Procedimientos - Centro Nacional de Memoria Histórica

PROCESO
DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA
PROCEDIMIENTO
RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN A
NIVEL NACIONAL
CÓDIGO
DMH-PR-001
VERSIÓN
001
PÁGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Garantizar que los productos del CNMH sean difundidos a nivel nacional y que al mismo tiempo los periodistas y la opinión pública se
sensibilice frente al temática de Memoria histórica y esclarecimiento de la verdad
2. ALCANCE
Desde la recopilación de necesidades de comunicación EXTERNA del CNMH, pasando por la documentación de la estrategia, hasta su
ejecución y seguimiento.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado en Comunicaciones – Jefe de Prensa
4. DEFINICIONES








BREVEDAD: característica del mensaje donde los hechos deben ser presentados en forma concisa, sin reiteraciones o datos irrelevantes.
CLARIDAD: característica que debe tener el mensaje cuando expone situaciones o hechos de forma ordenada y lógica.
CARÁCTER NOTICIOSO: condición de la información que la hace atractiva para una comunidad o grupo de personas.
DIVULGAR: dar a conocer algo o hacerlo accesible al público.
EVENTO: Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN: instrumentos de socialización que proveen a la ciudadanía contenidos de utilidad.
IMPARCIALIDAD: reflejo de la realidad consultando la mayor cantidad de fuentes posibles
PIEZAS COMUNICATIVAS: Herramientas utilizadas para comunicar un mensaje.
5. NORMAS LEGALES
Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se
dictan otras disposiciones.
NOMBRE
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
PROCEDIMIENTO
RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE
COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL
CÓDIGO
DMH-PR-001
VERSIÓN
PÁGINA
001
2 de 4
5. NORMAS LEGALES
 Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica
6. CONDICIONES GENERALES
 Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de Difusión de Memoria Histórica

Los enlaces de comunicación de cada área deberán apoyar la estrategia de comunicación externa

