomendaciones de Implementación
Necesidad de un reforzamiento de
capacitación al personal, a fin de optimizar el
nivel de sensibilización, respecto de la
importancia del reforzamiento del Sistema de
Control Interno.
Reforzamiento de capacitación al personal, a
fin de optimizar el nivel de sensibilización,
respecto de la importancia del reforzamiento
del Sistema de Control Interno.
El Código de Ética no está debidamente
divulgado al personal de la MDSA, que
revelan parcialmente conocer su existencia.
Divulgar convenientemente el Código de
Ética al personal de la MDSA.
El Plan Estratégico Institucional 2013-2015, se
encuentra en proceso de actualización en la
Oficina de Planificación, Presupuesto y
Racionalización.
Actualizar el Plan Estratégico Institucional
2013-2015.
El Manual de Organización y Funciones (MOF),
no se encuentra actualizado.
Actualizar el Manual de Organización y
Funciones (MOF),
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se
encuentra actualizado.
Actualizar el Manual de Procedimientos
(MAPRO).
El área de personal no cuenta con un
clasificador de cargos actualizado,
Actualizar el Clasificador de Cargos de la
Unidad de Personal.
El área de personal no cuenta con una Directiva
para la evaluación del desempeño.
Formular una Directiva de “Evaluación del
Desempeño”.
La Municipalidad no cuenta con un Plan de
Administración de Riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y
respuesta a los riesgos.
Implementar un Plan de Administración de
Riesgos que contenga actividades de
identificación, valoración y respuesta a los
riesgos.
No se ha evidenciado Directiva para acciones
de rotación de personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude.
Formular una Directiva para acciones de
rotación de personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude.
No se ha evidenciado Directiva de evaluación
“costo-beneficio”.
Formular una Directiva de “Evaluación
“Costo-Beneficio””, que brinde seguridad
razonable de que el costo del reforzamiento
del control Interno no superará al beneficio
AMBIENTE DE CONTROL
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control Gerencial
58
que se espera obtener.
No se ha evidenciado Directiva de medidas de
seguridad de activos expuestos a robos o uso no
autorizado.
Formular una Directiva de “Medidas de
Seguridad de Activos Expuestos a Robos o
Uso No Autorizado”.
No se ha evidenciado Directiva que norme el
procedimiento de verificaciones de ejecución de
procesos, actividades y tareas.
Formular una Directiva de “ Procedimiento de
Verificaciones de Ejecución de Procesos,
Actividades y Tareas”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la
entrega y rendición de fondos por comisión de
servicio.
Formular una
Directiva de “Entrega y
Rendición de Fondos por Ccomisión de
Servicio”.
No se ha evidenciado Directiva o Instructivo de
manejo del Sistema de Información con que
cuenta la Municipalidad, para su uso eficaz por
parte del personal.
Formular un Instructivo de “Manejo del Sistema
de Información de la Municipalidad Distrital de
Santa Anita”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la
revisión de los sistemas de información.
Formular una Directiva que de “Revisión de
los Sistemas de Información de la
Municipalidad Distrital de Santa Anita”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la
administración de la información que emite la
Municipalidad
Formular una Directiva de “Administración de
la Información que Emite la Municipalidad
Distrital de Santa Anita”
Información y Comunicación
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ESQUEMA DE PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS
Unidades Orgánicas
Procesos Críticos
Recomendaciones de Implementación
Planificación de las Unidades administrativas
para formular sus requerimientos de bienes y
servicios, especialmente a fines del ejercicio.
Efectuar una adecuada Planificación de
requerimientos de bienes y servicios.
Local para
maestranza.
de
Implementar un local para cochera y taller
de maestranza.
Financieros
Entregar a Contabilidad la información
pertinente para la Elaboración de Estados
Financieros Trimestrales y Anuales, en
fecha oportuna.
Conciliación de Cuentas Trimestrales por
Cobrar
Tesorería
y
Rentas
entreguen
a
Contabilidad reportes conciliados a nivel de
detalle.
Conciliación entre Libro bancos y Estados
bancarios
Tesorería
entregue
a
Contabilidad
Información conciliada de Libro Bancos y
Estados Bancarios
Custodia de dinero y valores
Se brinde seguridad interna adecuada en
custodia del dinero y valores.
Información al contribuyente en temas
tributarios
Reforzar la capacitación para brindar
Información al contribuyente en temas
tributarios.
Fiscalización de casa habitación y/o zona
industrial - Emisión de Resoluciones de
determinación y de multas - Oficios de
requerimientos y de presunta
Reforzar el apoyo de personal y
capacitación adecuada para el desarrollo de
los indicados procesos.
Autorización de Licencia de Funcionamiento
Medidas de persuasión u otro mecanismo,
contra el desarrollo de giros comerciales
incompatibles con la zonificación
Autorización para la Ubicación de Elementos
de Publicidad Exterior y/o Anuncios.
Medidas de persuasión u otro mecanismo que
frene las instalaciones de anuncios publicitarios
sin autorización y sin medidas normadas.
Elaborar y Mantener Actualizado el Registro
de las MYPES.
Implementar el registro histórico sistematizado
y apoyo de personal.
Catastro de los Predios del Distrito Elaboración de expedientes técnicos de
habilitación urbana de oficio - Verificación
Apoyar con personal especializado
capacitado convenientemente para
desarrollo de los procesos indicados.
Logística y Servicios Generales
cochera
y
taller
Contabilidad
Elaboración de Estados
Trimestrales y Anuales.
Tesorería
Administración Tributaria
Fiscalización Tributaria
Comercialización y Licencias
Catastro y Habilitaciones Urbanas
y
el
60
de predios in situ - Orientación y recepción
adecuada de documentación para trámites
municipales - Emisión de constancias de
posesión para factibilidad de servicios
básicos.
Obras Privadas y Control Urbano
Expedición de Licencia de obras para
edificaciones (modalidades a, b, c y d) Recepción de expedientes incompletos Fiscalización y control urbano de obras
mediante la supervisión constante.
Concientizar: A la población para solicitar
licencias; a proyectistas para comportamiento
ético y brindar apoyo de personal necesario,
para el desarrollo de los procesos indicados .
Evaluación de las liquidaciones de obras
públicas
Disposición para la presentación-recepción de
documentación completa.
Obras Públicas
Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente
Reclutamiento de personal para los servicios
de barrido de calles y mantenimiento de
áreas verdes
Incentivar y/o motivar demanda de mano de
obra
Mantenimiento de áreas verdes
Disposición parar entrega.recepción
herramientas en forma oportuna
Recojo de residuos sólidos(basura en las
calles) fuera del horario de recojo
Disposición para campaña de concientización a
los vecinos a la adopción de actitud positiva en
el cumplimiento de las disposiciones
Municipales.
de
Planificación, Presupuesto y Racionalización
Conciliación de ingresos y gastos (EP-1)
Evaluación
Semestres
Presupuestal
Coordinación permanente para la correcta
ejecución del Presupuesto, corolario de una
adecuada Planificación de requerimientos
de bienes y servicios.
Segundos
Clínica de la Municipalidad de Santa Anita
Carencia de capacitación del personal
administrativo
Reforzar
capacitación
administrativo.
del
personal
CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo
CONSULTOR
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