UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA

i
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Aplicación de un Sistema de Control Interno
para los Recursos Financieros del Sindicato
Provincial “Choferes de Loja”
TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE
LICENCIADOS EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA,
CONTADOR
PÚBLICOAUDITOR.
AUTORES:
Jorge Segundo Apolo Pinza
Marco Alcívar Chimbo Guamán
DIRECTORA:
Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc.
Loja – Ecuador
2010
i
Dra. Pilar del Carmen Zhamungui Troncos Mg. Sc, DOCENTE DE LA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, ÁREA JURÍDICA,
SOCIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
LOJA Y DIRECTORA DE TESIS.
C E R T I F I C O:
Que el presente trabajo de Investigación “APLICACIÓN DE UN
CONTROL INTERNO PARA LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL
SINDICATO PROVINCIAL CHOFERES DE LOJA” desarrollado por los
aspirantes: Jorge Segundo Apolo Pinza y Marco Alcívar Chimbo Guamán,
previo a optar el grado de Licenciados en Contabilidad y Auditoría,
Contador-Público Auditor, ha sido dirigido y revisado, por lo que autorizo
su presentación ante el respectivo Tribunal de Grado.
Loja, noviembre de 2010
Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc
DIRECTORA DE TESIS
ii
ii
AUTORÍA
El contenido del presente trabajo, así como los conceptos, opiniones,
criterios, comentarios, conclusiones y recomendaciones vertidas son de
exclusiva responsabilidad de sus autores.
Jorge Segundo Apolo Pinza
…………………................................
Marco Alcívar Chimbo Guamán ……………………………………..
i iii
iii
DEDICATORIA
Con profunda gratitud y amor a mí querida esposa que con gran paciencia
supo apoyarme firmemente, a mis dos preciados tesoros que son mis
hijas Romina y Raffaella quienes constantemente llenan de alegría mi
corazón y reavivan mi espíritu, a mis padres y hermanos por su noble
apoyo motivándome para seguir adelante.
Jorge Segundo
Este trabajo lo dedico a Dios por iluminarme y guiarme siempre, en
especial a mi Madre quien es el pilar fundamental que contribuyo con su
apoyo moral y económico para la culminación de mis estudios
universitarios.
Marco Alcívar
iv
iv
AGRADECIMIENTO
Expresamos nuestra imperecedera gratitud a la Universidad Nacional de
Loja, por intermedio del Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de
Contabilidad y Auditoría, al haber organizado el Noveno Programa
Modular de Apoyo de la Graduación de Licenciados y Primero de
Ingeniería en Contabilidad y Auditoría. A los directores, docentes,
empleados y trabajadores quienes desde sus diferentes funciones han
brindado su meritorio apoyo y dedicación por el desarrollo y culminación
de este trabajo de investigación.
De manera especial nuestros sinceros sentimientos de reconocimiento a
la Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc. Directora de Tesis, quien con su
acertada dirección hizo posible llegar al término del presente trabajo.
De la misma forma a los Directivos del Sindicato Provincial “Choferes de
Loja” y de manera particular al Dr. Iván Ludeña Astudillo Secretario
General de dicha institución, por su generosa apertura y colaboración,
para que esta investigación llegue a su término.
Los Autores
v
1
TÍTULO
2
Aplicación de un Sistema de
Control Interno para los Recursos
Financieros del Sindicato
Provincial “Choferes de Loja”
3
RESUMEN
4
b. RESUMEN
La presente investigación se realizó con la finalidad de diseñar un
Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato
Provincial “Choferes de Loja”, ya que en el actual contexto global
constituye un pilar fundamental como herramienta para proteger los
recursos financieros y evaluar el rendimiento de los recursos humanos en
los diferentes departamentos o divisiones de la entidad
La metodología utilizada para el desarrollo de la presente investigación se
inicio realizando un diagnóstico de los controles existentes, para en base
de ello poner ciertos alcances que conlleve a la utilización de
procedimientos de control acorde a sus necesidades, mediante la
utilización de técnicas, formatos y registros contables.
Vale acotar que es necesario el compromiso por parte de los directivos del
sindicato, para la aprobación y utilización del presente Sistema de Control
Interno, donde se dejó en consideración normas, técnicas y políticas para
sus departamentos que carecen de los mismos, siendo de gran
importancia a la hora de tomar decisiones para afrontar los retos y
oportunidades presentes y futuras que vayan en beneficios de sus socios.
5
Asimismo se hace constar de manera detallada procedimientos para
realizar un Sistema de Control Interno a las cuentas de mayor movimiento
de la entidad como; caja, bancos, activos fijos, pasivos, ingresos y
egresos; además incluye un instructivo para la creación y uso del fondo
fijo o caja chica y la elaboración de guías o mecanismos para selección,
capacitación y evaluación del personal. Todo en procura de promover la
eficiencia y el cumplimiento de las políticas establecidas en los estatutos
de la organización gremial.
6
ABSTRACT
The present research was realized to get the objectives that were
designed for the creation of an Internal Control System to the financial
resources of Sindicato Provincial “Choferes de Loja” so in the actual
context it is an important role to protect financial resources and evaluate
the human resources in the different departments of this institution.
The methodology that we used for developing of this research begun with
a diagnostic of the different controls and according to these controls we
believe that to put some procedures according to the necessities using
different techniques, format and countable registry.
It is necessary to mark the compromising of the directives of the Sindicato
for the consenting and using of the present Internal Control System in
each office we established some norms, techniques and politics that there
weren’t. These and steps are very important to take some decisions to
confront challenge of the present and future opportunities that will be to
the benefit of the members.
7
Moreover, we are evident in a strict way an Internal Control System for the
more important financial box, an instructive for the creation and use of the
funds finance, procedures to effect the bank conciliation to actives,
passives, also the elaboration of structures to the selection, training and
evaluation of the staff all of these procedures to promote the efficiency and
the fulfillment of the established politics in the statutes of this organization.
8
INTRODUCCIÓN
9
c. INTRODUCCIÓN
Debido al constante cambio en el medio externo como interno que sufren
las organizaciones, estas deben buscar la mejor forma de adaptación
para poder mantenerse, crecer económicamente y responder a las nuevas
exigencias del entorno.
El control interno es un proceso efectuado por la administración y por todo
el personal, diseñado para proporcionar a la dirección un aseguramiento
razonable con respecto al logro de los objetivos en la efectividad y
eficiencia operacional de la información financiera así como el
cumplimiento de políticas, leyes y normas.
El presente trabajo tiene como finalidad brindar un Sistema de Control
Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial “Choferes
de Loja”, proponiendo mecanismos para la selección, evaluación y
capacitación al recurso humano. Consientes de que un efectivo control
interno puede apoyar el éxito de una organización en sus diferentes
formas, para un mejor entendimiento y conforme a los objetivos de la
materia de investigación efectuada fue necesario utilizar normas de
control a las cuentas Caja y Bancos de la entidad así como se estructuró
guías para seleccionar, evaluar y capacitar al personal de la institución.
10
Se pretende que los directivos y funcionarios realicen un buen uso de los
mismos, evitando posibles desviaciones del efectivo, pérdidas, robos,
duplicidad de funciones y otros, lo que les proporcionará la información
adecuada al momento de implantarlos en los diferentes departamentos, y
así, poder conocer la situación real de la institución.
El proceso de investigación se inicia con el Titulo, luego el Resumen en
relación a los objetivos, metodología, resultados, conclusiones y
recomendaciones, Introducción, en donde resaltamos la importancia del
tema, el beneficio y la estructura; Revisión de Literatura, en donde se
aborda conceptos en relación a Sistema de Control Interno, recursos
financieros, recursos humanos; luego se presenta los Materiales y
Métodos,
describiendo
detalladamente
los
métodos,
técnicas
y
procedimientos aplicados; Resultados, que contiene la propuesta
desarrollada; Discusión, en donde se fundamenta los resultados con la
realidad empírica encontrada; se presenta las Conclusiones a las que se
llego luego de concluido el trabajo y sus respectivas Recomendaciones,
que permitirán a los directivos adoptar las medidas correctivas a fin de
mejorar la administración; Bibliografía que contiene las diferentes fuentes
de consulta; y, Anexos en donde se adjunta los diferentes documentos
que fueron utilizados en la investigación.
11
REVISIÓN DE
LITERATURA
12
d. REVISIÓN DE LITERATURA
SISTEMA
Es un conjunto de principios y/o elementos ordenados, estrechamente
relacionados entre sí que persiguen un fin común.
CONTROL
Proceso mediante el cual las actividades implementadas en planes y
procedimientos de la entidad son sometidas a verificación para garantizar
el cumplimiento de los resultados esperados.
CONTROL INTERNO
“Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la
finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera y promover la eficiencia de las operaciones”1
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para
garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad
con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y
1
http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml.
13
veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las
operaciones y la observación de las políticas prescritas para lograr el
cumplimiento de metas y objetivos programados.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta dirección de una
organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad
razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente
establecidos en los siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia
de
las
operaciones; confiabilidad
de
los
reportes financieros
y
cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación
administrativa.
Eficacia.- Relación entre los resultados de las intervenciones en
rehabilitación y en los objetivos fijados en el inicio.
Eficiencia.- Rendimiento óptimo, sin desperdicio de recursos.
Economía.- En su sentido amplio significa, administración recta y
prudente de los recursos económicos y financieros de una entidad. Se
relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo
posible, en condiciones de calidad y precio razonable.
14
Equidad.- Trata de equilibrar la aplicación de los controles internos en
todos los niveles de la empresa y las áreas dependiendo de la flexibilidad
o sensibilidad con que se puedan violar los mismos.
El control interno tiene varios objetivos en las empresas que son:

Evitar o reducir fraudes

Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables

Salvaguardar los activos de la empresa

Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las
normas fijadas por la administración.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con
economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para
ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en
el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquellas,
dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las
circunstancias vigentes en cada momento.
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se
utiliza
en
la
empresa,
fijando
y
evaluando
los
procedimientos
15
administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa
realice su objetivo.
PRINCIPIOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso
desarrollado por el personal de la organización y no puede ser
considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por
lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno
que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es
posible establecer algunos principios de control interno generales así:

La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se
puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de
operaciones.

Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la
exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan
correctamente.

Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una
transacción comercial.
Una persona puede cometer errores, es
16
posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en
dos o más personas.

Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles
pérdidas a la empresa por robo.

Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud
posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
Debe hacerse uso del programa informático siempre que esto sea factible
ya que con el mismo se puede reforzar el control interno.
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían
incluir:

Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea
adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos
y gastos.

Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las
responsabilidades asignadas.
17
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Se identifican cinco elementos del control interno que se relacionan entre
sí y son inherentes a la condición de servicio de la entidad, estos son:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Supervisión o Monitoreo.
Establecer
y
mantener
un
control
interno
adecuado
es
una
responsabilidad de la administración. El control interno facilita el logro de
los objetivos propuestos, permite el uso adecuado de los recursos
financieros y humanos e identifica los riesgos probables, lo que hace
posible el evitar errores e irregularidades.
FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los
recursos humanos y financieros y el correcto funcionamiento de las
entidades.
18
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO
El personal dentro de una organización necesita tener una clara
comprensión de sus responsabilidades y de las reglas y regulaciones que
gobiernan sus acciones, la gerencia desarrolla descripciones del trabajo
de los empleados y define claramente la autoridad y la responsabilidad
dentro de la organización. También pueden establecerse políticas que
describan las prácticas de negocios apropiadas, el conocimiento y la
experiencia del personal clave y el uso de los recursos.
LIMITACIONES
Todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser
reconocidas.
Siempre
existe
la
posibilidad
de
que
al
aplicar
procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las
instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla humana,
etc. Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación
de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una
confabulación de los empleados implicados en el control interno.
Cualquier proyección de una evaluación actual del control interno
contable, está sujeta al riesgo de resultar inadecuada en virtud de que las
19
condiciones
cambiantes
y
el
grado
de
cumplimiento
con
los
procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el tiempo.
Entre los procedimientos de control interno contable establecidos por la
administración del ente que debe evaluar el contador, podemos citar:

Ejecución de las transacciones: Obtener una seguridad razonable
de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en
que fueron realizadas, requerir evidencia independiente de que las
autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de
su competencia y autoridad y que las transacciones se corresponden
con los términos de su autorización.

Registro de las transacciones: Las transacciones requieren ser
registradas por las cifras y en los períodos contables que se llevaron a
cabo y que sean clasificadas en cuentas apropiadas obteniendo el
criterio de la administración en la confección de estimaciones y otras
decisiones relacionadas con la preparación de los estados financieros.
CARACTERÍSTICAS
Todo
sistema
características:
de
control
interno
debe
contener
las
siguiente
20

Autorización y registro operacional de manera que sea de la
atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de
las informaciones y de mantener el control respectivo.

Eficiencia para impedir que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude.
Se puede decir que en las grandes empresas puede lograrse un control
interno excelente mediante la amplia distribución de funciones, de manera
que ninguna persona maneje una transacción completamente desde el
principio hasta el fin.
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Por el momento de aplicación se clasifican en Previo, Concurrente y
Posterior.
CONTROL INTERNO PREVIO
“Es aquella acción preventiva que permite revisar el acto sujeto al control
antes de que cause efecto, con el propósito de verificar la legalidad,
veracidad, conveniencia y oportunidad de las operaciones y actividades
bajo su responsabilidad”.2
2
http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67
21
CONTROL INTERNO CONCURRENTE
“Consiste en las actividades de los funcionarios que dirigen el trabajo de
sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del
administrador cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los mimos
para asegurarse de que se realiza adecuadamente”3.
CONTROL INTERNO POSTERIOR
“Es el examen de las cuentas que rinden los funcionarios y las entidades
obligadas a ello, con base en los comprobantes y relaciones de
documentos que reflejan las operaciones realizadas, para verificar su
conformidad, sinceridad y legalidad”4.
RECURSOS FINANCIEROS
Los recursos financieros constituyen los activos que tienen el grado de
liquidez suficiente, como son: el dinero en efectivo, los créditos, depósitos
en entidades financieras, las divisas, las tenencias de acciones y bonos
que destina una determinada entidad para llevar a cabo sus operaciones
y financiar las actividades, además de los recursos financieros la
3
4
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controlelibeth.htm
http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67
22
institución cuenta con otros elementos como los recursos materiales,
recursos tecnológicos, recursos humanos, e información.
EFECTIVO
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja
o en forma de depósito en un banco. Valores en moneda de curso legal o
su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los
errores y pérdidas.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
“Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el
propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan
afectar el manejo del efectivo” 5 . Estos procedimientos tienen como
finalidad proteger los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de
los registros mediante:
5
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml.
23

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Entidad.
PODEMOS
ESTABLECER
QUE
EL
ÁREA
DE
EFECTIVO
COMPRENDE:

Caja y Bancos.
CAJA
Controla el movimiento del dinero representado por monedas, billetes y
cheques a la vista, que son recaudados y entregados en un momento
determinado. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca tiene saldo
acreedor.
CAJA CHICA.- Es el fondo que la empresa emplea para los gastos
menores como: copias, carreras de taxis, fletes, envíos de documentos y
otros, que no requiere uso de un cheque.
24
EL ARQUEO DE CAJA
“Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde
con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques
o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están
llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas
no previstas por el Cajero”6
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes, sobrantes o
igualdad, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
"Diferencias de Caja", se le cargan los faltantes como pérdidas y se
abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deberá
cancelar contra la de Pérdidas y Ganancias.
6
http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml.
25
BANCOS
“Es una cuenta del activo corriente que controla el movimiento de valores
monetarios que se depositan y se retiran de instituciones bancarias
relacionadas”7.
LA CONCILIACIÓN BANCARIA
“Consiste en la comparación de los registros de las operaciones
bancarias, del libro bancos con los movimientos registrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten las instituciones bancarias,
para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios con el objeto
de que dichos valores queden contabilizados. Esto se realiza ya que es
común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no
coincidan con el libro bancos por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los
mismos

Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no
registró por haber cerrado

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin
de mes
7
ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. QuitoEcuador, 2003. Pág. 90.
26

Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa

Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.

Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

Errores u omisiones por parte de los Bancos”8.
ACTIVOS FIJOS
“Constituyen aquellos bienes permanentes y/o derechos exclusivos que la
empresa utiliza sin restricciones en el desarrollo de su actividades
productivas.”9
CLASIFICACIÓN
Desde la óptica de la evidencia física se clasifican en:

TANGIBLES: Los que se pueden ver, medir y tocar, por ejemplo los
terrenos, edificios, vehículos, etc.

INTANGIBLES: Son los que no se pueden ver, pero si valorar y
debido al paso del tiempo van perdiendo su valor, por ejemplo un
programa informático.
8
HERNÁNDEZ Jhackeline Soledad, RAMÓN Dora Isabel, Tesis de Grado, Manual de Control
Interno para el Autoservicio Zerimar de la ciudad de Loja, 2009 Pág. 116-117.
9
ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. Quito
Ecuador, 2003. Pág. 153.
27
PASIVOS
“Son las deudas que una empresa tiene para con terceras personas, que
no sean las partes de sus socios, accionistas o dueños, que pueden ser a
corto o largo plazo.”10
CLASIFICACIÓN

PASIVOS A CORTO PLAZO O CORRIENTES: Constituyen las
obligaciones que deben de cancelarse dentro del plazo de un año, por
ejemplo deudas con funcionarios, empleados y obreros, con el fisco,
con instituciones financieras y otras.

PASIVOS A LARGO PLAZO O NO CORRIENTES: Son obligaciones
que no se renuevan dentro de un periodo corto (un año), por ejemplo
hipotecas por pagar, préstamos a largo plazo.
INGRESOS Y EGRESOS OPERACIONALES

INGRESOS: Son el producto de las actividades normales de una
entidad, los mismos que consisten en todos los valores recibidos o no,
pero percibidos efectivamente en un determinado periodo, por ejemplo
aportaciones de socios, comisiones, arriendos, donaciones recibidas,
intereses ganados, utilidad en venta de activos fijos.
10
ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. QuitoEcuador, 2003. Pág. 178.
28

EGRESOS: Constituyen aquellas utilizaciones necesarias y efectivas
de bienes y/o servicios que una organización realiza para el
cumplimiento de sus operaciones, por ejemplo sueldos, arriendos,
depreciación, útiles de oficina, readecuación y mantenimiento de
instalaciones, servicios básicos, etc.
RECURSOS HUMANOS
“Son los individuos de una organización que hacen contribución valiosa a
un sistema administrativo de una empresa para el alcance de las
metas.”11
PASOS PARA PROVEER RECURSOS HUMANOS
SELECCIÓN DE PERSONAL
“La selección es la escogencia de una persona del grupo que se ha
reclutado, para ser contratado”.12
“El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que
se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El
11
CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic.
Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 256.
12
CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic.
Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 263.
29
proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y
termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los
solicitantes"13.
EVALUACIÓN AL PERSONAL
“Es el examen de las cualidades de los recursos humanos, pertinentes a
la realización de trabajos disponibles” 14 . Creando mecanismos para
evaluar constantemente su desempeño, estableciendo incentivos que
pueden
ser
económicos
o
asensos
en
reconocimiento
a
su
responsabilidad y dedicación.
CAPACITACIÓN AL PERSONAL
“Es el proceso de desarrollar cualidades de los recursos humanos que les
permitirá ser más productivos y así aportar más al alcance de las metas
de la empresa. El propósito de capacitar es aumentar la productividad de
los empleados mediante el cambio de su conducta”15. Siendo importante
la rotación y promoción del personal para procurar que funcione una
movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de
los más capaces e innovador.
13
http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml
CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic.
Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 264
15
CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic.
Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 266
14
30
MATERIALES Y
MÉTODOS
31
e. MATERIALES Y MÉTODOS
MATERIALES
En el presente trabajo investigativo se utilizaron varios materiales
necesarios para su presentación que son los siguientes: papel bond, útiles
de oficina, computadora, flash memory, libros, revistas, manuales, tesis,
internet, fotocopias entre otros.
MÉTODOS
CIENTÍFICO
Se utilizó en todo el proceso de la investigación como estrategia general,
desde la revisión de literatura hasta el análisis de la empresa objeto de
estudio, valiéndose de métodos auxiliares como son el método DeductivoInductivo y Analítico-Sintético.
DEDUCTIVO-INDUCTIVO
Permitió realizar el estudio del contexto socio-económico actual en el que
se desenvuelve el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”. Además se
32
conoció la normatividad general de la institución y la específica de cada
uno de sus departamentos, lo que sirvió para aplicar un sistema de control
interno a los recursos financieros.
ANALÍTICO-SINTÉTICO
Mediante estos métodos se analizó las operaciones que realizan los
funcionarios en cada uno de los departamentos, permitiendo examinar
los
aspectos
teóricos
y
técnicos
relacionados
con
la
presente
investigación, con la finalidad de aplicar un sistema de control interno y de
esta manera conocer la real situación de la entidad objeto de estudio.
TÉCNICAS
OBSERVACIÓN
Se la utilizó para definir y esclarecer algunos hechos del problema
investigado, verificando las características físicas de cada departamento,
la prestación del servicio y la documentación referente a la actividad de la
entidad.
33
ENTREVISTA
Se aplicó al Secretario General, Secretario de Economía, Contadora,
Auxiliar de Contabilidad y Recaudadora de la institución, con el propósito
de conocer datos históricos de la entidad, la forma de financiamiento que
tiene el Sindicato y otros aspectos importantes.
REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
Se la utilizó en la recopilación de la información de libros, revistas,
folletos, documentos, internet, Estatuto y Reglamento Interno de la
institución, para sustentar y elaborar la revisión de literatura.
34
RESULTADOS
35
f. RESULTADOS
CONTEXTO
INSTITUCIONAL
DEL
SINDICATO
PROVINCIAL
“CHOFERES DE LOJA”
Inició su vida sindical con la aprobación de sus Estatutos por parte del
Ministerio de Previsión Social y Trabajo, lo cual tuvo lugar mediante
Acuerdo Nro. 1712 de 9 de septiembre de 1943; desde ahí ha venido
reformando sus estatutos para beneficio de la clase del volante.
El Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, está ubicado en la parroquia
Sucre del Cantón Loja, limitado al Norte con la calle 10 de agosto, al Sur
con la calle Rocafuerte, al Este con el pasaje Eloy Alfaro y al Oeste con la
avenida Universitaria.
MISIÓN
La misión en la Institución es albergar un grupo de profesionales del
transporte, para propender por todos los medios la defensa de la clase,
velar por el cumplimiento de las leyes laborales relacionadas con el
transito y el transporte, procurando por todos los medios la sindicalización
de los profesionales del volante y al sostenimiento y progreso de la
Federación Nacional de Choferes del Ecuador, la superación de la misma
36
brindándoles los servicios administrativos, artesanales, de salud, fondo
mortuorio, servicio social y jurídico y la escuela de capacitación de
choferes profesionales.
VISIÓN
La visión será de una Institución con capacidad de gestión, con personal
capacitado y especializado que brindará calidez en prestación de
servicios al usuario, brindará atención integral de acuerdo a las
necesidades de los asociados.
BASE LEGAL
Es una institución de derecho, debido que se encuentra legalmente
constituida e inscrita en el Ministerio de Relaciones Laborales, por lo tanto
su base legal radica en:

