Plan de Mejoramiento - CENTRO DERMATOLOGICO

INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
No.
Código
hallazgo
Descripción hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del
hallazgo
Acción de
mejoramiento
Debilidades en la
formulación de los
planes
1
2
3
4
1101002
1506100
Cumplimiento Plan de Acción: La entidad no
cumplio con lo establecido en el plan maestro,
ni en el cuadro de mando integral, no se
realizaron las publicaciones en revistas
indexadas que tenía establecidas de 5 publicó
2; con respecto a los eventos adversos su meta
es 0, pero se presentaron 7 y durante la
vigencia no se logro la acreditación del
Debilidades en el
laboratorio de patología.
seguimiento de los
diferentes planes
Hojas de vida: Se estableció que las carpetas
de las hojas de vida de los funcionarios no se
encuentran completas, dado que no contienen
todos los documentos que respaldan las
diferentes novedades de personal que han
tenido desde el momento de su vinculación
(carta de aceptación del cargo, resoluciones de
asignación de prima de coordinación)
Debilidades en el
seguimiento de
control interno
Metas no
cumplidas
Información
incompleta
Acompañamiento a
las áreas operativas
en la elaboración del
plan anual y evaluar
en forma trimestral el
cumplimiento de las
actividades
planeadas.
Revisar, ordenar y
completar las hojas
laborales
del
personal
que
ha
estado vinculado con
la entidad desde el
año 2008
Propósito de la
Acción de Mejora
Descripción de las
Actividades
1404004
1404100
Emisión Magazín: Se pudo establecer que el
Dermatológico emitió 2 capítulos del Magazín
“escrito en la piel” sin que sobre ellos existiera
respaldo de un contrato, toda vez que el
contrato No. 21 de 2010 iba hasta el 17 de
octubre de 2010 y el nuevo contrato No. 120 se
inicia el 2 de noviembre, dejando sin respaldo
las emisiones del 24 y 31 de octubre, lo que
genera legalización de hechos cumplidos
No permite conocer
desde el contrato,
de
las
actividades
y
Capacitar y hacer
efectivamente
realizadas por el seguimiento a los
supervisores
de
contratista
contratos frente al
Manual
de
Contratación
y
Compras
de
la
entidad,
dándole
aplicación
a
lo
establecido en la
Resolución 127 de
2009
Debilidades en la
planeación
y Legalización
de
seguimiento en la hechos cumplidos
contratación
Denominación de la
Unidad de medida
de la Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
Fecha
Plazo en semanas
iniciación de la terminación de la
de la Actividad
Actividad
Actividad
Acompañar a las áreas
Plan Operativo Anual
operativas
en
la
de cada área
elaboración del POA
1
08/08/2011
08/02/2012
26,29
Evaluar
en
forma
trimestral
el Matriz de avance del
metas cumplimiento de las
POA
por metas del POA
e
3
02/08/2011
16/02/2012
28,29
Establecer
alcanzables
anualidad
identificar
oportunamente
externalidades que
pudiesen ocasionar
el incumplimiento de
las mismas.