Se debe mantener registro permanente de noticias de orden público, paz y derechos humanos que publican los medios.
7. DESCRIPCIÓN
ID
1
2
(QUE)
ACTIVIDAD
Identificar los productos del
CNMH objeto de noticia
Identificar y focalizar los
medios y los periodistas
interesados en el tema
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
Identifica productos del CNMH de
carácter noticioso para ofrecer a los
medios.
Elabora una matriz de producto a
divulgar
Identifica los medios y periodistas
posiblemente interesados en divulgar la
nota.
(QUIEN)
RESPONSABLE
Jefe de prensa
Jefe de Prensa
Dirección General
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
Matriz Productos
Cronograma
Bases de datos medios y
periodistas
PROCEDIMIENTO
RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE
COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL
CÓDIGO
DMH-PR-001
PÁGINA
VERSIÓN
001
3 de 4
Realiza cronograma y agenda posibles
encuentros con medios
Construye y actualiza bases de datos
3
Contactar al medio
4
Hacer seguimiento a la
información
que publican los medios
5
6
Rectificar contenidos de
noticias
Registrar gestión
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
Contacta al medio para divulgar la
noticia, nota y/o reportaje, este contacto
puede ser personal, vía telefónica o por
correo electrónico
Monitorea las notas, noticias, videos, etc.
que publiquen los medios esto se realiza
a través de un tercero, incluye estudio de
mercado y estudio previo.
Hay ajustes o rectificaciones?
SI: Continuar con actividad 5
NO: Continuar con actividad 6
Contacta medio y rectifica información
Realiza registro de notas, noticias, videos,
etc. en página web del centro
Periodistas de los
procesos misionales
Comunicación enviada
por correo electrónico
Jefe de Prensa
Contratista de monitoreo
de medios
Informes diarios,
mensuales y anual.
Jefe de Prensa
Comunicación externa
GDC-FT-007
Web Master
Página web CNMH
PROCEDIMIENTO
RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE
COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD
4
Hacer seguimiento a la
información
que publican los
medios
MÉTODO DE CONTROL
Monitorea las notas, noticias, videos, etc.
que publiquen los medios, incluye estudio
de mercado y estudio previo.
Hay ajustes o rectificaciones?
SI: Continuar con actividad 5
NO: Continuar con actividad 6
CÓDIGO
PÁGINA
FRECUENCIA
DMH-PR-001
VERSIÓN
001
4 de 4
RESPONSABLE
REGISTRO
Jefe de Prensa
Informe de
Cada vez que se
publique una noticia Contratista de monitoreo seguimiento
de medios
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN
EL DOCUMENTO
No Aplica
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
Elaboración del documento
FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
DD/MM/AAAA
001
PROCESO
DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB y DINAMIZACION DE
REDES SOCIALES
CÓDIGO
DMH-PR-002
VERSIÓN
001
PÁGINA:
1 de 9
1. OBJETIVO
Administrar el Sitio Web y dinamizar las redes sociales, dando pautas estratégicas para la selección, diseño, manejo, actualización,
publicación y difusión de los contenidos digitales del CNMH, garantizando el fácil acceso a una información actual, veraz, creativa y
oportuna de los temas relacionados con la memoria histórica y esclarecimiento de la verdad.
2. ALCANCE
Desde el diseño e implementación del Sitio Web Institucional y redes sociales, incluyendo la socialización, edición y publicación de
contenidos y mensajes digitales hasta la evaluación del sitio y las redes sociales del CNMH
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Especializado en Comunicaciones
4. DEFINICIONES
1.
ADMINISTRADOR WEB (Web master): Persona encargada del Sitio Web, administra los contenidos publicados, la presentación, la
ubicación y el fácil acceso por parte de los usuarios. Maneja los permisos para los usuarios de los módulos mediante los cuales se
realiza la administración del portal. Colabora con la supervisión de las herramientas tecnológicas bajo las cuales está implementado el
portal, dando soporte y realizando modificaciones cuando se requiere. Responde las inquietudes presentadas por los usuarios,
generando interacción y retroalimentación. Vela por el cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea y está a la vanguardia en
temas tecnológicos de comunicación y diseño.
2.
COMENTARIOS: Diferentes reacciones que tienen los usuarios de redes social frente a un determinado contenido publicado.
3.
CONSEJO DE REDACCION: Es la instancia que prioriza las notas a publicar, la frecuencia de publicación en página y los contenidos
para redes sociales. Este se reúne semanalmente y cuenta con un representante de cada dirección del CNMH
NOMBRE
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-002
VERSIÓN
001
2 de 9
4. DEFINICIONES
4.
CORREO ELECTRÓNICO: Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de
comunicación electrónicos
5.
DINAMIZADOR DE REDES SOCIALES (Community manager): persona responsable de diseñar, desarrollar y ejecutar la estrategia de
redes sociales e internet del CNMH (actualización permanente de las cuentas institucionales en tiempo real del CNMH en Facebook,
Twitter , YouTube y SoundCloud)
1.
GALERÍAS: Aplicación que permite compartir fotos o videos por temas.
2.
GOBIERNO EN LÍNEA: estrategia del Gobierno para la construcción de un estado más eficiente, transparente, participativo, que
preste servicios a ciudadanos y empresas, mediante el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
3.
HERRAMIENTAS COLABORATIVAS: aplicaciones web que permiten la interacción con los usuarios de manera sincrónica. Se
desatacan los siguientes:
Chat: (español: charla), se refiere a una comunicación escrita realizada de manera instantánea a través de internet entre dos o
más personas, desde y hasta cualquier parte del mundo.
Foro: reunión en línea para discutir asuntos de interés a través de una aplicación Web.
Listas de correo: base de datos de las personas que se registran dentro del portal y escogen uno o varios temas de interés.
Encuestas: es un conjunto de preguntas dirigidas a los usuarios, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
Evaluación: herramienta que nos permite valorar la competencia de los usuarios en un determinado tema. Otras herramientas
colaborativas (Blog, Video Blog, etc.)
1.
2.
3.
4.
5.
1.
1.
2.
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO: para efectos de la administración web, se refiere a la herramienta mediante la
cual se publica la información en el portal. Dicho módulo a su vez contiene los siguientes submódulos de administración:
Categoría: es una clasificación de los diferentes contenidos dentro del portal: Esta se permite crear acceso directo de su contenido
dentro del menú.
