Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Páginas : 1 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas. FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 26-III-2010 DIRECCIÓN GENERAL: 26-III-2010 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Revisión: 04 Nivel: 2 Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas 1 Páginas : 2 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 OBJETIVO Establecer un procedimiento con la finalidad de identificar, reducir o eliminar las causas potenciales y reales que pudieran originar no conformidades determinando sus causas, evaluando acciones para asegurar que no sean recurrentes, implementando las acciones correctivas o preventivas necesarias a los productos o servicios generados dentro del Fondo. 2 ALCANCE Este procedimiento deberá aplicar a toda actividad que genere una acción preventiva o correctiva en los procesos del sistema de gestión de la calidad de acuerdo al Manual de Gestión de Calidad del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la identificación de una no conformidad potencial o real, incluye la gestión de una solicitud de acción preventiva o correctiva, la generación de un análisis de causa raíz, la implementación de la acción a tomar para eliminar las causas y prevenir su recurrencia y concluye con el control de acciones. 3 POLÍTICAS 1. El Representante de la Dirección del Fondo de Cultura Económica es el responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de Calidad. 2. El Representante de la Dirección es responsable de compilar las acciones correctivas, preventivas o de mejora en el registro FCE-RD-RE.08 que se generen en el sistema de gestión de la calidad. Una acción correctiva tiene como fuentes: a. b. c. d. e. f. g. h. Objetivo de calidad Quejas del cliente Informes de auditoria. Resultado de la revisión por la dirección Resultado de análisis de datos (medición de procesos) Resultado de encuestas de satisfacción Resultado de autoevaluación (inspecciones) Revisión de una actividad cotidiana 3. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar una no conformidad potencial que requiera documentarse como acción preventiva o correctiva. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Páginas : 3 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 4. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar una no conformidad que requiera documentarse como acción correctiva o preventiva, es responsabilidad de toda aquella persona que emita una acción correctiva o preventiva dentro del sistema de gestión de la calidad, aplicar y cumplir todos los lineamientos tanto de contenido, como de forma indicados en este procedimiento. 5. Las acciones preventivas o correctivas están dirigidas a la eliminación de causas potenciales o reales y otras situaciones potencialmente indeseables que aun no se hayan presentado, deberán indicarse en el registro FCE-RD-RE.07, Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora. 6. Los enlaces asignados a cada área en coordinación con el Representante de la Dirección serán los encargados del seguimiento de las acciones preventivas o correctivas. 7. El personal involucrado en la no conformidad detectada, deberá realizar el análisis de la causa raíz, asentando el resultado en el registro FCE-RD-RE.05 o anexándolo al mismo. 8. El Representante de la Dirección es el responsable de llevar el control del consecutivo del registro de acción preventiva o correctiva a solicitud del área donde fue detectado el hallazgo. 9. Una acción preventiva o correctiva puede considerarse como cerrada cuando se demuestre evidencia objetiva de que la causa de la no conformidad ha sido eliminada. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Páginas : 4 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 4 DEFINICIONES En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario. Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Comisión de Calidad: Grupo de trabajo multidisciplinario integrado por la alta Dirección, para apoyar a la Dirección General en las distintas actividades a desarrollar por la implantación del sistema de gestión de la calidad. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Corrección.- Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo. Identificación de una no conformidad o área de oportunidad. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. No conformidad.- Incumplimiento de un requisito. