Horas extras - SGS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
INTERFAZ DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS
MEJORA CONTINUA - OCTUBRE 2014
Resumen Ejecutivo:
El siguiente manual tiene por objetivo explicar cómo debe operarse la interfaz de Autorización de Horas
Extras. La interfaz permite el ingreso de autorización de horas extras, con el fin de controlar y gestionar el
sobretiempo de los colaboradores.
Todos los supervisores y Jefes de áreas deben autorizar las horas extras de los colaboradores de su equipo.
Alcance:
El presente manual está dirigido a los encargados, supervisores, jefes y gerentes de todas las áreas de la
empresa.
Anexos:
• Pacto de Horas Extras
Contenidos Manual
1. INGRESO PLATAFORMA
2. PANORAMA GENERAL DE LA INTERFAZ
3. INGRESO DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS
4
5
6
3.1. INGRESO DE HORA EXTRA POR DÍA:
6
3.2. INGRESO DE AUTORIZACIÓN HE POR RANGO DE FECHA:
8
4. REPORTE DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS
10
4.1. REPORTE DE HORAS EXTRAS GENERAL:
10
4.2. REPORTE DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS DETALLADO:
12
5. ELIMINACIÓN Y RESTRICCIÓN DE HORAS EXTRAS
13
5.1. ELIMINACIÓN DE HORAS EXTRAS INGRESADAS:
13
5.2. RESTRICCIONES CON RESPECTO A LAS HORAS EXTRAS:
14
6. DESCRIPCIÓN DE MOTIVOS Y PACTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS:
15
6.1. TABLA DE DESCRIPCIÓN DE MOTIVOS:
15
6.2. PACTOS DE HORAS EXTRAS:
16
1. INGRESO PLATAFORMA
• Para ingresar a la plataforma, ingrese al siguiente link: http://qfirst.cl.sgs.com/asistencia_rrhh/
en el navegador “Internet Explorer”
Donde se desplegará la siguiente página:
Hacer Click en
Reloj:
“Control de
Asistencia”
Se desplegará la siguiente ventana, en donde se deben ingresar Nombre, Usuario (Username) y la Clave secreta
(Password)
En este caso supondremos que la
persona que ingresa es:
“Patricio Toledo”
Si no posee “Nombre de Usuario”,
favor hacer la solicitud a través de
QHelp.
[HUMAN RESOURCES/CONTROL DE ASISTENCIA]
4
2. PANORAMA GENERAL DE LA INTERFAZ
Al ingresar a la plataforma de asistencia, encontrará en la parte inferior izquierda la sección de Horas
Extras representada por el siguiente icono:
En donde podrá realizar el ingreso de las horas extras de su equipo de trabajo de manera diaria y por rango
de fecha, además de obtener los correspondientes reportes.
“Interfaz de Autorización
de Horas Extras”
5
3. INGRESO DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS
Existen dos formas de ingresar la autorización de Horas Extras, las cuales se describen a continuación:
3.1.Ingreso de Hora Extra por Día:
Esta función permite ingresar una autorización de horas extras de forma diaria, y de manera individual por
cada trabajador.
Ejemplo: La Trabajadora Bogna Ramirez necesita realizar unas horas extras el día 01 de Junio del 2014.
Para ingresar horas extras por día se deben realizar los siguientes pasos:
1
Presione
“Ingreso HE x Día
”
Se desplegará la siguiente
ventana
Completar los Campos
requeridos:
Año/ Mes/ Empresa/
Área/ C. Costos
2
También puede seleccionar en los campos “Todos” ,
y aparecerá toda la gente bajo su cargo.
6
Al ingresar los datos requeridos, aparecerá una ventana con los
trabajadores, además de otros datos.
3
Para Autorizar Horas Extras, se debe seleccionar la celda del Día y mes
además de quien realizará estas horas extras. Por ejemplo:
El Día 01 Del Mes 6 Bogna Ramirez, necesita realizar una hora extra.