La Constitución Política del Ecuador

Ley de Régimen Tributario Interno

Ley de Régimen Municipal

Código de Trabajo

Ley de Tránsito, Transporte Terrestre y Seguridad Vial

Estatuto y Reglamento Interno propio.
37
Se encuentra registrada con el RUC. Nº1190069520001, cuenta con los
respectivos permisos de funcionamiento otorgados por el I. Municipio de
Loja para la debida prestación de servicios referente a:

Botica

Laboratorio Clínico

Dispensario Médico

Consultorio Odontológico

Peluquería

Centro de Computo

Mausoleos

Escuela de Capacitación
ORGANIGRAMA ESTRUTURAL
El organigrama estructural no está formalmente establecido en la
Empresa, ya que al ser una organización cuyos servicios requieren de
personal de acuerdo a su propia oferta y disponibilidad la estructura
puede variar según el servicio, no obstante se puede observar un nivel
directivo, un nivel ejecutivo y un nivel operativo en el que se plantean los
distintos puestos.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERERES DE LOJA
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ASESORÍA
JURÍDICA
SECRETARIA GENERAL
SECRETARÍA DE
ACTAS Y
COMUNICACIONES
AUXILIAR DE
ACTAS Y
COMUNICACIONES
SECRETARÍA
DE ECONOMÍA
CONTABILIDAD
RECAUDACIÓN
AUX. CONTAB.
DIGITADOR
SERVICIOS
DISPENSARIO MÉDICO
CONSULTORIO ODONTOLÓGICO
LABORATORIO CLÍNICO
BOTICA
PELUQUERÍA
CENTRO DE CÓMPUTO
MAUSOLEO
ESCUELA DE CAPACITACIÓN
Elaborado por: LOS AUTORES
Fuente: SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA”
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DIAGNÓSTICO SITUACIÓN REAL
Para determinar la situación actual del Sindicato Provincial “Choferes de
Loja”, se lo hizo a través de la aplicación de una entrevista a los directivos
de la entidad, con lo que se pudo establecer el entorno existente en que
se desempeña la misma, dándonos como resultado la falta de control de
las actividades financieras contables principalmente en las cuentas de
mayor movimiento como son caja y bancos, así como la ausencia de un
fondo rotativo para gastos de menor cuantía, permitiendo que el
profesional responsable de su cargo en determinado departamento realice
su labor de acuerdo a sus conocimientos y capacidad.
Otro punto de importancia que se llegó a detallar es la no utilización de un
manual de funciones en el que se detalle las responsabilidades laborales,
el perfil del cargo y la relación de dependencia. También se pudo
comprobar que no se utilizan instructivos para reclutar y/o seleccionar al
personal, así mismo no existe una planificación para capacitación y
evaluación con la finalidad de verificar el rendimiento de cada uno de los
funcionarios.
De todo lo evidenciado, hemos estructurado el desarrollo de la presente
herramienta con la intención de que se constituya en un aporte de gran
importancia para el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”.
40
APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LOS
RECURSOS
FINANCIEROS
DEL
SINDICATO
PROVINCIAL
“CHOFERES DE LOJA”
PRESENTACIÓN
La importancia de tener un sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo
práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlo; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse.
Es necesario resaltar; que la entidad que aplica controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación de las mismas, es por eso
la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que
los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
De lo mencionado se desprende, que todos los departamentos que
conforman una organización son importantes, pero existen dependencias
que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar
su funcionalidad dentro de la organización.
Con lo señalado anteriormente pretendemos realizar la aplicación del
control interno para los recursos financieros y humanos del sindicato de
41
choferes de la ciudad de Loja y establecer, procedimientos que permitan
salvaguardar los recursos financieros de la entidad, además hemos
desarrollado la elaboración de un sistema de control interno para caja,
instructivo para la creación y uso del fondo de caja chica, sistema de
control interno para Bancos, procedimientos para efectuar la conciliación
bancaria, activos, fijos, pasivos, ingresos y egresos.
En relación al segundo objetivo concerniente a los mecanismos para la
selección, evaluación y capacitación de los recursos humanos, tenemos la
elaboración de guías de selección, evaluación y capacitación de personal
para el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”.
OBJETIVO
Proponer procedimientos e instructivos de control interno, que permitan a
los directivos de la institución tener un control eficiente de los recursos
financieros y humanos con los que cuenta.
JUSTIFICACIÓN
La presente propuesta se encuentra plenamente justificada ya que
mediante la aplicación de un sistema de control interno le permite a la
institución fomentar el conjunto de normas, procedimientos, técnicas y
42
otras medidas manejables para los recursos financieros y humanos,
asegurando el cumplimiento de sus objetivos, dando alternativas de
solución y poder tomar decisiones oportunas que permitan alcanzar el
desarrollo de la misma.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA CAJA
CAJA.- Es una cuenta de Activo Circulante que registra todo el
movimiento de efectivo que ingrese y egrese de la institución.
POLÍTICAS

Todo excedente de efectivo será invertido en títulos valores que
brinden total seguridad y produzcan mejores rentas.

