TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS +

TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
ANTES DEL INICIO DE LA ESTANCIA
Nº Trámite
1.
2.
Descripción
Plazos alumnos 1er
Cuatrim /Curso Completo
Sesión Orientativa Contenido: explicación general de los trámites que deberás hacer en la UC3M y en la Miércoles 8 de abril 2015
UC3M
Universidad de destino
de 13 a 14h.
Duración: 1 hora aproximadamente
Aula Magna (Rectorado)
Asistencia: Obligatoria
Getafe
Certificado de Asistencia: cuando coincida con horario de clase/examen, podrás solicitar
un justificante para el profesor por e-mail a [email protected]
Checklist: para facilitar el control de los trámites Erasmus+ 15/16 te recomendamos
utilizar el Checklist sobre trámites Erasmus+
Plazo alumnos 2º
Cuatrimestre
Miércoles 8 de abril 2015
de 13 a 14h.
Aula Magna (Rectorado)
Getafe
Documentos
UC3M
para
solicitar admisión
en destino
-Jueves 9 abril 2015 –
Aula 10.2.12– de 12:30 14:00h primer apellido
desde A hasta H (incluida)
-Viernes 10 abril 2015 –
Aula 10.2.12–de 12:3014:00h primer apellido
desde I hasta Z
La UC3M te va a proporcionar los siguientes documentos que puedes necesitar:
-Credencial Erasmus +
-Credencial de Idioma
-Certificado de Notas UC3M en inglés (Transcript of Records)
Entrega de documentos de acuerdo con el siguiente calendario:
3.
-Jueves 9 abril 2015 –
Aula 10.2.12– de 12:30 14:00h alumnos primer
apellido
desde A hasta H (incluida)
-Viernes 10 abril 2015 –
Aula 10.2.12–de 12:3014:00h primer apellido
desde I hasta Z
Trámites con tu Deberás también cumplir además una serie de trámites en la universidad de destino. Es Plazos que establezca Plazos que establezca
Universidad
de responsabilidad tuya como estudiante Erasmus remitir todos los documentos que requiera universidad de destino
universidad de destino
destino
tu universidad de destino.
Inscripción: es probable la universidad de destino te envíe un e-mail con toda la
información sobre trámites y plazos. En caso de no recibirlo puedes consultar estos
trámites en su página web. Puedes consultar también la información general sobre
Universidades de destino que te ofrece el SERINT
Alojamiento: te recomendamos consultar la información sobre alojamiento en destino lo
antes posible, sobre todo si quieres alojarte en residencias universitarias que tienen plazos
de solicitud muy ajustados y que en todo caso tienes que respetar. Si la Universidad de
destino no ofrece información sobre alojamiento, deberás buscarla por tus propios
medios. La Oficina Internacional UC3M no se ocupa de cuestiones relativas al alojamiento.
Fecha inicio y orientación: comprueba la fecha de inicio de clases en la Universidad de
1/8
4.
Seguros médicos
5.
Convenio
de
Subvención
Erasmus +
Examen INICIAL
de idioma OLS
6.
7.
Grabación
de
datos bancarios
en SIGMA
8.
Contrato
de
Estudios/Learning
Agreement
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
destino y si hay una semana de orientación/welcome a la que debes asistir.
Comprueba que vas a tener cubierto durante todo el período en la Universidad de destino,
tanto la asistencia sanitaria como la repatriación en caso de accidente. Lee detenidamente
la información sobre seguros médicos.
Descarga en SIGMA tu Convenio de Subvención Erasmus+, documento que contiene los
derechos y obligaciones de tu estancia Erasmus. Lee atentamente el documento, incluidos
sus Anexos. Imprímelo, fírmalo y entrégalo en la Oficina Internacional UC3M.
Tendrás que realizar este examen de idioma en la plataforma OLS al inicio de la
estancia. Ten en cuenta que es sólo para movilidades en las que las clases se cursen en
alemán, inglés, italiano y francés.
