1200-oficina de informacion en justicia

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Oficina Productora:
Código
D
S
1200
225
1200
225
1200
305
1200
305
1200
410
1200
410
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1200— OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Sb
Retención
Disposición Final
AS
AC
CT E MT S
2
8
NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES OFICIALES
48
Peticiones Quejas Reclamos y Solicitudes (PQRyS)
•
Solicitud
•
Respuesta
• Anexos y/o soportes
Numeral 14 Art, 80 Decreto 2897 de 2011.
X
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina
totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos,
contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de
picado y reciclaje de los documentos.
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
12
Estudios e Investigaciones
•
Plan de estudios
•
Acta designación responsable
•
Plan de trabajo
•
Estudio y/o informe de investigación
•
Insumos
•
Presentación
•
Soportes documentales de las actividades realizadas
•
Soportes de las fuentes de financiación
•
Producto final (lineamientos, propuestas, procedimientos,
publicaciones, etc.)
•
Divulgación del documento
•
Comunicaciones oficiales
2
15
X
X
Numerales 4, 6, lOy 11 Art. 8, Decreto 2897 de 2011.
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie. A los documentos seleccionados se
aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al
Archivo Histórico.
INFORMES
24
Informe de Gestión
•
Solicitud
•
Oficio remisorio
•
Informe
• Anexos
2
8
X
X
Aplicar proceso lécnico de reproducción a la totalidad de la serie
con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perder los
valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la
información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe
aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
:
Código
1
S
1200
510
1200
510
1200
510
1200
560
1200
560
1
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1200— OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA
Oficina Productora:
D
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Sb
Retención
Disposición Final
1 AC
CT E MT S
AG
1
NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
PLANES
70
82
Plan Estratégico Sectorial de Información
•
Actas de reuniones realizadas
•
Estudios y mesas de trabajo
•
Acuerdos Interadministrativos
•
Cronograma
Mapa de Información Sectorial
•
Plan formulado
•
•
Seguimiento a la ejecución
•
Resultados
•
Comunicaciones oficiales
Plan Institucional de Información
•
Análisis, estudios e investigaciones
Formato de levantamiento de información F-Gl-02-01
•
•
Formulación
•
Mapa de Información Institucional
•
Evaluación
•
Desarrollo
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
2
x
8
X
Función asignada por los numerales 2, 3, 4, 6, 7, 8 y 9 del
artículo 8°, Decreto 2897 de 2011.
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad
de la serie con fines de consulta.
2
X
8
P-Gl-02; numerales 2, 3 y 4 del artículo 8°, Decreto 2897 de
x 2011.
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad
de la serie con fines de consulta.
PROGRAMAS Y PROYECTOS
48
Programas Nacionales yio Sectoriales (Mm TIC - Gobierno en
Línea; DANE - Estadística; DNP - Información al ciudadano)
•
•
•
•
Actas de reuniones y mesas de trabajo
Soportes de participación en el programa
Comunicaciones oficiales
Informes
8
X
X
- Numerales 4, 5, 6, 7, 10 y 11 del artículo 8°, Decreto 2897 de
2011; Decreto 4178 de 2011; Decreto 2693 de 2012; COA/PES
3649.
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
E'
•Minioshcto
1W
,
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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)
Oficina Productora:
Código
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
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1200 — OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA
Sb
Retención
Disposición Final
AG j AC
CT E MT S
NORMATIVIDAD 1 PROCEDIMIENTO
de la Entidad.
1200
560
72
Proyectos de Inversión
Análisis, estudios e investigaciones
•
•
Formulación
•
Desarrollo
•
Seguimiento y evaluación
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
2
8
- -
CONVENCIONES
Código:
D - dependencia
S—serie documental
Sb - subserie documental
1
Retención:
AG - archivo de gestión
AC — archivocontral
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie. A los documentos seleccionados se
aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al
Archivo Histórico,
APROBACIÓN
Disposición Final:
CT - conservación total
E — eliminación
MT - medios técnicos
S - selección
2 1 MAR U
Resolución Na:
Firma:
r.
Nombre:
Cargo:
uzy Sierra Ruiz —
Jefe Oficina Información en
Justicia
t
Myr,anr St eOizQuin
Licelle Mor
sLeon
____________
1
/
Administrativa