i UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Aplicación de un Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial “Choferes de Loja” TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE LICENCIADOS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICOAUDITOR. AUTORES: Jorge Segundo Apolo Pinza Marco Alcívar Chimbo Guamán DIRECTORA: Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc. Loja – Ecuador 2010 i Dra. Pilar del Carmen Zhamungui Troncos Mg. Sc, DOCENTE DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA Y DIRECTORA DE TESIS. C E R T I F I C O: Que el presente trabajo de Investigación “APLICACIÓN DE UN CONTROL INTERNO PARA LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL SINDICATO PROVINCIAL CHOFERES DE LOJA” desarrollado por los aspirantes: Jorge Segundo Apolo Pinza y Marco Alcívar Chimbo Guamán, previo a optar el grado de Licenciados en Contabilidad y Auditoría, Contador-Público Auditor, ha sido dirigido y revisado, por lo que autorizo su presentación ante el respectivo Tribunal de Grado. Loja, noviembre de 2010 Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc DIRECTORA DE TESIS ii ii AUTORÍA El contenido del presente trabajo, así como los conceptos, opiniones, criterios, comentarios, conclusiones y recomendaciones vertidas son de exclusiva responsabilidad de sus autores. Jorge Segundo Apolo Pinza …………………................................ Marco Alcívar Chimbo Guamán …………………………………….. i iii iii DEDICATORIA Con profunda gratitud y amor a mí querida esposa que con gran paciencia supo apoyarme firmemente, a mis dos preciados tesoros que son mis hijas Romina y Raffaella quienes constantemente llenan de alegría mi corazón y reavivan mi espíritu, a mis padres y hermanos por su noble apoyo motivándome para seguir adelante. Jorge Segundo Este trabajo lo dedico a Dios por iluminarme y guiarme siempre, en especial a mi Madre quien es el pilar fundamental que contribuyo con su apoyo moral y económico para la culminación de mis estudios universitarios. Marco Alcívar iv iv AGRADECIMIENTO Expresamos nuestra imperecedera gratitud a la Universidad Nacional de Loja, por intermedio del Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría, al haber organizado el Noveno Programa Modular de Apoyo de la Graduación de Licenciados y Primero de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría. A los directores, docentes, empleados y trabajadores quienes desde sus diferentes funciones han brindado su meritorio apoyo y dedicación por el desarrollo y culminación de este trabajo de investigación. De manera especial nuestros sinceros sentimientos de reconocimiento a la Dra. Pilar del C. Zhamungui T. Mg. Sc. Directora de Tesis, quien con su acertada dirección hizo posible llegar al término del presente trabajo. De la misma forma a los Directivos del Sindicato Provincial “Choferes de Loja” y de manera particular al Dr. Iván Ludeña Astudillo Secretario General de dicha institución, por su generosa apertura y colaboración, para que esta investigación llegue a su término. Los Autores v 1 TÍTULO 2 Aplicación de un Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial “Choferes de Loja” 3 RESUMEN 4 b. RESUMEN La presente investigación se realizó con la finalidad de diseñar un Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, ya que en el actual contexto global constituye un pilar fundamental como herramienta para proteger los recursos financieros y evaluar el rendimiento de los recursos humanos en los diferentes departamentos o divisiones de la entidad La metodología utilizada para el desarrollo de la presente investigación se inicio realizando un diagnóstico de los controles existentes, para en base de ello poner ciertos alcances que conlleve a la utilización de procedimientos de control acorde a sus necesidades, mediante la utilización de técnicas, formatos y registros contables. Vale acotar que es necesario el compromiso por parte de los directivos del sindicato, para la aprobación y utilización del presente Sistema de Control Interno, donde se dejó en consideración normas, técnicas y políticas para sus departamentos que carecen de los mismos, siendo de gran importancia a la hora de tomar decisiones para afrontar los retos y oportunidades presentes y futuras que vayan en beneficios de sus socios. 5 Asimismo se hace constar de manera detallada procedimientos para realizar un Sistema de Control Interno a las cuentas de mayor movimiento de la entidad como; caja, bancos, activos fijos, pasivos, ingresos y egresos; además incluye un instructivo para la creación y uso del fondo fijo o caja chica y la elaboración de guías o mecanismos para selección, capacitación y evaluación del personal. Todo en procura de promover la eficiencia y el cumplimiento de las políticas establecidas en los estatutos de la organización gremial. 6 ABSTRACT The present research was realized to get the objectives that were designed for the creation of an Internal Control System to the financial resources of Sindicato Provincial “Choferes de Loja” so in the actual context it is an important role to protect financial resources and evaluate the human resources in the different departments of this institution. The methodology that we used for developing of this research begun with a diagnostic of the different controls and according to these controls we believe that to put some procedures according to the necessities using different techniques, format and countable registry. It is necessary to mark the compromising of the directives of the Sindicato for the consenting and using of the present Internal Control System in each office we established some norms, techniques and politics that there weren’t. These and steps are very important to take some decisions to confront challenge of the present and future opportunities that will be to the benefit of the members. 7 Moreover, we are evident in a strict way an Internal Control System for the more important financial box, an instructive for the creation and use of the funds finance, procedures to effect the bank conciliation to actives, passives, also the elaboration of structures to the selection, training and evaluation of the staff all of these procedures to promote the efficiency and the fulfillment of the established politics in the statutes of this organization. 8 INTRODUCCIÓN 9 c. INTRODUCCIÓN Debido al constante cambio en el medio externo como interno que sufren las organizaciones, estas deben buscar la mejor forma de adaptación para poder mantenerse, crecer económicamente y responder a las nuevas exigencias del entorno. El control interno es un proceso efectuado por la administración y por todo el personal, diseñado para proporcionar a la dirección un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos en la efectividad y eficiencia operacional de la información financiera así como el cumplimiento de políticas, leyes y normas. El presente trabajo tiene como finalidad brindar un Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, proponiendo mecanismos para la selección, evaluación y capacitación al recurso humano. Consientes de que un efectivo control interno puede apoyar el éxito de una organización en sus diferentes formas, para un mejor entendimiento y conforme a los objetivos de la materia de investigación efectuada fue necesario utilizar normas de control a las cuentas Caja y Bancos de la entidad así como se estructuró guías para seleccionar, evaluar y capacitar al personal de la institución. 