PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Código: Código:
TC-SC-P-03
PROCEDIMIENTO
PARA LA GESTION DE MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
Versión: 01
Fecha Elaboración:
28/10/2013
Vigente Desde:
13/11/2013
1. OBJETIVO
Seleccionar, adquirir y procesar técnicamente el material bibliográfico en diferentes soportes, con el
objeto de actualizar y conservar las colecciones de material bibliográfico.
2. ALCANCE
Inicia con la selección para la adquisición de material bibliográfico y termina con la disposición organizada
de dicho material en la biblioteca para su consulta.
3. DEFINICIONES
Base de datos bibliográfica. Conjunto de registros bibliográficos que conforman el acervo documental
de la Biblioteca, para ser consultado por los clientes. Esta base consta de las siguientes secciones:
Bibliografía, que contiene registros de libros, folletos, artículos de revistas, documentos electrónicos,
bases de datos, sitios de Internet; Legislación, que contiene registros y textos de leyes, decretos,
resoluciones, etc.
Catalogación. Técnica de describir e identificar un recurso de información de acuerdo con normas
internacionales previamente establecidas. En la Biblioteca de Ministerio del Interior se utilizan las
“Reglas de Catalogación Angloamericanas 2). Los datos registrados generalmente son los de autor,
título, edición, pie de imprenta, extensión, resumen, contenidos y dirección electrónica para los recursos
digitales.
Clasificación. Técnica de asignar un código de clasificación tomado del “Sistema de
Clasificación Decimal Dewey, CDD” a un recurso bibliográfico. Del mismo modo, asignar un término
denominado epígrafe o encabezamiento de materia, tomado de un instrumento normalizado, en este caso
la “Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, LEMB”.
Clave de autor. Código alfanumérico que representa las primeras letras del apellido del autor, que sigue
al código de clasificación en la signatura topográfica.
Cliente. Persona que, en forma frecuente u ocasional, consulta o solicita los distintos servicios de
información que ofrece la biblioteca. Todos los servidores públicos del Ministerio del Interior son clientes
internos de la Biblioteca; las demás personas y entidades son consideradas clientes externos.
Colección de referencia. Conjunto de publicaciones, especialmente enciclopedias y diccionarios, que
por la naturaleza de su contenido solamente se facilitan para consulta en la Biblioteca.
Colección general. Conjunto de publicaciones (Libros y folletos), organizados topográficamente por el
“Sistema de Clasificación Dewey” y disponibles para consulta y préstamo interno y externo.
Epígrafe. Llamado también Descriptor o Encabezamiento de Materia, es el término o
conjunto de términos que indican los distintos temas o asuntos de q ue trata un recurso
bibliográfico determinado.
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Hemeroteca. Colección conformada fundamentalmente por publicaciones periódicas, tales como
revistas, gacetas, boletines y periódicos; su ubicación en los estantes es por orden alfabético de títulos.
Monografía. Publicación, no periódica, cuyo contenido se refiere a un asunto o tema específico.
Pertenecen a esta categoría libros, folletos, estudios e informes de investigación.
Publicación periódica. Aquella que se publica con alguna periodicidad regular o irregular: diaria,
semanal, mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual, etc. A esta categoría pertenecen los periódicos,
las revistas y los anuarios, principalmente.
Material bibliográfico: Libros, revistas, folletos, documentos, mapas, fotografías impresos o en formato
digital, registros sonoros y videos en formato analógico o digital.
Signatura topográfica. Marca que se coloca en el lomo de cada publicación y que sirve para
ubicar, localizar y ordenar la obra en los estantes. Esta signatura consta de dos partes
fundamentales: 1) número o código de clasificación, 2) clave de autor.
4. SIGLAS
RCAA2: Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª. Edición
CDD: Sistema de Clasificación Dewey
LEMB: Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES
Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro
colombiano, art. 1 lit. a), b, c), f), h), i)
5.2. DECRETOS
Decreto 2893 del 11 de agosto de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior
5.3. RESOLUCIONES.
Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la
interposición de recursos ante el Ministerio del Interior
Resolución 529 del 22 de marzo de 2012, por la cual se crea el Grupo de Servicio al Ciudadano en la
estructura funcional interna del Ministerio del Interior
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5.4. OTROS
Reglas de Catalogación Angloamericanas 2 Edición, RCAA2
Sistema de Clasificación Decimal Dewey, CDD
Lista de Encabezamientos para Bibliotecas, LEMB
6. DESARROLLO
6.1. SELECCIÓN, AQUISICION DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS
No.
1
2
3
4
Actividad
Tarea
Punto de
Control
Solicitar listado Proyectar, aprobar y remitir Memorando
de
material a
las
diferentes
dependencias
bibliográfico
solicitando los títulos, autor y edición
de obras y suscripciones que requieran
para consulta en la Biblioteca, de
acuerdo con sus planes y competencias
Recibir
respuesta
verificar
existencia
Recibir la información requerida al
y correo electrónico descrito en la
solicitud
Verificar en las bases de datos, la
existencia o no de los materiales
requeridos por las dependencias,
descartando aquellas que ya se tengan
en la Biblioteca.