Area
Responsable
ASESOR DE
DIRECCIÓN
Disponer de un espacio
en
el
Comité
de
Dirección para que las Actas del Comité de
gerencias
medias
Dirección
presenten los avances
del POA
3
10/08/2011
31/12/2011
20,43
Realimentar
a
la
Dirección General sobre Comunicación interna
desviaciones detectadas
3
02/08/2011
16/02/2012
28,29
80
08/08/2011
31/12/2011
20,71
80
08/08/2011
31/12/2011
20,71
Hojas de vida
100%
08/08/2011
31/12/2011
20,71
Jornada de
capacitación
3
08/08/2011
31/12/2011
20,71
ASESORÍA
JURÍDICA
Informes
2
08/08/2011
31/12/2011
20,71
ASESORÍA
JURÍDICA
Revisar contra lista de
chequeo la completitud
de las hojas laborales
Lista de chequeo
Hojas
de
vida
actualizadas
y Ordenar las carpetas
disponibles
del según los parametros Archivo de hojas de
del Proceso de Gestión
vida
personal activo
Documental
Completar
la
información con base en
la lista de chequeo
Supervisión: No se ha dado cumplimiento a lo
establecido en su Resolución 127 de 2009, ya
que lo realizado por el supervisor en desarrollo
de esa función no se evidencia en los formatos
establecidos para el seguimiento y control, lo
cual no permite conocer las actividades Debilidades
realizadas por el contratista en el periodo de seguimiento
pago. Como sucede en los contratos Nos. 002, control interno
004, 019, 020 (adicionalmente solo tiene un
informe de interventoria), 23, 120, 137, entre
otros. Situación que resulta ser repetitiva toda
vez que fue presentado en el informe de la
vigencia 2008.
800,247,350-6
NIT:
CENTRO DERMATOLOGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA E.S.E
REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER IGNACIO CORMANE FANDIÑO
PERIODO FISCAL : 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 4 DE AGOSTO DE 2011
Realizar recapacitación
a los supervisores que
se han identificado en la
Dar cumplimiento a
gestión contractual con
lo establecido en la
debilidades
Resolución 127 de
2009: "Por la cual se
establecen
las
actividades
y
funciones
de
supervisión
e
interventoría
en
todos los contratos y Seguimiento
al
compras
que cumplimiento
del
celebre el Centro…" diligenciamiento
del
Formato
2000-71.58
"Informe de supervisión
y cumplimiento" por
parte
de
los
supervisores designados
para cada contrato
SAF
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
No.
5
6
7
8
Código
hallazgo
1404100
1802100
1801002
1803001
Descripción hallazgo
Obligaciones SICE: Analizados los registros
del SICE correspondiente a la contratación
celebrada , se determinó que está no se
registraro dentro de los términos establecidos
para tal fin. Respecto a la información
presupuestal esta no fue registrada por parte de
la Entidad; situación que evidencia el no
cumplimiento del artículo 14 del Decreto 3512
de 2003 y el Acuerdo No 009 del 2006,
Ajuste CDP Con el contrato No. 002- de 2010,
no se realizó a tiempo el ajuste al CDP
solamente hasta octubre habiendo cambiado el
contratista de régimen, desde febrero, por lo que
se constituye un hecho cumplido desde la
factura de marzo hasta octubre cuando se
expide la adición al CDP 501 del 19 de octubre
de 2010 por ajustes al IVA.
Causa del hallazgo
Efecto del
hallazgo
Acción de
mejoramiento
Armonizar
el
diligenciamiento de la
información
contractual en SICE
Extemporaneidad
con
los
pasos
Falta al principio de
en el registro de los
establecidos en el
oportunidad
y
contratos
y
no
regimen privado de la
revelacion plena de
registro
del
contratación de la
la información
presupuesto
entidad y establecer
el diligenciamiento en
el subsistema de
información SICE del
presupuesto.
