enfoque gestion judicial

 PROYECTO REGIONAL DEL PNUD FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE GESTION PARA LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA S I G O B ENFOQUE JUDICIAL CARACTERISTICAS DE LOS MODULOS SIGOB es un producto del Cluster de Gobernabilidad Democrática del Buro regional del PNUD para América Latina y el Caribe LOS MODULOS DEL SIGOB* GOBIERNO JUDICIAL SIGOB 
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ENFOQUE GESTION DEL GOBIERNO JUDICIAL SISTEMA DE PROGRAMACION Y GESTION POR METAS Y RESULTADOS SISTEMA DEL CENTRO DE GESTION DE LA CONDUCCION DEL GOBIERNO SISTEMA DE GESTION DE GABINETES DE MINISTROS‐AS/SECRETARIOS‐AS SISTEMA DE RELACIONES GOBIERNO‐SOCIEDAD: MONITOREO DE MEDIOS Y ACCION COMUNICACIONAL.  SISTEMA DE TRANSPARENCIA DOCUMENTAL GESTION JUDICIAL SIGOBIUS 
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ENFOQUE GESTION JUDICIAL LOS PROCESOS DE TRABAJO JUDICIALES GESTION JUDICIAL DE DESPACHOS JUDICIALES O DE TRIBUNALES JURISPRUDENCIA OBSERVATORIO DE LA GESTION JUDICIAL ANEXO: REQUERIMIENTOS INFORMATICOS DEL SIGOB TRANSVERSAL A TODOS LOS MODULOS JUNIO 2009 * EL SIGOB es un proyecto regional del PNUD que alberga a un grupo de profesionales de distintas especialidades y que junto con más de 60 organizaciones públicas de la alta dirección de la región en los últimos 17 años han ido desarrollando los instrumentos que en este documento se presentan de manera sintética. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 2 ENFOQUE GOBIERNO JUDICIAL La acción política gubernamental es aquella que se realiza en el marco de la conducción estratégica y operacional de una institución gubernamental cuyas finalidades han sido determinadas en la Constitución y las Leyes. En nuestra región, la conducción política gubernamental en la rama judicial recae en las Cortes o Tribunales Supremo de Justicia, o bien en los Consejos de la Judicatura o Magistratura, o bien de manera mixta. Este sistema no entra a conceptualizar la institución del Gobierno de la rama judicial, más bien se centra en los procesos básicos que ahí se deberían realizar. Se entenderá la acción política gubernamental como la combinación entre las obligaciones gubernamentales, los medios de acción para hacerles frente, y las características que éstas debieran tener para que la acción política se realice con efectividad y en el marco de la Constitución y las leyes1. Las atribuciones y obligaciones inherentes a una estructura de conducción político‐institucional del Poder Judicial están consignadas en la legislación, y sólo a los fines de interpretación pedagógica y operativa para el entendimiento de los módulos del SIGOB en materia de Gobierno a continuación se presenta en el siguiente esquema una axiología que permitirá integrar al mismo tiempo las obligaciones del Gobierno, los medios de acción disponibles para hacerles frente y las mínimas características que exige la relación del estado con la construcción de ciudadanía. OBSERVATORIO GEST. JUD
OBLIGACIONES CONSTITUCION Y LEYES
PROSPECCION
DE GOBIERNO JUDICIAL
MONITOR PERCEP. CIUDADANAS
INNOVACION Y ADECUACION
MEDIOS
DE ACCION DE NORMATIVA
GOBIERNO
TECNICO ADMINISTRATIVA
TRANSPARENCIA INTERNA Y EXTERNA
RELAC.
S.JUSTICIA – P.EST. S.CIVIL
CARACTERISTICAS ACCION GOBIERNO
EFICIENCIA EFICACIA Y EFECTIVIDAD ACCION COMUNICACIONAL
ESTRATEGIA PROACTIVIDAD
INTERACCION CON ACTORES
DERECHO
A continuación se presentan un conjunto de módulos que pretenden objetivar en sus métodos, procesos de trabajo e instrumentos informáticos los elementos que se presentan en el esquema precedente. AJUSTADO A 1
Enfoque SIGOB (Proyecto regional del PNUD de fortalecimiento de las capacidades de gestión institucional )
WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 3 SIGOB ‐ SISTEMA DE PROGRAMACIÓN Y GESTIÓN DE METAS POR RESULTADOS, SISTEMA de METAS APLICADO A LOS PROGRAMAS DE ACCION DEL GOBIERNO DE LA RAMA VINCULADOS, A LOS PROGRAMAS DE REFORMA Y MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA. 1. ¿Qué es el Sistema Programación y Gestión por objetivos y resultados? o Sistema de Metas? Este módulo está orientado a soportar una red de gestión para el logro de los objetivos y los resultados de los principales programas de acción del gobierno de la rama judicial [PAG], vinculados a los procesos de reforma y modernización de la justicia, tales como la implementación de los nuevos códigos procesales penales o civiles, las rondas de elaboración de iniciativas legislativas, etc. El Sistema se basa en métodos de programación y gestión que permite interactuar a grupo de funcionarios gerentes y coordinadores de las Metas, con un grupo de funcionarios de la alta dirección encargada de coadyuvar en el logro de sus objetivos. Dicho de otro modo, es un sistema de trabajo que permite por un lado proveer y tratar información del avance de la Meta (reportes e indicadores) e información sobre alertas, restricciones y oportunidades que se presentan en el proceso de ejecución de los trabajos, y por otro lado, registrar y distribuir, por la misma red, información sobre la gestión que se está llevando a cabo para superar y atender restricciones, alertas y oportunidades. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con el Sistema de Metas?  Disminuir la brecha entre los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo por los centros de decisión política de la alta dirección del Gobierno de la Rama Judicial y la realidad operacional de los ámbitos responsables de la ejecución del mismo. En ese sentido se pretende dar consistencia entre el quehacer técnico‐administrativo de la institución con el quehacer político del Gobierno, para asociarlo en su rol de creación o recreación de las condiciones que favorezcan la gobernabilidad de dichos programas.  Transparentar los procesos para alcanzar cada uno de los objetivos programados.  Mejorar la efectividad de los procesos de control, orientándolos a la revisión de las acciones que favorezcan los resultados programados, de manera de poner de relieve la acción pro‐activa del Gobierno.  Mejorar la rendición de cuentas, acercando el avance de los PAG, para que los ciudadanos tengan, sean y tomen parte de la construcción del desarrollo. 3. ¿Beneficiarios del Sistema de Metas?  El despacho del Jefe de Gobierno de la Rama Judicial: aquí se gana rapidez y eficiencia en la información de avance de sus programas, recibirá propuestas de acción que dependen de su despacho o que deban ser considerados por la Corte o el Consejo, recibirá reportes de evaluación interna de desempeño, tendrá pautas para ser consideradas en su agenda personal y la agenda comunicacional de su gobierno, y será un insumo clave para la dinámica renovación del discurso político.  Los gerentes intermedios tendrán los mismos beneficios que el Titular del ejecutivo y los mismos insumos para la acción que le corresponde a su sector.  Los responsables directos de los programas: tendrán una interacción dinámica con la alta dirección, podrán registrar oportunamente las alertas, restricciones y oportunidades, en relación al Programas a su cargo (gerente) y tendrán una articulación directa con los órganos internos de la alta dirección de la institución.  Los Ciudadanos: podrán recibir de manera continua la rendición de cuentas en relación a los PAG priorizados por el Presidente. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 4 4. Proceso de Trabajo de base del Sistema de Metas del SIGOB La implementación del sistema de metas, conlleva la implementación de un sistema que articula el trabajo de los funcionarios con responsabilidades directas en relación a uno o varios Programas de Acción Gubernamental [PAG], que han sido priorizados por la Jefatura de Gobierno para entrar a ser gestionados en el Sistema de Metas. El proceso de trabajo del Sistema de Metas articula la red de gestión descrita. En esta participan:  El Funcionario Gerente o Encargados de coordinar las actividades del PAG a partir de un ordenamiento de acciones y seguimiento de las mismas enfocadas al logro de las Metas Intermedias del PAG a su cargo.  Funcionaros Coordinadores de varios PAG (uno en cada Ministerio/Secretaria) encargado de apoyar el trabajo de los primeros facilitando dentro de su ámbito el levantamiento y tratamiento de las restricciones, alertas y oportunidades presentadas en la semana, así mismo en el sistema tienen el encargo de verificar la calidad de la información puesta por los Gerentes, , al hacerlo la hace oficial y pública dentro de la red, dando con ello la garantía institucional y necesaria para el Ministro/Secretario.  Finalmente participa en la red de gestión, hay un grupo de funcionarios de cierre de metas que se encargan de sintetizar esta información y de realizar dos gestiones: a) a nombre de la Jefatura del Gobierno, envía a los encargados tran‐sectoriales (finanzas, jurídico, comunicaciones, etc.) las restricciones, alertas y oportunidades que no se hayan resuelto en los sectores por el limitado alcance de sus competencias o adversidades que escapan a las mismas y b) proponer al Jefe de Gobierno:  prioridades de atención jurídica que devengan precisamente de los reportes del sistema,  lista de oportunidades de agenda y por tanto de aleación de su acción ejecutiva al logro de metas intermedias de su programa,  lista de oportunidades de acción comunicacional para difundir o construir pedagogía al proceso de transformación concreto que atiende un PAG en particular  solicitudes de intervención política para asentar la prioridad, ampliar información a actores políticos, o consolidar lazos de cooperación, en caso haya sido así solicitado por algún gerente de PAG y confirmado por la jefatura del sector. GERENTE DE META
Registro semanal Restricciones, Alertas y
Oportunidades
Registro Mensual: Logros del último mês e
Indicadores
COORDINADOR INSTITUCIONAL
Semanalmente atiende
Alertas - Restricciones y valida
oportunidades
Mensualmente valida
Reporte de Avance e Indicadores
MINISTRO-A SECRETARI0-A DE- - - - Toma connocimiento, y dirige
acciones
Interactúa com Jefe Gob.
CIUDADANOS
Se informan
y opinan
WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 5 GRUPO DE CIERRE DE METAS
Semanalmente atiende
Alertas - Restricciones
Financieras - Técnico Operativo
Jurídicas – Políticas
Mensualmente comunica
Avances y Problemas
AL PRESIDENTE
Propuesta de
-Agenda personal
-Acciones Jurídicas
-Priorización Presupuesto.
