informe de indicadores de gestion 2015

2015
INFORME DE
INDICADORES DE
GESTIÓN PRIMER
SEMESTRE 2015
OFICINA DE PLANEACIÓN
INSTITUTO CARO Y CUERVO
INFORME SEMESTRAL
JULIO/2015
INTRODUCCIÓN
Con el objeto de realizar un seguimiento a la gestión del Instituto, se realiza el presente
informe sobre el desempeño a partir de los indicadores de gestión durante el primer
semestre del año 2015, revisando su cumplimiento para cada uno de los procesos y de
acuerdo al objetivo estratégico que apunta cada indicador así como su clasificación en
cuanto a la eficiencia, eficacia y efectividad; los datos presentados han sido reportados
a la oficina de planeación de acuerdo al cronograma definido para esta vigencia y bajo
los formatos establecidos.
1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y
se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las
dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la
entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el resultado
acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con
respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada
indicador.
La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y
la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan
las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a
través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar
hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional de planeación a
través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de
cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y
se asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus
dependencias; este informe se consolida semestralmente para el seguimiento y se
debe presentar anualmente a la Dirección del Instituto como insumo para la revisión del
Sistema de Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe
determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o
impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas,
preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados.
Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación
con los líderes de cada uno de los de los procesos que hacen parte de la gestión
institucional de la Entidad que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo,
Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno,
en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de
2
resultados más adelante.
El cumplimiento de las metas para el primer semestre de 2015 en general ha sido
satisfactorio, sin embargo se realizan aclaraciones pertinentes para algunos
indicadores correspondientes a algunos proceso.
Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que no son de corte
acumulado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos al final de la vigencia.
Rango
Interpretación
Menor a 70 %
Insatisfactorio
Mayor o igual a 70 % y menor a 85 %
Aceptable
Mayor o igual a 85 %
Satisfactorio
Estado del
Avance
Para esta medición semestral los rangos de medición son los siguientes
Rango
Interpretación
Menor a 35 %
Insatisfactorio
Mayor o igual a 35 % y menor a 42,5 %
Aceptable
Mayor o igual a 42,5 %
Satisfactorio
Estado del
Avance
Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores
Tipo de indicador
Características
Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de
seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado
desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar
durante el último período reportado. De acuerdo al esquema
establecido para el cálculo del avance acumulado se usa
Avance acumulado siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre
períodos reportados.
Ponderado
Corresponde al peso del indicador dentro del total de las
mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos
indicadores debe ser igual a 100%.
3
2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO
En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en
cuatro macro procesos:

Estratégicos

Misionales

Apoyo

Control y evaluación
A continuación se describe por proceso el comportamiento tanto cualitativo como
cuantitativo de los indicadores de gestión durante lo transcurrido del año 2015
reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores de
Direccionamiento Estratégico, aportados por el grupo de Planeación y Sistemas
(Planeación, gestión de calidad, gestión ambiental y sistemas), así como la Oficina de
Comunicaciones y Prensa. (Ver tabla No. 1).
Son dieciséis (16) los indicadores correspondientes a éste tipo de proceso, evaluados
en el semestre. El resultado de estos procesos fue satisfactorio ya que para las
actividades de direccionamiento estratégico (Planeación) se contó con un logro del
62,6% acumulado a los dos primeros trimestres del año y un 66,5% para las
actividades de Gestión de Calidad. Es muy importante señalar que en lo relacionado a
las actividades de gestión ambiental se debe tener en cuenta que aunque el PIGA se
constituye como un instrumento de planeación y que se encuentra adscrito a la Oficina
Asesora de Planeación y Sistemas, su diseño, implementación y evaluación dependen
de la Subdirección Administrativa y Financiera, debido a su carácter normativo y de
aplicación institucional, lo cual le permite interactuar con las demás, buscando generar
compromiso frente a la ejecución de acciones orientadas a garantizar adecuadas
condiciones ambientales para el desarrollo de las funciones misionales del Instituto.
Dentro de las actividades programadas para el 2015 se ha avanzado en un 65%
(acumulado), haciendo salvedad de la importancia de redefinir el Plan de gestión
ambiental actualizando su montaje a las nuevas necesidades y proyecciones del
Instituto a corto y mediano plazo, la información de respaldo que sustenta la medición
de estos indicadores reposa en los computadores del área y se evidencia en el
cumplimiento y publicación de los seguimientos y las actualizaciones respectivas en las
plataformas de seguimiento a proyectos y en la web institucional.