10 Se pretende que los directivos y funcionarios realicen un buen uso de los mismos, evitando posibles desviaciones del efectivo, pérdidas, robos, duplicidad de funciones y otros, lo que les proporcionará la información adecuada al momento de implantarlos en los diferentes departamentos, y así, poder conocer la situación real de la institución. El proceso de investigación se inicia con el Titulo, luego el Resumen en relación a los objetivos, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones, Introducción, en donde resaltamos la importancia del tema, el beneficio y la estructura; Revisión de Literatura, en donde se aborda conceptos en relación a Sistema de Control Interno, recursos financieros, recursos humanos; luego se presenta los Materiales y Métodos, describiendo detalladamente los métodos, técnicas y procedimientos aplicados; Resultados, que contiene la propuesta desarrollada; Discusión, en donde se fundamenta los resultados con la realidad empírica encontrada; se presenta las Conclusiones a las que se llego luego de concluido el trabajo y sus respectivas Recomendaciones, que permitirán a los directivos adoptar las medidas correctivas a fin de mejorar la administración; Bibliografía que contiene las diferentes fuentes de consulta; y, Anexos en donde se adjunta los diferentes documentos que fueron utilizados en la investigación. 11 REVISIÓN DE LITERATURA 12 d. REVISIÓN DE LITERATURA SISTEMA Es un conjunto de principios y/o elementos ordenados, estrechamente relacionados entre sí que persiguen un fin común. CONTROL Proceso mediante el cual las actividades implementadas en planes y procedimientos de la entidad son sometidas a verificación para garantizar el cumplimiento de los resultados esperados. CONTROL INTERNO “Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y promover la eficiencia de las operaciones”1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y 1 http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml. 13 veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones y la observación de las políticas prescritas para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Eficacia.- Relación entre los resultados de las intervenciones en rehabilitación y en los objetivos fijados en el inicio. Eficiencia.- Rendimiento óptimo, sin desperdicio de recursos. Economía.- En su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los recursos económicos y financieros de una entidad. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible, en condiciones de calidad y precio razonable. 14 Equidad.- Trata de equilibrar la aplicación de los controles internos en todos los niveles de la empresa y las áreas dependiendo de la flexibilidad o sensibilidad con que se puedan violar los mismos. El control interno tiene varios objetivos en las empresas que son: Evitar o reducir fraudes Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables Salvaguardar los activos de la empresa Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración. Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquellas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos 15 administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objetivo. PRINCIPIOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales así: La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones. Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente. Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial. Una persona puede cometer errores, es 16 posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en dos o más personas. Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo. Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas. Debe hacerse uso del programa informático siempre que esto sea factible ya que con el mismo se puede reforzar el control interno. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir: Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades asignadas. 17 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Se identifican cinco elementos del control interno que se relacionan entre sí y son inherentes a la condición de servicio de la entidad, estos son: Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión o Monitoreo. Establecer y mantener un control interno adecuado es una responsabilidad de la administración. El control interno facilita el logro de los objetivos propuestos, permite el uso adecuado de los recursos financieros y humanos e identifica los riesgos probables, lo que hace posible el evitar errores e irregularidades. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos humanos y financieros y el correcto funcionamiento de las entidades. 18 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO El personal dentro de una organización necesita tener una clara comprensión de sus responsabilidades y de las reglas y regulaciones que gobiernan sus acciones, la gerencia desarrolla descripciones del trabajo de los empleados y define claramente la autoridad y la responsabilidad dentro de la organización. También pueden establecerse políticas que describan las prácticas de negocios apropiadas, el conocimiento y la experiencia del personal clave y el uso de los recursos. LIMITACIONES Todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla humana, etc. Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los empleados implicados en el control interno. Cualquier proyección de una evaluación actual del control interno contable, está sujeta al riesgo de resultar inadecuada en virtud de que las 19 condiciones cambiantes y el grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el tiempo. Entre los procedimientos de control interno contable establecidos por la administración del ente que debe evaluar el contador, podemos citar: Ejecución de las transacciones: Obtener una seguridad razonable de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en que fueron realizadas, requerir evidencia independiente de que las autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de su competencia y autoridad y que las transacciones se corresponden con los términos de su autorización. Registro de las transacciones: Las transacciones requieren ser registradas por las cifras y en los períodos contables que se llevaron a cabo y que sean clasificadas en cuentas apropiadas obteniendo el criterio de la administración en la confección de estimaciones y otras decisiones relacionadas con la preparación de los estados financieros. CARACTERÍSTICAS Todo sistema características: de control interno debe contener las siguiente 20 Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control respectivo. Eficiencia para impedir que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude. Se puede decir que en las grandes empresas puede lograrse un control interno excelente mediante la amplia distribución de funciones, de manera que ninguna persona maneje una transacción completamente desde el principio hasta el fin. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO Por el momento de aplicación se clasifican en Previo, Concurrente y Posterior. CONTROL INTERNO PREVIO “Es aquella acción preventiva que permite revisar el acto sujeto al control antes de que cause efecto, con el propósito de verificar la legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad de las operaciones y actividades bajo su responsabilidad”.2 2 http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67 21 CONTROL INTERNO CONCURRENTE “Consiste en las actividades de los funcionarios que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del administrador cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los mimos para asegurarse de que se realiza adecuadamente”3. CONTROL INTERNO POSTERIOR “Es el examen de las cuentas que rinden los funcionarios y las entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes y relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas, para verificar su conformidad, sinceridad y legalidad”4. RECURSOS FINANCIEROS Los recursos financieros constituyen los activos que tienen el grado de liquidez suficiente, como son: el dinero en efectivo, los créditos, depósitos en entidades financieras, las divisas, las tenencias de acciones y bonos que destina una determinada entidad para llevar a cabo sus operaciones y financiar las actividades, además de los recursos financieros la 3 4 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controlelibeth.htm http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67 22 institución cuenta con otros elementos como los recursos materiales, recursos tecnológicos, recursos humanos, e información. EFECTIVO El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco. Valores en moneda de curso legal o su equivalente contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO “Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo” 5 . Estos procedimientos tienen como finalidad proteger los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: 5 http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml. 23 División del trabajo Delegación de autoridad Asignación de responsabilidades Promoción de personal eficiente Identificación del personal con las políticas de la Entidad. PODEMOS ESTABLECER QUE EL ÁREA DE EFECTIVO COMPRENDE: Caja y Bancos. CAJA Controla el movimiento del dinero representado por monedas, billetes y cheques a la vista, que son recaudados y entregados en un momento determinado. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca tiene saldo acreedor. CAJA CHICA.- Es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores como: copias, carreras de taxis, fletes, envíos de documentos y otros, que no requiere uso de un cheque. 24 EL ARQUEO DE CAJA “Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero”6 Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes, sobrantes o igualdad, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "Diferencias de Caja", se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deberá cancelar contra la de Pérdidas y Ganancias. 6 http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml. 25 BANCOS “Es una cuenta del activo corriente que controla el movimiento de valores monetarios que se depositan y se retiran de instituciones bancarias relacionadas”7. LA CONCILIACIÓN BANCARIA “Consiste en la comparación de los registros de las operaciones bancarias, del libro bancos con los movimientos registrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten las instituciones bancarias, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios con el objeto de que dichos valores queden contabilizados. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con el libro bancos por cualquiera de las siguientes razones: Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes 7 ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. QuitoEcuador, 2003. Pág. 90. 26 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos”8. ACTIVOS FIJOS “Constituyen aquellos bienes permanentes y/o derechos exclusivos que la empresa utiliza sin restricciones en el desarrollo de su actividades productivas.”9 CLASIFICACIÓN Desde la óptica de la evidencia física se clasifican en: TANGIBLES: Los que se pueden ver, medir y tocar, por ejemplo los terrenos, edificios, vehículos, etc. INTANGIBLES: Son los que no se pueden ver, pero si valorar y debido al paso del tiempo van perdiendo su valor, por ejemplo un programa informático. 8 HERNÁNDEZ Jhackeline Soledad, RAMÓN Dora Isabel, Tesis de Grado, Manual de Control Interno para el Autoservicio Zerimar de la ciudad de Loja, 2009 Pág. 116-117. 9 ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. Quito Ecuador, 2003. Pág. 153. 27 PASIVOS “Son las deudas que una empresa tiene para con terceras personas, que no sean las partes de sus socios, accionistas o dueños, que pueden ser a corto o largo plazo.”10 CLASIFICACIÓN PASIVOS A CORTO PLAZO O CORRIENTES: Constituyen las obligaciones que deben de cancelarse dentro del plazo de un año, por ejemplo deudas con funcionarios, empleados y obreros, con el fisco, con instituciones financieras y otras. PASIVOS A LARGO PLAZO O NO CORRIENTES: Son obligaciones que no se renuevan dentro de un periodo corto (un año), por ejemplo hipotecas por pagar, préstamos a largo plazo. INGRESOS Y EGRESOS OPERACIONALES INGRESOS: Son el producto de las actividades normales de una entidad, los mismos que consisten en todos los valores recibidos o no, pero percibidos efectivamente en un determinado periodo, por ejemplo aportaciones de socios, comisiones, arriendos, donaciones recibidas, intereses ganados, utilidad en venta de activos fijos. 10 ZAPATA SÁNCHEZ Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición. QuitoEcuador, 2003. Pág. 178. 28 EGRESOS: Constituyen aquellas utilizaciones necesarias y efectivas de bienes y/o servicios que una organización realiza para el cumplimiento de sus operaciones, por ejemplo sueldos, arriendos, depreciación, útiles de oficina, readecuación y mantenimiento de instalaciones, servicios básicos, etc. RECURSOS HUMANOS “Son los individuos de una organización que hacen contribución valiosa a un sistema administrativo de una empresa para el alcance de las metas.”11 PASOS PARA PROVEER RECURSOS HUMANOS SELECCIÓN DE PERSONAL “La selección es la escogencia de una persona del grupo que se ha reclutado, para ser contratado”.12 “El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El 11 CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic. Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 256. 12 CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic. Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 263. 29 proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes"13. EVALUACIÓN AL PERSONAL “Es el examen de las cualidades de los recursos humanos, pertinentes a la realización de trabajos disponibles” 14 . Creando mecanismos para evaluar constantemente su desempeño, estableciendo incentivos que pueden ser económicos o asensos en reconocimiento a su responsabilidad y dedicación. CAPACITACIÓN AL PERSONAL “Es el proceso de desarrollar cualidades de los recursos humanos que les permitirá ser más productivos y así aportar más al alcance de las metas de la empresa. El propósito de capacitar es aumentar la productividad de los empleados mediante el cambio de su conducta”15. Siendo importante la rotación y promoción del personal para procurar que funcione una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovador. 13 http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic. Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 264 15 CERTO Samuel C. Administración Moderna, Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda., Edic. Octava Bogotá – Colombia 2001, Pág. 266 14 30 MATERIALES Y MÉTODOS 31 e. MATERIALES Y MÉTODOS MATERIALES En el presente trabajo investigativo se utilizaron varios materiales necesarios para su presentación que son los siguientes: papel bond, útiles de oficina, computadora, flash memory, libros, revistas, manuales, tesis, internet, fotocopias entre otros. MÉTODOS CIENTÍFICO Se utilizó en todo el proceso de la investigación como estrategia general, desde la revisión de literatura hasta el análisis de la empresa objeto de estudio, valiéndose de métodos auxiliares como son el método DeductivoInductivo y Analítico-Sintético. DEDUCTIVO-INDUCTIVO Permitió realizar el estudio del contexto socio-económico actual en el que se desenvuelve el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”. Además se 32 conoció la normatividad general de la institución y la específica de cada uno de sus departamentos, lo que sirvió para aplicar un sistema de control interno a los recursos financieros. ANALÍTICO-SINTÉTICO Mediante estos métodos se analizó las operaciones que realizan los funcionarios en cada uno de los departamentos, permitiendo examinar los aspectos teóricos y técnicos relacionados con la presente investigación, con la finalidad de aplicar un sistema de control interno y de esta manera conocer la real situación de la entidad objeto de estudio. TÉCNICAS OBSERVACIÓN Se la utilizó para definir y esclarecer algunos hechos del problema investigado, verificando las características físicas de cada departamento, la prestación del servicio y la documentación referente a la actividad de la entidad. 33 ENTREVISTA Se aplicó al Secretario General, Secretario de Economía, Contadora, Auxiliar de Contabilidad y Recaudadora de la institución, con el propósito de conocer datos históricos de la entidad, la forma de financiamiento que tiene el Sindicato y otros aspectos importantes. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA Se la utilizó en la recopilación de la información de libros, revistas, folletos, documentos, internet, Estatuto y Reglamento Interno de la institución, para sustentar y elaborar la revisión de literatura. 