Periódicamente, se preparará un presupuesto de caja en función de
las previsiones reales y datos históricos debidamente comprobados.
PROCEDIMIENTOS
1. Las funciones de custodia y manejo del efectivo serán ejecutadas por
personas independientes de las que realizan las funciones de revisión,
registro y control del mismo.
43
2. Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un
documento de respaldo (Recibo, Vale, Factura), el cual debe ser
firmado y sellado por el encargado.
3. Los documentos de respaldo deben ser pre numerados de imprenta y
expedidos en secuencia numérica.
4. Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar
el siguiente día laborable.
5. Es responsabilidad de la autoridad de mayor jerarquía y el encargado
del área financiera velar por el cumplimiento de estos controles.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA CAJA CHICA
INSTRUCTIVO PARA LA CREACIÓN Y USO DEL FONDO CAJA
CHICA
Art. 1.- FINALIDAD: Tiene como principal objetivo, el establecer
procedimientos necesarios para el funcionamiento racional, eficaz y
eficiente de los recursos destinados a los fines para el que fue creado,
debiendo constituirse en el marco normativo y de aplicación, regulador de
las fases de solicitud, recepción, manejo y control de fondos destinados a
cubrir gastos menores en esta entidad.
44
Art. 2.- ALCANCE: Su aplicación tiene carácter de obligatorio en el
Departamento de Recaudación en donde se manejará el fondo de Caja
Chica.
Art. 3.- DE LA APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA: Mediante
Resolución que expida el Consejo de Administración se autorizará la
apertura del “Fondo de Caja Chica”, en la cantidad de $400,00
(Cuatrocientos Dólares Americanos).
Art. 4.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: Será
el Consejo de Administración quien designe a los responsables de la
administración y custodia del fondo de caja chica, cuidando que los
mismos guarden independencia con las actividades contables de
recaudación y depósito de dinero.
Art. 5.- LÍMITE Y CONCEPTO DEL GASTO: El Fondo de Caja Chica, se
utilizará únicamente para cubrir gastos menores cuyo valor no exceda a
diez salarios mínimos vitales $40,00 (Cuarenta Dólares Americanos).
Se entiende por gastos menores, entre otros los siguientes:
a) Gastos de transporte para el personal que se encuentra en misión de
trabajo siempre que la labor a realizarse por su urgencia así lo
justifique
45
b) Material de aseo y limpieza
c) Por compra de útiles de escritorio de uso frecuente o extraordinario
d) Refrigerio para reuniones administrativas de trabajo.
Art. 6.- NIVELES DE AUTORIZACIÓN DEL GASTO: Cada desembolso
del Fondo de Caja Chica, a de requerir la previa autorización en el
formulario “Solicitud de Compra por Caja Chica”.
MODELO Nº1
46
Art. 7.- DEL ADMINISTRADOR DE CAJA CHICA: Se desempeñará
como Administrador del Fondo de Caja Chica, el empleado designado por
los directivos del sindicato de choferes.
El Administrador del Fondo de Caja Chica es responsable de las acciones
que a él directamente competen por el manejo y salvaguarda del fondo
asignado.
Son funciones del Administrador de Caja Chica:
1. Administrar
el
Fondo
de
Caja
Chica
asignado,
atendiendo
estrictamente al límite y concepto del gasto, a las autorizaciones y
demás normas establecidas en este reglamento.
2. Mantener en custodia el fondo asignado con la seguridad del caso y
dentro de la institución en el departamento a su cargo.
3. Exigir que en cada documento sustentatorio figure el destino y motivo
del gasto realizado.
4. Otorgar las facilidades necesarias para la ejecución de arqueos por
parte del personal autorizado.
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5. Verificar la consistencia de los comprobantes de respaldo presentados
para el descargo del fondo de caja chica.
6. Practicar arqueos periódicos. El total del dinero en efectivo, más los
recibos y facturas deben ser igual al importe constituido.
MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE CAJA
48
REGISTROS CONTABLES
SOBRANTE DE CAJA
FALTANTE DE CAJA
49
Art. 8.- DEL MANEJO DEL FONDO: El manejo del fondo de caja chica,
asignado al Administrador, queda condicionado a la observancia de los
siguientes procedimientos:
1. El personal que solicita un bien y/o servicio determinado solicitará al
responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, a través del
formulario “Solicitud de compra por Caja Chica” (Modelo Nº1).
2. Autorizada la solicitud del fondo, el personal solicitante deberá rendir
cuenta en un plazo no mayor al día hábil siguiente de recibido el fondo.
3. En caso que el solicitante del fondo excede del plazo fijado en el
párrafo precedente para rendir cuenta, el Administrador del Fondo de
Caja Chica informará directamente al Consejo de Administración, para
que el importe sea cargado en la cuenta personal del trabajador, sin
perjuicio de iniciar la sanción que pudiere aplicársele.
4. En casos excepcionales, se empleará el “Vale de Caja” por la entrega
de efectivo como comprobante provisional de egreso, para respaldo de
arqueos, con el entendido que debe liquidarse al día siguiente hábil.
50
MODELO Nº2
5. El responsable del fondo, procederá a estampar con el sello de
“CANCELADO”, en los comprobantes que estén debidamente
preparados y autorizados para su reembolso. El mismo que debe
contener la siguiente información:
MODELO Nº3
51
6. Para las compras que se realicen con vendedores que no emiten
facturas o recibos se deberá elaborar el formulario “Vale de Caja” para
registrar los datos generales indicados en el numeral anterior.
7. Cuando las facturas y otros comprobantes contengan vicios de
nulidad, tales como raspaduras, enmiendas, alteraciones, añadiduras
dudosas en la fecha, monto, nombre o sellos, no serán reconocidas
para efectos de su liquidación, por tanto los tenedores de estos fondos
tendrán la obligación de reintegrar los montos erogados no sujetos a
reembolso, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, a partir de la
fecha en que se produjo el rechazo de su reembolso.
Art. 9.- LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: Para efectuar la
liquidación del Fondo de Caja Chica, el encargado sumará los
comprobantes definitivos que sustenten el gasto, previamente verificados
según
los
niveles
de
autorización
establecidos
y
los
anotará
ordenadamente en una Hoja de Cálculo para la operación contable
respectiva, y depositar el sobrante en efectivo en el Departamento de
Recaudación de la Institución o en su defecto en cualquiera de las
cuentas bancarias que mantiene.
52
MODELO Nº4
Art. 10.- SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA
CHICA: Para la reposición del fondo de caja chica, se deberá seguir los
siguientes procedimientos:
a) El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los
requerimientos en forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando
su ejecución haya alcanzado un nivel máximo equivalente al 75% del
fondo asignado.
53
b) Para la reposición correspondiente, el responsable deberá efectuar la
solicitud de reposición de la cuenta equivalente al monto gastado.
c) Es obligación del Administrador del Fondo de Caja Chica garantizar la
veracidad y legalidad de los documentos que sustentan la reposición
bajo su responsabilidad.
MODELO Nº4
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Art. 11.- DE LA GARANTIA O SEGURO DE CAUCIÓN: El Administrador
del Fondo de Caja Chica, deberá rendir caución mediante una póliza de
fidelidad a favor de la institución por el valor que fijaré el Consejo de
Administración.
Art. 12.- DEL ENCARGO DEL FONDO: Cuando el responsable del
manejo del fondo deba ausentarse temporalmente por razones de
enfermedad, vacaciones, etc. el Consejo de Administración resolverá
encargar su administración y custodia a otro empleado de la institución,
para lo cual se suscribirá un acta de entrega recepción.
Art. 13.- DEL CIERRE DE LOS FONDOS: Serán causales para el cierre o
suspensión del Fondo de Caja Chica, los siguientes:
a) Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creación
b) Por disposición del Consejo de Administración.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA BANCOS
BANCOS.- Refleja la responsabilidad del efectivo de la empresa que
posee en las cuentas corrientes o de ahorro, en instituciones financieras
del país.
55
POLÍTICAS

