Conciliación bancaria

CONCILIACIÓN BANCARIA
Fecha de actualización: 20/06/2013
PROCESO RELACIONADO: Gestión Financiera
LÍDER ESTRATÉGICO:
Secretaria General
LÍDER OPERATIVO:
Coordinadora Grupo Gestión Financiera
OBJETIVO:
Confrontar y conciliar los valores de las cuentas corrientes de la entidad con sus movimientos tanto en los libros auxiliares de bancos, como
en los extractos y en la información contable con el fin de analizarlas. De presentarse diferencias es necesario conocer su origen y tomar las
acciones para su debido registro en el siguiente período de la conciliación bancaria.
ALCANCE:
El procedimiento inicia con la entrega a Contabilidad de los libros auxiliares de bancos y los extractos de las cuentas corrientes, por parte de
la Pagaduría y termina con la elaboración y presentación de la conciliación definitiva a la Pagaduría.
Es el procedimiento que permite determinar y explicar las razones de la diferencia entre los registros en los libros auxiliares de las cuentas
corrientes del DAFP con los de los extractos bancarios respectivos, mediante la comparación entre los saldos de las cuentas bancarias con
los libros auxiliares de bancos.
GENERALIDADES:
De conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que le aplican, la autoridad y
competencia para el manejo de los fondos y la verificación de los mismos, es el Director General del DAFP; sin embargo, podrá delegar esta
función total o parcialmente en los servidores públicos de la entidad que él designe. Esta función la ejecutan los servidores públicos del
Grupo de Gestión Financiera con funciones de Pagador y Contador, respectivamente. El Pagador se encarga de los registros en los libros
auxiliares de bancos y el Contador de verificar la concordancia de los mismos con el extracto. La conciliación es firmada por el funcionarios
de Contabilidad que la elabora y por el Contador.
Cuando se incumplan los requisitos del producto y/o servicio, la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera tiene la autoridad y
responsabilidad de detectar los productos y/o servicios no conformes de acuerdo al procedimiento PD 002 PR MA "Producto / servicio no
conforme" y de la misma forma cuando se genere una acción correctiva ó preventiva se realizará de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PD 003 PR MA "Acciones correctivas y preventivas".
DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.
TERMINOLOGÍA Y
ABREVIATURAS:
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.
Líder Estratégico: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control hacia los resultados de la gestión
del proceso.
Líder Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejecutar técnicamente las actividades planeadas en el proceso.
F Versión 5
02/10/2012
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CONCILIACIÓN BANCARIA
Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO
Recibir de Pagaduría los extractos de las
cuentas corrientes de la entidad y los libros
auxiliares de bancos
1
2
Recopilar información de registros
contables y movimientos bancarios para
verificar la información
3
Identificar las partidas pendientes por conciliar
y elaborar el informe respectivo
NO
4
¿Hay partidas en el
extracto
no registradas en
los libros auxiliares,
ó viceversa?
Funcionario asignado
Estadísticas.
en Contabilidad.
Los extractos bancarios y los libros auxiliares de
bancos son responsabilidad de Pagaduría.
Funcionario asignado
en Contabilidad.
Cada cuenta corriente que tiene la entidad está
asociada al objeto del gasto, según el detalle del
Decreto de Liquidación del Presupuesto aprobado
para cada vigencia; es decir, por Gastos Personales,
Gastos Generales, Transferencias Corrientes e
Inversión.
Se hace el cruce de movimientos entre libros
Reporte de partidas
Funcionario asignado
auxiliares de bancos y el extracto bancario. Las
pendientes por
en Contabilidad.
partidas por conciliar quedan relacionadas en la
conciliar
conciliación bancaria mensual
Funcionario asignado
en Contabilidad.
Las partidas pueden resultar tanto en el extracto
bancario como en los libros auxiliares de bancos,
debido a un menor valor pagado por el banco sobre
un cheque girado por la entidad, ó por
consignaciones de terceros en cuentas del
Departamento no reportadas por los mismos.
1
SI
5
6
Solicitar a Pagaduría aclarar las
partidas no registradas en los
extractos ó en los libros, según sea el
caso
Reporte de partidas En el informe de la conciliación bancaria que se
Funcionario asignado
pendientes por
remite a la Pagaduría, se solicitan las aclaraciones a
en Contabilidad.
conciliar
las partidas pendientes por conciliar.
Solicitar a las entidades financieras
notas débito ó crédito y copia de la
consignación, según sea el caso
Comunicado
Con base en el informe de la conciliación bancaria, el
Funcionario asignado dirigido a la entidad
Pagador envía oficio a las entidades financieras que
en Pagaduría.
financiera
deban suministrar los soportes necesarios.
respectiva
A
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CONCILIACIÓN BANCARIA
Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
A
7
Efectuar los ajustes pertinentes
según la información reportada
8
Remitir a Contabilidad los soportes
respectivos
9
Verificar y registrar los ajustes en
el SIIF, según sea el caso
10
Elaborar y presentar la
conciliación definitiva a la
Pagaduría
1
Pagaduría con la información recibida de las
entidades financieras, efectúa los registros
respectivos, según sea el caso.
Funcionario asignado en
Pagaduría
F 003 PR GF
Comprobante de Ingreso
Funcionario asignado en
Pagaduría
El Pagador remite al Contador el informe de los
F 003 PR GF y reporte de
registros efectuados con base en la
registros efectuados
información reportada por la entidad financiera.
Funcionario asignado en
Contabilidad.
F 007 PR GF Nota de
contabilidad
Funcionario asignado en
Contabilidad.
F 005 PR GF Conciliación El funcionario responsable en Contabilidad
Bancaria
archiva una copia de la conciliación bancaria.
Se analizan las notas crédito ó débito y las
consignaciones, realizando los registros
contables a que haya lugar. En los casos
requeridos se elaboran notas de contabilidad.
FIN
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