34 RESULTADOS 35 f. RESULTADOS CONTEXTO INSTITUCIONAL DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” Inició su vida sindical con la aprobación de sus Estatutos por parte del Ministerio de Previsión Social y Trabajo, lo cual tuvo lugar mediante Acuerdo Nro. 1712 de 9 de septiembre de 1943; desde ahí ha venido reformando sus estatutos para beneficio de la clase del volante. El Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, está ubicado en la parroquia Sucre del Cantón Loja, limitado al Norte con la calle 10 de agosto, al Sur con la calle Rocafuerte, al Este con el pasaje Eloy Alfaro y al Oeste con la avenida Universitaria. MISIÓN La misión en la Institución es albergar un grupo de profesionales del transporte, para propender por todos los medios la defensa de la clase, velar por el cumplimiento de las leyes laborales relacionadas con el transito y el transporte, procurando por todos los medios la sindicalización de los profesionales del volante y al sostenimiento y progreso de la Federación Nacional de Choferes del Ecuador, la superación de la misma 36 brindándoles los servicios administrativos, artesanales, de salud, fondo mortuorio, servicio social y jurídico y la escuela de capacitación de choferes profesionales. VISIÓN La visión será de una Institución con capacidad de gestión, con personal capacitado y especializado que brindará calidez en prestación de servicios al usuario, brindará atención integral de acuerdo a las necesidades de los asociados. BASE LEGAL Es una institución de derecho, debido que se encuentra legalmente constituida e inscrita en el Ministerio de Relaciones Laborales, por lo tanto su base legal radica en: La Constitución Política del Ecuador Ley de Régimen Tributario Interno Ley de Régimen Municipal Código de Trabajo Ley de Tránsito, Transporte Terrestre y Seguridad Vial Estatuto y Reglamento Interno propio. 37 Se encuentra registrada con el RUC. Nº1190069520001, cuenta con los respectivos permisos de funcionamiento otorgados por el I. Municipio de Loja para la debida prestación de servicios referente a: Botica Laboratorio Clínico Dispensario Médico Consultorio Odontológico Peluquería Centro de Computo Mausoleos Escuela de Capacitación ORGANIGRAMA ESTRUTURAL El organigrama estructural no está formalmente establecido en la Empresa, ya que al ser una organización cuyos servicios requieren de personal de acuerdo a su propia oferta y disponibilidad la estructura puede variar según el servicio, no obstante se puede observar un nivel directivo, un nivel ejecutivo y un nivel operativo en el que se plantean los distintos puestos. 38 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERERES DE LOJA ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ASESORÍA JURÍDICA SECRETARIA GENERAL SECRETARÍA DE ACTAS Y COMUNICACIONES AUXILIAR DE ACTAS Y COMUNICACIONES SECRETARÍA DE ECONOMÍA CONTABILIDAD RECAUDACIÓN AUX. CONTAB. DIGITADOR SERVICIOS DISPENSARIO MÉDICO CONSULTORIO ODONTOLÓGICO LABORATORIO CLÍNICO BOTICA PELUQUERÍA CENTRO DE CÓMPUTO MAUSOLEO ESCUELA DE CAPACITACIÓN Elaborado por: LOS AUTORES Fuente: SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” 39 DIAGNÓSTICO SITUACIÓN REAL Para determinar la situación actual del Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, se lo hizo a través de la aplicación de una entrevista a los directivos de la entidad, con lo que se pudo establecer el entorno existente en que se desempeña la misma, dándonos como resultado la falta de control de las actividades financieras contables principalmente en las cuentas de mayor movimiento como son caja y bancos, así como la ausencia de un fondo rotativo para gastos de menor cuantía, permitiendo que el profesional responsable de su cargo en determinado departamento realice su labor de acuerdo a sus conocimientos y capacidad. Otro punto de importancia que se llegó a detallar es la no utilización de un manual de funciones en el que se detalle las responsabilidades laborales, el perfil del cargo y la relación de dependencia. También se pudo comprobar que no se utilizan instructivos para reclutar y/o seleccionar al personal, así mismo no existe una planificación para capacitación y evaluación con la finalidad de verificar el rendimiento de cada uno de los funcionarios. De todo lo evidenciado, hemos estructurado el desarrollo de la presente herramienta con la intención de que se constituya en un aporte de gran importancia para el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”. 40 APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” PRESENTACIÓN La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlo; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse. Es necesario resaltar; que la entidad que aplica controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación de las mismas, es por eso la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. De lo mencionado se desprende, que todos los departamentos que conforman una organización son importantes, pero existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la organización. Con lo señalado anteriormente pretendemos realizar la aplicación del control interno para los recursos financieros y humanos del sindicato de 41 choferes de la ciudad de Loja y establecer, procedimientos que permitan salvaguardar los recursos financieros de la entidad, además hemos desarrollado la elaboración de un sistema de control interno para caja, instructivo para la creación y uso del fondo de caja chica, sistema de control interno para Bancos, procedimientos para efectuar la conciliación bancaria, activos, fijos, pasivos, ingresos y egresos. En relación al segundo objetivo concerniente a los mecanismos para la selección, evaluación y capacitación de los recursos humanos, tenemos la elaboración de guías de selección, evaluación y capacitación de personal para el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”. OBJETIVO Proponer procedimientos e instructivos de control interno, que permitan a los directivos de la institución tener un control eficiente de los recursos financieros y humanos con los que cuenta. JUSTIFICACIÓN La presente propuesta se encuentra plenamente justificada ya que mediante la aplicación de un sistema de control interno le permite a la institución fomentar el conjunto de normas, procedimientos, técnicas y 42 otras medidas manejables para los recursos financieros y humanos, asegurando el cumplimiento de sus objetivos, dando alternativas de solución y poder tomar decisiones oportunas que permitan alcanzar el desarrollo de la misma. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA CAJA CAJA.- Es una cuenta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo que ingrese y egrese de la institución. POLÍTICAS Todo excedente de efectivo será invertido en títulos valores que brinden total seguridad y produzcan mejores rentas. Periódicamente, se preparará un presupuesto de caja en función de las previsiones reales y datos históricos debidamente comprobados. PROCEDIMIENTOS 1. Las funciones de custodia y manejo del efectivo serán ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo. 43 2. Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un documento de respaldo (Recibo, Vale, Factura), el cual debe ser firmado y sellado por el encargado. 3. Los documentos de respaldo deben ser pre numerados de imprenta y expedidos en secuencia numérica. 4. Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. 5. Es responsabilidad de la autoridad de mayor jerarquía y el encargado del área financiera velar por el cumplimiento de estos controles. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA CAJA CHICA INSTRUCTIVO PARA LA CREACIÓN Y USO DEL FONDO CAJA CHICA Art. 1.- FINALIDAD: Tiene como principal objetivo, el establecer procedimientos necesarios para el funcionamiento racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines para el que fue creado, debiendo constituirse en el marco normativo y de aplicación, regulador de las fases de solicitud, recepción, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en esta entidad. 44 Art. 2.