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto: Resultado de un proceso. Representante de la Dirección- Representante de la Comisión de la Calidad en el Fondo de Cultura Económica - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Área responsable: Representante de la Dirección Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas 5 5.1 Páginas : Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento 5 DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Determinar la necesidad de solicitar una acción correctiva o preventiva e informar al enlace del área PI 1 Analizan la información objetiva existente relacionada con el planteamiento de la no conformidad potencial PI y E 2 Requisitar el registro correspondiente PI y E FCE-RD-RE.07 3 Analizar y determinar las causas reales de la no conformidad potencial PI y E FCE-RD-RE.07 4 Proponer las acciones a realizar y la fecha compromiso PI y E 5 FCE-RD-RE.07 Revisar la solicitud y en su caso registrar o adecuar las acciones RA 6 Es aprobado? No Registrar las razones de no procedencia y turnar al enlace RA 7 FCE-RD-RE.07 Si Firmar la solicitud y determinar los responsables de las actividades. RA 8 Indicar fechas compromiso RAC y RA FCE-RD-RE.07 1 FCE-RD-RE.07 9 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD 2 RD: Representante de la Dirección RA: Responsable de área RAC: Responsable de una acción E: Enlace PI: Personal Involucrado RV: Responsable de Verificar - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Revisión: 04 Nivel: 2 Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Páginas : 6 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Revisión: 04 Nivel: 2 Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas 5.2 PASO 1. 7 Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Cualquier persona del FCE. (Personal involucrado) 2. Personal involucrado y Enlace 3. Personal Involucrado y Enlace 4. Páginas : Área responsable: Representante de la Dirección Personal Involucrado Enlace. 5. Personal Involucrado y Enlace 6. Responsable Área 7. Responsable Área Determina la necesidad de solicitar una acción preventiva o correctiva, de acuerdo a la información objetiva, que se convierte en fuente de una no conformidad potencial e informa al enlace del área. Analiza la información objetiva existente relacionada con el planteamiento de la no conformidad menor o mayor, hallazgo (observación u oportunidad de mejora). Requisitan la solicitud y reporte de acciones Solicitud y reporte acciones correctivas, preventivas o de mejora para de correctivas, asentar el inicio de una acción preventiva. preventivas o de mejora -Describen la no conformidad potencial o real. -Verifica de acuerdo a las políticas del FCE-RD-RE.07 procedimiento el elemento generador de la no Norma ISO conformidad potencial. -Se identifica y registra en la solicitud el apartado 9001:2008, NMXde la norma ISO 9001:2008 en la cual se CC-9001-IMNC2008, encuentra caracterizada el hallazgo. COPANT/ISO 9001:2008 Analizan y determinan las causas reales de la Solicitud y reporte no conformidad potencial. de acciones correctivas, y preventivas o de mejora FCE-RD-RE.07 Propone las acciones a realizar, la fecha Solicitud y reporte compromiso y lo presenta al responsable del de acciones área para su conocimiento y aprobación. correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Revisa la solicitud, en su caso registra o adecua del las acciones a tomar. Si es aprobado, ir a paso 8, de lo contrario continuar en paso 7. Registra las razones de no procedencia en la Solicitud y reporte del solicitud, turna al enlace para su archivo y de acciones consulta posterior. Comunica al personal correctivas, - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas PASO RESPONSABLE Páginas : 8 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento ACTIVIDAD involucrado. Ir al paso 17. Firma la solicitud y determina los responsables de las actividades. 8. 9. 10. Responsable Área del Indican la fecha compromiso de la acción preventiva o correctiva con la anuencia del Responsable (s) de responsable del área. la (s) acción (es) Responsable Área Designa al responsable de verificar la acción preventiva o correctiva, su efectividad y del seguimiento. 11. Enlace 12. Solicitar número de control al RD Asigna el número de control. Representante de la dirección Responsable (s) de Ejecuta la acción preventiva o correctiva la (s) acción (es) comprometida en el registro. Analizan en conjunto con las personas que han participado en las acciones preventivas o correctivas y determinan si la efectividad o seguimiento de las acciones se considera: Personal - Satisfactoria. Involucrado y - No satisfactoria, necesita seguir abierta la 14. Enlace y Responsable de solicitud. verificar. ¿La acción preventiva o correctiva es considerada satisfactoria? Si. Pasa a la actividad 16. No. Pasa a la actividad 15. Revisión: 04 Nivel: 2 DOCUMENTO preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 13. Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas PASO RESPONSABLE Responsable 15. área 16. Responsable verificar. Páginas : 9 Área responsable: Representante de la Dirección Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento ACTIVIDAD Revisión: 04 Nivel: 2 DOCUMENTO Autoriza una prorroga, definiéndose la fecha en del que debe ser concluida y se registra. Se pasa a la actividad 12. de Cierra la solicitud. Ir a paso 17. Informa al representante de la Dirección de los Solicitud y reporte resultados de las acciones tomadas, y le remite de acciones copia de la solicitud. correctivas, 17. Enlace preventivas o de mejora, FCE-RD-RE.07 Integra al registro de control de acciones Control de correctivas, preventivas o de mejora, la acción. acciones correctivas, Representante de la preventivas o de 18. Dirección mejora FCE-RD-RE.08 Registra los resultados de la implantación de las acciones preventivas o correctivas tomadas y lo Representante de la informa semestralmente en la Revisión por la 19. dirección Dirección. Termina el Procedimiento Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora FCE-RD-RE.08 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Área responsable: Representante de la Dirección Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas 6 Páginas : 10 Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. 6.1 NO. DOCUMENTO FCE-RD-MGC TÍTULO Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N. A. 6.3 N. A. Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC2008, COPANT/ISO 9001:2008 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO 7.1 NO. DOCUMENTO FCE-RD-RE.07 7.2 8 FCE-RD-RE.08 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS Original 1 N. A. 9 TÍTULO Solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas o de mejora Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora DISTRIBUCIÓN Representante de la Dirección ÁREA Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO 01.09.05 01 Todas Comisión de Calidad NATURALEZA DEL CAMBIO Revisión integral de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 01.08.05 Área responsable: Representante de la Dirección Fecha de revisión: 26.03.10 Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Páginas : 11 Código de documento: FCE-RD-PR.06 Tipo de documento: Procedimiento Revisión: 04 Nivel: 2 Mejorar al Sistema Documental, cambio en la carátula, la lista de distribución y separación de anexos. 15.08.07 02 1,8 Representante de la Dirección 02.10.09 03 Todas Representante de la Dirección 26.03.10 04 Anexos Representante de la Dirección Se incluyeron las políticas 1, 2, 3, 6, 7, 8 y 9. Se modifica la descripción de actividades y la política 5 para mayor claridad. Se incluye definición de hallazgo. Con base a la enmienda ISO 9001:2008 en el punto 4.2.1, se incorporó el procedimiento de acciones correctivas al presente procedimiento. Se actualizaron las referencias de las Normas Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario y la Norma ISO 9001:2008, NMX-CC9001-IMNC-2008, COPANT/ISO 9001:2008 Se actualizó el registro de “solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas y de mejora” FCE-RD-RE.07 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del Procedimiento de acciones preventivas y correctivas ANEXO 7.1 FCE-RD-RE.07 SOLICITUD Y REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del Procedimiento de acciones preventivas y correctivas 4 1 2 3 5 6 7 8 10 9 11 12 13 14 15 16 19 17 18 20 21 23 22 25 24 26 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - 27 Anexos del Procedimiento de acciones preventivas INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora (SRACPM). 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Seguir un mismo método para la identificación de aquellas acciones que permitan: • Eliminar las causas que originaron el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida)- acción correctiva. • Eliminar las causas que pueden originar el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida)- acción preventiva. • Aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos (necesidades o expectativas establecidas)- acción de mejora de la calidad. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección y personal involucrado (auditor interno, enlace de área y cualquier persona del FCE que solicite se lleve a cabo una acción correctiva preventiva o de mejora). 4. FORMA DE LLENADO: Manual/Electrónico 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción Área responsable de las funciones involucradas en el alcance de las acciones 1. Área 2. Fecha Fecha en que fue observado el hallazgo o se detectó la oportunidad de mejora. 3. Solicitud/ Reporte Indique si es una solicitud o un reporte (este último es resultado de una auditoría) 4. Folio Identificación única de la solicitud, asignada por el Representante de la Dirección. 5. Descripción de la NO conformidad real, potencial u oportunidad de mejora Descripción de la situación a resolver o mejorar dentro del sistema. Marque el tipo de acción 6. Tipo de Acción Mejora Continua.- actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Acción Correctiva.- acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Anexos del Procedimiento de acciones preventivas Id. Nombre Descripción Acción Preventiva.- acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. 7. Solicita/ Reporta Nombre y cargo del trabajador que solicita o reporta la acción. 8. Nombre y firma del Responsable que autorizó la acción Indicar el nombre y registrar la firma del Gerente, Coordinar o Titular de la Unidad. 9. Elemento generador de la solicitud Causa que genera la solicitud de la acción. 10. En caso de marcar que el elemento generador de la solicitud fue un informe de auditoria, indicar: Indicar el número de la auditoría. Marque el tipo de no conformidad. 11. Mayor: Aquella que pone en riesgo el funcionamiento del Sistema. Clasificación de la NO conformidad Menor: Aquella que incumple un punto de la norma pero que no pone en riesgo el sistema. Una No conformidad es el incumplimiento de un requisito de la Norma. Marque el tipo de hallazgo. 12. Observación: Sugerencia del auditor o del personal con relación a la atención de los puntos de la Norma. Hallazgo Oportunidad de Mejora: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 13. Sección de la norma ISO 9001:2000, No cumplido o potencialmente a fallar. Referir el apartado de la norma. Análisis de causas del problema 14. Clasificación de causas y descripción Marque la(as) causa(s) y descríbala (s) Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del Procedimiento de acciones preventivas Id. 15. Nombre Acción correctiva, preventiva/mejora Descripción Indicar el tipo de acción para la causa referida. 16. Fecha compromiso Indicar la fecha compromiso. 17. Responsable de la acción Indicar el nombre del responsable de llevar a cabo la acción. 18. Responsable de verificar Indicar el nombre del responsable que verificará la acción. Verificación, seguimiento y cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora 19. Evidencia objetiva Indicar qué dará evidencia de que se eliminó la causa o se previene la misma. 20. Efectividad o seguimiento de las acciones correctivas, preventivas u oportunidad de mejora Indicar si fue efectiva la acción tomada. 21. Responsable de verificar Nombre, firma del responsable a verificar y la fecha de la verificación. Prorroga 22. Se da una prórroga con fecha de: Indicar la fecha compromiso. 23. Observaciones Anotar las causas de la prórroga. 24. Firma de compromiso del responsable en caso de prórroga Registrar la firma del responsable en caso de prórroga. 25. Fecha Anotar la fecha en que se solicita la prorroga 26. Firma del responsable del área Firma del responsable del área donde se da la prórroga. 27. Fecha Fecha en que firma el responsable del área. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del Procedimiento de acciones preventivas ANEXO 7.2 FCE-RD-RE.08 CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del Procedimiento de acciones preventivas y correctivas Fecha de liberación: 01.08.05 Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora (CACPM) Número de documento: FCE-RD-RE.08 Páginas : Tipo de documento: Registro 1/1 Revisión: 1 Nivel: 4 ORIGEN SEGUIMIENTO (6) (7) AREA(5) ABIERTA (FECHA) PARCIAL CERRADA Otros Proceso Breve descripción. Auditoria Quejas (2) De mejora (1) Preventiva SRACPM CLASIFICACIÓN(4) Fecha de revisión: 01.09.05 FECHA Correctiva No. de TIPO(3) Área responsable: Representante de la Dirección ELABORÓ: (8) REVISÓ: (9) Nombre y Firma:_____________________________________ Nombre y Firma: _____________________________________ Anexos del Procedimiento de acciones preventivas y correctivas INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Control de Acciones correctivas, preventivas y de mejora (CACPM) 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Permitir el registro de las solicitudes de acciones correctivas, preventivas o de mejoras que se tengan en un periodo determinado para su seguimiento y control. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección. 4. FORMA DE LLENADO: Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: 1. Elemento No. de SRACPM 2. FECHA Fecha en que se levantó la solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora. 3. TIPO Refiere el tipo de acción a implementar: Correctiva, preventiva o de mejora. 4. CLASIFICACIÓN Breve descripción de la acción a implementar. 5. AREA Área responsable de llevar a cabo la acción correctiva, preventiva o de Mejora. 6. ORIGEN Señalar el motivo generador de la acción a implementar, ya sea una queja, auditoria, proceso u otra causa. 7. SEGUIMIENTO Fase en la que se encuentra la acción. 8. ELABORÓ Nombre y firma del funcionario de la unidad de planeación que elaboró el documento. 9. REVISÓ Nombre y firma del Representante de la Dirección. Id. Descripción Número de la solicitud.