universidad de san carlos de guatemala

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MATERIALES Y
SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD
EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS
AUTOFINANCIABLES.
Aprobado por: Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Acuerdo de Rectoría No. 0151-2016 de fecha 12 de
Febrero de 2016.
Guatemala, Abril de 2016
DIRECTORIO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Rector
Dr. Carlos Enrique Camey Rodas
Secretario General
Dr. Axel Popol Oliva
Director General de Docencia
Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán
Director General de Investigación
Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo
Director General de Extensión Universitaria
Lic. Urias Amitaí Guzmán García
Director General Financiero
Arquitecta Alenka Irina Barreda Taracena
Directora General de Administración
Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez
Jefe, División de Desarrollo Organizacional
Elaboración
Licda. Norma Lily Fuentes de Macal
Jefa del Departamento de Proveeduría
Lic. Edgar Abdiel Grajeda Orantes
Jefe del Plan de Prestaciones
Licda. Ana María Recinos de Córdova
Contadora del Plan de Prestaciones
Licda. Mayra Anabella López Jiménez
Asistente Financiero
Dirección General Financiera
M. A. David Amílcar de León Orellana
Coordinador del Departamento de Presupuesto
Lic. Jorge Wotzbely Motta Girón
Coordinador del Área Descentralizada Auditoría Interna
Msc. Milton Antonio Herrera Orozco
Jefe del Departamento de Caja
Fredy Rodolfo Herrera Mendoza
Profesional del Departamento de Contabilidad
Elver Melqueades Chinchilla Carrera
Encargado de Almacén Central
Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux
Profesional de la División de Desarrollo Organizacional
Contenido
I.
No. Pág
PRESENTACIÓN.............................................................................................. 1
II. AUTORIZACIÓN............................................................................................... 2
III. DISPOSICIONES LEGALES ............................................................................ 3
IV. OBJETIVOS GENERALES .............................................................................. 4
V. NORMAS GENERALES ................................................................................... 4
VI. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE
ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE
PRESTACIONES, UNIDAD EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS
AUTOFINANCIABLES. .................................................................................... 5
VII. FORMULARIOS ............................................................................................... 9
I.
PRESENTACIÓN
El presente Procedimiento es el resultado del esfuerzo conjunto de la División
de Desarrollo Organizacional y los trabajadores de las Unidades Ejecutoras
involucradas que persiguen dinamizar los procesos administrativos de estas
Unidades. Este documento es un instrumento necesario como material de consulta
de forma permanente al personal involucrado en el despacho de materiales y
suministros al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas
Autofinanciables, mismo que señala el proceso a seguir en una forma secuencial,
ordenada y cronológica logrando con ello la sistematización del trabajo
administrativo.
Este documento tiene entre sus principales finalidades, mostrar los pasos
concretos, estandarizar y coordinar las diferentes actividades que se realizan en el
despacho de los materiales y suministros de oficina para lo cual contiene: objetivos,
normas; la descripción del procedimiento, diagrama de flujo que representa en
forma gráfica la participación de cada puesto de trabajo y a los responsables de la
ejecución de cada una de las actividades descritas en dicho procedimiento. De igual
forma pretende facilitar las actividades determinando el campo de aplicación del
Almacén del Departamento de Proveeduría, Departamento de Presupuesto,
Departamento de Contabilidad, Plan de Prestaciones, la Unidad Ejecutora
USAC/BCIE, Departamento de Caja y Programas Autofinanciables.
Este procedimiento se elaboró mediante recopilación de documentos,
entrevistas directas y consultas al personal del Plan de Prestaciones, Unidad
Ejecutora USAC/BCIE, Departamento de Proveeduría, Departamento de
Presupuesto, Departamento de Caja y Departamento de Contabilidad.
La efectividad práctica del procedimiento es el buen desempeño de las
actividades de los trabajadores de las dependencias involucradas en el proceso y
del cumplimiento de las normas que lo rigen.
1
II.
AUTORIZACIÓN
2
III.
DISPOSICIONES LEGALES
1. Reglamento del Plan de Prestaciones de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, aprobado en el Punto 9º. del Acta No.911 de la sesión celebrada
por el Consejo Superior Universitario el 8 de enero de 1966 y sus
modificaciones.
