PGF-01 PROCEDIMIENTO: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE

PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
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SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
NORMA ISO 9001:
Responsable del
proceso
Responsable del
procedimiento
Secretaria Académica
Directora Administrativa
Rector
Directora Kindergarten
Director(es) de Sección
Directora Primaria
Psicóloga
Versión
Vigente desde:
03
Septiembre 2009
Elaborado por:
Revisado por:
Directora Administrativa
Comisión de Calidad (Steuergruppe)
Firma Rector
Firma Representante de la Comisión de Calidad
Control de cambios en el documento
Causa del cambio:
Cambios en: Formulario de inscripción de
estudiantes en las referencias personales y en
Registro de Matrícula
Cambio realizado: en
Anexo 1: PGF-01 - R01: Referencia Personal
Anexo 5: PGF-01- R05: inclusión de la Klasse
cursada por el alumno, segunda nacionalidad y
especificar con quien vive el alumno.
Autorizado por: (firma)
Firma
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO………………………………………………….…………………………………….
3
2. ALCANCE………………………………………………………….……………………………..
3
3. DOCUMENTOS DE APOYO …………………………………….………...…………………... 3
4. TERMINOLOGÍA…………………………………………….…………………………………..
3
5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001…………………..………... 4
5.1 Flujograma..……………………………………………………………….……………..………
4
5.2 Descripción del procedimiento…………………………………........................................
5
6 INDICADORES…………………………………………………………………………………..
8
7 SERVICIO NO CONFORME ………………………………………........................................ 8
8 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS……………………………………………... 8
9 ANEXOS ……………………………….....................................………………………………. 9
9.1 Anexo 1: PGF-01-R01 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTE.………...... 9
9.2 Anexo 2: PGF-01-R02 ESTUDIO SOCIO-ECONÒMICO DE FAMILIAS…………...…….. 10
9.3 Anexo 3: PGF-01-R03 RELACIÓN DE ESTUDIANTES PRE-SELECCIONADOS…...…
11
9.4 Anexo 4: PGF-01-R04 LISTADO DE ESTUDIANTES ADMITIDOS………………………
11
9.5 Anexo 5: PGF-01-R05 REGISTRO DE MATRÍCULA……………………………………….
12
9.6 Anexo 6: PGF-01-R06 DISTRIBUCIÓN DE ALUMNOS POR CURSO…………………...
13
9.7 Anexo 7: PGF-01-R07 LISTA DE ASPIRANTES …................…..………......…………...
14
1.
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
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OBJETIVO
Establecer e implementar el Procedimiento de Admisión y Matrícula para alumnos nuevos y antiguos, o que
reingresen al Colegio, de modo que se garantice la sistematización de sus datos.
2.
ALCANCE
Este procedimiento está concebido para estudiantes nuevos y antiguos en el Colegio y para aquellos que
soliciten reingreso y aplica para establecer los requisitos de admisión y la correspondiente matrícula.
3.
DOCUMENTOS DE APOYO
Norma ISO 9001 Versión 2000
4.
TERMINOLOGÍA
No aplica
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
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5.
DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001
5.1
Flujograma
Inicio
Cronograma general de actividades
Convocar a inscripciones mediante diferentes medios
Estudiante
Nuevo
NO
Del alumno:
- Registro civil de nacimiento, en
original
- Fotos tamaño carné a color
- Informe del colegio procedente
- Paz y salvo del colegio procedente
De los padres:
- Fotocopia de la cédula
- Certificados laborales y
documentos relacionados con los
ingresos
- Referencias personales
- Aplica solo para familias nuevas
SÍ
Recibir al padre, entregar información,
solicitar identificación y forma de contacto
Programar y realizar entrevista con padres,
suministrar información sobre el Colegio, costos
educativos, documentos requeridos y entregar
formularios
Recibir y verificar la documentación de aspirantes
Análisis y aprobación de documentos
Realizar inducción a familias preseleccionadas y
entrevistas con estudiantes
NO
Finaliza el proceso
Estudiantes nuevos:
- Orden de matrícula
- Certificado de estudios de los años
anteriores
- Registro civil
- Paz y salvo del colegio procedente
- Contrato de matrícula
- Pagaré
- Recibo de pago de la matrícula
- Certificado médico
Estudiantes antiguos:
- Aprobación de notas año anterior
- Documento de identidad
- Paz y salvo del año anterior
- Contrato de matrícula
- Pagaré
- Recibo de pago de la matrícula
- Certificado médico
Con Compromiso
Entregar la información a estudiantes para
matrícula
Oficializar la matrícula
Realizar seguimiento y control al procedimiento
Fin
2
PGF-01-R02 ESTUDIO
SOCIO-ECONÓMICO DE
FAMILIAS
PGF-01 R03 RELACIÓN DE
ESTUDIANTES
PRESELECCIONADOS
PGF-01-R07 LISTA DE
ASPIRANTES
SÍ
Apto
Sin compromiso
PGF-01-R01 FORMULARIO
DE INSCRIPCIÓN DE
ESTUDIANTE
PGF-01-R07 LISTA DE
ASPIRANTES
PGF-01-R04 LISTA DE
ADMITIDOS,
CARTA DE COMPROMISO
PGF-01-R07 LISTA DE
ASPIRANTES
PGF-01-R05 REGISTRO DE
MATRÍCULAS
PGA-03-R03 PAGARÉ Y
CARTA DE
INSTRUCCIONES
PGA-03-R02 CONTRATO
DE MATRÍCULA
PGF-01-R06 DISTRIBUCIÓN
DE ALUMNOS POR CURSO
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
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5.
DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001
5.2
Descripción del procedimiento
No
Actividad
Responsable Detalles de la actividad
01
Convocar a
inscripciones
mediante diferentes
medios
Directora
Administrativa y
Directora
Kindergarten
Teniendo en cuenta el Cronograma planeado, se realiza la
convocatoria a través de medios, en la cual se anuncia fechas
del proceso de admisiones y se promocionan los servicios del
Colegio.
02
Recibir al padre,
entregar información,
solicitar identificación
y forma de contacto
Secretaria
Académica
Se intercambia información general sobre cupos disponibles y
rangos de edad requerido. Se solicita a los padres datos de
identificación, grado al que aspira inscribir a su hijo, teléfono y
dirección de correo electrónico. Estos datos se consignan en
PGF- 01 R 07 LISTA DE ASPIRANTES
03
Programar y realizar
la entrevista con los
padres;suministrar
información sobre el
Colegio, costos
educativos,
documentos
Secretaria
Académica
Directora
Administrativa
La Secretaria Académica se encarga de programar las citas
con los padres interesados. La Directora Administrativa se
entrevista con los padres y les suministra información sobre el
Colegio: etapas y fechas del proceso de admisión, costos educativos, lista de requisitos y documentos.
Se entrega también el PGF-01-R01 FORMULARIO DE
INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTE directamente al padre,
previo pago del mismo. Se continúa alimentando esta
información en el formato PGF- 01 R 07 LISTA DE
ASPIRANTES
04
Recibir y verificar la
documentación de
aspirantes
Secretaria
Académica
Se verifica la entrega completa de la documentación:
Del alumno:
• Registro civil de nacimiento, en original
• Fotos tamaño carné a color
• Informe del colegio procedente
• Paz y salvo del colegio procedente.
De los padres:
• Fotocopia de la cédula
• Certificados laborales y documentos relacionados con los
ingresos
• Referencias personales de familias vinculadas al colegio.
Aplica sólo para familias nuevas.
Se consigna entrega completa en el formato PGF- 01 R 07
LISTA DE ASPIRANTES
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE ESTUDIANTES
Página 6 de 14
5.
DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001
5.2
Descripción del procedimiento
No
Actividad
Respons.