- ALCANCE: Su aplicación tiene carácter de obligatorio en el Departamento de Recaudación en donde se manejará el fondo de Caja Chica. Art. 3.- DE LA APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA: Mediante Resolución que expida el Consejo de Administración se autorizará la apertura del “Fondo de Caja Chica”, en la cantidad de $400,00 (Cuatrocientos Dólares Americanos). Art. 4.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: Será el Consejo de Administración quien designe a los responsables de la administración y custodia del fondo de caja chica, cuidando que los mismos guarden independencia con las actividades contables de recaudación y depósito de dinero. Art. 5.- LÍMITE Y CONCEPTO DEL GASTO: El Fondo de Caja Chica, se utilizará únicamente para cubrir gastos menores cuyo valor no exceda a diez salarios mínimos vitales $40,00 (Cuarenta Dólares Americanos). Se entiende por gastos menores, entre otros los siguientes: a) Gastos de transporte para el personal que se encuentra en misión de trabajo siempre que la labor a realizarse por su urgencia así lo justifique 45 b) Material de aseo y limpieza c) Por compra de útiles de escritorio de uso frecuente o extraordinario d) Refrigerio para reuniones administrativas de trabajo. Art. 6.- NIVELES DE AUTORIZACIÓN DEL GASTO: Cada desembolso del Fondo de Caja Chica, a de requerir la previa autorización en el formulario “Solicitud de Compra por Caja Chica”. MODELO Nº1 46 Art. 7.- DEL ADMINISTRADOR DE CAJA CHICA: Se desempeñará como Administrador del Fondo de Caja Chica, el empleado designado por los directivos del sindicato de choferes. El Administrador del Fondo de Caja Chica es responsable de las acciones que a él directamente competen por el manejo y salvaguarda del fondo asignado. Son funciones del Administrador de Caja Chica: 1. Administrar el Fondo de Caja Chica asignado, atendiendo estrictamente al límite y concepto del gasto, a las autorizaciones y demás normas establecidas en este reglamento. 2. Mantener en custodia el fondo asignado con la seguridad del caso y dentro de la institución en el departamento a su cargo. 3. Exigir que en cada documento sustentatorio figure el destino y motivo del gasto realizado. 4. Otorgar las facilidades necesarias para la ejecución de arqueos por parte del personal autorizado. 47 5. Verificar la consistencia de los comprobantes de respaldo presentados para el descargo del fondo de caja chica. 6. Practicar arqueos periódicos. El total del dinero en efectivo, más los recibos y facturas deben ser igual al importe constituido. MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE CAJA 48 REGISTROS CONTABLES SOBRANTE DE CAJA FALTANTE DE CAJA 49 Art. 8.- DEL MANEJO DEL FONDO: El manejo del fondo de caja chica, asignado al Administrador, queda condicionado a la observancia de los siguientes procedimientos: 1. El personal que solicita un bien y/o servicio determinado solicitará al responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, a través del formulario “Solicitud de compra por Caja Chica” (Modelo Nº1). 2. Autorizada la solicitud del fondo, el personal solicitante deberá rendir cuenta en un plazo no mayor al día hábil siguiente de recibido el fondo. 3. En caso que el solicitante del fondo excede del plazo fijado en el párrafo precedente para rendir cuenta, el Administrador del Fondo de Caja Chica informará directamente al Consejo de Administración, para que el importe sea cargado en la cuenta personal del trabajador, sin perjuicio de iniciar la sanción que pudiere aplicársele. 4. En casos excepcionales, se empleará el “Vale de Caja” por la entrega de efectivo como comprobante provisional de egreso, para respaldo de arqueos, con el entendido que debe liquidarse al día siguiente hábil. 50 MODELO Nº2 5. El responsable del fondo, procederá a estampar con el sello de “CANCELADO”, en los comprobantes que estén debidamente preparados y autorizados para su reembolso. El mismo que debe contener la siguiente información: MODELO Nº3 51 6. Para las compras que se realicen con vendedores que no emiten facturas o recibos se deberá elaborar el formulario “Vale de Caja” para registrar los datos generales indicados en el numeral anterior. 7. Cuando las facturas y otros comprobantes contengan vicios de nulidad, tales como raspaduras, enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha, monto, nombre o sellos, no serán reconocidas para efectos de su liquidación, por tanto los tenedores de estos fondos tendrán la obligación de reintegrar los montos erogados no sujetos a reembolso, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, a partir de la fecha en que se produjo el rechazo de su reembolso. Art. 9.- LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: Para efectuar la liquidación del Fondo de Caja Chica, el encargado sumará los comprobantes definitivos que sustenten el gasto, previamente verificados según los niveles de autorización establecidos y los anotará ordenadamente en una Hoja de Cálculo para la operación contable respectiva, y depositar el sobrante en efectivo en el Departamento de Recaudación de la Institución o en su defecto en cualquiera de las cuentas bancarias que mantiene. 52 MODELO Nº4 Art. 10.- SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Para la reposición del fondo de caja chica, se deberá seguir los siguientes procedimientos: a) El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando su ejecución haya alcanzado un nivel máximo equivalente al 75% del fondo asignado. 53 b) Para la reposición correspondiente, el responsable deberá efectuar la solicitud de reposición de la cuenta equivalente al monto gastado. c) Es obligación del Administrador del Fondo de Caja Chica garantizar la veracidad y legalidad de los documentos que sustentan la reposición bajo su responsabilidad. MODELO Nº4 54 Art. 11.- DE LA GARANTIA O SEGURO DE CAUCIÓN: El Administrador del Fondo de Caja Chica, deberá rendir caución mediante una póliza de fidelidad a favor de la institución por el valor que fijaré el Consejo de Administración. Art. 12.- DEL ENCARGO DEL FONDO: Cuando el responsable del manejo del fondo deba ausentarse temporalmente por razones de enfermedad, vacaciones, etc. el Consejo de Administración resolverá encargar su administración y custodia a otro empleado de la institución, para lo cual se suscribirá un acta de entrega recepción. Art. 13.- DEL CIERRE DE LOS FONDOS: Serán causales para el cierre o suspensión del Fondo de Caja Chica, los siguientes: a) Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creación b) Por disposición del Consejo de Administración. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA BANCOS BANCOS.- Refleja la responsabilidad del efectivo de la empresa que posee en las cuentas corrientes o de ahorro, en instituciones financieras del país. 55 POLÍTICAS En los bancos que se escojan para aperturar las cuentas corrientes de la institución, deberán registrarse la firma del Secretario General y Secretario de Economía, quienes serán las personas autorizadas para girar cheques o documentos habilitantes de pago, así como autorizar transferencias, con cargos a las mencionadas cuentas. PROCEDIMIENTOS 1. Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en las entidades financieras debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos. 2. Los cheques deben ser firmados por el Secretario General y Secretario de Economía autorizados de manera oficial. 3. Todos los pagos a realizar en la institución de montos mayores al 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques. 4. Los cheques deben ser pre numerados y expedidos en secuencia numérica. 56 5. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud debe ser aprobada por el Secretario General y de Economía. 6. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos. 7. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco. 8. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa. 9. Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a número, cantidad, valor, beneficiario y concepto. 10. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deberá anexar la documentación correspondiente. 