tc-sc-p3.doc

Código: TC-SC-P3
PROCEDIMIENTO
GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Versión: 2
Vigente desde:
10/02/2016
1. OBJETIVO
Seleccionar, adquirir y procesar técnicamente el material bibliográfico a través de los diferentes soportes, con
el objeto de actualizar y conservar las colecciones de material bibliográfico.
2. ALCANCE
Inicia con la selección para la adquisición de material bibliográfico, continua con verificar en las bases de datos, la
existencia o no de los materiales requeridos por las dependencias, descartando aquellas que ya se tengan en la
Biblioteca, y termina con la disposición organizada de dicho material en la biblioteca para su consulta.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Base de datos bibliográfica. Conjunto de registros bibliográficos que conforman el acervo documental de la
Biblioteca, para ser consultado por los clientes. Esta base consta de las siguientes secciones: Bibliografía, que
contiene registros de libros, folletos, artículos de revistas, documentos electrónicos, bases de datos, sitios de
Internet; Legislación, que contiene registros y textos de leyes, decretos, resoluciones, etc.
Catalogación. Técnica de describir e identificar un recurso de información de acuerdo con normas
internacionales previamente establecidas. En la Biblioteca de Ministerio del Interior se utilizan las “Reglas de
Catalogación Angloamericanas 2). Los datos registrados generalmente son los de autor, título, edición, pie de
imprenta, extensión, resumen, contenidos y dirección electrónica para los recursos digitales.
Clasificación. Técnic a de as ignar un c ódigo de clasificación tom ado de l “ Sistem a de
Clas ificación Decim al Dewey, CDD” a un recurso bibliográfico. Del mismo modo, asignar un término
denominado epígrafe o encabezamiento de materia, tomado de un instrumento normalizado, en este caso la “Lista
de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, LEMB”.
Clave de autor. Código alfanumérico que representa las primeras letras del apellido del autor, que sigue al código
de clasificación en la signatura topográfica.
Cliente. Persona que, en forma frecuente u ocasional, consulta o solicita los distintos servicios de información que
ofrece la biblioteca. Todos los servidores públicos del Ministerio del Interior son clientes internos de la Biblioteca; las
demás personas y entidades son consideradas clientes externos.
Colección de referencia. Conjunto de publicaciones, especialmente enciclopedias y diccionarios, que por la
naturaleza de su contenido solamente se facilitan para consulta en la Biblioteca.
Colección general. Conjunto de publicaciones (Libros y folletos), organizados topográficamente por el “Sistema de
Clasificación Dewey” y disponibles para consulta y préstamo interno y externo.
Epígrafe. Llam ado tam bién Descriptor o Encabezam iento de Materia, es el térm ino o conjunto de
términos que indican los distintos temas o asuntos de que trata un recurso bibliográfico determinado.
Hemeroteca. Colección conformada fundamentalmente por publicaciones periódicas, tales como revistas, gacetas,
boletines y periódicos; su ubicación en los estantes es por orden alfabético de títulos.
Monografía. Publicación, no periódica, cuyo contenido se refiere a un asunto o tema específico. Pertenecen a esta
categoría libros, folletos, estudios e informes de investigación.
Publicación periódica. Aquella que se publica con alguna periodicidad regular o irregular: diaria, semanal,
mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual, etc. A esta categoría pertenecen los periódicos, las revistas y los
anuarios, principalmente.
Material bibliográfico: Libros, revistas, folletos, documentos, mapas, fotografías impresos o en formato digital,
registros sonoros y videos en formato analógico o digital.
Signatura topográfica. Marca que se coloca en el lomo de cada publicación y que sirve para ubicar, localizar y
ordenar la obra en los estantes. Esta signatura consta de dos partes fundamentales: 1) número o código de
clasificación, 2) clave de autor.
Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª. Edición (RCAA2)
Sistema de Clasificación Dewey (CDD)
Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB)
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PROCEDIMIENTO
GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Versión: 2
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10/02/2016
4. RESPONSABILIDADES
El Coordinador (a) del Grupo de Servicio al Ciudadano es el responsable de las modificaciones a este documento
y su socialización para su efectiva aplicación por parte de quienes participan en su ejecución.
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES
Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano, art. 1
lit. a), b, c), f), h), i)
5.2. DECRETOS
Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del
Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior
5.3. RESOLUCIONES.
Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de
recursos ante el Ministerio del Interior
Resolución 529 de 2012, por la cual se crea el Grupo de Servicio al Ciudadano en la estructura funcional interna
del Ministerio del Interior
5.4. OTROS
Reglas de Catalogación Angloamericanas 2 Edición, RCAA2
Sistema de Clasificación Decimal Dewey, CDD
Lista de Encabezamientos para Bibliotecas, LEMB
6. DESARROLLO
6.1 Pasos
No. Actividad
1
Solicitar
listado de
material
bibliográfi
co
2
Recibir
respuesta
y verificar
existencia
3
Conforma
r lista de
materiales
4
Priorizar y
decidir
recursos
a adquirir
Solicitar
inclusión
5
Tarea
Punto de Control
SELECCIÓN, AQUISICIÓN DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS
Proyectar, aprobar y remitir memorandos a las diferentes
dependencias solicitando los títulos, autor y edición de
obras y suscripciones que requieran para consulta en la
Biblioteca, de acuerdo con sus planes y competencias
Recibir la información requerida al correo electrónico
descrito en la solicitud
Verificar en las bases de datos, la existencia o no de los
materiales requeridos por las dependencias, descartando
aquellas que ya se tengan en la Biblioteca.
