manual de organización dirección de deportes

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
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DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN
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CONTENIDO
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ACTA DE CREACIÓN
4
I.- OBJETIVO Y ALCANCE
6
I.1. Objetivo
6
I.2. Alcance
6
II.- BASE LEGAL
6
III.- ESTRUCTURA
7
IV.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
8
V.- DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS
Y FUNCIONES
DE
LAS
UNIDADES ESTRUCTURALES
9
V.1. DIRECCIÓN DE DEPORTES
9
V.1.1. Objetivos
9
V.1.2. Funciones
9
V.2. SECRETARÍA
11
V.2.1. Objetivo
11
V.2.2. Funciones
11
V.3. ADMINISTRACIÓN
12
V.3.1. Objetivo
12
V.3.2. Funciones
12
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V.4. OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO
13
V.4.1. Objetivo
13
V.4.2. Funciones
13
V.5. COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO
14
V.5.1. Objetivo
14
V.5.2. Funciones
14
V.6. COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO
16
V.6.1. Objetivo
16
V.6.2. Funciones
16
V.7. COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO
18
V.7.1. Objetivos
18
V.7.2. Funciones
18
VI.- ORGANIGRAMA DE POSICIÓN
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ACTA DE CREACIÓN
Acta N° 96-24 del 13-11-96
Se conoció el informe solicitado a la Comisión de Planificación, enviado
anexo al memorando de fecha 30-10-96 sobre la evaluación del proyecto de
creación de la “Dirección de Deportes y Recreación de la Universidad Simón
Bolívar”, el cual había sido conocido por el Cuerpo en sesión del 21-10-96.
La presentación estuvo a cargo de la Lic. Ingrid de Méndez quien
fundamentó detalladamente las sugerencias y observaciones formuladas por la
Comisión de Planificación, tales como: eliminar la palabra recreación de la
denominación de la Dirección; que el personal académico continúe adscrito al
departamento docente de acuerdo a su área de conocimiento; eliminar la palabra
salud en la denominación de la Coordinación de Recreación Deportiva; que el
cuido
mantenimiento
y
mejoramiento
del
Complejo
Deportivo
continúen
centralizadas en las correspondientes Direcciones, pero con participación en la
contratación y evaluación técnica de la Dirección de Deportes y finalmente se
refirió a una serie de recomendaciones contenidas en la última parte del informe.
Abierto el derecho de la palabra se emitieron diversas opiniones y finalmente se
acordó:
1. Aprobar en una primera instancia la creación de la Dirección de Deportes.
2. Designar una Comisión coordinada por el Profesor Raúl Jiménez e
integrada además por los profesores Cristina Álvarez, Fernando Fernández,
José Vicente Carrasquero y el Dr. Juan López Bosch, la cual tendrá a su
cargo la elaboración final del documento de creación con base en las
observaciones formuladas por la Comisión de Planificación, así como
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algunos lineamientos en relación a lo que debería contener el reglamento
de deporte y el proyecto de resolución correspondiente, para ser
considerados en una próxima sesión del cuerpo.
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I.- OBJETIVO Y ALCANCE
I.1. Objetivo
Documentar la Estructura Organizativa de la Dirección de Deportes y sus
unidades adscritas, así como los objetivos y funciones de cada uno de
ellos.
I.2. Alcance
El presente manual documenta desde el máximo nivel gerencial de la
Dirección de Deportes, hasta el nivel operativo (Coordinaciones),
describiendo objetivos y funciones respectivos de dicha Dirección.
II.- BASE LEGAL
•
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial
5453 extraordinaria del 24 de marzo de 2000.
•
De la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, Gaceta Oficial N° 37.347 del 17 de diciembre de 2001.
•
Normas Generales del Control Interno, Gaceta Oficial N° 36.229 del 17 de
junio de 1997.
•
Reglamento
Sobre
la
Organización
del
Control
Interno
en
la
Administración Pública Nacional, Gaceta Oficial N° 37.783 del 25 de
septiembre del 2003.
•
Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial N° 37.305 del
17 de octubre de 2001.
•
Reglamento Interno de la Universidad Experimental Simón Bolívar.
Gaceta Oficial Nº 37.186 del 17 de abril de 2001.
