palau de les arts reina sofía

PALAU DE LES ARTS REINA SOFÍA
UNA APUESTA POR CENTRALIZAR TODA LA
INFORMACIÓN SOBRE TECNOLOGÍA SAP
DE UN VISTAZO
“Ahora disponemos de un sistema de
información centralizado, que permite
a todos los departamentos trabajar con
la misma información y en tiempo
real”.
Oscar Padial, Jefe de Sistemas de Información
Organización
• Nombre: Palau de les Arts
• Marca comercial: Palau de les Arts Reina
Sofía
• Localización: Valencia
• Sector: Servicios
• Productos y Servicios: Espectáculos de
ópera, música, ballet y teatro
• Empleados: 372
• Web site: www.lesarts.com
• Partner de implementación: Grupotec
Retos y Oportunidades
• El reto fue integrar dentro del sistema de
gestión SAP los procesos particulares de
trabajo del Palau de les Arts y no perder
la oportunidad de disponer de un sistema
de información integral y único como
herramienta de trabajo.
Objetivos
• Enlazar los procesos de venta con la
organización de eventos
• Realizar la gestión de proveedores con un
seguimiento y control de costes
• Dar cobertura tecnológica a cualquier
ampliación de los procesos de negocio
Soluciones y Servicios SAP
• SAP Business All-in-One (ERP)
Lo más destacado
• Este proyecto ha permitido al Palau de les
Arts Reina Sofía centralizar la información
procedente de los distintos
departamentos en una única herramienta
de gestión empresarial.
• Al actualizar a SAP ERP 6.0 se realiza una
reingeniería de proceso para aprovechar
las ventajas funcionales de la nueva
versión.
• Se incorpora la funcionalidad de gestión
de nóminas en el área de recursos
humanos con el objetivo de incorporar
este área al sistema de información y
centralizar procesos.
Por qué SAP
• Es capaz de dar solución a procesos de
negocio de finanzas, logística y recursos
humanos de forma integrada.
• Acompaña al crecimiento del negocio en
cualquier área.
• Ofrece confianza y garantía de continuidad
con posibilidad de renovación constante.
Beneficios principales
• Unificación de procesos.
• Control de costes.
• Información única y centralizada.
• Rápido acceso a información veraz y
relevante para la toma de decisiones.
Entorno existente
• HP DL 380
• Windows Server 2003
• Oracle 10i
Historia de Éxito de Clientes SAP
SAP ERP
PALAU DE LES ARTS REINA SOFÍA
UNA APUESTA POR CENTRALIZAR TODA LA
INFORMACIÓN SOBRE TECNOLOGÍA SAP
El desarrollo cultural del Palau de les Arts Reina Sofía, que completa
el componente artístico de la Ciudad de las Artes y las Ciencias en
Valencia, ha llevado a la dirección a modernizar su sistema de
información, que da soporte a 900 profesionales. Al centralizar la
información de los departamentos financiero, de compras, recursos
humanos, y técnico, el Palau ha conseguido mejorar la coordinación
estratégica y la eficacia de los procesos financieros, operativos y de
capital humano, que revierte en un incremento de la productividad
empresarial.
El Palau de les Arts Reina Sofía, junto
con el Hemisfèric, el Museo de las
Ciencias Príncipe Felipe, el Umbracle
y el Oceanográfico, completa el
conjunto arquitectónico de la Ciudad
de las Artes y las Ciencias, una
decidida apuesta de la Generalitat de
Valencia por la cultura, la ciencia, la
tecnología y la naturaleza. Diseñado
por el arquitecto Santiago Calatrava,
el edificio del Palau alberga cuatro
espacios escénicos para espectáculos
de ópera, música, ballet y teatro, y
cuenta con las más modernas
tecnologías, convirtiéndose en
dinamizador cultural de la Comunidad
Valenciana. Asimismo, aparte de la
oferta de contenido lírico y sinfónico
de referencia internacional, el Palau
ofrece la posibilidad de albergar
cualquier tipo de evento de carácter
empresarial o social.
La propia naturaleza del proyecto y
razones económicas, en especial de
mecenazgo, han hecho necesaria la
creación de la figura jurídica de la
Fundación Palacio de las Artes, cuyo
objetivo se centra en la organización
de contenidos y funcionamiento del
Palau. Así, desde enero de 2005, está
gestionado por la Fundació Palau de
les Arts Reina Sofía, cuyo patronato
está presidido por el presidente de la
Generalitat, Francisco Camps, aunque
la ejecución de su operativa diaria le
corresponde al staff directivo con su
Intendente a la cabeza.
Situación anterior
Como consecuencia de su alto grado
de desarrollo, que ha llevado incluso a
disponer de un centro operístico, el
Palau se ha visto en la necesidad de
añadir una serie de usos anexos
necesarios para la producción de
espectáculos. Esto conlleva la
localización de talleres de montaje y
reparación para carpintería, mecánica,
electricidad, vestuarios etc., además
de contar con almacenes para el
depósito de los escenarios, utensilios
de escena y vestuarios, salas de
ensayo de orquesta, coros, danza y
solistas. Ofrece además los servicios
complementarios de restauración con
un restaurante y dos cafeterías.
