3320— SUBDIRECCIÓN ESTRATÉGICA Y DE ANÁLISIS

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Oficina Productora:
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Código
Retención
Disposición Final
AG ' AC
CT E MT
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S
3320
150
3320
150
3320
3320
3320
150
150
150
Sb
NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS
06
42
62
72
Asesoría técnica en materia de drogas y delitos relacionados
•
Listado de eventos internacionales sobre las drogas
•
Compromisos internacionales adquiridos
•
Invitación para participación
•
Directrices de los organismos internacionales
•
Propuesta técnica
•
Insumos para la propuesta
•
Informe de comisión o delegación (F-ANEI-01-01)
•
Compromisos adquiridos
•
Comunicaciones oficiales
Gestión de asuntos regionales
•
Informe de comisión o delegación (F-ANEI-01-01)
•
Comunicaciones oficiales
•
Registros de la actividad desarrollada
•
Actas de reuniones
•
Compromisos adquiridos
Observatorio de Drogas de Colombia - ODC
•
Insumos para el análisis
Base de datos
•
•
Estadísticas
•
Estudios y su divulgación
•
Datos oficiales y su divulgación
•
Informe anual de análisis sobre fenómeno de las drogas
•
Comunicaciones oficiales
Prevención de consumo de drogas
•
Plan anual de capacitación
•
Memorias y registros de capacitación
•
Informe de comisión o delegación (F-ANEI-01-01)
•
Comunicaciones oficiales
•
Campañas publicitarias
•
Productos comunicacionales
•
Registros de eventos
8
X
Numerales 1 y 10 Art.21, Decreto 2897 de 2011; P-ANEA-05;
X
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
2
8
X
Numerales 1, 2, y 4 Art.21, Decreto 2897 de 2011; P-ANEA-02;
X
Aplicar proceso técnico de reproducción con fines de consulta a
la totalidad de la serie. Eliminar documentos físicos por perder
los valores administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar
el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
2
8
X
X
Numerales 7, 9 y 11, Art.21, Decreto 2897 de 2011; Resolución
CNE 006 de 2005;
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
2
8
X
X
Numerales 1, 2 y 5 Art.21, Decreto 2897 de 2011; P-ANEA-01;
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
Minhitticia
fv'nIo
dc. bjstci
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Código
Retención
Disposición Final
AG
AC
CT E
2
8
NORMATIVIDAD 1 PROCEDIMIENTO
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S
3320
225
3320
225
3320
305
3320
305
3320
360
3320
360
Sb
MT S
COMUNICACIONES OFICIALES
48
Peticiones Quejas Reclamaos y Solicitudes (PQRyS)
•
Solicitud
•
Respuesta
•
Anexos y/o soportes
Numeral 13, artículo 21, Decreto 2897 de 2011;
X
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina
totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos,
contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de
picado y reciclaje de los documentos.
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
12
Estudios e Investigaciones
•
Plan de estudios
•
Acta designación responsable
•
Plan de trabajo
•
Estudio y/o informe de investigación
•
Insumos
•
Presentación
Soportes documentales de las actividades realizadas
•
Soportes de las fuentes de financiación
•
•
Producto final (lineamientos, propuestas, procedimientos,
publicaciones, etc.)
•
Divulgación del documento
•
Comunicaciones oficiales
2
15
X
X
Numerales 6 y8 Art. 21, Decreto 2897 de 2011; P-ANEA-06;
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie. A los documentos seleccionados se
aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al
Archivo Histórico.
FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS PÚBLICAS
12
Coordinación, Seguimiento y Evaluación de las Políticas
Publicas
•
Actas de reuniones y mesas de trabajo
•
Comunicaciones oficiales
•
Insumos, Estadísticas
•
Informes y Publicaciones
•
Demás soportes documentales de coordinación y articulación
de las operaciones nacionales e internacionales encaminadas
a ejercer un mejor control en las materias de sustancias
químicas y tráfico de estupefacientes.
2
8
X
X
Numerales 1, 2, y 4 Art.21, Decreto 2897 de 2011; P-ANEA-02;
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
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Disposición Final
AG
AC
CT E MT S
2
8
2
8
X
X
2
8X
X
NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S
3320
410
3320
410
3320
560
3320
560
36
3320
560
48
3320
Sb
INFORMES
24
Informe de Gestión
•
Informe
•
Anexos
X
X
Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la serie
con fines de consulta. Efiminar documentos físicos por perder los
valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la
información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe
aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
PROGRAMAS Y PROYECTOS
560 64
Programas Institucionales
•
Análisis, estudios e investigaciones
•
Formulación
•
Desarrollo
•
Evaluación
•
Seguimiento
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
Programas Nacionales y/o Sectoriales
(Programa de Erradicación de Cultivos Ilícitos — PECIG)
•
Actas de Comités Operativos yto Técnicos, reuniones y mesas
de trabajo (Actas del Comité Técnico Interinstitucional del
PECIG)
•
Soportes de participación en el programa
•
Comunicaciones oficiales
•
Asesoría técnica y operativa
•
Informes, estadísticas, etc.
•
Los demás pertinentes al programa
Programas yProyectos de Cooperación Internacional
•
Análisis, estudios e investigaciones
•
Formulación
•
Desarrollo
•
Evaluación
•
Seguimiento
•
Comunicaciones oficiales
•
Informe
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivó Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad.
P-ANEA-08;
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el procesó técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivó Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad.
2
8
X
X
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el procesó técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad.
MinJusticia
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Minislerio de justicia
y del Derecho
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Código
Retención
Disposición Final
AG
CT E MT S
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S
Sb
3320
560
72
Proyectos de Inversión
•
Análisis, estudios e investigaciones
•
Formulación
•
Desarrollo
•
Evaluación
•
Seguimiento
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
AC
8
X
X
NORMATIVIDAD I PROCEDIMIENTO
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
.
.
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie. A los documentos seleccionados se
aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al
Archivo Histórico.
1
CONVENCIONES
Código:
D - dependencia
S - serie documental
Sb - subserie documental
•
APROBACIÓN
Retención:
Disposición Final:
AG - archivo de gestión
CV - conservación total
AC - archivo central
E - eliminación
mT medios técnicos
S - selección
Resolución 1\12:
Firma:
-
Nombre:
Cargo:
1
LI
y , „ . , ,/', 1
IlliWallillO
Martha 'aredes Rosero
SubSeirector(a) de Estrategia y
Análisis
-
2-
1 10 2014
J
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441
I
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Myriam Stella Ortiz Quinter711111191111.
Licette Moros L ón
Co. dinadora Grupo se Gestión
Secretaria General
Administrativa
A