Documento: (archivo electrónico) Son los archivos generados desde un programa (ejemplo: documentos de Word -.doc; hojas de
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-002
VERSIÓN
001
3 de 9
4. DEFINICIONES
cálculo de Excel -.xls; presentaciones de PowerPoint -.ppt; etc.) con información específica de un tema.
3.
Estadísticas o métricas: Recolección de datos que nos permiten monitorear el comportamiento de los usuarios dentro de la página
web. A través de esta información es posible establecer zonas de relevancia dentro de la página para así destacar la información
más buscada en el sitio.
4.
Evento: contenido que se agenda en un calendario electrónico con información básica que puede extenderse de acuerdo a las
necesidades de información a publicar.
5.
Multimedia: Herramienta que recurre al uso de vídeo, imagen y sonido para mostrar información.
6.
Publicación: tipo de contenido que permite publicar noticias, artículos, etc. dentro del portal. En un contenido se pueden crear
varias páginas que permiten incluir imágenes, gráficos, tablas, crear vínculos, adjuntar documentos, estas publicaciones pueden a
su vez vincularse a categorías o zonas.
7.
Usuarios: Gestores de contenido dentro del sitio. A través del administrador es posible definir roles y así mismo asignarlos a
usuarios para establecer su funcionalidad dentro de la página web.
8.
Vínculo: (enlace o link) Es un acceso a una información electrónica que puede ser a un documento o a un contenido web alojado
en el portal propio o a uno externo.
9.
Zona: ubicaciones especiales dentro del portal que permite ofertar contenido. Son accesos rápidos a los contenidos más
relevantes
1.
PORTAL WEB: Espacio donde un usuario puede realizar búsquedas en la web
2.
POST: es la publicación de toda clase de contenido (audio, texto, vídeo, imagen) en un la plataforma de Facebook (Wall muro).
3.
RETWEET: herramienta que permite hacer difusión de un tweet.
4.
SOCIALIZACIÓN: táctica para masificar un determinado contenido (texto, audio, vídeo, imagen)
5.
TRÁMITE EN LÍNEA: servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal web de una entidad. Ya sea de
manera parcial, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido.
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-002
VERSIÓN
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4 de 9
4. DEFINICIONES
6.
TWEET: expresión de un mensaje en 140 caracteres (letras, números, símbolos, etc.)
5. NORMAS LEGALES
1.
Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado
interno y se dictan otras disposiciones.
2.
Decreto 2963 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones.
6. CONDICIONES GENERALES
1.
Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de Difusión de Memoria Histórica
2.
Es obligación de cada una de las direcciones seleccionar y proporcionar la información de interés para los usuarios y aquella de
necesario cumplimiento por exigencia de Gobierno en Línea: (normativa, contratación, informes de gestión entre otras.)
3.
El Web master es el encargado, de acuerdo con los requerimientos de las áreas, de administrar el Sitio Web, vigilar que su
contenido se muestre de forma apropiada, administrar los accesos de los usuarios dentro de la página y realizar el mantenimiento
apropiado para garantizar que la página funcione correctamente.
4.
El Community manager es el encargado de acuerdo con los requerimientos de las áreas, de administrar las redes sociales del
CNMH, vigilar que su contenido se muestre de forma apropiada, administrar los accesos a las diferentes cuentas y realizar el
mantenimiento apropiado para garantizar que funcionen correctamente.
5.
Las noticias, boletines y/o comunicados que se publican en Web y redes sociales deben estar previamente revisados y
aprobados por el líder del grupo de comunicaciones o quien haga sus veces.
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
DMH-PR-002
PÁGINA
VERSIÓN
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5 de 9
6. CONDICIONES GENERALES
6.
Para garantizar el funcionamiento adecuado del portal Institucional el Grupo de soporte Técnico y TIC brindará las herramientas
tecnológicas y la seguridad de la información para que la página se mantenga al aire.
7.
La Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación orientará sus esfuerzos a verificar que el portal web del CNMH
cumpla con las exigencias y lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.
7. DESCRIPCIÓN
ID
(QUE)
ACTIVIDAD
1
Diseñar y
Estructurar la
página web y las
redes sociales
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
Organiza los elementos que componen la página y las diferentes
cuentas de redes sociales
(QUIEN)
RESPONSABLE
Web master y
Community
manager
DOCUMENTOS
Y/O REGISTROS
Plantilla Página
web CNMH
Informes
Reportes
Recolectar la
2 información a
publicar
Recopila la información seleccionada por cada área para publicar y
notas o mensajes relevantes a la gestión del CNMH.
Web master y
Community
manager
Notas
Información de
Iniciativas de
memoria
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
DMH-PR-002
PÁGINA
VERSIÓN
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6 de 9
Convocatorias
Decidir qué se va a Revisa la información recolectada y decide que notas se va a publicar
3 publicar y en qué de acuerdo a la frecuencia de actualización de la página.
orden
Verifica el estilo y lenguaje de los contenidos a publicar de acuerdo a
las políticas de la entidad y a las de gobierno en línea.
Revisar estilo de
4
contenidos
Hay ajustes?
SI: Realiza Ajustes
NO: Continuar con actividad N. 5
Hace Ajustes
5 Realizar Ajustes
6
Envía por correo interno cualquier ajuste realizado a estilo a dueño
de la información
Adaptar contenidos
Adecua y edita contenidos a plantillas de página web
a plantillas
Consejo de
Redacción
Informe de reunión
Web Máster y
Community
Manager
Comunicación
interna enviada por
correo electrónico
Web Máster
Plantilla Página web
CNMH
Web Máster
Web Máster y
Publicar de manera creativa los contenidos de acuerdo a su origen e
Community
interés para los usuarios del sitio y de las redes sociales
Manager
Verifica que la página y redes estén actualizadas de acuerdo a la
frecuencia determinada para cambios
Actualizar Página
Web Máster y
8 y las Redes
Community
Contenidos actualizados?
sociales
Manager
SI: Continuar con actividad 9
NO continuar con actividad 8
Actualizar
Web Máster y
9
Refresca contenidos de página y redes sociales
Contenidos
Community
Publicar
7
contenidos
Plantilla Página web
CNMH
Página web CNMH
Redes sociales
Página web CNMH
Redes sociales
Página web CNMH
Redes sociales
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
DMH-PR-002
PÁGINA
VERSIÓN
001
7 de 9
Manager
Verifica movimiento de contenidos




