universidad nacional autónoma de méxico facultad de

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
FUNCIONES DE UN COMPRADOR EN PRODUCTOS
INNOVADOR S.A. DE C.V.
TRABAJO PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA:
JUDITH CASTILLO PÉREZ
ASESORA: MAPI ELVIRA HAIDEE ORTEGA LARA
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO
2014
DEDICATORIA
Principalmente quiero dedicar este trabajo a Dios, por haberme regalado el don de la vida, por ser
mi fortaleza en mis momentos de debilidad y por brindarme una vida llena de mucho aprendizaje,
experiencia, felicidad y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi
formación profesional.
Esta tesis se la dedico a mis padres quienes me han respaldado para poder llegar a esta instancia
de mis estudios, ya que ellos siempre han estado presentes para apoyarme moral y
psicológicamente. Con mucho amor a ellos que me dieron la vida y han estado conmigo en todo
momento. Gracias por todo papá y mamá por creer en mí, aunque hemos pasado momentos
difíciles siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor, por todo esto les
agradezco infinitamente el que estén a mi lado. Los amo con todo mi corazón expresándoles que
este trabajo que me llevo tiempo hacerlo es para ustedes.
ÍNDICE
PROTOCOLO…………………………………………………………………………..........………………………………………………1
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………...........……..………………………………………………8
CAPÍTULO 1. PRODUCTOS INNOVADOR S.A. DE C.V…………………........…………………………………….…....10

Objetivo…………………………………………………………………….........………………………………………..……10

Misión………………………………………………………………………….........…………………………………………..10

Visión…………………………………………………………………………….........………………………………………...10

Filosofía…………………………………………………………………………….........……………………………………..10

Políticas……………………………………………………………………………….........…………………………………..11

Historia…………………………………………………………………………….........……………………………………...11

Localización……………………………………………………………………….........…………………………………....12

Grupo Ejecutivo……………………………………………………………….........……………………………….….....12

Productos……………………………………………………………………….........…………………………………..…..14

Clientes…………………………………………………………………………….........……………………………..……...16

Organigrama…………………………………………………………………….........……………………………..……...17
CAPÍTULO 2. COMPRAS…………………………………………………………….........………………………………….……...19

Funciones…………………………………………………………………….........…………………………………..……..20

Objetivos……………………………………………………………….........…………………………………………..…...20

Inventarios………………………………………………………….........……………………………………………..…...23

Explosión de Materiales………………………………………….........………………………………………….…...24

Proveedores……………………………………………………………….........…………………………………….……..24

Requisición y Cotizaciones……………………………………………….........……………………………….……..25

Impactos Económicos…………………………………………………….........……………………………….……….26

Órdenes de Compra……………………………………………….........……………………………………….……….26

Recibo de Insumos……………………………………………….........…………………………………………….…...27

Devoluciones……………………………………………………….........…………………………………………….…….28

Procedimiento de Compras……………………………….........……………………………………………………..28

Diagrama de Flujo…………………………………………….........……………………………………………………...33

Programas……………………………………………………………….........……………………………………………….35
CAPÍTULO 3. CERTIFICACIÓN ISO 9001……………………………………........………………………………………......36
CAPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN………………………………………….........……………………………………..…..42

Experiencia Profesional………………………………………………........………………………………………......43

Matriz de Correlación…………………………………………........……………………………………………….…..46
CAPÍTULO 5. RECOMENDACIONES………………………………........………………………………………………….......50
CONCLUSIONES……………………………………………………………..........…………………………………………………....52
ANEXOS……………………………………………………………………….........……………………………………………………....53
GLOSARIO………………………………………………………………….........………………………………………………………...61
CITAS………………………………………………………………………….........…………………………………………………….....62
PROTOCOLO
Mi ingreso como integrante de una de las universidades más prestigiadas del país fue en la
generación 2004 – 2008. Al inicio de la carrera fui descubriendo el funcionamiento de una
empresa, su composición y el contexto alrededor de ésta, todas las materias que constituyen al
programa de estudios son indispensables para que uno como estudiante llegue al punto indicado
para el desarrollo profesional dentro del ámbito laboral.
Conforme iba ascendiendo en los semestres, tenía que ir perfeccionando mi personalidad en
cuanto al actuar, el pensar y el hablar de acuerdo a ciertas circunstancias. No es suficiente
terminar una carrera sin darte cuenta que deben de existir algunas actitudes y/o aptitudes las
cuales estamos obligados a integrar a nuestra vida para poder cumplir con las exigencias de una
organización y la competencia interdisciplinaria.
Cuando estamos dentro de la escuela nosotros como alumnos tenemos o adoptamos el
pensamiento de solo pasar las asignaturas por pasarlas sin tener en cuenta que los conocimientos
que nos deja cada una de ellas tarde o temprano las aplicaremos afuera. En mi caso recuerdo
mucho tres: Planeación y Control de la Producción la cual me enseñó a comprender como es que
se puede dirigir el área de producción desde una orden hasta concluir con el acondicionamiento
de un producto, Investigación de Operaciones dejándome conocimientos de poder planear en
tiempo, forma reduciendo tiempo al realizar proyectos exactos y Comercio Exterior brindándome
el saber complejamente el sistema competitivo de las empresas dentro y fuera del país.
Al concluir con mi carrera se detona la motivación por el comprender el sistema laboral, las
exigencias, la competitividad estudiantil, etc. Todo trae como consecuencia el concientizar que no
son suficientes los conocimientos con los que egresamos de la escuela, que debemos de
incorporar más herramientas que nos permitan poder vendernos a las organizaciones.
La manera de cómo me integre al trabajo fue muy sencilla, pero no me enseñaron gran parte de
las nociones que involucra el mundo laboral en la universidad. Esto se llevó a cabo en un despacho
contable en el cual solo aplicaba mis ideas computacionales, ahí aprendí a manipular un sistema
de pies a cabeza manejando en su totalidad el office, depurar cuentas de clientes simplificando su
estado de cuenta.
Posteriormente me incorporé a una empresa muy pequeña llamada Fundatti S.A. de C.V. que se
dedica a la fabricación de bastones de seguridad para automóviles en donde mis actividades se
enfocaban a la compra de cada una de las partes de los bastones, yo era abastecedora de todos
los materiales. Fue entonces cuando me llamo la atención este tipo de desarrollo profesional. La
manera de cómo debes de planear las entregas, conocer el mercado y cómo es que se mueve este
producto; el mismo me ayudo a comprender que no hay que quedarse con los conocimientos de la
escuela, me creció la inquietud de solidificar mi estatus laboral con más herramientas, así que me
incorporé a estudiar inglés, pero desafortunadamente el horario de trabajo el cual tenía me fue
exigiendo el tiempo para resolver algunos problemas que se presentaban. Terminé por dejar los
1
cursos de inglés decidiendo manipular algunos programas que eran anexos al programa de
estudios en la universidad, es decir, Aspel. Investigue la forma de poder tomar el curso sin
descuidar mi trabajo llegando a la conclusión de tomarlos el día domingo en una academia
perteneciente a una amiga de mis papás. Estos software son muy importantes en el mundo laboral
de un administrador por lo que la UNAM debería de incorporarlos al programa de estudios de
manera forzosa y así como va girando el entorno empresarial pronto Aspel se volverá obsoleto
abriendo las puertas al SAP, un magnifico programa que controla de forma estricta los
movimientos de una organización que se genera desde una orden de producción hasta que el
producto está en las manos del cliente.
Poco tiempo después me llegó la oportunidad de unirme a la organización donde presto mis
servicios actualmente, Productos Innovador S.A. de V.C. que se dedica a la elaboración de
productos de limpieza. El haber tomado el curso de Aspel sin duda alguna contribuyó para que
pudiera ser elegida de diez personas que buscaban la plaza a la que me incorporé. Mis funciones
hace poco tiempo estaban dirigidas al abastecimiento del embalaje del producto (envase y
corrugado), ayudando a comprar los insumos que se utilizan para el acondicionamiento de todos
los productos de limpieza. Al comienzo de mi travesía comencé auxiliando a una compradora
mientras yo entendía el movimiento de la empresa, pasó el tiempo y de ser un auxiliar surgió la
ocasión de poder ser compradora titular, por lo que empecé a absorber como esponja toda la
experiencia que pude anexar a mi perfil profesional. El asentar todos los conocimientos de la
escuela fue muy fácil ya que poco a poco el desarrollo en este puesto me ha brindado la pauta
para ello, generando un ascenso profesional e historial.
La materia organizaciones, me ayudó para poder trabajar con todas las áreas comprendiendo que
por más pequeña que sea una actividad siempre afecta a otro sector dentro de la misma,
originando el trabajo en equipo con diferentes disciplinas.
La escuela tiene que acentuar el conocimiento interdisciplinario, generalmente solo se trabaja en
equipo con compañeros de la misma área, pero una empresa está compuesta por varias de ellas
considerando que el trabajo entre diferentes disciplinas puede abrirte la puerta de una visión y
enfoque distinto. Gracias a esto se generó para mí la oportunidad de que se me ascendiera a Jefe
de Almacén y Logística. Este cambio se originó en Diciembre del año pasado, el Director General
perdía mucho tiempo e involucraba mucho reacondicionamiento en los productos por seguir el
sistema de PEPS, la nave de almacenamiento de productos terminado se encontraba con los racks
junto a la pared de al fondo y se contaba con pasillos verticales, esto generaba que al meter el
primer producto se fuera quedando sacando los montacarguistas las primeras tarimas de los racks
y esto empeoraba en temporadas altas cuando surge el sobre inventario de producto terminado,
ya que en piso se queda el producto de fechas recientes y en las alturas el producto viejo. En
trabajo conjunto con uno de mis grandes compañeros el Ing. Jacob Quezada Alcántara diseñamos
un lay out que permitiera dos accesos hacia los racks y de manera conjunta su colocación sería
horizontal creando más espacio para el acomodo de producto terminado respetando las primeras
entradas primeras salidas, además se le presentó la opción de rentar otra nave de
2
almacenamiento contrarrestando la inversión que en poco tiempo se convertiría en utilidad para
la empresa. El proyecto se le presentó al Director General desglosando gastos, compras, esquemas
y resultados, él tomó la decisión de llevarlo a cabo y hoy en día se trabaja con una nave extra para
producto terminado, se maneja una mejor logística, se disminuyeron las notas de cargo en cuanto
a incumplimiento de citas, el desarrollo de la empresa se duplicó, aumentaron las compras de
nuestro mejor cliente SAM´S y sin duda alguna me gane un ascenso junto con mi compañero que
en la actualidad es Jefe de Mantenimiento, presentando proyectos de mejora continua en la
organización a nivel estructural y mecánica.
Por ende mis funciones cambiaron desde que me asignaron mi nuevo puesto, ya que mi objetivo
es garantizar la conservación, acomodo y surtido de los insumos que entran al almacén, además
de manera conjunta garantizar las entregas oportunas a los clientes evitando las devoluciones.
El dejar atrás el tabú de trabajar solo es indispensable para comprobar que la funcionalidad de una
organización depende de todas las disciplinas por las que está compuesta. Es en este momento
cuando se debe reflexionar que es lo que estás haciendo para que tu esfuerzo origine frutos para
bien tuyo demostrando de que esta hecho un egresado de la UNAM. Hay que concientizar que no
sirve una carrera si una persona no lucha con todo para alcanzar niveles de puestos gerenciales, es
difícil, pero no imposible.
El saber que una persona no es indispensable en una empresa nos lleva a pensar que es
obligatorio el estar cultivándonos constantemente con cualquier tipo de conocimientos, cursos,
capacitaciones e ideas que nos permitan tener un plus en nuestro perfil profesional originando un
beneficio dentro del contexto laboral y con la competitividad de egresados estudiantiles.
Curriculum Vitae
CASTILLO PÉREZ JUDITH
Cerrada 5 de julio No. 3,
Bo. Santiago, Teoloyucan,
Edo. De México
Tel. (015) 939140674
Cel. 5518457052
[email protected]
3
RFC: CAPJ850803IR0
CURP: CAPJ850803MMCSRD11
ESTADO CIVIL: Soltera
OCUPACIÓN: Pasante de la carrera de administración de empresas.
EDAD: 26 años
OBJETIVO
Ser una persona con actitud de superación en todos los ámbitos laborales a través del uso de
herramientas innovadoras para lograr todas mis metas facultadas por la empresa a la que en un
futuro preste mis servicios.
VALORES
Humildad, puntualidad, responsabilidad, honestidad, honradez, trabajo en equipo.
APTITUDES
Manejo de PC y máquinas de oficina, innovación, facilidad de comunicación, captura de datos,
creatividad, depuración de cuentas, elaboración de documentos, toma de decisiones.
ESCOLARIDAD
2000 - 2003
Preparatoria Oficial No. 113, Infonavit Norte, Cuautitlán Izcalli, Edo. de México.
2003 - 2008
Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán, Campo 4.UNAM. San Sebastián Xhala,
Cuautitlán Izcalli. Edo. de México.
Carrera: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Área: MERCADOTECNIA. (PASANTE)
CURSOS:

Computo (Windows, Oficce 2007, Internet)

Sistema ASPEL

ISO 9001

ISO 14001

5´S

Sistema SAP
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TRAYECTORIA LABORAL
Diciembre – 2011 a Mayo – 2014
PRODUCTOS INNOVADOR S.A. de C.V.
PUESTO: Jefe de Almacén y Logística
JEFE INMEDIATO: Ing. Rodolfo Vega Carrión
FUNCIONES:

Lay out Insumos del programa de producción

Programación de embarques

Control de PEPS

Conciliación de inventarios

Administración y control de almacenes

Estadísticas de devoluciones

Estadísticas de entregas de proveedores

Estadísticas de entregas a clientes

Administración de equipos

Estadísticas de devoluciones a clientes

Registro de surtido por montacarguista

Aseguramiento y validación de descarga de proveedores

Registro de surtido por montacarguista

Registro de carga de unidades por montacarguista

Registro de control de entregas al almacén

Inventario físico (mensual y anual)

Planeación de embarques

Control de transportes de embarque

Ubicación de unidades de embarque
5

Estadísticas de porcentaje de cumplimiento de entregas

Estadísticas de gastos de fletes
Junio – 2010 a Diciembre – 2011
PRODUCTOS INNOVADOR S.A. de C.V.
PUESTO: Auxiliar de Compras
JEFE INMEDIATO: Ing. Marco Antonio Rojas
FUNCIONES:

Manejo administrativo de compras

Trato directo con proveedores

Manejo de cartera de proveedores

Elaboración de reportes mensuales

Seguimiento de requisiciones y órdenes de compra

Programación de insumos semanales

Cotizaciones

Control de almacén

Presupuesto de compras

Implementación de nuevos proveedores

Trabajo bajo procedimientos de Calidad y Sistema Ambiental.
Enero – 2010 a Mayo - 2010
FUNDATTI S.A. de C.V.
PUESTO: Auxiliar de Compras
JEFE INMEDIATO: Lic. Rogelio Atti
FUNCIONES:

Apoyo administrativo en el área de compas

Programación de anticipos de impuestos
6

Trato directo con proveedores

Ingreso de facturas

Seguimiento de requisiciones y órdenes de compra

Elaboración de reportes mensuales
Octubre – 2007 a Enero – 2010
DESPACHO CONTABLE ZARAGOZA
PUESTO: Capturista de datos.
JEFE INMEDIATO: C.P. José Zaragoza Ortega
FUNCIONES:

Elaboración de documentos

Codificación de cuentas

Captura de información en Word, Excel, Power point.

Control de cartera de clientes

Pago de impuestos al banco
7
INTRODUCCIÓN
Este trabajo describe todo el contexto que involucra la realización de las actividades del perfil de
Auxiliar de Compras en la empresa Productos Innovador S.A. de C.V. La intención de este trabajo
es que sirva de orientación para los alumnos que egresan de la carrera de Licenciado en
Administración lo tomen como referencia.
En el primer capítulo desgloso la integración de la empresa para tener conocimiento de su giro
económico, localización, sus funciones, políticas y objetivos ante el mercado, así como su
competitividad, sus productos y clientes. Se describen con precisión en el segundo capítulo las
responsabilidades que abarca la toma de decisiones de cada labor y políticas del sector de
Compras, especificando los pros y contras para dar indicaciones oportunas a los nuevos
profesionistas en cuanto a esta área. Es importante enfatizar que todas las funciones de un
Auxiliar de Compras son indispensables para ser parte integral de una empresa haciendo complejo
el contexto operativo de una organización.
La elaboración de este documento comprueba que contando con las herramientas suficientes se
vence cualquier obstáculo dando como ejemplo una certificación que se logró llevando un orden
documental y un trayecto cíclico de trabajo, acompañados con un compromiso interdisciplinario,
resaltando que las actividades del área de Compras dentro de esta empresa son indispensables
para otros sectores, los puntos clave que se tomaron son los que se señalan en el capítulo 3.
En el cuarto capítulo se especifican los enlaces del área de Compras con los demás departamentos
de la empresa, enfatizando que la finalidad es entender que con un trabajo multidisciplinario se
logra un alcance inmenso de objetivos, es decir, determinar que dentro de una organización
somos parte de algo que si no tiene funcionalidad se arrastra un caos interno. Las sugerencias que
se estipulan en el último capítulo son un punto muy importante a concientizar, ya que a sabiendas
que para un egresado no termina el cultivarse cuando sale de la facultad, sino que es un camino
arduo y continuo para generar mayores oportunidades en el ámbito laboral absorbiendo
herramientas y habilidades todo el tiempo.
Se ejemplifican todos los documentos que son parte del perfil de un comprador, además de los
requisitos personales con los que debe de contar dicha persona. Las bases con las que está
comprometido a laborar manejando una perfecta planeación dentro de su abastecimiento de
insumos corporativos. Los programas, la explosión de materiales, los inventarios y los proveedores
son el mundo del comprador simplificando el status dentro y fuera de la organización, además de
complementarse con las relaciones publicas de otras empresas utilizando el término negociación
en toda la extensión de la palabra.
8
Operando el Proceso de Compras se abre una zona de conocimientos que brinda infinidad de
herramientas para un comprador, por lo que este trabajo especifica todas las obligaciones y
conocimientos que un profesionista recibiría al desarrollarse en este sector laboral.
9
PRODUCTOS INNOVADOR S.A DE C.V.
Productos Innovador S. A. de C.V. es una empresa que se dedica a la fabricación de productos de
limpieza con una excelente calidad, sus marcas más importantes son: NOW y SENSACIONAL. La
misma cuenta con dos naves que tienen una capacidad de producción de 163 m3/día, lo que nos
permite satisfacer al 100 % a nuestros clientes quienes se favorecen con unos de los mejores
productos en el mercado.
Es una empresa Americana establecida en México, que elabora y comercializa productos de
limpieza, seguros y biodegradables, para uso industrial y del hogar.
Actualmente somos una empresa multifacética en crecimiento rápido y constante, trabajando por
la mejora de nuestras operaciones para alcanzar la meta de ser los mejores. Ya que actualmente
no solo comercializamos productos para la industria bajo el nombre de MIRACHEM, también
ayudamos al hogar con nuestras marcas de NOW, SENSACIONAL Y SENSATION.
OBJETIVO
Fabricar y comercializar solo productos ambientales seguros para ser líder en la industria de
productos de limpieza, en ventas y en la integridad de nuestros productos y nuestra gente.
Educando al público para mantener un medio ambiente limpio, además de proveer un lugar de
trabajo enriquecido que mantenga miembros de un equipo profesional y altamente calificados,
dedicados al éxito de la empresa eso recompensa a tales miembros del equipo mediante ascensos
y compensaciones.
MISIÓN
Productos Innovador, S .A. de C. V. es una empresa mexicana establecida para generar empleos y
satisfacer las necesidades de nuestros clientes en la fabricación de productos de limpieza de alta
calidad para el hogar y la industria, que no afecten al medio ambiente.
VISIÓN
Nuestra visión es llegar a ser líderes en el mercado de productos de limpieza que sean accesibles
con precios competitivos, manteniendo estándares de calidad elevados y un alto sentido de
responsabilidad en la protección del medio ambiente.
FILOSOFÍA
Nuestra Empresa mantendrá y promoverá una forma abierta, directa y honesta de hacer negocios,
nuestro estilo de dirección involucra una aportación interactiva. Creemos que la innovación es una
palabra clave en la generación de nuevos productos.
10
POLÍTICAS
POLITICA DE CALIDAD
Productos Innovador S.A. de C.V. es una empresa dedicada a la fabricación de productos de
limpieza, dirigida por una cultura de calidad y mejora continua, manteniendo una comunicación
constante con nuestros clientes, atendiendo sus necesidades y expectativas con el fin de
satisfacerlas plenamente, cumpliendo con la normatividad, para ser una empresa líder y
comprometida con el medio ambiente.
Productos Innovador S.A. de C .V. tiene como objetivo final lograr la satisfacción del cliente por
medio de un sistema de calidad, con objetivos definidos y revisados continuamente, basados en el
trabajo en equipo, prevención de fallas y en la mejora continua.
El factor Humano es nuestro recurso más valioso para lograr un liderazgo en el mercado de
productos de limpieza con un compromiso de protección en el medio ambiente.
POLITICA AMBIENTAL
Productos Innovador S.A. de C.V. es una empresa comprometida con el cuidado ambiental, en un
proceso de mejora continua, previniendo riesgos e impactos ambientales, con una visión de
sustentabilidad, apegada a la legislación aplicable [11].
POLITICA DEL VIDRIO
Productos Innovador S.A de C.V evita que exista alguna contaminación con materiales extraños en
nuestros productos de limpieza para el hogar y la industria por ello queda totalmente prohibido el
ingreso y utilización en la planta de cualquier producto de vidrio o plástico quebradizo, duro o
similares, controlando la identificación de los equipos y herramientas que contengan estos
materiales.
HISTORIA
Jim Edwards, nuestro actual presidente, reunió a un equipo de profesionales con la finalidad de
desarrollar productos de limpieza seguros para tener y conservar un ambiente limpio.
En 1988, se crea NOW, para uso en el hogar, ante la necesidad de crear un limpiador domestico,
no toxico y facilitara la limpieza.
Año 1999, fue creada la línea SENSACIONAL, productos de uso domestico que nos permite una
mayor proyección en el mercado.
En el año 2000, renovamos imagen en todos nuestros productos, colocándonos a la vanguardia y
obteniendo a si mayor competitividad en el mercado.
[11] Normateca de Productos Innovador S.A. de C.V./Seguridad e Higiene.
11
En el 2003, creamos la línea SENSATION, una línea enfocada a apoyar la economía sin afectar la
calidad de los productos.
SLOGAN.- “Nuestro compromiso…Innovación, Calidad, Seguridad”.
LOCALIZACIÓN
Esta organización se encuentra ubicada en el Conjunto Industrial Cuautitlán, Km 31.5, Carretera
México – Cuautitlán, Bodega No. 8 y 9, Cuautitlán, Edo. De México, C.P. 54800 y que cuenta con el
número telefónico (0155) 9171 7100, además de contar con una página de internet
http//www.innovador.com.mx.
PLANO UBICACIÓN
Productos Innovador S.A. de C.V.
GRUPO EJECUTIVO
En Innovador somos guiados por un grupo de expertos preocupados por proveer productos de
calidad, servicio e innovación; para facilitar la limpieza en el hogar y la industria, cuidando la salud
y el medio ambiente.
Así como de promover en el personal, valores en un ambiente de respeto y calidad, el cual permita
el desarrollo profesional y la satisfacción de necesidades personales. Esto conduce a generar
12
empleos, promover el desarrollo tecnológico y crecimiento económico tanto de la empresa como
del país.
A diferencia de otras compañías de productos de limpieza, somos fabricantes que empleamos
formulas patentadas y desarrolladas por el Sr. Edwards con la garantía de seguridad y eficiencia.
Así mismo, con la finalidad de satisfacer las necesidades y expectativas de calidad, servicio y
atención personalizada para la limpieza y cuidado de la ropa; con productos enfocados en el hogar
y la industria, siendo eficaces, económicos e innovadores, buscando la diversificación y liderazgo
en el mercado.
En nuestra empresa se trabajo con funciones administrativas, que son las actividades principales,
bien definidas entre sí, necesarias para lograr la correcta y exitosa marcha de una entidad social y
económica.
Prácticamente, una función es una actividad principal para lograr un objetivo bien definido. Se
puede decir que un sistema biológico (como el sistema de los seres vivientes) está formado por
órganos, en tanto un sistema abstracto (como el de la Administración) está formado por
“funciones”. La actividad administrativa consta de cuatro actividades o funciones desfasadas que,
dentro de un proceso natural son: Planeación, Organización, Dirección y Control. A su vez estas
funciones se comparan dentro de la empresa con sus funciones o actividades principales: Compra,
Producción y Venta [5].
Productos Innovador tiene un sistema o forma de trabajo que es el APO. L a Administración por
Objetivos es un modelo administrativo a través del cual todas las gerencias de una organización
establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada período o ejercicio fiscal, de
preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la empresa, en consonancia con la metas
generales de la organización, fijadas por los accionistas, a través de la dirección.
Un objetivo es un enunciado escrito sobre resultados a ser alcanzados en un período determinado.
Un objetivo debe ser cuantificado, difícil, relevante y compatible. La casi totalidad de los objetivos
es cuantificada. Son números que orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado
medible, difícil, importante y compatible con los demás resultados [2].
[2] De Chiavenato, Idalberto.
[5] De Fuente, Ricardo de la.
13
PRODUCTOS
Productos Innovador tiene una diversidad en cuanto a las líneas de producción con las que cuenta.
Las presentaciones de NOW, SENSACIONAL Y SENSATION se ramifican de acuerdo a nuestra
experiencia y enfoque en la satisfacción de nuestros clientes.
La línea NOW consta de los limpiadores de 1 lts, 4 lts y 5 lts:

NOW VIDRIOS Y SUPERFICIES.- Se utiliza para limpiar cualquier tipo de vidrios sin dejar
residuos u opacos, además de algunas superficies lisas.