11. La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha documentación. 57 12. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de Contabilidad y en su defecto por la persona encargada de realizar los pagos, quién mantendrá un registro de dichos cheques. 13. Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institución por personal independiente a su confección, aprobación, custodia, etc. 14. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institución deben tener en el detalle la información específica del concepto y la naturaleza del pago. 15. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada período. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas deberán obtener explicaciones satisfactorias por todos los períodos anormales de tránsito, tanto de cheques como de depósitos y cualquier diferencia detectada en la realización de la referida operación, deberán hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes). 58 16. Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable. 17. Deben usarse máquinas protectoras de cheques. 18. En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya firma es estampada deberá mantener supervisión sobre los controles propios de la máquina, tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de números de cheques firmados, etc. 19. La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por el Secretario General y de Economía u otro funcionario competente. 20. Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando sus políticas. 21. Es responsabilidad del Consejo de Administración, Secretario General y de Economía, velar por el cumplimiento de estos controles. 59 PROCEDIMIENTOS PARA CONCILIACIÓN BANCARIA 1. Se tomarán los valores que constan en el libro de bancos y se verificará que dichos valores constan en el estado de cuenta que envía la institución bancaria. 2. Si la verificación resulta positiva, se pondrá un signo de visto en las cifras que coinciden ( ). 3. Al concluir la práctica quedarán valores que no constan en uno de los libros; para este caso se encierran en un círculo ( ) o se marcan con un lapicero de diferente color. 4. Estos valores que no constan en los libros se los presentarán en la conciliación bancaria mensual. 5. Para la conciliación bancaria del segundo período, se deberá efectuar el cruce de valores entre el Libro Bancos, el estado de cuenta bancario y la conciliación bancaria del mes anterior, con la finalidad de tener un seguimiento y verificar que la institución bancaria registre los valores que no constan. 60 6. El registro de Notas de Débito y Crédito en el libro bancos se efectuará cuando la institución bancaria envíe los documentos respectivos. 7. Los cheques girados y no cobrados deben ser controlados hasta que se hagan efectivos si es el caso que hasta el décimo tercer mes no se ha hecho efectivo se les debe anular y se los reintegrarán a los libros de la Institución al rubro “OTRAS CUENTAS PENDIENTES”. ESTRUCTURA DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA 61 ESTADO DE CUENTA 62 LIBROS BANCOS REGISTROS CONTABLES CONTABILIZACIÓN DE LAS NOTAS DE CRÉDITO 63 CONTABILIZACIÓN DE LAS NOTAS DE DÉDITO PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS POLITICA Mantener un control permanente de los activos fijos en contabilidad y servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las áreas que controlan operativamente los mismos, siendo estas responsables de su custodia y cuidado. PROCEDIMIENTOS 1. Se firmará una responsiva por los activos fijos que cada funcionario de área tiene bajo su responsabilidad. 64 2. Establecer con que periocidad se realizarán, inventarios físicos de los activos fijos. 3. Se verificará que todos los activos registrados en contabilidad. Se encuentren físicamente y en uso en la empresa. 4. Se verificará que los activos fijos en desuso o que hayan sido vendidos, contabilidad los de de baja. 5. Se realizará la depreciación de los valores de los activos fijos tangibles en forma mensual de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas (autorizadas) para su depreciación. PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS PASIVOS POLITICA Comprobar que todos los pasivos que muestra el balance general son reales y presentan obligaciones a la fecha del mismo, verificar que se incluyan todos los pasivos a cargo de la entidad; comprobar que los pasivos están adecuadamente clasificados, descritos y revelados en los estados financieros. 65 PROCEDIMIENTOS 1. El consejo de administración autorizará la contratación de préstamos si se diera el caso. 2. El consejo de administración, designará a los funcionarios para firmar los distintos documentos. 3. Se cancelará y se archivará adecuadamente los documentos pagados. 4. La entidad cumplirá estrictamente las condiciones u obligaciones impuesta por contratos que se establecieran. 5. Se pondrá limitaciones estatutarias para solicitar préstamos. 6. Se tendrá un adecuado control contable de las obligaciones bancarias. 7. Se llevará un control contable que permitan determinar los bienes dados en garantías, tasa de interés, vencimientos, pagos y demás condiciones pactadas en instituciones financieras. 8. Se conciliarán periódicamente los saldos de la cuenta de control del mayor. 66 9. En caso de adquirir obligaciones con instituciones financieras se deberá realizar estudios que soporten y justifiquen su necesidad y beneficio. PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS POLITICA Verificar que el ingreso de los valores en efectivo sea en forma detallada y demostrada a través de comprobantes debidamente legalizados y autorizados. PROCEDIMIENTOS 1. Se fijará como plazo límite sesenta días para el cobro de las aportaciones de los socios por concepto de cuotas ordinarias, mortuorias y multas, con la finalidad de contar con los fondos necesarios para solventar las obligaciones inmediatas de la institución. 2. Los valores provenientes por conceptos de arrendamientos de locales comerciales, salón social, oficinas, bodegas y vivienda, de propiedad de la entidad deberán cobrarse por adelantado y estar respaldados 67 por su respectivo contrato, pagaré y/o letra de cambio estableciendo claramente su fecha de vencimiento y el porcentaje por mora para asegurar su cobranza, debiendo ser legalizados por el Secretario General, Secretario de Economía y la Recaudación por duplicado. 3. El cobro por el servicio de consultorio médico, consultorio odontológico, laboratorio, botica, peluquería y sala de internet se lo tendrá que recolectar a todos los socios activos, jubilados y sus familiares que requieran del mismo, sin excepción de persona. 4. Los intereses ganados por inversiones de pólizas de acumulación en instituciones financieras, deberán darse a conocer al consejo de administración con el propósito de seguirlas manteniendo o buscar nuevas alternativas que generen mejor rentabilidad. PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL INTERNO DE LOS EGRESOS POLITICA Confirmar que los valores que egresan de la entidad, ya sea mediante efectivo o cheque, se lo haga de manera detallada en los diferentes comprobantes de pago previa autorización del consejo de administración. 68 PROCEDIMIENTOS 1. Los desembolsos por conceptos de sueldos de empleados y beneficios de ley (décimo tercero, décimo cuarto, aporte patronal y fondos de reserva), se regirán por las disposiciones contempladas en las tablas salariales aprobadas por el Ministerio de Trabajo y que están determinadas para el sector privado. 2. Los viáticos, subsistencias, gastos de movilización, etc., serán asignados por el consejo de administración de acuerdo al destino, función y número de días que deben permanecer los comisionados. 3. Para la cancelación o pago de los compromisos adquiridos, se anexará a los mismos; orden de pago, facturas, planillas, recibos, debidamente legalizados, por el interesado y abalizados por la persona que los recibió, específicamente cuando se trate de: maquinaria, herramientas, repuestos, bienes muebles, comestibles, lubricantes, medicinas, útiles de oficina, aseo y limpieza, materiales de construcción. 