Detalles de la actividad
05
Análisis y
aprobación de
documentos
Directora
Administrativa
Secretaria
Académica
Auxiliar de
Recaudos y
Pagos
Comisión
Financiera de la
Junta Directiva
Posterior a la recepción de documentos la auxiliar de recaudos y pagos
consulta la información del padre de familia ante la central de riesgo y
anexa ese reporte al PGF-01-R01 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN DE
ESTUDIANTE
La Secretaria Académica diligencia la primera parte del registro PGF-01R02 ESTUDIO SOCIOECONÓMICO DE FAMILIAS, la Auxiliar de Pagos y
Recaudos informa sobre el comportamiento de pagos para aspirantes con
hermanos en el Colegio. La Directora Administrativa con base en la
información suministrada por los padres, obtenida de la consulta de la
central de riesgo, diligencia las casillas correspondientes a ingresos y
central de riesgo y propone ante la Comisión Financiera la decisión de
aceptar, aplazar o negar la solicitud de ingreso. En caso de requerirse la
presentación de un acudiente, se solicita la información similar a la que se
exige a los padres.
Para admisión de estudiantes dentro de los plazos estipulados, se realiza
reunión de Comisión Financiera. Los casos aislados o excepcionales son
aprobados por el presidente de la Junta Directiva.
Para aspirantes a preescolar se les envía comunicación invitándolos a
continuar con el proceso, se les suministra información general sobre pago
de inscripción, jornada de socialización y entrevista con los estudiantes.
La Secretaria Académica envía la relación de niños preseleccionados a la
Directora de Sección en el formato PGF-01-R03 RELACIÓN DE
ASPIRANTES PRESELECCIONADOS correspondiente con nombres de
aspirantes, su grupo familiar y el resultado de la evaluación del colegio
procedente.
Los preseleccionados se registran en el formato PGF- 01 R 07 LISTA DE
ASPIRANTES
06
Realizar inducción
a familias
preseleccionadas y
entrevistas con
estudiantes
Director de
Sección
correspondiente
Profesores
Psicólogas
Para aspirantes a preescolar dentro del plazo estipulado se realiza jornada
de socialización con familias preseleccionadas y trabajo grupal con
estudiantes, donde profesores y psicóloga(s) observan a los aspirantes y
emiten un concepto para admisión. Esta información es de carácter
confidencial que reposa en la oficina de psicología.
Los estudiantes aptos se registran en el PGF-01-R04 LISTA DE
ADMITIDOS, la cual es publicada dentro de los términos establecidos.
En caso necesario, se puede considerar una segunda observación del
niño. Si se requiere refuerzo en alguna área, los padres firmarán una
carta de compromiso. El Colegio se reserva el derecho de admisión, así
como de suministrar información al respecto.
Para niños que aspiran ingresar a Klasse 1 en adelante, la Directora de
Sección realiza el cronograma de fechas de trabajo con profesores de
áreas básicas y psicóloga de sección. La Secretaria Académica comunica
a los padres el resultado del proceso: (admitido – no admitido). La
Directora de Sección, atiende directamente a los padres de los niños
admitidos con necesidades de nivelación, establece la forma de trabajo y
firma de CARTA DE COMPROMISO
La lista de niños admitidos desde PreKinder en adelante se registran en el
formato PGF- 01 R 07 LISTA DE ASPIRANTES
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE ESTUDIANTES
Página 7 de 14
5.
DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001
5.2
Descripción del procedimiento
No
Actividad
07
Entregar la
información a
estudiantes para
matrícula
08
Oficializar la
matrícula
Respons.
Secretaria
Académica
Directora
Administrativa
Auxiliar de
Recaudos y
Pagos
Secretaria
Académica
Detalles de la actividad
Para estudiantes nuevos, la Secretaria Académica suministra la
información sobre los pagos a realizar y los términos correspondientes.
Para estudiantes promovidos se les entrega la circular de costos
educativos con detalles referentes a la matrícula. Si los alumnos se
encuentran a paz y salvo se les entrega el volante de pago, para la
cancelación de los respectivos costos ante la entidad bancaria.
Dentro de la fecha programada para oficialización de la matrícula se llevan
a cabo las siguientes etapas:
1.
2.
3.
Sistematización: Una vez los padres de familia realizan el pago de los
costos educativos para el nuevo año académico, se presentan en las
fechas establecidas y entregan el PGF-01-R05 REGISTRO DE
MATRÍCULAS diligenciado.
Revisión de pagos: La Auxiliar de Pagos y recaudos verifica la
conformidad del pago.
