PROCEDIMIENTO DE GERENCIA DE PROYECTOS

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OBJETO
Este procedimiento establece los parámetros requeridos en COMTECOL LTDA.,
para adelantar los Contratos de Gerencias de Proyectos, de tal forma que permite
obtener el alcance de las metas establecidas por el cliente en el proceso
contractual.
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ALCANCE Y RESPONSABLES
La Gerencia de proyectos es la función ejecutiva de guiar o conducir el desarrollo
armonioso de todas las actividades requeridas para llevar a cabo un proyecto,
estableciendo un plan de trabajo adecuado, la estructura técnica más favorable a
seguir, la vinculación interdisciplinaria del recurso requerido y realizar el control al
cumplimiento de los objetivos planeados; permitiendo alcanzar las metas
establecidas de los proyectos en cuanto a tiempo e inversión.
Este procedimiento debe ser conocido y seguido por todos y cada uno de los
participantes que apoyen el desarrollo de las Gerencias de Proyectos que
adelante Proyectos.
El Gerente de Proyectos es el responsable por verificar el cumplimiento de las
acciones descritas en este documento y evaluar el desempeño de este proceso.
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DEFINICIONES
-Proyecto: conjunto de actividades o acciones que conllevan a la obtención de un
objetivo en un plazo de tiempo establecido.
-Inversión: todo desembolso que se realiza con el fin de obtener un beneficio
-Plan de Trabajo - PDT: Conjunto de actividades o tareas relacionadas entre sí,
los cuales buscan un objetivo y se establecen en el tiempo, con una fecha de
inicio, fecha de terminación o duración, recursos y su plazo con relación al total de
las actividades.
-Ruta Crítica: son las actividades o tareas secuenciales que determinan el menor
tiempo posible de ejecución, el atraso en una de estas actividades ocasiona
demora o retrazo en el desarrollo del proyecto.
-Etapa de Vida Útil del Proyecto: es el tiempo de ejecución del proyecto desde
su inicio hasta su finalización.
-Etapa de Factibilidad: es la etapa en la que se hacen los análisis a un proyecto
para establecer su viabilidad de realización
-Etapa de madurez: es la etapa en la cual se ejecuta un proyecto ya establecido
técnico y económicamente.
-Etapa de desarrollo: es la etapa en la cual se empieza a ejecutar un proyecto.
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-Etapa de Abandono: es la etapa cuando el proyecto esta en terminación
-Informe evaluador: Documento donde se realiza la evaluación de ofertas técnico
económicas de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso o
proyecto.
-Gerencia de Proyectos: La administración y coordinación armoniosa de todas
las actividades requeridas para llevar a cabo la ejecución de un proyecto.
-Especificaciones Técnicas: documento en el cual se indica como se debe
realizar técnicamente una actividad o trabajo, en ella se relacionan las normas que
apliquen.
-Contratista: persona jurídica o natural que presta un servicio en busca de una
retribución económica que le permita obtener una ganancia.
-Ingeniero Líder de Disciplina o especialidad: ingeniero o persona que es líder
por su experiencia y conocimiento en determinada área o actividad.
-Contratista Ejecutor: persona jurídica o natural que esta comprometida a la
realización de unas actividades previamente acordadas.
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CONDICIONES GENERALES
Es importante tener en cuenta que en este tipo de Proyectos el personal realiza
actividades propias del cliente y se utilizan formatos de éste, los cuales son
validos para nuestro Sistema de Integrado de Gestión.
4.1 COORDINACIÓN CON EL CLIENTE
Una vez recibido por la Gerencia Comercial el contrato legalizado y de acuerdo a
los documentos relacionados en el plan de calidad (documentos del proceso pre
contractual
entregados
por
el
cliente,
propuesta
técnico
económica
y
especificaciones), se realiza el Programa Detallado de Trabajo.
Este Programa Detallado de Trabajo debe ser realizado por Gerente y/o Director
del Proyecto. Este es aprobado por el Gerente y/o Director del Proyecto.
El Director de Proyecto y/o Gerente de proyectos, realiza una reunión de inicio con
el cliente y Gerente y/o director de proyectos, donde se da a conocer el Programa
Detallado de Trabajo para la aprobación del cliente.
En el Plan de Trabajo se incluyen todas las actividades y tareas necesarias para
llevar a cabo el objeto y alcance de los trabajos contratados de acuerdo al plazo
de ejecución. Para la realización de éste se tiene en cuenta los documentos del
proceso, en especial el cronograma de actividades del cliente (si lo hay).