Graba en SIGMA el IBAN de la Cuenta Bancaria (24 dígitos) en la que se ingresará la
ayuda económica de movilidad que te pueda corresponder. Debes ser titular o cotitular
de la cuenta, que además debe ser de una entidad financiera en España (no se admiten
cuentas en el extranjero).
Elabora tu Contrato de Estudios/Learning Agreement, que contendrá tanto las asignaturas
de la Universidad de destino como las correspondientes de la UC3M.
Asignaturas UC3M: Podrás incluir en el Contrato de Estudios asignaturas de cualquier
curso académico de tu Grado que tengas pendientes de superar, con los siguientes límites:
-mínimo 2 asignaturas por cuatrimestre o 12 Créditos Optativos Adicionales por
cuatrimestre y máximo 40 ECTS por cuatrimestre y 80 ECTS para curso completo.
Estudiantes de Dobles Grados y Formación Complementaria: Con carácter extraordinario
podrás incluir asignaturas del otro área de estudios si la universidad de destino te lo
permite. Consulta con tu Coordinador/Tutor Académico Internacional (TAI) el
procedimiento para realizar esta gestión.
Trabajo Fin de Grado y Prácticas: No está permitido incluirlas. Excepcionalmente, si eres
estudiante de la Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas, podrás incluir el TFG si:
1-Existe una asignatura similar en la universidad de destino
2-Obtienes la aprobación del Coordinador Académico/TAI
3-Obtienes el Visto Bueno del Vicedecano/a correspondiente
4-Se te asigna un Tutor en la UC3M
5-Defiendes el TFG ante Tribunal UC3M (no se admite la defensa del TFG en
destino)
Créditos Optativos Adicionales: Cuando no dispongas de un número de créditos suficientes
para cursar en destino, podrás incluir en tu Contrato de Estudios/Learning Agreement
hasta 12 Créditos Optativos Adicionales por cuatrimestre.
CAMPUS DE GETAFE
Antes de
estancia
iniciar
tu Antes de
estancia
iniciar
Antes del 30 de Junio de Plazo
pendiente
2015.
publicación
tu
de
Plazo se notificará por e- Plazo se notificará por email
mail
Antes del 1 de
Septiembre de 2015
Antes del 1 de
Septiembre de 2015
Antes de iniciar tu
estancia
Antes de iniciar tu
estancia
2/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
Para elaborar tu Contrato de Estudios/Learning Agreement sigue los siguientes pasos por orden cronológico:
Contrato de Estudios/Learning Agreement
1. Negociación con tu Coordinador/TAI por e-mail de las
asignaturas a incluir en el Contrato de Estudios/Learning
Agreement
2. Grabación en Sigma: una vez que el Coordinador/TAI haya
dado el visto bueno a tu Contrato de Estudios por email +
aprobación del Coordinador/TAI en Sigma
3. Firma apartado ” Before the Mobility” por la universidad de
destino. Descargarlo (Botón: ”Imprimir Acuerdo Uni
Destino” en Sigma) y enviarlo por e-mail a la universidad de
destino
4. Matrícula de asignaturas incluidas en el Contrato de
Estudios/Learning Agreement (se hace matrícula distinta de
la matrícula regular)
5. Matrícula de asignaturas fuera del Contrato de
Estudios/Learning Agreement: excepcionalmente, además
de las asignaturas del Contrato de Estudios, podrás
automatricular otras asignaturas (las que repitas y un
máximo de dos asignaturas más por cuatrimestre). Para
examinarte de ellas al volver a la UC3M al finalizar tu
estancia
Curso completo
Hasta 30 junio
2015
6 Abril al 6 de
Julio de 2015
(asignaturas del
1º y 2º
cuatrimestre)
1º Cuatrimestre
Hasta 30 junio
2015
2º Cuatrimestre
Hasta 31 octubre 2015
Del 10 de septiembre al 11 de noviembre de
2015
6 Abril al 6 de
Julio de 2015
Cuando el Coordinador/TAI lo apruebe en Sigma
Automatrícula (31 de agosto, 1 y 2
de septiembre)
Automatrícula estas asignaturas
junto con las del Contrato de
Estudios/Learning Agreement (31
de agosto, 1 y 2 de septiembre)
Matricula realizada de oficio por la Oficina de
Alumnos a partir de 12 diciembre 2015
Matricula realizada de oficio por la Oficina de
Alumnos de todas las asignaturas incluidas en
el Contrato de Estudios/Learning Agreement
a partir de 12 diciembre 2015
3/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
DURANTE LA ESTANCIA
Nº
Trámite
1.