NOW COCINA.- Es un limpiador muy eficaz para depurar las grasas y cochambre que se
origina pos las actividades de la elaboración de alimentos.

NOW LAVANDA Y PINO.- Son aromatizantes que se pueden emplear como limpiador
multiusos.

NOW BAÑOS Y AZULEJOS.- Existen dos tipos de presentaciones, en 1 lts y 4 lts. Su finalidad
es brindar al usuario una mejor limpieza es el área del baño dejándolo sin hongos,
bacterias y una perfecta desinfección con un agradable aroma.

NOW MULTIUSOS.- Se conforma de productos de 1 lts y 5 lts, como su nombre lo
menciona es un limpiador que sirve para cualquier finalidad en cuestión de limpieza, es
ideal para quitar grasa, lavar ropa, limpieza de carros, etc.

NOW LIMON.- Este producto se acondiciona en 2 lts y 5 lts, es un aromatizante que tiene
la finalidad de una ambientación perfumada y libre de olores.

NOW MANZANA CANELA.- La fabricación de este aromatizante es de tipo temporal, por
cuestiones de sus ingredientes, su aroma es de tipo navideño por lo que su venta y
elaboración se limita a esa temporada.

NOW BICK PACK.- Productos Innovador para enfocarse en la satisfacción de nuestros
clientes saco al mercado bick packs, que son: 4+1 y 5+1. El primero es de Baños y Azulejos
de 1 lts y 4 lts; el segundo es de Multiusos de 1 lts y 5 lts. Dicha presentación resulta un
factor de competencia efectivo en el mercado ya que al cliente por motivos de economía
tiene la preferencia del consumo de este tipo de producto a comprarlos por separado.
14
La marca SENSACIONAL se integra por todos los productos de 20 lts:

SENSACIONAL LAVANDA.- Es un agradable aromatizante que contiene una fragancia a
lavanda para el ambiente, además sus ingredientes son de gran ayuda para repeler
insectos.

SENSACIONAL CLORO.- Se utiliza como desinfectante y limpiador, sus activos son de gran
utilidad para degradar infecciones, virus, etc.

SENSACIONAL PINO.- Es un limpiador multiusos para cualquier superficie con un aroma a
bosques de pino, se puede aplicar a la limpieza en la ropa.

SENACIONAL MULTIUSOS.- Además de sus presentaciones anteriores, Innovador da la
comodidad a sus clientes en estos aspectos. Es un excelente desengrasante y limpiador.

SENSACIONAL DETERGENTE.- Es un producto dedicado al uso doméstico en cuanto a la
limpieza de la ropa, sus ingredientes permiten un lavado quita manchas y que no percude
las prendas de vestir. De manera continua también se maneja en presentación de 5 lts al
igual que el suavizante.

SENSACIONAL SUAVIZANTE.- La innovación de nuestra empresa permitió crear un
suavizante que aparte de dejar en la ropa un agradable aroma sus activos contienen micro
esferas de fragancia que con el uso de las prendas de vestir éstas se van rompiendo
soltando un aroma que perdura por mucho tiempo.
La marca SENSATION es algo similar a la SENSACIONAL, son acondicionados en 20 lts, pero son
exclusivamente para nuestro cliente de City Club:

DETERGENTE SENSATION.- Productos utilizado para la ropa, tiene una fragancia similar al
detergente sensacional.

SUAVIZANTE SENSATION.- Una de las diferencias muy marcadas con Sensacional
Suavizante son las micro esferas, ya que este producto no las contiene, pero su aroma es
muy agradable para nuestros clientes.
15

CLORO SENSATION.- Sus activos son más bajos que el Sensacional Cloro, pero su
efectividad es muy buena.
La marca MIRACHEM solo se maneja en presentación de 20 lts y 208 lts.

MIRACHEM 500.- Es utilizado como un excelente desengrasante a tal grado que las
aerolíneas lo usan para el mantenimiento y limpieza de los motores de los aviones, sus
activos difuminan la grasa de una manera inmediata.

MIRACHEM 750.- Tiene un concentrado más fuerte que el Mirachem 500, pero su finalidad
es la misma en cuanto a su utilidad.
CLIENTES
Si tenemos en cuenta que el cliente es "aquel" por quién Innovador planifica, implementa y
controla todas sus actividades de la empresa, llegaremos a la conclusión de que es un punto muy
importante y la razón por la cual estamos en la mejora continua para su satisfacción en todos los
aspectos, poniendo al alcance toda la variedad de nuestros productos. Una de las grandes ventajas
que tenemos es el trato de nuestro personal de ventas hacia el mercado ya que se cuenta con
gente preparada y con infinidad de capacidades mercadológicas.
Nuestros principales clientes son: SAM’S CLUB, WAL MART, BODEGA AURRERA, SUPERAMA,
HOME DEPOT, CITY CLUB, MEXICANA DE AVIACION, S.A. DE C.V., AEROMEXICO, GRUPO
AEROMONTERREY, INTERJET Y TIENDAS SUPER PRECIO, SAM’S PUERTO RICO y AEROVIAS DE
MEXICO, S.A DE C.V.
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Wal Mart es una empresa dedicada al sector comercio. Gracias a la infinidad de sucursales y
centros de distribución con que cuenta semejante empresa tenemos la oportunidad de hacer la
diferencia en todas las comunidades en las que están presentes. Y así formar parte de su grupo
corporativo.
Productos Innovador S.A. de C.V. le maquila a Wal Mart un producto muy especial; el Antihongos
Great Value se acondiciona en dos presentaciones: atomizador y refill de 1 lts. Esta línea es
exclusiva de esta empresa por lo que la gente de nuestra organización tiene extremo cuidado en el
más mínimo detalle de su elaboración.
Wal Mart para corroborar que su producto pasa por un proceso perfecto realiza a Productos
Innovador S.A. de C.V. auditorías anuales, en las cuales nuestra empresa debe demostrar que su
producto es elaborado con materia prima de calidad y que se siguen los lineamientos paso a paso
tratando de no tener errores y demostrar la rastreabilidad y el trayecto cíclico de trabajo del
mismo. Además de contar con las instalaciones adecuadas para su acondicionamiento y el
personal indicado para llevar a cabo su proceso de fabricación.
Innovador tiene una gran ventaja que es la exportación de productos para Puerto Rico, nuestro
cliente nos consume limpiadores de 5 lts como multiusos, limón, lavanda, detergente y suavizante.
Todo el proceso de exportación está a cargo del área de Comercialización y que nos da una de las
tantas ventajas con las que contamos.
Lo que nos enorgullece es que en 17 años de vida hemos logrado penetrar en el mercado
ofreciendo a nuestros clientes satisfacción y calidad. Por lo que hoy por hoy, no nos podemos
permitir la desadaptación; el ritmo que hemos logrado y del que ahora todos los que trabajamos
en dicha empresa somos parte.
Factores de Competitividad
Productos Innovador, ofrece productos de limpieza con formulaciones balanceadas, con un
excelente desempeño y sobre todo, un bajo costo, logrando con esto ser de los mejores
fabricantes de productos de limpieza en México.
ORGANIGRAMA
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [3].
El organigrama es "la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una
de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen" [4].
Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que representa la organización de una
empresa, o sea, su estructura organizacional [9].
[3] De Fleitman, Jack.
[4] De Franklin, Enrique.
17
El cuerpo de Productos Innovador es de manera descendente, ya que su organigrama empieza
desde Dirección General y termina con Producción (ayudantes generales). La asignación y el
formato lo realizó Dirección General de acuerdo a la planta y a su giro económico.
Nuestro cuerpo organizacional para la dirección de compras es el siguiente:
SUBDIRECTOR
DE OPERACIONES
COMPRADOR DE
COMPRADOR DE
COMPRADOR DE
MATERIAS PRIMAS
EMPAQUE Y EMBALAJE
REFACCIONES Y EQUIPO
El área de Compras se divide en tres sectores de los cuales se tiene una diferente responsabilidad,
pero siguiendo el mismo proceso, objetivos y funciones establecidas:

Comprador de materias primas.- sus funciones se enfocan al abastecimiento de toda la
materia prima que consume la planta, es decir la totalidad de químicos que se utilizan para
cada una de las fórmulas de los productos.

Comprador de empaque y embalaje.- sus actividades se encauzan al suministro de los
insumos que tengan que ver con el empaque del producto, en pocas palabras el envase y
corrugado que se requiere para su acondicionamiento.

Comprador de refacciones y equipo.- se dedica a la compra de todas las refacciones y
materiales que se involucren en la operación de la fabricación del producto. Por ejemplo
piezas para la maquinaria, mobiliario para la empresa, uniformes, herramientas, etc.
18
COMPRAS
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento
anteriormente dentro de Productos Innovador S.A. de C.V. estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que
requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organización [*].
Para Salvador Mercado las compras son “el adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada en el momento y precio
adecuado del proveedor más apropiado” [7].
Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles,
a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de
consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma
ha definido” [1].
La definición de compras que he aprendido a manejar dentro de la vida operacional de Productos
Innovador es la siguiente: “comprar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad
correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto”.
En la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas
empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales,
actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la
administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y
selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos
terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el
acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones
pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún
bien, derecho o mercancía [5].
Siendo rigurosos en lo que estamos tratando, bastará hablar del “control de las Compras” para
entender que dicho control es administrativo, y qué se ha derivado de las tres funciones
administrativas previas, en una dependencia tal, que el mayor o menor grado de control que se
ejerza en las Compras, dependerá de la deficiencia con que se desarrollan dichas funciones
antecedentes [5].
PLANEACIÓN DE
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE
=
CONTROL DE
COMPRAS
DE COMPRAS
COMPRAS
=
COMPRAS
[*] Ver Matriz de Correlación.
[1] De Calimeri, Michele.
[5] De Fuente, Ricardo de la.
[7] De Mercado, Salvador.
19
FUNCIONES
La función de Departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa.
Funciones:
1.
Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos
antes mencionados, y por último aceptarlas.
2.
Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las
mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).
3.
Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado
de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en
cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas.
OBJETIVOS
Los objetivos fundamentales de toda compra según Salvador Mercado, pueden resumirse del
modo siguiente:






Mantener la continuidad de abastecimiento.
Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los
mismos para el uso a que se destinan.
Procurar materiales al pecio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio
requerido.
Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en
lo que a costos de material se refiere [7].
Los objetivos del Departamento de Compras en Productos Innovador son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la
empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, la provisión
dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y
con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos
materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o
artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
[7] De Mercado, Salvador.
20

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción, evitando el sobre inventario y que
cause pérdidas por obsoletos.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada
de la materia prima.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de materiales que pudiesen
afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con las áreas involucradas de la empresa,
que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para
conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

Estar en constante capacitación para tener al día información de los avances existentes en
métodos y técnicas de compras.
Para la obtención de la aprobación de control de calidad sobre nuevos materiales y proveedores
potenciales se deberán obtener muestras de los proveedores y:

Que control de calidad evalúe la capacidad de producción, calidad e instalaciones de la
planta de los mismos.