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4.2 VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA SUMINISTRADA POR EL CLIENTE
Dependiendo del avance de cada proyecto y de la etapa en la que se encuentre,
sea la etapa de factibilidad, madurez, desarrollo o abandono del mismo, la
información que suministra el cliente del proyecto variará.
La información que el Cliente entregue a COMTECOL Ltda., soporte para el
desarrollo de las actividades del proyecto se debe relacionar en el Formato LMDCL-01 Listado Maestro Documentos para controlar el recibo y entrega del mismo y
su responsable. Este formato se lleva por proyecto. Es responsabilidad de cada
uno de los ingenieros diligenciar el documento, en el momento en que reciben
información del cliente.
El Auxiliar administrativo o, a quien designe el Director del Proyecto, tienen la
responsabilidad de verificar el cumplimiento del diligenciamiento de este formato.
Información suministrada por el cliente:
4.2.1.1
Planos y especificaciones técnicas
Se verifican que los planos y las especificaciones técnicas entregadas por el
cliente corresponden al alcance de los trabajos que se desean realizar en la parte
de construcción de Interventoría y diseño.
Así mismo, se verifica que la información recibida es la suficiente o de lo contrario
establece cual es la información faltante; para ello se realiza una comunicación al
cliente solicitando esta información. Es responsabilidad de cada uno de los
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ingenieros líderes de especialidad establecer cual es la información faltante de
acuerdo con el alcance del proyecto que aparece en los documentos contractuales
relacionados en el plan de calidad del respectivo proyecto.
La actividad de verificación de planos y especificaciones técnicas y su complejidad
dependerá del estado del proyecto y del alcance establecido en el contrato de
Gerencia de Proyectos firmado entre COMTECOL LTDA.,. y el Cliente, la
responsabilidad del desarrollo de esta actividad está en los profesionales de las
diferentes especialidades vinculada a la Gerencia de Proyecto.
4.2.2 Especificaciones técnicas de equipos y materiales principales
Una vez recibida la información del cliente se unifica que las especificaciones para
compra de equipos o los equipos comprados correspondan a los realmente
requeridos para el desarrollo del Proyecto, para ello se realiza un balance de
materiales que contiene como mínimo la siguiente información para establecer que
se debe comprar, que existe, que haría falta y quien lo suministrará.
 Número de Ítem
 Descripción de equipo/material
 Unidad
 Cantidad requerida
 Existencias en bodega
 Cantidad suministrada por el Cliente
 Cantidad a suministrar,
 Lugar donde se requiere
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 Referencia o Proyecto
Se envía al cliente para su aprobación y de acuerdo con las modificaciones se
obtiene el balance consolidado.
Estos balances son realizados por los Ingenieros de cada especialidad y/o auxiliar
de ingeniería.
Una vez identificados los equipos a comprar se hace necesario obtener
cotizaciones presupuéstales que permitan determinar el valor de estos equipos y/o
materiales y actualizar el Presupuesto del Proyecto. La solicitud de estas
cotizaciones presupuéstales se hace telefónicamente mediante el envío de las
especificaciones por parte del auxiliar de Ingeniería o cada uno de los Ingenieros
de especialidad
En el Formato FPP-CL-01 Presupuesto de Proyecto se realiza los presupuestos
de los proyectos y su elaboración es responsabilidad del Ingeniero de control de
proyectos y/o Ingenieros de las diferentes especialidades. Este formato se puede
modificar de acuerdo a la complejidad del proyecto.
4.2.3 Verificación de nuevas tecnologías
Una vez establecidos los equipos y materiales requeridos de acuerdo al balance y
al presupuesto, se verifican las últimas tecnologías disponibles y su viabilidad de
aplicación; para adelantar esta verificación se acuerda con el cliente el alcance de
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la misma y la disposición que tiene el cliente para la adquisición de estas nuevas
tecnologías.
La responsabilidad de verificar la aplicación de nuevas tecnologías está a cargo de
los ingenieros de cada especialidad o disciplina y la aprobación para la compra y
aplicación de estas nuevas tecnologías es dada por el cliente.
4.3 COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES PRINCIPALES
Una vez establecido el listado de equipos y materiales principales requeridos por
el proyecto y la Estrategia de ejecución del Proyecto, se procede a la compra de
estos equipos y materiales de tal forma que lleguen oportunamente a los sitios
requeridos.