Para el proceso de Comunicaciones se logró un 100% de avance ponderado para
gestión de eventos y difusión de las actividades realizadas por el Instituto así como el
4
diseño de las piezas comunicativas. Finalmente los indicadores del área de Sistemas
presentan un nivel satisfactorio de cumplimiento y reflejan las acciones de mejora que
se vienen implementando en aras de proteger la información institucional bajo
estándares de seguridad y calidad.
En general el promedio de cumplimiento de este macro proceso alcanzó un
cumplimiento global de 84,79% como indicador satisfactorio de la gestión semestral.
5
Tabla No. 1 Reporte de Indicadores de Direccionamiento Estratégico
Proceso
Gestió
n de
Calidad
Planeación Institucional
Macro
proceso
Nombre del indicador
Resultado
1. Apoyo a las áreas y proyectos para la elaboración del Plan
de Acción.
100%
2.Seguimiento al Plan de Acción de las dependencias
50%
Gestión Ambiental
Cumplimiento
por proceso
62,6%
3. Elaboración de actividades para la rendicion de cuentas
institucional
50%
4. Elaboración y presentación de los planes e informes dirigidos
a entes de control.
63%
5. Seguimientos a los Proyectos de Inversión.
50%
1. Implementación del SGC-MECI
83%
66,5%
50%
Satisfactorio
2. Mejoramiento del SIG
1. Actividades para la orientación e implementación del Plan de
Manejo Ambiental en el Instituto Caro y Cuervo
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Rango de
desempeño
(La medición de este indicador garantizará actividades
orientadas al mayor uso eficiente de materiales, insumos, agua,
y energía,
· La reducción de los costos, mediante la reducción del
consumo,
· La reducción de los residuos y las emisiones, mediante la
separación de residuos y
la planeación en el uso de vehículos para desplazamiento de
funcionarios)
2. Actividades divulgativas para el Manejo Ambiental
Satisfactorio
67,5%
Satisfactorio
75%
Nota: (Tener en
cuenta la
observación
anteriormente
mencionada,
dónde la oficina
de planeación
recomienda)
60%
6
1. Gestionar los soportes relacionados con la atención a
funcionarios y contratistas, y la oportunidad en el soporte
técnico sobre las terminales y aplicaciones de uso interno en el
Instituto.
2. Implementación de las solicitudes para el mantenimiento
preventivo y correctivo sobre las terminales de uso interno de la
entidad
(Actualización Hoja de vida de Equipos)
3. Copias de Respaldo de la Información como actividad dentro
del proceso de recuperacion de informacion
100%
Ponderado
77%
Ponderado
100%
Ponderado
97%
Comunicaci
ones
Sistemas
4. Control periódico trimestral a las aplicaciones de la página
web y a los elementos que garanticen la seguridad de la página
web
100%
Ponderado
100%
5. Campaña de educación tecnólogica en tipos de impresión,
Ponderado
1. Difusion
100%
2. Desarrollo de nuevos elementos de comunicaciones
100%
3. Gestión de eventos
100%
7
PROCESOS MISIONALES
Aquí se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los procesos misionales
de la entidad, pertenecientes a los grupos de Investigaciones (a quienes se les dedica
un capítulo aparte en el presente informe), al proceso de Formación Seminario Andrés
Bello, la Gestión Editorial que contempla las actividades de la Imprenta Patriótica, el
Programa ELE Colombia y la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.
Vemos así que ponderando los resultados de los indicadores que se pueden apreciar
en la Tabla No. 2 (Seminario Andrés Bello, Gestión Editorial y Programa ELE
Colombia), se verifica que estos procesos alcanzan un cumplimiento del 51,8%
quedando en el rango de desempeño satisfactorio hasta la fecha del 30 de junio1,
donde sus resultados aquí mencionados fueron: 46% para la Gestión editorial
reflejando principalmente una alerta sobre el uso y aprovechamiento de recursos,
75,7% para el Seminario Andrés Bello y un 21,5% para las actividades del Programa
ELE.
Para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus indicadores
son medibles bajo criterios diferentes definidos por su grupo de trabajo tal y como lo
veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva. De igual manera la gestión de
los grupos de investigación se resalta en la Tabla No. 4 con su respectivo análisis del
cumplimiento.
