Plan Anticorrupción 2016

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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
COMPONENTE
INDICADORES
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
ACTUALIZADOS Y
MONITOREADOS
FORMULA
(Riesgos de corrupción
actualizados y
monitoreados/total de
riesgos de corrupción)
*100
META
1. Política de
Administración de
Riesgos
100%
1. ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
2.RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES
3. PARTICIPACIÓN
CIUDADANA Y
RENDICIÓN DE
CUENTAS
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
MATERIALIZADOS
0%
TRÁMITES Y/O
SERVICIOS
RACIONALIZADOS
TRÁMITES Y/O
SERVICIOS
RACIONALIZADOS
1
(Nº acciones de
rendición de cuentas y
participación ciudadana
ejecutadas/Total de
acciones de rendición
de cuentas y
participación
ciudadana)*100
2. Construcción del
Mapa de Riesgos de
Corrupción
ACTIVIDAD
Elaboración de la Política de
administración de riesgos
Actualización de mapas de
riesgos
Consoldación de mapas de
riesgos
3. Consulta y
Divulgación
(Nº riesgos de
corrupción
materializados/Nº total
de riesgos corrupción)
*100
ACCIONES DE
RENDICIÓN DE
CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
EJECUTADAS
SUBCOMPONENTE
Diseñar y enviar volante virtual
de la administración de riesgos
Administrar los riesgos a cargo
4.Monitoreo y revisión
de cada líder de proceso
Verificar y evaluar la
elaboración, visibilización,
5.Seguimiento
seguimiento y control del Mapa
de Riesgos de Corrupción
Revisión de trámites para
adjudicación de subsidios
1. Racionalización de municipales para compra de
trámites
vivienda usada, mejoramiento
de vivienda y titulación de
predios.
Realizar el diseño,
1. Información de
implementación y seguimiento
calidad y en lenguaje
de una política de
claro
comunicación.
Socializar en la página web y
redes sociales, los logros de la
gestión que realiza el Gerente.
Elaborar y hacer seguimiento a
los informes de ley.
2. Diálogo de doble vía Elaboración, publicación y
con la ciudadanía y sus socialización del Plan
organizaciones
Anticorrupción, atención y
participación ciudadana.
Talleres de socialización con la
comunidad beneficiaria de los
proyectos de mejoramiento de
vivienda.
Elaborar el Plan Institucional de
Capacitación 2016 de acuerdo
con las necesidades
informadas por las
dependencias.
100%
3. Incentivos para
Ejecutar las actividades de
motivar la cultura de la
capacitación y realizar la
rendición y petición de
evaluación de las mismas.
cuentas
Socializar y divulgar el proyecto
de rediseño institucional de la
Caja de la Vivienda Popular.
4. Evaluación y
retroalimentación a la
gestión institucional
Ejecutar el programa anual de
auditoriías internas de gestión e
internas al sistema de gestión
de la calidad.
Verificar el seguimiento a las
estrategías del Plan
Anticorrupción y Participación
ciudadana.
Coordinar la aplicación de las
encuestas de percepción del
cliente sobre los servicios que
presta la entidad.
1. Estructura
administrativa y
direccionamiento
estratégicio
Solicitar el registro público de
PQRs recibidas en la entidad
semestralmente.
Diseñar y difundir mensajes
internos durante el año 2016
para fortalecer la cultura del
servicio a la ciudadanía por
parte de los servidores públicos
de la Caja de la Vivienda
Popular.
Solicitar al área de sistemas y
gestión documental el
2. Fortalecimiento de
desarrollo del chat para servicio
los canales de atención
de la ciudadanía a través de la
página web de la entidad.