Obtener utilidades para la empresa.
Fijación del precio de compra
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias
primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste
inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso y el dólar, razón por la cual el
comprador debe estar informado de la situación cambiaria del momento, con el objeto de
garantizar que el precio cotizado sea respetado. Esta situación se presenta dentro de la empresa
por cuestiones de que algunos de los químicos que manejamos son importados por nuestros
proveedores y éstos tienen la necesidad de facturar en dólares por lo que el comprador al
momento de elaborar una orden de compra que maneje tipo de cambio debe de tener un especial
cuidado y estar al día con esta información.
21
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la relación
peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del material que se
pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de materiales de importación que lleve
en sí dicho producto; por otra parte, en la negociación debe considerarse el tipo de cambio que
ha sido establecido por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la
fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de
utilidad siempre sea el mismo para ellos. Por tal motivo debemos de buscar materiales alternos
que no perjudiquen la fabricación o acondicionamiento de los productos.
Costos y sustitución de materiales
Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento
de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo nuestra
habilidad como compradores.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del
personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar
una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y
descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto con los proveedores, el departamento de compras está en posición
de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento
del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos múltiples, que lo
que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, porque ya habrá algo mejor; por tal
motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y sobre todo, ser el
eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso,
puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en función de un
ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar del proceso y ser un producto de línea con el
proveedor.
Nosotros como compras tenemos muy en cuenta algunas herramientas que nos ayudan a tener
mucho orden en las actividades a realizar como: planeación, organización, dirección y control.
Al hablar de planeación dentro del área, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos
metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y
22
lógicamente de la empresa misma. La organización tiene que ver con el orden con el que se
trabaja dentro del departamento, la asignación de requerimientos de acuerdo al programa de
producción y la explosión de materiales; el organizar es la sincronización jerarquizada para la
consecución de nuestras metas, al igual que la necesidad básica de conocer perfectamente los
objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos plasmados en la planeación. El control
conlleva a manipular la provisión de materiales sin sobre inventariar, sin elevar los costos y
cumplir las necesidades del área de producción calculando los tiempos de entrega de los
requerimientos, cabe mencionar que también es una herramienta auxiliar la medición de los
resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes. Por último la dirección tiene la finalidad de afinar todo lo referente al
proceso verificando que no exista algún error y evitar el desabasto y paros de líneas.
INVENTARIOS
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la
cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del
producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad
razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la
inversión, la obsolescencia y los costos de espacio. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de
la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de
producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por
manejo de materiales, seguros, mermas, etc.
Es necesario un inventario para saber cuándo reponer las existencias, así mismo para asignar los
materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria
de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas [7].
La administración del inventario es un asunto que interesa a muchas áreas; sin éste, no se podría
llevar a cabo ninguna operación. El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto,
pero sí añade utilidad en el uso; los inventarios agregan a la misma utilidad de tiempo, lugar y
cantidad, ya que la materia prima que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo
requerido y en la cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo [2].
El término inventario en nuestro caso, implica que está formado por materias primas, productos
en proceso y artículos terminados.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente son la
partida más grande del activo; la adquisición, distribución y retención de los inventarios, se
[2] De Chiavenato, Idalberto.
[7] De Mercado, Salvador.
23
entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías
que forman parte del renglón del activo circulante [1].
El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de compras a largo,
mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los métodos de
control. Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y
el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del proceso
administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de ventas. Ningún
sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las existencias. Las técnicas
únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la realidad; lo que más
contribuye a la administración eficaz del inventario es la función de compras.
Estos reportes son elaborados por el personal de Almacén los cuales pasan la información a las
áreas correspondientes. Estos documentos sirven como una herramienta para poder medir
máximos y mínimos, además de que éstos arrojan datos indispensables para la programación de
materiales y saber si las existencias en Almacén son suficientes para el Programa de Producción
planeado. Los inventarios son realizados tres veces por semana para evitar desabasto y paros de
líneas, además de mantener un mejor control de los mínimos.
EXPLOSIÓN DE MATERIALES
Es una herramienta y documento elaborado por el departamento de Costos. Su esquema consta
de un listado de todos los materiales existentes en los almacenes de acuerdo a su consumo en el
Programa de Producción, se especifica la cantidad de piezas o kilos (dependiendo de la materia
prima) en totalidad que se van a utilizar para la producción semanal y mensual programada. Su
función principal es auxiliar al comprador en cuanto al cálculo y descuentos de materia prima de
los inventarios para así poder planear la próxima requisición de materiales.
El formato es actualizado por semana y esto ayuda a tener una información veraz y eficaz que
facilita la programación y manejo de máximos y mínimos de la materia prima.
PROVEEDORES
Para Innovador la palabra proveedor implica el pensar en un ente económico que satisface
nuestras necesidades en tiempo y forma. La elección de éstos es muy rígida ya que no se les
permite fallar en la entrega de materiales, deben de estar certificados, su planta tiene que estar en
condiciones para una producción numerosa y que cumpla con el consumo de nuestra empresa.
Para la organización el seguimiento a la generación de nuevos prospectos de proveedores es vital
por la simple razón de que con más opciones con que cuente la cartera de provisores es más fácil
conseguir la materia prima al tiempo, precio y calidad justa, además de prevenir un paro de línea
pos algún problema que se le presente al proveedor.
[1] De Calimeri, Michele.
24
Para una adecuada selección de proveedores se deben tomar en cuenta algunos puntos
importantes que necesitan cumplir y satisfacer, además de podernos prevenir con cierto número
de éstos. Los puntos críticos son:
•
Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es
engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con
otros puntos críticos o arriesgar de cierta manera la calidad de la materia prima.
•
Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.
•
Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado. Una
garantía nos asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos
venderán algo que después ellos tendrán que cambiar o arreglar y para nuestro
favor además, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no
tendremos que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema.
•
Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta
inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da
solución a esto. En éste debemos especificar bien cuáles son los tiempos de
respuesta y los tipos de falla.
•
Necesidades de la producción, estas dependen directamente de la materia prima
que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se
cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar
por las más críticas. Hay que ser consientes que también ocurren incidencias a los
proveedores que llegan a retrasar las entregas y por lo tanto nos afecta, pero esto
debe de estar bien programado, además de que el comprador tiene como
principal tarea la comunicación fluida con el proveedor para avisar todo tipo de
accidentes. Por lo que se deben de generar opciones (nuevos proveedores) para
solucionar los problemas originados.
Cada mes se tiene que evaluar a cada uno de los proveedores con que cuenta la empresa para así
evitar algunos imprevistos y tener la seguridad que contamos con un excelente equipo de trabajo.
Requisición y Cotizaciones
Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer
cierta demanda de compra. En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con
ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
25
La comunicación entre comprador-proveedor es una herramienta indispensable, ya que gracias a
ésta se mantiene una especial cordialidad que facilitan las negociaciones y futuros proyectos. Las
requisiciones son continuas o iniciales: las continuas se ocupan cuando se necesita material con un
proveedor antiguo y de cartera, es decir que desde hace tiempo ha estado trabajando con
nosotros y las iniciales manejan un control más complicado ya que se necesita la evaluación del
proveedor (planta, precios, calidad, tiempos de entrega, etc.) y una cotización de acuerdo a la
materia prima que nos va a proveer.
Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición
del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el proveedor y el comprador
[2].
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a la
materia prima que ofrecen, representada en dinero.
IMPACTOS ECONÓMICOS (AF-COR-A-02)
Los impactos económicos se realizan cada vez que uno de nuestros proveedores por cuestiones
externas debe de aumentar el precio de la materia prima que nos provee. Compras elabora un
formato donde se describe la materia prima que cambia su precio, el nombre del proveedor,
consumo mensual junto con su monto total y en contraparte su nuevo precio, su consumo
mensual junto a su monto total. Se transfiere al área de Costos para calcular como su nombre lo
dice el impacto que provoca en los pagos a un tiempo futuro, sin embargo se puede llegar a
presentar la situación de que uno de los proveedores disminuya su precio y de cierto modo se
tiene que llevar a cabo el mismo registro.
Al final el documento es firmado y pasa con Dirección General para que autorice las próximas
compras con el nuevo precio.
ÓRDENES DE COMPRA (OP-CMR-A-01)
Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar
por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por
lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. Las órdenes
de compra se realizan en el sistema SAE, en el apartado compras-órdenes, donde el consecutivo lo
asigna el sistema junto con la plantilla para su elaboración. Hay que especificar también las
condiciones de pago al proveedor de acuerdo a las negociaciones previas al final de la orden de
compra para que administración tenga en cuenta la información y realice las transferencias en
tiempo y forma.
[2] De Chiavenato, Idalberto.
26
El objetivo de la orden de compra es la solicitud de materiales que se requieren para la operación
y mínimos de almacén.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia,
fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad,
unidad, descripción, precio, importe total, autorización (firmas del comprador, director de
operaciones y dirección general) y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un
comprador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a
su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que
aparecen en la orden de compra para evitar mal entendidos y provoquen mayores problemas
como no entregar el material en la fecha indicada o cambiar el material por otro, etc. [1].
RECIBO DE INSUMOS
Para ser preciso en esta descripción, la sección de recibo (muchas veces llamado mesa de control),
deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra
estipulado en la orden de compra con la cantidad, precio y descripción correcta.
Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el
cual se especifica la fecha, nombre de proveedor, número de factura, número de orden de
compra, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, precio, observaciones y
autorizaciones correspondientes. Todo este proceso se lleva cabo en SAE en el apartado de las
Recepciones, esta información es reportada a Costos y Administración para que estas áreas
realicen sus actividades respectivas.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán
todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su
caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a
separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al proveedor que hizo la entrega.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su
objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Por lo tanto, el control
de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organización para
la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de la calidad de nuestros
productos, con el fin de hacer posibles su fabricación y el servicio, a satisfacción completa del
consumidor y al nivel más económico.
[1] De Calimeri, Michele.
27
Los materiales que pasan la inspección de control de calidad pasan a resguardo de Almacén quien
designa el lugar que ocupará de acuerdo a las especificaciones de los mismos y a su lay out.
DEVOLUCIONES
Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de
control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas
por las que se somete dicha acción. Este documento lo elabora control de calidad especificando la
descripción del material, cantidad y los motivos por los cuales se está devolviendo la materia
prima al proveedor, también debe de ser autorizada por las áreas involucradas: compras, almacén,
dirección de operaciones y control de calidad.
Se maneja un reporte que elabora el comprador en donde se especifican todas las ordenes
realizadas por el susodicho, el cual se pasa a costos para controlar el monto monetario que
maneja el área de compras todos los días.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas
que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay
que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo
de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado. Se puede
definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos
o secuencias a seguir para adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación
del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución
[7].
Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. El
procedimiento de compras de Productos Innovador está especialmente integrado por puntos
específicos y estratégicos que permiten que cada uno de los compradores realice sus actividades
de una manera objetiva y precisa que conlleva a cumplir metas y a la mejora continua:
Objetivo
Establecer los lineamientos para asegurar que se realiza una adecuada selección, evaluación y reevaluación de nuestros proveedores que garanticen una adquisición de materiales y que cumplan
con los requerimientos de Productos Innovador S.A. de C.V., y permitan un correcto desempeño
de sus funciones.
[7] De Mercado, Salvador.
28
Alcance
Este procedimiento aplica a aquellas actividades donde se requiera la adquisición de nuevos
productos y/o materiales necesarios para las actividades de Productos Innovador S.A. de C.V.
Desarrollo del Procedimiento
Cada responsable de área (solicitante de compras) detecta las necesidades de los materiales y
suministros.
a) Antes de requisitar la orden de compra SAE OP-CMR-A-01 el responsable de compras
deberá seguir las siguientes políticas y criterios.
Políticas de compra:
a) Para la compra de materiales por primera vez, es necesario que el comprador presente al
menos tres cotizaciones en cuadro comparativo de cotizaciones OP-CMR-A-04 cuando
aplique que respalden la orden de compra OP-CMR-A-01, además de anexar el Registro de
alta de proveedores en SAE debidamente requisitado, junto con la copia del RFC (para el
proceso de pago ver el Procedimiento de Cuentas por pagar AF-XYP-B-01.
b) En caso de químicos y/o materiales, se realiza una requisición de muestras OP-CMR-B-08
al proveedor para la evaluación del desempeño y aprobación, según su caso, por el área
de calidad a través del reporte de evaluación de materia prima OP-CMR-A-14.
c) Una vez terminado el procedimiento de compras se deberá incluir la evaluación del
proveedor en la relación de proveedores evaluados OP-CMR-B-03.
d) Para compra de materias primas efectuadas anteriormente, será necesario considerar
como proveedor preferente a los proveedores evaluados (históricos).
e) Cuando la materia prima no se encuentre disponible con nuestros proveedores evaluados,
se comprará con un proveedor alterno autorizado por el área de calidad.
Criterios de evaluación y compra:
a) Precio: Todo incremento de precio por parte del proveedor, deberá estar respaldado por
la estructura de costos correspondiente. El proveedor deberá presentar copia de la factura
anterior al incremento y la factura donde se autoriza el incremento de las materias primas.
En caso de que solamente una materia prima cause el incremento, este solo se hará en
parte proporcional al porcentaje que en la fórmula del proveedor que implique dicha
materia prima. Todo incremento deberá ser notificado por parte del proveedor con 30
días de anticipación como mínimo, para dar lugar a la búsqueda de nuevas alternativas y/o
promover una negociación para la mejora del precio. El precio debe ir en función al
comportamiento del mercado, estadísticas nacionales e internacionales. Se debe contar
con proveedores que presenten precios competitivos razonables y acordes a los precios
que ofrece su competencia en el mercado. Asimismo, al momento de evaluar los precios,
se debe considerar los posibles descuentos que el proveedor pueda otorgar, tales como
descuentos por volumen de compra y descuentos por pronto pago.
b) Calidad: El proveedor debe cumplir con la calidad, especificaciones y estándares que se
requiere de acuerdo a las especificaciones del producto, este deberá acompañarse de su
29
certificado de calidad y no presentar más de 2 no conformidades por año en el recibo de
materias primas. En caso de que el material sea rechazado, se tendrán como máximo 8
días para su devolución, en el entendido que se solicitará al proveedor la nota de crédito
correspondiente a la devolución. No hay cambios físicos.
c) Flexibilidad: Evaluamos las condiciones o el plazo del pago: pago de contado, pago a 30
días, pago a 60 días. Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir,
que el financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello
implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para
Productos Innovador, S.A. de C.V.
Al iniciar relaciones comerciales con un proveedor mínimo nos debe de otorgar 30 días de
crédito hasta lograr 60 días de crédito. Después de la tercera compra el proveedor nos
debe de otorgar 60 días de crédito. Como nos regirá un contrato de suministro, en el se
estipularán las condiciones de pago y línea de crédito que se tenga con cada proveedor.
Restricción no en todos los casos aplica tener 60 días de crédito pues hay proveedores a
los que se les hace una sola compra al mes.
d) Tiempo de entrega: El proveedor tiene un plazo de entrega máximo de 24 horas desde
que se emite el pedido por la orden de compra OP-CMR-A-01, hasta que ingresa a la
planta, si no cumple se realizara una multa por incumplimiento de acuerdo a las políticas
de Productos Innovador, S.A. de C.V. Se debe evaluar si el proveedor requiere de un
pedido mínimo para poder trabajar con nosotros, la oportunidad de entrega, asegurar su
capacidad de cumplimiento con nuestros requerimientos, asegurar abastecimiento en
todo el año, evaluando la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre
desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan. El proveedor deberá mantener
stock de seguridad y garantizar el abasto por cualquier contingencia.
El área de Compras genera semanalmente un programa de entregas OP-CMR-A-02 basado
en el stock mínimo para garantizar el abasto de los materiales para nuestra operación.
e) Disponibilidad: El proveedor tiene la obligación de entregar al menos el 98% del la
solicitud de la orden de compra, si no es así se le realizara una cargo por paros de líneas, el
monto de la nota de cargo será el equivalente al tiempo de la mano de obra que se
suspendió. Compras genera Órdenes de compra mensuales y/o quincenales, y el
proveedor entiende que las entregas serán de acuerdo a necesidades de Productos
Innovador S.A de C.V. Con respecto a un paro de línea, bien se pueden evitar manteniendo
al máximo el inventario de todos los materiales de acuerdo al lay out proporcionado por el
área de Almacén o bien por las Órdenes de compra que emite nuestro cliente.
Al presentarse incrementos en los precios, el área de compras debe comunicar inmediatamente a
la Dirección General por medio del Análisis de Impacto Económico AF-COR-A-02 elaborado por el
área de Costos, adjunto al registro de Modificación de precios OP-CMR-A-11 elaborado por el área
de Compras.
Únicamente Dirección General autoriza la compra debido al incremento de precios.
Para la evaluación de proveedores se considerarán las siguientes actividades:
a) Productos Innovador S.A. de C.V. evalúa y selecciona a sus proveedores en función de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos especificados por sus
áreas.
30
b) Productos Innovador S.A. de C.V. establece los criterios para la Selección, evaluación y reevaluación de sus proveedores con base en los antecedentes de su comportamiento
histórico; los nuevos proveedores son evaluados con base en su desempeño y las
evidencias mostradas durante el proceso de compras, en la Relación de proveedores
evaluados OP-CMR-B-03
c) Productos Innovador S.A. de C.V. mantiene la Relación de proveedores evaluados
OPCMR-B-03 como registro de los resultados de las evaluaciones, re-evaluaciones y de
cualquier acción necesaria que se derive de la misma.
d) La re-evaluación de los proveedores se realizará preferentemente a principio de año o
cuando el área de compras lo considere necesario.
e) En caso de considerarse necesario, el personal de Productos Innovador S.A. de C.V. puede
evaluar al proveedor directamente en sus instalaciones, utilizando la Lista de Verificación
de Proveedores OP-CMR-A-13
Información de las compras
Se determinara la compra de materias primas de acuerdo a los siguientes:
a)
Programa de producción
b)
Explosión de materiales
c)
Inventarios de materias primas.
d)
Capacidad de almacenaje.
e)
Entrega de parciales de órdenes de compra incompletas.
f)
Los requisitos del sistema de gestión de la calidad y ambiental.
La Sub-Dirección de Operaciones junto con la Gerencia de Costos, asegura y verifica los requisitos
de compra especificados en el formato denominado Orden de compra SAE OP-CMR-A-01 antes de
realizar la compra con el proveedor evaluado o nuevo proveedor (seleccionado).
Verificación de los productos comprados
El comprador asegura que los productos adquiridos sean recibidos por el área de almacén de
acuerdo a la orden de compra SAE OP-CMR-A-01y programa de entregas OP-CMR-A-02, y el área
de calidad verifica que se cumpla con las especificaciones del producto.
De no cumplirse con los requerimientos solicitados, el área de calidad debe generar el Registro de
no conformidad OP-CCR-B-13 y/o Desviación de calidad OP-CCR-B-18 informando al comprador
para que se le notifique al proveedor de acuerdo a las siguientes Políticas para rechazos y
aplicación de notas de cago al proveedor.
Se rechaza todo aquel producto que no cumpla con las especificaciones establecidas por
Productos Innovador S.A de C.V.
En caso de que el proveedor no cumpla con las cantidades de material solicitadas y exista un
retraso en la fabricación o paro de línea, el proveedor se hará acreedor a los siguientes cargos:
31
a) Si la falta de material origina el paro de líneas se le aplicara la nota de cargo
correspondiente al número de horas que se detenga la línea por la cantidad de personas
que se encuentren en la línea de proceso.
b) Si el material tiene algún defecto que no es perceptible en el momento de la inspección y
durante la operación de Productos Innovador origina un reproceso del producto se le
aplicara la nota de cargo correspondiente al material desperdiciado así como el tiempo
destinado que se empleo para corregir el problema.
c) Si la falta de material origina un retraso en la entrega de producto a nuestros clientes y
esto nos origina una Fill Rate del 4.5% del valor de la factura se le aplicara la nota de cargo
directamente al proveedor.
32
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Se consulta el Plan de
Producción
Se consulta la Explosión
de Materiales
Revisión de información
de Inventarios
Comparativo entre
existencias y requisitos
¿Se requiere
M.P.?
No
Si
No procede la compra
FIN
Se elabora la Orden de
Compra
¿Se autoriza
O.C.?
No
Cotiza nuevo
proveedor
Si
33
A
A
Se envía la Orden de
Compra al proveedor
Se recibe el material de
acuerdo al programa de
entregas de MP
Se verifica el producto
comprado y se califica al
proveedor
No
¿Se acepta la
MP?
Se informa del rechazo al
comprador, almacenista y
proveedor por C.C.
Si
Se ingresa al almacén de
materia prima
Enterado el proveedor,
se regresa el material no
conforme
FIN
34
PROGRAMAS
Es una herramienta administrativa la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán
comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de cada
una de las líneas que maneja la empresa. El Programa de Producción nos indica cuántas piezas de
cada parte se deben adquirir para la fabricación pronosticada de nuestros productos finales.
Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo,
representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el
5% restante a los de costo más bajo. A esta clasificación se le denomina “ABC” [2].
PROGRAMA DE ENTREGA (OP-CMR-A-02)
Es un reporte elaborado con la finalidad de tener una organización en cuanto a las entregas de
todos nuestros proveedores. Utilizando los inventarios, la explosión de materiales y el programa
de producción se planifican los días, horas y condiciones de entrega. Su actualización depende de
la comunicación y acuerdo entre comprador y proveedor, además de la requisición de la materia
prima en la empresa tomando en cuenta que éstos tengan la disponibilidad de poder vendernos el
día que se les es asignado, sin embargo se utiliza una de las tantas opciones con las que cuenta el
área de Compas (cartera de proveedores). Un claro ejemplo se puede observar en el cuadro 1.
En este programa se evalúa la puntualidad del proveedor y su eficiencia de entregas en cuanto a
tiempo y cantidad. El proveedor debe de cumplir con el material que se le está requiriendo, la
cantidad exacta y llegar a su cita asignada.
Eficiencia de Entregas
Uno de los puntos más importantes es como se mencionaba anteriormente, que con el Programa
de Entregas se califica al proveedor. Se realiza un reporte semanal (Cuadro 2) en donde se grafica
el movimiento de todas sus entregas según el caso de cada proveedor y se saca el porcentaje de
puntualidad y veracidad en la entrega de materia prima.
PROGRAMA DE PRODUCCIÓN (PR-PPR-A-01)
La realización de este documento es responsabilidad de Producción, su estructura maneja datos
fundamentales para la operación de toda la organización ya que es aquí donde se plantea la
planificación de todos los acondicionados de los productos que se van a elaborar semanal o
mensualmente (Cuadro 3). De este reporte dependen todas las áreas para lograr sus actividades;
[2] De Chiavenato, Idalberto.
35
Compras para tener lo mínimos en los almacenes y abastecer la materia prima requerida, Logística
depende del total de tarimas de producto terminado para poder completar los embarques
programados y Operaciones para llegar a las metas fijadas que en este caso son las ventas
realizadas y satisfacer al 100% a nuestros clientes cumpliendo con los estándares de producción
fijados por día.
Producción para fijar una información oportuna y actualizada se vio en la necesidad de manejar
