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Provincia de Buenos Aires
Departamento de Gobierno
Resolución del Contador General N°761/99
Visto la Resolución de este Organismo N° 044/99 aprobatoria del Sistema de
Movi miento
de
Fondos
para
la
Administración
Central
y
Organismos
Descentralizados y la Acordada del Honorable Tribunal de Cuentas del 02/12/92, y
CONSIDERANDO.
Que
tiene
como
objeto
contabilizar
todas
las
transacciones
que
involucren
movimiento de todos, tanto presupuestarios como extrapresupuestarios; además de
la registración de las distintas etapas de los pagos mediante cheques.
Que
es
necesario
documentar
ordenadamente
las
tareas
de
intervención
de
registros, arqueo y conciliación de cuentas bancarias, que sirvan de soporte para la
verificación de las existencias que surgen del estado de movimiento de fondos.
Que también
pecuniaria.
es
indispensable
el
control
de
los
valores
atento
su
importancia
Que también
pecuniaria.
es
indispensable
el
control
de
los
valores
atento
su
importancia
Que es oportuno asignar responsabilidades a los supervisores de la Dirección
General de Control Contable en lo que se refiere a la supervisión de la actividad de
los Contadores Delegados en materia de realización de arque os, verificación de
registraciones y conciliaciones de saldos de cuentas bancarias.
Por ello, en uso de las facultades conferidas por el artículo 7, incisos 1), 7), 8), 10;
11), 13) y 15) del Decreto-Ley 8827/77, el modificatorio decreto-Ley 9942/83 y los
artículos 42, 60, 62, 64, 65 y 66 de la Ley de Contabilidad 7764.
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
RESUELVE.
Artículo 1°: Los arqueos serán realizados por el Contador Delegado o Contador
Público debidamente autorizado por el Area Control Contable en caso de ausencia o
impedimento
del
titular
de
la
Delegación,
con
exclusión
de
cualquier
otro
funcionario de este Organismo.
Artículo 2°: Integradas las actuaciones en un expediente, serán verificados por la
Dirección General de Control Contable, siendo los supervisores respectivos los
responsables de tal cometido. Ellos producirán un informe conclusivo de cada
arqueo y demás antecedentes agregados expidiéndose concretamente sobre si
existen o no observaciones motivadas por el apartamiento de normas legales o
reglamentarias, o errores imputables a la repartición subexámen, avalado por la
Dirección General y serán derivados a la Supervisión Contabilidad e Información
dentro de los plazos que permitan la inclusión de datos en el informe mensual de
Movimiento de Fondos.
Artículo 3°: Constará en el expediente a que se refiere el artículo segundo:
1.- Acta de arqueo, en la cual deberá constar:
1 . 1 - Lugar, fecha, dependencia y nómina de funcionarios intervinientes.
1 . 2 - Detalles de registros intervenidos.
1 . 3 - Arqueo de Caja Chica del responsable principal si existe.
1 . 4 - Arqueo del Fondo Rotativo de Viáticos (F.R.A.V.) del ejercicio corriente,
que detallará:
1.4.1.Monto
total
autorizado
(indicará
número
de
resolución
correspondiente)
1.4.2.- Fondos efectivamente ingresados sin rendir.
1.4.3.- Importes en efectivo. Detalle del recuento.
1.4.4.- Importes pendientes de rendición (detallando foja, agente, importe,
mes y total en anexo).
1.4.5.- Importes en banco. (Saldo que arroja el registro rubricado de la
cuenta bancaria correspondiente, importe que será conciliado con el saldo
certificado
por
el
banco). Esta
conciliación
será
también
incluida
en
el
expediente mensual de arqueo.
Cada uno de los conceptos precedentemente detallados deberá incluirse aunque
no haya existencias. Se consignará el importe total de cada rubro, pudiendo
detallarse cuando sea necesario en anexos sin dejar de hacer constar el total de
ellos en el acta principal.
1.2.- Si existen adelantos par gastos se detallará nombre, foja, cargo del
responsable, concepto, importe, fecha, total (detalle en anexo) y autorizante
1.3.- Conciliación de cuentas bancarias : se requerirán en el acta fijando plazo de
presentación.
Presentadas
que
sean,
serán
intervenidas
por
el
Contador
Delegado – si son observadas se detallará en la misma hoja.
