Procedimiento Ingreso Consultas y Denuncias

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE
CONSULTAS Y DENUNCIAS EN LA
PLATAFORMA DE INTEGRIDAD
CORPORATIVA
Procedimiento Ingreso Consultas y Denuncias
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE DENUNCIAS Y CONSULTAS
I. Descripción
Penta Seguros Generales ha implementado un canal de comunicación adicional a los formales
establecidos, para que cualquier persona que interactúe con la Compañía durante el desarrollo de su
giro comercial (empleados, clientes, proveedores, liquidadores, corredores, etc), y que tenga alguna
consulta o quiera reportar alguna práctica que constituya incumplimientos a nuestras políticas de
Gobierno Corporativo o alguna infracción a la Ley Nº 20.393, pueda ponerla de manifiesto de una
forma expedita y confidencial.
Este canal de denuncias y consultas, denominado “Integridad Penta Generales”, es gestionado por el
Gerente de Cumplimiento, quien fue designado por Directorio como “Encargado de Prevención de
Delitos” (EPD) de la Compañía.
Para poder ingresar una denuncia o consulta, se debe acceder a la plataforma mediante la dirección
web: http://www.integridadpentagenerales.cl/, en donde una vez ingresado el requerimiento, se le
asignará un código de usuario y contraseña, para que pueda revisar el estado de avance del caso, y por
el cual podrá mantener contacto con el EPD, en caso de ser necesaria mayor información. Las consultas
tienen plazo de respuesta de 3 días hábiles, mientras que las denuncias serán investigadas en el plazo
que ello amerite, entregándose un primer feedback en un lapso de 3 días hábiles.
La Compañía asegura en todo momento la confidencialidad del denunciante, protegiendo la identidad
de quien ingrese la denuncia, y estableciendo que bajo ninguna circunstancia, quien la realice, este
expuesto a represalias.
Este sistema de gestión ética no sanciona, sólo recibe las denuncias, las investiga y de probarse alguna
irregularidad, la reporta mediante los canales formales de la Compañía para que se tomen las medidas
correctivas (y sanciones, en caso que corresponda), atingentes al caso.
II. Tipos de Denuncias
a) Lavado de Activos
El lavado de activos considera a todo acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de
determinados bienes provenientes de actividades delictivas (tales como el narcotráfico, evasión
tributaria, delitos económicos, etc) para tratar de otorgarles apariencia legal, introduciéndolos en la
empresa (y de esta forma a la economía del país), y así encubrir su origen ilegal.
b) Cohecho
El cohecho consiste en ofrecer cualquier tipo de beneficio cuantificable (objetos de valor, favores,
dinero) a un funcionario público, tanto en Chile como en el extranjero, con el fin de obtener algún
beneficio para la empresa.
c) Financiamiento del Terrorismo
El financiamiento del terrorismo es el apoyo financiero entregado a cualquier organización que
comprometa o involucre actividades terroristas. Incluye solicitar, recaudar o proveer de recursos que
directa o indirectamente se utilicen en la comisión de cualquier acto terrorista.
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d) Mal Uso de Recursos
Los recursos son cualquier bien material o inmaterial de la empresa (dinero, horas de trabajo, bienes,
etc) que se utilizan diariamente para poder desarrollar el giro del negocio. Existe un mal uso de estos
recursos, cuando se utilizan para fines no relacionados a los establecidos por la Compañía. Por ejemplo,
uso del horario laboral para proyectos personales (Ej.: venta de productos).
e) Robo, Hurto o Apropiación Indebida de Fondos
Consiste en la sustracción o el retiro no autorizado de equipos, muebles, accesorios, efectivo u otros
bienes tangibles de la Compañía. Por ejemplo, la apropiación indebida de la recaudación de pagos
efectuada por clientes.
f) Irregularidades en Liquidación de Siniestros
Consiste en irregularidades efectuadas en el proceso de liquidación de un siniestro, como pagos no
justificados en la liquidación, acoger a tramitación siniestros que no cumplen las condiciones exigidas u
otros similares.
g) Uso de Información Confidencial o Privilegiada
Los trabajadores deben resguardar la información confidencial, privilegiada, privada o comercial de la
empresa. Esta no se debe divulgar ni utilizar indebidamente. Por ejemplo, el traspaso a terceros de
datos personales de los trabajadores o clientes, planes comerciales, etc.
h) Conflicto de Interés
Se genera cuando existe un conflicto entre los intereses personales y las responsabilidades de un
trabajador. Esto incluye cualquier acción tomada en beneficio o preferencia personal, antes que en
bien de la compañía. Por ejemplo, ser jefe de un familiar o favorecer en una licitación a una amistad,
entre otros.
i) Acoso Laboral
Corresponde a declaraciones verbales persistentes no deseadas que son degradantes, ofensivas,
humillantes o intimidantes. La Dirección del Trabajo ha definido el acoso laboral o mobbing como el
hostigamiento permanente al trabajador, por ejemplo, desprecio de sus habilidades, persecución,
burlas, ley del hielo, entre otras.
j) Acoso Sexual
Se considera como acoso sexual, la conducta en la cual una persona realiza de forma indebida, por
cualquier medio, requerimientos de carácter sexual no consentidos por quien los recibe y que
amenacen o perjudiquen su situación laboral o sus oportunidades en el empleo. Estos requerimientos
(contactos físicos, insinuaciones, correos electrónicos) pueden ser propuestos de forma explícita o
mediante insinuaciones. La persistencia en este comportamiento después que la persona objeto de ella
ha manifestado que le resulta indeseable es lo que transforma dicha conducta en acoso.