este documento cada semana y así evitar incidencias y faltantes en todos los aspectos.
PROGRAMA DE ETIQUETADO
En nuestro caso algunos de los proveedores de envase nos proveen los materiales con la etiqueta,
por lo que el comprador debe llevar una conciliación para tener la información de cuantas
etiquetas se lleva el proveedor y ponerlas a contra entregas, así se tiene un mejor control del
consumo de éstas y de la merma que va generando el proveedor. En cuestión con la merma de la
etiqueta el departamento de Costos tiene personal que da visitas cíclicas a las empresas y toma
inventarios de las mismas, éste a su vez pasa el reporte tanto a Costos como al área de Compras.
Las etiquetas que se le entregan al proveedor son: Baños 4 lts, Multiusos 5 lts, Limón 5 lts, Limón 2
lts, Detergente 5 lts, Suavizante 5 lts, Suavizante 20 lts, Cloro 20 lts, Pino 20 lts, las demás
presentaciones se etiquetan en la planta.
CERTIFICACIÓN ISO: 9001
La certificación ISO: 9001 no es un fin, sino un camino, que requiere del trabajo diario de todos, sin
importar especialidad, cargo o habilidades. La práctica constante de los valores organizacionales
deben ser los elementos básicos de la cultura de calidad que Productos Innovador requiere.
Uno de los proyectos que están planteados y prontos a realizar es la certificación de Productos
Innovador, el personal está en constante capacitación para lograr dicho propósito. El proceso es
largo, pero la fecha esta próxima por lo que el depurar las carencias de Innovador es uno de los
objetivos de cada empleado del mismo, siguiendo la normatividad establecida. Para cumplir dicha
meta se debe de tener conocimiento de que habla la norma y del porque está establecida.
ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos
nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las
normas internacionales normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada
organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico,
tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones Internacionales,
públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora
estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI) en todas las materias de
normalización electrotécnica [8].
[8] Norma ISO 9001, Manual de gestión de calidad de Productos Innovador S.A. de C.V.
36
Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las
Directivas ISO/CEI.
Los Proyectos de Normas Internacionales (FDIS) adoptados por los comités técnicos son enviados a
los organismos miembros para votación. La publicación como Norma internacional requiere la
aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros requeridos a votar. Se llama la
atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma internacional
puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificación
de cualquiera o todos los derechos de patente.
La Norma internacional, ISO 9001, fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 176, Gestión y
Aseguramiento de la Calidad, Subcomité SC 2, Sistemas de la Calidad.
Esta tercera edición de la Norma ISO 9001 anula y reemplaza la segunda edición (ISO 9001:1994),
así como a las Normas ISO 9002:1994. Esta constituye la revisión técnica de estos documentos.
Aquellas organizaciones que en el pasado hayan utilizado las Normas ISO 9002:1994 e ISO
9003:1994 pueden utilizar esta Norma internacional.
Esta edición de la Norma ISO 9001 incorpora un titulo revisado, en el cual ya no se incluye el
término “Aseguramiento de la calidad”. De esta forma se destaca el hecho de que los requisitos
del sistema de gestión de la calidad establecidos en esta edición de la Norma ISO 9001, además
del aseguramiento de la calidad del producto pretende también aumentar la satisfacción del
cliente.
El proyecto de norma mexicana PROY-NMX-CC-9001-IMNC-2008 ha sido elaborado por el Comité
Técnico de Normalización Nacional de Sistemas de Gestión de la Calidad y Evaluación de la
Conformidad, en el Grupo de Trabajo 9001-9004 (IMNC/CTNN9/GT9001-9004) [8].
Generalidades
La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la
organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad de una
organización están influenciados por su entorno de negocio, cambios en ese entorno, o riesgos
asociados con ese entorno; sus necesidades cambiantes; sus objetivos particulares; los productos
que proporciona, los procesos empleados; el tamaño y la estructura de la organización. No es
propósito de esta Norma internacional proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas
de gestión de la calidad o en la documentación. Los requisitos del sistema de gestión de la calidad
especificados en esta Norma internacional son complementarios a los requisitos para los
productos.
[8] Norma ISO 9001, Manual de gestión de calidad de Productos Innovador S.A. de C.V.
37
Esta Norma internacional la pueden utilizar segmentos internos y externos, incluyendo organismos
de certificación, para evaluar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos del
cliente, los legales y reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización.
En el desarrollo de esta Norma internacional se han tenido en cuenta los principios de gestión de
la calidad enunciados en las Normas ISO 9000 e ISO 9004 [8].
Enfoque basado en procesos
Esta Norma internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se
desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar
la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas
actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de
permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como
un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de
entrada del siguiente proceso.
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así como gestión, puede denominarse como “enfoque basado en
procesos”.
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los
vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su
combinación e interacción.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza
la importancia de:
a)
b)
c)
d)
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos,
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,
La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
El modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos que se muestra en la figura 1
ilustra los vínculos entre los procesos. Esta figura muestra que los clientes juegan un papel
significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la
satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente
acerca de si la organización ha cumplido sus requisitos. El modelo mostrado en la figura 1 cubre
[8] Norma ISO 9001, Manual de gestión de calidad de Productos Innovador S.A. de C.V.
38
todos los requisitos de esta Norma internacional, pero no refleja los procesos de una forma
detallada.
Entradas
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
REQUISITOS
CLIENTES
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIÓN
MEDICIÓN, ANÁLISIS
Y MEJORA
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO
SATISFACCIÓN
CLIENTES
MEJORA CONTÍNUA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRODUCTO
PRODUCTOS
INNOVADOR SA
DE CV
Actividades que aportan
valor
de información
Figura 1 – Modelo de un sistema deFlujo
gestión
de la calidad basado en procesos [8].
Medición, Análisis y Mejora
Productos Innovador S.A. de C.V. debe planificar e implementar los procesos de seguimiento,
medición, análisis y mejora necesarios para
a) Demostrar la conformidad con los requisitos del producto,
b) Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y
c) Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas
estadísticas y el alcance de su utilización.
[8] Norma ISO 9001, Manual de gestión de calidad de Productos Innovador S.A. de C.V.
39
Satisfacción al cliente
Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, Productos
Innovador S.A. de C.V. debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del
cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de Productos Innovador S.A. de
C.V. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información.
El seguimiento de la percepción del cliente puede incluir la obtención de elementos de entrada de
fuentes como las encuestas de satisfacción del cliente, los datos del cliente sobre la calidad del
producto, las encuestas de opinión del cliente, el análisis de los negocios perdidos, las
felicitaciones, las declaraciones de garantía, los informes de los comerciantes.
Auditoría Interna
Productos Innovador S.A. de C.V. debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas
para determinar si el sistema de gestión de la calidad:
a)
b)
Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma
internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por
Productos Innovador S.A. de C.V., y
Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Se debe establecer un procedimiento documentado, para definir las responsabilidades y requisitos
para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados.
Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia
de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben
definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección
de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del
proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben mantenerse
registros de las auditorías y sus resultados.
La Dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman las
correcciones y las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.
Seguimiento y Medición de los Procesos
Productos Innovador S.A. de C.V. debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando
sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos
deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando
no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones
correctivas, según sea conveniente.
40
Seguimiento y Medición del Producto
Productos Innovador S.A. de C.V. debe medir y hacer un seguimiento de las características del
producto para verificar que cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas
apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas.
Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.
Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto al cliente.
La liberación del producto y la prestación del servicio al cliente no deben llevarse a cabo hasta que
se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean
aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
Análisis de Datos
Productos Innovador S.A. de C.V. debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para
demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde
puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe
incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras
fuentes pertinentes.
El análisis de datos debe proporcionar información sobre
a)
b)
c)
d)
La satisfacción del cliente,
La conformidad con los requisitos del producto,
Las características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas, y
Los proveedores.
Mejora Continua
Productos Innovador S.A. de C.V. debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión
de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados
de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la
Dirección.
Acción Correctiva
Productos Innovador S.A. de C.V. debe determinar acciones para eliminar las causas de no
conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser
apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
Sistemas de Compras
a) ISO 9000. Características: 1) Alcanzar y sostener la calidad real del producto o servicio
producido, 2) Proporcionar la confianza a su misma dirección y 3) Proporcionar la
confianza al cliente.
b) ISO 9000. Incluye fabricación e instalación [7].
[7] De Mercado, Salvador.
41
ANÁLISIS Y DISCUSIÓN
En nuestra empresa es necesario adquirir ciertos insumos o materias primas, como envase,
corrugado, químicos, etc., para poder funcionar.
Para ello existe generalmente un área, llamada Compras, que es donde estoy laborando. Que tiene
como función detectar las necesidades y planificar mediante un programa de compras, qué
comprar, cuánto, cuándo, dónde y a qué precio.
Para ello se solicitan presupuestos, se examinan, comparando la calidad de los materiales y su
precio, para lo cual se requerirá contar con conocimientos técnicos. Se evalúa el plazo y las
condiciones de entrega, la forma de pago, las garantías; se negocia con los proveedores, se emiten
las órdenes de compra una vez decidida la operación, se recibe la materia prima comprada, se
registran y se almacenan, y finalmente, se entrega al sector de requisición, es decir, Producción.
Una vez recibida la mercancía, en la forma convenida, se emite la factura de pago.
En el sector de Compras se originan los egresos de la empresa, por eso es prioritario comprar a
bajo precio y a la más alta calidad posible. Estas decisiones estratégicas de cómo comprar, se
conocen con el nombre de políticas de compras.
Cuando surge el momento en que aparece la necesidad y en el que efectivamente se concreta la
compra, y llegan los insumos a la empresa, pasa cierto tiempo, es primordial tener previsto un
stock, con una cantidad mínima, que permita abastecer en ese lapso temporal.
Por lo general nuestras compras son locales, pero en caso del Kaosoft, concentrado Mirachem y el
trigger de colores son pedimentos exteriores, los proveedores nos lo envían de otro estado
considerando gastos de envío.
El proceso de compras dentro de nuestra organización consiste en precisar cuáles son sus
necesidades de bienes, identificando y comparando los proveedores y/o abastecedores,
negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar
pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las
compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena
administración de ésta mejora la posición competitiva, al buscar el mejor provecho para el uso de
los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios o políticas:
 Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
 Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el
abastecedor ofrece.
 El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y
tendencias del mercado (oferta – demanda).
42
 Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un
producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
 Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.
 En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al
producto/servicio a adquirir.
 Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad. [7]
El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que
cada una de ellas depende si bien en mayor o menor grado de los materiales y suministros de
otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.
Adicionalmente, nosotros como responsables del abastecimiento debemos tener bien clara la