Usuarios
Visitas
Interacciones
Comentarios
Revisar
contenidos,
10 interacción y
comentarios de las
Puede atender inquietudes?
publicaciones
SI: Continuar con Actividad N. 12
NO: Continuar con Actividad N. 11
Redireccionar
11
inquietudes
Responder
12 inquietudes de
público
13
Realizar informes
estadísticos
8. FLUJOGRAMA
Informes de página
web CNMH
Web Máster y
Community
Manager
Web Máster y
Envía inquietudes a otras dependencias para ser solucionadas
Community
Manager
Web Máster y
Community
Atiende inquietudes de usuarios de página y redes y crea discusiones
Manager
Realiza seguimiento a respuestas ofrecidas
Elabora informes estadísticos de usuarios, visitas al portal, visitas a
redes sociales, comentarios, contenidos más vistos, “likes” a las
diferentes notas publicadas y descargas de contenido.
Informes de redes
PQRS
Comunicación
Interna enviada por
correo electrónico
Página web CNMH
Redes
PQRS atendidas
Responsables de
Procesos CNMH
Web master
Community
manager
Google analytics
EXT
Informes
Estadísticos
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
DMH-PR-002
PÁGINA
VERSIÓN
001
8 de 9
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD
4
7
MÉTODO DE CONTROL
FRECUENCIA
Verifica el estilo y lenguaje de los contenidos a
publicar de acuerdo a las políticas de la entidad y Cada vez que
a las de gobierno en línea.
se vaya a
Revisar estilo de
publicar un
contenidos
Hay ajustes?
contenido en
SI: Realiza Ajustes
página web
NO: Continuar con actividad N. 4
Verifica que la página este actualizada de
acuerdo a la frecuencia determinada para
cambios
Cada vez que
Actualizar Página WEB
se actualice la
y Redes sociales
Contenidos actualizados?
página web
SI: Continuar con actividad 8
NO continuar con actividad 7
RESPONSABLE
Web Master
Community
Manager
REGISTRO
Comunicación
interna
enviada por
correo
electrónico
Web Master
Página web
Community
Manager
Redes
sociales
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1.
CONPES 3650 de 2010 Declara de importancia estratégica la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia.
2.
Manual de Gobierno en línea
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y
DINAMIZACION DE REDES SOCIALES
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-002
VERSIÓN
001
9 de 9
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL
DOCUMENTO
No Aplica
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
Elaboración del documento
FECHA DEL
CAMBIO
VERSIÓN
DD/MM/AAAA
001
PROCESO
DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
CÓDIGO
DMH-PR-003
VERSIÓN
001
PÁGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Producir y distribuir piezas comunicativas capaces de transmitir a la sociedad en general el trabajo del CNMH en materia de memoria histórica
del conflicto armado colombiano para la apropiación social.
2. ALCANCE
Desde la planeación de la pieza a producir, incluyendo su conceptualización, diseño o maquetaje, aprobación y producción hasta su
distribución final.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Especializado en Comunicaciones
4. DEFINICIONES
 AFICHE: aviso que comunica algún evento futuro o situación actual y que generalmente ostenta una considerable dimensión para que sea
bien apreciado y notado por el público al cual va dirigido y una deliberada intención artística que buscará atraer más de lo ordinario.