4. MECANISMOS
PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL
CIUDADANO
NIVEL DE
(Nº de usuarios que
SATISFACCIÓN DE
calificaron con 4-5 la
LOS USUARIOS
atención recibida a
FRENTE A LA
través de los canales /
ATENCIÓN RECIBIDA
Nº de usuarios que
A TRAVÉS DE LOS
responden la encuesta
CANALES DE
a través de los canales
ATENCIÓN
de atención)*100
3. Talento humano
80%
4. Normativo y
Procedimental
(Valor calificación
general /Valor máximo
esperado)*100
85%
2. Lineamientos de
Transparencia Pasiva
5. MECANISMOS
PARA LA
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
CUMPLIMIENTO DE
LAS TRD
(valor de calificación
general / valor máximo
esperado) * 100
80%
CUMPLIMIENTO DE
SESIONES DE
CAPACITACIÓN
(Nº Capacitaciones
efectuadas/Nº de
capacitaciones
programadas)*100
100%
MAPA DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN
ACTUALIZADO
MAPA DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN
CONSOLIDADO
LÍDERES DE
PROCESO
PLANEACIÓN
VOLANTE VIRTUAL
PLANEACIÓN
RIESGOS
MONITOREADOS
LÍDERES DE
PROCESO
INFORMES DE
SEGUIMIENTO
CONTROL
INTERNO
RACIONALIZACIÓN
DE 1 TRÁMITE
LIDERES DE
PROCESO
POLÍTICA DE
COMUNICACIÓN
ALTA DIRECCIÓN
PUBLICACIÓN EN LÍDER SISTEMAS Y
PAGINA WEB Y
GESTIÓN
REDES SOCIALES
DOCUMENTAL
REPORTE DE
CONTROL
INFORMES DE LEY
INTERNO
PLAN
ANTICORRUPCIÓN
PLANEACIÓN
Y ATENCIÓN
CIUDADANA
ACTA TALLERES DE
SOCIALIZACIÓN
RESOLUCIÓN DE
ADOPCIÓN DEL
PLAN DE
CAPACITACIÓN,
BIENESTAR E
INCENTIVOS
INFORME DE
ACTIVIDADES DE
CAPACITACIÓN
REALIZADAS
INFORME DE
ACCIONES
ADELANTADAS EN
PROCESO DE
REDISEÑO
INSTITUCIONAL
LIDERES DE
PROCESO
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
ALTA DIRECCIÓN
AUDITORÍAS
DOCUMENTADAS
CONTROL
INTERNO Y
AUDITORES DE
CALIDAD
DOCUMENTO DE
SEGUIMIENTO
CONTROL
INTERNO
1.REPORTE DE
ENCUESTAS
DILIGENCIADAS.
2.INFORMDE DE
RESULTADOS.
PLANEACIÓN
REGISTRO DE
SOLICITUDES
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
MENSAJES
INTERNOS
PLANEACIÓN
ALTA DIRECCIÓN
COMUNICACIÓN
INTERNA
ALTA DIRECCIÓN
Socializar las actualizaciones
realizadas a la documentación
interna sobre el trámite de
peticiones ante la Caja de la
Vivienda Popular
LISTADOS DE
ASISTENCIA A
LÍDER SISTEMAS Y
SOCIALIZACIÓN,
GESTIÓN
REGISTROS DE
DOCUMENTAL
PUBLICACIÓN EN
PÁGINA WEB
Documentar y/o actualizar los
procesos, procedimientos,
manuales, lineamientos, guías y
formatos a cargo de cada
dependencia.
Atender audiencias con los
sectores públicos y privados
relacionados con la Política de
vivienda y sus respectivos
programas y proyectos.
DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVASUBGERENCIA
TÉCNICA
ASISTENCIAS DE
REUNIONES
ALTA DIRECCIÓN
INFORME
ELABORADO Y
PUBLICADO
SECRETARIA
EJECUTIVA DE
GERENCIA Y LÍDER
SISTEMAS Y
GESTIÓN
DOCUMENTAL
ASISTENCIAS A
SOCIALIZACIÓN
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
Mantener actualizada en la
página web los requisitos de la
Ley 1712 de 2014 y su Decreto
Reglamentario No. 103 de 2015
REQUISITOS DE LA LÍDER SISTEMAS Y
LEY 1712
GESTIÓN
PUBLICADOS
DOCUMENTAL
Validar el registro de solicitudes
de información recibidas.