En los bancos que se escojan para aperturar las cuentas corrientes de
la institución, deberán registrarse la firma del Secretario General y
Secretario de Economía, quienes serán las personas autorizadas para
girar cheques o documentos habilitantes de pago, así como autorizar
transferencias, con cargos a las mencionadas cuentas.
PROCEDIMIENTOS
1. Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en las
entidades
financieras
debidamente
autorizadas
por
la
Superintendencia de Bancos.
2. Los cheques deben ser firmados por el Secretario General y Secretario
de Economía autorizados de manera oficial.
3. Todos los pagos a realizar en la institución de montos mayores al 10%
del total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de
cheques.
4. Los cheques deben ser pre numerados y expedidos en secuencia
numérica.
56
5. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta
solicitud debe ser aprobada por el Secretario General y de Economía.
6. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista
provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
7. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
8. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la
documentación justificativa del pago y las personas que los firman
deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.
9. Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los
mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a
número, cantidad, valor, beneficiario y concepto.
10. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala
el registro contable deberá anexar la documentación correspondiente.
11. La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con
un sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y
a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilización
irregular de dicha documentación.
57
12. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe
ser supervisada por la oficina de Contabilidad y en su defecto por la
persona encargada de realizar los pagos, quién mantendrá un registro
de dichos cheques.
13. Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los
libros de contabilidad de la institución por personal independiente a su
confección, aprobación, custodia, etc.
14. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a
nombre de la propia institución deben tener en el detalle la información
específica del concepto y la naturaleza del pago.
15. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes
comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y
determinar el balance real al final de cada período. Las conciliaciones
deben ser preparadas por personas independientes del manejo y
registro del efectivo. Estas personas deberán obtener explicaciones
satisfactorias por todos los períodos anormales de tránsito, tanto de
cheques como de depósitos y cualquier diferencia detectada en la
realización de la referida operación, deberán hacerse los registros de
lugar en los libros contables (ajustes).
58
16. Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas
para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia
que es utilizada para el registro contable.
17. Deben usarse máquinas protectoras de cheques.
18. En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya
firma es estampada deberá mantener supervisión sobre los controles
propios de la máquina, tales como: Doble llave, control de totales
firmados, control de números de cheques firmados, etc.
19. La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar
autorizada por el Secretario General y de Economía u otro funcionario
competente.
20. Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando
sus políticas.
21. Es responsabilidad del Consejo de Administración, Secretario General
y de Economía, velar por el cumplimiento de estos controles.
59
PROCEDIMIENTOS PARA CONCILIACIÓN BANCARIA
1. Se tomarán los valores que constan en el libro de bancos y se
verificará que dichos valores constan en el estado de cuenta que envía
la institución bancaria.
2. Si la verificación resulta positiva, se pondrá un signo de visto en las
cifras que coinciden (
).
3. Al concluir la práctica quedarán valores que no constan en uno de los
libros; para este caso se encierran en un círculo (
) o se marcan
con un lapicero de diferente color.
4. Estos valores que no constan en los libros se los presentarán en la
conciliación bancaria mensual.
5. Para la conciliación bancaria del segundo período, se deberá efectuar
el cruce de valores entre el Libro Bancos, el estado de cuenta bancario
y la conciliación bancaria del mes anterior, con la finalidad de tener un
seguimiento y verificar que la institución bancaria registre los valores
que no constan.
60
6. El registro de Notas de Débito y Crédito en el libro bancos se efectuará
cuando la institución bancaria envíe los documentos respectivos.
7. Los cheques girados y no cobrados deben ser controlados hasta que
se hagan efectivos si es el caso que hasta el décimo tercer mes no se
ha hecho efectivo se les debe anular y se los reintegrarán a los libros
de la Institución al rubro “OTRAS CUENTAS PENDIENTES”.
ESTRUCTURA DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA
61
ESTADO DE CUENTA
62
LIBROS BANCOS
REGISTROS CONTABLES
CONTABILIZACIÓN DE LAS NOTAS DE CRÉDITO
63
CONTABILIZACIÓN DE LAS NOTAS DE DÉDITO
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS ACTIVOS
FIJOS
POLITICA
Mantener un control permanente de los activos fijos en contabilidad y
servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las
áreas
que
controlan
operativamente
los
mismos,
siendo
estas
responsables de su custodia y cuidado.
PROCEDIMIENTOS
1. Se firmará una responsiva por los activos fijos que cada funcionario
de área tiene bajo su responsabilidad.
64
2. Establecer con que periocidad se realizarán, inventarios físicos de los
activos fijos.
3. Se verificará que todos los activos
registrados en contabilidad. Se
encuentren físicamente y en uso en la empresa.
4. Se verificará que los activos fijos en desuso o que hayan sido
vendidos, contabilidad los de de baja.
5. Se realizará la depreciación
de los valores de los activos fijos
tangibles en forma mensual de acuerdo con las regulaciones vigentes
y en base a las tasas establecidas (autorizadas) para su depreciación.
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS PASIVOS
POLITICA
Comprobar que todos los pasivos que muestra el balance general son
reales y presentan obligaciones a la fecha del mismo, verificar que se
incluyan todos los pasivos a cargo de la entidad; comprobar que los
pasivos están adecuadamente clasificados, descritos y revelados en los
estados financieros.
65
PROCEDIMIENTOS
1. El consejo de administración autorizará la contratación de préstamos
si se diera el caso.
2. El consejo de administración, designará a los funcionarios para firmar
los distintos documentos.
3. Se cancelará y se archivará adecuadamente los documentos
pagados.
4. La entidad cumplirá estrictamente las condiciones u obligaciones
impuesta por contratos que se establecieran.
5. Se pondrá limitaciones estatutarias para solicitar préstamos.
6. Se tendrá un adecuado control contable de las obligaciones
bancarias.
7. Se llevará un control contable que permitan determinar los bienes
dados en garantías, tasa de interés, vencimientos, pagos y demás
condiciones pactadas en instituciones financieras.
8. Se conciliarán periódicamente los saldos de la cuenta de control del
mayor.
66
9. En caso de adquirir obligaciones con instituciones financieras se
deberá realizar estudios que soporten y justifiquen su necesidad y
beneficio.
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS
POLITICA
Verificar que el ingreso de los valores en efectivo sea en forma detallada
y demostrada a través de comprobantes debidamente legalizados y
autorizados.
PROCEDIMIENTOS
1. Se fijará como plazo límite sesenta días para el cobro de las
aportaciones de los socios por concepto de cuotas ordinarias,
mortuorias y multas, con la finalidad de contar con los fondos
necesarios para solventar las obligaciones inmediatas de la
institución.
2. Los valores provenientes por conceptos de arrendamientos de locales
comerciales, salón social, oficinas, bodegas y vivienda, de propiedad
de la entidad deberán cobrarse por adelantado y estar respaldados
67
por su respectivo contrato, pagaré y/o letra de cambio estableciendo
claramente su fecha de vencimiento y el porcentaje por mora para
asegurar su cobranza, debiendo ser legalizados por el Secretario
General, Secretario de Economía y la Recaudación por duplicado.
3. El cobro
por el servicio
de
consultorio
médico,
consultorio
odontológico, laboratorio, botica, peluquería y sala de internet se lo
tendrá que recolectar a todos los socios activos, jubilados y sus
familiares que requieran del mismo, sin excepción de persona.
4. Los intereses ganados por inversiones de pólizas de acumulación en
instituciones financieras, deberán darse a conocer al consejo de