-Agenda de relaciones interinst
-Agenda Comunicacional
5. Operaciones del software de Metas del SIGOB para apoyar el proceso de trabajo propuesto por el Sistema de Metas. El Sistema de Metas contempla la provisión de un software, el cual permite el registro, consulta y gestión de los PAG, brindando la facilidad para que cada miembro de la red de gestión haga y registre sus tareas conectándolos al proceso de trabajo en el entorno de la red de gestión del sistema. Este software presenta las siguientes características operacionales: En relación a los Programas de Acción Gubernamental PAG:  Crear y estructurar los PAG.  Definir distintos tipos de atributos de acceso al sistema según el perfil de cada puesto.  Establecer eventos o metas intermedias con las cuales se piensa llegar a los objetivos del programa, e informar acerca del avance de ellas o bien relacionarlas con cierto tipo de restricciones y/o alertas que frenen su avance y anotar la eventual oportunidad de difusión de su logro a fin de ir construyendo ciudadanía alrededor de la ejecución de los programas.  Elaborar y/o asociar documentos relacionados a la meta intermedia.  Elaborar sugerencias o recomendaciones sobre la ejecución de la meta.  Establecer indicadores según tipología y desplegar cada uno de ellos a nivel nacional y local.  Elaborar reportes de avance de la meta. En relación al conjunto de PAG:  Vastos reportes de avance para su uso por distintos tipo de funcionarios de la alta dirección con competencias directas en atenderlos,  Permitir el acceso a usuarios y participantes del Sistema de Metas para compartir información. Este sistema cuenta con una compleja estructura de seguridad y restricción de acceso a la información, que permite que solo se acceda a la información en función de los distintos atributos que se le asigna a cada uno de los participantes.  Permitir a los ciudadanos tener información pública del avance de las metas así como darles la oportunidad a que dejen comentarios e inter actúen con Gerentes. 6. Requisitos necesarios antes, durante y después del ingreso del Sistema de Metas del SIGOB en la Institución Las condiciones de base descritas en esta sección son determinante para el buen funcionamiento y futura sostenibilidad de los resultados del Sistema de Metas del SIGOB, y por lo tanto deben ser asumidos como compromisos por parte de la institución para mantener dichas condiciones, desde el inicio, durante y después de la implementación de este sistema. Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del Sistema de Metas necesita tres tipos de recursos: Recursos humanos que forman la red de gestión del Sistema de Metas y más adelante se dan los perfiles de cada puesto en el sistema; recursos humanos a cargo de la implementación del sistema y luego de la vigilancia del buen funcionamiento del mismo, de preferencia funcionarios y los recursos de informática que van en el Anexo No1 de este documento. En relación a los RRHH, se deberá seguir un protocolo de movilización o cambio de funcionarios, acorde con la legislación nacional, y si en caso no exista, deberán tomarse las providencias para que sean debidamente reemplazados siguiendo para ello un riguroso traspaso de conocimientos y funciones en relación al Sistema de Metas. Esto es lo único que garantizar la sostenibilidad del sistema y con ello el fortalecimiento institucional en relación a sus propósitos. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 6 A. PERFIL DE LOS FUNCIONARIOS QUE FORMAN PARTE DE LA RED DE GESTION DEL SISTEMA DE METAS DEL SIGOB PERFIL 1: GERENTE DE META  Profesión: Preferente en relación al tema sustantivo del Programa o Proyecto.  Haber desarrollado trabajos sobre la materia del cual es gerente  Criterio para definir la ruta crítica o el juego de metas intermedias que harán posible el logro de los objetivos de la Meta.  Saber establecer restricciones, alertas y oportunidades.  Conocimiento de los programas y proyectos en marcha en la institución.  Conocimiento de la estructura institucional del Poder Judicial y de los procedimientos administrativos internos.  Conocimiento a nivel usuario en el uso de herramientas informáticas PERFIL 2: COORDINADOR INSTITUCIONAL.  Profesión preferentemente relacionada al sector del cual es parte como coordinador  De extrema confianza del Director Intermedio de la institución, actúa en su nombre y se relaciona al interior de la dirección para apoyar el trabajo de las Metas a su cargo.  Experiencia en trabajos de coordinación de proyectos  Conocimiento de la estructura del Poder Judicial de su sector y de sus procedimientos administrativos.  Criterio para realizar seguimiento, identificar la restricción y proponer cursos de acción.  Capacidad de análisis de sinergias entre metas intermedias de los diferentes PAG de su sector.  Uno por cada Secretaría. Un coordinador debe coordinar todos los PAG que están en su sector PERFIL 3: MIEMBROS DEL GRUPO DE CIERRE DE METAS  Analistas Técnico.  Análisis de valor agregado obre el periodo de actualización de la información  Análisis de valor agregado sobre avance de los indicadores.  Análisis de valor agregado de sinergias sobre intervalos de fecha, localidad y sobre actores.  Comentarios a los listados automatizados de restricciones, alertas y oportunidades  Elaboración de propuesta de Agenda Jurídica  Elaboración de propuesta de Atención a restricciones: Financieras, Administrativas, Comunicacionales, etc. que hayan sido suministrada por el sistema.  Confirmar las oportunidades reportadas en el sistema y en base a ellas elaboración propuesta de Agenda ejecutiva y/o comunicacional para la consideración del Gobierno de la Rama Judicial. B. PERFIL DEL FUNCIONARIOS DE APOYO SUSTANTIVO AL PROCESO DE IMPLEMENTACION Y VIGILANCIA DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE METAS: PERFIL:  Profesión: Economista o Ingeniero/a (no indispensable)  Experiencia en administración de proyectos de desarrollo.  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial y del plan de desarrollo.  Excelente relacionamiento con grupos de trabajo y disposición al aprendizaje. FUNCIONES  Orientar metodológicamente el funcionamiento del Sistema de Metas.  Recordar a gerentes las fechas de cierre de los reportes semanales.  Vigilar calidad de información de gerentes y hacer recomendaciones a los coordinadores.  Coordinar el trabajo de los informáticos para el Sistema de Metas.  Capacitación permanente a usuarios finales del Sistema de Metas del SIGOB. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 7 SIGOB: SISTEMA DEL CENTRO DE GESTIÓN‐ CG APLICADO AL DESPACHO DE PRESIDENTE DE CORTE O TRIBUNAL SUPREMO DE JUSTICIA, O DE CONSEJO DE LA MAGISTRATURA. 1. ¿Qué es el CG? La dimensión de asuntos intra institucionales, e interinstitucionales hace imprescindible una metodología de trabajo que permita ordenar el trabajo de estos despachos, en aras de lograr una agenda proactiva de quien conduce el Gobierno de la Rama Judicial El CG en ese sentido es un sistema de trabajo que combina métodos, procedimientos e instrumentos informáticos puestos a disposición de los encargados de la agenda y de las relaciones interinstitucionales del Presidente y está orientado a fortalecer la capacidad de acción ejecutiva de éste en relación a:  la gestión y evaluación de las solicitudes que recibe su despacho,  la programación y gestión de su agenda diaria,  la programación y gestión de los acuerdos y compromisos.  la programación y control de gestión de las instrucciones que da. Para el efecto se establece una red que reúne a los principales funcionarios de su entorno, funcionarios del antedespacho del Presidente, los Ministros que conforman el plenario, Asesores, Secretarios y Secretarias. El sistema, en el sentido político institucional, permite la reunión permanente entre la agenda estratégica del gobierno y la agenda ejecutiva del Presidente, bajo esta orientación y criterio se organizan las operaciones del “antes”, “durante”, y “después” de la acción ejecutiva del Presidente. 2. ¿Qué se desea mejorar con el CG? De manera central, el sistema sirve como soporte para mejorar la vinculación entre la Programación Estratégica del Gobierno con la programación y gestión operacional cotidiana del despacho del Jefe de Gobierno. Con relación a lo que ingresa al despacho.  Mejorar los niveles de sistematización de los medios de entrada al Despacho: correspondencia, teléfonos, solicitudes formales e informales de audiencias, requerimientos de intervención, etc.  Mejorar los niveles de control de calidad de información que ingresa al despacho. Con relación a la programación de la agenda del Presidente.  Proveer mecanismos que permiten establecer prioridades temáticas y temporales de atención en la programación de la agenda diaria y de preparación de carpetas de información de soporte.  Apoya el proceso de programación y ejecución de la agenda del Presidente con altos niveles de transparencia. Con relación al momento posterior de la acción ejecutiva del Jefe de Gobierno.  Mejorar los mecanismos de programación y control de gestión de los acuerdos y compromisos derivados de las acciones ejecutivas del Presidente, mediante la aplicación de una red de soporte a un Sistema de Tareas. Con relación a las instrucciones dadas por el Presidente  Mejorar la comunicación entre el despacho del Presidente y el de los funcionarios que reciben las instrucciones  Transparentar la recepción de las respuestas o información de las acciones realizadas por los funcionarios responsabilizados por las instrucciones del Presidente.  Proveer procedimientos y mecanismos automatizados de control y seguimiento de las instrucciones del Presidente. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 8 3. ¿Quiénes se benefician del trabajo del Sistema del CG? 
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EL Presidente Los funcionarios del antedespacho del Presidente Los Ministros que comparten el rol de dirección del Gobierno de la Rama Judicial. Los directores intermedios de la rama administrativa del Poder Judicial. El programa estratégico de la institución. 4. Proceso de Trabajo que se propone con el CG La implementación del sistema del CG, conlleva la implementación de un sistema que articula el trabajo de funcionarios con diversas responsabilidades en relación a la acción ejecutiva del Presidente. La red de gestión reúne el trabajo de estas personas bajo un procedimiento pautado por el “antes”, “durante” y “después” de la acción ejecutiva del Presidente, que es el elemento organizador del CG. Proceso de trabajo a grandes rasgos:  Todo lo que ingresa al despacho se registra y se responde automáticamente.  Inmediatamente dada la entrada de la pieza, se acepta o se rechaza de acuerdo a criterios preestablecidos y revisados (de manera permanentemente).  Algunas piezas entran en proceso paralelo de evaluación cuando hay dudas sobre su contenido.  El comité de agenda, que sesiona una vez por semana, reúne la información de la agenda estratégica del gobierno que conllevan acciones del Presidente con la información de las solicitudes que han ingresado al despacho, más otras consideraciones de oportunidad, se genera una propuesta de agenda para los próximos días.  Las propuestas son consideradas por el Jefe Presidente, y en base a esta decisión suceden los siguientes pasos  La programación y gestión de la agenda  La programación y Gestión de los compromisos establecidos en las reuniones del Jefe de Gobierno  El control de gestión de las tareas que se desprende de todo el proceso, y  El análisis de los archivos históricos del CG. A N T E S
REGISTRO
ACEPTACION /
RECHAZO
DURANTE
DESPUES
EJECUCION
ACCION
NOTADE CIERRE
COMITE
AGENDA
EVALUACION
Correo
Telefono
TAREAS
DE APOYO
DECISION DE
PROGRAMACION
E‐Mail
@
PROGRAMACION
AGENDA
Invitaciones
Audiencias
Intervenciones
Estudios
Etc.
FICHA
TÉCNICA
TAREFAS
DE APOIO
TAREAS
POSTERIORES
GRUPOTRABAJO
(INSTRUCCIONES)
TAREAS
DE APOYO
WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 9 5. Operaciones que permite el software del CG para soportar el proceso de trabajo del sistema. En relación a las solicitudes de audiencias, invitaciones, intervenciones directas, etc.:  Recepción y registro de solicitudes de audiencia (correspondencia oficial, email, telefónica, contacto directo etc.), aceptación‐rechazo y evaluación de aquellos con dudas.  Decisión de atención según filtros de la agenda estratégica y la coyuntura política,  Programación de la acción en relación a la solicitud por grupo Estratégico de Agenda  Elaboración automática y trámite de notas de respuestas.  Almacenamiento y archivo inteligente de solicitud para posterior análisis. En relación a las Instrucciones directas emitidas:  Registro de Instrucciones.  Elaboración y derivación de tareas para distintos funcionarios responsables de ejecutarlas.  Seguimiento y control del cumplimiento de tareas y de la finalización de la instrucción.  Archivar la instrucción en bases de datos especializadas para posterior consulta o análisis. En relación a la agenda operacional diaria:  Registro de acciones ejecutivas en una agenda con distintos niveles de seguridad en cuanto su acceso y consulta  Elaboración de pedidos de informes y derivación de tareas para distintos funcionarios responsables de colaborar con la acción ejecutiva.  Elaboración y estructuración de actividades de apoyo (prensa, seguridad, logística) a la acción ejecutiva.  Registro de resumen de la acción y compromisos o acuerdos derivados de la misma.  Seguimiento de cumplimientos de compromisos mediante el sistema de tareas.  Archivo y memoria institucional de las acciones ejecutivas del Jefe de Gobierno. En relación a la red del Centro de Gestión:  Permite el acceso a usuarios y participantes del Centro de Gestión para compartir información.  Permite vías de acceso rápido a las interacciones entre el Presidente y los principales directores y asesores del Presidente  Este sistema cuenta con una compleja estructura de seguridad y restricción de entradas a la información, que permite que se acceda a la información del CG en función de los atributos que se le asigna a cada uno de los miembros de la red. 6. Requisitos necesarios antes, durante y después del ingreso del Sistema del Centro de Gestión del SIGOB en la Institución Las condiciones de base descritas en esta sección son determinantes para el buen funcionamiento y futura sostenibilidad de los resultados del Sistema del CG, y por lo tanto deben ser asumidas como compromisos por parte de la institución para mantenerlas.  Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del CG necesita tres tipos de recursos para su implementación:  Recursos humanos que forman la red de gestión de CG y aquí hacemos una aproximación a los perfiles de cada puesto en el sistema.  Recursos humanos a cargo de la implementación y luego de la vigilancia del buen funcionamiento de CG, integrado por no más una o dos personas (de preferencia funcionarios).  Los recursos de informática van en el Anexo No1 En relación a los RRHH, se deberá seguir un protocolo de movilización o cambio de funcionarios, acorde con la legislación nacional, y si en caso no exista, deberán tomarse las providencias para que sean debidamente reemplazados siguiendo para ello un riguroso traspaso de conocimientos y funciones en relación al Sistema del CG. Esto es lo único que garantiza la sostenibilidad del sistema y con ello el fortalecimiento institucional en relación a sus propósitos. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 10 A. PERFIL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA RED DEL CENTRO DE GESTION Es importante notar que en varias experiencias de implementación hay personas que han ocupado más de un puesto en este sistema, y eso depende de la cobertura y amplitud de demandas que se realizan al Jefe de Gobierno. PUESTO 1: REGISTRO, DE SOLICITUDES AL JG  Funcionario del Staff del despacho del Presidente.  Conocimiento de la estructura institucional del Poder Judicial y del Estado.  Capacidad de clasificación de información  Velocidad y calidad en la escritura de textos.  Disponibilidad y disciplina de trabajo en equipo  Conocimiento experto de uso del computador y trabajo en redes PUESTO 2: ACEPTACION/RECHAZO DE SOLICITUDES  Funcionario de confianza del Presidente y empoderado por él para esta actividad,  Criterio y capacidad para ejecutar instrucciones.  Disponibilidad y disciplina de trabajo en equipo.  Conocimiento experto de uso del computador y trabajo en redes. PUESTO 3: EVALUACION DE LAS SOLICITUDES  Funcionario de confianza del Presidente y empoderado para esta actividad.  Conocimiento de la estructura institucional del Poder Judicial y del Estado.  Alta capacidad en interactuar con terceros con carácter y cordialidad  Discreción en el tratamiento de los temas y habilidad para definir prioridades  Disponibilidad y disciplina de trabajo en equipo.  Conocimiento experto de uso del computador y trabajo en redes PUESTO 4: COMITÉ DE AGENDA  Extrema confianza del Presidente.  Conocimiento en detalle de las prioridades del gobierno de la rama.  Conocimiento de los actores de gobernabilidad y de sus relaciones  Capacidad de generación de escenarios y perspectivas políticas y estratégicas  Capacidad de evaluación de impactos de la acción ejecutiva.  Habilidad en definir propuestas concretas de acción para el Presidente. PUESTO 5: PROGRAMACION Y GESTION DE LA AGENDA PUBLICA Y PRIVADA DEL JG  Funcionario de confianza del Presidente y empoderado de esta actividad, habida cuenta que ha de solicitar información a terceros en nombre del centro de gestión del Presidente.  Conocimiento de la estructura institucional y del estilo de gestión del Presidente  Alta capacidad en interactuar con terceros con carácter y cordialidad  Discreción en el tratamiento de los temas.  Disponibilidad y disciplina de trabajo en equipo  Conocimiento experto de uso del computador y trabajo en redes PUESTO 6: ELABORACION DE FICHA TECNICA (guía para la reunión del Presidente)  Funcionario de la administración pública o asesor del Presidente.  Profesión o experiencia competente con el tema referido en la ficha técnica a cargo de elaborar.  Experiencia en el tema relativo a Ficha Técnica solicitada.  Alta capacidad de síntesis y de escritura directa PUESTO 7: APUNTE DE ACCION EJECUTIVA DEL PRESIDENTE  Funcionario de confianza del Presidente  Alto grado de discreción sobre temas tratados por el Presidente.  Capacidad de síntesis y de escritura rápida  Análisis de situación ejecutiva PUESTO 8: PROGRAMACION Y GESTION DE LOS COMPROMISOS ASUMIDOS POR EL PRESIDENTE  Funcionario de confianza del Presidente.  Capacidad de programación y control de tareas. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 11 B PERFIL DE FUNCIONARIOS DE APOYO SUSTANTIVOS A LA IMPLEMENTACION Y VIGILANCIA DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA: PERFIL:  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial y de las rutinas administrativas de soporte de la acción del Presidente y de la Corte en materia administrativa y de gobierno.  De preferencia funcionario que trabaja en el antedespacho del Presidente. FUNCIONES:  Orientación metodológica y procesal en la implementación del CG, y estará a cargo de llegar a las metas de productividad programadas en la implementación del CG.  Revisar las metas de registro de las solicitudes.  Revisar las metas de registro y calidad de la programación de la agenda del Jefe de Gobierno.  Asistir metodológicamente al Comité de Agenda.  Analizar el ritmo de cumplimiento de las tareas que se gestionan en el CG.  Interactuar con el equipo de SIGOB en la implementación del sistema y en el seguimiento del programa de trabajo de implementación.  Promover el uso de las diversas opciones que tiene el sistema fuera de las básicas de uso diario. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 12 SIGOB ‐ SISTEMA DE GESTION DE SESIONES DE MINISTROS APLICADO A PLENARIO DE SESIONES DE MINISTROS DE CORTES O TRIBUNALES SUPREMOS DE JUSTICIA, CUANDO ESTOS SE CONSTITUYEN PARA ASUNTOS DE GOBIERNO JUDICIAL, O A CONSEJOS DE LA MAGISTRATUIRA CON ESE ROL. 1. ¿Qué es el programa sistema de Gestión de Gabinetes? Es un módulo del SIGOB, cuyo objetivo es soportar el proceso de preparación, desarrollo y seguimiento de las sesiones de Gabinete o Consejo de Ministros, y es apropiado para el soporte a la gestión de los plenarios de sesiones de Ministros de Corte cuando estos se realizan alrededor de temas administrativos y de desarrollo institucional. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con el sistema de Gestión de Gabinetes? Los niveles de eficiencia de coordinación, información y participación de las reuniones de los Ministros, para los momentos del “antes”, “durante” y después” de estas reuniones. La preparación de la agenda del Plenario y los intercambios de información previos, a partir de un procedimiento claro, sencillo y utilizando para ello instrumentos de transferencia de información y de interacción virtual para la elaboración de las agendas. Ampliar el tiempo de discusión sustantivos que se da en la reunión, mediante la liberación temporal de intercambios de información que, con el sistema se harán de manera virtual antes de la reunión, dejando para la presencial, mayores espacios para debates, conclusión y decisiones. La programación y el control de gestión de los compromisos a los cuales se llegan en la reunión del Plenario, de manera de lograr mayor efectividad en el cumplimiento. En este sistema viene incorporado un Sistema de Tareas que tiene como objetivo apoyar el logro de lo solicitado, y no sólo el control de atrasos, y pendientes. La memoria institucional de las reuniones del Plenario de Ministros. 3. ¿Quiénes se benefician del funcionamiento del Sistema de Gestión de Gabinete? 