Certificado
Estancia
Descripción
Plazos alumnos 1er
Cuatrim /Curso
Completo
Plazo alumnos 2º
Cuatrimestre
de El Certificado de Estancia es el formulario que justifica las fechas de inicio y fin de
tu estancia en la Universidad de destino.
Está escrito en inglés y consta de dos grandes apartados: Arrival y Departure.
Firma y Sello “Arrival” Imprime el Certificado de Estancia y cumplimenta el apartado
“Arrival” con tus datos personales. Al llegar a la Universidad de destino, preséntalo
llegar
a
la Al llegar a la universidad
en su Oficina de Relaciones Internacionales para que cumplimenten el Al
universidad
de
destino
de destino
apartado Arrival y lo firme y selle la persona responsable. Escanea el Certificado de
Estancia y envíalo a [email protected]. Para poder recibir el pago de la ayuda
económica que en su caso te pueda corresponder es imprescindible que envíes este
documento.
Más información sobre la ayuda económica Erasmus+
2.
Contrato
Estudios/
Learning
Agreement
Firma y sello “Departure” Conserva el Certificado de Estancia original para que al final
de tu estancia la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de destino te
firme y selle la fecha de salida en el apartado Departure. Al volver a la UC3M deberás
entregar en la Oficina Internacional UC3M el Certificado de Estancia original con los
apartados Arrival y Departure firmados y sellados.
de Al llegar a la Universidad de destino envía por e-mail a [email protected],
el Contrato de Estudios, Apartado BEFORE DE MOBILITY firmado y sellado por la
universidad de destino.
Antes de terminar la Antes de terminar la
estancia
estancia
Al
llegar
a
la Al llegar a la universidad
universidad de destino de destino
4/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
-Si necesitas realizar modificaciones en tu Contrato de Estudios/Learning Agreement debes seguir el siguiente proceso:
Contrato de Estudios/Learning Agreement
1. Negociación de modificaciones con tu Coordinador/TAI
2. Grabación de modificaciones en SIGMA las modificaciones de tu
Contrato de Estudios que tengan el visto bueno de tu
Coordinador/TAI y avisarle una vez lo hayas hecho
No se admitirán cambios fuera de plazo.
3. Firma de las modificaciones “DURING THE MOBILITY”:
descárgalo (botón “Imprimir Acuerdo Uni Destino”) y entrégalo
en la Oficina Internacional de la Universidad de destino para que
lo firmen y lo sellen. Conserva este documento original para
poder entregarlo en la Oficina Internacional UC3M al volver de la
estancia.
4. Matrícula de las modificaciones del Contrato de
Estudios/Learning Agreement aprobadas por tu
Coordinador/TAI.
5. Matrícula de asignaturas fuera del Contrato de
Estudios/Learning Agreement: excepcionalmente, además de
las asignaturas del Contrato de Estudios, podrás automatricular
las asignaturas que repitas y un máximo de dos asignaturas más
por cuatrimestre.
Curso completo
7 julio a 31 octubre 2015
(asignaturas del 1º y 2º
cuatrimestre)
Asignaturas 1º cuatrimestre: del
10 de Septiembre al 11 de
Noviembre de 2015
Asignaturas 2º cuatrimestre: del
15 enero al 30 marzo 2015
1º Cuatrimestre
2º Cuatrimestre
7 julio a 31 octubre
2015
Hasta 10 enero 2016
Del 10 sept. al 11 nov.
