20091015 - politica gastos de viaje

Política de
Gastos de
Viaje
Publicación: 01-10-2007
Revisión:
06-07-2009
Este documento ha sido generado para uso
exclusivo de la Asociación Guatemalteca de
Exportadores y su contenido es restringido a la
audiencia. Este documento no puede ser
transferido a terceros, ni utilizado para otros
propósitos que los que han originado su entrega,
sin el previo permiso escrito de la Gerencia
Administrativa.
INDICE
ASIGNACION DIARIA ( PER DIEM) ................................................................................. 7
AUTORIZACIONES ........................................................................................................ 4
AUTORIZACIONES ESPECIALES .................................................................................... 10
COMPROBANTES Y REQUERIMIENTOS FISCALES ........................................................... 8
GASTOS NO REEMBOLSABLES ....................................................................................... 8
HOSPEDAJE .................................................................................................................. 5
LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE .............................................................................. 9
POLÍTICA ...................................................................................................................... 3
PROPOSITO .................................................................................................................. 4
SANCIONES ................................................................................................................ 10
SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE................................................................................ 4
TRANSPORTE ............................................................................................................... 5
1. POLÍTICA
Audiencia
El contenido de este documento está dirigido a:
•
•
•
•
Miembros de Juntas Directivas de comisiones, subcomisiones y comités
Colaboradores de AGEXPORT,
Personal temporal que labore para AGEXPORT
Usuarios externos autorizados
Conceptos
•
Gastos de Viaje
Es la asignación diaria que AGEXPORT reconoce a las personas que desempeñan
comisiones fuera del lugar permanente de sus labores. Esto incluye hospedaje,
alimentación, transporte, impuestos, lavandería, propinas, fotocopias, teléfono y
otros gastos indispensables para la comisión.
•
Tipos de viajes:
Nacional: Son viajes a los diferentes departamentos de Guatemala y sus
municipios.
Internacional: Son los viajes fuera del país de Guatemala.
•
Usuarios autorizados
Personas que por la naturaleza de la comisión a realizar requieran gastos de viaje
y han sido debidamente autorizados, aún cuando no sean colaboradores o
contratistas permanentes.
•
Prestador de servicio
Empresa, persona o institución que provean los servicios relacionados al giro de
su negocio, vinculados a gastos de viaje necesarios para la comisión propia de
AGEXPORT.
•
Per Diem
Asignación diaria que AGEXPORT asigna para alimentación y otros gastos como
lavandería, llamadas telefónicas, etc.
3 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
Formatos y Tablas
Código
F-PL-GV-01
F-PL-GV-02
F-PL-GV-03
F-PL-GV-04
TB-PL-GV-01
TB-PL-GV-02ª
TB-PL-GV-02B
TB-PLGV-03
Nombre
Formato de Solicitud y autorización de anticipos de
gastos de viaje
Formato de Liquidación de gastos de viaje
Formato de Recorrido de kilometraje
Formato de Viajes presupuestados
Tabla de gastos de viaje nacionales
Tabla de gastos de viaje internacionales dentro de USA
Tabla de gastos de viaje internacional en el resto del
mundo
Tabla de Kilometraje de distancias nacionales
2. PROPOSITO
AGEXPORT pone a disposición de usuarios autorizados los recursos necesarios para el
desarrollo de las comisiones nacionales e internacionales en representación de la
Asociación.
Los usuarios que realizan viajes deberán en forma previa conocer la política y normativa
de uso de gastos de viaje.
Todo director, gerente, jefe y coordinador de la Asociación es responsable de velar por el
cumplimiento de la misma en sus áreas de acción y corresponsable de la revisión de las
liquidaciones de viáticos.
3. AUTORIZACIONES
Todo viaje debe contar con el correspondiente presupuesto. O la ampliación
presupuestaria y contar con la debida autorización según corresponda.