CAMPAÑA: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Las campañas aparecen en diferentes medios a través de
un marco de tiempo específico.

DIAGRAMACIÓN: es distribuir u organizar los elementos de un mensaje en texto e imagen en un papel o documento, utilizando criterios
de jerarquización, funcionalidad y fácil lectura del mensaje, bajo una apariencia estética agradable.

FOLLETO: impreso reducido de hojas (menos de 25 hojas), que sirve como instrumento divulgativo. Un folleto no es utilizado para
divulgar información demasiado abundante ni de un nivel muy académico si no que tienen por objetivo principal el captar la atención de las
personas y difundir algunos conceptos elementales.
NOMBRE
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-003
VERSIÓN
001
2 de 6
4. DEFINICIONES

INFORME: documentos que presentan un contenido específico para una determinada audiencia y que requieren una presentación
diagramada. Se utilizan informes en el ámbito del gobierno, los negocios, la educación, la ciencia y otros campos.

LOGOTIPO: es un elemento gráfico que identifica a una persona, empresa, institución o producto. Los logotipos suelen incluir símbolos —
normalmente lingüísticos— claramente asociados a quienes representan.

PENDÓN: es una impresión que se caracteriza vertical y que además pende o cuelga para ser expuesto o exhibido en un evento público.
Los pendones por lo general vienen con tubos de aluminio y un cordón.

PIEZA COMUNICATIVA: Se refiere a productos en formatos audiovisual, impreso, sonoro, virtual o multimedia desarrollados con una
intencionalidad comunicativa y dirigidos a uno o varios públicos determinados.

PLEGABLE: es una pieza gráfica que trasmite un mensaje de manera ágil, moderna y concreta. Está diseñado sobre una hoja a la cual
se le hacen varios pliegues con el fin de crear varios cuerpos. La cantidad de pliegues la toma el diseñador basado en la cantidad de
información que se desea incluir.