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El Presidente y los Ministros Las oficinas de coordinación del Gabinete. La eficiencia en la toma de decisiones conjuntas Los niveles de coordinación y control de gestión 4. ¿Cómo es el proceso de trabajo que se implementa con el Sistema de gestión de Gabinetes? La implementación del sistema del Gestión de Gabinetes, conlleva la implementación de un sistema que articula el trabajo de los funcionarios con diversas responsabilidades en relación a la preparación y seguimiento de los Plenarios de Ministros/Secretarios. Esta red de gestión articula el trabajo de las personas bajo un procedimiento pautado por el “antes”, “durante” y “después” de la acción ejecutiva del Jefe de Gobierno, que es el elemento organizador del trabajo del CG. A continuación una versión sucinta del proceso de trabajo: Para el Antes de la reunión WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 13 
El orden del día se puede o no conocer previamente, eso dependerá de la indicación del Presidente. O bien se pueden conocer algunos temas y otros no, de acuerdo a los niveles de seguridad necesarios.  Se invitan a los Ministros/as a proponer temas para la agenda, y el equipo de la Jefatura selecciona algunos de acuerdo a las prioridades, y el interés del Presidente (si los gabinetes ya tienen una agenda pre‐estructurada de tratamiento esta actividad no se realiza)  Los Ministros/as envían previamente las presentaciones a las oficinas de coordinación en donde se ajustan los formatos de manera interactiva.  Las informaciones que se presentarán en el Plenario es conocida uno o dos días antes de la reunión a fin de que los Ministros/as tomen conocimiento de las propuestas que se están presentando (disminuyendo así un valioso tiempo de intercambio de información en la propia reunión).  Se prepara una ayuda memoria de los temas al Sr. Presidente o al funcionario encargado de dirigir el Plenario. Para el Durante  Se hace conocida la agenda  Se ejecuta la agenda con exposiciones y preguntas  Se cierra el orden del día y se realiza la identificación de tareas entre los Ministros/as y Directores intermedios de la institución.  Puede que exista una reunión menor posterior a la principal en donde se quedan los Ministros/as y Funcionarios encargados de tareas, a fin de afinarlas y aclarar dudas al respecto. Para el Después.  Se redacta la ayuda memoria de la reunión y se registra en el sistema  Se programan los compromisos como tareas y se inicia una interacción entre la jefatura y los Ministros y Funcionarios encargados.  Se reciben propuestas para el siguiente gabinete Procedimiento permanente de control de gestión de tareas  Control de gestión diario del avance de las tareas derivadas de los Gabinetes. 5. ¿Cómo es el software de SIGOB que soporta el Sistema de gestión de Gabinetes? El software de soporte del SIGOB acompaña todos los momentos del proceso, para el antes, y el después de las reuniones de Gabinete: Para el Antes:  Permite programar una agenda con todos los eventos o reuniones del Plenario de Ministros/as en donde se podrán distinguir entre los realizados, y los programados, la cual es pública para la red de gestión de Gabinetes.  Permite programar tareas preparatorias para el equipo de coordinación de gabinetes y para los Jefes de Gabinetes de Ministros.  Admitir sugerencia de temas por parte de los Ministros/as  Almacenar información que envían los/as Ministros/as y que serán expuestas en la reunión.  Interactuación entre la Jefatura y las oficinas de los Ministros/as. Para el Después:  Permite el almacenamiento y distribución de las ayudas memorias o actas de cierre de la reunión de los Plenarios.  Permite la programación y gestión de los compromisos.  Permite el soporte a todo el control de gestión de las tareas que se indiquen en la reunión. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 14 6. ¿Qué es lo que se necesita para la implementación del sistema de gestión de gabinetes en la institución? Las condiciones de base descritas en esta sección son determinante para el buen funcionamiento y futura sostenibilidad de los resultados del Sistema del Gestión de Gabinetes, y por lo tanto deben ser asumidas como compromisos por parte de la institución para mantenerlas. Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Gabinetes de Ministros/as necesita tres tipos de recursos para su implementación:  Recursos humanos que forman la red de gestión del Sistema de Gestión de Gabinetes y que aquí hacemos una aproximación a los perfiles de cada puesto en el sistema.  Recursos humanos a cargo de la implementación y luego de la vigilancia del buen funcionamiento del sistema.  Los recursos de informática van en el Anexo No1 En relación a los RRHH, se deberá seguir un protocolo de movilización o cambio de funcionarios, acorde con la legislación nacional, y si en caso no exista, deberán tomarse las providencias para que sean debidamente reemplazados siguiendo para ello un riguroso traspaso de conocimientos y funciones en relación al Sistema del Gestión de Gabinetes. Esto es lo único que garantiza la sostenibilidad del sistema y con ello el fortalecimiento institucional en relación a sus propósitos. A. PERFIL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA RED DEL SISTEMA DE GESTION DE GABINETES PUESTO 1: COORDINACION DEL PLENARIO DE SESIONES DE MINISTROS/AS DE LA CORTE.  Funcionario de gobierno encargado de la coordinación de las reuniones del Plenario  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial, su organización y sus competencias.  Conocimiento detallado del plan de gobierno, de sus prioridades.  Alta capacidad para definir prioridades y proponer cursos de acción  Alta capacidad de relacionamiento con terceros.  Usuario de sistemas de información y gestión con base en TIC.  Es indispensable la fluidez en el trato con el Presidente. PUESTO 2: JEFES DE GABINETES de MINISTROS/AS  Funcionario encargado de coordinar la participación del Ministro/a en reuniones del Plenario  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial, su organización y competencias.  Amplio conocimiento del marco jurídico normativo de las atribuciones del Ministro/a.  Conocimiento detallado del plan de gobierno.  Usuario de sistemas de información y gestión con base en TIC.  Es indispensable la fluidez en el trato con el Ministro. B PERFIL DE FUNCIONARIOS DE APOYO SUSTANTIVOS A LA IMPLEMENTACION Y VIGILANCIA DEL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA: PERFIL:  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial y de sus rutinas administrativas. FUNCIONES:  Orientación metodológica y procesal en la implementación del sistema de Gestión de Gabinetes, y estará a cargo de llegar a las metas de productividad programadas.  Revisión periódica de la actualización y de la programación de la agenda del Gabinete  Asistir a la oficina de coordinación de Plenario y a los Gabinete del Ministro/a.  Analizar el ritmo de cumplimiento de las tareas que se gestionan en el Sistema.  Interactuar con el equipo SIGOB en la implementación del sistema.  Promover el uso de las diversas opciones que tiene el sistema fuera de las básicas.  Resolver talleres de capacitación permanentes cuando detecte carencia de conocimientos en los usuarios. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 15 SIGOB – RELACIONES DEL GOBIERNO‐CIUDADANO El Sistema de las Relaciones del Gobierno ‐ Ciudadano, bajo el enfoque del Gobierno de la Rama Judicial se ha estructurado a su vez en dos módulos: el de monitoreo de medios, y el de acción comunicacional, esta integración se presenta por el alto grado de sinergias que aquí pueden tener ambos sistemas. SISTEMA DE MONITOREO DE ACTORES Y TEMAS DE GOBERNABILIDAD JUDICIAL ‐ SIMAT 1 ¿Qué es el sistema de monitoreo de actores y temas de gobernabilidad‐
SIMAT? El SIMAT forma parte de los módulos del SIGOB y de manera particular del componente de Relaciones Gobierno‐Sociedad, y tiene como finalidad identificar los elementos necesarios para construir colectividades alrededor de los programas de transformación judicial. Específicamente el SIMAT es una metodología de trabajo para la producción de un servicio permanente de información sobre la construcción de favorabilidades que hacen canales y medios formadores de opinión sobre actores y temas que son claves para los programas de desarrollo del gobierno, permitiendo así detectar a tiempo las percepciones que los ciudadanos tendrán a partir del consumo de esta información. De esta manera se propicia una perspectiva proactiva de control y mantenimiento de los factores que configuran la Gobernabilidad Democrática, en el entendido de que estas relaciones se realizan tanto a través de la propia acción política directa de la Institución o del propio Presidente, así como también a través de lo que perciben los diferentes segmentos de la opinión pública sobre lo que los medios de comunicación y otros canales informan respecto a la acción del Gobierno Judicial, a hechos y situaciones de alcance local, nacional o internacional que interesan a la institución Judicial y al Presidente, específicamente respecto al desempeño y favorabilidad de construcción sobre actores públicos y de sociedad civil que están inmersos en los programas de reforma judicial o en los propios juicios que se están llevando a cabo lastimando de manera importante la independencia judicial 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con SIMAT?  Mejoran los tiempos de toma de conocimiento del comportamiento diario de los actores de gobernabilidad, a los fines de definir la conveniencia o no de la organización de respuestas por vías mediáticas o por intervenciones directas de alguno de los miembros del gobierno.  Facilitar el proceso informativo de los principales hechos, posiciones y comportamientos de los actores de gobernabilidad judicial.  Aumentar los actuales niveles de cobertura y calidad de la información procesada y distribuidas por los servicios de prensa y comunicaciones de la institución, disminuyendo al mismo tiempo los costos y evitando la duplicación de equipos gubernamentales dedicados a la misma actividad.  Organizar acciones preventivas a escala según el crecimiento de la percepción a demanda y de ésta a conflicto.  Tener una visión global y segmentada de los medios en cuanto a la construcción de los temas y los actores de gobernabilidad judicial. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 16 1. ¿Quiénes se beneficiarán del trabajo del SIMAT?  Como proveedores depositarios del proceso y del sistema de trabajo: Unidades de Prensa y Comunicación de la Institución  Como usuarios: Las autoridades institucionales “usuarios” del servicio: El Presidente, Los Ministros/as, y otras altas autoridades del Poder Judicial. 2. ¿Cuál es el proceso de trabajo que se implementa con el SIMAT? La metodología que se propone en el SIMAT exige un proceso de trabajo que reúne el trabajo de monitores, asistentes y analistas. De manera sucinta el proceso de trabajo es como sigue:  Definición política de actores, temas y hechos de previsibles conflictividad que pueden poner en riesgo la gobernabilidad judicial. Estos elementos son definidos en los ámbitos de decisión política y son suministrados a la unidad a cargo del SIMAT.  Monitoreo de actores, temas y hechos de gobernabilidad: con estos insumos el Monitor observa la aparición de estos elementos en la estructura mediática predeterminada, selecciona, clasifica y valora su construcción (según el métodos ad‐hoc desarrollado por SIGOB).  Sobre un grupo de piezas monitoreadas, el supervisor revisa los detalles de cada una de ellas, ajusta o ratifica la clasificación y valoración realizada por el Monitor, y da el permiso para la publicación en internet.  Paralelamente se inicia la construcción del segundo tipo de servicios del SIMAT, el análisis sobre los hechos de previsible conflictividad que pueden tener impacto en los niveles de gobernabilidad y sobre los cuales el Staff político requiere cierta atención. Para esta parte del proceso se suma el trabajo del analista quien de manera concisa (brevedad y economía de medios en el modo de expresar un concepto con exactitud‐RAE) hace perfiles de situación sobre estos hechos, el cual junto a la información de los medios compilada bajo este encabezado le da el mayor valor agregado que tiene SIMAT, en materia de previsión de conflictos. Existen tres tipos de consumo de la información de SIMAT, el primero es el consumo diario y horario de las noticias ya sea por medio de la web o bien por medio de reportes escritos en tres turnos por día. El segundo tiene que ver con el análisis de los hechos de gobernabilidad cuyo consumo y decisión de acción esta probablemente en un ámbito de gestión de estrategia distinto al anterior. El tercero tiene que ver con el análisis de perfiles de gestión de los actores que ha ido sumando el SIMAT a lo largo del tiempo del monitoreo. Los procesos de trabajo en cada caso varían de país a país dependiendo de las competencias funcionales sobre cada uno de estas áreas. INFORMACIÓN DE COYUNTURA
SERVICIO DE MONITOREO
DEFINICIONES POLÍTICAS
Actores, Temas Lugares y Medios
MONITOREO
Captura, Registro, Clasificación y Valoración
REPORTES DE MONITOREO
VALIDACIÓN DEL SUPERVISOR
INFORMACIÓN DE ANÁLISIS
ANÁLISIS
TEMAS DE GOBERNABILIDAD
PERFILES DE ACTORES
ARCHIVO DE MONITOREO
WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 17 5. Qué operaciones permite realizar el software del PNUD SIGOB, para el soporte de trabajo del Sistema de Monitoreo? La propuesta contempla la provisión del software de soporte a las tareas cotidianas del Sistema de Monitoreo de Actores y Temas de Gobernabilidad que permite analizar la información por múltiples criterios, registrar en bases de datos relacionadas, impresión de reportes, copia, etc. Específicamente este software permite:  El registro, clasificación y colocación algorítmica de los criterios de favorabilidad con la cual temas y actores son construidos en las piezas noticiosas.  El almacenamiento de información que permite el posterior análisis a partir de la búsqueda de información por multi criterios a fin de encontrar grados de consistencia en el comportamiento de los actores y así evacuar recomendaciones de cursos de acción más certeros.  La construcción y posterior consulta sobre análisis de hechos (temas) de previsible conflictividad, a partir de las noticias que salen sobre el mismo, otorgando los grados de favorabilidad con los cuales los medios han construido a actores y temas referidos a él, aspecto que permite tomar rápidas y efectivas decisiones acerca del juego de roles de protagonistas y fortalezas o debilidades comunicacionales.  Consulta sobre perfil de actores según el grado de favorabilidad que los medios hacen de su gestión, sus temas y los ámbitos al cual pertenece.  Provisión de los Reportes diarios sobre información de prensa vertida en los distintos medios y canales de comunicación. 6. Requisitos necesarios antes de la implantación del SIMAT del SIGOB a la Institución Las condiciones de base descritas en esta sección son determinante para el buen funcionamiento y futura sostenibilidad de los resultados del SIMAT, y por lo tanto deben ser asumidas como compromisos por parte de la institución para ser mantenidas. Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del SIMAT necesita tres tipos de recursos:  Recursos humanos que forman la red de información del SIMAT y aquí hacemos una aproximación a los perfiles de cada puesto en el sistema.  Recursos humanos a cargo de la implementación y luego de la vigilancia del buen funcionamiento del SIMAT integrado por una persona (de preferencia funcionarios).  Los recursos de informática van en el Anexo No1. En relación a los RRHH, se deberá seguir un protocolo de movilización o cambio de funcionarios, acorde con la legislación nacional, y si en caso ésta no exista, se deberá tomar las providencias para que sean debidamente reemplazados siguiendo para ello un riguroso traspaso de conocimientos y funciones en relación al SIMAT. Esto es lo único que garantiza la sostenibilidad del sistema y con ello el fortalecimiento institucional en relación a sus propósitos A. RECURSOS HUMANOS PROVEEDORES DEL SERVICIO DE INFORMACION DEL SIMAT PERFIL: MONITOR  Cantidad: dependiendo de la cobertura que se quiera, un monitor puede registrar del orden de 40 a 60 piezas diarias, mínimo dos para cubrir dos turnos.  Profesión: Periodista o analista político junior  Experiencia: 2 años en monitoreo de medios de comunicación, con manejo de bases de datos y de sistemas de clasificación de información.  Conocimiento de la estructura mediática. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 18 
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Conocimiento de los principales actores políticos y capacidad de redacción y de síntesis. Manejo de Internet, procesadores de textos y planillas electrónica y Pre‐disposición para capacitarse en manejo de instrumentos del SIGOB: MIA s y Web SIL PERFIL SUPERVISOR ‐ EVALUADOR  Cantidad: una persona  Profesión: Periodista o analista político sénior  Experiencia: 5 años en medios de comunicación como analista de temas políticos e institucionales o trabajos similares.  Conocimiento de la estructura institucional y de la mediática nacional.  Conocimiento acabado y capacidad de análisis de las noticias del “ambiente” político nacional y de los medios de comunicación PERFIL ANALISTA  Cantidad: depende si se quiere tener analistas de distintas tendencias.  Profesión: Analista político experimentado  Experiencia: 5 años en medios de comunicación como analista de temas políticos e institucionales o trabajos similares.  Competencia: Conocimiento acabado y capacidad de análisis sobre los comportamientos de los actores en relación a temas de concurrente conflictividad (descentralización, autonomías, recomposición de poderes, salario mínimo, subsidios, presupuesto, etc.) B FUNCIONARIOS DE APOYO SUSTANTIVOS A LA IMPLEMENTACION: PERFIL:  Amplio conocimiento de la estructura del Poder Judicial y de los medios de comunicación  Conocimiento profundo de los grupos de representación de la sociedad civil nacional  Detallado conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional  Conocimiento profundo como usuario en manejo de sistemas. FUNCION CENTRAL  Orientar metodológicamente en la implementación del SIMAT, y estará a cargo de llegar a las metas de productividad de ingreso de información y de divulgación interna del uso del sistema. REQUISITOS DESEABLES DEL FUNCIONARIO  Profesional con estudios superiores en Periodismo o Ciencias Políticas  El funcionario debe tener una predisposición a la adquisición de nuevos enfoques conceptuales, metodologías y procesos de trabajo, y someterse a procesos de evaluación y calificación de su aprendizaje.  Experiencia comprobada de 2 años en análisis de medios de comunicación.  Capacidad para coordinar un equipo de trabajo para el seguimiento a la puesta en operación de sistemas. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES.  Para conocer el enfoque general y algunos los métodos involucrados y los soportes informáticos asociados en el SIGOB, se recomienda que el Funcionario, lea los textos y esquemas que se presentan en la página www.sigob.org  Funciones semanales‐mensuales: Revisar diariamente el trabajo de los, miembros que producen el servicio de información, y junto al supervisor evaluar diariamente el trabajo del equipo y la producción y uso del SIMAT; Vigilar la calidad de la información que circula en SIMAT; Capacitación a los usuarios finales del SIMAT del SIGOB; interactuar con el equipo de SIGOB en la implementación del sistema y en el seguimiento del programa de trabajo de implementación. Equipos informáticos especiales para el SIMAT además de los mencionados en el Anexo 1.  5 PC Multimedia conectado a la red Internet: Lector grabador de DVD, Software Windows Media (V 9.0), Windows XP, Antivirus, etc.  Equipo de scanner de noticias de diarios (1 Scanner página completa) WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 19 SIGOB: SISTEMA DE ACCION COMUNICACIONAL ‐ ACOM 1. ¿Qué es el Sistema Acción Comunicacional? Este sistema permite organizar la acción comunicacional utilizando para ello un proceso de trabajo pautado para construir consensos sobre la acción del Gobierno de la Rama Judicial. Para ello se establece un procedimiento de trabajo que asegure la pertinencia, oportunidad y la calidad del mensaje, en ese sentido se reúne en el mismo procedimiento la decisión política del contenido del mensaje con un proceso de trabajo de producción y distribución a escala del mismo. Este sistema produce un servicio que se ofrece como tal a los Medios de Comunicación nacionales e internacionales, convirtiéndose en un canal oficial en la producción de contenidos comunicacionales del Presidente y del Gobierno de la Rama Judicial. Por otro lado los mensajes comunicacionales que se producen en diferentes formatos son publicados además del canal internet ad‐hoc, en los principales medios de consumo de información de redes global: youtube, globallink, slideshaer, twiter, etc. espacios de amplio uso por parte de los jóvenes de la región. Esta estrategia de distribución ha valido para que los Medios de Comunicación sobre todo medianos y pequeños, dispersos por el país, tengan información directa de la casa de gobierno judicial colocando sus contenidos a toda hora en el curso del día: boletines oficiales, entrevistas en audio, video de eventos, etc. Así mismo y como parte del servicio se ofrece a los medios de comunicación una plataforma de archivos en donde pueden ubicar la acción comunicacional por fechas, temas, tipologías de acción, medios de difusión, etc. Para completar el servicio se dispone de un servicio de inscripción de requerimientos comunicacionales, demandas de entrevistas al Jefe de Gobierno y solicitudes de acreditación para eventos. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con el sistema ACOM?  Disminuye la incertidumbre ante el manejo de la comunicación pública del Presidente y del Gobierno Judicial.  Mejora los mecanismos de planificación, toma de decisiones, ejecución y control de calidad de la Acción Comunicacional y hace medible la efectividad de los contenidos y formas de la misma.  Acumula historia comunicacional para el aprendizaje de la organización. y en beneficio de la memoria institucional  Centraliza elementos dispersos para la creación de nuevos formatos de comunicación.  Generar insumos para la comunicación futura.  Define una estrategia participativa y democrática de distribución de los mensajes y contenidos comunicacionales. 3. ¿Quiénes se benefician del funcionamiento de ACOM?  Los ciudadanos quienes reciben con menor grado de intermediación los mensajes comunicacionales del gobierno.  Los medios de comunicación pequeños y medianos, quienes son usuarios de la plataforma de ACOM.  El Presidente, quien asegura la oportunidad y pertinencia de sus mensajes así como la amplia difusión de los mismos.  La unidad de comunicaciones de la institución quien se beneficia con la metodología de trabajo.  La acción comunicacional del gobierno WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 20 4. ¿Cómo es el procedimiento y cómo funciona el software de ACOM? ACOM propone una rutina de trabajo orientada a la efectividad de la pieza comunicacional, la cual ha sido producto de la práctica del sistema en sus varias implementaciones. El procedimiento básico de la rutina de trabajo de ACOM:  Definición política del Mensaje que se desea colocar (que, cobertura y cuando)  Preproducción del mensaje:  Definición de encargado de construcción del contenido  Verificación y evaluación de los antecedentes relevantes y de prensa tanto del objeto como del sujeto que forman parte del contenido, y se evalúa el nivel de favorabilidad con el cual están siendo construidos, a fin de orientar el tipo de formato del contenido del mensaje.  Propuesta del producto comunicacional que respalda el mensaje deseado: pauta escrita oficial, audio de discursos o entrevistas, videos en off, videos activos, fotografía, o una combinación de estos elementos.  Procedimiento para la decisión y producción:  Se discute en base a antecedentes y se decide su producción  Se produce la acción comunicacional y los diferentes productos que la conformaran: notas de prensa, entrevistas en audio, entrevistas en video, video‐clips, etc.  Se registra la producción, es decir se “suben” a la página web.  Se verifica la calidad y se da de alta en el sistema ACOM, es decir se publica para el consumo  Procedimiento posterior a la producción  Se evalúa y registra el impacto del contenido de la acción comunicacional en los medios. 5. Qué operaciones permite realizar el software del PNUD SIGOB, para el soporte de trabajo del Sistema ACOM? Como se observa este sistema contiene metodologías y procesos de detalle, producto de la misma experiencia en ACOM se ha ido desarrollando un software que da soporte al procedimiento descrito en cuanto el registro, el almacenamiento y la comunicación de los mismos a los medios de comunicación. De manera complementaria contiene una plataforma de interacción con los Medios de Comunicación, proveyéndoles contenidos permanentes de mensajes y recibiendo solitudes de análisis de sus archivos comunicacionales, solicitud de entrevistas o credenciales, o mayor información sobre temas específicos. Para la producción del mensaje:  Registro del mensaje a ser producido: descripción de objetivo, características (tema, relevancia, tipo de intervención, etc.), ubicación.  Registro de antecedentes: antecedentes, documentos anexos u otros medios de expresión.  Determinación de producto: nota de prensa, video, audio, intervención, etc. y Fechas máximas para producción.  Registro de la Evaluación del mensaje. Para la consulta del servicio El servicio está contenido en una página web interactiva que dispone de (Se recomienda que este servicio hasta que sea consolidado se ofrezca de manera directa y exclusiva a los medios de comunicación como medio de ampliación del mensaje oficial de la Jefatura de Gobierno): 
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Consulta de los mensajes del día, en comunicado formal, intervenciones, audios, fotografías y videos. Consulta del histórico de la producción comunicacional. Casillero de entrevistas, para solicitarlas Casilla de acreditaciones de prensa para eventos. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 21 6. ¿Qué es lo que se necesita para la implementación del sistema ACOM en la institución? Las condiciones de base descritas en esta sección son determinante para el buen funcionamiento y futura sostenibilidad de los resultados de ACOM, y por lo tanto deben ser asumidas como compromisos por parte de la institución para su estabilidad. Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del sistema de ACOM necesita tres tipos de recursos para su implementación:  Recursos humanos que forman la red de producción del servicio de ACOM y aquí hacemos una aproximación a los perfiles de cada puesto en el sistema.  Recursos humanos a cargo de la implementación y luego de la vigilancia del buen funcionamiento del sistema ACOM.  Los recursos de informática van en el Anexo No1. En relación a los RRHH, se deberá seguir un protocolo de movilización o cambio de funcionarios, acorde con la legislación nacional, y si en caso ésta no exista, se deberá tomar las providencias para que sean debidamente reemplazados siguiendo para ello un riguroso traspaso de conocimientos y funciones en relación a ACOM. Esto es lo único que garantiza la sostenibilidad del sistema y con ello el fortalecimiento institucional en relación a sus propósitos A. RECURSOS HUMANOS DE LA RED DE PRODUCCION DEL SERVICIO DE ACCIONES COMUNICACIONALES PUESTO: EDITOR DE CONTENIDOS  Cantidad: una persona  Experiencia: Comprobada de 3 años en tareas de edición periodística en medios de comunicación (escrito).  Competencia: Conocimiento acabado de la estrategia del Gobierno, ejes de gestión y proyectos específicos ligados a las políticas públicas, Capacidad de edición periodística y corrección de estilo, Conocimientos sobre estructuración de guiones para notas audiovisuales, Manejo de Internet, procesadores de texto, Manejo de formatos de imagen y sonido, Buena disposición para capacitarse en el manejo de los instrumentos del SIGOB: MIA s y Web ACOM  Responsabilidad: Edición de contenidos hacia los medio (editar notas dirigidas a los medios de comunicación, seleccionar fotografías, piezas de video y sonido a relevar ante los medios.  Publicación de contenidos ACOM: permitir la publicación de piezas comunicacionales (comunicados, fotos, imágenes, video, antecedentes y agenda de medios), adelantos de prensa.  