2. Reglamento de la Junta Administradora del Plan de Prestaciones, aprobado
en Punto Segundo, del Acta 39-93, de sesión celebrada por el Consejo
Superior Universitario del 03 de noviembre de 1993 y sus modificaciones.
3. Manual de Organización del Plan de Prestaciones: Aprobado por la Junta
Administradora del Plan de Prestaciones -JAP- en el: Punto 7º. Inciso 7.10
del Acta 34-2006 de fecha 16 de noviembre de 2006.
4. Manual de Organización de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE: Aprobado por
Acuerdo de Rectoría No. 0206-2007 de fecha 28 de febrero de 2007.
5. Manual de Organización de la Dirección General Financiera: Aprobado por
Acuerdo de Rectoría No. 1491-2013 de fecha 8 de noviembre de 2013.
6. Manual de Normas y Procedimientos Modulo I y II Tercera Actualización
Sistema General de Ingresos -SGI-. Aprobado por Acuerdo de Rectoría No.
0401-2014 de fecha 25 de marzo de 2014.
7. Manual y Nomenclatura Contable de Cuentas Financieras y de Resultados.
Elaborado por el Departamento de Contabilidad.
8. Manual de Nomenclatura Contable del Plan de Prestaciones Primera
Actualización Noviembre de 2012
9. Guía sobre el manejo de Régimen Especial, (Autofinanciables).
D.P. 9-98
Circular
10. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.2.
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO. “Es responsabilidad de la Máxima
Autoridad de cada entidad pública diseñar e implementar una estructura
efectiva de control interno, que promueva un ambiente oportuno de trabajo
para alcanzar los objetivos institucionales”. Acuerdo No. 09-2003 del 8 de
julio de 2003, de la Contraloría General de Cuentas.
3
IV.
OBJETIVOS GENERALES
1. Implementar un instrumento administrativo que permita la agilización y viabilidad del
procedimiento de despacho de Materiales de Almacén de una forma clara y lógica
para el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas
Autofinanciables.
2. Definir las actividades o pasos que cada puesto de trabajo de las dependencias
involucradas en el proceso desarrollan, para la adquisición y pago de suministros y
materiales de oficina del Almacén de Proveeduría.
V.
NORMAS GENERALES
1. Solo se puede dar trámite a Solicitudes de Salidas de Almacén autorizadas por el
Administrador Ejecutivo del Plan de Prestaciones, Director o Coordinador del Área
Financiera Administrativa, de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE o Jefe de los
Programas Autofinanciables.
2. El Tesorero o quien haga sus veces debe elaborar un resumen de los renglones
presupuestales que van incluidos en la Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén.
4
VI.
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD
EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES.
Objetivos Específicos:
1. Que estas dependencias al solicitar materiales y suministros de almacén cuenten
con el procedimiento de cómo efectuar dicha solicitud.
2. Estandarizar el procedimiento del despacho de Materiales y Suministros de Almacén
por parte del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad
Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables, de acuerdo a la legislación
vigente.
3. Proporcionar un procedimiento administrativo de las compras y pagos que efectúan
el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y los Programas
Autofinanciables, al Almacén del Departamento de Proveeduría.
Normas Específicas:
1. Cada Departamento involucrado en el procedimiento debe cumplir con los
numerales que le correspondan.
2. El Departamento de Caja debe afectar la partida del Almacén de Proveeduría
4.1.32.1.07.992en el recibo 101-C-CCC.
3. El tesorero o quien haga sus veces, tanto de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE como
de los Programas Autofinanciables, debe liquidar por medio de Póliza de Diario,
Planilla de Fondo Fijo o Caja Chica los Recibos 101-C-CCC, acompañados de las
Solicitudes de Materiales de Almacén ante el Departamento de Contabilidad. El
Plan de Prestaciones lo hará en su propia contabilidad.
4. La dependencia interesada en adquirir materiales de Almacén debe verificar la
existencia de dichos materiales antes de efectuar el pago.
