Lineamiento de Gastos Administrativos - Bogotá

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Tabla de contenido
Contenido
1 Objetivo general. ................................................................................................................... 2
2
Objetivos específicos. ........................................................................................................... 2
3
Alcance. ................................................................................................................................ 2
4
Vigencia. ............................................................................................................................... 2
5
Marco conceptual.................................................................................................................. 2
5.1
Marco de referencia Teórico.......................................................................................... 3
5.1.1 Costo vs. Gasto ......................................................................................................... 3
5.1.2 Clasificaciones de Costos .......................................................................................... 4
5.1.3 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–)................................ 5
5.2
Marco de referencia conceptual .................................................................................... 5
6
Justificación. ....................................................................................................................... 12
7
Antecedentes. ..................................................................................................................... 12
8
Normatividad....................................................................................................................... 12
9
Principios. ........................................................................................................................... 13
10
Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna. ............................................... 14
11
Evaluación del lineamiento o política interna. ................................................................. 14
12
Responsabilidades y competencias. ............................................................................... 15
13
Administración del procedimiento y documentos asociados ........................................... 15
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Objetivo general.
Identificar los conceptosdel componente de Gastos Administrativos que hace parte de las
estructuras de costos, en el marco del proceso de adquisiciones y proceso de gestión de
bienes y servicios para suplir las necesidades en el desarrollo de actividades de los proyectos
de inversión social en la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS).
2
Objetivos específicos.
a)
b)
c)
d)
Identificar los conceptos que hacen parte del componente de gastos administrativos.
Definir los conceptos que hacen parte del componente gastos administrativos.
Fortalecer el seguimiento al componente de gastos administrativos.
Establecer criterios para determinar la participación de asignación por cada concepto del
componente de gastos Administrativos.
e) Facilitar al interior de las dependencias la comprensión del componente de Gastos
Administrativos en las estructuras de costos
f) Mejorar continuamente el sistema de costeo de la SDIS.
3
Alcance.
Este lineamiento pretende establecer criterios para determinar la participación de asignación
por cada concepto del componente de gastos Administrativos, facilitar al interior de las
dependencias la comprensión del mismo, mejorar el reconocimiento, formulación y estimación
de los conceptos que hacen parte integral del componente de gastos administrativosy a su vez
permite mejorar continuamente el sistema de costeo de la SDIS.
4
Vigencia.
Su vigencia será a partir de su oficialización en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la
Entidad, hasta que sean realizadas las actualizaciones al mismo.
5
Marco conceptual.
La SDIS asume como propósito fundamental de su misión, liderar el diseño, implementación,
seguimiento y evaluación de políticas públicas sociales, dirigidas a mejorar la calidad de vida de
los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá y la realización de sus derechos, a través de la gestión
social integral desde los territorios.
Dentro de la Gestión Social Integral, la SDIS plantea como uno de sus pilares la prestación de
servicios sociales de prevención y promoción de derechos, y de protección y restablecimiento
de los mismos, de acuerdo a lo planteado en el Decreto 607 de 2007. Para ello, es necesario
que la Entidad cuente con herramientas y metodologías para facilitar la planeación económica,
financiera y operacional de los servicios sociales, que garantice su prestación de forma integral
y con altos estándares de calidad.
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Así, para el desarrollo de estas herramientas, la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
(DADE)realiza el sistema de costos precisandoactividades que permitan el desarrollo de
lineamientos, herramientas, procedimientos, instructivos, para brindar mayores elementos que
faciliten la presentación y elaboración del análisis de costos de los recursos destinados a la
adquisición de bienes o servicios prestados por los proyectos de inversión de la SDIS.
Es por ello que surge el Lineamiento Gastos Administrativos, que se constituye como el soporte
teórico que precisa los términos, conceptos básicos,rubros y acciones específicas empleadas
en el manejo del componente de Gastos Administrativos, que hace parte de la estructura de
costos para la adquisición de determinado bien o servicio.
5.1 Marco de referencia Teórico1
5.1.1 Costo vs. Gasto
El Costo se define como la erogación monetaria (o equivalente) surgida por el consumo de los
elementos incorporados en una actividad económica, en el marco de la producción de un bien o
servicio.
Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la producción de bienes y
la prestación de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de
cometido estatal de la entidad contable pública, con independencia de que sean suministrados
de manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no significativos, o a precios de
mercado.2
La estimación y manejo adecuado de la información de los costos es vital en materia gerencial,
para que las organizaciones tomen decisiones en materia de definición de presupuesto,
rentabilidad, ventas, entre otros. Es por ello que los costos se vuelven esenciales en los
sistemas de información financiera.
Por otra parte, es importante tener en cuenta el concepto “Gasto”, pues si bien consiste
también en una erogación, ésta se enfoca a la realización de actividades de tipo administrativo,
estratégico o logístico, que sirven de apoyo a la producción del bien o la prestación del servicio.
De este modo, se tiene que en el marco de los Sistemas de Contabilidad Pública, para las
Entidades del gobierno (ya sea del orden nacional, departamental, territorial, etc.), todas las
erogaciones son contabilizadas como gastos, excepto aquellas asociadas a la producción de
bienes o servicios individualizables (como los servicios sociales).
No obstante, existen casos (especialmente en las empresas industriales y comerciales privadas
o estatales), en las que una misma erogación puede ser un costo o gasto, lo cual depende del
área, lugar o tipo de empresa que la genere.
1Coste
(2014). En Wikipedia, la Enciclopedia Libre. Consultado el 23 de julio de 2014 en http://es.wikipedia.org/wiki/Coste. Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de
referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público. Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde:
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/
MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.
2 Plan General de Contabilidad Pública. Año 2001
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Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable
pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no
transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en:
administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social,
operacionesinterinstitucionales y otros gastos.3
Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir previsiones futuras de
ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten
el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad
operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción.4
5.1.2 Clasificaciones de Costos
Los costos (e incluso los gastos) son clasificados de múltiples formas, que dependen de
algunas características particulares y de las decisiones que surgen de dicha clasificación. En la
Figura No. 1, se encuentran las categorías de clasificación más utilizadas, las cuales asimismo
son descritas a continuación:
Grafico No. 1. Categorías de clasificación de costos
Según relación
con el producto
u objeto de
costo
Según área de
generación
Según
información
histórica
Según
momento de
afectación
Según control
Según
desembolso
incurrido
Según nivel de
operación
Producción
Directos
Históricos o
reales
Del período
Controlable
Desembolsable
Fijos
Distribución
Indirectos
Predeterminados
Del producto
No controlable
De oportunidad
Variables
Administración
Mixtos
Financiamiento
Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, con base en el Marco de referencia para la implantación del sistema de costos
en las entidades del sector público de la Contaduría General de la Nación.
1. De acuerdo a su relación con el producto u objeto de costo
3
Plan General de Contabilidad Pública Año 2001
General de Contabilidad Pública Año 2001
4Plan
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a) Directo: Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el que
se genera (producción, Servucción5, actividad, etc.).
b) Indirecto:Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que
fueron generados (actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su asignación,
se requiere la aplicación de un criterio de distribución, este criterio se calcula sobre la
base de los factores que generaron el costo o gasto, es decir su relación de causa y
efecto.6
2. De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo
a) Controlables: Aquellas erogaciones sobre las cuales la administración de la organización
tiene facultades de incrementarlos, reducirlos o eliminarlos, es decir, para controlarlos.
b) No controlables: Aquellos sobre los cuales no es posible evitar su generación, pues son
externos a las facultades de la administración de la entidad.
5.1.3 Costeo Basado en Actividades (ActivityBasedCosting –ABC–)
Sistema de distribución de costos, que se basa en la asignación de los recursos de acuerdo a
las actividades realizadas por la organización, y de éstas últimas a los productos o servicios
desarrollados por la misma.
Bajo este sistema, se asigna a los productos tanto las acciones administrativas como
operativas, por lo que se tienen en cuenta tanto los costos operacionales como los gastos
adicionales en los que incurre la entidad para el desarrollo de su objeto social.
Por lo anterior, el sistema de costeo ABC ha sido el de mayor aceptación y credibilidad para el
manejo y estimación de los costos, tanto para fines internos y gerenciales como para el reporte
de información a organismos de control y regulación en Colombia.