Conformar
Consolidar listado de los materiales
lista
de bibliográficos requeridos y solicita por
materiales
correo electrónico cotización a los
proveedores el valor de tales materiales
Priorizar
decidir
recursos
adquirir
y Revisar el listado de los materiales Verificar Listado
requeridos, determinar y socializar con
a Jefe de Oficina de Información Pública
las adquisiciones a adelantar
Responsable
Funcionario
designado
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe de Oficina
de Información
Pública
Funcionario
designado
Funcionario
designado
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe
Oficina
Información
Pública
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Solicitar
inclusión
de
necesidades
en Plan de
Compras
Proyectar, aprobar y remitir Memorando
de solicitud de inclusión de datos de los
materiales
bibliográficos
y
sus
correspondientes costos de material
bibliográfico en el Plan de Compras a la
Subdirección
Administrativa
y
Financiera.
Funcionario
designado
Adelantar
Etapas
contractuales
Aplicar procedimiento para el desarrollo Verifica contrato
de procesos de selección, elaboración,
perfeccionamiento y legalización de
contratos o convenios del Ministerio y
los fondos a su cargo
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe de Oficina
de Información
Pública
Funcionario
designado
Funcionario
asignado
Subdirector
Gestión
contractual
6.2. PROCESAMIENTO TECNICO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
No.
1
2
Actividad
Tarea
Recibir
los
materiales
bibliográficos
adquiridos
Recibir y coordinar con el área de
Almacén
el
material
bibliográfico
adquiridos, verificando y comparando las
especificaciones del contrato con los
materiales
recibidos
y
firmar
el
comprobante de ingreso y egreso del
almacén
Devolver para su cambio los materiales
que presenten imperfectos o se
encuentren en mal estado.
Recibir
y Recibir del Grupo de Correspondencia o
seleccionar los de servidores del Ministerio el material
materiales
bibliográfico y acusar recibo por
recibidos
en diferentes medios.
donación
Aceptar la donación de acuerdo con la
misión y objetivos institucionales.
Punto de
Control
Verifica
comprobantes de
egreso
de
Almacén
Responsable
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
y
Área
de
Almacén
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
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Catalogar
y Catalogar el recurso bibliográfico según Verificación
Funcionarios
clasificar
el las
Reglas
de
Catalogación aleatoria en la designados
material
Angloamericanas 2ª. Edición (RCAA2)
base de datos
Área
de
bibliográfico
Biblioteca
Clasificar el recurso bibliográfico (Libros)
según el sistema de Clasificación Decimal
Dewey (CDD)
Asignar los epígrafes o encabezamientos
de materia según su temática, utilizando
para ello la Lista de Encabezamientos de
Materia para Bibliotecas (LEMB)
Registrar en la base de datos la
referencia bibliográfica completa del
recurso con los datos determinados en la
catalogación, clasificación y asignación
de epígrafes.
4
Para el caso de artículos de revistas,
efectuar la catalogación y la asignación
de epígrafes de cada artículo que se
considere pertinente.
Rotular libros, Elaborar y colocar en el lomo de libros,
folletos
y folletos y documentos el rótulo que
documentos
contiene la respectiva
signatura
topográfica, de acuerdo con el sistema de
clasificación.
5
Ubicar
los Ubicar las obras en las respectivas
materiales en colecciones, de acuerdo con el orden
los estantes
establecido para cada una de ellas:
signatura topográfica para libros, orden
alfabético para las revistas, orden
secuencial para los folletos y materiales
audiovisuales.
6
Efectuar
seguimiento de
las
suscripciones
Verificar la periodicidad y secuencia de
los envíos de las suscripciones según el
contrato, así como la disponibilidad de la
información en Internet, cuando la
suscripción sea de tipo virtual.
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
Verificación
Funcionarios
aleatoria de la designados
correcta
Área de
ubicación de las Biblioteca
obras.
Funcionario
designado
Area
de
Biblioteca
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7. REGISTROS
Memorandos de solicitud de material bibliográfico que deban ser adquiridos
Base de datos bibliográfica
8.
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Base de datos
RESPONSABLE
FRECUENCIA
Funcionario designado
Informe de actividades Funcionario designado
UBICACIÓN
Diaria
Biblioteca
Mensual
Biblioteca
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
DESCRIPCIÓN
INFORMACIÓN
Base
de
datos Software de base de
bibliográfica
datos documental para
(WINISIS)
conformar catálogos
bibliográficos
normativos
SIGOB
Sistema de Información
Gubernamental para el
seguimiento de metas
del Ministerio
RESPONSABLE
UBICACIÓN
Servidor público
designado
Biblioteca
Servidores públicos
designados
Red Institucional
10. ANEXOS N/A
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
Elaboró
Revisó y Aprobó
_________________________
EDGAR FRANCO RUIZ
Coordinador Grupo de Servicio al
Ciudadano
____________________________
MAURICIO MORENO CARO
Jefe Oficina de Información Pública (E)
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