manual de evaluación de desempeño

ISHI INTERCOL
MANUAL DE
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO
LEIDY YOLIMA MOGOLLON REY
LINDA KATERIN ESCOBAR FLOREZ
ASLEIDY DAYANA HERNANDEZ LADINO
LIRA ISIS PAEZ ESPITIA
SANDRA CASTAÑEDA CAMACHO
ANDREA CASTAÑEDA CAMACHO
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2013
[ISHI INTERCOL / calle 133 N°146 B-47 SUBA – TEL: 4880150
MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción………………………………………………………………………4
2. Justificación………………………………………………………………………5
3. Objetivos…………………………………………………………………………..6
3.1 objetivo general………………………………………….…………………..6
3.2 objetivos específicos………………………………………………………..6
4. glosario……………………………………………………………………………7
5. procedimiento de evaluación de desempeño
6. instructivos
6.1. Instructivo evaluación de desempeño
6.2. Instructivo entrevista de retroalimentación
6.3. Instructivo Plan de mejora
7. Formatos
7.1 formato evaluación de desempeño
7.2 formato entrevista de retroalimentación
7.3 formato plan de mejora
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
INTRODUCCIÓN
Para algunos autores el concepto evaluación de desempeño aparece a comienzos
de la sociedad la cual siempre ha buscado dar juicios de valor a las acciones y
actitudes de las personas. Para otros, aparece en el siglo XIX con el proceso de
industrialización que se produjo en Estados Unidos. A medida que se incrementó
la complejidad de las labores a partir de la Revolución Industrial, se ve la
necesidad de incorporar métodos que sean efectivos a la hora de evaluar la forma
como las personas desarrollan sus labores; ya que cada vez eran más complejas
y requerían más técnicas que ayudaran a las organizaciones a evaluar los
conductas de sus empleados. La evaluación de desempeño como método ha
sufrido profundas transformaciones conceptuales y funcionales a lo largo de la
historia y especialmente en el siglo XX y XXI.
Hoy en día la evaluación del desempeño es la forma más usada para estimar o
apreciar el desenvolvimiento del individuo en el cargo y su potencial de desarrollo.
Se puede decir entonces, que la evaluación del desempeño puede definirse como
el procedimiento mediante el cual se califica la actuación del empleado teniendo
en cuenta el conocimiento y el desempeño en el cargo.
El propósito del presente Manual es apoyar al trabajador y jefe para facilitar su
aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador, por lo cual este manual ha
sido elaborado mediante una metodología que permita la flexibilidad para su
modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las
políticas que emita la empresa.
Este Manual debe ser dado a conocer a todos los funcionarios relacionados con el
proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la empresa
deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
JUSTIFICACIÓN
El presente Manual de Evaluación de Desempeño busca determinar el valor del
trabajo desplegado por el empleado en la organización y a la vez sirve para medir
el nivel competitivo de la empresa ya que la suma de todos los puestos con buen
desempeño refleja eficiencia y logro de los objetivos de las unidades y de la
empresa en su conjunto. A través de este instrumento se busca establecer un
sistema de evaluación con las respectivas normas para su aplicación.
La Evaluación de Desempeño en ocasiones genera estrés y malestar entre los
trabajadores, pero cuando el diseño es el correcto, se transforma en una potente
herramienta para alinear a los trabajadores en cómo conseguir los objetivos. Al
identificar los conocimientos, las funciones y responsabilidades principales de
cada cargo, se deben seleccionar aquellos aspectos que son centrales en el
quehacer del trabajador y la relación de estas funciones con indicadores de
resultados. Esto le ayudara al trabajador a sentirse valorado y tendrá mayor
claridad de qué se le exige en su cargo. Además, permite mejorar las condiciones
de trabajo, detectar necesidades de capacitación y fortalecer las conductas
positivas del personal.
Para que este proceso sea completo, se debe evaluar respetando las fechas,
establecidas para su aplicación dependiendo del cargo y de la necesidad de ir
supervisando las metas. Es importante hacerlo, ya que es un acto que establece
orden y tranquilidad (nada mejor que obtener una retroalimentación sobre los
resultados para corregir los errores y fortalecer los aciertos).
A través de este Instrumento de Evaluación de Desempeño se podrá tener
personas más preparadas y orientadas a resultados. Para ello se debe destacar lo
bueno (el cumplimiento de metas y las fortalezas del personal) y corregir lo malo
(debilidades que se deben trabajar). Generando así sentido de equipo, quienes
están mejor evaluados pueden apoyar a los otros, y poner una meta de equipo
que mejorar.
Como instrumento de administración de personal, este Manual permite definir
objetivos, medir el nivel de logros y en función de ello tomar decisiones respecto
del desarrollo futuro de cada trabajador con el fin último de alinear los objetivos
individuales con los de la organización.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Medir el rendimiento y el comportamiento del trabajador en su puesto de trabajo y
de manera general en la organización y sobre esa base establecer el nivel de su
contribución a los objetivos de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Verificar el cumplimiento de los objetivos y los estándares individuales en cuanto a
productividad, cantidad y calidad del trabajo.