Es por ello que la Contaduría General de la República considera que el sistema de costeo ABC
“(…) debe ser la metodología de costeo utilizada para efectos administrativos y contables
por los entes públicos, que les permita una mejor gestión de sus procesos y actividades y
redunde en beneficio no sólo de las empresas sino de la comunidad en general”7.
5.2 Marco de referencia conceptual
En el ejercicio investigativo y la necesidad deconceptuar y desglosar el componente de gastos
administrativos que hacen parte de las estructuras de costos para los proyectos de inversión en
la SDIS,se plantea unificar el modelo de costeo de los mismos que permitirá realizar, analizar,
5Proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la realización de la prestación
de un servicio y cuyas características han sido determinadas desde la idea concebida, hasta la obtención del resultado como tal (el servicio).
6 Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde:
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/
MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.
7 Ibídem, p. 40.
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evaluar y controlar el costeo de todos los elementos o recursos involucrados en este
componente.
En este marco conceptual se entenderá por:
Costo
El consumo de recursos (materias primas, mano de obra, costos indirectos, etc.) que se
requieren para desarrollar actividades relacionadas con la producción de bienes o la prestación
de servicios.
Materiales o insumos directos: son los elementos físicos de consumo que se utilizan en la
producción de bienes o en la prestación de servicios y tiene las siguientes características:
•
Son tangibles,
•
Son de fácil medición y cuantificación
•
En las empresas de servicios generalmente no existen o no integran físicamente el
producto, pero se pueden presentar casos en los que sea necesario utilizar materiales o
materias primas para la adecuada prestación de los servicios.
Mano de obra directa: está representada en los salarios, honorarios, y demás conceptos
laborales que se reconocen como contraprestación por el esfuerzo físico o mental de los
trabajadores que tienen una relación directa con la producción o la prestación de servicios.
Costo Directo
Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el que se genera
(producción, Servucción8, actividad, etc.).9, en este sentido es todo costo que esté involucrado
para la prestación del servicio o desarrollo de una actividad específica.
Costo Indirecto
Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que fueron generados
(actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su asignación, se requiere la aplicación
de un criterio de distribución, este criterio se calcula sobre la base de los factores que
generaron el costo o gasto, es decir su relación causa y efecto.
Este concepto agrupa una serie de costos necesarios para completar el proceso de producción
o del servicio se denominan Costos Indirectos de Fabricación (CIF) o Costos Indirectos del
Servicio (CIS) y a estos pertenecen los siguientes conceptos de costos: materiales o insumos
indirectos, mano de obra indirecta, servicios públicos, depreciaciones de los equipos
productivos, mantenimiento y reparaciones, entre otros. Es el elemento más difícil de medir y
8Proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la realización de la prestación
de un servicio y cuyas características han sido determinadas desde la idea concebida, hasta la obtención del resultado como tal (el servicio).
Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público. Bogotá: Contaduría General de la
Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/
MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.
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asignar dentro del proceso de costeo, pues no es tan visible una asociación inmediata con los
procesos de producción de bienes o prestación de servicios.10
Estructura de Costos
Tabla resumen que muestra los conceptos de gastos involucrados en el servicio social o el
suministro de elementos a ser contratado, indicando los valores unitarios y subtotales por
concepto, así como los costos totales por grupo y el gran total de los costos. Asimismo, clasifica
el porcentaje de aportes de la Secretaría Distrital de Integración Social y el de las Entidades con
las que se asocia. Es generada por la Matriz de Costos definida y aprobada por la Dirección de
Análisis y Diseño Estratégico y la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Gastos de administración
Se refieren a gastos ocasionados por la planeación, el seguimiento y ejecución de los recursos,
o suma de dinero que implique una contraprestación o beneficio por la prestación de un servicio
a cargo de la entidad.
Gastos administrativos
Son aquellos que se originan en el área administrativa y abarcan básicamente los gastos
relacionados con la dirección general de la empresa, los cuales no están vinculados de manera
directa con la producción o prestación del servicio.
