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Documento: Procedimiento Comercial.
Rev: 0
De fecha: 02-01-13
Este documento será firmado electrónicamente en el sistema Top Quality.
Nombre:
Puesto:
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
José Finkelstein Rosenfeld
Director Comercial
Armando Palacios Santillán
Representante de la alta
Dirección para el SGC.
Mauricio Jessurun Solomou
Presidente y Director
General.
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Documento: Procedimiento Comercial.
Rev: 0
De fecha: 02-01-13
Objetivo: Establecer los criterios y políticas para
realizar la venta de productos.
Alcance: A los productos que vende el área
Comercial.
Referencias: No aplican.
Definiciones:
TC: Tipo de cambio de la moneda en que se hará el
pago.
USD: Dólares Norteamericanos.
CRM: Customer Relationship Management.
Responsabilidades: Todo el personal que participa en el proceso de ventas tiene la responsabilidad y
autoridad para llevar a cabo las políticas y actividades descritas en este procedimiento.
Políticas:
1. La venta de equipo debe realizarse exclusivamente a canal registrado.
2. Cada Asesor comercial tendrá Cuotas de Venta Mensuales/Trimestrales/Anuales determinadas por el
Director Comercial de Unisol México
3. Cada Asesor comercial debe realizar 1 hora de llamadas salientes promedio mínimo diario. El registro
de llamadas se verifica por sistema, donde el encargado de Sistemas envía semanalmente a Dirección
Comercial el registro de las llamadas salientes:
a) Al recibir una solicitud de cotización o información.
b) Al enviar cotización, para verificar que lo hayan recibido, dudas, etc.
c) Seguimiento a cotizaciones y proyectos, o a clientes sin movimiento
d) Conocer al jefe, director, compras, ventas, ingeniería, proyectos
4. El Director Comercial asigna a cada Asesor comercial ciertos estados del país, por lo que debe
contactar a todos los integradores registrados en el CRM y desarrollar el canal (incluyendo la búsqueda
de nuevos integradores).
5. Cada Asesor comercial debe copiar al Director Comercial, vía correo electrónico, las cotizaciones que
sean arriba de los 5K usd (antes de IVA).
6. Cada Asesor comercial debe visitar a clientes locales, conocerlos y a revisar proyectos. Lo anterior
con base en las políticas que el Director Comercial establezca.
7. Cada Asesor comercial debe visitar ciudades junto con el Director Comercial (hay que tener relación
con los clientes de la ciudad a visitar para solicitar reuniones).
8. Cada Asesor comercial debe mencionar siempre Todas las líneas / marcas que manejamos, así como
las promociones.
9. Cada Asesor comercial debe entregar al Director Comercial el forecast semanal de lo que esté por
cerrarse / cobrarse en la semana / mes. Para lo anterior el Asesor comercial puede consultar la
información existente en el CRM.
10. Cada Asesor comercial debe enviar a la Gerencia de Administración (Gte Administrativo, Tesorería,
Asistente Administración, Almacén y Dirección Comercial) copia de la factura con pago en un solo
correo, agregando nivel partner, si es NFR o Precio especial. Si son licencias Milestone se requiere
datos del usuario final (dirección completa, contacto, correo y teléfono).
11. Con el pago pendiente, cada Asesor comercial debe informar a la Gerencia de Administración (Gte
Administrativo, Tesorería, Asistente Administración, Almacén, y Dirección Comercial) a qué Orden de
compra pertenece ese pago.
12. El horario de trabajo es de 9:00 am a 6:00 pm de lunes a viernes.
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De fecha: 02-01-13
13. Los Asesores comerciales deben ser cordiales y educados en los correos y llamadas con los
prospectos y clientes.
14. Es responsabilidad del Director Comercial hacer llegar a los Asesores comerciales antes de
que se presenten a los clientes, toda la información relacionada con los nuevos productos y
promociones que Unisol México y Unisol Internacional estén ofertando.
15. Que las comisiones sean comunicadas por escrito a los Asesores comerciales y oportunamente
pagadas la segunda semana de cada mes.
Anexos: No aplica.
Descripción de actividades:
VENTAS
1. Como primer paso hay que presentar propuesta económica al Integrador según su solicitud o
requerimiento, a través de Cotización en el CRM enviado vía correo electrónico, la propuesta económica
dependerá de la marca, proyecto, volumen o del nivel de descuento que tengan asignado en el sistema
CRM por el histórico de compras o en el caso de que aplique descuento por promoción o proyecto.
En caso de que exista duda respecto al descuento que se manejará en una propuesta económica habrá
que consultarla con el Director Comercial.
2. Cada propuesta presentada deberá incluir las condiciones de venta del equipo como son:
a) Tiempos estimados de entrega una vez confirmada la OC cuando no se tiene en inventario. Si se tiene
en inventario mencionar “salvo previa venta”.
b) Vigencia de la cotización (indicado en el formato PDF generado en el CRM)
c) Condiciones de pago (agregar en el correo)
d) Gastos de envío (Mensajería DHL, u otro) (incluido en el formato)
e) Lugar de entrega (incluido en el formato PDF generado en el CRM)
f) Precios en dólares/ pesos tipo de cambio (informar el Tipo de Cambio (TC) del día si el pago será en
pesos)
3. Es responsabilidad de cada Asesor comercial dar seguimiento con sus clientes vía telefónica y por
correo electrónico como respaldo a cada propuesta económica presentada para el cierre de esta. Esto se
registra en el CRM en las cotizaciones por Asesor.