Monitoreo de carga y actualización de los Módulos de Información y Análisis de ACOM: de las Acciones Comunicacionales, de las intervenciones, y de las giras. PUESTO: PERIODISTA  Cantidad: En relación al nivel de producción, entre 2 y 4 funcionarios  Experiencia: Comprobada de 3 años en medios de comunicación (escrito) o gestión en comunicación corporativa.  Competencia: Capacidad de redacción y de síntesis, Manejo acabado de redacción periodística, Conocimientos sobre estructuración de guiones para notas audiovisuales, Internet, procesadores de textos, Manejo de formatos de imagen y sonido, Buena disposición para capacitarse en el manejo de los instrumentos del SIGOB: MIA’s y Web ACOM  Responsabilidad: Apoyo a la gestión de acciones comunicacionales (Preparación de antecedentes destinados a la prensa que acompaña al Mandatario); cobertura de acciones comunicacionales (Registro de sonido en terreno (intervenciones del Presidente)); despacho de adelantos de prensa; redacción de comunicados finales; carga y actualización del sistema en estas funciones WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 22 PUESTO: TRANSCRIPTOR DE INTERVENCIONES PRESIDENCIALES.  Cantidad: 1 persona  Experiencia: Mecanografía y redacción.  Competencia: Rapidez en la trascripción a partir de registros de audio, Manejo de Internet, procesadores de texto y editores de sonido, Buena disposición para capacitarse en el manejo de los instrumentos del SIGOB: MIA de Intervenciones.  Responsabilidad: Recibir despachos de sonido; Editar piezas de sonido; Transcribir intervenciones del Presidente; Mantener y actualizar MIA de Intervenciones. PUESTO: FOTÓGRAFO.  Cantidad: de 1 a 2 personas  Experiencia: Comprobada de a los menos 3 años como reportero gráfico en medios de comunicación.  Competencia: Capacidad de registro en terreno, Manejo de Internet y editores de imagen, Buena disposición para capacitarse en el manejo de los instrumentos del SIGOB: MIA de Intervenciones.  Responsabilidad: Registrar imágenes de las acciones presidenciales; Editar fotografías; Mantener y actualizar campos de fotografía en Modulo de Información y Análisis de ACOM. PUESTO: CAMARÓGRAFO.  Cantidad: 1 o 2 personas  Experiencia: Comprobada de a los menos 3 años como camarógrafo en medios de comunicación.  Competencia: Capacidad de registro en terreno, Manejo de Internet, digitalización de imagen y edición de video, Buena disposición para capacitarse en el manejo de los instrumentos del SIGOB: MIA de Intervenciones.  Responsabilidad: Registrar en video las acciones del Mandatario; Editar piezas de video; Mantener y actualizar campos de video en el MIA de Acciones Comunicacionales. RECURSOS HUMANOS CONTRAPARTE  La contraparte para la implementación del Sistema ACOM deberá ser el Editor de Contenidos. INFRAESTRUCTURA INFORMATCA ESPECÍFICA PARA ACOM Los equipos mínimos necesarios adicionales a las plataformas computacionales especificadas en el Anexo 1 de este documento son:  1 Cámara de video profesional.  2 Cámaras de fotos digitales profesionales. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 23 SIGOB ‐ SISTEMA DE TRANSPARENCIA DOCUMENTAL ‐ TRANSDOC 1. . ¿Qué es el Sistema de TRANSDOC o de correspondencia oficial? El Sistema de transparencia documental procura transparencia y agilidad en la gestión de la documentación o correspondencia oficial que ingresa, que circula al interior y que sale de la institución. Por otro lado está orientado a dar soporte de políticas “papel cero” Específicamente el soporte de este sistema está vinculado a las siguientes operaciones documentales: Con relación a la correspondencia de origen externa, el sistema soporta todas las operaciones de entrada, su distribución al destinatario y a sus responsables asociados, permitiendo luego el seguimiento de la misma por los diferentes despachos que intervinieron en su gestión, la preparación de respuestas, su aprobación y posterior despacho y registro de salida. Con relación a la correspondencia de origen interna, el sistema soporta todas las operaciones relacionadas con su procesamiento, control y su posterior despacho al exterior y registro de la misma. Para el efecto está dotado de formatos y códigos automatizados de manera que se libere capacidad analítica sobre el documento dejando al lado las tareas que automáticamente se disponen para esa concentración. Con relación a la correspondencia en los archivos electrónicos. Este sistema tiene incorporado métodos de organización y uso de Archivos electrónicas de la correspondencia oficial, lo cual permite búsquedas y recuperación de piezas bajo múltiples criterios: fechas, emisor, receptor, tema, etc. Este Archivo, no sólo tiene la correspondencia concreta, sino también la historia de su gestión. Estas piezas pueden hacerse vigentes nuevamente cuando son vinculadas a un expediente electrónico, de manera que el archivo es dinámico y siempre a la orden de dar cuenta de la memoria institución y formal de los acontecimientos institucionales. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con TRASNDOC?  Agilizar el proceso de trámite de documentos mediante un mecanismo automatizado de gestión documental.  Reducir las intermediaciones burocráticas innecesarias que se dan alrededor de los documentos de correspondencia  Fortalecer mediante un estricto control de gestión por temas y funcionarios, el estado de situación de los documentos que se encuentran en gestión.  Dar transparencia interna al proceso de circulación y procesamiento de los documentos internos y externos.  Contribuir de manera concreta a las políticas institucionales de “cero papel”. 3. ¿Quiénes se benefician? 
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La ciudadanía que solicita acciones a través de la correspondencia El Presidente, los Ministros y las autoridades de la alta dirección del Gobierno Judicial. Los asesores institucionales Los asistentes y secretarias de las oficinas de los titulares. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 24 4. ¿Cómo funciona el sistema de trabajo y el software de TRANSDOC? El Sistema de Transparencia Documental del SIGOB es un instrumento que soporta más de 30 acciones para cada uno de los 4 tipos de operaciones de correspondencia: las de origen externo, las que circulan internamente, las que se producen y las operaciones que se realizan contra los archivos. Aquí se presentan las operaciones básicas que soporta el software de TRANSDOC: Ingreso de la Correspondencia:  Registro de información acotada de cada pieza, incluye un resumen de la correspondencia que ingresa a la institución.  Digitalización de los documentos firmados, los cuales se anexan a la ficha de correspondencia.  Distribución automatizada de correspondencia.  Clasificación por tipo, localización geográfica, temas o materias, etc. Operaciones de Correspondencia Externa  Consulta de comentario con el cual se recibe el documento.  Seguimiento y control del recorrido interno de la correspondencia de origen externo: funcionario que la tiene, actividades desarrolladas en relación al documento, fechas, etc.  Buscar o Asociar el documento con: Precedente, Derivados, Asociados.  Consultar documentos adjuntos: la digitalización y/o documentos recibidos por medio magnético o digital.  Consultar la clasificación del documento.  Elaborar un documento derivado: de acuerdo formatos estándar de la institución, códigos automatizados, etc.  Dejar pendiente un documento de origen externo o interno para un tratamiento posterior.  Transferir el documento a un tercero, con copias ilimitadas y control permanente del estado de situación de la correspondencia transferida, hasta su fin de gestión.  Dar por concluida la gestión.  Imprimir la ficha de la correspondencia.  Supervisión, por parte de funcionarios autorizados, del estado de la gestión del documento: por funcionarios y por tipo de documentos.  Archivo automatizado del documento, de su recorrido y las acciones que se tomaron en relación a él. Con mecanismos de búsqueda multicriterio del documento, por: emisor, fecha, código, lugar territorial de origen, destinatario interno, etc.), o una combinación relacionada de los mismos. Operaciones de correspondencia de Origen Interno  Elaboración de documentos en base a formatos y directorios oficiales.  Transferencia inter‐despachos de documentos en proceso de elaboración, para la modificación de documentos o consulta (circulación interna de borradores).  Seguimiento y control del recorrido interno de la correspondencia, funcionario que la tiene, cambios efectuados, fechas, etc.  Supervisión del documento de correspondencia por funcionarios y por tipo de documentos.  Archivo automatizado de los documentos enviados, de su recorrido interno y acciones que se tomaron en relación a él, etc.  Despacho final del documento por Mesa de Salida Oficial. Operaciones de búsqueda para Correspondencia Interna, externa, en elaboración o archivo.  Por asunto  Por intervalo de fecha  Por Apellido  Por Número de Documento  Por Ubicación (país, ciudad, etc.)  Por Institución  Por Funcionario que participo en la gestión de la correspondencia.  Por si tiene o no respuesta y por origen: externo, interno. o ambos. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 25 5. Requisitos necesarios antes de la implantación TRANSDOC del SIGOB a la Institución Las mejores prácticas indican que el buen funcionamiento del sistema TRANSDOC del SIGOB necesita tres tipos de recursos para su implementación: Recursos humanos que forman la red de gestión de TRANSDOC y aquí hacemos una aproximación a los perfiles de cada puesto en el sistema. Recursos humanos a cargo de la implementación y luego de la vigilancia del buen funcionamiento de TRANSDOC, integrado por no más una o dos personas (de preferencia funcionarios) Los recursos de informática van en el Anexo No1 RECURSOS HUMANOS Los recursos humanos que son necesarios para la operación de TRANSDOC no tienen definido un perfil determinado, ya que este es un sistema transversal a la organización y de uso extensivo en ella. En general este sistema se implementa con los recursos humanos que normalmente están trabajando en la organización y gestión de la correspondencia, e ingresa con mayor facilidad que el resto de sistemas pues se implementa sobre una cultura de gestión acostumbrada al manejo de esta documentación oficial. Importante es mencionar que en la Mesa de Entrada o Ventanilla de Ingreso de Correspondencia debe contar con Recursos Humanos que conozcan en detalle el funcionamiento institucional como también sepan hacer resúmenes ejecutivos de contenidos de cada correspondencia, ya que esto ahorra tiempo a los funcionarios que no tendrían por que leer el archivo adjunto a la correspondencia recibida que contiene el original escaneado. Teniendo en cuenta la movilidad de los recursos humanos en la Administración Pública es necesario contar con un equipo de 2 funcionarios, que permita replicar y recapacitar a los funcionarios que ingresan a la institución y serán los responsables del control del uso del Sistema. Adicionalmente es necesario que estos funcionarios conozcan el funcionamiento institucional y la estructura del estado para que sean capacitados y puedan replicar la capacitación e implementación en el resto de la institución. INFRAESTRUCTURA INFORMATICA ESPECÍFICA PARA TRANSDOC El sistema TRE del SIGOB requiere equipamiento informático que se describe en el anexo 1, de este documento, aquí se incorpora el requerimiento específico para este módulo. Especificaciones técnicas del Scanner  Escáner de cama plana para documentos con alimentador automático  Resolución de escaneado por hardware 4800 x 4800 dpi  Páginas por minuto 35 ppm  Garantía escrita por 3 años (mínimo).  (Certificación de funcionamiento con Microsoft Windows XP Pro y especificaciones ISO)  Certificaciones ISO 9000 del fabricante. El número de escáner que se requiere depende de la cantidad de documentación que ingresa por día, para hacer un cálculo aproximado cada funcionario en la mesa de entrada tiene una capacidad máxima de registro entre 80 a 110 correspondencias día. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 26 ENFOQUE GESTION JUDICIAL La familia de sistemas de trabajo en materia judicial se la ha denominado como SIGOBIUS. EL SIGOBIUS, es una propuesta metodológica con soporte instrumental para articular el trabajo del Juez, de los Funcionarios Judiciales, y de los auxiliares de justicia, dándole al proceso información, transparencia, control de términos, información y estadísticas para la toma de decisiones, y sobre todo soporte a las situaciones especificas de trabajo de los operadores de justicia. El Sistema de Trabajo incorpora módulos operacionales que funcionan de manera individual o integrada, siendo el objetivo de cada uno de ellos los siguientes:  El mejoramiento compartido del conocimiento del proceso de trabajo judicial, para cada tipo de procedimiento y para las diversas materias, unificando criterios de administración y criterios de orden sustantivo.  mejoramiento de la eficiencia en el tratamiento del caso, para dotarlos de transparencia, vigilancia de términos y propiciar el proceso de impulso y depuración permanente. Para ello se dispone de métodos y experiencia para apoyar el trabajo específico para el impulso y depuración permanente del despacho judicial.  Organización e instrumentos para el gerenciamiento del despacho judicial, como una unidad de producción de servicios. Mediante alertas tempranas para la pro actividad judicial y mediante un conjunto de reportes orientados a identificar los problemas reales de los Despachos Judiciales.  La atención a los usuarios: Mediante módulos de orientación judicial y módulos de información para el público: cabinas, Internet.  Mejorar los niveles de eficacia judicial, facilitando al Juez, el acceso a códigos, jurisprudencia (para lo cual hay una propuesta sistémica especifica) e incluso información de sus mejores resoluciones.  Desarrollo e implementación de oficinas de un observatorio de la gestión judicial que permita proponer al gobierno de la rama acciones de política tendientes a levantar las restricciones que presenta la estructura de funcionamiento de los despachos judiciales. Desde esa perspectiva el esquema de base que se desea privilegiar es uno que dote a los despachos judiciales de todos los elementos que hagan posible su buen funcionamiento, estos elementos se presentan en el siguiente esquema: INFORMACION PARA EL ANALISIS
LEYES
REGLAS Y NORMAS
JURISPRUDENCIA
OBSERVATORIO GEST.JUDICIAL
SECRETARIA – REPARTO –MOV.