Estos gastos a su vez tienen la característica de fijos, es decir que permanecen constantes
durante un período, inclusive si existiere una baja en la producción, o en la generación de un
servicio.11
No sobra reiterar que los gastos administrativos están directamente asociados con la gestión
administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización y control para el logro de las
metas fijadas por el ente económico en desarrollo de su actividad social.
De acuerdo a la guía metodológica de contabilidad pública12 el reconocimiento de los gastos
administrativos se deben hacer con sujeción a los principios de;
Medición: teniendo en cuenta que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales,
deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando
técnicas cuantitativas o cualitativas.13
Prudencia: Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga
Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde:
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/
MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.
11 Concepto 115-023208 / 2012-04-19 / Superintendencia de Sociedades
12 Guía metodológica de contabilidad pública-Auditoría General de la República, Junio de 2013
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menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y
los gastos.
Y en los atributos de:
Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió
la condición (situación actual-“lo que es”), o el motivo por el que no se cumplió el criterio (unidad
de medida o norma aplicable- “lo que debe ser”).
Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo
que es y lo que debe ser.Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que
ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la
administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición.
Por lo anterior, se concluye que los gastos administrativos se consideran erogaciones
necesarias para cumplir con los compromisos asumidos en virtud del convenio o acuerdo, pero
que en ningún caso, constituyen utilidad a favor de la persona jurídica o natural con la que la
Entidad realiza el convenio o contrato. Es de aclarar que los conceptos que se tienen en cuenta
en los gastos administrativos no deben estar contenidos en los costos directos.
De acuerdo a lo anterior,el cálculo de los gastos administrativos para todas las estructuras de
costos que soporten procesos de contratación en las modalidades de: convenio
Interadministrativo, convenio de Asociación, Convenio de Cooperación y adquisición de bienes,
u otros que involucren este componente manejarán una matriz de cálculo denominada
“Estructura de Gastos Administrativos” donde encontrarán los siguientes conceptos:
i.
Talento Humano Asociado a la prestación del servicio de manera indirecta:Hace
referencia al equipo de personas sean profesionales, técnicos o auxiliares que aportan
al cumplimiento del servicio, contrato o acuerdo.
ii.
Seguridad Social; Referido al personal que se contrate de carácter eventual: y que
se pueden considerar un costo indirecto asociado a la prestación del servicio.
iii.
Materiales y útiles de oficina: costos indirectos asociados al consumo de materiales y
útiles de oficina, consumibles propios de las actividades administrativas.
iv.
Muebles de Oficina para sede administrativa: costos indirectos asociados a cubrir los
gastos para la adquisición de mobiliario y equipo de administración tales como:( sillas,
escritorios, archivadores entre otros).
v.
Equipos de cómputo, materiales-útiles para el procesamiento y software: costos
indirectos asociados a cubrir los gastos asociados a la adquisición de bienes
informáticos o de audio y video tales como: servidores, computadores de escritorio,
portátiles, equipos de conectividad, fotocopiadora, radios, televisores, proyectores,
cámaras fotográficas; para la adquisición de software como paquetes o programas que
sean aplicados en los sistemas administrativos; o costos asociados a la adquisición de
materiales y útiles para el procesamiento de equipos de cómputo, tales como tóner, tinta
para impresoras, CD, entre otros.
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vi.
Adquisición de material, artículos y enseres para el aseo: costos indirectos
asociados a la limpieza e higiene, tales como: escobas, detergentes, jabones, guantes y
otros productos similares.
vii.
Fotocopias: Costos asociados para la adquisición de copias de documentos, libros,
folletos,etc., todo lo relacionado al proceso administrativo.
viii.
Comunicaciones: Costos asociados a cubrir las acciones de la difusión de mensajes
sobre los programas o actividades de la entidad en pro de la comunidad, en la
adquisición de material POP( Point of Purchase ) categoría del Marketing que recurre a
la publicidad que busca generar una permanencia de la información recurriendo a una
gran variedad de objetos donde se puede imprimir o estampar información de la SDIS,
servicio, modalidad, etc. o Publicidad.
ix.
Materiales y artículos de construcción y reparación: Costos indirectos asociados a la
adquisición de materiales y artículos utilizados en la construcción, reconstrucción,
ampliación, adaptación, mejora, conservación, reparación y mantenimiento de bienes
inmuebles.
x.