Tipo de viaje
Internacionales:
Nacionales
Autorizaciones
Junta Directiva
Gerente de Área o Delegado*
Cuando el viaje sea financiado por un donante, adicionalmente deberá contar con la
autorización por escrito y utilizar la tabla de montos autorizados si este así lo requiere.
* El Gerente de área puede delegar la autorización a otra persona, enviando un memo
con la justificación al departamento de Compras, tomando en cuenta que el sigue
siendo responsable de las autorizaciones otorgadas por el delegado.
4 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
4. SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE
Previo a trasladar la solicitud de autorización de viaje, el usuario realizará el cálculo según
Tabla de gastos de viaje, debiendo adecuarla al tipo de viaje ya sea nacional o
internacional (formatos y tablas disponibles en intranet). Ver flujo de procedimiento.
El usuario debe trasladar la solicitud a compras con 10 días hábiles previos al viaje.
Para efectos de la asignación diaria de gastos, se tomará como día completo al usuario
autorizado que se encuentre fuera de la AGEXPORT cada 24 horas empleadas en el
desempeño de la comisión, y se cubrirán desde el día de salida, tres horas antes del
horario de salida del vuelo y hasta el día de retorno inclusive dos horas después de la
llegada del vuelo. Cada fracción igual o mayor de 8 horas se tomará como día completo.
Si la fracción es igual o mayor de 4 y menor de 8 horas, se reconocerá el valor de media
asignación diaria de gastos.
5.
HOSPEDAJE
Hospedaje
Las tarifas de hospedaje por noche en viajes nacionales e internacionales, lo determinará
las tablas correspondientes, la cuales se accedan en forma automática dentro de
Intranet.
Anualmente serán revisadas y actualizadas las tarifas correspondientes a alimentación y
hospedaje, quedando bajo la responsabilidad de Administración
La reservación de hotel internacional se solicita por lo menos con 5 días de anticipación,
siendo compras quien realiza la Reserva de hotel. Es deseable mayor anticipación en
casos en donde se prevea poca disponibilidad de habitaciones o una afluencia
importante a actividades de AGEXPORT.
El usuario es responsable de notificar oportunamente la cancelación de la reservación del
hotel a Compras. Al no realizar la comisión dará aviso con un mínimo de 72 horas previas
al viaje para no incurrir en costos. Deben tomarse en cuenta las políticas de cancelación
del Hotel que puedan ser diferentes.
6. TRANSPORTE
Transporte aéreo
Los viajes por avión dentro del territorio nacional solo serán autorizados cuando excedan
de 6 horas de distancia vía terrestre o cuando el caso lo amerite.
La clase de servicio a utilizar en transporte aéreo en viajes nacionales e internacionales,
será tipo económica, cualquier excepción deberá ser autorizada por la Dirección General.
Toda persona que viaje por aire tendrá cobertura de seguro por accidente durante el
vuelo. El costo se considera gastos de viaje y es deseable que lo incluya el boleto aéreo,
de lo contrario debe ser contratado. Cualquier otro seguro adicional que contrate el
usuario, será cubierto por él mismo.
5 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
AGEXPORT no se responsabiliza ni compensa pérdida de equipaje, perdida de artículos
personales, o robos a los viajeros, estando en viaje de trabajo.
Se reembolsará a los empleados por cargos de exceso de equipaje únicamente cuando
por la naturaleza del viaje transporte materiales pesados o voluminosos, por ser equipo
necesario para realizar la comisión y cuando el equipaje consista en artículos propiedad
de la Organización.
Los pasajeros NO deberán aceptar ningún tipo de compensaciones económicas por
cambio de vuelo de parte de la aerolínea, únicamente si vuelan fuera del horario normal
de oficina y si la demora en su viaje no resulte en una interrupción de la comisión o eleve
los costos de hospedaje y alimentación.