2015
Del 15 enero al 30 marzo
2015
Una vez estén todos los cambios reflejados en Sigma y aprobados por tu coordinador
A partir del 15 abril 2016
La Oficina de Alumnos de tu Facultad matriculará de oficio
las modificaciones a partir del 26 de noviembre de 2015
A partir del 15 abril 2016
A partir del 26 de noviembre de 2015
5/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
DURANTE LA ESTANCIA
Nº
Trámite:
Descripción
3.
Prórrogas
4.
Renuncias
5.
Exámenes
Puedes solicitar prórroga de estancia si eres estudiante Erasmus durante el Primer Cuatrimestre,
y quieres permanecer en tu Universidad de destino durante el Segundo Cuatrimestre.
Tu solicitud de prórroga debe ser aprobada tanto por la Universidad de destino como por la
UC3M:
- Debes solicitar la prórroga a la Universidad de destino cuando te hayas incorporado y
como muy tarde un mes antes de que finalice el primer cuatrimestre.
- Si la Universidad de destino aprueba tu prórroga debes solicitar la aprobación de la
UC3M, enviando un correo a [email protected], con toda la información sobre la
aprobación de la Universidad de destino, y siempre antes de que finalice el primer
cuatrimestre.
En caso de que se apruebe la prórroga por las dos Universidades, serás considerado Estudiante
Erasmus + a todos los efectos durante el segundo cuatrimestre, salvo que no percibirás ayuda
económica.
Si por cualquier motivo tienes que renunciar a tu estancia debes comunicarlo por e-mail
Programa de Movilidad Europea: [email protected] informando sobre la causa de la misma. Se
estudiará tu petición y se resolverá considerando tu renuncia justificada o no justificada. En caso
de no ser justificada, procederá la penalización que establezca cada Convocatoria de Movilidad.
No se admitirán reducciones de estancia.
Exámenes de asignaturas de tu Contrato de Estudios: Si no te presentas al examen de la Universidad
de destino o si suspendes tienes 2 opciones:
a) volver a presentarte en la convocatoria extraordinaria en la Universidad de destino, si la
ofrece.
b) presentarte en la UC3M en la convocatoria extraordinaria, comunicándolo con una
antelación de 15 días a tu Oficina de Alumnos.
En ningún caso podrás examinarte en la convocatoria ordinaria de la UC3M. Tampoco podrás asistir
a clase en la UC3M en esas asignaturas.
Por ejemplo, si eres alumno de intercambio de Primer Cuatrimestre, y has incluido una asignatura
UC3M de segundo cuatrimestre en tu Contrato de Estudios y la has suspendido allí, cuando vuelvas
en el 2º cuatrimestre no podrás matricular la asignatura de nuevo ni asistir a clase. Sólo podrías, si
no lo haces en destino, presentarte a la convocatoria extraordinaria en la UC3M.
Plazos alumnos
Plazo alumnos
1er Cuatrim
2º Cuatrimestre
/Curso Completo
Como muy tarde No se permite
un mes antes de
finalizar
el
primer
cuatrimestre
Durante
estancia
la Durante
estancia
la
Período
exámenes
de Período
exámenes
de
6/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
Exámenes de asignaturas fuera del Contrato de Estudios Si no puedes volver a la UC3M para
examinarte de las asignaturas que hayas matriculado fuera de tu Contrato de Estudios, tienes
derecho a dispensa por causa justificada cuando acredites que la fecha del examen en UC3M
coincide con el periodo lectivo en la Universidad de destino.
Estos exámenes no pueden realizarse a distancia.
6.
Dispensas
Dispensa de asignaturas del Contrato de Estudios No se pueden dispensar salvo enfermedad grave o
casos de fuerza mayor, debidamente justificadas.