Material eléctrico y electrónico: Costos asociados a la adquisición de todo tipo de
material eléctrico y electrónico, tales como: cables, interruptores, bombillos, alambres,
entre otros, que se requieran para la adecuación o mantenimiento de las oficinas
administrativas.
xi.
Imprevistos: Costos indirectos mínimos
ejecución del proceso.
xii.
Herramientas básicas para reparaciones locativas: Costos indirectos asociados a la
adquisición de herramientas básicas para reparaciones locativas (martillo, escalera,
cintas, candados, cerraduras, chapas, llaves, manijas).
xiii.
Servicios públicos: Costos indirectos asociados al consumo de servicios como
telefonía, energía eléctrica, agua, Internet y gas.
xiv.
Mantenimiento y conservación de inmuebles: Costos indirectos asociados a cubrir el
mantenimiento mobiliario, de equipos de cómputo, de maquinaria y equipo, de jardinería
y fumigación.
xv.
Caracterización de aguas vertidas:Costos indirectos asociados al mantenimiento de
los desagües, canales, entre otros.
xvi.
Alimentos y utensilios: costos indirectos asociados a la adquisición de todo tipo de
productos alimenticios y bebidas para el consumo del personal administrativo, en las
dependencias y entidades, derivado de actividades extraordinarias requeridas en el
que incurrirán a eventualidades durante la
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cumplimiento de la función. (Refrigerios para el personal administrativo, platos, vasos,
servilletas, gaseosas. etc.).
xvii.
PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental):Costos indirectos asociados a la
planeación y ejecución del proceso, que parte del análisis de la situación ambiental
institucional, con el propósito de brindar información y argumentos necesarios para el
planteamiento de acciones de gestión ambiental que garanticen primordialmente el
cumplimiento de los objetivos de ecoeficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008.
xviii.
Transporte para personal de campo: Costos indirectos asociados al servicio de
traslado y viáticos necesarios para la prestación del servicio pero que no hacen parte de
un costo directo del servicio prestado, por ejemplo para asistir a reuniones, talleres,
cursos, encuestas, entre otros.
xix.
Transporte de alimentos: Costos indirectos asociados a los requerimientos de
transporte de alimentos para cada uno de los centros de atención de la SDIS.
xx.
Reconocimiento al desgaste de la dotación de la sede administrativa:Se entiende
como el costo que se le reconoce a un operador de los servicios de la SDIS, por el uso
de los elementos que el disponga para la prestación de un servicio dado. Estos
elementos serán de propiedad del operador y se le reconocerá un pago mensual por el
uso de los mismos para ser dispuestos en la atención o prestación de los servicios a los
respectivos beneficiarios.
xxi.
Reconocimiento económico al uso predial (arriendo) de la sede
administrativa:Costo indirecto asociadoal valor asignado o precio mediante el cual el
propietario intercambia el derecho de uso y goce periódico de la sede administrativa.
xxii.
Reconocimiento económico al uso predial (adicionales) de la sede administrativa:
Costo indirecto asociado a los servicios, cosas o usos conexos inherentes al goce del
inmueble y a la satisfacción de las necesidades propias de cada lugar de la sede
administrativa.
xxiii.
Otros Servicios: Costos indirectos asociados a otros tipos de servicios que no clasifican
como servicios públicos, como televisión por suscripción, telefonía móvil, suscripciones a
publicaciones periódicas, entre otros.
La Estructura de Gastos Administrativos (ver gráfico No.2) desglosa el componente de tal
forma que permite identificar el porcentaje de participación de cada concepto, adicionalmente
permite establecer de manera apropiada el porcentaje de gastos administrativos que debe
estar entre el 5% y el 10% del costo Directo.
