Resolución 62 de 2000

RESOLUCION 62 DE 2000
(enero 28)
Diario Oficial No 43.901, del 21 de febrero de 2000
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
Por la cual se establecen los principios del control,
vigilancia e interventoría de contratos y convenios que
celebre el Departamento Administrativo Nacional de Estadística
DANE y/o el Fondo Rotatorio del DANE -Fondane- y se deroga
la Resolución 0386 de 1997.
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA -DANE, Y REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO
ROTATORIO
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
FONDANE,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial
las conferidas en los Decretos 590 de 1991 y 2118 de 1992 y
por la Ley 80 de 1993,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 4o. de la Ley 80 de 1993, faculta a las entidades estatales para
la consecución de sus fines, a exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto
contratado, velar por el mantenimiento del equilibrio financiero del contrato,
verificar periódicamente el cumplimiento de las condiciones de calidad
ofrecidas por los contratistas y exigir que esta se ajuste a los requisitos
mínimos de las normas técnicas obligatorias, gestionar el reconocimiento y
pago de sanciones y garantías, adoptar las medidas para mantener durante el
desarrollo del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras
existentes al proponer en eventos de licitación o concurso o de contratar en
caso de contratación directa;
Que el artículo 14 del Estatuto Contractual, estableció como uno de los medios
que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto
contractual, la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución
del contrato;
Que de conformidad con el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores
públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado respondiendo
por sus actuaciones y omisiones antijurídicas indemnizando los daños
causados por ellas;
Que el artículo 53 de la norma en comento, establece la responsabilidad civil y
penal de los interventores internos y externos, por el incumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato de interventoría, y por los hechos u
omisiones a ellos imputables que causen perjuicio a la entidad, derivados de la
celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido
o ejerzan la interventoría;
Que en virtud de lo anterior se hace necesario establecer las funciones de los
interventores y de los encargados de la interventoría ejercer el control y
vigilancia de los contratos y convenios que celebren el DANE o Fondane, y los
procedimientos aplicables,
RESUELVE:
ARTICULO 1o. REQUISITOS PARA SER ENCARGADO DEL CONTROL Y
VIGILANCIA Y/O INTERVENTOR. Para ejercer el control y vigilancia o la
interventoría de los contratos que suscriba el DANEFondane, la entidad
designará a una persona natural o jurídica idónea en la materia objeto del
contrato y se le designará mediante comunicación escrita por parte del
funcionario competente. Esta actividad no podrá ser delegada.
ARTICULO 2o. FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL
CONTROL Y VIGILANCIA Y/O INTERVENTOR. Las funciones de control,
vigilancia o interventoría, podrán ser adicionadas o modificadas por el
funcionario competente cual es el Ordenador del Gasto o el representante legal
dependiendo de la naturaleza y condiciones del contrato o convenio.
Quien ejerza el control, vigilancia o interventoría, deberá revisar y analizar en
forma completa y detallada todos los documentos que hacen parte integrante
del contrato o convenio, lo cual le permitirá discernir, interpretar y evidenciar los
diferentes tipos de resultados de naturaleza técnica, legal o administrativa que
demanden las obligaciones contractuales.
Serán funciones y obligaciones del interventor y/o de quien ejerza el control y
vigilancia, las siguientes:
A. Respecto de todos los contratos - generales:
1. Vigilar el desarrollo de los trabajos con base en lo estipulado en el contrato,
teniendo en cuenta los objetivos y alcances básicos de las obras contratadas y
las especificaciones dadas por la entidad.
2. Los convenios o acuerdos entre la entidad y el contratista, relacionados con
la ejecución y desarrollo de los convenios, acuerdos y/o contratos, deberán
realizarse por escrito por medio de actas firmadas por las partes.
3. Colaborar con el contratista para que los trabajos se desarrollen en forma
eficiente y adecuada, para el buen éxito de los trabajos y de los intereses de la
entidad.
4. Exigir el cumplimiento estricto del contrato, convenios, acuerdos, actas y
autorizaciones.
5. Convenir con el contratista, la orientación que se le debe dar a las diversas
actividades.
6. Exigir al contratista la presentación, con ocho (8) días hábiles de anticipación
al inicio de los trabajos, el cronograma de los mismos para su aprobación.
7. Vigilar el cumplimiento de los programas de trabajo previa aprobación, de
acuerdo con el cronograma presentado por el contratista.
8. Vigilar la utilización de los recursos de personal, servicios, etc., para que se
cumplan los objetivos y alcances del contrato.
9. Si es del caso enviar con quince (15) días calendario de anticipación al
vencimiento del plazo pactado, a la Oficina Jurídica de la Entidad, la solicitud
de prórroga del mismo para que conceptúe si es viable o no aceptar la petición
hecha por el contratista y relacionando las razones al respecto.