1
Nota: Se excluyen aquellos cuyas actividades inician en el segundo semestre del año
8
Tabla No. 2 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales
Macro
proceso
Proceso
Nombre del indicador
1. Impresión de Proyectos Editoriales
MISIONALES
GESTION EDITORIAL
2. Coediciones
3. Publicaciones Electrónicas
4. Cumplimiento de producción
5. Aprovechamiento de recursos
SEMINARIO ANDRÉS BELLO
6. Participación en eventos divulgativos del libro
1. Cursos de extensión
Resultado
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
40%
Acumulado
50%
Acumulado
10%
46%
Acumulado
100%
Satisfactorio
Acumulado
1%
Acumulado
75%
Acumulado
43%
Acumulado
100%
2. Programa de becas ICC-MinCultura
75,75%
Acumulado
80%
Satisfactorio
3. Mantenimiento del registro calificado de la Maestrías
4. Actividades para lograr el nuevo registro calificado de
la Maestría
5. Estudiantes matriculados
Acumulado
80%
Acumulado
N.A
Las matriculas y
el inicio de
9
6. Relacion docentes estudiantes
N.A
1. Diseño, formulacion, programación y realizacion de
diplomados ELE (Presencial)
clases en las
Maestrías será
efectuado
durante el
segundo
semestre de
año.
21,5%
Insatisfactorio
33%
PROGRAMA ELE COLOMBIA
MISIONALES
Acumulado
2. Diseño, formulacion, programación y realizacion de
diplomados ELE (Virtual)
10%
Acumulado
Nota:
El inicio de las
actividades en el
Diplomado
Virtual se ha
planteado para
el
segundo
semestre
del
2015. Aunque
se
han
adelantado
la
solicitud
de
cotizaciones
para
la
contratación de
los
expertos
encargados del
proceso
de
virtualización del
Diplomado y se
inició el proceso
de contratación.
10
Como se mencionó anteriormente, los indicadores para la biblioteca cuentan con un formato de medición diferente a los
de las demás áreas del Instituto pues aquí se debe medir la adquisición de material bibliográfico con un indicador
porcentual acumulado similar a los demás de la entidad, pero con un segundo indicador que mide la calidad en la
prestación del servicio medible a partir de las estadísticas, la consulta en sala y los préstamos externos con un rango de
cumplimiento entre 2% y 5% del material disponible, vemos así que el resultado para el segumento al primer semestre de
este indicador se encuentra un punto por debajo de la meta establecida que es de 3% aun cuando el indicador se
encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene en límite inferior del rango establecido reflejando un nivel de
cumplimiento aceptable.
La medición del indicador en el período comprendido entre los meses de enero y junio arroja un porcentaje del 2% y al
igual que las otras áreas misionales refleja una gestión ponderada de carácter satisfactorio como podemos ver en la
siguiente tabla. La información de respaldo de estos indicadores se encuentra en el Formato ficha de Indicadores donde
se registra el seguimiento realizado a las diferentes áreas durante el 2014 y los documentos enviados por las áreas a la
oficina de Planeación. El indicador de medición de satisfacción de los usuarios se mide tras la ponderación de las
encuestas recogidas anualmente por lo tanto este no refleja aplicabilidad para este período evaluado.
Tabla No. 3 Reporte de Indicadores de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni
Macro
proceso
Proceso
Nombre del indicador
Resultado
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
BIBLIOTECA JOSÉ MANUEL
RIVAS SACONNI
MISIONALES
90%
1. Adqusición de Material Bibliográfico
2. Prestación del Servicio
En el primer semestre el indicador se encuentra un punto
por debajo de la meta establecida; aun cuando el indicador
se encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene
en límite inferior del rango establecido
3. Satisfacción de usuarios
Acumulad
o
2
N.A
Éste indicador
no es de
carácter
porcentual
Este indicador se
medirá a finalizar
la vigencia
11
Tabla No. 4 Reporte de Indicadores de los Proyectos de Investigación:(El reporte de
los Indicadores de Gestión de los grupos de investigación se presenta en archivo adjunto denominado:
INFORME DE INDICADORES DE INVESTIGACIONES PRIMER SEMESTRE
PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con 33 indicadores asociados a sus diferentes
actividades. El proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera
la cual se divide en tres subprocesos que corresponden a Presupuesto con
cumplimiento de 56,6% en la planeación y ejecución presupuestal (teniendo en cuenta
que este indicador es de medición acumulada teniendo un rango satisfactorio de
cumplimiento) aparece una pequeña alarma tras la proyección del presupuesto de
ingresos con un indicador que señala cumplimiento insatisfactorio con un valor ubicado
sobre el límite de cumplimiento, la tesorería con un cumplimiento de 96,2% en
ejecución de PAC y contabilidad con 100%.
Por su parte Gestión del Talento Humano refleja un cumplimiento promediado de
83,4% en sus indicadores reflejando una gestión satisfactoria.