SECRETARIA
EJECUTIVA DE
CONFIRMACIÓN DE
GERENCIA Y LÍDER
PUBLICACIÓN DE
SISTEMAS Y
REGISTRO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
3. Elaboración de
Mantener actualizada la tabla
instrumento de gestión de retención documental de las
de la información
depencias
Preparar a los líderes de
proceso que brinden
orientación a través del servicio
de chat.
4. Criterio diferencial de
accesibilidad
Definir horarios de atención
para el servicio de chat.
Elaborar informe
pormenorizado de peticiones
5. Monitoreo de acceso
recibidas y solicitar al Líder de
a la información pública
sistemas y gestión documental
su publicación en la página web
6. INICIATIVAS
ADICIONALES
RESPONSABLE
ALTA DIRECCIÓN
COMUNICACIÓN
INTERNA
Socialización de la Ley 1712 de
2014 y su Decreto
Reglamentario No. 103 de 2015
TABLAS DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
PRODUCTO
POLÍTICA DE
RIESGOS
Solicitar a la subgerencia
administrativa (Gestión del
talento humano capacitación
sobre atención al ciudadano)
5. Relacionamiento con
el ciudadano
Elaborar el informe
pormenorizado de peticiones
recibidas y solicitar al área de
sistemas su publicación en la
página web
1. Lineamientos de
Transparencia Activa
ENE.FEB.MAR.ABR. MAY. JUN.JUL.AGO.SEP.OCT. NOV. DIC.
1. Promover el papel de
Capacitación en fundamentos
la ética en la función
éticos de la función pública
pública
TABLA DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
LIDER SISTEMAS Y
GESTIÓN
DOCUMENTAL
ACTAS SESIONES
DE TRABAJO
LIDER SISTEMAS Y
GESTIÓN
DOCUMENTAL
ACTO
ADMINISTRATIVO
QUE DEFINE
HORARIOS DE
ATENCIÓN DE
CHAT
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
INFORME
ELABORADO Y
PUBLICADO
SECRETARIA
EJECUTIVA DE
GERENCIA Y LÍDER
SISTEMAS Y
GESTIÓN
DOCUMENTAL
CONFERENCIA
CON SERVIDORES
DE LA ENTIDAD
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2016
Riesgo Inherente
Identificación
Proceso
Riesgo
Tráfico de
Mejoramiento influencias para la
de Vivienda adjudicación de
subsidios
Causas
PR
IM
Politicas
Publicas,
Dano a la imagen,
Probable Mayor
Responsabilidad Perdidas economicas
Social
Competencia,
Obtener beneficio
Politicas
Mejoramiento particular mediante
Publicas,
de Vivienda el uso indebido del
Responsabilidad
poder.
Social
Tomar decisiones
Gestion y que afecten el
Construcción interés general por
de vivienda atender uno
particular.
Concecuencias
Competencia,
Cambios de
Gobierno,
Politicas
Publicas,
Personas
ZR
Controles
Verificación del
Zona de cumplimiento de la
Riesgo norma que regula la
Extrema adjudicación del
subsidio.
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen, Perdidas
economicas
Posible
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen,
Generacion de
victimas
Zona de Seguimiento a los
Probable Catastrófico Riesgo procedimientos de
Extrema adjudicación.
Riesgo Residual
PR
IM
Probable Mayor
NR
Zona de
Riesgo
Extrema
Opciones
de Manejo
Prevenir
riesgo
Acciones
Verificación de los requisitos
documentales mediante
formato F-121 Chec list
mejoramiento de vivienda y
verificación del cumplimiento
de requisitos en Comité de
Subsidios (Verificación
aleatoria).
Responsable
Trabajo Social y
Sensibilización
Comunitaria
Reducir
Riesgo
Capacitación en materia de
Subgerencia
contratación e interventoría de
Tecnica
contratos.
Probable Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar el
Riesgo
Reducir el
Riesgo
Aplicación de la norma para
la selección de los posibles
Subgerencia
beneficiarios de los proyectos Tecnica
de vivienda.
Validación de
requisitos
Prevenir
riesgo
Publicar en página web los
Subgerencia
requisitos para la titulación de
Administrativa
inmuebles.