elaboración
documentación
forma
extemporanea
desconocimiento
la
ley
contratación
de
de
y
de
de
Propósito de la
Acción de Mejora
Mantener
actualizada
la
información en el
SICE y cumplir con
las obligaciones del
SICE
falta
de
control
permanente en el
manejo
de
los
inventarios y los
ajustes oportunos
de los mismos
Descripción de las
Actividades
No se tenga el dato
exacto
en
la
contabilidad de los
inventarios que se
poseen
Denominación de la
Unidad de medida
de la Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
Fecha
Plazo en semanas
iniciación de la terminación de la
de la Actividad
Actividad
Actividad
Area
Responsable
Realizar acercamiento
con
la
coordinación
Informe conjunto de
funcional del SICE para
conclusiones
ajustar
procedimiento
interno
1
Ajustar el procedimiento
interno
clarificando
responsables
Procedimiento
1
08/08/2011
31/10/2011
12,00
Registrar oportunamente
el presupuesto de la
entidad en el SICE
Reporte
2
07/09/2011
06/01/2012
17,29
SAF
Informar
sobre
las
alarmas generadas por
el SICE
Reporte
7
15/08/2011
16/01/2012
22,00
OCI
Contratos
100%
08/08/2011
31/12/2011
20,71
ASESORIA
JURIDICA
CDP
100%
08/08/2011
31/12/2011
20,71
SAF
Realizar
el
registro
oportuno
de
la
información financiera y
contable
Registro
5
08/08/2011
31/12/2011
20,71
SAF
Revisar y ajustar el
procedimiento
de
inventarios
Procedimiento
1
08/08/2011
31/08/2011
3,29
La gestión contractual
debe
desarrollarse
acorde
con
el
procedimiento
Evitar errores
u establecido
Realizar
omisiones en la
CDP y adiciones de
Previo a la expedición
oportunamente
los programación
contratos sin el
certificado
de
ajustes contractuales presupuestal que le del
debido
soporte
y presupuestales a aplique
a
la disponibilidad
legal
que haya lugar.
contratación de la presupuestal debe el
área de presupuesto
entidad.
validar la pertinencia, de
acuerdo
al
procedimiento
establecido
Partidas sin registrar Se encontró que la
cuenta del BBVA 4386-7 presenta cinco
consignaciones las cuales se encuentran
Desonocimiento
pendientes de registrar en los libros a pesar Falta de causación efectivo de los Conciliar y registrar Partidas registradas
conocerse los consignatarios lo que hace que de las operaciones derechos
y en libros las partidas en libros al cierre de
se encuentren subestimadas las cuentas de que tiene la entidad obligaciones
que oprtunamente
cada mes
bancos (111005) y otros ingresos recibidos por
tiene la entidad
anticipado (291090) en $3.39 millones
Diferencias en Inventario Físico Con respecto
a las diferencias encontradas en los inventarios
se pudo establecer que no se ha realizado
ajuste encontrados en: comunicaciones por
$0.31 millones, farmacia por $0.80 millones, y
almacén general por $4.45 millones entre
sobrantes y faltantes; y en farmacia $0.59
millones entre sobrantes y faltantes. Con
respecto al faltante de medicamentos por
$12.86 millones del Almacén General,
correspondíente a una devolución de mercancía
para cambio lo que generó la salida en
septiembre de 2010, pero el registro solo se
realizó en el 2011
800,247,350-6
NIT:
CENTRO DERMATOLOGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA E.S.E
REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER IGNACIO CORMANE FANDIÑO
PERIODO FISCAL : 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 4 DE AGOSTO DE 2011
Ajustar
las
diferencias
Inventario ajustado
encontradas en los
oportunamente
Socializar los ajustes
inventarios
efectuados
al
procedimiento,
enfatizando
en
la
responsabilidad
sobre
bienes del Estado.
08/08/2011
30/09/2011
7,57
ASESORÍA
JURÍDICA
SAF
Capacitación
1
01/09/2011
30/09/2011
4,14
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
No.
9
10
11
12
13
Código
hallazgo
1803004
1801002
1801002
1801004
1602003
800,247,350-6
NIT:
CENTRO DERMATOLOGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA E.S.E
REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER IGNACIO CORMANE FANDIÑO
PERIODO FISCAL : 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 4 DE AGOSTO DE 2011
Descripción hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del
hallazgo
Acción de
mejoramiento
Propósito de la
Acción de Mejora
Descripción de las
Actividades
Denominación de la
Unidad de medida
de la Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Depreciación equipos de computo Se
encontró que la entidad efectuó depreciación a
unos equipos de computo que se encontraban
en bodega, por lo que se establece que las
cuentas depreciación de equipos de computo
del activo y gastos depreciación se encuentran
sobreestimadas en $1,70 millones, toda vez que
estos bienes aun no están prestando un servicio
para la entidad.