ESTADISTICAS E INFORMACIÓN
REGISTRO
PARA LA GESTION DEL TRIBUNAL
GESTION DE
DISTRIBUCION
ACTUACIONES
INFORMACION ESTADISTICAS
DEL CASO
PARA LA GESTION
CONTROL
ADMINISTRATIVA Y POLITICO INSTITUCIONAL
POLITICA ACCESO A LA INFORMACION
REGISTRO DE REQUERIMIENTOS
INFORMACIÓN DEL CASO
ORIENTACIÓN JUDICIAL
CONSULTA INTERNET
A continuación se presentan los módulos del SIGOBIUS que pretenden acercarse a la realidad expresada en este esquema y que han sido implementados en varias instituciones judiciales de la región en los últimos 8 años de trabajo de SIGOB en esta esfera institucional. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 27 SIGOBIUS –PROCESOS DE TRABAJO JURISDICCIONALES 1. ¿Qué es el PTJ? Es una metodología de trabajo para desarrollar y documentar los Procesos de Trabajo de los Tribunales, como una representación de la cadena de actuaciones, actividades o tareas que se articulan entre sí para el logro institucional de un resultado jurisdiccional determinado y que han sido en primer lugar concebidas para garantizar el debido proceso en el marco de los códigos procedimentales, y luego concretadas en una práctica cotidiana que han sumado a los códigos, los usos y las costumbres derivadas de las relaciones entre los funcionarios de los Tribunales, con los abogados y ciudadanos. Por lo tanto representan la estructura de funcionamiento operativo que ha de seguir un caso en los tribunales. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con la metodología PTJ?  La construcción de esta visión del proceso bajo la metodología del SIGOB tiene múltiples beneficios:  Se constituye en un foro en donde muchas veces recién se encuentran revisando el proceso de trabajo, funcionarios administrativos con Jueces.  Se constituye en un foro de unificación de criterios administrativos y muchas veces sustantivos,  Se distingue con claridad para aquellas actuaciones que no están sujetas a norma, el valor agregado que están aportando al proceso, y que muchas veces obedecen a viejas rutinas que jamás han sido revisadas.  Es la base para el mejoramiento o desarrollo de las herramientas informáticas de soporte al proceso 3. ¿Quiénes se benefician de la metodología de PTJ?  El Gobierno de la Rama Documentar la práctica procesal de los Tribunales permitirá iniciar o continuar con mejor base un proceso permanente de unificación de criterios en relación a los aspectos administrativos, cuando no encontrar áreas de unificación de criterios sustantivos sobre el tratamiento de las causas. Documentar con el mayor detalle posible, el proceso de trabajo, sus actividades, productos, actores intervinientes, tareas a ser realizadas en cada situación, etc., permitirá identificar áreas precisas de mejoramiento de los servicios ya sea mediante aplicación de tecnologías, provisión de soportes de trabajo o procesos de capacitación o recapacitación.  La Academia Aprender de la práctica procesal identificando aquellos elementos que potencien de mejor manera los conocimientos aprendidos en las aulas de la universidad y los aproximen de manera concreta a su futura práctica en los tribunales. Concordar la práctica procesal con la normativa vigente. Las experiencias de aplicación de la metodología de Procesos de Trabajo Jurisdiccionales, indican interesantes hallazgos de la práctica procesal que son dignos de ser analizados y discutidos en ámbitos de reflexión y de investigación básica, como lo son, las universidades y centros académicos especializados.  Los ciudadanos Aproximar el proceso judicial al entendimiento de los ciudadanos, con claridad y transparencia, es por cierto un beneficio contemplado en cualquier plan estratégico o libro blanco de la justicia. En relación al tema de “Cultura Jurídica”, permitirá reducir el lenguaje altamente codificado que se utiliza en el ambiente judicial, en términos de entendimiento de los sujetos y objetos de las causas. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 28 4. ¿Cómo es el proceso de trabajo que permite la documentación de los Procesos de Trabajo Jurisdiccionales? El Producto del trabajo de la implementación de la metodología de los PTJ, es un libro (papel y/o virtual), y eso se convierte en el objetivo del proceso de trabajo que a continuación se describe:  Constitución de un grupo focal: El grupo focal será designado por el Tribunal para el cual se está desarrollando este trabajo, y deberá constar de un grupo de Jueces conocedores de la materia de la cual trata el PTJ, un grupo de Secretarios/as de Tribunal conocedores de las prácticas y actuaciones cotidianas en relación al proceso, y un grupo de funcionarios con posición de observadores del desarrollo a los efectos de hacer sinergias con sus respectivas competencias: del área administrativa, del área de educación (Escuela Judicial), y del área Tecnológica.  Acopio y clasificación de materiales: de legislación vinculada, códigos sustantivos y procesales, doctrina, estudios procesales, etc.  Visitas a Tribunales: en donde se verifica el proceso in‐situ.  Elaboración del primer borrador de PTJ  Reuniones de socialización y discusión sobre el primer borrador  Preparación del Documento final  Producción del Libro  Presentación del Libro 5. Requisitos necesarios para la implementación de la metodología de los PTJ. La condición base para el desarrollo de esta metodología de trabajo radica en la conformación del Grupo Focal aludido y a un riguroso compromiso institucional de cumplimiento de las agendas de trabajo que se propongan. Se recomienda así mismo la permanencia de este grupo focal, como referente sustantivo del proceso de modernización de la materia especializada para ese grupo focal. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 29 SIGOBIUS– SISTEMA DE GESTION DE CASOS 1. ¿Qué es el Sistema de Gestión de Sistema de Gestión de Casos? Módulo de Gestión de Casos, ha sido diseñado y desarrollado tanto para el soporte de la gestión que realizan los funcionarios y Jueces de los Tribunales, como también para la gestión de las partes alrededor de los Casos. Esto se ha logrado por un conjunto de mecanismos e instrumentos que permiten:  El registro de las actuaciones en tiempo real, es decir, en el momento en que estas se realizan,  El soporte a situaciones especificas de trabajo de los intervinientes en las Causas, construyendo para ello además de la agenda del caso, la agenda de trabajo de cada uno de los participantes.  El soporte a los procesos de depuración e impulso procesal de los Casos, proponiendo para dicho efecto listados de Causas que estarían en este estado de situación, para la consideración del Juez.  El análisis de los Casos en el momento que se requiera, teniendo en línea no sólo el expediente documentado sino los términos de duración de cada una de las actuaciones  El acceso a la información del Caso por parte del Ciudadano.  Producción de estadísticas sustantivas de los Tribunales con el estado especifico del total de las Causa en un Tribunal, identificando los cuellos de botella, en alguna de las fases del proceso. El Sistema de gestión de Tribunales, tiene una estructura interna para la adecuación a distintos códigos procesales y para el soporte de todas las materias: Civil‐Comercial, Laboral, Menor, Penal, Administrativa, y está diseñado para dar cobertura a todas las instancias que intervienen en un Caso: primera, tribunal de apelaciones y tercera instancia, respetando las particularidades que corresponden a cada uno de los procedimientos que involucran estas materias e instancias procesales. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con el Sistema de Gestión de Casos?  Los niveles de Transparencia procesal. Transparencia Interna: Todos los involucrados en el tribunal que tenga que realizar una actuación, contaran en el Sistema con todo el recorrido de la causa, que si bien está reflejado en el expediente judicial, en el Sistema se podrán observar los borradores de trabajo, las ayudas memorias y otros elementos propios de la dinámica interna de trabajo del Tribunal. Transparencia Externa: A este sistema tienen acceso (con sus respectivos atributos de participación) los abogados litigantes, no sólo para consultar información sino inclusive (si la legislación lo permite) de dejar los escritos vía remota. Por otro lado los ciudadanos podrán ingresar a la información de las Causas, exceptuando aquellas que la norma exija reserva.  Celeridad Gran parte de la mora judicial se produce en el desbalance que existen entre la demanda de los servicios de administración de justicia, en permanente crecimiento, y una oferta del servicio siempre atrasada en sus métodos y procedimientos para atenderla. Mediante este sistema se propone un nuevo ordenamiento de los procedimientos y una nueva dinámica de trabajo que combina por lo menos tres ejes estratégicos para vencer la lentitud de los procesos:  el sistema de Gestión apunta a soportar las situaciones específicas de trabajo, el seguimiento del “expediente” es un resultado, pero no es el objetivo de este sistema, aquí e apunta a construir agendas de trabajo para cada quien dentro del proceso (la del Juez, la del Secretario, la del Notificador, etc.); WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 30 

la identificación de actuaciones claves, que una vez que se aplican, permiten armar listados para la pro actividad judicial, entendida esta como la posibilidad de depurar las Causas o darles un impulso procesal, la identificación de las actuaciones claves, se determinan en función de una cuidadosa lectura de los códigos procesales; la red de gestión permite una atención sobre el proceso distinta a la tradicional, ya que este Sistema está diseñado para dar alertas y alarmas en relación a los términos, vencimientos de plazos internos de trabajo, etc.  La eficacia procesal, entenderemos el mejoramiento de los niveles de eficiencia como aquellos relacionados a transparencia y celeridad procesal, mientras que la eficacia como aquellos relacionados al trabajo del Juez y en ese sentido, en este Sistema se dispone de un conjunto de herramientas para apoyar la hermenéutica jurídica, proveyendo a los Jueces de:  La legislación vigente y actualizada vinculada al hecho de estudio  La Jurisprudencia vinculada al hecho de estudio.  Las mejores piezas (favoritas) guardadas por el propio Juez sobre sus propios escritos (autos, resoluciones, sentencias, etc.), o sobre escritos de otros colegas, que en un determinado momento podrían contribuir al proceso de análisis. Este proceso siempre y cuando haya una base de datos con esta información para los dos primeros, para el tercero este Sistema dispone de un mecanismo de guardar en favoritos este tipo de escritos. 3. ¿Quiénes se benefician de Sistema de Gestión de Casos?  El Tribunal, por el efecto en el mejoramiento del conjunto del trabajo de sus funcionarios.  Los Abogados litigantes quienes tienen mayores elementos de oportunidad para interactuar con los Juzgados  Los Ciudadanos, vinculados directa o indirectamente a las Causas quienes ven en el Sistema una herramienta de transparencia y orientación judicial. 4. ¿Cómo es el proceso de trabajo que se desarrolla en el Sistema de Gestión del Caso? La estructura de funcionamiento del Sistema de Gestión de Casos no exige mayores cambios dentro de la rutina de trabajo de un Tribunal judicial, pero si un esquema de trabajo bastante riguroso de su implementación El Sistema de Gestión de Casos está compuesto por un enfoque renovado del proceso de trabajo judicial, y moviliza todo su potencial a partir de un adecuado registro de las actuaciones por parte de todos los involucrados en el proceso judicial, asunto complicado de introducir en un grupo acostumbrado a trabajar en compartimentos estancos, para ello el Sistema de Gestión de Casos viene acompañado de un experimentado set de implementación en un Tribunal (enfoques, métodos, procesos de inventario, herramientas, etc.). A continuación un esquema que sintetiza el programa de trabajo de implementación del Sistema de Gestión de Casos WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 31 1
Introducción al Sistema de Gestión
de Casos: Gestión del DJ, Juzgado
Activo
2
Inventario de Causas en
proceso de Gestión
3
Juzgado al Día
(Depuración y Liquidación)
4
Motivación para
el Cambio
5
Fortalecimiento de la capacidad
pro activa del Juzgado
WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 32 Método de depuración e inventario de Causas
Control de inventario
------------
• Actuaciones tiempo real
• Depuración
• Liquidación
•
•
•
•
Control de términos
Determinación de caducidad
Agenda de Audiencias
------------
Deontología
Cambio hacia la eficiencia y eficacia
Cambio hacia Juzgado Pro activo
Módulos de Capacitación:
- Rol del Juez
- Técnicas de depuración
- Técnicas de impulso
- Técnicas de Mediación
- Técnicas de Oralidad
- Expresión verbal y escrita
- Razonamiento Judicial
- Conducción de audiencias
- etc...