administración con el propósito de seguirlas manteniendo o buscar
nuevas alternativas que generen mejor rentabilidad.
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS EGRESOS
POLITICA
Confirmar que los valores que egresan de la entidad, ya sea mediante
efectivo o cheque, se lo haga de manera detallada en los diferentes
comprobantes de pago previa autorización del consejo de administración.
68
PROCEDIMIENTOS
1. Los desembolsos por conceptos de sueldos de empleados y
beneficios de ley (décimo tercero, décimo cuarto, aporte patronal y
fondos de reserva), se regirán por las disposiciones contempladas en
las tablas salariales aprobadas por el Ministerio de Trabajo y que
están determinadas para el sector privado.
2. Los viáticos, subsistencias, gastos de movilización, etc., serán
asignados por el consejo de administración de acuerdo al destino,
función y número de días que deben permanecer los comisionados.
3. Para la cancelación o pago de los compromisos adquiridos, se
anexará a los mismos; orden de pago, facturas, planillas, recibos,
debidamente legalizados, por el interesado y abalizados por la
persona que los recibió, específicamente cuando se trate de:
maquinaria, herramientas, repuestos, bienes muebles, comestibles,
lubricantes, medicinas, útiles de oficina, aseo y limpieza, materiales
de construcción.
4. Toda orden de pago será solicitada y emitida por el Secretario
General en forma escrita, revisada y registrada por el Secretario de
Economía, y tramitada por Contabilidad, previo el respectivo pago.
69
PROCEDIMIENTOS
PARA
REALIZAR
LA
SELECCIÓN,
CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Para abastecer los recursos humanos tanto administrativos como no
administrativos en el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, se deberá
tomar en cuenta los siguientes pasos descritos en el siguiente esquema:
RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN
EVALUACIÓN
CAPACITACIÓN
GUÍA PARA SELECCIÓN DE PERSONAL
La primera actividad a realizar en la administración de recursos humanos
es el reclutamiento y selección de personal, en este documento
presentamos la forma general para su realización. El procedimiento
elaborado incluye todas las fases de un proceso completo, con la
intención que se ilustre el mismo en su totalidad, sin embargo es
importante aclarar que este proceso se debe adaptar o reducir de acuerdo
a las necesidades de la institución.
1. Describir detalladamente el perfil del puesto, y las aptitudes físicas y
psíquicas que se requiere.
70
2. Convocatoria por parte del Secretario General de la Institución con
aval del Consejo de Administración para llenar las vacantes existentes
en las diferentes áreas administrativas. Se lo realizará por los medios
de comunicación más notables en la ciudad, con un lapso no mayor de
15 días.
3. Se formará una Comisión integrada por el Secretario General,
Secretario de Economía, Secretario de Actas y Comunicaciones,
quienes deberán establecer los parámetros para la clasificación de los
participantes de acuerdo al cargo a desempeñar.
4. Entrevista personal a los aspirantes por parte del Secretario General y
mediante test comunes se les realizará una prueba primaria para
evaluar los comportamientos, las habilidades y los conocimientos
técnicos; así como una prueba grafológica.
5. La Comisión citará a las personas preseleccionadas en los test para
que completen una solicitud de empleo y el Secretario General le
realizará preguntas para conocerlo y decidir si lo vuelve a convocar o
no.
6. Convocar a una segunda entrevista más profunda con 3 ó 4 aspirantes
seleccionados, para analizar la personalidad y aptitud al puesto. Así
como su formación, destreza o experiencia para la tarea.
71
7. Una vez seleccionados los finalistas, se estudia la información
recabada y se analizan los antecedentes laborales, sociales o
ambientales del trabajador.
8. La decisión final la tomará el Consejo de Administración; la persona es
convocada y se acuerda la modalidad de la relación laboral: el sueldo,
los beneficios, las obligaciones y los compromisos de ambas partes. Si
no se llega a un acuerdo, se citará a otro candidato.
GUÍA PARA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
La evaluación es un proceso para medir el rendimiento laboral del
trabajador, con el objeto de llegar a la toma de decisiones objetivas sobre
los recursos humanos.
Para la evaluación del personal en el Sindicato de Choferes de Loja, se
tomará como referencia los siguientes pasos:
1. El Consejo de Administración autorizará que se realice la evaluación
del personal de los diferentes departamentos de la institución, por
prioridad.
72
2. Se contratará el personal calificado o en su defecto se nombrará una
comisión previamente instruida para que realice la evaluación y el
desempeño del personal con una periodicidad de seis meses, o al
menos una vez al año.
3. Se le dará aviso al empleado una semana antes de la evaluación, para
que revise su trabajo, lea descripciones de su puesto, analice los
problemas y prepare sus preguntas y comentarios.
4. Las evaluaciones del personal de los diferentes departamentos se lo
hará en el tiempo mínimo de una hora y tres horas coma máximo.
5. Las evaluaciones se las realizará en un lugar privado donde no habrá
interrupciones por llamadas telefónicas o visitas.
6. El personal asignado a realizar la evaluación aplicará el método más
adecuado que le facilite medir en forma objetiva el desempeño de los
empleados.
7. Una vez obtenidos los resultados de las evaluaciones, mediante un
informe detallado los responsables los darán a conocer al Consejo de
73
Administración, para que sea este órgano regular quien verifique el
rendimiento de cada empleado y tome las decisiones más acertadas
sobre este tema.
GUÍA PARA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
El proceso de capacitación se llevará a cabo de acuerdo a las siguientes
etapas:
1. Detectar las necesidades, será la función principal para obtener
información de las deficiencias en conocimientos, habilidades y
actitudes que presenta el personal para el adecuado desempeño de
sus funciones.
2. Para llevar a cabo la detección de necesidades es indispensable
contar con la información acerca de los perfiles de puestos del
personal que integra el departamento desconcentrado.
3. El titular del Consejo de Administración es responsable de recopilar la
información necesaria para integrar el catálogo de perfiles de puestos
de los diferentes departamentos de la institución.
74
4. La detección de necesidades de capacitación se efectúa de acuerdo a
lo establecido en una Guía Metodológica que para este fin se emita
por parte del órgano regular. Esta información debe recopilarse con
objeto de integrar y desarrollar el programa de capacitación.
5. El desarrollo de la capacitación permitirá ordenar el conjunto de
acciones encomendadas a satisfacer a través de las diversas
modalidades, las diferentes necesidades detectadas, así como dar a
conocer los alcances del programa de capacitación.
6. Se debe integrar el programa de capacitación, con base en las
necesidades identificadas y en función de las acciones y/o eventos de
capacitación definidos, a fin de promover la participación del personal.
7. En la organización al inicio de un evento o de capacitación existe la
relación de los participantes y al final una evaluación del evento.
8. La información de los resultados de los eventos de capacitación sirve
como
retroalimentación
para
la
integración
del programa
de
capacitación para el año siguiente, que deberá ser ejecutado por el
Consejo de Administración.
75
DISCUSIÓN
76
g. DISCUSIÓN
Desde su inició se conoce que el Sindicato se creó con el objetivo de
albergar un grupo de profesionales del volante, para propender por todos
los medios la defensa de la clase, velar por el cumplimiento de las leyes
laborales relacionadas con el tránsito y el transporte, brindar servicios
administrativos, artesanales, de salud, de fondo mortuorio, servicio social
y la escuela de capacitación.
Se reconoce además que el sindicato es un ente con capacidad de
gestión, que cuenta con personal capacitado y especializado para brindar
servicios de calidad de acuerdo a las necesidades de los asociados. Para
ello sus directivos a lo largo de la vida institucional no han precisado
herramientas de control que faciliten prevenir o detectar errores e
irregularidades de manera oportuna, facilitando así su operatividad.
Debido a ésta ausencia de control interno a los Recursos Financieros y
Humanos en el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, en la actualidad
no permite un funcionamiento adecuado en sus departamentos para su
progreso, de ahí la importancia de aplicar un Sistema de Control Interno
que ayude a mantener una vigilancia permanente en el cumplimiento de
los fines de la entidad con eficiencia y responsabilidad.
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Se puede señalar que no cuenta con un fondo para gastos de menor