4. Al verificar la forma de pago, el Asesor comercial tiene que determinar si:
a) La venta será con anticipo, de contado o a crédito (antes de cerrar la venta).
b) La facturación es en dólares o moneda nacional (si el pago es al100% en pesos, se factura en pesos.
Si es anticipo en pesos, se factura en USD, y se toma como anticipo el monto equivalente a USD acorde
al T. C. del día)
5. El T. C. se maneja acorde a como amanece en el portal de Banamex (http://www.banamex.com), y se
modifica en el CRM (Customer Relationship Management), estos cambios los realiza la Gerencia
Administrativa.
6. La propuesta se envía al cliente, informándole a qué banco y cuenta debe realizar el depósito.
7. Una vez realizado el depósito, el Asesor comercial solicita al cliente envíe por correo electrónico el
comprobante de pago para facturar y notificar a la Gerencia Administrativa y al Almacén para generar la
factura y considerar el equipo a enviar (ya sea en stock o por llegar).
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8. En caso de que el equipo se tenga que enviar a algún destino de la república, habrá que presentar a
almacén los datos de envío (Cliente, dirección completa, contacto, teléfono) para que Almacén pueda
elaborar la guía de envío.
9. Si no se cuenta con el equipo en stock, el Asesor comercial solicita al Director Comercial el equipo a
fincar (número de parte, producto y cantidad), indicando nivel del integrador cuando así sea necesario y
estado en donde se ubica.
10. El Asesor comercial notifica al cliente la fecha aproximada de llegada del equipo para que programe
el pago restante y poder entregarle en cuanto llegue.
11. Si el cliente recibe el producto en las instalaciones de Unisol, firma de recibido en el documento
“Anexo de series”. En caso de que le llegue por mensajería, Unisol conserva la Guía de envío y si la
mercancía sufre daño o pérdida, Unisol reclama a la Mensajería la reposición de los bienes dañados o
perdidos.
SEGUIMIENTO DE PROSPECTACIÓN Y VENTA
1. El Asesor comercial debe entregar al Director Comercial cada mes o en su caso cuando sea
requerido, el Reporte de estatus de Proyectos (cotizaciones arriba de 5,000 USD antes de IVA) en el
archivo “Reporte de Cotizaciones superiores a $5,000.00.
2. El Asesor comercial debe revisar semanalmente en el CRM, el Reporte de clientes con Venta y
Clientes por estado, para poder hacer referencia de qué clientes no han comprado y poder atenderlos.
3. El Asesor comercial debe actualizar y dar seguimiento en cotizaciones abiertas (diario ingresar al
sistema).
4. Para lograr las comisiones establecidas, el Asesor comercial debe llegar a los %s establecidos de
facturación (indicados por Dirección comercial y actualizados en el CRM) donde dos veces al día llega
correo en automático con los montos facturados, Presupuesto mensual y porcentaje acumulado,
cumpliendo con una hora de llamadas diarias salientes de prospectación mensual (60 minutos x Días
hábiles del mes), de lo contrario se prorratea la comisión acorde al porcentaje de llamadas realizadas en
el mes. Este reporte lo hace llegar el área de Sistemas a Dirección comercial, para verificar los minutos
de llamadas salientes.
Revisión
(versión)
0
Descripción del cambio
Decía:
No se identifican ya que este
documento es de reciente
creación.
Dice:
Fecha de
implementación
02-01-13
Registros:
No.
1
2
3
Identificación
Almacenamiento
Protección
Propuesta
económica
Integrador.
TOP-CRM
Antivirus
Servidor O Equipo
Del Responsable
Antivirus
administración
Contra
el
clima o en
al
Correo
electrónico del
Comprobante
de pago.
Factura.
Recuperación
Retención
Se
solicita
Respaldo
al
área
de
infraestructura
Se
solicita
Respaldo
al
área
de
infraestructura
Se vuelve a
imprimir
1 año mínimo
TOP-CRM
Disposición
1 año mínimo
Correo
electrónico
1 año mínimo
Área
de
administración
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Documento: Procedimiento Comercial.
Rev: 0
De fecha: 02-01-13
4
Reporte
estatus
Proyectos
de
de
Excel
servidor
si
es
electrónica
Antivirus
5
Anexo
series.
de
Carpeta
de
Facturas del mes.
Acceso
restringido.
6
Guía
de
mensajería
carpeta
Contra
el
medio
ambiente
Se
solicita
Respaldo
al
área
de
infraestructura
Se reimprime el
documento y le
solicito fotocopia
al cliente.
Checar
la
mensajería
1 año mínimo
Equipo
de
responsable
1 año mínimo
Archivo muerto.
1 año mínimo
carpeta
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