Firmas. Se remiten los padres o acudientes para la firma del contrato
y pagaré. El PGA-03-R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES
debe ser firmado en notaría por padres o acudiente económico (para
casos en que sea determinante el acudiente para el ingreso del
alumno.) Al desvincularse definitivamente el estudiante, se devolverá
el pagaré a solicitud del padre. El PGA-03-R02 CONTRATO DE
MATRÍCULA deberá ser firmado en presencia de funcionarios
designados por la Dirección Administrativa.
La Directora Administrativa podrá autorizar la presencia de proveedores de
otros servicios.
Para estudiantes con matrícula extemporánea se cobra un recargo.
Los estudiantes nuevos matriculados se registran en el formato PGF- 01 R
07 LISTA DE ASPIRANTES
09
Realizar
seguimiento y
control al
procedimiento
Secretaria
Académica
La Secretaria Académica genera la lista de alumnos nuevos matriculados
por curso y la entrega a los Directores de Sección, para realizar la
distribución de los estudiantes por grupo PGF-01-R06 DISTRIBUCIÓN DE
ALUMNOS POR CURSO y se verifica que sólo ingresen a clase los
alumnos matriculados.
6.
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE ESTUDIANTES
Página 8 de 14
INDICADORES
Nombre
Nivel de
Admisiones
7.
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Definición
Fórmula
Se establece el
porcentaje de
estudiantes
admitidos
# Estudiantes
matriculados
# Total de
estudiantes
capacidad
instalada
por cien
Frecuencia
Técnica
Estadística
Responsable
Anual
Gráfico de
barras
Dirección de
Sección
SERVICIO NO CONFORME
Aspecto a
controlar
Control
establecido
Frecuencia
Registro de
resultados
Nivel de
Aceptación
Tratamiento
y registro
(naturaleza)
Responsabilidad y
Autoridad
Estudiantes
admitidos con
deficiencias
académicas o
comportamentales
Establece el
porcentaje
de
estudiantes
admitidos
con
deficiencias
académicas
o comportamentales
Por período
Planilla de
notas
Aceptable
Registro de
nivelación
Dirección de
Sección
8.
ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
8.1
Acción Preventiva
Se aplica sobre los riesgos detectados
8.2
Acción Correctiva
Se aplica sobre las no conformidades que requieran análisis de causas
9.
ANEXOS (Véase Anexos)
Anexo 1: PGF-01-R01 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTE
Anexo 2: PGF-01-R02 ESTUDIO SOCIO-ECONÒMICO DE FAMILIAS
Anexo 3: PGF-01-R03 RELACIÓN DE ESTUDIANTES PRE-SELECCIONADOS
Anexo 4: PGF-01-R04 LISTADO DE ESTUDIANTES ADMITIDOS
Anexo 5: PGF-01-R05 REGISTRO DE MATRÍCULA
Anexo 6: PGF-01-R06 DISTRIBUCIÓN DE ALUMNOS POR CURSO
Anexo 7: PGF-01-R07 LISTA DE ASPIRANTES
9.1
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 9 de 14
Anexo 01: PGF-01-R01 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTE
Véase Formularios
A – Información General
B – Información Financiera: Acudiente financiero
C – Referencia Personal
D – Control de entrega de documentos
9.2
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 10 de 14
Anexo 02: PGF-01-R02 ESTUDIO SOCIO-ECONOMICO DE LAS FAMILIAS
Código:
PGF-01-R02
ESTUDIO SOCIO-ECONÓMICO
DE LAS FAMILIAS
Fecha
D___M___A___
Nombre del aspirante
Fecha de nacimiento
Curso
Vínculo con el Colegio
Pagos de los hermanos
Recomendado por
Profesión padre
Profesión madre
Acudiente económico
Ingreso del grupo familiar
Fijos
Variables
Casa propia
Hipoteca
Reporte de la Central de Riesgos
Padre
Madre
Acudiente
Aceptado
Aplazado
Negado
Firma Directora Administrativa
Firma Presidente Junta
Observaciones
Firma Secretaria Académica
9.3
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 11 de 14
Anexo 03: PGF-01-R03 RELACIÓN DE ESTUDIANTES PRESELECCIONADOS
RELACIÓN DE ESTUDIANTES
PRESELECCIONADOS
AÑO ESCOLAR___
Nombre
9.4
Fecha
Nacimiento
Guardería
Nombre Padre
Código:
PGF-01-R03
Fecha
D___M___A___
Profesión
Nombre Madre
Profesión
Anexo 04: PGF-01-R04 LISTADO DE ESTUDIANTES ADMITIDOS
Código:
PGF-01-R04
LISTADO DE ALUMNOS ADMITIDOS
AÑO ESCOLAR_________
Fecha
D___M___A___
Número
Nombre alumno
Klasse a la que ingresará
9.5
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 12 de 14
Anexo 05: PGF-01-R05 REGISTRO DE MATRÍCULA
Código:
PGF-01-R05
REGISTRO DE MATRÍCULA
AÑO ESCOLAR _______
Fecha
D___M___A___
DEL ESTUDIANTE
APELLIDOS
NOMBRES
IDENTIFICACIÓN TI/CC/CE/RC EXPEDIDA
1.