5. ¿Qué operaciones soporta el software del Sistema de Gestión de Casos? OPERACIONES EN RELACION A LOS CASOS Y ACTUACIONES EN TRÁMITES  Búsqueda‐Búsqueda Rápida de Casos, Búsqueda Rápida de Actuaciones  Operaciones‐  Registro de nuevo caso  Eliminación de caso  Actuaciones en Gestión:  Solicitadas  En elaboración por el funcionario actual  En elaboración por otros funcionarios  Para revisión del Actuario (Secretario)  Para revisión del Juez  Para firma del Juez  Pendientes de confirmación  Notificaciones  Actuaciones para notificar  Elaboración cédulas de notificación  Notificación elaboradas  Notificación en curso  Notificación con aviso de entrega  Notificaciones realizadas  Notificaciones no realizadas  Audiencia y Agenda de Casos  Audiencias por periodo  Audiencias  Actividades del despacho  Informe para Gestión de Casos  Información para la depuración de causas  Impulso Procesal  Informes adicionales o Cuantías de casos en gestión por diversos criterios, : Año de ingreso, mes de última actuación, objeto de causa o Hecho punible, año y me de ingreso y Objeto de Causa /Hecho punible, tipo de proceso de judicial, proceso judicial y fase del proceso, por Ciclos (incidentes, excepciones y recursos) o Cuantías: de casos finalizados en el último mes, de estados de casos (Activo, finalizado, paralizado, suspendido, etc. , de estados de juzgamientos (Finalizado con mérito, finalizado sin mérito, homologación de acuerdo, pendiente de juzgamiento, inhibido, etc.), de carga de trabajo (Activos sin juzgamiento, Activos con juzgamiento, Inactivos, terminados), de actuaciones por responsable (indica la cantidad de actuaciones que tiene o ha trabajado cada funcionario del despacho para determinar carga de trabajo, productividad, etc.) WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 33 Control de casos (listados de casos por diferentes criterios y períodos de tiempo): Activos, finalizados, paralizados, registrados (activos + finalizados + paralizados), con movimiento en los últimos X días, presentados en los últimos X días, registrados en los últimos X días, estado procesal o Control de casos con información incompleta (permite asegurar la calidad de la información en el sistema): sin objeto de causa/hecho punible, sin Demandantes, Denunciantes, sin Demandados/procesados, con demandantes sin abogados, con demandados/procesados sin abogado oficio/defensor público, sin actuaciones o Control de actuaciones con información incompleta (permite asegurar la calidad de la información en el sistema): actuaciones sin escrito, actuaciones sin finalizar, actuaciones finalizadas, actuaciones sin descripción, actuaciones por fecha de registro, actuaciones por fecha de control, presentaciones sin finalizar, presentaciones Finalizadas  Ingresos y movimientos de casos: Cuantías de casos ingresados en el último mes, cuantías de casos con movimientos en el último mes  Servicios de Información  Búsqueda avanzada de casos  Búsqueda avanzada de actuaciones  Legislación (vinculo directo en caso esta BD exista)  Jurisprudencia (vinculo directo en caso esta BD exista)  Acordadas  Administración del Sistema o
OPERACIONES EN RELACION A UN CASO DETERMINADO  Aviso o alerta con información de gestión y control que orienta las acciones inmediatas tanto jurisdiccionales como administrativas que se deben efectuar sobre el caso  Información del caso: Información del Caso, Objetos de Causa, Demandantes, Demandados, Intervinientes, Actuaciones, excepciones /Incidente, Recurso, Movimientos de Expedientes. Actuaciones Pendientes, Actuaciones Relevantes por Sentencia  Operaciones: Datos de Control, Paralizar Caso, Transferencia, Acumulaciones, Imprimir el caso  Servicios de Información para el análisis: Buscar Caso, Buscar actuaciones, Legislación, Jurisprudencia, Acordadas OPERACIONES EN RELACION A LAS ACTUACIONES  Información de la actuación  Documento  Partes afectadas  Notificaciones  Actuaciones relacionadas  Servicios de Información: Buscar Casos asociados, buscar actuaciones similares, Legislación vinculada. Jurisprudencia relacionada, otros. Los softwares del SIGOB no tienen costos, se ceden a la institución para el exclusivo uso del proyecto de implementación del sistema de trabajo objeto del proyecto. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 34 6. Requisitos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de Casos Las mejores prácticas indican que los recursos indispensables por parte de la institución que deben estar presentes antes, durante y después del proceso de implementación son de tres tipos: Fuerte convicción político institucional por parte del Gobierno de la Rama Judicial de llevar adelante este proceso de modernización1 de los Tribunales bajo su competencia  Un grupo de Jueces y funcionarios judiciales que se constituyan para cada materia como los puntos focales del proceso de implementación y con los cuales se desarrolle el programa de trabajo (por cierto que aquí se tienen pautadas sólo horas de trabajo, y por lo tanto en ningún caso se requeriría su disponibilidad a tiempo completo).  Una agenda de implementación que por lo menos tome en consideración por lo menos los siguientes 6 elementos:  La elaboración de los Procesos de Trabajo Jurisdiccionales PTJ (ver modulo ad‐hoc),  La adecuación de las herramientas informáticas para los códigos procesales federales y/o estaduales y el PTJ,  Un proceso sistémico de motivación para el cambio y la modernización del Tribunal,  Una claro proceso de inventario inicial para trasladar Casos en gestión al Sistema de Gestión de Casos y el proceso de tránsito al uso total del mismo,  Un programa ordenado de capacitación y guías interactivas en línea de capacitación permanente,  Un proceso de monitoreo del funcionamiento del Sistema de Gestión de Casos orientado por metas y resultados a alcanzar  Una estrategia de salida del proceso de implementación con recomendaciones normativas internas, perfiles de recursos humanos necesarios para la vigilancia del buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Casos, y una propuesta de presupuesto corriente de sostenibilidad Las condiciones de informática necesarias para el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Casos, se encuentran especificadas en el anexo 1 de este documento. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] Pagina 35 SIGOBIUS – MODULO DE INFORMACION Y ANALISIS DE JURISPRUDENCIA 1. ¿Qué es módulo de información y análisis de la Jurisprudencia? El Sistema de Información y Análisis de la Jurisprudencia se ha desarrollado a partir de la evaluación de varios modelos implementados en la región con el ánimo de extraer de ellas loe mejores elementos. El objetivo del módulo de Jurisprudencia de SIGOBIUS tiene como objetivo dar soporte al proceso de construcción, publicación y aprendizaje de la Jurisprudencia producida por los altos órganos judiciales, y constituirse en una herramienta imprescindible para el análisis de las resoluciones judiciales dictadas. El método adoptado consiste en la sistematización a través de la sumarización e indización. Además se han introducido criterios de agrupamiento de la información, asociando los fallos a una base de datos de Jurisprudencia, es decir que un mismo resúmenes de la sentencia puede estar vinculado a una o más Jurisprudencias. Lo cual permite ampliar el uso analítico de este instrumento como una amplia fuente de relaciones entre fallos. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con el Sistema de Gestión de Casos?  Los niveles de incertidumbre frente a los vacios que deja la legislación vigente  Los niveles de Transparencia procesal.  Los niveles de previsibilidad (entra dentro de las previsiones normales) necesarios para la construcción de ciudadanía, sin que esto signifique una atadura a su independencia de criterio.  La Memoria institucional de los fallos judiciales, su consistencia y fortaleza, en la perspectiva que la Jurisprudencia llena los vacios legales se constituyen en una fuente obligada de derecho. 3. ¿Quiénes se benefician del módulo de información y análisis de la Jurisprudencia?  Los Jueces. En países en donde la Jurisprudencia es vinculante se convierte en un instrumento de primer orden, y en aquellos países en donde esto no es así de igual manera la Jurisprudencia sigue siendo una fuente de experimentada de derecho a la cual acudir para completar el espectro de información necesaria para  La Corte que emite las resoluciones de base para las Jurisprudencia, en la medida que en esta base de información guarda memoria de sus propios fallos.  Los estudiantes de derecho. Este módulo de información ha sido diseñado en la perspectiva de lograr el mayor uso posible, a partir de múltiples formas de ubicar en el universo de este tipo de información aquella que se requiere para el aprendizaje  Los ciudadanos. Podrán ver en este módulo de información el fallo de sus Jueces. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 36 4. ¿Cómo es el proceso de trabajo para la construcción del módulo de información y análisis de la Jurisprudencia? Las etapas básicas del proceso de trabajo que se deja implementado a partir de la implementación de este modulo son las siguientes:  Recepción de la resolución del Tribunal (Sentencia)  Elaboración de la sumarizacion (ó resumen) de la resolución  Vinculación de la Resolución y su Resumen con las Jurisprudencias existentes.  Clasificación de la Resolución y su Resumen bajo un Tesauros de base institucional: Materia, Magistrado Proponente, Corte que emite la resolución, etc.  Revisión de consistencia general y permiso de publicación.  Publicación en la web de la nueva Jurisprudencia. 5. ¿Qué operaciones soporta el software de soporte del SIGOB para el módulo de Información y Análisis de Jurisprudencia? El software soportar cada uno de los pasos descritos en la sección anterior, para lo cual tiene un diseño de bases de datos que se relacionan entre sí a partir de un juego de tablas que perite dicho propósito:  Existe una base de datos con una interface para el funcionario que le permitirá permite redactar el Resumen de la sentencia y asociar a ella el documento de Sentencia  A partir de este primer registro del Resumen de la Sentencias y el mismo documento como una unidad de información, este registro se vincula con otros dentro de la Base de Datos de Jurisprudencia, lo cual permite una riqueza derivada de la relación y abrevia tiempos sustantivos en el análisis.  Esta pieza de Jurisprudencia una vez vinculada con otras de la misma base de datos, se clasifica por múltiples criterios, que serán los mismos con los cuales se podrá ubicar esta información.  Para la consulta el sistema proporciona distintos criterios de búsqueda que pueden ser utilizados por el usuario en forma independiente o combinada. Entre los buscadores se incorporó el listado de las “voces” utilizadas como descriptores principales. Asimismo, está habilitada la opción de búsqueda por palabra libre. A los efectos de precisar la búsqueda, el usuario puede recurrir a las opciones (AND) y (OR), las que permiten buscar información asociando varios conceptos al mismo tiempo, ya sea en forma incluyente (AND) o excluyente (OR). Se han adoptado estas palabras en inglés por razones operativas, teniendo en cuenta que es una terminología que tiene aceptación general en la WEB.  Los criterios de búsqueda más frecuentes han sido: Por palabras en el título de la resolución, por las “voces” asociadas a ella, por un intervalo de fecha en donde se habría producido la Resolución, por la Sala, el tipo de Acción acudido, la jurisdicción respectiva, y el Ministro preopinante. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 37 SIGOBIUS – OBSERVATORIO DE LA GESTION JUDICIAL ‐ JUDIOBS 1. ¿Qué es el Observatorio de la Gestión Judicial? El Observatorio Judicial como herramienta del gobierno judicial, es un Sistema de Trabajo que tiene como objetivos facilitar y focalizar las tareas de los órganos administrativos y de conducción política de la Rama Judicial en beneficio de la eficiencia, eficacia y efectividad del trabajo de los Tribunales, y de devolver a la política judicial una visión integrada del funcionamiento de la administración de justicia. 2. ¿Qué aspectos se quieren mejorar con JUDIOBS?  Este sistema de trabajo tiene como finalidad casi única el de devolver al órgano de Gobierno Judicial una visión integrada del funcionamiento de los Tribunales, y no separada de lo que es su comportamiento procesal sustantivo y sus varios elementos administrativos que condicionan en gran medida la eficacia del primero.  La utilización de la estadística para procesos de decisión, ya que ellas solas apenas nos dan cuenta de la realidad, pero sus números no necesariamente indican la acción a ser considerada por el Gobierno de la Rama Judicial.  La integración de opiniones calificadas a las estadísticas, para que en conjunto se puedan poner a consideración propuestas de acción administrativa o político‐institucionales para que la instancia del Gobierno pueda corregir de manera anticipada restricciones que se pueden o se están presentando en los Tribunales y que impedirían o impiden un adecuado funcionamiento. 3. ¿Quiénes se benefician de JUDIOBS?  El Gobierno de la Rama Judicial, pues contará a partir de su funcionamiento de un conjunto de propuestas de acción específicas con el suficiente material que demuestra su pertinencia y oportunidad.  Los Tribunales, que encuentran en el JUDIOBS una herramienta en donde pueden integrar distintas áreas que están vinculadas directamente a los niveles de eficiencia que se alcanza de manera mensual en los tribunales.  Los Abogados y Ciudadanos directamente vinculados en un litigio, ya que reciben como impacto de la atención segmentada a los problemas, soluciones directas para el buen funcionamiento de los Tribunales. 4. ¿Cómo es el proceso de trabajo del JUDIOBS? El resumen del proceso de trabajo que se deja instalado y en funcionamiento para el Observatorio Judicial:  Consolidación mensual de estadísticas y preparación de tablas para el análisis comparativo.  Preparación del documento de base para el Análisis del funcionamiento de los Tribunales (el sistema de trabajo de JUDIOBS provee metodologías para este efecto)  Preparación del taller de discusión de estado de situación para Tribunales seleccionados por el grave estado de situación que denotan sus indicadores: Actores que participan del Tribunal del area administrativa, agenda de la reunión.  Preparación de las propuestas de acción que se llevan a consideración de la Alta Dirección o a los órganos competentes que fueron decididos en el momento en que se estructura el sistema de trabajo.  Verificación de la acción realizada y las propuestas vertidas. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 38 5. ¿Qué operaciones soporta el software de base de JUDIOBS? Este software está compuesto por tres elementos:  [ I ] Un almacén de datos en donde se deposita la producción estadística que tenga la institución y que ha sido seleccionada para el efecto del funcionamiento del JUDIOBS en el proceso de estructuración de este sistema.  [ A ] Una Base de datos (con diferentes atributos de ingreso y clasificación) para depositar los análisis que se hayan hecho en dos pisos de trabajo distintos, los análisis relativos para identificación de cual Tribunal merece mayor atención, y el análisis del Tribunal propiamente dicho.  [ R ] Una base de datos de recomendaciones que son puestas a consideración a la alta dirección, en la cual se van depositando una a una y clasificando por fechas, materia, tribunal, y tipología de recomendación.  Niveles de consulta en donde se integran Recomendaciones a Análisis y estos a base de indicadores de base. Como se observa esta herramienta IAR sirve para la gestión del JUDIOBS como para la distribución y memoria institucional de sus resultados lo cual la constituye en una base de conocimiento fundamental para el Gobierno Judicial. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 39 ANEXO: REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES EN MATERIA INFORMÁTICA PARA ELBUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS SOFTWARE DEL SIGOB WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 40 A. RECURSOS HUMANOS NECESARIOS EN EL AREA INFORMATICA A.1 Perfil básico para Administración informática de los Sistemas de Gestión: Cantidad: 2 funcionarios Conocimientos necesarios sobre el area de Servidores, Sistemas Operativos y redes: 
Administrador (preferentemente certificado) de tecnologia Windows Server. 