Seleccionar tipo de Día:
Al hacer click se desplegará
la siguiente ventana:
4
5
Normal:
De 01:00 a 02:00 Hrs Extras.
Descanso/Feriados:
De 01:00 a 09:00 Hrs Extras.
Agregar Motivo del ingreso
(Véase tabla de descripción de
motivos, página 15 de éste
manual)
Además de una Glosa para
describir el detalle de la
autorización
Presionar “Aceptar”
Todo ingreso de Hora Extra debe ser respaldado por el
“Pacto de Horas Extras”
Este debe ser solicitado a Recursos Humanos
(Vease “Pacto de Horas Extras,”, página 16 de éste Manual)
7
3.2.Ingreso de Autorización HE por Rango de Fecha:
Esta función permite ingresar la autorización de horas extras por periodos de tiempo y de manera
colectiva.
Ejemplo: Varios trabajadores del área de Recursos Humanos necesitan realizar dos horas extras diarias
desde el 22 al 30 de Septiembre.
Para ingresar horas extras por rango de fecha se deben realizar los siguientes pasos:
1
Presione
“Ingreso HE x Rango Fecha”
Se desplegará la siguiente ventana
Completar los Campos
requeridos:
2
Empresa/ Área/ C. Costos
Y presionar “Aceptar”
También puede seleccionar en los campos “Todos” y
aparecerá toda la gente bajo su cargo.
8
3
Al ingresar los datos requeridos, aparecerá una ventana con los trabajadores
además de otros datos.
Para “Autorizar Horas Extras”, se debe seleccionar a las personas que las
realizarán.
Seleccionar tipo de
Día:
Normal:
4
De 01:00 a 02:00 Hrs.
Descanso/Feriados:
De 01:00 a 09:00 Hrs.
Agregar Motivo del
ingreso
(Véase tabla de
descripción de motivos,
página 15 de éste
manual)
Además de una Glosa
para describir el detalle
de la autorización
Para seleccionar o Quitar la
selección de trabajadores en el
ingreso de Horas extras, solo se
debe hacer click en
“Agregar o Quitar”
Presionar “Aceptar”
Todo ingreso de Hora Extra debe ser respaldado por el
“Pacto de Horas Extras”
Este debe ser solicitado a Recursos Humanos.
(Vease “Pacto de Horas Extras”, Página 16 de éste Manual)
9
5
4. REPORTE DE AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS
Existen dos maneras de obtener un reporte de autorización de Horas Extras, los cuales se describen a
continuación:
4.1.Reporte de Horas Extras General:
Esta función permite obtener un informe de horas extras de forma general y de manera individual por
cada trabajador. En el reporte aparecerán los datos genéricos de esa hora generada, es decir:
La Cantidad de Tiempo que se realizó, si esta hora se generó en la Entrada o Salida, y si fue o no
Autorizada.
Para obtener un reporte general de horas extras se deben realizar los siguientes pasos:
1
Presione
“Reporte HE General”
Se desplegará la siguiente
ventana
Completar los Campos
requeridos:
2
Año/ Mes/ Empresa/
Área/ C. Costos/ Cargo
También puede seleccionar en los campos “Todos” y
aparecerá toda la gente bajo su cargo.
10
Al ingresar los datos requeridos aparecerá una ventana con los trabajadores
además de otros datos.
Para descargar el “ Informe de HE Mes” en formato excel, se debe seleccionar el
icono de Excel en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Icono “EXCEL”
(Para descarga de planilla)
11
En esta sección se muestra la generación
de HE, si esta fue generada a la hora de
entrada o Salida, así como también si
esta está Autorizada o No Autorizada.
3
4.2. Reporte de Autorización de Horas Extras
Detallado:
Esta función permite obtener un informe de cada hora extra autorizada en un periodo de tiempo y de
manera individual por cada trabajador. En el reporte aparecerán los datos en detalle de cada una de esas
horas generadas, es decir:
La Cantidad de Tiempo que se realizó, si estas horas se generaron de 15 a 30; 30 a 60 ó sobre 60 minutos
en la Entrada o Salida, si fueron o no Autorizadas, además del Motivo y la Glosa (Justificación).