Valorar periódicamente la importancia del aporte individual de cada trabajador y de
las unidades o grupos de trabajo.

Medir y determinar con precisión el rendimiento de los trabajadores y sobre esa
base asignar bonificaciones e incentivos.

Reforzar el uso de los métodos de evaluación como parte de la cultura
organizacional.

Mejorar la relación superior y subordinado, al verificar el desempeño individual.

Prever información de retroalimentación para mejorar el comportamiento laboral
de los trabajadores.

Proporcionar datos para efectuar promociones de los colaboradores a puestos o
cargos de mayor nivel.

Efectuar rotación del personal de acuerdo a los conocimientos, habilidades y
destrezas mostradas en su desempeño.

Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
GLOSARIO
Ambiente Laboral: Medio ambiente humano y físico en el que un individuo
desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfacción y el bienestar laboral y por
lo tanto en la productividad.
Adaptabilidad: Capacidad de las personas para acomodarse a los cambios sin
que estos afecten su rendimiento y nivel de compromiso en su ambiente laboral.
Actitud Responsable: Es la capacidad de un individuo de actuar de manera
correcta en las diferentes situaciones basado en parámetros ya establecidos.
Administración por objetivos: Método por el cual el personal del nivel
administrativo de una organización junto con la parte operativa y subordinados de
forma conjunta deciden los objetivos que se van a perseguir en determinada línea
de producción, unidad administrativa, sucursal, para conseguir los resultados y
metas organizacionales.
Autoevaluación: capacidad de análisis y evaluación de uno mismo, para medir
nuestro desempeño, rendimiento y accionar de manera objetiva frente a las
situaciones que se nos presentan y las actividades que realizamos, para poder
realizar los ajustes que nos permitan la autocorrección y el crecimiento personal.
Coevaluación: Es el proceso de valoración conjunta que realizan los integrantes
de un grupo de trabajo sobre la actuación del mismo, atendiendo a criterios de
evaluación o indicadores establecidos por consenso.
Clima organizacional: son percepciones e interpretaciones relativamente
permanentes que los individuos tienen con respecto a su organización y producto
de la interacción con la misma, que a su vez influyen en la conducta de los
trabajadores, diferenciando una organización de otra. Por tanto es una percepción
más personal que de la organización, pues para unos y otros puede significar algo
distinto.
Competencias actitudinales: Son aquellos componentes y comportamientos
actitudinales de un individuo que muestran su capacidad para obtener resultados
en forma rápida y eficaz, garantizando así el éxito de su gestión en un cargo
específico; incluye aquellas actitudes de índole personal que demuestran la
eficiencia propia de un individuo. Tales como: Liderazgo, Astucia, Recursividad y
Toma de decisiones.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Competencias aptitudinales: Es la capacidad o habilidades que tiene una
persona para realizar satisfactoriamente una actividad laboral adquiriendo el
mínimo de recursos para poder desempeñar correctamente la actividad.
Competencias laborales: Son el conjunto de conocimientos, habilidades,
actitudes y valores que un individuo debe poseer para desempeñarse de manera
apropiada en un entorno laboral determinado.
Cultura Organizacional: Son una serie de creencias y lineamientos básicos
compartidos por los miembros de una organización y que definen de manera
elemental la imagen que tiene la empresa de sí misma y de su entorno. Valores,
normas y declaraciones sobre lo que es importante para la empresa y cómo debe
tratarse a los empleados.
Dirección Administrativa: Es la relación en la cual una persona dirigente
interactúa con sus subordinados, e influye en el conjunto para que trabajen juntos
voluntariamente en tareas relacionadas para lograr un objetivo en común.
También se puede citar como una influencia bajo la cual los subordinados aceptan
voluntariamente la dirección y el control por parte de otra persona o jefe, o bien, es
la función del proceso administrativo que consiste en guiar las acciones hacia el
logro de los objetivos.
Direccionamiento estratégico: Formulación y estipulación de las finalidades y
propósitos de una empresa, plasmadas en un documento donde se consignan los
objetivos definidos para un largo plazo, por lo general a cinco o diez años que, se
convierten en el conjunto de estrategias y parámetros de acción, para la
supervivencia, crecimiento, perdurabilidad, sostenibilidad y, por sobre todo, de
servicio a sus clientes o usuarios.
Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y
eficiencia, con que ha sido ejecutada una labor y empleados los recursos
destinados a alcanzar un objetivo previsto, facilitando la adopción de medidas
correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas.
Heteroevaluación: Consiste en la evaluación que realiza una persona sobre otra,
su trabajo, su actuación, su rendimiento, etc.
Juicio Evaluativo: Es un juicio incondicional que asevera que una acción o
actividad es mejor que otra para la ejecución de una tarea o la obtención de un
logro determinado, bajo una percepción particular.
Objetividad: Es la capacidad de ver y analizar las situaciones de la manera
correcta y como son, no como el individuo en particular las quiere ver.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Planeación estratégica: Es el proceso definido y estipulado a través del cual se
declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa e
interna de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las
estrategias y planes necesarios que se deben ejecutar para alcanzar dichos
objetivos.
Retroalimentación: Es la respuesta que obtienes de las personas que reciben un
mensaje tuyo o intercambio de información, y te sirve como elemento de juicio
para evaluar si se entendió lo que quisiste decir, se desarrolla al saber escuchar y
procesar de manera adecuada la información recibida generando un cambio
positivo en la persona que la recibe.
Trabajo en equipo: Es la disposición y facilidad de un individuo para participar
como miembro totalmente integrado en un equipo de trabajo para la consecución
de un objetivo, del cual no se tiene por qué ser necesariamente el jefe, siendo un
colaborador eficaz incluso cuando el equipo se encuentra trabajando en algo que
no está directamente relacionado con intereses personales.
Trabajo individual: La ejecución de una actividad o tarea
persona de manera individual.
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por parte de una
MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1. procedimiento de evaluación de desempeño
INSTRUCTIVOS
INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación de 360 grados es necesario
seguir los siguientes pasos:
Información general:





Nombre y apellido del evaluado
Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación
Nombre y apellido del evaluador
Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)
Indicadores de gestión:
Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el
evaluador de acuerdo con la misión, meta o finalidad asignada a su dependencia y
dentro del marco de las funciones del empleado. Plantee indicadores objetivos y
de real evaluación
Calificación:
Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:
Marque con una X el grado de consecución, siendo:
Supera las expectativas
100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas
76 a 100% de cumplimiento
Cumple la mayoría de las expectativas
51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas
26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas
0 a 25% de cumplimiento
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Comentarios:
El encuestado debe ser lo más objetivo posible para asignar las calificaciones de
cada indicador, asimismo debe señalar con una X la calificación que mejor
describa al evaluado. Si la calificación es 1 ó 5, deben justificar con un breve
comentario por qué escogió dicha calificación
Firma del evaluado y del evaluador:
Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador
debe firmar en el correspondiente espacio asignado.
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN
Para utilizar y diligenciar el formato de entrevista de retroalimentación es
necesario seguir los siguientes pasos:
Información general:





Nombre y apellido del evaluado
Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación
Nombre y apellido del evaluador
Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)
Escala de Calificación:
Método para calificar y categorizar los aspectos a evaluar.







No.: Numere cada uno de los indicadores a evaluar.
Indicador: escriba el indicador que se evaluó.
Porcentaje obtenido: escriba el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada
indicador.
Porcentaje esperado: se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo
con la meta de cada indicador.
Comentarios y/o observaciones: escriba los comentarios de los resultados
de cada indicador.
Puntaje total: sume todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y
divídalos en el número de indicadores, el resultado será el promedio del
puntaje obtenido.
Fortalezas: Indique cuales fueron las características en las que presenta
mayor habilidad y destreza.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta
mayor carencia, que aspectos merece acciones correctivas
INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA
Para utilizar y diligenciar el formato de plan de mejora es necesario seguir los
siguientes pasos:
Información general:





Nombre y apellido del evaluado
Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación
Nombre y apellido del evaluador
Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)
Descripción:









Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el
nombre del evaluado
Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta
mayor carencia, que aspectos merece acciones correctivas
Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted
planteará como acción de mejora a las debilidades halladas.
Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la
actividad planteada para subsanar la debilidad.
Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.
Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la
meta propuesta, si las actividades sobrepasan una vigencia, debe
determinar para cada año el porcentaje de cumplimiento y en lo posible
defina un posible entregable, que le permita a al evaluador evaluar el
nivel de avance de la actividad. Coloque la fecha de inicio de plan de
mejora y al final del proceso coloque la fecha final.
Responsable(s): Escriba en Cargo y nombre de la persona responsable de
adelantar la actividad
Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los
aspectos positivos o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de
mejora y cual fue el nivel de cumplimiento.
Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere
necesarios.
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de
evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en
el correspondiente espacio asignado.
FORMATOS
Formato evaluación de desempeño
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
DATOS DEL EVALUADO
NOMBRES:
APELLIDOS:
CARGO ACTUAL:
FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES:
APELLIDOS:
Relación con el evaluado:
Jefe inmediato
supervisado
Cliente Inter.
Colega (par)
INDICADORES DE GESTIÓN
Marque con una X la respuesta que
usted cree que es correcta.
CALIFICACIÓN
COMENTARIOS
DESEMPEÑO EN EL TRABAJO
1. Planifica y organiza el trabajo para
lograr objetivos.
2. Está motivado para lograr diversos
resultados.
3. Es creativo para proyectar nuevas
ideas.
4. Le preocupa el aprovechamiento
de los recursos de la empresa
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1. Su comunicación oral es eficaz.
1
2
3
4
5
2. Se comunica por escrito con
eficacia.
1
2
3
4
5
COMUNICACIÓN
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
3. En reuniones de trabajo contribuye
con información relevante.
1
2
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2
3
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5
1
2
3
4
5
DESARROLLO PROFESIONAL
1. Solicita y obtiene de su jefe
inmediato,
la
aprobación
y
autorización de sus planes de
desarrollo profesional y logra así,
nuevas oportunidades de aprendizaje
y crecimiento.
2. Proyecta su desarrollo profesional
de acuerdo con las políticas y
objetivos de la institución.
3. Aplica los nuevos aprendizajes
obtenidos en la capacitación adquirida
recientemente.
4.- Aprovecha las oportunidades de
desarrollo profesional para mejorar su
Productividad.
OBJETIVIDAD
Cumple con sus funciones con
absoluta imparcialidad
Empleo de métodos de investigación
que garanticen la recopilación técnica
y científica de evidencias
Informa sobre los actos u omisiones
constitutivos de delito de sus
subordinados o iguales en categoría
jerárquica.
Atiende con diligencia la solicitud de
auxilio o queja de la ciudadanía, y de
sus propios subordinados
EFICIENCIA Y EFICACIA
.
Evitar que las pruebas pierdan su
calidad probatoria y se facilite la
correcta tramitación del procedimiento
correspondiente.
Cumple y hace cumplir con diligencia
las órdenes que recibe con motivo del
desempeño de sus funciones.
Evita todo acto u omisión que
produzca
deficiencia
en
su
cumplimiento
Entrega la información que le es
solicitada por otras Instituciones de
Seguridad Pública, en los términos de
las leyes correspondientes
FIRMA EVALUADOR
FIRMA EVALUADO
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Formato entrevista de retroalimentación
Entrevista de retroalimentación
DATOS DEL EVALUADO
NOMBRES:
APELLIDOS:
CARGO ACTUAL:
FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES:
APELLIDOS:
Relación con el evaluado:
Jefe inmediato
supervisado
Cliente Inter.
Colega (par)
ESCALA DE CALIFICACIÓN
Supera las expectativas
100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas
76 a 100% de cumplimiento
Cumple la mayoría de las expectativas
51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas
26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas
0 a 25% de cumplimiento
INDICADORES DE GESTIÓN
No.
DESCRIPCIÓN INDICADOR
PUNTAJE
OBTENIDO (%)
PUNTAJE
ESPERADO
(%)
100%
1
Desempeño en el trabajo
2
Comunicación
100%
3
Desarrollo profesional
100%
4
Objetividad
100%
5
Eficiencia y eficacia
100%
13
COMENTARIOS Y/O
OBSERVACIONES
MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
PUNTAJE TOTAL
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Formato plan de mejora
PLAN DE MEJORA
DATOS DEL EVALUADO
APELLIDOS:
NOMBRES:
CARGO ACTUAL:
FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES:
Relación con el
evaluado:
APELLIDOS:
Jefe inmediato
supervisado
DESCRIPICIÓN
Persona que requiere
plan de mejora
Debilidades (aspectos
que necesitan acción
correctiva)
Descripción acción de
mejora
Objetivo(s)
Metas(s)
Plazo de ejecución
Fecha inicio
Fecha fin
Responsable(s)
14
Cliente Inter.
Colega (par)
MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Indicador
cumplimiento
de
Observaciones
Nombre y firma evaluado
Nombre y firma del evaluador
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