En cuanto a las particularidades como la presentada por el grupo de Recursos físicos
que actualmente se encuentra en reorganización de sus procesos administrativos no
presenta su respectivo reporte de indicadores para este semestre, situación que debe
ser enmendada en la próxima medición la cual tendrá curso en el mes de Octubre allí
se presentará la gestión para el período acumulado del 2015.
Gestión Documental también presenta una situación particular dentro de la medición de
sus indicadores, en primer lugar a petición de la coordinadora del grupo tras la
medición del primer trimestre solicitó una reconfiguración de sus indicadores la cual
tuvo lugar en el mes de Julio los mismos serán tenidos en cuenta a partir del segundo
semestre del 2015, por dichas razones los indicadores asociados al cumplimiento del
Programa de Gestión Documental no tienen medición pues aún no se ha dado inicio a
las Transferencias Documentales y la implementación de las Tablas de Retención
enviadas a convalidación por parte del Archivo General de la Nación. Las demás
actividades cotidianas del grupo de Gestión Documental como lo son recepción de
documentos, asesorías, consultas e inventarios se cumplieron satisfactoriamente de
acuerdo a lo reportado en los indicadores.
El Proceso de Gestión Contractual cuenta con un desempeño satisfactorio de un 100%
en su gestión al igual que la Gestión Jurídica que reporta un seguimiento oportuno a los
procesos en curso indicando un 100% de cumplimiento en los procesos judiciales
atendidos durante lo transcurrido del año 2015.
Podemos ver señales de alarma que llaman a la pronta implementación de
procedimientos de control en el proceso de Recursos Físicos para los cuales se han
venido realizando mejoras que se están atendiendo desde la misma Subdirección
Administrativa igualmente la implementación del Programa de Gestión Documental que
requiere una pronta implementación para iniciar con la organización documental que
requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 o ley
de transparencia, ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de
Gobierno
en
línea.
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Tabla No. 5 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales
Macro
proceso
Proceso
Subproceso
Nombre del indicador
1. Planeación del Presupuesto Gastos
Resultado
Rango de
desempeño
Cumpli
miento
por
proceso
42%
Acumulado
GESTIÓN FINANCIERA
3. Control de Presupuesto
Obligaciones
4. Control de Presupuesto
Compromisos
TESORERIA
GESTIÓN
FINANCIERA
PROCESOS DE
APOYO
PRESUPUESTO
PROCESOS DE APOYO
2. Planeación del Presupuesto
Ingresos
5. Ejecución del Rezago presupuestal
(Reservas presupuestales)
6. Ejecución del Rezago presupuestal
(Cuentas por pagar)
1. Porcentaje de PAC ejecutado
Vigencia; Gastos de Personal
2. Porcentaje de PAC ejecutado
Vigencia; Gastos Generales
34%
Acumulado
45%
Acumulado
64%
56,6%
Satisfact
orio
Acumulado
55%
Acumulado
100%
Acumulado
93,3%
Ponderado
96,7%
96,26%
Satisfact
orio
13
Ponderado
3. Porcentaje de PAC ejecutado;
Vigencia Inversion
4. PAC ejecutado rezago
91,3%
Ponderado
100%
Ponderado
1. Consolidación de la información
contable
CONTABILIDAD
GESTIÓN FINANCIERA
PROCESOS DE APOYO
5. PAC ejecutado de las cuentas por
pagar
2. Estados Financieros
100%
Ponderado
100%
Ponderado
100%
Ponderado
100%
3. Presentación de Informes externos
100%
Ponderado
4. Efectividad de obligaciones
tributarias
100%
Ponderado
14
Macro
proceso
Proceso
Nombre del indicador
Resultado
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
72,22%
PROCESOS DE APOYO
TALENTO HUMANO
1. Cumplimiento Plan de Salud Ocupacional
2. Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar
social e incentivos
Acumulado
87,50
Acumulado
75%
3. Cumplimiento del Plan Anual de Capacitación
Acumulado
83,43%
Satisfactorio
99%
GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESOS DE APOYO
RECURSOS
FÍSICOS
4. Solicitudes y certificaciones atendidas
Ponderado
2. Inventario elementos devolutivos del almacén
3. Traslado de Inventarios
1. Recepción y radicacion para el control de
documentos
2. Asesorías para el manejo del Programa de gestión
Documental Organización y actualización de las tablas
de retención
3. Transferencias Documentales
100%
Ponderado
100%
100%
Ponderado
N.A
15
100%
4. Inventarios Documentales
Ponderado
100%
GESTIÓN
GESTIÓN
CONTRAC
JURÍDICA
TUAL
5. Consultas
Ponderado
100%
1. Gestión Contractual del Instituto
Ponderado
100%
100%
1. Control de vencimiento de términos
Ponderado
16
PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN
Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación
La Oficina de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto control mediante las auditorías realizadas durante el segundo semestre de 2014
y el primer semestre de 2015 en las dependencias señaladas tanto en la ficha de seguimiento a indicadores como en el informe pormenorizado de Control
Interno, lo anterior con el fin de socializar y plantear las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas
relacionados al Sistema de Control Interno lo anterior sustenta un cumplimiento ponderado de 54,75% de cumplimiento acumulado para el proceso de
Control Interno de la Gestión.