Para obtener un reporte detallado de horas extras se deben realizar los siguientes pasos:
1
Presione
“Reporte HE Detallado”
Se desplegará la siguiente
ventana
Completar los Campos
requeridos:
2
Rango de Fecha/ Empresa/
C. Costos/ Área/ Cargo
También puede seleccionar en los campos “Todos” y
aparecerá toda la gente bajo su cargo.
12
3
Al ingresar los datos requeridos, aparecerá una ventana con los trabajadores
además de otros datos.
Para descargar el “ Reporte HE Detallado” en formato excel, se debe seleccionar
el icono de Excel en la parte inferior izquierda de la pantalla.
En esta sección se muestra en detalle la
generación de HE, si esta fue generada en la
Entrada o Salida, si esta está Autorizada o
Icono “EXCEL”
(Para descarga de planilla)
No Autorizada, así como también el Motivo
y la Glosa.
5. ELIMINACIÓN Y RESTRICCIÓN DE HORAS EXTRAS
5.1.Eliminación de Horas Extras Ingresadas:
Para eliminar las horas extras ingresadas, se debe realizar lo siguiente:
1
Presione
“Ingreso HE x Día
”
Se desplegará la siguiente
ventana
Completar los Campos
requeridos:
2
Año/ Mes/ Empresa/
Área/ C. Costos
Y presionar “Aceptar”
13
También puede seleccionar en los campos “Todos”
aparecerá toda la gente bajo su cargo.
y
Al ingresar los datos requeridos, aparecerá una ventana con los trabajadores
además de otros datos.
3
Para Eliminar una Hora Extra, se debe seleccionar la celda (Del Día y a quien se le
había ingresado esta hora extra)
Al hacer Click se desplegará
la siguiente ventana:
4
5
Hacer Click en:
“BORRAR”
El cambio quedara
guardado con éxito al
presionar “Aceptar”
5.2.Restricciones con Respecto a las Horas Extras:
Restricciones
• Ninguna persona puede generar más de 2 horas extras diarias, ni superar las 40 horas extras
mensuales.
• Solo se pueden autorizar Horas Extras con un máximo de hasta tres días después de
realizadas.
• Todas las horas extras deben ser autorizadas por el supervisor.
• Todas las horas extras deben estar respaldadas con el “Pacto de Horas Extras” otorgado por
Recursos Humanos. (Vease “Pacto de Horas Extras”, Página 16 de éste Manual)
• El Trabajador que genere horas extras no autorizadas, será amonestado.
14
6. DESCRIPCIÓN DE MOTIVOS Y PACTO PARA LA
AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS:
6.1.Tabla de descripción de Motivos:
El sistema exige seleccionar un Motivo cuando se autorizan horas extras, estos motivos pueden ser los
siguientes:
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Motivo
Descripción
Vacaciones
Son horas extras que se generan cuando hay
vacaciones de los pares.
Feriados
Son horas extras que se generan cuando hay
feriados en donde es necesario la colaboración
de uno o más trabajadores
Licencias Medicas
Son horas extras que se generan cuando
existen licencias medicas de los pares
Cierre de Mes
Son horas extras que se generan cuando se
debe realizar cierre del mes
Falta de Dotación
Son horas extras que se generan cuando existe
falta de dotación para realizar las labores
Aumento de Carga de Trabajo
Son horas extras que se generan debido a una
inusual carga de trabajo
Proyectos Específicos
Son horas extras que se generan cuando
existen proyectos que requieren de más horas
de trabajo en un corto periodo de tiempo.
6.2.Pactos De Horas Extras:
Es un acto de mutuo acuerdo entre el trabajador y el empleador para la realización de Horas extras, con el
fin de atender necesidades o situaciones temporales de la empresa.
Este documento debe estar firmado por el trabajador, el supervisor y por quien recibe de Recursos
Humanos, efectuándose dos copias de este.
(Una para el trabajador y otra para Área de Recursos Humanos)
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