Grafico No.2 Estructura de Gastos Administrativos
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Formato de Impresión
Anexo "Estructuras de costos que incluyen componente de Gastos administrativos"
Secretaría Distrital de Integración Social
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
ESTRUCTURA DE GASTOS ADMINISTRATIVOS
Objeto del contrato:
Area Encargada:
Fecha de Solicitud:
Plazo del contrato:
Costo directo
estructura de costos
base para el calculo
$ 400.000.000
ITEM
DESCRIPCION
Talento humano asociado a la prestación del
1 servicio de manera indirecta
Seguridad Social para todo el personal que se
2 contrate de carácter eventual:
3 Materiales y útiles de oficina
Equipos de cómputo, materiales-útiles para el
4 procesamiento y software:
UNIDAD
DE
MEDIDA
CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
UNIDAD
%PART
mes
1
100,00%
4.415.200
4.415.200
mes
1
100,00%
4.415.200
4.415.200
mes
1
100,00%
4.415.200
4.415.200
mes
Adquisición de material, artículos y enseres
5 para el aseo
6 Fotocopias
mes
1
100,00%
3.788.200
3.788.200
mes
1
100,00%
1.107.600
1.107.600
7 Comunicaciones
mes
1
100,00%
1.204.700
1.204.700
Materiales y artículos de construcción y
8 reparación
9 Material eléctrico y electrónico
mes
1
5,00%
39.517
1.976
mes
1
20,00%
mes
1
70,00%
266.219
186.353
mes
1
70,00%
654.000
457.800
10 Imprevistos
Herramientas básicas para reparaciones
11 locativas
12 Servicios públicos
-
-
13 Mantenimiento y conservación de inmuebles
14 Caracterización de aguas vertidas
15 Alimentos y utensilios
-
PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental):
16
17 Transporte para personal de campo:
18 Transporte de alimentos:
Reconocimiento al desgaste de la dotación de
19 la sede administrativa:
Reconocimiento económico al uso predial
20 (arriendo) de la sede administrativa:
21
mes
1
2,00%
1.599.063
31.981
Reconocimiento económico al uso predial
(adicionales) de la sede administrativa:
-
Otros servicios
22
-
TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS EN PESOS
20.024.211
PORCENTAJE DE GASTOS ADMINISTRATIVOS
5,01%
Elaboró
Proyectó
Profesional tecnico-administrativo
Subdirector (a)
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Justificación.
El desarrollo de este lineamiento permitiráidentificar y estandarizar los conceptos que hacen
parte del componente de gastos administrativos en las estructura de costos empleadas para
el proceso de contratación en las modalidades tales como: convenio Interadministrativo,
convenio de Asociación, Convenio de Cooperacióny adquisición de bienes, necesarios para el
desarrollo de actividades de los proyectos de inversión en la Secretaría Distrital de Integración
Social (SDIS).
Permitirá además orientar a los equipos técnicos administrativos en el manejo de los conceptos
involucrados en el componente de gastos administrativos con el fin de realizar un debido
seguimiento y control de los mismos.
7
Antecedentes.
Heterogeneidad de criterios para la identificación de los conceptos que se involucran en el
componente de los gastos administrativos en las diferentes modalidades de convenios o
contrataciones realizadas por la SDIS.
8
Normatividad.

DECRETO 2649 DE 1993
Aunque no existe una normatividad que regle el tema de gastos administrativos se
realiza el lineamiento basado en el Marco de referencia para la implantación del sistema
de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación.
Extraído el 21 de julio de 2014, en el Plan General de Contabilidad Pública Año 2001,
en la Guía metodológica de contabilidad pública-Auditoría General de la República,
Junio de 2013 y en el Concepto 115-023208 / 2012-04-19 / Superintendencia de
Sociedades.
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia de acuerdo a los
siguientes artículos:
Art 282. Noción. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable
pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien
sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma
cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e
incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.
Art 283. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de
devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de
la entidad contable pública en el período contable. Tratándose de los gastos estimados,
estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en
criterios técnicos que permitan su medición confiable. El reconocimiento de las
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operaciones interinstitucionales debe efectuarse por el valor entregado tratándose de
fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de
efectivo, por el valor de la operación que las genere.
Art 284. Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad
contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y
hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se
clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto
público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.
Art 285. Los gastos de administración corresponden a los montos asociados con
actividades de dirección, planeación y apoyo logístico.
Art 286. Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o
principal de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos de
producción y ventas, o gasto público social, de conformidad con las normas respectivas.
Art 287. Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir
previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o
provisiones poreventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al
desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o
extinción.
PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA
La contaduría general de la nación publica:
14. Los Principios de Contabilidad Pública son: Gestión continuada, Registro, Devengo o
Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Período contable, Revelación, No
compensación y Hechos posteriores al cierre.
9
Principios.
Planeación de las adquisiciones de la Entidad: se refiere a las directrices impartidas
por la Entidad, para la proyección de las necesidades y objetivos, que para su
cumplimiento requieren de la adquisición de bienes o servicios.
Principios Presupuestales: se refieren a los principios del presupuesto público de la
nación, donde se regula y se definen los criterios básicos con los cuales se deben planear
los recursos y su respectivo uso, en cada vigencia fiscal.
Principios de Contabilidad Pública: constituyen pautas básicas o macro reglas que
dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del
SNCP (Sistema Nacional de Contabilidad Pública) y de los objetivos de la información
contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de
procedimientos y la doctrina contable Pública.
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Todos los descritos en el ideario ético del distrito (ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ,
2007) y la norma técnica de calidad en la gestión pública.
Principio de transparencia14:Se refiere a la necesidad de que todo el proceso de
selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada
pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho
proceso.
Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso
debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de
verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los
fundamentos que tiene la administración en su actuación15, desde que decide
comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los
bienes o servicios contratados.
Principio de eficiencia del gasto:Es un aspecto esencial de la política fiscal, y un
elemento indispensable para alcanzar los objetivos de desarrollo económico, social e
institucional, tales como la aceleración del crecimiento, la reducción de la pobreza y el
fortalecimiento de la legitimidad del estado.
Principio de racionalización del gasto:Proceso y resultado de organizar., se refiere a la
optimización de tiempos, costos o esfuerzos en base a una planificación; o a la reducción
de algún concepto a una noción racional.
10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna.
Proceso de adquisiciones:consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de
manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de
realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento
de las metas de los proyectos de la SDIS.
Procedimiento de viabilidad de estructuras de costos: forma de establecer los pasos
para la emisión del concepto de viabilidad económica de las estructuras de costos, de
acuerdo con el Lineamiento Metodológico de Costeo, el Instructivo Viabilización
Estructura de Costos y la Matriz de Costos.
Lineamientos asociados
11 Evaluación del lineamiento o política interna.
La evaluación de esta política se realizará a través de dos mecanismos principalmente:
•
Autoevaluación por el proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes,
servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por
Artículo 24, Ley 80 de 1993.
El Consejo de Estado, respecto del principio de transparencia establece que el mismo "persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del
proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación
administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familiar.
14
15
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la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el
cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.
•
La evaluación y seguimiento del lineamiento se realizará cada vez que se proyecten
gastos administrativos dentro de una estructura de costos.
12 Responsabilidades y competencias.
Es responsabilidad de las áreas garantizar el conocimiento y desarrollo de actividades
relacionadas con este lineamiento, es responsabilidad del equipo de análisis de costos y
presupuesto de la SDES prestar asistencia técnica y realizar cualquier actualización, mejora o
ajuste.
13 Administración del procedimiento y documentos asociados
1. El lineamiento Gastos Administrativos semantendrá actualizado, identificado,
correctamente aplicado y en conocimiento de la SDES cada vez que cambie su versión
oficial.
Nombre
Cargo
Elaboró
Francia Liliana Segura
Angelica Maria Sierra
Ricardo Augusto Vargas
Hernandez
Diego Armando Fontalvo
Profesionales SDES
(Equipo de Análisis de
Costos y Presupuesto)
Revisó
Aprobó
Jaidy Baquero
García
Martha Ligia
Prado
Hernandez
Yolanda
Almonacid
Ramirez
Isabel
Eugenia Bel
alcázar Peña
Carlos
Vladimir Cobo
Ramírez
Alvaro Jose
Arrieta
Consuegra
Asesora de
Presupuesto
DADE
Subdirectora de
Diseño,
Evaluación y
Sistematización
Subdirectora
Administrativa
y Financiero
Subdirectora
de
Contratación
Director de
Análisis y
Diseño
Estratégico
Director de
Gestión
Corporativa
(Líder del
Proceso de
Adquisiciones)
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