PRUEBA SHERPA: es una prueba impresa, para que el proceso solicitante pueda dar el visto bueno final y para que pueda ser una guía
del color correcto al momento de la impresión final.

PUBLICACION: Difusión o comunicación de cualquier información para que sea conocida

TIRAJE: es la cantidad previamente determinada, de copias impresas de un mismo original.
5. NORMAS LEGALES
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
CÓDIGO
DMH-PR-003
PÁGINA
VERSIÓN
001
3 de 6
5. NORMAS LEGALES

Directiva Presidencial Abril de 2012 Expedida por la Presidencia de la República. Eficiencia administrativa y lineamientos de la
política cero papel en la administración pública
6. CONDICIONES GENERALES
 Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de difusión.

Basado en un trabajo de investigación al interior del grupo de comunicaciones, sobre las tendencias en términos comunicativos se planea
y se diseña productos creativos para la difusión de la memoria histórica.

La distribución de piezas comunicativas, impresas, radiales y audiovisuales se hará a los diferentes públicos interesados en las piezas y
público en general.
7. DESCRIPCIÓN
ID
(QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
CÓDIGO
PÁGINA
Recibe solicitud por parte de las áreas interesadas en la producción
de piezas comunicativas.
1
Planear la pieza
comunicativa
Se exponen y acuerdan los requerimientos de las piezas y el
esquema de producción, tiempos y recursos.
Elabora un plan de trabajo
2 Solicitar material
para publicación
Elegir tipo de
3
publicación
DMH-PR-003
Solicita textos, notas, fotografías, videos y informes para diseño de
producto requerido.
Determina tipo de publicación de acuerdo al plan de trabajo
El cual puede ser :
Impreso
Audiovisual
o radial
o
o
VERSIÓN
001
4 de 6
Enlace
Comunicaciones
Profesional
Especializado en
Comunicaciones
Plan de trabajo
Profesional
Especializado en
Comunicaciones
Comunicación interna
enviada por correo
electrónico
Profesional
Especializado en
Comunicaciones
N.A
Borrador Publicación
4
Diagramar
publicación
Diseña plantillas y/o formatos de publicación y adapta el material
recibido para tal fin
Plantillas
Diseñador
Video sin editar
Audio sin editar
Evalúa el diseño y diagramación de publicación, aprueba y hace
observaciones según el caso
Revisar y aprobar
5 el diseño de la
Hay ajustes?
pieza
SI : Continuar con actividad N. 6
NO: Continuar con actividad N.7
Profesional
Especializado en
Comunicaciones
Diseño Revisado
PROCEDIMIENTO
6 Realizar ajustes
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
CÓDIGO
DMH-PR-003
PÁGINA
Hace los ajustes sugeridos
Determina tiraje en conjunto con el responsable del producto.
9
Recibir y revisar
piezas
Envía la información, diagramas y borradores aprobados de piezas
comunicativas a producción (Impresión, audio, etc.)
Recibe piezas del proveedor, revisa características de la pieza
solicitada, tiraje, calidad, material etc.
Diseñador
Profesional
especializado
Comunicaciones
Enlace de
Comunicaciones
Hace la distribución de acuerdo al tipo de usuario interesado en la
misma y especificada en el plan de trabajo.|
10
Distribuir la
publicación
Se realiza vía electrónica o física utilizando un tercero
Cuando se realiza la distribución en el CNMH se diligencia la entrega
de ejemplares
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
001
5 de 6
Enlace de
Determinar el tiraje
Comunicaciones
Si es audiovisual o fotográfico, definir el multicopiado en CD o puesto
de la publicación y
7
en red
forma de
Profesional
distribución
especializado
Si es impreso definir el tiraje de la publicación y el formato del mismo
Comunicaciones
Enviar a
8 producción
VERSIÓN
Grupo de
comunicaciones
Requerimiento de
cotización.
Comunicación oficial
enviada solicitando el
servicio
Remisión producto.
EXT
Registro de distribución
de piezas
Entrega de Ejemplares
DMH-FT-001
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS
COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y
AUDIOVISUALES
9. PUNTOS DE CONTROL
N
NOMBRE ACTIVIDAD
o.
Revisar y aprobar
5
el diseño de la pieza
MÉTODO DE CONTROL
Evalúa el diseño y diagramación de
publicación, aprueba y hace
observaciones según el caso
Hay ajustes?
SI : Continuar con actividad n. 5
NO: Aprobar
CÓDIGO
PÁGINA
FRECUENCIA
Cada vez que se
diseña una pieza
DMH-PR-003
VERSIÓN
001
6 de 6
RESPONSABLE
Profesional
especializado
Comunicaciones
REGISTRO
Diseño Revisa
do
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica
11. ANEXOS
No aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN
EL DOCUMENTO
No Aplica
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
Elaboración del documento
FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
DD/MM/AAAA
001
PROCESO
DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN
CÓDIGO
DMH-PR-004
VERSIÓN
001
PÁGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Integrar, diseñar y difundir socialmente los servicios y el trabajo del Centro Nacional de Memoria Histórica en reconstrucción de la memoria
histórica con el fin de dignificar a las víctimas del conflicto interno colombiano, garantizar la no repetición y apoyar al esclarecimiento de la
verdad
2. ALCANCE
Desde la planeación del evento o campaña a realizar incluyendo su conceptualización, justificación y preparación logística hasta su
realización.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario en Comunicaciones
4. DEFINICIONES
 AFICHE: aviso que comunica algún evento futuro o situación actual y que generalmente ostenta una considerable dimensión para que
sea bien apreciado y notado por el público al cual va dirigido y una deliberada intención artística que buscará atraer más de lo ordinario.

