Código - Mineco

Ministerio de Economía
Dirección de Atención y Asistencia al
Consumidor
-DIACO-
Versión: 08
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Hoja: 1 de 7
Sistema de Gestión de la Calidad
CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA CALIDAD
GC-PR-01
Código:
GC-PR-01
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GC-PR-01
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
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1. PROPÓSITO
Establecer los lineamientos para la aprobación, identificación, revisión y control de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y definir las responsabilidades
sobre estas actividades.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al control de todos los documentos que forman parte del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y los documentos de origen externo.
3. USUARIO Y RESPONSABLE
-
Dirección
Representante de Dirección
Jefe de Aseguramiento de la Calidad
Encargada de Documentación
Todos los Responsables de los Procesos.
4. VOCABULARIO

Versión: Se refiere al número asignado a un documento luego de una revisión
que incluya un cambio. El número de versión deberá empezar en uno (1).

Vigencia: Período de tiempo desde el cual un documento tiene validez para su
utilización dentro del SGC.

Gestión de la Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización en lo relativo a la calidad.

Información: Datos que poseen significado.

Documento: Información y su medio de soporte.

Especificación: documento que establece requisitos.

Manual de la calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la
calidad de una organización.
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DOCUMENTOS
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
Plan de la calidad: documento que especifica que procedimientos, y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a
un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Documento Aprobado: Es aquel documento que es revisado y aprobado por
el Comité de Calidad y que posteriormente es firmado por el Representante de
la Dirección y la Dirección.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
5. METODOLOGÍA
El SGC establecido, implementado y mantenido en la DIACO, cuenta con los siguientes tipos
de documentos: política de calidad, objetivos de calidad, manual de calidad, manual de
puestos, fichas de proceso, procedimientos, formatos, programas, especificaciones y
documentos de origen externo. Para el apropiado control de los documentos que forman
parte del SGC se hace necesario definir la forma en la cual se manejan los mismos, iniciando
con su creación y aprobación hasta su disposición final una vez se vuelvan obsoletos.
Los registros son documentos especiales, su control se establece en el Procedimiento de
Control de Registros GC-PR-02.
Para que un documento sea considerado como válido dentro del SGC es necesario que
cumpla con el siguiente formato:

Encabezado: el cual deberá incluir el logo de la institución, título del documento,
encabezado de la institución, su código, la versión y el número de la hoja. Se
exceptúan de cumplir este encabezado la Política de Calidad, los Objetivos de
Calidad y los documentos de origen externo.
El documento denominado Manual de la calidad contiene entre otros los siguientes
elementos:




Caratula: identifica el documento y sus aprobaciones
Índice: nombre y titulo de cada sección y su localización
Introducción: define la razón de ser del manual de gestión de la calidad
Titulo, historia y alcance: nombre del documento y la organización que lo aplica,
breve reseña de la organización y el ámbito de aplicación del manual.








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DOCUMENTOS
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Revisión, aprobación y modificación: evidencia del estado de revisión, aprobación y
modificación del manual
Exclusiones: requisitos de la norma ISO 9001 que son excluidos del SGC
Principios y Valores: declaración de los mismos
Visión y Misión: declaración de las mismas por la organización
Organización: descripción del cumplimiento de los requisitos de la sección 4, 5 y 6
de la norma ISO 9001 con relación a la organización, la cual incluye la declaración
de la Política, Objetivos de Calidad y la Planificación del SGC.
Referencias: documentos de origen externo relacionados con el quehacer de la
organización y su SGC
Descripción del Sistema de Gestión de la Calidad: mapa de procesos y descripción
de los procesos
Anexos: información de apoyo al manual
Los documentos denominados Procedimientos contienen:







Propósito: en el cual se explique la intención del documento.
Alcance: en el cual se delimita las áreas en las cuales el procedimiento es
aplicable.
Usuarios y responsables: señala la o las personas que usan y son responsables
del documento.
Vocabulario: no tiene carácter de obligatorio, es acá en donde se aclaran términos
utilizados por personal de un proceso y que puedan no ser entendidos por
personal de un proceso ajeno.
Metodología: cuerpo del procedimiento el cual se puede representar por narrativa o
por medio de un diagrama de flujo o una combinación de ambas.
Anexos: no tienen carácter de obligatorio, incluye material de apoyo al
procedimiento.
Registros: aparecerá el título, código del registro y versión vigente que se utiliza en
la realización de las actividades del procedimiento.
La aprobación de un documento, incluidos los registros, que forman parte del SGC estará a
cargo de la Dirección, para categorizar un documento como aprobado es necesario que el
responsable de la aprobación firme la caratula contenida en la primera hoja del documento
en la casilla correspondiente.
La revisión de un documento estará a cargo del Comité de Calidad, la constancia de la
revisión se hará de la misma forma, mediante la firma del Representante de Dirección, como
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representación de la Dirección y del Comité de Calidad, en la caratula contenida en la
primera hoja del documento.
La elaboración de un documento estará a cargo de los dueños o responsables de cada uno
de los procesos o la persona designada para el efecto, quien lo presentará al Comité de
Calidad para la validación correspondiente, la respectiva validación de su elaboración estará
a cargo del Comité de Calidad, la constancia de la elaboración se hará de la misma forma,
mediante una firma del Representante de Dirección, como representación de la Dirección y
del Comité de Calidad, en la caratula contenida en la primera hoja del documento. Queda
exceptuado de la forma de aprobación y revisión el documento Manual de Calidad.
Una vez aprobado un documento, la Jefe de Aseguramiento de la Calidad y/o encargada de
la documentación incluye el mismo, en el Control Maestro de Documentos de la Calidad (GCFO-01) y le informa al dueño del proceso de informática para que el documento sea dado de
alta en el sistema Ariane.
Cada dueño de proceso es responsable de dar a conocer los documentos aprobados y
dados de alta en el Sistema Ariane, debiendo dejar evidencia de esta comunicación.
Todo documento aprobado es revisado y actualizado según se requiera o al menos una vez
al año, los cambios realizados a un documento se registran en la Bitácora de Control de
Cambios (GC-FO-03), forma electrónica.
Cuando un documento se vuelve obsoleto, quedará archivado el documento original en forma
magnética en una carpeta para documentos obsoletos, luego de que se haya aprobado la
nueva versión y subida al sistema Ariane.
Para el caso de las copias controladas que se vuelven obsoletas, se recolectan y destruyen
por el/la Jefe de Aseguramiento de la Calidad o Encargada de Documentación. El original
vigente de la documentación estará a cargo de la Encargada de Documentación.
Para asegurar la integridad de los documentos del SGC la Encargada de Documentación
mantiene una copia actualizada en disco compacto y el original en forma impresa.
La Dirección y Representante de la Dirección, pueden o no tener a su disposición una copia
impresa controlada en el lugar que mejor convenga.
Para la accesibilidad de la documentación del SGC, el dueño del proceso de informática,
mantiene copia en disco externo y la documentación del SGC puede ser accesada por todos
los usuarios en el sistema Ariane.
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Los responsables de cada proceso dan a conocer al personal bajo su cargo los documentos
aprobados, esto incluye los documentos de origen externo y se informa que los mismos se
encuentran disponibles para consulta en el Sistema Ariane (normas ISO) y en el Sistema de
información Legal en Línea a cargo del Proceso Administrativo Sancionatorio.
Los documentos de origen externo pueden tenerse como copias físicas para consulta por el
personal, pero no se consideran documentos controlados. Para efectos de auditoría los
documentos oficiales son los que se encuentran en el sistema Ariane.
Cuando se introduzca un nuevo documento externo al SGC, la aprobación para incluirlos
está a cargo de la Dirección y Representante de la Dirección ó bien del Comité de Calidad.
Para este tipo de documentos se cuenta con un registro de Control de Documentos Externos
(GC-FO-02).
CODIFICACION DE LOS PROCESOS Y DOCUMENTOS DEL SGC
CODIFICACION DE PROCESOS DEL SGC
PROCESO
REVISION Y PLANIFICACION DEL SGC
IDENTIFICACION DEL
PROCESO
RP
GESTIÓN DE LA CALIDAD
GC
AUDITORIA INTERNA
AI
ATENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE LA QUEJA
RQ
ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
AS
VERIFICACIÓN DE LA QUEJA
VQ
COMPRAS
CO
RECURSOS HUMANOS
RH
INFORMATICA
IN
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TIPO DE DOCUMENTO
Política de Calidad
Objetivo de Calidad
Código:
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IDENTIFICACION
CORRELATIVO
PC
N/A
OC
N/A
MA
Manual
00
PR
Procedimiento
00
FO
Formato
00
ES
Especificación
00
Ficha de Proceso
FP
Documento Externo
Nombre del documento
00
N/A
CODIFICACION DE DOCUMENTOS DEL SGC
6. Registros
Título
Código
Versión
Control Maestro de Documentos
GC-FO-01
06
Control de Documentos Externos
GC-F0-02
08
Bitácora de Control de Cambios
GC-FO-03
04