Dispensa de asignaturas matriculadas fuera del Contrato de Estudios Consulta en la Secretaría
Virtual de tu Facultad la información sobre como dispensar estas asignaturas.
Nº
Trámite
Descripción
1.
Documentos
-Entrega en la Oficina Internacional UC3M los siguientes documentos originales, firmados y
originales y otros sellados por la Universidad de destino:
requisitos
 Certificado de Estancia: firmado y sellado.
 Contrato de Estudios/Learning Agreement (Acuerdo Uni destino de SIGMA): firmado y
sellado (Apdos. Before y During).
 Certificado de Notas (Transcripts of Records), salvo que la Universidad de destino lo haya
enviado directamente a la UC3M.
-Además deberás realizar dos trámites más, de los cuales recibirás información por correo
electrónico:
 Examen de idiomas online, a través de la plataforma OLS (Online Lingüistic Support). Al
finalizar tu estancia
 Cuestionario online a cumplimentar a través de la plataforma MT (Mobility Tool).
Cuando hayas entregado todos los documentos originales arriba señalados, así como cumplido los
otros dos trámites, recibirás la parte restante de la ayuda económica Erasmus
Reconocimiento
La Oficina Internacional UC3M procederá a convertir las calificaciones que hayas obtenido en la
de calificaciones
Universidad de destino en calificaciones UC3M.
Consulta las Tablas de Equivalencias y reglas de conversión.
Reglas generales para la conversión de calificaciones
1.- Coincidencia exacta entre la denominación de las asignaturas del Certificado de Calificaciones
Plazo que
indique la
Oficina de
Alumnos de tu
Facultad
Plazo
que
indique
la
Oficina
de
Alumnos de tu
Facultad
Plazos alumnos
1er Cuatrim
/Curso Completo
Al volver de la
estancia
Plazo alumnos
2º Cuatrimestre
Al recibir en la
Oficina
Internacional
UC3M el
Certificado de
Al recibir en la
Oficina
Internacional
UC3M el
Certificado de
DESPUÉS DE LA ESTANCIA
2.
Al volver de la
estancia
7/8
TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016
CAMPUS DE GETAFE
original y las del Contrato de Estudios.
Calificaciones de
2.- Se tomará la calificación (Local o ECTS) que conste en el Certificado de Calificaciones de la la universidad de
Universidad de destino y se convertirá en calificación UC3M, de acuerdo con lo que disponga la destino
Tabla de Equivalencias.
3.- Si en el Certificado de Calificaciones de la Universidad de destino constan dos calificaciones para
una misma asignatura, Local y ECTS: se convertirán ambas de acuerdo con la Tabla de Equivalencias
y se reconocerá la que te resulte más favorable.
4.- Matrícula de Honor en UC3M: se reconocerá únicamente cuando la calificación convertida sea
Sobresaliente y la Universidad de destino acredite que te encuentras entre el 5% de las mejores
calificaciones de tu clase.
5.- Suspenso: se convertirá, en cualquier caso, en una calificación de 4 sobre 10 en UC3M.
6.- En el supuesto de que en el Contrato de Estudios se haya reconocido una asignatura UC3M por
varias asignaturas en destino con distinto número de créditos, ej. Asignatura A: 3 créditos,
Asignatura B: 6 créditos, las calificaciones obtenidas se reconocerán de la siguiente manera:
- 1º se convertirán cada una de las calificaciones de acuerdo con la Tabla de Equivalencia
correspondiente.
- 2º se hará la media ponderada de las calificaciones reconocidas teniendo en cuenta el
número de créditos de destino. El resultado de esta media será la calificación final UC3M.
7.- En caso de duda en la aplicación de las Tablas de Equivalencias y reglas de conversión anteriores,
la Oficina Internacional UC3M podrá recabar el criterio de los Centros, a través de los Vicedecanos
de Intercambio Académico.
Calificaciones de
la universidad de
destino
8/8