Para la realización de compras de equipos y materiales principales es necesario
contar con especificaciones técnicas de suministro y Hojas de datos.
Para la realización de compras se sigue el Procedimiento de Compras PCM-CL01.
4.4 PROCESO DE CONTRATACIÓN DE DISEÑOS, OBRAS E INTERVENTORIA
Dependiendo de la etapa o etapas en que se intervenga en el proyecto y del
alcance establecido para el desarrollo de la Gerencia de Proyectos es posible que
se adelanten procesos contractuales para diseños, obras de Interventoría y
estudios especiales.
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Estos procesos de contratación se adelantan según lo establecido por el cliente.
4.5 CONTROL PRESUPUESTAL
Una vez establecida la estrategia de ejecución del presupuesto del proyecto se
realiza un control periódico del presupuesto establecido para el proyecto, para ello
se actualiza la estrategia de ejecución.
La actualización y control del presupuesto se realiza involucrando los valores
realmente
ejecutados
y/o
comprometidos
a
la
estrategia
de
ejecución,
dependiendo de la etapa en que se encuentre el proyecto se tiene la aceptación
de desfase del mismo. Esto será establecido a cada proyecto con el cliente.
El control presupuestal se deberá llevar a cabo si esta dentro del alcance de los
trabajos en el Contrato de la Gerencia de Proyectos. Los Ingenieros líderes de
cada especialidad son los responsables del control presupuestal de acuerdo a su
área.
4.6 SUPERVISIÓN EN CAMPO DE CONTRATOS
Es responsabilidad del Director y/o Gerente de Proyectos o Ingenieros de cada
especialidad realizar la supervisión en campo.
Una vez se inician obras de construcción o cuando se establece con el cliente, se
realizan visitas al lugar donde se desarrollan los trabajos. Estas visitas tienen por
objeto en el primer caso, establecer los alcances reales de los trabajos requeridos
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y las dificultades existentes en la zona; para el segundo caso verificar que los
trabajos que se desarrollan están de acuerdo con lo establecido en el alcance de
los mismos y si los mismos requieren modificaciones de última hora, se informa al
cliente del inconveniente y las posibles soluciones para que sea este, quien tome
la decisión final.
4.7 SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO A CONTRATOS
En algunas ocasiones dentro del alcance de los trabajos, se tiene establecido el
realizar seguimiento administrativo a contratos, en esta actividad se verifica el
cumplimiento por parte del contratista de todos y cada uno de los compromisos
establecidos en los términos de referencia del cliente y el contrato firmado entre el
contratista ejecutor y el cliente.
Esta actividad es responsabilidad del auxiliar Administrativo o Ingeniero de
Contratación a no ser que dentro del alcance de la Gerencia el Cliente establezca
algo diferente.
4.8 OBTENCIÓN DE LICENCIAS Y/O PERMISOS
Dependiendo de la Etapa en que se encuentre el proyecto es muy posible que
dentro del alcance del proyecto se tengan que adelantar los trámites requeridos
para la obtención de licencias o permisos.
Esta actividad se lleva a cabo de acuerdo con la legislación existente y los
parámetros establecidos por cada entidad gubernamental que otorga la respectiva
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licencia y/o permiso. Por lo tanto es responsabilidad del Ingeniero encargado la
obtención de la Licencia y/o permiso enterarse y tener el conocimiento de los
trámites requeridos, su secuencia y duración.
4.9 REUNIONES DE CONTROL
Dentro del Cronograma se establecen reuniones periódicas que se adelantan con
el Cliente, las cuales son en lo posible cada 15 días. En estas reuniones se tratan
los temas más relevantes respecto al desarrollo del Proyecto y se deja acta según
el Formato FAR-CL-01 Acta de Reunión. Estas actas dentro de lo posible son
realizadas durante el desarrollo de la reunión y son firmadas por los participantes,
de lo contrario es responsabilidad del Director y/ o Gerente de Proyecto obtener la
firmas de los asistentes
Así
mismo,
el
Grupo
de
Gerencia
de
Proyectos
adelanta
reuniones
interdisciplinarias con el fin de evaluar el desarrollo de las actividades y establece
los temas a tratar en las reuniones con el cliente.