1.4.- Si existen otras Cajas Chicas : se mencionará: En el primer arqueo de cada
ejercicio el importe total autorizado y los importes efectivamente entregados a
cada uno de los responsables. Se documentará debidamente en este prime r
arqueo.
En arqueos posteriores se informará:
a ) Importe definitivamente en poder de responsables.
b ) Se agregarán constancias de la autorización de nuevas cajas chicas y de la
supresión de alguna de las creadas anteriormente.
1.5.- el arqueo debe tener un apartado con Valores en Caja si existiesen por
ejemplo:
OPIS del sistema Copres, depósitos a Plazo Fijo u otros, se consignará el importe
en el acta principal y en anexos el detalle correspondiente según modelo en
Anexo 1 de esta Resolución.
1.6.- Se incluirá el detalle por cuenta bancaria de los cuadernos de cheques en
poder de responsables en el que constará número de cuenta, denominación,
destino, cantidad de fórmulas sin utilizar y en uso, indicando los números de las
mismas y el último cheque utilizado.
1.7.- Si existen otros datos de interés incluir apartados necesarios.
2.- Conciliaciones bancarias : en primer lugar deberá conciliarse el saldo efectivo
del sistema con la certificación del banco.
También se realizará la conciliación entre el saldo dispon ible y el saldo efectivo
dentro del sistema, como un medio de control interno.
Para esta tarea se tendrán en cuenta los modelos anexos a esta Resolución
(Anexo II y III).
Si
existen
cheques
vencidos,
exigir
su
anulación.
La
repartición
deberá
comunicar al banco las anulaciones.
Si al cierre del ejercicio existen cheques propios creados y no emitidos se
anularán.
3.- Parte Definitivo de Movimiento de Fondos última hoja donde conste el saldo
al último día del mes).
4.- Anexo I del mes.
5.- Anexo I acumulado.
6.- Observaciones del Contador Delegado que no consten en las conciliaciones o
anexos.
7.- Dictamen del Supervisor y providencia de la Dirección General de Control
Contable.
Artículo 4°: Los valores que serán arqueados son aquello que se encuentran en
p o der del responsable principal.
En aquellos casos en que exista una cantidad de valores que torne imposible el
control de existencias en el día del arqueo mensual, la Dirección General de
Control Contable propondrá un programa de arqueos anual.
Aquellos valores en poder de agentes o funcionarios que no incluya al
responsable principal, no serán verificados y las existencias serán informadas
por el Contador Delegado según los saldos de los de los respectivos registros.
Los valores tales como recibos y otros similares en los cuales no está impreso un
valor específico deben ser informados de acuerdo a las constancias que surjan
de las registraciones respectivas, por clase, numeración
mismos, indicándose la dependencia o funcionario responsable.
y
cantidad
de
los
Artículo 5°.- Los Contadores Delegados deberán extremar el control para que los
débitos e ingresos a apropiar sean apropiados sin incurrir en denuncias
excesivas.
Artículo 6°.- Mensualmente cada Delegación informará los cargos a rendir, según
cuadro (Ane xo IV).
Artículo 7°.- Respecto a egresos de fondos cuya causa sea un delito o presunto
delito, se informará en el acta de arqueo correspondiente al mes en que se advierte
la situación.
El egreso se producirá y la suma correspondiente se activará mediante la s
registraciones pertinentes, certificando el Contador Delegado su inclusión en el
estado denominado Anexo K que se presenta en los meses de junio y diciembre de
cada año.
Otros egresos definitivos originales en situaciones cuya causa no sea la aludida,
serán expuestos al pie del Anexo I acumulado o según las instrucciones que para
cada caso imparta la Dirección General de Control Contable. Estos casos se
informara
en
el
mes
de
producidos,
igual
que
su
tratamiento
contable,
manteniéndose esa información mientras exista la posibilidad de recupero.
Artículo
8°.archívese.
Por
la
Dirección
de
Administración
regístrese,
comuníquese
y
RESOLUCION N° 761
ANGEL JOSE SORMANI
CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
Anexo I Resolucion n°
a)
OPIS del Sisrema Copres
Cantidad
Total de OPIS no rendidos
Valor Total
100
2.500,00
50
1.250,00
Existencia en poder del Responsable
Pri ncipal según arqueo
Existencia en poder de agentes o
Funcionarios según registraciones
50
1.250,00
Diferencia
Fal tante
Excedente
S u m a iguales
100
100
2.500,00
2.500,00
Coincide con la existencia que surge del
Registro correspondiente
Si
b)
No
Depósitos a Plazo Fijo:
N°
Banco
Vencimiento
Importe (1)
Total en 3
Coincide con la existencia que surge
Del Anexo Q
Si
No
(1) Principal
c ) Otros Valores:
Se formulará para Otros Valores con importe escrrito o no una desmostración
similar a la expuesta en el pinto a) de este Anexo I.