2.
1.
2.
No.:
en:
FECHA NACIMIENTO
LUGAR NACIMIENTO
COLEGIO DE PROCEDENCIA
CÓDIGO
DIRECCIÓN
CIUDAD
TELÉFONO
CORREO ELECTRÓNICO
ALERGIAS CONOCIDAS
TRASTORNOS FAMILIARES
CONTRAINDICACIONES
PADRE
MADRE
ACUDIENTE
IDENTIFICACIÓN
EXPEDIDA
No.:
en:
DATOS MÉDICOS
ENFERMEDADES
SEGURO:
DE LA FAMILIA
APELLIDO Y NOMBRE
IDENTIFICACIÓN
EXPEDIDO EN
NIVEL EDUCATIVO
PROFESIÓN U OFICIO
EMPRESA
CARGO
TELÉFONO EMPRESA
DIRECCIÓN VIVIENDA
CIUDAD
TELÉFONO VIVIENDA
CELULAR
CORREO ELECTRÓNICO
EXALUMNO PROMOCIÓN
RESPONSABLE ECONÓMICO
APELLIDOS Y NOMBRES
En caso de requerir certificado de pago de escolaridades,
favor indicar a nombre de quién se hace el certificado:
Al firmar el presente documento nos comprometemos a cumplir totalmente el reglamento interno/Manual de Convivencia del Colegio, el cual conocemos.
FIRMA:
9.6
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 13 de 14
PGF-01-R06 DISTRIBUCIÓN DE ALUMNOS POR CURSO
Código:
PGF-01-R06
DISTRIBUCIÓN DE ALUMNOS POR CURSO
Fecha
D___M___A___
CURSO
FALTAN
1
PRE-KINDER 1
2
PRE-KINDER 2
3
PRE-KINDER 3
4
PRE-KINDER 4
5
KINDER 1
6
KINDER 2
7
KINDER 3
8
KINDER 4
9
1a
10
1b
11
1c
12
1d
13
2a
14
2b
15
2c
16
2d
17
3a
18
3b
19
3c
20
3d
21
4a
22
4b
23
4c
24
4d
25
5a
26
5b
27
5c
28
5d
29
6a
30
6b
31
6c
32
6d
33
7a
34
7b
35
7c
36
7d
37
8a
38
8b
39
8c
40
8d
41
9a
42
9b
43
9c
44
9d
45
10 a
46
10 b
47
10 c
48
11a-IB
49
11b-IB
50
11 c
51
12 a
53
12 b
54
12 IB
TOTAL ALUMNOS
TOTAL x KLASSE
TOTALES
9.7
PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN
Código:
PGF-01
PROCEDIMIENTO:
ADMISIÓN Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES
Página 14 de 14
Anexo 07: PGF-01-R07 LISTA DE ASPIRANTES
Código:
PGF-01-R07
LISTA DE ASPIRANTES
AÑO ESCOLAR
KLASSE
ASPIRANTES
ENTREVISTA DEVOLUCIÒN ESTUDIO
COMPRA DEL DOCUECONOMICO
FORMULARIO MENTOS Y
FORMULARIO
Fecha
D___M___A___
PRESELECCIONADOS
PRUEBAS
MATRICULADOS