10. Informar al jefe inmediato y si es del caso, al Director de la entidad, sobre
cualquier motivo que lleve a la suspensión del contrato, haciendo una
explicación pormenorizada y manifestando el tiempo por el cual se debe
suspender la ejecución de los trabajos, informe que debe ser presentado en
forma inmediata y tan pronto tenga conocimiento del hecho o hechos que
justifiquen o conlleven a la suspensión, informe este, que debe ser remitido
oportunamente a la Oficina de Licitaciones y Contratos con el fin de que esta
elabore la respectiva acta de suspensión;
11. Informar en forma inmediata a la Oficina Jurídica, a la Oficina de
Licitaciones y Contratos y al ordenador del gasto, de las modificaciones que
incidan en el alcance o valor del mismo, con el fin de que se tomen las medidas
respectivas;
12. Velar y exigir al contratista que las garantías contempladas en el contrato,
estén vigentes por todo el plazo de ejecución y vigencia de los compromisos
contractuales y que sean presentadas y renovadas oportunamente.
13. Elaborar y suscribir junto con el contratista, el acta de iniciación en los
casos en que ello se requiera, de los trabajos en los términos establecidos en
el mismo.
14. Elaborar y suscribir junto con el contratista, el acta de recibo definitivo de
los trabajos, para lo cual tiene un plazo máximo de quince (15) días calendario,
contados a partir del vencimiento del plazo contratado, para remitirla
debidamente firmada a la Oficina Licitaciones y Contratos del DANE o a la
Oficina de contratos de cada Oficina Regional.
15. Suscribir junto con el contratista, el acta de liquidación final del contrato, en
los mismos plazos establecidos en el numeral 14. El acta de liquidación final
será elaborada por la Oficina Licitaciones y Contratos del DANE o a la Oficina
de contratos de cada Oficina Regional.
16. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas
en el contrato, por parte del contratista, deberá conceptuar a la Oficina Jurídica
de la entidad, si se imponen multas o sanciones o se da por terminado el
contrato, manifestando igualmente las razones o hechos materia del
incumplimiento.
17. Anexar todas las certificaciones, informes y documentos necesarios para la
suscripción del acta final de liquidación, dentro de los cuales se debe contar
con el informe final de actividades del contrato cuando este lo exija, reporte de
pagos o estado de cuenta emitido por la División Financiera en el caso del
DANE central o por las tesorerías de las Oficinas Regionales si es del caso.
B. Control a nivel financiero: Son actividades de control financiero las
siguientes:
1. Mantener actualizada la información referente al estado financiero del
contrato, convenio y/o acuerdo.
2. Solicitar la revisión o actualización de precios cuando se produzcan
fenómenos que alteren el equilibrio financiero del contrato, convenio y/o
acuerdo.
3. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante la ejecución del
contrato, convenio y/o acuerdo, las condiciones financieras existentes al
momento de proponer en los casos en que se haya contratado a través de
licitación pública o concurso, o de contratar en los casos de contratación
directa.
4. Actuar de manera tal que por su causa no sobrevenga mayor onerosidad ni
para el contratista ni para la entidad.
C. Control Administrativo: Son actividades a nivel administrativo:
1. Elaborar un formato de seguimiento, el cual contendrá como mínimo los
siguientes datos: Entidad contratante, nombre del contratista, clase de contrato,
convenio y/o acuerdo, objeto, plazo de ejecución, valor, control de pagos y
gastos mes a mes, fecha de vencimiento y proyecto a los que corresponde.
Este formato deberá mantenerse actualizado;
2. Certificar oportunamente el recibo a satisfacción de la obra o bienes según lo
estipulado en el texto del contrato. Bajo ninguna circunstancia, podrá emitir
certificación para el último pago del contrato o convenio que vigila, sin que se
hayan ejecutado y obtenido todos los resultados perseguidos en el objeto,
términos de referencia, propuesta y cuerpo de obligaciones del mismo.
3. Confrontar con las normas técnicas, la calidad de los bienes y servicios
contratados, y si es el caso, comunicar oportunamente el incumplimiento o
siniestro al ordenador del gasto, Oficina Jurídica y a la Oficina de Licitaciones y
Contratos, con el fin de tomar las medidas necesarias.
4. En caso de incumplimiento parcial o total, y dentro del plazo de ejecución del
contrato, convenio y/o acuerdo, el interventor deberá requerir por escrito al
contratista para que este se allane al cumplimiento de sus obligaciones
contractuales, sin perjuicio de las sanciones o acciones que se puedan
interponer ante la reiteración de la conducta del mismo.
5. Mantener actualizada la información y archivar toda la documentación
relativa al contrato. Una vez cumplido el plazo de ejecución, la enviará junto
con el informe final de actividades del contratista a la Oficina de Licitaciones y
Contratos para proceder a su respectiva liquidación si a ello hubiere lugar.
6. Notificar al Ordenador del Gasto cuando por cualquier circunstancia no
pueda ejercer la actividad de interventoría y/o de control y vigilancia del
contrato o convenio asignado.