El boleto de avión ya pagado que, por motivos fuera del alcance del viajero haya
quedado sin usar y si por alguna característica del boleto no puede ser cancelado y
reembolsado su importe, la persona que iba a realizar el viaje deberá dar aviso a
Compras por medio de su jefe inmediato para que pueda ser utilizado en su próximo
viaje. Los gastos que resulten de este cambio serán absorbidos por AGEXPORT.
Sólo se reembolsarán los cargos por cambio de boletos de avión, cuando dicho cambio se
deba a razones de trabajo justificables, siempre y cuando cuente con autorización escrita
del Gerente Administrativo.
Transporte terrestre
Automóvil particular
Para transporte dentro del país y fuera del perímetro urbano, el colaborador podrá hacer
uso de su vehículo y le será reconocida una tarifa por kilómetro recorrido, según Tabla de
Kilometraje de distancias nacionales (TB-PL-GV-03). La utilización del vehículo queda bajo
responsabilidad del viajero, por lo que AGEXPORT, no se hace cargo de daños o robo al
vehículo.
Para solicitar el reembolso de los gastos realizados se debe complementar el Formato de
Recorrido de kilometraje F-PL-GV-03 y adjuntar facturas con gastos relacionados al
vehículo.
El recorrido dentro del perímetro de la ciudad capital se reconocerá en caso que el
trabajo requiera movilización dentro de la misma, esto debe ser autorizado por la
Gerencia Administrativa.
Uso de Carro Rentado
Cuando se requiera la renta de automóvil se deberá contar con la autorización del
Gerente de Área y solicitar la renta al Compras o directamente a las arrendadoras de
vehículos seleccionadas siempre y cuando el usuario esté habilitado por el Compras para
este efecto.
El lavado de carrocería y motor no está autorizado a vehículos particulares y rentados.
6 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
El vehículo debe ser usado exclusivamente para la comisión asignada, recibiendo y
entregando el vehículo al terminar la comisión con el tanque lleno, cualquier cargo
adicional por atraso no justificado en la entrega o por no llenar el tanque serán cubiertos
por el viajero.
Si por razones de horarios de viaje se requiere recibir y/o entregar el automóvil en
viernes por la tarde o fin de semana este deberá quedarse en un parqueo de AGEXPORT
y recogerse el día del viaje o el día hábil siguiente.
Es responsabilidad del viajero el buen uso del vehículo, cualquier desperfecto o avería
mecánica deberá ser reportada a compras y a la arrendadora para que indique lo
procedente.
Cualquier cargo por daño o robo al vehículo arrendado será analizado individualmente
por el Gerente Administrativo para determinar si es cubierto por el viajero o por
AGEXPORT. En caso de negligencia del viajero, no se cubre.
El combustible utilizado en vehículo rentado será liquidado en formulario de liquidación
de viáticos adjuntando copia del contrato de renta indicando los kilómetros al inicio y al
final del viaje.
Uso de Taxi
No se permite el uso de taxi para recorridos mayores de 50 Kms., en viajes nacionales.
Para viajes internacionales puede rentarse taxi en tramos largos y cortos si las
condiciones así lo requieren (verificar monto diario asignado en tabla de autorización de
viajes). Si el viajero se hospeda en el hotel Sede del evento no será necesario este rubro a
menos que sea justificado.
No está autorizada la renta de taxi por horas en recorridos nacionales.
7. ASIGNACION DIARIA PER DIEM Y OTROS GASTOS AUTORIZADOS (ALIMENTACIÓN Y
GASTOS MISCELÁNEOS)
AGEXPORT asignará una cantidad diaria por concepto de alimentación y gastos
misceláneos, o fracción de día, en comisiones locales o internacionales, basado en las
siguientes tablas:
Tabla de gastos de viaje nacionales (TB-PL-GV-01),
Tabla de gastos de viaje internacionales dentro de USA (TB-PL-GV-02A)
Tabla de gastos de viaje internacional en el resto del mundo (TB-PL-GV-02B).