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III.- ESTRUCTURA
La Dirección de Deportes es una Unidad de Apoyo Académico, adscrita al
Rectorado. El Director de la Dirección es responsable del funcionamiento,
conservación y mantenimiento de las instalaciones.
El objetivo de la Dirección de Deportes de la Universidad Simón Bolívar
(USB) es coordinar, estimular y desarrollar la actividad deportiva, tanto
competitiva, formativa y recreacional para todos los miembros de la
Comunidad Universitaria.
Está conformada estructuralmente por un Director el cual se encarga de
dirigir, controlar y supervisar:
•
Coordinación de Apoyo Académico.
•
Coordinación de Deporte Recreativo.
•
Coordinación de Deporte Competitivo.
Otras de sus áreas funcionales son la Administración, Oficina de Control y
Préstamo y una secretaría
La línea de mando está estructurada jerárquicamente en primera instancia
por el Rector, en segunda instancia por el Director de Deportes, y en tercera
instancia por cada uno de los responsables de las Coordinaciones y las
Unidades de Apoyo adscritas a la Dirección.
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IV.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
RECTORADO
DIRECCIÓN DE DEPORTES
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA
OFICINA DE CONTROL
Y PRÉSTAMO
COORDINACIÓN
DE DEPORTE
RECREATIVO
COORDINACIÓN
DE DEPORTE
COMPETITIVO
COORDINACIÓN
DE APOYO
ACADÉMICO
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V.- OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES
V.1 DIRECCIÓN DE DEPORTES
V.1.1. Objetivos
Procurar incrementar la calidad de vida de la Comunidad
Universitaria a través de la práctica del deporte.
Establecer el deporte y la actividad física como punto fundamental en
la educación integral del estudiantado.
Planificar, coordinar, dirigir, evaluar, analizar y recomendar todas las
políticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean
necesarias para el óptimo funcionamiento de la USB.
Masificar el deporte recreativo y la actividad física como fuente de
salud.
Desarrollar el deporte de alta competencia.
V.1.2. Funciones
1. Promover
el
deporte
y
la
actividad
física
dentro
del
estudiantado, a través de los créditos académicos en deporte,
así como la coordinación, supervisión y dictados de cursos de
extensión y mejoramiento profesional del área.
2. Promover, masificar, orientar y mejorar las prácticas deportivas
dentro de la Institución.
3. Coordinar y supervisar la participación de la representación
uesebista en eventos deportivos, organizados por entes
deportivos a nivel nacional e internacional.
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4. Administrar y controlar el cuidado de las instalaciones
deportivas de la Universidad.
5. Supervisar, evaluar y controlar las actividades de las Unidades
Organizativas adscritas.
6. Asesorar al Vicerrector Administrativo en materia de la
competencia
de
la
Dirección
de
Deportes
y
proponer
recomendaciones, normas y procedimientos.
7. Formular el Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de
Deporte.
8. Planificar, ejecutar, evaluar y controlar el presupuesto anual de
la Dirección de Deporte y de las Unidades adscritas.
9. Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes
Operativos Trimestrales (Ejecución Presupuestaria) y los
Informes Trimestrales de la Gestión Institucional de las áreas
relacionadas a los servicios básicos y especiales.
10. Evaluar dinámicamente y optimizar el recurso económico.
11. Rendir informe trimestralmente de la situación real de los
proyectos realizados, los logros obtenidos y los problemas
presentados alo largo del trimestre académico.
12. Cualquier otra actividad que sea asignada por Autoridades de la
USB.
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V.2. SECRETARÍA
V.2.1. Objetivo
Facilitar la labor secretarial y administrativa de la Dirección de
Deportes en cuanto a la transcripción, archivo, control de
documentos recibidos y enviados, suministrar información a los
órganos que lo requieran y al público en general.
V.2.2. Funciones
1. Realizar labores de mecanografía y de transcripción de datos
requeridos.
2. Prestar apoyo secretarial a la Dirección, Coordinaciones y
Unidades Adscritas.
3. Recibir y distribuir toda la correspondencia concerniente a la
Dirección.
4. Realizar y despachar las comunicaciones internas y externas de
la Dirección.
5. Ordenar y archivar los documentos.
6. Informar y atender al público en general.
7. Administrar y controlar la existencia del material de la oficina.
8. Participar como personal de apoyo en los Consejos y reuniones
cuando se amerite.