Para gestionar todas estas actividades
el personal del Palau de les Arts se
encuentra distribuido en distintas
áreas que comprenden intendencia,
administración general, dirección
artística y dirección técnica, toda una
diversidad que hace imprescindible la
integración de sus sistemas para
asegurar la interoperabilidad y la
comunicación entre los diferentes
departamentos. Por esta razón, se
hacía imprescindible disponer de un
sistema de información centralizado,
que permitiese a todos los
departamentos trabajar con la misma
información en tiempo real y con datos
únicos, y al departamento de sistemas
de información unificar las distintas
soluciones departamentales en un
único repositorio de información y un
servidor físico.
Tras valorar las soluciones de otros
fabricantes como Oracle, Navision
(Microsoft Dynamics) o Meta4, el
Palau eligió SAP por ser la tecnología
capaz de dar la mejor solución a los
procesos de negocio de finanzas,
logística y recursos humanos de forma
integrada, y porque SAP garantizaba la
evolución de la solución y, por tanto,
acompañaría al negocio en su
crecimiento así como por los servicios
y soporte que ofrece. Una vez elegida
la solución, la empresa elegida para
llevar a cabo la implementación fue
Grupotec, compañía especializada en la
prestación de servicios profesionales
en el ámbito de la consultoría y la
ingeniería y channel partner de SAP.
“La tecnología SAP nos permite no
tener que preocuparnos de si el
sistema de información podrá hacer
realidad el negocio y si la
información será estable y fiable”.
Oscar Padial, Jefe de Sistemas de
Información.
El Proyecto
Durante la ejecución del proyecto,
Grupotec implantó la solución con los
módulos de contabilidad financiera,
controlling, gestión de materiales,
ventas y distribución, y recursos
humanos.
La iniciativa tiene su inicio en marzo
de 2008, comenzando con una
primera fase de despliegue de una
solución SAP. El objetivo primordial de
esta primera etapa era llevar a cabo la
actualización a la plataforma SAP ECC
6.0 y realizar una reingeniería de
procesos que aprovechase las
ventajas funcionales de la nueva
versión, proporcionando formación a
los usuarios avanzados. Las áreas que
se vieron involucradas en esta primera
fase del proyecto fueron finanzas,
compras, ventas y mantenimiento,
afectando a un total de 40 usuarios.
Entraba en funcionamiento en julio de
2008.
Un año más tarde, en septiembre de
2009, tuvo lugar la segunda fase del
proyecto en la que se amplían las
funcionalidades del área de recursos
humanos al añadir los procesos de
nómina con el objetivo de incorporar
este departamento al sistema de
información. Este proceso afecta a los
cinco usuarios del área de recursos
humanos y a los 450 empleados del
Palau de les Arts. La gestión de
nóminas entra en productivo en
febrero de 2010, incluyendo los
convenios colectivos de
administración y de los artistas.
La solución descansa sobre un
servidor HP DL 380, con sistema
operativo Microsoft Windows Server
2003 y base de datos Oracle 10i.
Beneficios
SAP ha permitido al Palau de les Arts
centralizar la información de los
distintos departamentos en una única
solución, lo que ha permitido a la
organización agilizar sus procesos y
conseguir una mayor comunicación
entre todos los departamentos,
además de dotarla de una visibilidad
global. Ahora puede enlazar en tiempo
real los procesos de venta con la
organización de eventos, además de
controlar los costes y gestionar a los
proveedores.
Así pues, el personal del Palau se
beneficia de un sistema de
información estable que le permite
afrontar el día a día de su actividad,
“La solución ofrece una tecnología actualizada, que permite una administración
de sistemas muy automatizada, un lenguaje de alto nivel de programación
sencillo y una configuración de procesos, basada en parametrización, que
minimiza la programación”.
Oscar Padial, Jefe de Sistemas de Información
con la garantía de disponer de las
actualizaciones necesarias diseñadas
conjuntamente con la compañía
tecnológica.
En líneas generales, el Palau ha
obtenido:
• Unificación de los procesos de
negocio
• Mayor control de los costes
• Fuente de información única y
centralizada
• Acceso a la información ágil y flexible para el usuario a través de herramientas estándar
• Mayor integridad de la información
• Personalización de los procesos
• Compatibilidad con el sistema operativo y exportación a Excel
De la mano de su partner Grupotec,
SAP se ha convertido en un aliado de
negocio del Palau de les Arts, que
prevé seguir mejorando sus procesos
con la ayuda de su tecnología. Entre
sus planes se incluyen la ampliación
de nuevas funcionalidades que harán
posible que optimice aún más su
gestión. Lo hará implantando módulos
adicionales como los gestión de
inversiones, control de tiempos,
mantenimiento en planta, CRM y
cuadro de mandos integral.
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