Gastos mayores a los establecidos, serán evaluados cuando existan debidas
justificaciones y sean autorizadas por la Dirección General. Cuando los viajes sean
realizados con fondos de donantes, deberá tomarse en cuenta la política del o mismo.
Asignación diaria: Esta asignación incluye desayuno, almuerzo, cena y otros como
bebidas y snacks cuando aplique (acorde al horario de salida y regreso de la comisión);
siempre y cuando no exceda el monto permitido.
7 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
Si el hotel o alguna actividad del viaje incluyen algún tiempo de alimentación este debe
descontarse del anticipo de gastos de viaje. (25% de alimentación diaria)
Atenciones a terceros: Son autorizadas con justificación y únicamente por el Gerente de
Administrativo. Si se presenta una factura dentro de las atenciones y esta incluye
alimentos, se descontará la parte proporcional que corresponda al viajero,
considerándose esta proporción de su asignación diaria.
Otros gastos autorizados: Gastos de lavandería cuando el viaje exceda de más de dos
días y por alguna razón es necesario utilizar este servicio.
Una llamada personal de larga distancia de hasta 3 minutos por cada día de viaje es
permitida. Dado el alto costo de comunicación en hotel y si la naturaleza de la actividad
requiere alto volumen de llamadas o envíos de correos electrónicos, se permitirá el uso
de otros medios de comunicación que sean menos costosos (internet, tarjetas de
llamadas internacionales, chips de celulares, SKYPE, etc).
En viajes internacionales es permitido el reembolso de taxi de y hacia el aeropuerto tanto
en la ciudad de salida como en la de destino y recorrido interno para actividades de
trabajo.
8. GASTOS NO REEMBOLSABLES
Hospedaje sin comprobante.
Multas o infracciones impuestas por agentes de tránsitos, policías, o cualquier otra
autoridad.
Facturas que estén alteradas.
Gastos personales como regalos, ropa, accesorios y otros.
Gastos de acompañantes no autorizados.
Gastos fuera del período autorizado.
La custodia del valor de los gastos de viaje es responsabilidad del usuario, por lo que no
se reconocen perdidas. Cuando realicen viajes en donde los viáticos son mayores a $.
2,000 se sugiere adquirir cheques de viajero.
9. COMPROBANTES Y REQUERIMIENTOS FISCALES
Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación fiscal guatemalteca y reducir el
impacto en la renta imponible del viajero; se deberá comprobar el gasto de la asignación
per diem a través de comprobantes de los consumos realizados, en las fechas y el lugar
de destino, caso contrario dichos gastos formarán parte de su renta imponible. Se
reconocerán únicamente gastos que puedan relacionarse con la actividad de la comisión.
8 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
Todos los gastos realizados deben ser congruentes con la comisión y deben ser
soportados por comprobantes legales o del giro del negocio, emitidos en el exterior a
nombre de Asociación Guatemalteca de Exportadores o del viajero.
En gastos en moneda diferente a la que se le dio el anticipo, adjuntará comprobante de la
compra de dicha moneda en la liquidación de sus gastos, para aplicar el tipo de cambio.
De no contar con constancia se usara el tipo de cambio del Banco de Guatemala.
Los gastos realizados en el país, deben documentarse con facturas contables, las cuales
deben contener: Nombre, NIT y dirección exacta de Asociación Guatemalteca de
Exportadores o de la fuente de financiamiento del viaje. Los requisitos de las facturas
deben incluir: Autorización de SAT, fecha del viaje, detalle del consumo, sellos de
régimen fiscal, según reglamento de IVA vigente.
Factura Especial: Todo gasto de viáticos y hospedaje nacional debe de ser comprobado
fiscalmente con factura, en los casos extremos en que el prestador de servicios no
proporcione factura, el viajero le debe emitir recibo corriente y solicitar copia de cedula
en los casos en que sea factible como lo establece el reglamento del IVA vigente, al
regreso del viaje deben solicitar al departamento de Contabilidad la emisión de una
factura especial, considerando que para su presupuesto esta implica un 18.2% adicional
de gasto.
10. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
La liquidación se debe de entregar al departamento de Contabilidad a mas tardar cinco
días hábiles después de concluido el viaje en el Formato de Liquidación de Gastos de Viaje
F-PL-GV-02.
Liquidación de Perdiem:
El monto dado en anticipo puede liquidarse de las siguientes formas
a. Por el valor real de los comprobantes gastados y el efectivo que
complemente el valor recibido como anticipo.
b. Por el monto del anticipo
• Con comprobantes de gasto
• Con complemento como parte de su ingreso imponible
i. Si es colaborador: con recibo corriente y
ii. Si es contratista con factura
iii. Comprobantes de gastos durante la estadía, que no sean
artículos no relacionados a la comisión pueden agregarse
dentro de este monto para reducir el valor de renta
imponible. La administración se reserva el derecho de
autorizar estos gastos.
c. Cuando el usuario no liquide dentro del tiempo establecido, se le
descontará el monto del anticipo entregado, del pago de nómina más
próximo.
9 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
En el caso de que no se hubiera otorgado un anticipo de gastos de viaje o que este
hubiera sido insuficiente, el colaborador solicitará reembolso de los gastos efectuados,
cumpliendo con el procedimiento de autorizaciones establecido.
Cuando se trate de una persona externa a AGEXPORT el Gerente de Área será
responsable de transmitir la política al viajero y darle seguimiento a la liquidación.
En gastos de viaje internacionales el viajero debe adjuntar a su liquidación copia de
pasaporte con sello de migración.
Cuando el viaje sea cancelado y el anticipo ya se hubiese entregado, se deberá reintegrar
el mismo día que se decida la cancelación del viaje el efectivo a Caja en la misma moneda
del anticipo, debiendo exigir su respectivo recibo de caja.
11. AUTORIZACIONES ESPECIALES
Es responsabilidad del Gerente Administrativo evaluar los casos que se presenten fuera
de la presente política y decidir sobre:
Gastos mayores a las tarifas establecidas
Gastos por atenciones realizadas durante los viajes
Los gastos médicos, farmacéuticos y cualquier otro gasto no previsto en los que el
viajero incurra para realizar su labor estando en el desarrollo de la comisión asignada.
Todo gasto deberá contar con previa autorización antes de ser liquidado.
12. SANCIONES
El uso inadecuado de los gastos de viaje proporcionados por AGEXPORT es una violación
a las normas y políticas y afectan el bien común de la misma.
El viajero cubrirá con sus recursos financieros y bajo su total responsabilidad los gastos
en los siguientes casos:
a. Si incumple con la política.
b. Si efectúa gastos extras sin observar la presente política
c. Si por negligencia o descuido no tramita el anticipo en el tiempo estipulado. En
ese caso debe solicitar posterior reembolso al viaje.
d. Si suspende el viaje y no realiza la cancelación del boleto aéreo ya adquirido o la
reservación de hotel en forma oportuna.
e. Si no liquida en forma oportuna sus gastos de viaje
f. Si debe viajar y tiene pendiente de liquidación viajes anteriores y reembolsos.
Todo viaje que se conozca oportunamente y por descuido del viajero no se tramite con el
tiempo estipulado en el inciso 1.6, el colaborador deberá financiar el mismo y solicitar el
reembolso posterior al viaje.
10 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
Si por falta de organización o coordinación del colaborador se suspende el viaje y no
realiza la cancelación del boleto aéreo ya adquirido o reservaciones de hotel, es
responsabilidad del mismo asumir dicho costo.
Para poder solicitar un anticipo de gastos de viaje el colaborador no debe contar con
anticipos no liquidados.
11 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
13. Procedimientos
12 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT
13 Política de Gastos de Viaje | AGEXPORT