Si el cliente así lo establece o en el alcance de los trabajos se requiere, los
ingenieros de cada especialidad realizan reuniones periódicas con contratistas de
diseños, obras e interventorías. De estas reuniones se deja constancia en el
respectivo Formato FAR-CL-01 Acta de Reunión.
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4.10 INFORMES
Se realizan informes periódicos los cuales permiten informar al Cliente sobre el
avance del Proyecto
En COMTECOL LTDA., se tiene establecido realizar informe semanal, mensual y
final.
Informes Semanales: Este documento requiere para su elaboración de una clara
definición del contenido, normalmente macro actividades de los ítems a reportar,
para estos se define el % en peso y fechas programadas de terminación,
actividades relevantes ejecutadas en el periodo evaluado, actividades relevantes
pendientes, causales de atraso, observaciones, reporte de accidentes e
incapacidades, horas hombre perdidas, ejecución acumulada, áreas problemáticas
y soluciones o medidas correctivas.
Los informes semanales se elaboran respectivamente en el Formato FAO-CL-01
Avance de Proyecto. Este formato no genera un nuevo código o versión cuando se
modifica su presentación o adiciona información por solicitud del cliente. El informe
contiene en lo posible la anterior información.
Informes Mensuales: Requiere para su elaboración de:
Todos los programas/documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha
de corte para ello establecida.
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Registros descriptivos y numéricos sobre las actividades más importantes
ejecutadas, metas alcanzadas, problemas presentes o resultados, programa a la
vista.
Datos sobre avances programados y alcanzados, recursos de mano de obra
utilizada, recursos de equipos de construcción programados y utilizados, eventos
programados y alcanzados.
Resumen descriptivo de las actividades ejecutadas a nivel de especialidad o área
y también las programadas para el siguiente período.
Los informes mensuales contienen actividades ejecutadas y/o en ejecución,
rendimientos de proyecto alcanzados por cada actividad, porcentajes de avance
real y programado acumulado y durante el periodo, aspectos económicos del
contrato, reseña fotográfica si se requiere. Estos informes contienen mayor
información si el cliente lo solicita.
Informe Final: el objetivo de este es informar al cliente en forma detallada sobre el
desarrollo de la ejecución contratada hasta su final, requiere para su elaboración
de la información incluida en cada uno de los informes.
El Informe Final: contiene por lo menos la siguiente información:
 Descripción de antecedentes del proyecto, características técnicas,
plazos, condiciones generales del medio, objetivos, estrategias de
ejecución.
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 Resumen histórico de avances programados/ alcanzados, recursos
programados/ ejecutados, rendimientos programados y alcanzados.
 Todos los documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha
de terminación de la gestión contratada
 Resumen descriptivo de la ejecución del proyecto. Análisis de los
resultados obtenidos.
 Conclusiones y recomendaciones
Los informes contienen mayor información a la indicada, si así lo establece el
cliente.
La realización de los informes está a cargo del Auxiliar o Ingeniero de Control de
Proyectos, más es responsabilidad de cada uno de los participantes de la
Gerencia del Proyecto informarle sobre las actividades realizadas durante la
semana y / o mes, los inconvenientes presentados, las posibles soluciones y las
causas del no cumplimiento de los objetivos durante el periodo de acuerdo con el
cliente y el contratista.
4.11 VINCULACIÓN DE PERSONAL
Si dentro del alcance y si el cliente exige que el personal a vincular al proyecto es
previamente aprobado, el Director de proyecto es responsable de enviar vía e-mail
o por correo las hojas de vida dentro del Formato de la empresa. En el momento
en que se confirma por parte del cliente su aceptación y fecha de ingreso por
escrito, se diligencia el Formato FRP-CL-01 Requisición de Personal del
Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal PRS-CL-01, para
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remitirlo al área de Recurso Humano para iniciar con el proceso de contratación,
según el Procedimiento de Contratación PCP-CL-01.
Es responsabilidad del Director de Proyecto diligenciar el Formato Requisición de
Personal FRP-CL-01.
4.12 LIQUIDACIÓN CONTRATO
Esta se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido en el contrato firmado.
4.13 ANEXOS
FPP-CL-01 Formato Presupuesto de Proyecto
PCM-CL-01 Procedimiento de Compras
FAR-CL-01 Acta de Reunión
FAO-CL-01 Formato Avance de Proyecto
FRP-CL-01 Formato Requisición de Personal
PRS-CL-01 Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal
PCP-CL-01 Procedimiento de Contratación de Personal