Instalación, configuración, asignación de permisos, perfiles de usuarios, políticas de seguridad, administración de servicios, etc. 
Se debe contar con experiencia de haber administrado una instalación de por lo menos 30 usuarios durante un año. 
Instalación, configuración y administración de sistemas de Antivirus, PROXY Server, WebServer, Mail Server, y otros servicios complementarios. 
Diseño básico de redes, conocimiento de protocolo TCP/IP, instalación y configuración de switchs, firewall y otros elementos activos de red. 
Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionaros que desarrollaran la labor de administración de Redes y SO en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB Conocimientos necesarios sobre el área de Base de Datos: 
Administrador (preferentemente certificado) de Microsoft SQL Server. 
Instalación, configuración, creación de logins, usuarios, asignación de permisos, creación de tablas, vistas e índices, manejo de lenguaje SQL, programación de procedimientos almacenados y sentencias SQL, etc. 
Se debe contar con experiencia de haber administrado una instalación de por lo menos 30 usuarios durante un año. 
Manejo de políticas de seguridad, backup y recuperación de información, programación automatizada de eventos, etc. 
Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionarios que desarrollaran la labor de administración de Base de datos en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB A.2 Perfil básico para implementación de sistemas y apoyo a implementación (junto a los funcionarios de orden sustantivo, cuyos perfiles se han provisto en la sección III de cada sistema) Cantidad: 2 funcionarios Conocimientos necesarios en el área de Implementación de sistemas: 
Profesional del área informática especializado en implementación del sistema con dos años implementando sistemas interactivos, colaborativos y de oficina en ambientes de redes de por lo menos 30 usuarios 
Experiencia en capacitación y apoyo a usuarios finales 
Experiencia en situaciones de implementación de nuevos sistemas de trabajo 
Experiencia en la proposición, elaboración e implementación de procedimientos de trabajo 
Capacidad para coordinar un equipo de trabajo para el seguimiento a la puesta en operación de sistemas. 
Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionarios que desarrollaran la labor de implementación de sistemas en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 41 B. HARDWARE Y COMUNICACIONES B.1. HARDWARE Nombre del Bien o Servicio Conexo Descripción Técnica Servidor de Base de Datos • 2 (Dos) Procesadores Intel® Xeon® cuádruple; E5420, 2x6MB Cache, 2.5GHz, 1333MHz FSB, • Bus frontal de datos (FSB) de 1333 MHz., y 2x6MB. de cache L2 o superior. • Memorias DIMM 8GB, 667MHz (4x2 GB), Dual Ranked, o superior. • PCI Riser 2 ranuras PCI X, (3 voltios) y 1 ranura PCIe • Tarjeta controladora integrada PERC 6/i, • Configuración de discos: SAS/SATA RAID 10 integrado, PERC 6/i integrado, • 4 Discos duros de 146 GB, Serial Attached SCSI 3GBps, de 2.5 pulgadas, con velocidad de 10,000 RPM, • Unidad de Backup en Cinta DAT 72, 36/72GB con paquete de 5 cartuchos de medios DAT72 36/72GB, • Panel posterior 1x8, para unidades de disco duro de 2.5 pulgadas • 1 o 2 puertos seriales y 1 puerto paralelo, • mínimo de 2 puertos USB 2.0, • Unidad de disquete 1,44MB y Unidad DVD‐ROM, SATA, Internos. • Chasis de rack con rieles deslizantes rápidos/versa y brazo administrador de cables, universal. • Teclado en idioma español y mouse 2 botones • Tarjeta de interfaz de red Ethernet doble incorporada Broadcom® NetXtreme II 5708 Gigabit. • Tarjeta de video integrada, (especificar cantidad y tipo de memoria de video). • Soporte de apagado por el Sistema Operativo (fuente de poder ATX), • Suministro de energía redundante con cables duales y alimentación eléctrica automática de voltaje de 220‐110 Volts y ventiladores redundantes. • Licencia de Sistema Operativo Windows Server®2008, Standard x64, Incl Hyper‐V™, Incl 5 CALs. • Licencia de Software Antivirus NOD32 Corporativo. • Licencia de Sistema Gerenciador de Base de Datos Microsoft® SQL Server™ 2005 X64 Standard (1 Sockets),OEM,NFI • Certificaciones ISO del fabricante. • Todos los dispositivos, CD‐ROM, Disco Duro, etc., deberán ser montados en fábrica, de origen. • Garantía de 3 (tres) años incluyendo repuestos y mano de obra in‐situ. Servidor de Aplicaciones WEB • 1 (Un) Procesadores Intel® Xeon® cuádruple; E5420, 2x6MB Cache, 2.5GHz, 1333MHz FSB, • Bus frontal de datos (FSB) de 1333 MHz., y 2x6MB. de cache L2 o superior. • Memorias DIMM 4GB, 667MHz (4x2 GB), Dual Ranked, o superior, con capacidad de crecimiento, (indicar capacidad de crecimiento y ranuras disponibles). • PCI Riser 2 ranuras PCI X, (3 voltios) y 1 ranura PCIe • Tarjeta controladora integrada PERC 6/i, • Configuración de discos: SAS/SATA RAID 1 integrado, PERC 6/i integrado, • 2 Discos duros de 250 GB, SATA, de 3.5 pulgadas, con velocidad de 7,200 RPM, • Panel posterior 1x2, para unidades de disco duro de 3.5 pulgadas • 1 o 2 puertos seriales y 1 puerto paralelo, • mínimo de 2 puertos USB 2.0, • Unidad DVD‐ROM, SATA, Internos. • Chasis de rack con rieles deslizantes rápidos/versa y brazo administrador de cables, universal. • Teclado en idioma español y mouse 2 botones • Tarjeta de interfaz de red Ethernet doble incorporada Broadcom® NetXtreme II 5708 Gigabit. • Tarjeta de video integrada, (especificar cantidad y tipo de memoria de video). • Soporte de apagado por el Sistema Operativo (fuente de poder ATX), • Suministro de energía redundante con cables duales y alimentación eléctrica automática de voltaje de 220‐110 Volts y ventiladores redundantes. • Licencia de Sistema Operativo Windows Server®2008, Standard x64, Incl Hyper‐V™, Incl 5 CALs. • Licencia de Software Antivirus NOD32 Corporativo. • Certificaciones ISO del fabricante. • Todos los dispositivos, CD‐ROM, Disco Duro, etc., deberán ser montados en fábrica, de origen. • Garantía de 3 (tres) años incluyendo repuestos y mano de obra in‐situ. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 42 • UPS preparada en formato para RACK.
• Capacidad: 3000 VA, o superior. • Modo Stand‐by u On‐Line, • Alimentación eléctrica de 110/220 Volts 50 Hz y salida 110/220 volts estabilizada, +/‐ 10%. • Protección contra sobre‐picos y cortocircuitos, UPS para Servidores • Autonomía de por lo menos 30 minutos a plena carga, y 60 minutos a media carga. • Interfase de Monitoreo con puerto RS‐232 DB‐9 y cable de conexión. • Indicadores lumínicos y acústicos del nivel de carga y estado de la UPS. • Baterías selladas, secas, libre de mantenimiento. • Garantía de 3 (tres) años incluyendo repuestos y mano de obra in‐situ. • RACK de 42U. • Puertas frontal y trasera con llave. • Paneles laterales desmontables, • Alimentador eléctrico de 24 bocas de 110/220 Volts 50 Hz estabilizada, +/‐ 10%. RACK para • Monitor LCD, Teclado y Touchpad montables en RACK 1 U con conectividad PS2 y USB, Servidores • Ductos de circulación de aire y ventiladores internos. • Consola de Administración con kit de cables conectores para 4 servidores. • Guías para cables de alimentación eléctrica y cables UTP de Red. • Tipo de escáner: Cama plana, ADF • Tecnología de escaneo: Dispositivo de acoplamiento de carga (CCD) • Alimentador automático de documentos: Estándar (ADF) • Velocidad de escaneo: hasta 35 ppm/70 ipm (carta/A4, blanco y negro, 200 dpi, archivo TIFF), hasta 20 ppm/40 ipm (150 dpi, color), hasta 19 ppm/38 ipm (300 dpi escala de grises). • Capacidad del ADF: 100 hojas • Ciclo de trabajo: hasta 1.500 páginas por día • Resolución de escaneo: óptica mínima 600 dpi • Ajustes de dpi de resolución de salida: 75, 100, 150, 200, 240, 300, 400, 500, 600 (valores mínimos) Digitalizadores de • Profundidad de bits de color: 48 bits imágenes de • Niveles de escala de grises: 256 escritório • Tipos de papel: Papel (común, para inyección de tinta, fotográfico), sobres, tarjetas (índice, felicitación), objetos en 3D. • Tamaño máximo de escaneo de documentos: 8,5 por 34 pulgadas (215,9 por 863,6 mm) • Tamaño mínimo de escaneo de documentos: 5,8 por 5,8 pulgadas (148 por 148 mm) • Peso de los papeles: 16 a 32 lbs (49 a 120 g/m2) • Detección de alimentación doble: Sí, ultrasónica • Formatos de archivo: BMP, JPG, TIFF, TIFF (comprimido), TIFF múltiples páginas, PNG, PDF (normal, normal con imágenes, imagen explorable solamente, MRC), PDF/A, RTF, TXT, UNICODE, HTM, DOC, WPD, XML, XLS, OPF, XPS • Conectividad: USB 2.0 de alta velocidad. • Sistemas operativos compatibles: Certificado para Windows VistaTM; Windows XP® Home; Windows XP Professional; Windows XP Professional x64; Windows 2000 • Garantía: Garantía de hardware limitada por un año. ‐
Processor: Intel® Pentium® Dual Core Processor E2140 (1.60GHz, 1M, 800MHz FS ‐
Operating System: Windows XP Professional SP2 o Windows Vista ESTACIONES DE ‐
Memory:1GB DDR2, 667MHz TRABAJO ‐
Hard Drive Configuration:1 Hard Drive 160GB SATA 3.0Gb/s ‐
Video Card: Dedicate Video 64 MB, or More ‐
CD/DVD Drive:8X DVD‐ROM B.2. EQUIPO DE MULTIMEDIA PARA EL SISTEMA SIMAT:  Para monitoreo de radioemisoras: 4 Radio grabadores con grabadora digital o doble casetera, Cables conectores de entrada/salida estero y 4 Audífonos  Para monitoreo de canales de TV : 2 Televisores de 14 pulgadas, 2 Grabadores de DVD, Cables conectores audio/video convertidor a estero o USB, Señal de cable video PARA EL SISTEMA ACOM:  2 Cámaras Video profesional para transmisión digital de imágenes al Sistema ACOM  2. Cámaras fotográficas digitales profesionales B.3. SOFTWARE DE BASE DE DATOS Cost Licensing SQL Server 2005 Standard Edition (Processor License) Reference http://www.microsoft.com/sql/howtobuy/default.mspx B.4. COMUNICACIÓNES INTERNAS ‐ CABLEADO ESTRUCTURADO Garantizar un excelente nivel de conectividad WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 43 1
Modernización del Tribunal. Al respecto es pertinente la siguiente nota, “Moderno” según el diccionario Esparsa significa “Acorde con el tiempo actual”, entonces debemos de construir el concepto de que la modernización del Tribunal es ponerlo acorde con el tiempo actual en donde la ciudadanía reclama del aparato judicial, mayor transparencia, celeridad y efectividad en la administración de justicia. Este concepto está lejano al de informatizar el poder judicial y‐o colocarlo en la era digital, de concentrarse en este enfoque la modernización judicial, no se haría otra cosa sino trasladar las mismas costumbres de trabajo al computador, es decir automatizar el desorden sin tomar en consideración los reclamos de una sociedad en democracia. WWW.SIGOB.ORG / [email protected] _______________________________________________________________ Pagina 44