4. Toda orden de pago será solicitada y emitida por el Secretario General en forma escrita, revisada y registrada por el Secretario de Economía, y tramitada por Contabilidad, previo el respectivo pago. 69 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LA SELECCIÓN, CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Para abastecer los recursos humanos tanto administrativos como no administrativos en el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, se deberá tomar en cuenta los siguientes pasos descritos en el siguiente esquema: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN EVALUACIÓN CAPACITACIÓN GUÍA PARA SELECCIÓN DE PERSONAL La primera actividad a realizar en la administración de recursos humanos es el reclutamiento y selección de personal, en este documento presentamos la forma general para su realización. El procedimiento elaborado incluye todas las fases de un proceso completo, con la intención que se ilustre el mismo en su totalidad, sin embargo es importante aclarar que este proceso se debe adaptar o reducir de acuerdo a las necesidades de la institución. 1. Describir detalladamente el perfil del puesto, y las aptitudes físicas y psíquicas que se requiere. 70 2. Convocatoria por parte del Secretario General de la Institución con aval del Consejo de Administración para llenar las vacantes existentes en las diferentes áreas administrativas. Se lo realizará por los medios de comunicación más notables en la ciudad, con un lapso no mayor de 15 días. 3. Se formará una Comisión integrada por el Secretario General, Secretario de Economía, Secretario de Actas y Comunicaciones, quienes deberán establecer los parámetros para la clasificación de los participantes de acuerdo al cargo a desempeñar. 4. Entrevista personal a los aspirantes por parte del Secretario General y mediante test comunes se les realizará una prueba primaria para evaluar los comportamientos, las habilidades y los conocimientos técnicos; así como una prueba grafológica. 5. La Comisión citará a las personas preseleccionadas en los test para que completen una solicitud de empleo y el Secretario General le realizará preguntas para conocerlo y decidir si lo vuelve a convocar o no. 6. Convocar a una segunda entrevista más profunda con 3 ó 4 aspirantes seleccionados, para analizar la personalidad y aptitud al puesto. Así como su formación, destreza o experiencia para la tarea. 71 7. Una vez seleccionados los finalistas, se estudia la información recabada y se analizan los antecedentes laborales, sociales o ambientales del trabajador. 8. La decisión final la tomará el Consejo de Administración; la persona es convocada y se acuerda la modalidad de la relación laboral: el sueldo, los beneficios, las obligaciones y los compromisos de ambas partes. Si no se llega a un acuerdo, se citará a otro candidato. GUÍA PARA EVALUACIÓN DEL PERSONAL La evaluación es un proceso para medir el rendimiento laboral del trabajador, con el objeto de llegar a la toma de decisiones objetivas sobre los recursos humanos. Para la evaluación del personal en el Sindicato de Choferes de Loja, se tomará como referencia los siguientes pasos: 1. El Consejo de Administración autorizará que se realice la evaluación del personal de los diferentes departamentos de la institución, por prioridad. 72 2. Se contratará el personal calificado o en su defecto se nombrará una comisión previamente instruida para que realice la evaluación y el desempeño del personal con una periodicidad de seis meses, o al menos una vez al año. 3. Se le dará aviso al empleado una semana antes de la evaluación, para que revise su trabajo, lea descripciones de su puesto, analice los problemas y prepare sus preguntas y comentarios. 4. Las evaluaciones del personal de los diferentes departamentos se lo hará en el tiempo mínimo de una hora y tres horas coma máximo. 5. Las evaluaciones se las realizará en un lugar privado donde no habrá interrupciones por llamadas telefónicas o visitas. 6. El personal asignado a realizar la evaluación aplicará el método más adecuado que le facilite medir en forma objetiva el desempeño de los empleados. 7. Una vez obtenidos los resultados de las evaluaciones, mediante un informe detallado los responsables los darán a conocer al Consejo de 73 Administración, para que sea este órgano regular quien verifique el rendimiento de cada empleado y tome las decisiones más acertadas sobre este tema. GUÍA PARA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL El proceso de capacitación se llevará a cabo de acuerdo a las siguientes etapas: 1. Detectar las necesidades, será la función principal para obtener información de las deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes que presenta el personal para el adecuado desempeño de sus funciones. 2. Para llevar a cabo la detección de necesidades es indispensable contar con la información acerca de los perfiles de puestos del personal que integra el departamento desconcentrado. 3. El titular del Consejo de Administración es responsable de recopilar la información necesaria para integrar el catálogo de perfiles de puestos de los diferentes departamentos de la institución. 74 4. La detección de necesidades de capacitación se efectúa de acuerdo a lo establecido en una Guía Metodológica que para este fin se emita por parte del órgano regular. Esta información debe recopilarse con objeto de integrar y desarrollar el programa de capacitación. 5. El desarrollo de la capacitación permitirá ordenar el conjunto de acciones encomendadas a satisfacer a través de las diversas modalidades, las diferentes necesidades detectadas, así como dar a conocer los alcances del programa de capacitación. 6. Se debe integrar el programa de capacitación, con base en las necesidades identificadas y en función de las acciones y/o eventos de capacitación definidos, a fin de promover la participación del personal. 7. En la organización al inicio de un evento o de capacitación existe la relación de los participantes y al final una evaluación del evento. 8. La información de los resultados de los eventos de capacitación sirve como retroalimentación para la integración del programa de capacitación para el año siguiente, que deberá ser ejecutado por el Consejo de Administración. 75 DISCUSIÓN 76 g. DISCUSIÓN Desde su inició se conoce que el Sindicato se creó con el objetivo de albergar un grupo de profesionales del volante, para propender por todos los medios la defensa de la clase, velar por el cumplimiento de las leyes laborales relacionadas con el tránsito y el transporte, brindar servicios administrativos, artesanales, de salud, de fondo mortuorio, servicio social y la escuela de capacitación. Se reconoce además que el sindicato es un ente con capacidad de gestión, que cuenta con personal capacitado y especializado para brindar servicios de calidad de acuerdo a las necesidades de los asociados. Para ello sus directivos a lo largo de la vida institucional no han precisado herramientas de control que faciliten prevenir o detectar errores e irregularidades de manera oportuna, facilitando así su operatividad. Debido a ésta ausencia de control interno a los Recursos Financieros y Humanos en el Sindicato Provincial “Choferes de Loja”, en la actualidad no permite un funcionamiento adecuado en sus departamentos para su progreso, de ahí la importancia de aplicar un Sistema de Control Interno que ayude a mantener una vigilancia permanente en el cumplimiento de los fines de la entidad con eficiencia y responsabilidad. 