5. Si no existiera alguno de los materiales, el encargado de Almacén debe rebajar el
renglón dela Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén y dejarlo a (o),efectuar la
sumatoria del total de los bienes que si tiene en existencia, firmarla y sellarla.
6. Si en laSolicitud de Materiales y Salidas de Almacén, cometieron errores al completarla el
Encargado de Almacén debe devolverla a la unidad que se la trasladó.
7. Quien solicite los materiales de Almacén debe firmar y sellar en la casilla
correspondiente.
Formularios:
1.
2.
3.
4.
Solicitud de Materiales y Salida de Almacén.
Recibo101-C-CCC.
Libro de control de Almacén de Proveeduría.
Formulario de Resumen de Renglones.
5
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría.
Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de
Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 4
Inicia:Tesorero
Termina: Encargado de Archivo
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Completa Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, incluye renglón y código, consulta
precios e indica monto de los materiales.
Tesorero o
Auxiliar de Tesorería
1
Producción: Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén.
1/3 Original: Departamento de Contabilidad.
2/3 Tesorería.
3/3 Almacén de Proveeduría, Traslada.
Jefe, Director,
Coordinador del Área
Financiera
Administrativa
2
Recibe Solicitud de Materiales y Salida de
Almacén y monto de los materiales, revisa, firma
y traslada.
Tesorero o
Auxiliar de Tesorería
3
Recibe Solicitud de Materiales y Salida de
Almacén, traslada.
Plan de
Prestaciones, Unidad
Ejecutora USAC/
BCIE y Programas
Autofinanciables
Recibe Solicitud de Materiales y Salida de
Almacén, verifica existencia de materiales.
4
Encargado de
Almacén
5
6
Tesorero o
Auxiliar de Tesorería
7
4.1 Si existe la totalidad de los materiales.
(Continúa paso 5).
4.2 No
existe
totalidad
de
los
materiales.(Continúa paso 6).
Verifica códigos, precios, cantidad de materiales
y traslada Solicitud de Materiales y Salida de
Almacén con totales, firmada y sellada.(Continúa
paso 7).
Verifica códigos, anula
espacios
de los
materiales no existentes e indica precio total de
los materiales existentes, traslada.
Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, verifica precios vigentes en el
Departamento de Proveeduría, emite cheque o
prepara efectivo, elabora resumen y entrega junto
a Solicitud de Materiales de Almacén.
6
Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría.
Unidad
Departamento de Caja
Puesto
Responsable
Receptor
Plan de
Prestaciones, Unidad Tesorero o Auxiliar
Ejecutora USAC/ BCIE
de
y Programas
Tesorería
Autofinanciables.
Hoja No. 2 de 2
Paso
No.
Actividad
8
Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, con resumen, cheque de pago o efectivo
y elabora Recibo 101-C-CCC, a la partida
4.1.32.1.07.992, imprime y traslada.
9
Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC,
traslada.
Departamento de
Proveeduría
Encargado de
Almacén
10
Recibe y revisa Solicitud de Materiales y Salidas
de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC,
despacha materiales.
Plan de
Prestaciones, Unidad
Ejecutora USAC/BCIE
y Programas
Autofinanciables
Tesorero o
Auxiliar de
Tesorería
11
Recibe materiales y Solicitud de Materiales y
Salidas de Almacén, revisa y firma de recibido,
retira copia 2/3 y devuelve original 1/3 y copia 3/3.
Departamento de
Proveeduría
Departamento de
Contabilidad
Encargado de
Almacén
12
Persona
Designada
13
Encargado de
Archivo
14
Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de
Almacén, 1/3 y 3/3, firmadas por quien recibió los
materiales, descarga de su inventario y archiva
copias 1/3 y 3/3.
Recibe documentación de las unidades
incluyendo recibo 101-C-CCC, para reintegro de
fondo fijo, caja chica o liquidación de documento
pendiente, al Departamento de Proveeduría carga
las partidas de gasto indicadas y elabora póliza
cuando corresponda, traslada.
Recibe documentación y archiva.
7
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC BCIE y Programas Autofinanciables.
Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables.
Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 1.