Consolidar listado de los materiales bibliográficos
requeridos y solicita por correo electrónico cotización a
los proveedores el valor de tales materiales
Revisar el listado de los materiales
requeridos, Verificar Listado
determinar y socializar con Jefe de Oficina de
Información Pública las adquisiciones a adelantar
Proyectar, aprobar y remitir Memorando de solicitud de
inclusión de datos de los materiales bibliográficos y sus
Responsable
Funcionario
designado
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe de OIP
Funcionario
designado
Funcionario
designado
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe OIP
Funcionario
designado
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PROCEDIMIENTO
GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Versión: 2
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No.
6
1
2
3
4
5
Actividad
de
necesidad
es
en
Plan
de
Compras
Adelantar
Etapas
contractu
ales
Recibir
los
materiales
bibliográfi
cos
adquiridos
Recibir
los
materiales
recibidos
en
donación
Catalogar
y
clasificar
el material
bibliográfi
co
Rotular
libros,
folletos y
document
os
Ubicar los
materiales
en
los
estantes
Tarea
correspondientes costos de material bibliográfico en el
Plan de Compras a la Subdirección Administrativa y
Financiera.
Punto de Control
Aplicar procedimiento para el desarrollo de procesos de Verifica contrato
selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización
de contratos o convenios del Ministerio y los fondos a su
cargo
PROCESAMIENTO TECNICO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Recibir y coordinar con el área de Almacén el material Verifica
bibliográfico adquiridos, verificando y comparando las comprobantes
de
especificaciones del contrato con los materiales recibidos egreso de Almacén
y firmar el comprobante de ingreso y egreso del almacén
Devolver para su cambio los materiales que presenten
imperfectos o se encuentren en mal estado.
Recibir del Grupo de Correspondencia o de servidores
del Ministerio el material bibliográfico y acusar recibo por
diferentes medios.
Aceptar la donación de acuerdo con la misión y objetivos
institucionales.
Responsable
Coordinador
Servicio
al
Ciudadano
Jefe de OIP
Funcionario
designado
Subdirector
Gestión
contractual
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
y
área
de
Almacén
Funcionarios
designados
área
de
biblioteca
Catalogar el recurso bibliográfico según las Reglas de Verificación
Funcionarios
Catalogación Angloamericanas 2ª. Edición (RCAA2)
aleatoria en la base designados
Clasificar el recurso bibliográfico (Libros) según el de datos
área
de
sistema de Clasificación Decimal Dewey (CDD)
biblioteca
Asignar los epígrafes o encabezamientos de materia
según su temática, utilizando para ello la Lista de
Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB)
Registrar en la base de datos la referencia bibliográfica
completa del recurso con los datos determinados en la
catalogación, clasificación y asignación de epígrafes.
Para el caso de artículos de revistas, efectuar la
catalogación y la asignación de epígrafes de cada
artículo que se considere pertinente.
Elaborar y colocar en el lomo de libros, folletos y
documentos el rótulo que contiene la respectiva
signatura topográfica, de acuerdo con el sistema de
clasificación.
Ubicar las obras en las respectivas colecciones, de
acuerdo con el orden establecido para cada una de ellas:
signatura topográfica para libros, orden alfabético para
las revistas, orden secuencial para los folletos y
materiales audiovisuales.
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
Verificación
aleatoria
de
la
correcta ubicación
de las obras.
Funcionarios
designados
Área
de
Biblioteca
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PROCEDIMIENTO
GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Versión: 2
Vigente desde:
10/02/2016
No.
6
Actividad
Efectuar
seguimien
to de las
suscripcio
nes
Tarea
Verificar la periodicidad y secuencia de los envíos de las
suscripciones según el contrato, así como
la
disponibilidad de la información en Internet, cuando la
suscripción sea de tipo virtual.
Punto de Control
Responsable
Funcionario
designado
Área
de
Biblioteca
7. REGISTROS
REGISTROS
Base de datos bibliográfica
RESPONSABLE
Funcionario designado
Informe de actividades
Funcionario designado
Memorandos de solicitud de material bibliográfico que Funcionario designado
deban ser adquiridos
FRECUENCIA
Diaria
UBICACIÓN
Biblioteca
Mensual
A petición
Biblioteca
Biblioteca
8. ANEXOS
N/A
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
10/02/2016
CAMBIO
Se modifica la Versión 1, por actualización de logo y lema del Ministerio del Interior. Y
todos sus numerales
Elaboró
Revisó y Aprobó
____________________________
DIANA PATRICIA BOHORQUEZ H
Coordinadora Grupo de Servicio al
Ciudadano
_______________________________
PATRICIA JARAMILLO QUINTERO
Jefe Oficina de Información Pública
VERSIÓN
2
“Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos-Procesos Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación
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