cuantía como es Caja Chica, por ende no se realizan los arqueos de caja
y el personal que maneja el efectivo no se encuentra debidamente
caucionado.
También no se utilizan mecanismos para la selección, capacitación y
evaluación del personal, ya que se lo realiza de forma empírica y no
conforme a las necesidades del cargo, el personal administrativo
desconoce del límite de sus obligaciones y derechos, debido a que no
existen
instructivos
para
que
cada
persona
asuma
y
ejecute
eficientemente las funciones asignadas.
Por ello se ha diseñado para la entidad un sistema de control interno para
caja, un reglamento para creación, manejo y uso del fondo de caja chica,
así como también, un sistema de control interno para bancos,
procedimientos para realizar la conciliación bancaria, activos fijos,
pasivos, ingresos y egresos, considerando que estos constituyen las
actividades más frecuentes de la institución, además los instructivos para
la selección, capacitación y evaluación del personal.
Llegando a determinar que nuestro tema de investigación planteado para
el Sindicato Provincial “Choferes de Loja” es el conveniente para
ayudar a dar una protección de sus recursos, asegurar que los resultados
78
contables y operacionales sean exactos y verdaderos, igualmente el
cumplimiento de la leyes internas y externas de la institución,
contribuyendo positivamente al funcionamiento eficaz de la entidad.
79
CONCLUSIONES
80
h. CONCLUSIONES
Al finalizar el presente trabajo de investigación se llega a determinar las
siguientes conclusiones:
1. El Sindicato Provincial “Choferes de Loja” no cuenta con un sistema de
control interno para los recursos financieros y humanos, de manera
que facilite tener un conocimiento apropiado y oportuno de las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información de acuerdo con las normas legales dentro de las
políticas trazadas por la dirección.
2. La falta de un fondo para caja chica conlleva a utilizar el efectivo de
caja general para los pagos de menor cuantía que se producen en la
entidad, ocasionando problemas en el desenvolvimiento de las
actividades administrativas-contables.
3. Se ha evidenciado la falta de procedimientos o mecanismos para
realizar el reclutamiento, capacitación y evaluación del número
apropiado de personal que proporcione a la entidad una fuerza laboral
adecuada, lo que ha dado lugar en algunos casos a la incorporación
de empleados sin experiencia y responsabilidad en el cargo asignado.
81
RECOMENDACIONES
82
i. RECOMENDACIONES
Fundamentándonos en las conclusiones obtenidas en la presente
investigación proponemos las siguientes recomendaciones:
1. El Sindicato Provincial “Choferes de Loja” debe aplicar un sistema de
control interno adecuado para las cuentas caja y bancos, mediante
arqueos y conciliaciones, ya que estás en si representan el recurso
financiero de la institución, lo que permitirá al personal realizar sus
actividades correspondientes y poder brindar la información eficiente y
oportuna a los directivos, en relación a la actividad dentro de su área
de trabajo.
2. A los directivos de la entidad autorizar a quien corresponda la creación
del Fondo de Caja Chica, para cubrir gastos de menor cuantía que
sean urgentes sustentándose en comprobantes legales. Tomándose
en cuenta que cada gasto no puede ser superior al 10% del fondo
asignado.
3.
Que los Directivos hagan uso de las guías y mecanismos propuestos
en el presente trabajo de investigación, para la selección, capacitación
y evaluación del personal, con la finalidad de que se incorpore y se
conserve personal idóneo que asuma y ejecute sus funciones de
manera eficiente y apropiada.
83
BIBLIOGRAFÍA
84
j. BIBLIOGRAFÍA
LIBROS Y COLECCIONES
-
CERTO, Samuel C. Administración Moderna. Edit. Pearson Educación
de Colombia Ltda. Octava Edición, 2001.
-
MÉNDEZ A., Carlos E. Metodología Diseño y Desarrollo del Proceso
de Investigación. Tercera. Edición. Bogotá - Colombia, 2002.
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ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw
Hill. Cuarta Edición, 2003.
DOCUMENTOS TESIS, ARTÍCULOS Y REVISTAS
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Oscar Stalin Castro Neira. Propuesta de un Sistema de Control Interno
para la micro empresa de la ciudad de Catacocha. Tesis de
Licenciatura. Universidad Nacional de Loja. Área Jurídica, Social y
Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja, 2008.
-
Jhackeline Soledad Hernández, Dora Isabel Ramón. Manual de
Control Interno para el Autoservicio Zerimar de la ciudad de Loja. Tesis
85
de Licenciatura Universidad Nacional de Loja. Área Jurídica, Social y
Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja, 2009.
-
Mónica del Carmen Armijos Ortiz, Mirian Esperanza Castillo Rojas.,
Examen Especial a las Cuentas Bancos y Cuentas por Cobrar del
Colegio de Contadores de Loja, periodo del 01 de enero al 31 de
diciembre del 2000. Tesis de Licenciatura Universidad Nacional de
Loja. Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Loja, 2002.
INTERNET Y OTROS
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http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml.
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http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml.
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http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml.
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http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67
-
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controle
libeth.htm
-
www.quedelibros.com
-
www.zonaeconomica.com
86
ANEXOS
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
ANEXOS
SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA”
AV. UNIVERSITARIA 08-72 E/ ROCAFUERTE Y 10 DE AGOSTO
101
OFICINA SECRETARÍA DE ECONOMÍA
SECRETARIO DE ECONOMÍA DEL SINDICATO PROVINCIAL
“CHOFERES DE LOJA”
SR. JOSÉ GÁLVEZ OCHOA
LIC. LORENA GÓMEZ - SECRETARIA
102
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONTADORA DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA”
CPA. LIC. ESTHELA CARRIÓN CASTILLO
103
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE CONTABILIDAD DEL SINDICATO PROVINCIAL
“CHOFERES DE LOJA”
LIC. RITA TORRES QUICHIMBO
104
DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN
RECAUDADORA DEL SINDICATO PROVINCIAL
“CHOFERES DE LOJA”
ING. SANDRA ALBÁN CAMPOVERDE
105
ÍNDICE
106
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDOS
PÁGINAS
CARÁTULA
CERTIFICACIÓN
ii
AUTORÍA
iii
AGRADECIMIENTO
iv
DEDICATORIA
v
1.
TÍTULO
2.
RESUMEN
4
3.
ABSTRACT
6
4.
INTRODUCCIÓN
8
5.
REVISIÓN DE LITERATURA
11
Sistema
12
Control
12
Control Interno
12
Sistema de Control Interno
12
Objetivos del Control Interno
13
Importancia del Control Interno
14
Principios Generales del Control Interno
15
Estructura del Control Interno
16
107
Elementos de Control Interno
17
Fundamentos del Control Interno
17
Responsabilidad del Control Interno
18
Limitaciones
18
Características
19
Clasificación del Control Interno
20
Control Interno Previo
20
Control Interno Concurrente
21
Control Interno Posterior
21
Recursos Financieros
21
Efectivo
22
Control Interno del Efectivo
22
Caja
23
Caja Chica
23
El Arqueo de Caja
24
Bancos
25
La Conciliación Bancaria
25
Activos Fijos
26
Clasificación
26
Pasivos
27
108
6.
7.
Clasificación
27
Ingresos y Egresos Operacionales
27
Recursos Humanos
28
Pasos para Proveer Recursos Humanos
28
Selección de Personal
28
Evaluación al Personal
29
Capacitación al Personal
29
MATERIALES Y MÉTODOS
30
Materiales
31
Métodos
31
Técnicas
32
RESULTADOS
34
Contexto Institucional
35
Misión
35
Visión
36
Base Legal
36
Organigrama Estructural
37
Diagnóstico Situación Real
39
Aplicación de un Sistema de Control Interno para los Recursos
Financieros del Sindicato Provincial Choferes de Loja
40
109
Presentación
40
Objetivo
41
Justificación
41
Procedimientos de Control Interno para Caja
42
Políticas
42
Procedimientos
42
Procedimientos de Control Interno para Caja Chica
43
Instructivo para la creación y uso del fondo Caja Chica
43
Registros Contables
48
Procedimientos de Control Interno para Bancos
54
Políticas
55
Procedimientos
55
Procedimientos para Conciliación Bancaria
59
Registros Contables
62
Procedimientos para Control Interno de Activos Fijos
63
Políticas
63
Procedimientos
63
Procedimientos para Control Interno de Pasivos
64
Políticas
64
Procedimientos
65
110
Procedimientos para Control Interno de los Ingresos
66
Políticas
66
Procedimientos
66
Procedimientos para Control Interno de los Egresos
67
Políticas
67
Procedimientos
68
Procedimientos para la realizar la Selección, Evaluación
y Capacitación de los Recursos Humanos
69
Guía para Selección de Personal
69
Guía para Evaluación del Personal
71
Guía para Capacitación del Personal
73
8.
DISCUSIÓN
75
9.
CONCLUSIONES
79
10.
RECOMENDACIONES
81
11.
BIBLIOGRAFÍA
83
12.
ANEXOS
86
13.
ÍNDICE
105