1 1 OBJETO Establece la metodología para realizar la aprobación

Código: PCD-CL-01
Versión No: 01
Fecha: 13 de Enero de 2012
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
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ELABORÓ: Proceso de Calidad
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
OBJETO
Establece la metodología para realizar la aprobación, revisión, actualización,
identificación de cambios, estado de versión y distribución de los documentos
del Sistema Integrado.
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2.1
CONTENIDO
GENERALIDADES
Toda la documentación del Sistema integrado es legible, identificable y
conservada en forma ordenada para ser consultada por los interesados.
Para el control de los documentos aprobados se utiliza un Listado Maestro de
Documentos, que incluye la información de Código, nombre del documento,
versión o fecha de edición, fecha de entrega, nombre recibido y firma de todos
los documentos del Sistema Integrado. Este listado esta disponible para
consulta en la pestaña SGI en la página de la empresa www.comtecol.com.
El documento original permanece en medio magnético que es controlado por
proceso de calidad de forma organizada. Se mantiene una copia impresa solo
en caso donde no exista acceso a la red, ya que se pretende que todas las
consultas se realicen por este medio.
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ELABORÓ: Proceso de Calidad
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REVISÓ: Gerente Proyectos
DOCUMENTOS
2.2
APROBÓ: Gerente General
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
La revisión y aprobación de documentos se realiza por el personal autorizado
de la siguiente manera:
TIPO DE DOCUMENTO
REVISIÓN
APROBACIÓN
Coordinadora de
Manual de Calidad
Calidad
Gerente General
Coordinadora de
Procesos
Responsable
Calidad
Coordinadora de
Procedimientos
Responsable
Calidad
Coordinadora de
Plan de Calidad
Calidad
Gerente General
Coordinadora de
Instructivos
Responsable
Calidad
Coordinadora de
Formatos
Responsable
Calidad
Coordinadora de
Propuesta
Calidad
Gerente General
Coordinadora de
Manual de Funciones
Calidad
Gerente General
Los responsables firman un acta de revisión y aprobación; una vez aprobados
los documentos entran en vigencia.
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DOCUMENTOS
2.3
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
IDENTIFICACION DE CAMBIOS Y ESTADO DE VERSION DE
DOCUMENTOS
En el caso de realizar cambios en los documentos sea por reemplazo,
incorporar o eliminar información se indican con color rojo generando una
nueva versión del documento, permaneciendo la versión anterior como
obsoleta que se identifica con una marca de agua.
A partir de la versión 2 (dos) los documentos cuentan con un histórico de
versión con la siguiente información:
No. Versión, Fecha, Descripción de cambios.
Los cambios efectuados en los documentos son revisados y aprobados por los
mismos cargos que realizaron la revisión y aprobación original.
La publicación de la nueva versión del documento se realiza inmediatamente
es aprobada.
2.4
DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del Sistema Integrado en medio magnético se encuentran
disponibles en la página de la empresa en la pestaña que se llama SGI para
su consulta y uso; se informa por correo electrónico de la publicación.
Los documentos del Sistema Integrado en físico, aprobados se encuentran en
el archivo de Calidad, disponibles para su consulta y uso en caso de que la red
no pueda ser consultada.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
2.5
ELABORÓ: Proceso de Calidad
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS
Los documentos elaborados internamente se identifican según el proceso
donde se haya formulado, siguiendo la siguiente codificación:
Código: Código alfanúmero de identificación del registro de la siguiente forma:
tres letras que significa el tipo del documento, siguiente de dos letras al tipo de
proceso al que pertenece y siguiente caracteres numero consecutivo de dos
dígitos.
Nombre de Documento: Nombre con que se identifica el documento.
Tipo de Documento: Puede ser físico o electrónico en caso de que se
encuentre en varios medios.
2.6
IDENTIFICACION Y DISTRIBUCION DOCUMENTACION EXTERNA
Los documentos de origen externo se identifican y controlan a través del
Listado Maestro de Documentos.
2.7
DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos obsoletos en medio magnéticos se identifican con una marca
de agua y en medio físico se identifican con la palabra obsoletos o se
destruyen.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
ELABORÓ: Proceso de Calidad
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
Solo se accede a los documentos obsoletos a través de Calidad para realizar
alguna consulta. Ningún documento obsoleto es impreso ni distribuido.
3. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Todos los participantes del
Sistema Integrado.
2. Responsable
de
cada
departamento.
3. Dirección o Gerencia
4. Dirección o Gerencia
5. Coordinador de Calidad
6. Responsable
de
cada
departamento.
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REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
4. ANEXOS
 LMD-CL-01 Formato Lista Maestro de Documentos
 FAR-CL-01 Formato Acta de Reunión
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