(Nº total de
PQRs
relacionadas con
Identificación del titulación de
acto de
predios * Nº
corrupción
PQRs
identificadas
como actos de
corrupción)/100
0
Evitar el
Riesgo
Responder observaciones y
corregir los defectos
Subgerencia
advertidos.
Revisión de los
Administrativa
Estudios Previos por parte del
responsable del proceso.
(Nº de procesos
Eficacia de la
revisados / Nº
aplicación de los
de procesos
controles
exitosos) *100
100%
Auditorias
realizadas al
proceso de
gestión del
talento humano
Catastrófico
Establecer
disposiciones en
los estudios previos
y en los pliegos de
Gestión
condiciones que
Competencia
Contractual
direccionen el
proceso hacia un
grupo y/o firma en
particular.
Daño a la imagen
Posible
Verificación del
cumplimiento de los
Zona de
requisitos legales
Catastrófico Riesgo
para la elaboración
Extrema
de los estudios
previos.
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Indebida aplicación
Gestión del de las normas y
Recurso
procedimientos en Competencia
Humano
beneficio propio o
de un tercero.
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen
Posible
Seguimiento al
cumplimiento de las
Zona de
funciones de los
Catastrófico Riesgo
Posible
servidores públicos y
Extrema
cumplimiento de los
procedimientos
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar el
Riesgo
Evaluaciones parciales
semestrales del desempeño y
cumplimiento de compromisos
laborales.
Subgerencia
Validación de los requisitos
Administrativa
mínimos del cargo exigidos en
el manual de funciones contra
hoja de vida.
Disponibilidad de
Capital, Liquidez,
Mercados
Financieros,
Desempleo,
Competencia,
Cambios de
Perdida de
Gobierno,
Informacion, Perdidas Posible
Legislación,
economicas
Politicas
Publicas,
Regulación,
Demografia,
Responsabilidad
Social, Orden
Público
Zona de Verificacion De los
Catastrófico Riesgo recibos de caja con el Posible
Extrema efectivo
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar el
Riesgo
Diariamente se verifique los
recursos recibidos con los
respectivos recibos de caja y
que estos se registren en el
sistema el mismo dia.
Gestión
Financiera
No registrar la
totalidad de los
recaudos
Gestión
Financiera
Disponibilidad de
Capital, Liquidez,
Mercados
Financieros,
Desempleo,
Competencia,
Que el recaudo de
Cambios de
cartera diario no se
Gobierno,
consigne en el
Legislación,
banco el mismo
Politicas
día.
Publicas,
Regulación,
Demografia,
Responsabilidad
Social, Orden
Público
Gestión
Alteración de la
Tecnológica y
informacion
Documental
Gestión
Jurídica
Favorecimiento a
un tercero por
intereses
particulares del
servidor
Planeación
Extralimitación de
funciones en las
decisiones
institucionales en
beneficio propio o
de un tercero
100%
Zona de
Riesgo
Extrema
Daño a la imagen,
Posible
Perdidas economicas
Competencia
(Nº de
validaciones
realizadas/Nº de
adjudicaciones)*
100
Meta
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Titulación
Validación de
requisitos
Fórmula
(Nº total de
PQRs
relacionadas con
Identificación del mejoramientos
acto de
de vivienda * Nº
corrupción
PQRs
identificadas
como actos de
corrupción)/100
Aplicación de la
Zona de
norma en materia de
Catastrófico Riesgo
Posible
Supervisión e
Extrema
Interventoría
Difusión pedagógica
Zona de
sobre requisitos para
Catastrófico Riesgo
Posible
titular bienes
Extrema
inmuebles.
Cobro por la
realización del
trámite.
Indicador
Descripción
Posible
Auditorias
realizadas al
Tesoreria y Cartera procedimiento de
recaudo(Arqueos
de caja)
(Nº de
validaciones
realizadas/Nº de
adjudicaciones)*
100
0
100%
Auditorias
realizadas al
proceso de
gestión del
talento humano
0
Auditorias
realizadas al
procedimiento de
recaudo.