Plan de Prestaciones,
Plan de Prestaciones,
Unidad Ejecutora
Unidad Ejecutora USAC/
USAC/ BCIE y
BCIE y Programas
Programas
Autofinanciables
Autofinanciables
Tesorero o Auxiliar de
Jefe, Director,
Tesorería.
Coordinador de Área
Financiera
Plan de Prestaciones, Unidad
Ejecutora USAC/ BCIE y
Programas Autofinanciables
Encargado de Almacén.
Departamento de Caja
Receptor
Plan de Prestaciones o
Unidad Ejecutora USAC/
BCIE y Programas
Autofinanciables
Tesorero o Auxiliar de
Tesorería.
Departamento de
Proveeduría
Encargado de Almacén
Departamento de Contabilidad
INICIO
Existen totalidad de
materiales.
Recibe Solicitud de Materiales
y Salida de Almacén y monto
de los materiales, revisa y
firma.
si
Verifica códigos e Indica
precio total de los
materiales existentes.
Verifica códigos, precios
cantidad de materiales y
traslada Solicitud de
Materiales de Almacén.
1
Recibe documentación de las
unidades incluyendo recibo 101C-CCC, para reintegro de fondo
fijo, caja chica o liquidación de
documento pendiente, al
Departamento de Proveeduría
carga las partidas de gasto
indicadas y elabora póliza cuando
corresponda,
Recibe Solicitud de
Materiales y Salidas de
Almacén, resumen y
Recibo 101-C-CCC,
Despacha materiales.
Recibe y revisa Solicitud
de Materiales y Salidas de
Almacén, resumen y
Recibo 101-C-CCC,
despacha materiales.
1
Recibe documentación y
archiva.
Fin
1
Recibe Solicitud de Materiales y Salidas
de Almacén, verifica precios vigentes en el
Departamento de Proveeduría, emite
cheque o prepara efectivo, elabora
resumen y entrega junto a Solicitud de
Materiales de Almacén.
Recibe materiales y
Solicitud de Materiales y
Salidas de Almacén, revisa
y firma de recibido, retira
copia 2/3 y devuelve
original 1/3 y copia 3/3.
Recibe Solicitud de
Materiales y Salidas de
Almacén, 1/3 y 3/3,
firmadas por quien recibió
los materiales, descarga
de su inventario y archiva
copias 1/3 y 3/3.
8
Encargado de
Archivo.
Recibe Solicitud de Materiales y
Salidas de Almacén.
no
Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas
de Almacén, con resumen, cheque de pago
o efectivo y elabora Recibo 101-C-CCC, a
la partida 4.1.32.1.07.992, imprime.
Persona Designada.
Recibe la Solicitud de
Materiales y Salidas de
Almacén, Verifica existencia de
materiales.
Completa Solicitud de
Materiales y Salidas de
Almacén, incluye renglón y
código, consulta precios e
indica monto de los
materiales.
VII.
FORMULARIOS
9
SOLICITUD DE MATERIALES Y SALIDAS DE ALMACÉN
10
Formulario de Resumen
Formulario de Resumen de Renglones
Partida
Valor de los
Cargos en Q.
2.43 Productos de Papel o Cartón.
2.68 Productos Plásticos Nylon, Vinil y
PVC.
2.92 Útiles de Limpieza y Productos
Sanitarios.
235.01
1,870.68
TOTAL EN LETRAS: Dos mil quinientos treinta y tres con noventa
y seis centavos
2,533.96
428.27
11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA GENERAL DE INGRESOS
MÓDULO DE INGRESOS
Form. SGI-02
RECIBO 101-C-CCC
No.
DEPENDENCIA:
RECIBI DE:
CARNÉ O REGISTRO DE PERSONAL:
FECHA:
CONCEPTO
V A L O R Q.
Partida Presupuestal
4.132.1.07.992 Almacén de Proveeduría.
2,533.96
TOTAL EN LETRAS:Dos mil quinientos treinta y tres con noventa y seis centavos
2,533.96
(f)
(sello)
RECEPTOR
1/3 Original Enterante, 2/3 Departamento de Contabilidad, Rendición de Cuentas, 3/3 Archivo Unidad.
12
Anexo I
Libro de Control de Almacén de Proveeduría
13