9. Cualquier otra que requiera la Dirección de Deportes y
cualquiera de sus Coordinaciones y Unidades Adscritas.
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V.3. ADMINISTRACIÓN
V.3.1. Objetivo
Planificar, organizar, y controlar las actividades relacionadas con la
asignación de recursos presupuestarios y financieros de la
Dirección.
V.3.2. Funciones
1. Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección.
2. Verificar la racionalidad de los desembolsos presupuestarios
realizados por la Dirección.
3. Evaluar y controlar los requerimientos presupuestarios de la
Dirección.
4. Administrar los recursos financieros de la Dirección.
5. Generar solicitudes de pago, requisiciones y otras acciones de
carácter administrativo.
6. Elaborar informes trimestrales y anuales de la ejecución
presupuestaria, en conjunto con el Director.
7. Ejecutar el presupuesto estipulado en el POA.
8. Coordinar con la Oficina de Presupuesto de la Universidad, lo
concerniente al presupuesto de la Dirección.
9. Realizar, controlar y hacer seguimiento de las compras.
10. Elaborar y controlar las relaciones de ingreso y egreso que se
realizan en la Dirección.
11. Cualquier otra actividad que le sea asignada por el Director.
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V.4. OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO
V.4.1. Objetivo
Administrar, cuidar y controlar el uso de las instalaciones, bajo la
política propuesta por la Dirección, resguardar y entregar el
material deportivo, controlar los horarios de entrenamientos de las
diferentes
disciplinas
deportivas,
elaborar
el
programa
de
actividades de eventos internos y externos y comunicarlo a la
Dirección de Seguridad Integral.
V.4.2. Funciones
1. Implantar métodos de procedimientos de trabajo.
2. Redactar correspondencias, informes, circulares y documentos
diversos.
3. Atender a usuarios que acuden en solicitud de información con
relación al servicio que se presta.
4. Participar en la elaboración de eventos deportivos de la
Dirección.
5. Controlar los préstamos de las instalaciones deportivas en
general.
6. Controlar los préstamos de material y bienes nacionales
pertenecientes a la oficina.
7. Mantener un diálogo directo con el Personal de Seguridad
Integral y Mantenimiento, de la Dirección de Seguridad Integral.
8. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
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V.5. COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO
V.5.1. Objetivo
Supervisar, coordinar y ejecutar las políticas que en materia
deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo
funcionamiento de la práctica deportiva dentro de la USB.
V.5.2. Funciones
1. Velar por el desarrollo del deporte elaborando programas de
promoción, orientación y mejoramiento deportivo junto al cuerpo
de entrenadores de las Selecciones Deportivas de:
2. Realizar
ƒ
Ajedrez
ƒ
Kickingbol
ƒ
Atletismo
ƒ
Natación
ƒ
Baloncesto
ƒ
Polo acuático
ƒ
Béisbol
ƒ
Softball
ƒ
Fútbol
ƒ
Tae Kwon do
ƒ
Fútbol de Sala
ƒ
Tenis de Campo
ƒ
Halterofilia
ƒ
Tenis de Mesa
ƒ
Judo
ƒ
Voleibol
ƒ
Karate Do
reuniones
periódicas
con
los
entrenadores
y
promotores, con la finalidad de desarrollar la programación que
tendrá un criterio básico con actividades bien distribuidas que
permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo.
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3. Realizar las recomendaciones que se consideren necesarias a
cada uno de los clubes que participan en la USB.
4. Ejecutar reuniones con el Centro de Estudiantes para analizar
cualquier problemática estudiantil acerca de las actividades
deportivas.
5. Mantener contacto permanente con el Servicio Médico, lo que
permitirá informarle al mismo usuario de todos los eventos y
actividades de la USB.
6. Promocionar y divulgar todas las actividades internas de la
USB.
7. Participar activamente en la evaluación de los entrenadores.
8. Organizar los Juegos Inter-Carreras.
9. Solicitar a la Dirección de Deportes el recurso para ejecutar los
diferentes torneos, campeonatos y ligas que se realizan
internamente.
10. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
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V.6. COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO
V.6.1.Objetivo
Supervisar,
coordinar y ejecutar las políticas que en materia
deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo
funcionamiento de la participación de la representación estudiantil
de la USB en eventos deportivos organizados por entes a nivel
regional, nacional e internacional.