77 Se puede señalar que no cuenta con un fondo para gastos de menor cuantía como es Caja Chica, por ende no se realizan los arqueos de caja y el personal que maneja el efectivo no se encuentra debidamente caucionado. También no se utilizan mecanismos para la selección, capacitación y evaluación del personal, ya que se lo realiza de forma empírica y no conforme a las necesidades del cargo, el personal administrativo desconoce del límite de sus obligaciones y derechos, debido a que no existen instructivos para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. Por ello se ha diseñado para la entidad un sistema de control interno para caja, un reglamento para creación, manejo y uso del fondo de caja chica, así como también, un sistema de control interno para bancos, procedimientos para realizar la conciliación bancaria, activos fijos, pasivos, ingresos y egresos, considerando que estos constituyen las actividades más frecuentes de la institución, además los instructivos para la selección, capacitación y evaluación del personal. Llegando a determinar que nuestro tema de investigación planteado para el Sindicato Provincial “Choferes de Loja” es el conveniente para ayudar a dar una protección de sus recursos, asegurar que los resultados 78 contables y operacionales sean exactos y verdaderos, igualmente el cumplimiento de la leyes internas y externas de la institución, contribuyendo positivamente al funcionamiento eficaz de la entidad. 79 CONCLUSIONES 80 h. CONCLUSIONES Al finalizar el presente trabajo de investigación se llega a determinar las siguientes conclusiones: 1. El Sindicato Provincial “Choferes de Loja” no cuenta con un sistema de control interno para los recursos financieros y humanos, de manera que facilite tener un conocimiento apropiado y oportuno de las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información de acuerdo con las normas legales dentro de las políticas trazadas por la dirección. 2. La falta de un fondo para caja chica conlleva a utilizar el efectivo de caja general para los pagos de menor cuantía que se producen en la entidad, ocasionando problemas en el desenvolvimiento de las actividades administrativas-contables. 3. Se ha evidenciado la falta de procedimientos o mecanismos para realizar el reclutamiento, capacitación y evaluación del número apropiado de personal que proporcione a la entidad una fuerza laboral adecuada, lo que ha dado lugar en algunos casos a la incorporación de empleados sin experiencia y responsabilidad en el cargo asignado. 81 RECOMENDACIONES 82 i. RECOMENDACIONES Fundamentándonos en las conclusiones obtenidas en la presente investigación proponemos las siguientes recomendaciones: 1. El Sindicato Provincial “Choferes de Loja” debe aplicar un sistema de control interno adecuado para las cuentas caja y bancos, mediante arqueos y conciliaciones, ya que estás en si representan el recurso financiero de la institución, lo que permitirá al personal realizar sus actividades correspondientes y poder brindar la información eficiente y oportuna a los directivos, en relación a la actividad dentro de su área de trabajo. 2. A los directivos de la entidad autorizar a quien corresponda la creación del Fondo de Caja Chica, para cubrir gastos de menor cuantía que sean urgentes sustentándose en comprobantes legales. Tomándose en cuenta que cada gasto no puede ser superior al 10% del fondo asignado. 3. Que los Directivos hagan uso de las guías y mecanismos propuestos en el presente trabajo de investigación, para la selección, capacitación y evaluación del personal, con la finalidad de que se incorpore y se conserve personal idóneo que asuma y ejecute sus funciones de manera eficiente y apropiada. 83 BIBLIOGRAFÍA 84 j. BIBLIOGRAFÍA LIBROS Y COLECCIONES - CERTO, Samuel C. Administración Moderna. Edit. Pearson Educación de Colombia Ltda. Octava Edición, 2001. - MÉNDEZ A., Carlos E. Metodología Diseño y Desarrollo del Proceso de Investigación. Tercera. Edición. Bogotá - Colombia, 2002. - ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad General 4. Edit. Mc Graw Hill. Cuarta Edición, 2003. DOCUMENTOS TESIS, ARTÍCULOS Y REVISTAS - Oscar Stalin Castro Neira. Propuesta de un Sistema de Control Interno para la micro empresa de la ciudad de Catacocha. Tesis de Licenciatura. Universidad Nacional de Loja. Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja, 2008. - Jhackeline Soledad Hernández, Dora Isabel Ramón. Manual de Control Interno para el Autoservicio Zerimar de la ciudad de Loja. Tesis 85 de Licenciatura Universidad Nacional de Loja. Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja, 2009. - Mónica del Carmen Armijos Ortiz, Mirian Esperanza Castillo Rojas., Examen Especial a las Cuentas Bancos y Cuentas por Cobrar del Colegio de Contadores de Loja, periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2000. Tesis de Licenciatura Universidad Nacional de Loja. Área Jurídica, Social y Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja, 2002. INTERNET Y OTROS - http://www.monografias.com/trabajos5/selpe/selpe.shtml. - http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml. - http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml. - http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matrizcontrol.shtml. - http://tendencias.org.ve/view/noticiaShow.php?id=67 - http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controle libeth.htm - www.quedelibros.com - www.zonaeconomica.com 86 ANEXOS 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 ANEXOS SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” AV. UNIVERSITARIA 08-72 E/ ROCAFUERTE Y 10 DE AGOSTO 101 OFICINA SECRETARÍA DE ECONOMÍA SECRETARIO DE ECONOMÍA DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” SR. JOSÉ GÁLVEZ OCHOA LIC. LORENA GÓMEZ - SECRETARIA 102 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTADORA DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” CPA. LIC. ESTHELA CARRIÓN CASTILLO 103 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE CONTABILIDAD DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” LIC. RITA TORRES QUICHIMBO 104 DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN RECAUDADORA DEL SINDICATO PROVINCIAL “CHOFERES DE LOJA” ING. SANDRA ALBÁN CAMPOVERDE 105 ÍNDICE 106 ÍNDICE GENERAL CONTENIDOS PÁGINAS CARÁTULA CERTIFICACIÓN ii AUTORÍA iii AGRADECIMIENTO iv DEDICATORIA v 1. TÍTULO 2. RESUMEN 4 3. ABSTRACT 6 4. INTRODUCCIÓN 8 5. REVISIÓN DE LITERATURA 11 Sistema 12 Control 12 Control Interno 12 Sistema de Control Interno 12 Objetivos del Control Interno 13 Importancia del Control Interno 14 Principios Generales del Control Interno 15 Estructura del Control Interno 16 107 Elementos de Control Interno 17 Fundamentos del Control Interno 17 Responsabilidad del Control Interno 18 Limitaciones 18 Características 19 Clasificación del Control Interno 20 Control Interno Previo 20 Control Interno Concurrente 21 Control Interno Posterior 21 Recursos Financieros 21 Efectivo 22 Control Interno del Efectivo 22 Caja 23 Caja Chica 23 El Arqueo de Caja 24 Bancos 25 La Conciliación Bancaria 25 Activos Fijos 26 Clasificación 26 Pasivos 27 108 6. 7. Clasificación 27 Ingresos y Egresos Operacionales 27 Recursos Humanos 28 Pasos para Proveer Recursos Humanos 28 Selección de Personal 28 Evaluación al Personal 29 Capacitación al Personal 29 MATERIALES Y MÉTODOS 30 Materiales 31 Métodos 31 Técnicas 32 RESULTADOS 34 Contexto Institucional 35 Misión 35 Visión 36 Base Legal 36 Organigrama Estructural 37 Diagnóstico Situación Real 39 Aplicación de un Sistema de Control Interno para los Recursos Financieros del Sindicato Provincial Choferes de Loja 40 109 Presentación 40 Objetivo 41 Justificación 41 Procedimientos de Control Interno para Caja 42 Políticas 42 Procedimientos 42 Procedimientos de Control Interno para Caja Chica 43 Instructivo para la creación y uso del fondo Caja Chica 43 Registros Contables 48 Procedimientos de Control Interno para Bancos 54 Políticas 55 Procedimientos 55 Procedimientos para Conciliación Bancaria 59 Registros Contables 62 Procedimientos para Control Interno de Activos Fijos 63 Políticas 63 Procedimientos 63 Procedimientos para Control Interno de Pasivos 64 Políticas 64 Procedimientos 65 110 Procedimientos para Control Interno de los Ingresos 66 Políticas 66 Procedimientos 66 Procedimientos para Control Interno de los Egresos 67 Políticas 67 Procedimientos 68 Procedimientos para la realizar la Selección, Evaluación y Capacitación de los Recursos Humanos 69 Guía para Selección de Personal 69 Guía para Evaluación del Personal 71 Guía para Capacitación del Personal 73 8. DISCUSIÓN 75 9. CONCLUSIONES 79 10. RECOMENDACIONES 81 11. BIBLIOGRAFÍA 83 12. ANEXOS 86 13. ÍNDICE 105