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k) Drogas Ilícitas y Alcohol
La Compañía prohíbe estrictamente la posesión, distribución, venta y consumo de drogas ilícitas y
alcohol en sus dependencias, cualquiera sea la forma y modalidades que ello revista. Asimismo, ningún
empleado, bajo circunstancia alguna, podrá presentarse al trabajo o desempeñar sus funciones
encontrándose bajo la influencia de drogas ilícitas o alcohol. Se exceptúa de esta disposición el
consumo moderado de bebidas alcohólicas con ocasión de actividades institucionales, así como en
ocasión de festividades o reuniones de camaradería.
l) Otra
Esta opción apunta a otros hechos que no se encuentren en ninguna las categorías anteriores, o
cuando quien ingresa la denuncia, no sabe como clasificarla.
III. Ingreso de Requerimientos:
1) Ingreso de Consultas:
Para el ingreso de una consulta se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar al portal http://www.integridadpentagenerales.cl/ y seleccionar en el lado derecho
de la pantalla visualizada, la opción “ingresar una consulta”.
Paso 2: En la pantalla siguiente, se deberá seleccionar la celda en la que acepta los términos y
condiciones de uso y luego presionar en el botón “siguiente”.
Paso 3: En la tercera pantalla deberá ingresar los datos de contacto que se solicitan, o si se prefiere
ingresar la consulta de manera anónima, deberá seleccionar la casilla en donde se manifiesta
dicha opción. Luego presionar en el botón “siguiente”.
Paso 4: A continuación se desplegara un recuadro en el cual se podrá ingresar la consulta. Deberá ser
lo más claro posible, para poder entregar una respuesta certera a su requerimiento. Luego
presionar en el botón “siguiente”.
Paso 5: Se desplegará la pantalla de finalización del proceso de ingreso de la consulta y en forma
automática el sistema entregará una clave e identificador que deben ser anotados, ya que son
únicos y se entregan por una sola vez. Luego, deberá seleccionar la casilla en donde indica que
los datos de identificación han sido guardados para poder enviar el caso, y presionar en el
botón “siguiente”.
Paso 6: Finalmente, una vez cumplido 3 días hábiles podrá revisar la respuesta a su consulta
ingresando sus datos de identificación en la casilla “Estado de Denuncias y Consulta”, ubicada
en el lado derecho de la pantalla de inicio.
2) Ingreso de Denuncias:
Para el ingreso de una denuncia se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar al portal http://www.integridadpentagenerales.cl/y seleccionar en el lado derecho de
la pantalla visualizada, la opción “Ingresar una Denuncia”.
Paso 2: En la pantalla siguiente, se deberá seleccionar la celda en la que acepta los términos y
condiciones de uso y luego presionar en el botón “siguiente”.
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Paso 3: En la tercera pantalla deberá ingresar los datos de contacto que se solicitan, o si se prefiere
ingresar la denuncia de manera anónima, deberá seleccionar la casilla en donde se manifiesta
dicha opción. Luego presionar en el botón “siguiente”.
Paso 4: A continuación se desplegara un listado que incluyen las categorías relacionadas al objeto de
su denuncia, conforme lo estipulado en nuestro Código de Ética y en el Manual de Prevención
de Delitos. Si los hechos a denunciar no se enmarcan en estas categorías, o se desconoce cuál
es la más adecuada, se puede marcar la opción "otra" al final de la lista. Luego presionar en el
botón “siguiente”.
Paso 5: Una vez seleccionado el tipo de denuncia se desplegará un menú consultando antecedentes
específicos relativos a su denuncia. Estos deben ser completados lo más certeramente posible,
evitando dejar casillas en blanco. También podrá adjuntar archivos si lo desea. Una vez
finalizado este proceso, deberá presionar el botón siguiente.
Paso 6: Se desplegará la pantalla de finalización del proceso de ingreso de denuncias y en forma
automática el sistema entregará una clave e identificador que deben ser anotados, ya que son
únicos y se entregan por una sola vez. Luego, deberá seleccionar la casilla en donde indica que
los datos de identificación han sido guardados para poder enviar el caso, y presionar en el
botón “siguiente”.
Paso 7: Finalmente, una vez cumplido 3 días hábiles podrá revisar el estado en que se encuentra su
denuncia, ingresando sus datos de identificación en la casilla “Estado de Denuncias y
Consultas”, ubicada en el lado derecho de la pantalla de inicio. Este será su medio de contacto
mientras se realice la investigación atingente a su caso.
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