Por cada tipo de Valores al referirse a registracionesde los movimientos indicar tipo
de registro y si es rubricado por la contaduría General de la provincia y folio de
intervención.
Anexo II Resolución n°
Conciliacion de la cuenta corriente bancaria N°……………………………………….
(denominacion de la cuenta)
perteneciente a …………………………………
(Jurisdicción -Repartición)
al ……………………
$
$
Saldo según extracto bancario
Saldo acreedor según certificado del Banco
1.000,00
Existencia Banco
Saldo deudor según nuestras registraciones
600,00
Más:
Cheques pendientes
Cheques emitidos (1) y no pagados por el Banco (detalle)
300,00
Depósitos no contabilizados (Diferencia cartilla)
Acreditación del Banco no registradas en nuestros libros
(detalle)
150,00
Menos:
Débitos no registrados:
Débitos del Banco no registrados en nuestros libros
(detalle)
(25,00)
Depósitos registrados y no acreditados por el Banco
(detalle)
(25,00)
Sumas iguales
1.000,00
1.000,00
Notas:
1 ) “cheque emitido” = cheque entregado
2 ) Los “detalles” surgirán del extracto de la cuenta bancaria y constarán de:
Fecha de débito o crédito
Importe
Breve descripción
Cada importe pendiente de resolución será referenciado –al pie de la conciliación si tiene mas de 30 días de
antigüedad, adjuntándose constancia de las gestiones realizadas
Fecha
Clase de gestión (reclamos, etc.)
3 ) Cumplimiento Memo N° 5 – C.G.P.: Se adjuntarán a toda conciliación los listados de importe por débitos y créditos
pendientes de apropiación
4 ) Es obligtorio adjuntar a la conciliación la certificación bancaria del saldo
Realizado por:
Sector Conciliaciones
(Fecha, firma y sello)
Director de Contabilidad
(Fecha, firma y sello)
Intervención Contador Delegado:
a ) Observada (hace constar observación o si es muy extensa indica folio del expediente de arqueo)
b ) Sin observación
Marcar con X lo que corresponde.
Cr Delegado
(Fecha, firma y sello)
Nota: Para cumplimentar la presentación de las conciliaciones en la forma indicada –hasta que el Sistema sea modificado
o imprima las nuevas leyendas-, las mismas serán agregadas a máquina por el sector Conciliaciones de cada Repartición,
debajo de las subrayadas que son las que se imprimen actualmente.
Anexo III Resolución N°
Conciliación Saldo Disponible y Saldo Efectivo de la Cuenta Corriente Bancaria N° ……………
(denominación de la cuenta)
perteneciente a …………………………
(Jurisdicción -Repartición)
al ……………………………
$
Saldo disponible (folio n° del registro bancario)
$
1.000,00
Saldo efectivo
600,00
Más total de cheques creados y no emitidos (1)
(detalle en Anexo)
400,00
-----------1.000,00
Sumas iguales
---------------1.000,00
Realizado por:
Sector Conciliaciones
(Fecha, firma y sello)
Director de Contabilidad
(Fecha, firma y sello)
Intervención Cr. Delegado:
a ) Observada (adjunta providencia con observaciones)
b ) Sin observación
Marcar con X lo que corresponde.
Cr Delegado
(Fecha, firma y sello)
Notas:
1)
2)
3)
Cheques creados son todos aquellos títulos completos registrados en libros de la repartici ón, corresponde a los
emitidos y no emitidos. Cheque emitido es el cheque entregado al beneficiario.
Se adjunta a esta conciliación el Anexo que se obtiene del Sistema.
Se observarán especialmente los cheques creados y no emitidos con una antigüedad apreci able.
Anexo IV Resolución N°
Esrado de Caregos y Descargos y Pendientes de Rendición
al …………………………….
Repartición:
Cargos formulados
Responsable:
Rendiciones defi nitivas
A rendir
(discriminar concptos
y ejercicios)
Total
Cr. Delegado
(firma)