Por su parte en el proceso de Control Interno Disciplinario se han atendido, asistido y sustanciado todas las diligencias judiciales, en pro de los intereses
del Instituto Caro y Cuervo. No se ha vencido ningún término. Lo que refleja un cumplimiento de 100% aunque vemos en el indicador de procesos
finalizados marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que este inidicador tiene una periodicidad anual.
Subproce
so
CONTROL Y EVALUACIÓN
Proceso
CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN
PROCESOS DE MONITOREO,
CONTROL Y EVALUACIÓN
Macro
proceso
Nombre del indicador
1. Porcentaje de cumplimiento del
Plan Auditorias
2. Elaboracion de Informes de
Auditoria
Resultado
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
66%
Acumulado
52%
Acumulado
71,25%
3. Atención a las observaciones
dadas por la Contraloría
4. Control posterior
97%
Acumulado
70%
Acumulado
17
100%
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
1. Tramite de quejas
2. Procesos finalizados
Ponderado
Este indicador tiene
una periodicidad anual
debido a los tiempos
de los procesos
vigentes pues están
sujetos al
procedimiento de la
Ley 734 de 2002.
50%
18
3. OBSERVACIONES DE LAS ÁREAS
Quince (15) áreas de la entidad, reportaron los indicadores de gestión que debían ser
reportados para el primer semestre de 2015. Sobre los indicadores reportados, algunas
dependencias presentaron dificultades con dicho reporte, y ante esto ellas manifestaron
lo siguiente a lo cual el área de planeación dio tratamiento respectivo de acuerdo a sus
solicitudes:
Control Interno Disciplinario: presenta la siguiente observación: ́ ́Que el indicador no
arroja el resultado esperado, por cuanto los trámites establecidos en la Ley 734 de
2002 y la práctica de las pruebas y notificaciones, alarga de alguna manera los
procedimientos lo cual ya no refleja la gestión del Instituto pues depende de factores
externos que afectan los procesos allí tratados`. El tratamiento que se da es medir
este indicador con una periodicidad anual, pero reportando avances trimestrales.
Gestión Documental: se estableció una nueva configuración a los Indicadores de
gestión abriendo paso a la implementación del Programa de Gestión Documental y a
una medición más oportuna teniendo en cuenta tiempos de respuesta
Programa ELE: se replantearon los Indicadores teniendo en cuenta las actividades
programadas para el 2015 presentando así una medición mas amplia que contempla
las actividades que se han ido incorporando a su gestión las cuales representan
ejecución de esfuerzos y recursos. Proyectos de investigación: se ha venido trabajando en un proceso de seguimiento más
oportuno dadas sus dinámicas diferentes a las administrativas. De esta manera se
trabaja actualmente con el área investigativa con el objetivo de establecer un
procedimiento de reporte que logre articularse a los indicadores que los mismos
reportan a Colciencias a través de la plataforma ScienTI y CvLAC (Currículum Vitae de
Latinoamérica y el Caribe) pues normalmente con los indicadores actuales que por
facilidad técnica y de reporte se han articulado al cumplimiento del Plan de Acción y
éstos no logran reflejar 100% en la ejecución de sus actividades puesto que algunas de
ellas se re contemplan teniendo mayor impacto en el desarrollo del proyecto y varían
dependiendo de los intereses pero sin obtener una mejor calificación en la gestión.
Seminario Andrés Bello: para los indicadores asociados a las Maestrías es importante
reiterar que la apertura de los programas académicos se tiene planteada para el
segundo semestre de la vigencia 2015.
19
4. RECOMENDACIONES GENERALES Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificación de los indicadores que así́ lo requieran.
Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y
archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría. De acuerdo con el formato establecido para el seguimiento y medición a través de
indicadores se debe tener en cuenta que todos los reportes de indicadores de gestión
deben venir acompañados del respectivo análisis de datos como herramienta de control
y en caso de que el reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma
de decisiones e implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora. Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es
necesario que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en el SIG.
Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las
dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben estar
disponibles para efectos de auditoría.
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