(Arqueos de
caja)
0
Auditorias
realizadas al
procedimiento de
recaudo.
(Conciliaciones)
0
(acciones
planeadas/
Acciones
ejecutadas)*100
100%
(Procesos
fallados a favor
de la C.V.P /
Numero de
demandas
presentadas
contra la
Entidad)*100
90%
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar el
Riesgo
El profesiuonal especilizado
debera conciliar
selectivamente las
consignaciones con los
recibos de caja, para verificar
Tesoreria y Cartera
que se esten consignando la
totalidad de los valores
recibidos, se deberan realizar
por lo menos una vez a la
semana.
Personas
Afectacion de
operaciones, Dano a
Zona de Aplicacion en tiempo
la imagen, Perdida de Probable Catastrófico Riesgo real Backup Codigo Probable Catastrófico
Informacion, Perdidas
Extrema de Etica
economicas
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar el
Riesgo
1) Realizar diariamente copias
de seguridad. 1) Aplicacion
diaria y tiempo real de los
registros de cartera y
facturacion 1) Dar a conocer el
codigo de etica
Competencia
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen, Perdidas
economicas
Evitar el
Riesgo
Debatir los respectivos
procesos jurídicos que
adelanta la entidad en el
comité de conciliación y
defensa judicial para evitar el
favorecimiento a terceros y
seguimiento y vigilancia de
cada una de las etapas
procesales.
Subgerencia
Administrativa
Eficacia de los
criterios de
defensa
Prevenir el
riesgo
Entrega de funciones a los
servidores públicos al
momento de tomar posesión.
Realizar comités de gerencia
e informes de gestión.
Desarrollar el programa de
auditorías. Revisión por la
dirección al Sistema de
Gestión de Calidad.
Alta Dirección
Auditorias
realizadas al
proceso de
planeación
Auditorias
realizadas al
proceso de
planeación
Identificación de
las desviaciones
para tomar
correctivos que
garanticen el
cumplimiento de
los objetivos
institucionales.
Nº de acciones
correctivas
implementadas
100%
Nº de acciones
Mejoramiento de
correctivas
procesos.
implementadas
100%
Afectacion de
operaciones, Perdida
Posible
de Informacion,
Perdidas economicas
Competencia
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen
Control
Interno
Inoperancia del
Sistema de Control Competencia
Interno
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen
Control
Interno
Inobservancia de
principios éticos en
Competencia
el desarrollo de las
auditorías internas.
Afectacion de
operaciones, Daño a
la imagen
Zona de Conciliacion recaudo
Catastrófico Riesgo con consignaciones Posible
Extrema realizadas
Posible
Lineamientos de
defensa establecidos
Zona de
por el comité de
Catastrófico Riesgo
Posible
conciliación y
Extrema
seguimiento a los
mismos.
Posible
Manual de funciones.
Realizar el control
jurídico a la
expedición de actos
Zona de
administrativos y
Catastrófico Riesgo
Posible
conceptos técnicos.
Extrema
Seguimiento al
Sistema de Gestión
de Calidad y Control
Interno.
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Auditorias
realizadas al
procedimiento de
recaudo.
(Conciliaciones)
Sistemas y Gestión
Documental
Financiera,
Acciones
Contabilidad y
correctivas
Presupuesto
implementadas
Subgerencia
Administrativa
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Posible
Presentar los
informes
Zona de pormenorizados del
Catastrófico Riesgo estado del sistema de Posible
Extrema control interno en
cumplimiento de la
Ley 1474 de 2011.
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Prevenir el
riesgo
Programar y ejecutar el Plan
de Auditorías Internas.
Realizar seguimiento y
Control Interno
evaluación a los componentes
del módulo de control.
Posible
Examinar debilidades
Zona de y fortalezas del
Catastrófico Riesgo control en la
Posible
Extrema operación de la
entidad.
Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
Prevenir el
riesgo
En los informes finales de
auditoría interna, emitir juicios
basados en evidencias sobre
Control Interno
los aspectos mas importantes
de la gestión, así como los
resultados obtenidos.
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