Procedimientos que
determina
la
entregan de los
equipos
independiente de la
fecha en que se
den al uso
se registre en el
gasto desgaste en
los equipos que no
se han presentado
toda vez que no se
han
dado
al
servicio
Formular
un
procedimiento para
puesta
en
funcionamiento y uso
de los equipos de
computo acorde con
una programación de
necesidades.
Optimizar
la
planeación en la
compra de equipos
relacionados con el
Sistema
de
Información
Formulación del
procedimiento
Procedimiento
1
08/08/2011
30/09/2011
7,57
1
08/08/2011
30/09/2011
7,57
Verificar las cuentas
a utilizar para el
registro
de
la
información
de
acuerdo
con
el
Catálogo de Cuentas
de la CGN
Solicitar mesa de trabajo Reunión
en
la
Contaduria
General de la República
para tener el concepto
de la Entidad reguladora
de
la
Contabilidad
Utilización adecuada
Reclasificación
Pública en el país.
de las cuentas para
la clasificación de
las
transacciones
realizadas por la
entidad
Reclasificar a la cuenta
correspondiente
las
partidas mal clasificadas
Informe
en los casos que sea
necesario.
Arrendamientos: A través del contrato No. 10110, se arrendo la cafetería de la entidad, pero el
canon de arrendamiento fue registrado como
recuperaciones
en
la
cuenta
481008,
correspondiendo este registro a la cuenta
480817, denotando que no se hace la
verificación al momento del registro con el
catálogo de cuentas establecido por la
Contaduría General de la Nación
Falta de verificación
de
las
cuentas
descritas
en
el
Catálogo expedido
por la Contaduría
General
Gastos del periodo La entidad registro en la
cuenta gastos de ejercicios anteriores el valor
correspondiente a los intereses de mora
cancelados al ICBF, por los aportes no
realizados en el 2006 y 2007. Al respecto de
estos el valor de los intereses de mora del 2010,
debió ser registrado en la cuenta 580190 otros
intereses.
se registran en una
sola cuenta los
gastos sin realizar Desconocimiento
las clasificaciones de
los
gastos
respectivas
que reales del periodo
permitan conocer lo
sucedido
registros erroneos
que
podrian
generar
malas
interpretaciones
perdida
de
la
función
de
la
contabilidad de ser
Manejo de terceros Se pudo establecer que en
útil frente a terceros
la contabilidad no se realizan los cruces
ya que no permite
respectivos de los saldos de los terceros frente
conocer
con
a los saldos de las cuentas, lo que genera que
Falta de verificación exactitud quienes Verificar
la
se presenten saldos de estos contrarios, o
permanente de los deben, a quien se información contable
terceros con saldo como es el caso de inversión
debe,
quien en forma mensual
registros contables le
entrada de activos, gastos pagados por
prestó o se le
anticipado, salarios, impuesto de industria y
prestó determinado
comercio, o el tercero que se maneja es el
servicio.
Centro Dermatológico.
Bienes en Periodo improductivo Se pudo
establecer que la administración adquirió en
febrero de 2010 equipos de cómputo y a finales
Debilidades en la
de octubre, ocho meses después de adquiridos
planeación para la
aun no habían sido entregados al servicio, lo
adquisición de los
que genera que se adquieran bienes que no son
equipos
requeridos o de serlo no se colocan
prontamente al servicio, además que por su
característica entran pronto en obsolescencia.
Equipos sin dar al
servicio por mucho
tiempo
lo
que
facilito el hurto de
los mismos
Formular
un
procedimiento para
puesta
en
funcionamiento y uso
de los equipos de
computo acorde con
una programación de
necesidades.