7. Suscribir el acta de liquidación del contrato en caso que no se pueda dar
cumplimiento al numeral 15 del literal a) del artículo 3 de la presente resolución.
8. Notificar a la Oficina de Inventarios, de la terminación del contrato vigilado
con el fin de que esta proceda al recibo de los bienes devolutivos asignados al
contratista para el cumplimiento de su actividad.
ARTICULO 3o. Si a ello hubiere lugar, los contratos, convenios y/o acuerdos
suscritos por la entidad deberán cumplir con la suscripción de un acta de
iniciación de las actividades, la cual deberá contener los siguientes requisitos:
1. Lugar y fecha donde se inician los trabajos.
2. Enunciación de las personas que intervienen en el acto.
3. Plazo que tiene el contratista para entregar los trabajos y fecha de
vencimiento del contrato.
4. Mencionar, si es el caso, la cuantía del anticipo o pago anticipado recibido
por el contratista y la fecha de su recibo.
5. Enunciar que el contratista presentó en tiempo el cronograma de trabajo
debidamente aprobado por el interventor y/o el encargado del control y
vigilancia del contrato.
ARTICULO 4o. Cuando dentro de la ejecución de los trabajos sea necesario
realizar obras adicionales, complementarias o accesorias, el interventor y/o el
encargado del control y vigilancia, deberá cumplir previamente lo siguiente:
1. Solicitar al contratista, cotización o presupuesto de las obras adicionales,
complementarias o accesorias, en un plazo máximo de cinco días calendario,
antes de la ejecución de las mismas.
2. Solicitar a la dependencia de presupuesto, si existe disponibilidad
presupuestal en el rubro correspondiente, para realizar la obra adicional,
complementaria o accesoria, basado en la cotización o presupuesto presentado
por el contratista, e informar por escrito al ordenador del gasto.
3. Cumplido el procedimiento descrito en los numerales 1 y 2, el interventor
enviará inmediatamente a la Oficina Jurídica, los documentos mencionados,
con la debida antelación, con una justificación de carácter técnico, que
demuestre la necesidad de realizar la obra adicional, complementaria o
accesoria y esta a su vez enviará a la Oficina de Licitaciones y Contrato para la
elaboración del otrosí
perfeccionamiento.
o
contrato
adicional
para
su
legalización
y
PARAGRAFO. El interventor y/o el encargado del control y vigilancia, no podrá
autorizar ninguna modificación hasta tanto no reciba la autorización del
Ordenador del Gasto respectivo, previo visto bueno de la Oficina Jurídica de la
Entidad o quien haga sus veces en las diferentes oficinas regionales.
ARTICULO 5o. El interventor y/o el encargado del control y vigilancia, una vez
suscritas las actas de iniciación, suspensión, recibo definitivo y liquidación final,
enviará el original y la copia en forma inmediata a la Oficina de Licitaciones y
Contratos de la Entidad.
ARTICULO 6o. El incumplimiento por parte del interventor y/o del encargado
del control y vigilancia, de cualquiera de las funciones y obligaciones
establecidas en la presente resolución y que cause perjuicios al DANEFondane, podrá ser objeto de las sanciones disciplinarias correspondientes,
independientemente de las acciones civiles o penales a que haya lugar.
ARTICULO 7o. La interventoría que ejerza un interventor externo en los
contratos celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso
público, requieren de coordinación por parte de la administración, la que será
ejercida por el servidor público que designe el Director o Subdirector de la
Entidad. El citado interventor, deberá reunir los mismos requisitos que se
exigen para el interventor interno.
ARTICULO 8o. Quien ejerza el control, vigilancia o interventoría, está obligado
a visitar los trabajos u obra y/o evaluar el servicio realizado, por lo menos una
(1) vez al mes, para el cabal cumplimiento de sus funciones.
ARTICULO 9o. Quien ejerza las funciones de control, vigilancia o interventoría,
deberá ceñirse estrictamente a lo estipulado en dichas funciones y no podrá
tomar decisiones de carácter administrativo diferentes a las contempladas en la
presente resolución; por consiguiente, no le es permitido ordenar variaciones
en el plazo, objeto o valor del convenio, contrato y/o acuerdo, puesto que estas
facultades son de competencia exclusiva del Representante Legal de la
Entidad, en quien se haya delegado la función contractual. Toda instrucción,
observación o concepto que emita quien ejerza el control, vigilancia o
interventoría, deberá hacerse por escrito con el fin de que exista constancia de
la actuación.
ARTICULO 10. DEROGATORIA. Se deroga la Resolución 0386 de 1997 a
partir de la fecha de expedición de la presente resolución.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 28 de enero de 2000.
El Director del Departamento Administrativo Nacional
de Estadística, DANE y del Fondo Rotatorio del Dane, Fondane,
RENÉ VERSWYVEL VILLAMIZAR.