V.6.2. Funciones
1. Dirigir, controlar y supervisar a los entrenadores de las
Selecciones Deportivas de:
ƒ
Ajedrez
ƒ
Kickingbol
ƒ
Atletismo
ƒ
Natación
ƒ
Baloncesto
ƒ
Polo acuático
ƒ
Béisbol
ƒ
Softball
ƒ
Fútbol
ƒ
Tae Kwon do
ƒ
Fútbol de Sala
ƒ
Tenis de Campo
ƒ
Halterofilia
ƒ
Tenis de Mesa
ƒ
Judo
ƒ
Voleibol
ƒ
Karate Do
2. Velar por el desarrollo del deporte de la selección deportiva de
la USB.
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3. Coordinar y supervisar la participación de la Selección
Deportiva
en
los
Juegos
Venezolanos
de
Instituciones
Nacionales de Educación Superior (JUVINES), campeonatos
universitarios,
ligas
metropolitanas,
juegos
estadales
y
nacionales.
4. Promocionar y divulgar las actividades de las selecciones
deportivas.
5. Participar en la evaluación de los entrenadores.
6. Representar a la USB en reuniones regionales y nacionales de
la Federación Venezolana de Deportes de Estudios Superiores
(FEVEDES).
7. Organizar la parte administrativa de las selecciones.
8. Supervisar todo lo referente a la preparación de las selecciones
en
cuanto
a
implementos
y
vestimentas
deportivas,
entrenamiento, entre otros.
9. Organizar la atención al deportista (médica, académica y
nutricional).
10. Prestar apoyo a las selecciones durante el desarrollo de los
eventos.
11. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
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V.7. COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO
V.7.1. Objetivos
Supervisar, coordinar y ejecutar las políticas que en materia
deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo
funcionamiento de la ejecución de los Programas Académicos en
materia deportiva.
Apoyar y asesorar a las otras Unidades de la Dirección de
Deportes, con la finalidad de contribuir al normal funcionamiento de
las actividades físicas, deportivas y recreativas, programadas por
dichas Unidades.
V.7.2. Funciones
1. Elaborar los Programas Académicos de las asignaturas
deportivas.
2. Coordinar la implementación, ejecución y evaluación de los
programas.
3. Supervisar y evaluar las actividades académicas de las
asignaturas deportivas.
4. Comunicar al Jefe del Departamento de Procesos Biológicos y
Bioquímicos, los resultados de la supervisión y evaluación de
los estudiantes.
5. Planificar, organizar y dirigir cursos y talleres de actualización.
6. Elaborar guías, trípticos y otros materiales de apoyo para
entrenadores y Comunidad Universitaria.
7. Elaborar y firmar las credenciales de los cursos y talleres.
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8. Elaborar el código de puntuación para los concursos de
credenciales.
9. Analizar las credenciales del personal que concurse.
10. Asignar calificaciones a las credenciales presentadas.
11. Prestar asesoría técnica – deportiva a los estudiantes de la
USB.
12. Presentar informe de los resultados de los concursos.
13. Prestar asesoría técnica a los entrenadores de la Dirección.
14. Prestar asesoría deportiva al personal docente, administrativo y
obrero de la USB.
15. Dirigir Programas de Acondicionamiento Físico para la Salud.
16. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
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VI.- ORGANIGRAMA DE POSICIÓN
RECTORADO
DIRECCIÓN DE DEPORTES
(1) DIRECTOR
(1) SECRETARIA
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA
(1) SECRETARIA
(1) ADMINISTRADOR
OFICINA DE CONTROL
Y PRÉSTAMO
(1) ASISTENTE
ADMINISTRATIVO III
COORDINACIÓN
DE DEPORTE
RECREATIVO
COORDINACIÓN
DE DEPORTE
COMPETITIVO
(1) COORDINADOR
(-) ENTRENADORES
(1) AYUDANTE
ADMINISTRATIVO
(Estudiante)
(1) COORDINADOR
(-) ENTRENADORES
(1) AYUDANTE
ADMINISTRATIVO
(Estudiante)
COORDINACIÓN
DE APOYO
ACADÉMICO
(1) PLANIFICADOR
JEFE III (V)
(V) Personal Vacante.
(-) Dependerá del número de personas contratadas anualmente.