CAMPAÑA: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Las campañas aparecen en diferentes medios a través
de un marco de tiempo específico.

DIAGRAMACIÓN: es distribuir u organizar los elementos de un mensaje en texto e imagen en un papel o documento, utilizando criterios
de jerarquización, funcionalidad y fácil lectura del mensaje, bajo una apariencia estética agradable.

FOLLETO: impreso reducido de hojas (menos de 25 hojas), que sirve como instrumento divulgativo. Un folleto no es utilizado para
divulgar información demasiado abundante ni de un nivel muy académico si no que tienen por objetivo principal el captar la atención de
las personas y difundir algunos conceptos elementales.
NOMBRE
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE
DIFUSIÓN
CÓDIGO
DMH-PR-004
PÁGINA
VERSIÓN
001
2 de 6
4. DEFINICIONES
 INFORME: documentos que presentan un contenido específico para una determinada audiencia y que requieren una presentación
diagramada. Se utilizan informes en el ámbito del gobierno, los negocios, la educación, la ciencia y otros campos.

LOGOTIPO: es un elemento gráfico que identifica a una persona, empresa, institución o producto. Los logotipos suelen incluir símbolos
—normalmente lingüísticos— claramente asociados a quienes representan.

EVENTO DE DIFUSION: Evento de Divulgación de información determinada
5. NORMAS LEGALES
 Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno
y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4800 de 2011 Por la cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.
6. CONDICIONES GENERALES

Los eventos de difusión del CNMH atienden fechas y conmemoraciones del conflicto interno colombiano, su planeación hace parte
de la focalización que la entidad ha diseñado