función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto
fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas
claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo
la continuidad de las operaciones.
Finalmente, está claro que el área de Compras de cualquier empresa juega un rol importante, y
que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los
precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y
competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran
medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad
y el costo de los bienes o servicios que produce [6].
Experiencia Profesional
Mi ingreso a esta organización fue el 2 de Junio del 2010 en el puesto de Auxiliar de Compras. El
perfil de acuerdo a las actividades que realizo es ilimitado ya que debo de integrarme a las
exigencias de los proyectos, metas y objetivos de la empresa. Gracias a la oportunidad que se me
brindó en la actualidad poseo una experiencia que cumple con el estándar de requisitos para la
descripción de este puesto.
Mi responsabilidad consta en comprar todo lo referente al embalaje del productos, es decir, todo
el envase y corrugado de nuestras diferentes presentaciones. Uno de los objetivos principales que
no debo pasar por alto, es el desabasto de materia prima evitando paros en la línea de producción,
controlando un sobre inventario que después se pueda convertir en material obsoleto, es decir,
mantener los máximos y mínimos en el almacén.
Al finalizar cada semana debo elaborar un Programa de Entregas el cual refleja que materia prima
se va a recibir diariamente para las próximas fechas, este documento especifica los materiales
(descripción), a que horario se recibirá y que proveedor es quien hará la entrega. A su vez toda la
información que refleja el mismo, me da fundamentos para poder evaluar a los proveedores y
[6 De Hernández, Sergio y Rodríguez, Sergio.
[7] De Mercado, Salvador.
43
saber si se pueden seguir manteniendo negociaciones con éste o se cambia a otra de nuestras
opciones siguiendo puntos muy importantes como: cumplimiento en su horario, entregar la
cantidad de materia prima que se le solicita, etc. Que cumpla en todos los aspectos en tiempo y
forma. Este programa lo debo de compartir con áreas hermanas como administración, almacén,
producción y operaciones, esto solo con el fin de que se les informe cuando se recibirán los
insumos que están solicitando. Durante la semana siguiente debo de estar rastreando las entregas
establecidas presionando a los proveedores para que cumplan con las negociaciones y nos
provean la materia prima.
Las herramientas que me son indispensables para que pueda elaborar el Programa de Entregas es
la Explosión de Materiales (documento realizado por el área de Costos), el cual es un listado de
toda la materia prima que se ocupa en la empresa reflejando su consumo diario, semanal y
mensual. Otro respaldo es el Programa de Producción, documento que me informa la producción
diaria y semanal para poder tener a su disponibilidad en el almacén los insumos que utilizará
producción para el acondicionamiento de los lotes a embazar, esta planeación debe ser anticipada
para tener a tiempo todos los ingredientes por así decirlo. Y por último, pero no menos
importante son los Inventarios (reportes pasados por la gente de almacén) que me ayudan a saber
la cantidad de cada materia prima con la que cuento en el almacén y si alcanzo a cumplir con los
requerimientos de producción. Toda la información se engloba para poder planificar a tiempo los
materiales en el Programa de Entregas.
Adjunto a esta actividad está la realización de Órdenes de Compra, documentos elaborados en un
software llamado SAE (Aspel). En el módulo de Compras, icono de Ordenes es donde se lleva un
consecutivo para agilizar la trazabilidad y rastreabilidad de cada uno de los documentos, donde el
sistema arroja una plantilla que pide se especifique a qué proveedor se le hará la orden de
compra, su dirección, la fecha de elaboración y de entrega del material, a qué almacén va a ir
dirigido, la cantidad de materia prima, su descripción, la unidad de medida, el precio y las
condiciones comerciales de cada proveedor. Este documento debe ser elaborado con tiempo
anticipado para poder avisar al proveedor para que éste planifique su entrega y producción,
cuando son proveedores recurrentes solo es un requisito administrativo (este caso es el de los
envases). Cuando se lleva a cabo la orden de compra se le informa al proveedor vía telefónica y
por internet guardando una copia impresa para los archivos historiales.
La negociación es uno de los puntos que debo de mantener en cuanto a salvaguardar los costos
con los proveedores manteniendo condiciones comerciales que le convengan a la organización.
Esto se logra respetando los puntos de vista del proveedor y mantener una cordialidad sabiendo
de antemano que al brindar un servicio el proveedor debe de postular las mejores cotizaciones.
Como compradora tengo que generar posibilidades de nuevos prospectos de proveedores que nos
brinden buen servicio a un precio bajo provocando como consecuencia un ahorro a la empresa.
Como regla en cada materia prima se debe de contar por lo menos con tres proveedores que
estén dispuestos a surtirnos esa materia prima. Cuando se presenta un nuevo prospecto debo de
44
inspeccionar personalmente con los representantes de la empresa (vendedores) su servicio y
pedirle su cotización de acuerdo a su giro comercial. Una vez que el proveedor me convence en
cuanto al costo se mantiene una plática con Operaciones, Control de calidad y Costos para
programar la investigación y visita a la planta del proveedor con el fin de corroborar la capacidad
de producción de su empresa y si tiene la capacidad de poder cubrir el suministro de materia
prima al 100% de acuerdo a nuestros estándares de consumo. Control de Calidad realiza la visita,
da luz verde, se le pide a éste nos proporcione muestras para que Calidad verifique la calidad del
material y es como tengo que dar de alta al proveedor en el sistema SAE avisando a
Administración para revisar su información fiscal y en qué condiciones comerciales se estará
trabajando. Se planifican sus entregas para empezar a mantener convenios con dicho proveedor.
Las devoluciones son situaciones que se presentan frecuentemente que van de la mano con el
área de Control de Calidad, el personal de este sector avisa al área de Recibo y a Compras cuando
el insumo que se está recibiendo no cumple con las especificaciones establecidas. Mi acción es
avisar al proveedor sobre la devolución negociando que reponga la materia prima lo antes posible
siempre y cuando el material no sea de urgencia, si ésta es la situación se debe de tomar una
decisión referente a pedir el material a un proveedor auxiliar para evitar que a producción le haga
falta y pare alguna línea de fabricación.
Cuando Mercadotecnia presenta algún proyecto posible de venta se realiza una reunión que tiene
como finalidad planear su fabricación. La responsabilidad que me corresponde es conseguir los
insumos que son necesarios para su embalaje con los proveedores con los que contamos o
conseguir algunos nuevos dependiendo del caso manteniendo un régimen de bajos costos y buena
calidad.
La finalidad de mi puesto es abastecer al almacén manteniendo mínimos y máximos respetando su
lay out, evitando generar pérdidas generadas por tiempos muertos por no contar con materia
prima suficiente para la producción establecida.
45
Matriz de Correlación
En productos Innovador S.A. de C.V. se procura interrelacionar las áreas para que se genere un
ambiente de trabajo en equipo, es decir, que esto origine que todos los objetivos, metas y
proyectos se lleven a cabo sin problemas de la mejor manera posible.
Dentro de la Matriz de Correlación [*] se muestra que las actividades que se desarrollan en el
campo de trabajo del departamento de Compras están desglosadas a modo de relacionarlas a
cada una de ellas con las demás áreas que integran a la organización, corroborando que cada vez
que se inicia un ciclo de factores se debe de terminar y que siempre afectará a otro factor
complementario.
Uno de los departamentos que sobresale en la amplia estructura de la matriz es el de Costos y
Producción. Por un lado un sector muy importante que sobrelleva gran parte del procedimiento
operacional es producción; nosotros como Compras debemos tener presente que al área que
jamás tenemos que descuidar es ésta, en el sentido que estamos obligados a contar con todas las
materias primas que implican la fabricación y acondicionamiento de los líquidos que se elaboran
en la planta, nuestra responsabilidad es evitar paros de línea contando con una amplia cartera de
proveedores para cumplir con lo antes mencionado y que tenga por consecuencia pérdidas para la
empresa.
[*] Matriz de Correlación elaborada por Judith Castillo Pérez con la base de datos de operación de Productos
Innovador S.A. de C.V.
46
Es por eso que surge la necesidad de elaborar un Programa de Entregas exacto y eficaz llevado de
la mano con el Programa de Producción e Inventarios para satisfacer la explosión de requisición de
Producción. Teniendo estas herramientas como base para tomar decisiones se origina un plan
perfecto de distribución y consumo de materiales.
Costos por su parte, es un área de suma importancia ya que se relaciona con nuestras actividades
en cuanto a mantener al margen los bienes monetarios. Que nosotros como compradores
estemos obligados a llevar un estándar de gastos procurando economizar en las compras de
materia prima. Esto se suscita con una organización y desarrollo de nuevos proveedores que nos
brinden materiales de buena calidad a un bajo costo contemplando que siempre surgirán impactos
económicos que se deben negociar a beneficio de ambas partes (comprador-proveedor),
generando una relación sana de trabajo.
Los impactos económicos se evalúan entre las dos áreas para tomar la decisión de seguir
conservando la relación laboral con un proveedor o se busca una nueva opción de trabajo. El
departamento de Costos siempre nos condicionará en cuanto a saber cómo, cuándo y con quién
comprar la materia prima a fin de generar beneficios económicos para la organización.
Administración representa un papel laboral similar al de Costos, pero tomando en cuenta que la
restricción de bajo costo no siempre beneficia a la empresa; es decir cabe la posibilidad de que un
proveedor oferte su materia prima a bajo costo, sin embargo no puede cumplir con nuestra
requisición de material semanal o mensual. Para tomar en cuenta la generación de un nuevo
prospecto debe de cumplir con ciertos requisitos: que su planta cuente con la capacidad suficiente
de abasto para con nosotros, materia prima de calidad y puntualidad en tiempo y forma en las
entregas en nuestra planta. Administración se coloca de parte moderadora para poder efectuar la
parte operacional sin dejar a un lado los beneficios monetarios de Productos Innovador S.A. de
C.V.
El departamento de Almacén juega un papel muy importante para las funciones de Compras.
Nosotros como compradores estamos comprometidos a balancear los lay outs del almacén con los
máximos y mínimos de la materia prima, en cuanto a los mínimos debemos guardar un stok de
material que nos salvará de algún imprevisto con alguno de nuestros proveedores en cuestión de
un faltante por parte de ellos (no cumplir con sus entregas por alguna incidencia en su planta,
tener problemas con sus transportes, etc.), por otra parte no se deben de sobrepasar los máximos
establecidos en el almacén y sobre inventariar porque generarías problemas, esto se ve reflejado
en proyectos temporales en donde nosotros como Compras tenemos la función de llevar un
exacto control de los materiales que se compran y planear el abasto de manera que cuando llegue
el fin del proyecto no quede material rezagado y por consecuencia generar pérdidas a la empresa.
Los inventarios son una herramienta fundamental con la que nos respaldamos de forma indicativa
para poder pronosticar las futuras compras elaborando un Programa de Entregas, además en
conjunto con la explosión de materiales se obtiene un eficaz control en el abasto del área de
47
Producción. Los inventarios son formatos que el personal de almacén genera y que comparte con
los departamentos de Costos y Compras.
La elaboración del Programa de Entregas de cierta manera afecta al almacén porque se debe de
distribuir a los proveedores de forma que no exceda el límite de accesibilidad de las rampas con
que contamos y de los horarios establecidos por la empresa. El área de Almacén y Control de
Calidad son un gran factor de ayuda para poder evaluar a nuestros proveedores en muchos
aspectos (puntualidad, accesibilidad, rapidez, entrega en forma, calidad del material, etc.).
El área de Control de Calidad es un sector con el que también se relaciona Compras, al momento
de informar sobre el Programa de Entregas esta área cuenta con una base de datos para poder
inspeccionar cada uno de los materiales que se van a recibir por semana y organizar al personal
que va a realizar estas actividades. Cuando hay una implementación de nuevos proyectos y para la
evaluación de nuevos proveedores Control de Calidad es quien decide de manera unánime si es
benéfico o perjucio para la empresa, por lo general los aspectos que toma en cuenta para esto es
que el proveedor oferte una materia prima de calidad, que su planta cuente con la instalaciones
adecuadas para la fabricación del material y lo más importante que tenga la capacidad necesaria
para el abasto de nuestra planta. La trazabilidad con la que trabaja este departamento permite
saber información detallada de cada una de las materias primas existentes, además de arrojar una
estabilidad como punto de compra; conocer los riesgos, comportamiento y especificaciones de
nuestros materiales.
Marketing es un sector que la matriz refleja al último, pero eso no significa que no es importante,
ya que cuando este departamento presenta un nuevo proyecto de trabajo involucra un trabajo en
equipo, es decir se juega interdisciplinariamente. Al llevar a cabo el proyecto, todas las áreas
aplican sus conocimientos y procedimientos para poderlo realizar con éxito y es así como la matriz
manifiesta los resultados de relación. El Programa de Entregas mantiene informado a este
departamento en cuestión de saber si se contará con los materiales en tiempo y forma de
acuerdo a las ventas y así cumplir con la satisfacción del cliente.
Para determinar las necesidades, nosotros como compradores debemos coordinar con diferentes
niveles, además de tener el criterio de evaluación con las diferentes disciplinas con las que
trabajamos, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de
la empresa:
Con el área de Producción para determinar:



Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen
previsto.
Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo
colocar los pedidos.
La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
48
Con el área de Logística para determinar:






Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
Equipo y material necesario para el mantenimiento.
Capacidad de equipo y material para el transporte.
Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el Jefe de Compras para definir:



Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el área de Comercialización (Marketing) para:


Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Costos y Administración, con el propósito de conocer:



Los registros de inventarios que se realizan, para determinar los activos de la empresa.
La conciliación que se efectúa en los inventarios.
Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
Como Compras debemos determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador,
así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:





La fabricación durante un determinado período.
El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
Una orden de compra específica.
La adquisición de determinado material que debe tenerse en existencia.
Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra [10].
Como finalidad, con la herramienta de la Matriz de Correlación nos podemos dar cuenta del por
qué nuestras actividades de Compras afectan y benefician a otros departamentos y demostrar que
sin el trabajo en equipo no se lograrían la mayoría de objetivos que se implantan en la empresa.
Además es una nueva opción de análisis simplificado que brinda mucha información veraz y
oportuna para poder implementar nuevas formas de trabajo mejorando el área de Compras
erradicando funciones innecesarias.
[10] De Robles, Gloria y Marcos, Joaquín.
49
RECOMENDACIONES
En la actualidad las deficiencias que se viven son un contraste con lo que se aprende
disciplinariamente en la universidad comparando el mundo laboral, son totalmente diferentes, los
estudiantes creemos que estamos preparados sin dudar para trabajar saliendo del medio superior,
pero la realidad es que hay veces que la preparación es deficiente en cuestión de falta de
herramientas. El error principal de cada uno es creer que somos perfectos al egresar y que
simplemente no necesitamos nada más, pero el contexto es diferente a lo evidente.
Nosotros como profesionistas debemos pensar más adelante para poder defender todo lo
asimilado durante la formación estudiantil. Se deben contar con herramientas primordiales
(actitud, iniciativa, creatividad, lógica, perseverancia, etc.) que nos impulsen a desarrollar todas las
aptitudes posibles para poder ser una persona competitiva en el ámbito laboral. Una excelente
ayuda es que dentro del programa de estudios se incorpore de manera obligatoria la disciplina del
inglés, las compañías dependiendo de su alcance y extensión exigen a sus corporativos ser
bilingües, sin embargo la mayoría de escuelas no toman en cuenta este punto por lo que nosotros
como personas con mentalidad superior debemos añadir esa inquietud por superar el estándar de
requisitos que buscan las empresas.
La iniciativa es una actitud que debe ser integrada a nuestra persona para llevar la batuta. Una
opción que nos da un plus y que los futuros profesionistas deben tener presente es que con el
estudio superior no es suficiente, ahora hay que especificar que es indispensable contar con una
maestría la cual nos abriría un sector de madurez mental, nos ayudaría a ser más precisos en
cuestión de toma de decisiones, mejorar la planeación, organización y control laboral. El pensar
siempre tres pasos delante de lo que estamos viviendo beneficiaría nuestro trabajo y ahorraríamos
muchos tropiezos que uno cree que nunca va a sufrir, hay que evitar todo esto, saber que nunca
es suficiente y que hay que estar aprendiendo día a día.
Los obstáculos que se presentan en el exterior en cuestión laboral son difíciles, pero no imposibles
y si nosotros salimos con actitudes de mejora continua, éstos se podrán vencer sin dificultad,
además el implementar el trabajo en equipo que es un punto que se está perdiendo en la
actualidad, nos ayudaría a ser interdisciplinarios para aprender sobre otras áreas que en el futuro
algunos de esos conocimientos nos beneficiarán.
Hay que quitar de una vez los pensamientos de la rutina alumno-maestro, el llegar a sentarse en
una banca y escuchar sin analizar los conocimientos, es decir, cumplir con los requerimientos no es
suficiente. La correlación entre estas dos personas es fundamental, el creer que todo lo debe
aportar el profesor es una equivocación en cuanto se puede explotar la experiencia que cada uno
de ellos nos puede ofrecer.
El utilizar nuevas tendencias de aprendizaje como los son el hablar otro idioma, conocer más
disciplinas (ingenierías, licenciaturas, etc.), es decir saber su funcionalidad y que cada una de ellas
hace funcional a una organización desde abajo hacia arriba nos mantiene fuera de lo normal, un
50
administrador debe tener como aptitudes la toma de decisiones, ser multidisciplinario en todos los
ámbitos, saber planear, organizar, controlar, dirigir y avanzar más adelante que los demás, ser un
líder nato. Para lograr esto solo nos queda prepararnos con todas las herramientas posibles ya sea
programas sofisticados empresariales, aprender otro idioma y contar con una curiosidad que nos
permita saber muchas cosas muy independientes de nuestro rubro laboral. El poseer el titulo no es
permisible hay que lograr más y demostrar de que están hechos los egresados de la Facultad de
Estudios Superiores de la Universidad Nacional Autónoma de México. Uno de los principales
propósitos de este trabajo es concientizar y especificarles a los nuevos egresados a que se van a
enfrentar; sembrarles la duda del saber para ser profesionistas de calidad, no de cantidad.
51
CONCLUSIONES
Hoy por hoy Productos Innovador S.A. de C.V. se mantiene como una de las mejores empresas que
se dedican a la fabricación de productos de limpieza, todo el estatus en el que se encuentra es
gracias a que cuenta con un gran equipo de profesionales que viven con una cultura de mejora
continua y que se fijan las metas de la organización como propias. Los factores de competitividad
con los que se cuenta es lo que en la actualidad contribuye a sustentar una excelente satisfacción
al cliente y desarrollar nuevos proyectos que nos lleven al crecimiento corporativo. El trabajar con
agentes de calidad nos ayuda a establecer un estándar en cuanto a aptitudes y capacidades dentro
del mercado.
Gracias a empresas como Productos Innovador S.A. de C.V. se generan oportunidades a nuevos
profesionistas que se van integrando al mundo laboral y por consecuencia los estudiantes
egresados deben analizar los conocimientos teóricos y aplicarlos en las plazas que nos ofrecen
muchas de estas organizaciones.
La distribución de la organización es sumamente funcional estableciendo una imagen corporativa
que refleja confianza, calidad y buen servicio, el departamento de Compras cumple con un
estándar de calidad en cuanto al trabajo demostrando resultados y beneficios para la empresa.
Gracias a todo el entorno que provoca que funcione esta empresa y del punto clave que cumplen
mis actividades es fácil el realizar un reporte de desarrollo profesional, uno como recién egresado
que se va integrando al campo laboral, la inducción es muy clara y la oportunidad de ir tomando
experiencia y reforzar conocimientos es infinita, además de que con el tiempo las actitudes y
aptitudes demostradas ayudan a escalar un nivel más alto de desarrollo profesional.
Un aspecto muy importante es la educación que debe mantener siempre un licenciado en
administración en cualquier área de trabajo y en especial en negociaciones, planeación y liderazgo.
En la actualidad se puede hacer por medio de pláticas, cursos, talleres, capacitaciones y congresos
que nos brinda la UNAM o en la empresa en que estamos laborando, esta es la forma de
facultarnos y actualizarnos constantemente. Con esto mejoramos nuestras asesorías y podemos
ser profesionistas más competitivos en nuestra área de desempeño profesional, aplicando los
conocimientos adquiridos en la universidad, en eventos académicos y sobre todo por la
experiencia laboral con la que contamos.
Lo que carece un Administrador al egresar de la carrera es falta de visión, ambición e iniciativa, por
lo que debemos de actualizar la forma de pensar. Todo comienza en enriquecer la experiencia con
todas las herramientas posibles, ya sean digitales o palpables; el comparar algunas disciplinas que
se llevan durante la carrera contra la práctica da como resultado una mezcla superior de
conocimientos y nos ayuda a entender el funcionamiento del desarrollo profesional. Cada una de
éstas tiene una finalidad que nosotros al final de cierto tiempo estamos obligados a descubrir su
propósito para poder ser más certeros en la rentabilidad de las labores a realizar.
Por tal motivo el adoptar un actitud de seriedad e importancia desde el principio en el transcurso
de la carrera nos genera beneficios a largo plazo, cada conocimiento y saber tiene un porqué, lo
primordial es darle el interés suficiente para saborear los triunfos por venir.
52
ANEXOS
Cuadro 1 – Programa de Entregas (OP-CMR-A-02)
CONFIRMACION DE ENTREGA SEMANAL
Semana:
Fecha:
32
8/8/11
Industrias Buinmor, S.A. de C.V.
LUNES
MARTES
8
9
Producto
TEÓRICA
Lavanda Sensacional 20 Lts
Cloro Sensacional 20 Lts
Pino Sensacional 20 Lts.
Now Multiusos Naranja Atom. 1 Lts
Now Baños y Azulejos Atom. 1 Lts
2000
2000
REAL
TEÓRICA
MIERCOLES
10
REAL
TEÓRICA
2000
2000
2000
REAL
2000
3000
3000
JUEVES
VIERNES
SABADO
11
12
13
TEÓRICA
2000
2000
REAL
ENTEREGA
PROGRAMA
TOTAL
FALT. X
RECIBO
ENTREGAR
REAL
% Efic.
TEÓRICA REAL TEÓRICA REAL
2000
3000
Total:
6000
11000
10000
0
0
0
0
0
0
0
6000
11000
10000
0
0
0%
0%
0%
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
27000
0
27000
0%
OBSERVACIONES : SU HORARIO DE ENTREGA ES A LAS 9:00 CLORO Y PINO 8:00
Cuadro 2 - Eficiencia de Entregas
ELSA
BUINMOR
MyPSA
PLASTIENVASES
POL. MODELO
Sem 1
87%
85%
0%
99%
Sem 2
89%
80%
79%
98%
Sem 3
84%
72%
77%
100%
Sem 4
100%
78%
0%
92%
Sem 5
100%
27%
106%
100%
Sem 6
95%
72%
71%
100%
Sem 7
75%
81%
120%
100%
Sem 8
78%
55%
87%
100%
Sem 9
70%
80%
30%
25%
Sem 10
80%
69%
56%
50%
Sem 11
72%
73%
0%
100%
Sem 12
50%
94%
0%
100%
Prom
82%
72%
52%
89%
53
Cuadro 3 – Programa de Producción (PR-PPR-A-01)
SEMANA:
FECHA:
32
08/08/2011
PROGRAMA DE PRODUCCIÓN SEMANAL
Planta Cuautitlan
Producto
UNIDAD
LUNES
MARTES
8
9
LINEA
TEÓRICA
T1
T2
TEÓRICA
T1
MIERCOLES
T2
JUEVES
VIERNES
10
11
TEÓRICA T1 T2 TEÓRICA T1 T2
12
TEÓRICA T1 T2
TOTAL FALTANTE
TOTAL PROD.
PROD.
POR
TEÓRICA
REAL
PROD.
% EFICIENCIA
Presentación 20 lt
Sensacional Lavanda
Sensacional Pino
Suavizante Azul Cuautitlan
Detergente Cuautitlan
Maxi Cloro
Tarima
60
40
Tarima
20
20
20
160
0
160
0%
60
60
60
180
0
180
0%
Tarima
60
60
60
60
60
300
0
300
0%
Tarima
40
40
40
40
40
200
0
200
0%
Tarima
52
52
52
52
52
260
0
260
0%
22
22
22
22
88
0
88
0%
Tarima
NOW manzana canela 10 lts.
Tarima
0
0
0
0%
Mirachem 500 (20) lts.
Piezas
0
0
0
0%
112
0
112
0%
0
0
0
93
0
93
0%
5
5
0
5
0%
6
0
6
0%
6
12
0
12
0%
0
0
0
0%
7
14
0
14
0%
8
8
0
8
0%
8
0
8
0%
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
now cocina
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
Now baños y azulejos 1 l
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
SENSACIONAL LAVANDA 20 LTS Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
SENSACIONAL DETERGENTE 20 LTS
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
SENSACIONAL SUAVIZANTE 20 LTS.
Piezas
0
0
0
#¡DIV/0!
1234
0%
Mirachem 500 (208) lts.
Presentación 5+ 1 lt
Tarima
56
56
Now Multiusos 116 B PACKS
Presentación 5 lt
Tarima
NOW LIMON
Presentación 4+ 1 lt
Tarima
31
31
31
Now Cloro Activo 128 B PACKS
Presentación 2 lt
Tarima
Now limón Antibacterial
Presentación 1 lt
Multiusos atomizador
Now Cloro Activo
Now Cocina
Now Vidrios
Antihongos GV Atom. N. P.
Antihongos GV Refill N. P.
Etiquetado 1 lt.
Tarima
Tarima
6
6
Tarima
Tarima
7
Tarima
Tarima
8
Now multiusos 1 l
now vidrios
Now Nochebuena aromatizante
0
TOTAL DE TARIMAS ACONDICIONADAS
Piezas
274
0
0
258
0
0
321
0
0
300
0
0
293
0
0
1,234
0
Piezas
54
Cuadro 4 – Orden de compra (OP-CMR-A-01)
55
Cuadro 5 – Cuadro Comparativo (OP-CMR-A-04)
Cuadro 6 – Requisición de Muestras (OP-CMR-B-08)
56
Cuadro 7 – Relación de Proveedores evaluados (OP-CMR-B-03)
57
Cuadro 8 – Modificación de precios (OP-CMR-A-11)
58
Cuadro 9 – Registro de no conformidad (OP-CCR-B-13)
59
Cuadro 10 – Desviación de Calidad (OP-CCR-B-18)
60
GLOSARIO

Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio.

Cliente: El receptor de un producto suministrado por Productos Innovador S.A. de C.V.

Relación de proveedores evaluados: Documento utilizado para evaluar y seleccionar a los
proveedores según sus características particulares.

Orden de compra: Documento donde se especifican las características de los productos
y/o servicios solicitados al proveedor, por parte de las áreas de Productos Innovador S.A.
de C.V.

Selección: Elección de una persona o cosa entre otras.

Evaluación: Análisis de una cosa que determina su valor, importancia o trascendencia

Fill Rate: Cumplimiento de entregas.

Insumos: Es toda la materia prima requerida por cualquier empresa para su buen
funcionamiento.

Lay Out: Son esquemas de espacios en todos los almacenes los cuales muestran la
capacidad especificando máximos y mínimos de almacenamiento, aclarando su acomodo
por compatibilidad y estrategia

Requisitar: Es la acción de planificar y organizar las compras de insumos con cada uno de
los proveedores con que cuenta una empresa.
Formatos/Registros

Orden de compra OP-CMR-A-01

Cuadro comparativo OP-CMR-A-04

Registro de alta proveedores software SAE

Requisición de muestras OP-CMR-B-08

Reporte de evaluación de materia prima OP-CMR-A-14

Relación de proveedores evaluados OP-CMR-B-03

Análisis de impacto económico AF-COR-A-02

Modificación de precios OP-CMR-A-11

Lista de verificación de proveedores OP-CMR-A-13

Programa de entregas OP-CMR-A-02

Registro de no conformidad OP-CCR-B-13

Desviación de calidad OP-CCR-B-18
61
CITAS

[1]: Calimeri, M. (1969) Las compras como programarlas, organizarlas y controlarlas (3a.
ed.) Barcelona: Hispano.

[2]: Chiavenato, I. (2000) Introducción a la teoría general de la administración, México D.F.:
Mc Graw Hill.



[3]: Fleitman, J. (2000) Negocios exitosos: Mc Graw Hill.
[4]: Franklin, E. (2004) Organización de empresas (2a. ed.): Mc Graw Hill.
[5]: Fuente, R. (1981) Organización administrativa de las empresas.

[6]: Hernández, S. y Rodríguez, S. (1994) Introducción a la administración, un enfoque
teórico práctico, México D.F.: Mc Graw Hill.

[7]: Mercado, S. (1987) Las compras: principios y aplicaciones, México: Limusa.

[8]: Norma ISO 9001. (2011). Manual de gestión de calidad (3a. ed., pp. 3, 11-28).
Productos Innovador S.A. de C.V.

[9]: Organigrama Empresarial. (s.f.) Consultado el 16 de Diciembre de 2011 de
http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama-empresarial/el-organigramaempresarial.shtml

[10]: Robles, G. y Marcos, J. (2000) Administración, un enfoque interdisciplinario, México
D.F.: Pearson Educación.

[11]: Semarnat-052/Residuos Peligrosos, Semarnat-055/Manifiesto 1, Confinamiento para
disposición y cumplimiento con los requisitos establecidos. (2011). Normateca de
Productos Innovador S.A. de C.V./seguridad e higiene (1ª. ed., pp. 25 y 56). Productos
Innovador S.A. de C.V.
62