Los eventos de Difusión del CNMH atienden la producción de resultados en los diferentes temas misionales de la entidad.
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE
DIFUSIÓN
CÓDIGO
DMH-PR-004
PÁGINA
VERSIÓN
001
3 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID
(QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
Y/O REGISTROS
Establece el tema de la campaña o evento a partir de las
necesidades básicas identificadas en la estrategia de Comunicación.
De acuerdo a requerimientos internos de los procesos misionales y
enfoque del CNMH y a las conmemoraciones o necesidades de las
organizaciones de víctimas con las que el CNMH tiene relación.
Proceso Gestión de Museo Nacional de la Memoria, conservación y
exhibición de Colecciones MNM-PO
1
Identificar el
tema de la
campaña o
evento
Proceso Registro Especial de Archivos, Acopio y Procesamiento Técnico
de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional
Humanitario y Memoria Histórica RAP-PO
Proceso Recolección, Clasificación, Sistematización y Análisis de la
Información de Acuerdos de Contribución a la Verdad Histórica y la
Reparación ACV-PO
Gestión y Desarrollo de Investigaciones para el Esclarecimiento Histórico y
Reconstrucción de la Memoria Histórica GIV-PO
Pedagogía en Memoria Histórica PMH-PO
Acción en el territorio: Apoyo a Iniciativas de Memoria Histórica, Entes
Territoriales y Reparaciones Colectivas ACT-PO
Grupo de
comunicaciones
Informe de reunión
PROCEDIMIENTO
2
Proponer ideas
3
Redactar
proyecto de
Campaña
Aprobar
Proyecto del
4
evento o
campaña
5 Realizar ajustes
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE
DIFUSIÓN
CÓDIGO
DMH-PR-004
PÁGINA
Discute maneras de abordar la necesidad y sugiere diferentes
medios, actividades y canales para desarrollar el evento
Redacta el proyecto, define actividades necesarias para la
realización del evento o la campana, cronograma, metodología de
implementación y seguimiento.
Grupo de
comunicaciones
Informe de reunión
Profesional
Universitario en
Comunicaciones
Documento de
campaña
Elabora documento en que describe y justifica el proyecto
Revisa proyecto hace las observaciones necesarias para proceder a
realizar el evento o campaña.
Profesional
Especializado en
Revisa presupuesto y necesidades para su realización.
Comunicaciones
Hay ajustes?
SI: continuar con actividad N°5
NO Continuar con actividad N°6
Realiza los ajustes sugeridos
Realizar el evento Diligencia la lista de chequeo de eventos
o campaña
Si recibe fotografías o piezas audiovisuales para el evento de otras
áreas, diligencia el formato Entrega de archivos audiovisuales y
responsabilidad de uso.
001
4 de 6
Proyecto de evento
aprobado
Responsables
Procesos del CNMH
Universitario en
Comunicaciones
Implementa la estrategia de coordinación interna y externa para
realizar el evento o campaña y procede a ejecutar las actividades
propuestas de acuerdo al cronograma del proyecto
6
VERSIÓN
Grupo de
comunicaciones
Proyecto de Evento
Ajustado
Lista de Chequeo
DMH-FT-002
Entrega de archivos
audiovisuales
DMH-FT-003
Responsabilidades
de uso de
fotografías y
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE
DIFUSIÓN
CÓDIGO
DMH-PR-004
PÁGINA
VERSIÓN
5 de 6
Convoca el púbico objetivo de la campana y/o evento
Hacer
Seguimiento
7
001
material audiovisual
DMH-FT-004
Aplica las herramientas de seguimiento aprobadas para la realización
el evento o campaña para recibir la retroalimentación necesaria.
Profesional
Universitario en
Se realiza una reunión de balance posterior al evento.
Comunicaciones
Informe
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No.
NOMBRE ACTIVIDAD
4
Aprobar proyecto del
evento o campaña
MÉTODO DE CONTROL
Revisa proyecto y hace las observaciones
necesarias para proceder a realizar el
evento
Hay ajustes?
SI: Hace Ajustes
NO continuar con actividad N.4
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A
11. ANEXOS
FRECUENCIA
Cada vez que se
realice un evento
RESPONSABLE
Profesional
Especializado en
Comunicaciones
REGISTRO
Proyecto de
evento
aprobado
PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE
DIFUSIÓN
CÓDIGO
PÁGINA
DMH-PR-004
VERSIÓN
001
6 de 6
11. ANEXOS
N.A
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN
EL DOCUMENTO
No Aplica
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
Elaboración del documento
FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
DD/MM/AAAA
001