Presentar
Realizar mensulamente
información
la
conciliación
de
contable confiable y
terceros pertienente.
oportuna
Optimizar
la
planeacion en la
compra de equipos
relacionados con el
Sistema
de
Informacion
Formulacion del
procedimiento
Fecha
Fecha
Plazo en semanas
iniciación de la terminación de la
de la Actividad
Actividad
Actividad
Area
Responsable
SAF
SAF
1
08/08/2011
31/12/2011
20,71
1
08/08/2011
31/12/2011
20,71
SAF
Conciliación
1
08/08/2011
31/12/2011
20,71
SAF
Procedimiento
1
08/08/2011
30/09/2011
7,57
SAF
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
No.
14
15
16
Código
hallazgo
1801100
1801100
2205100
Descripción hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del
hallazgo
Acción de
mejoramiento
Aplicación
Porcentajes
de
Impuestos
Actualización
Verificados los pagos y descuentos realizados
periódica y aplicación
al contrato No. 002 de 2010 se pudo establecer Debilidades en la
incumplimiento del
de la norma vigente
que el contratista perteneciendo al régimen liquidación de los
principio
de
por
parte
del
común se le aplicó durante la vigencia del descuentos en los
uniformidad,
contratos
responsable
del
contrato dos tarifas diferentes de retención en la
registro
fuente, del 10% en dos meses y el 11% en los
meses restantes
Debilidades y falta
de conciliación en
Integridad de la información Realizado el
el reporte de la
cruce entre las cuentas de los reportes de
información CHIP
presupuesto registrado en el CHIP y los
formatos entregados el valor difiere en $0.23
millones, en el valor de recaudo lo que denota Falta de verificación
que no se realizan las conciliaciones en la información
respectivas antes del ingreso de los datos, al que se entrega de
igual que la información que se entrega a la las amortizaciones
CGR como lo sucedido con las amortizaciones
de los seguros donde la numeración de las
pólizas no coincide y se le da un nombre Falta de verificación
diferente de Liberty por La Previsora. de la información
Porcentajes SIAU que no coinciden con los que se entrega
valores absolutos. Inconsistencia en el cuadro SIAU
Propósito de la
Acción de Mejora
Descripción de las
Actividades
Aplicar
correctamente
y
cumpliendo con el
Principio
de
Uniformidad
el Aplicar la normatividad
porcentaje
de
vigente
retención
en
la
fuente
en
los
contratos
que
suscribe la Entidad
Conciliar
mensualmente
Informes
mensuales
conciliados
entre
presupuesto y tesoreria
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
Fecha
Plazo en semanas
iniciación de la terminación de la
de la Actividad
Actividad
Actividad
Actualización de la
norma (Noticiero
Oficial y Estatuto
Tributario)
1
08/08/2011
31/12/2011
20,71
informes
5
08/08/2011
31/12/2011
20,71
Informes mensuales de
conciliación
de
amortizaciones
informes
5
08/08/2011
31/12/2011
20,71
Realizar los informes en
nuevos documentos de
excel y verificar la
información
suministrada por otra
área.
Informe
100%
08/08/2011
31/12/2011
28,43
Solicitar a la CGR
capacitación en SIRECI
Capacitación
1
08/08/2011
30/09/2011
7,57
Reunión
1
01/10/2011
31/12/2011
13,00
Realimentar a cada área
sobre los alcances de
los formatos a cargo
Sanciones para la
Debilidades en el
administración por
diligenciamiento de
la
entrega
de
la información que
información errada
se reporta
e incompleta
Denominación de la
Unidad de medida
de la Actividad
Area
Responsable
SAF
SAF
Efectuar conciliación
en el área contable y
se
genere registrar todas las
incertidumbre sobre modificaciones
al Presentar
los reportes que Plan de seguros
informacion
entrega
la
confiable y oportuna
administración
Asegurar
que
la
información
presentada
sea
confiable
y
esté
de mando integral frente a lo sucedido con los Falta de cruce de
armonizada con las
eventos adversos
información
entre
diferentes
las
diferentes
dependencias
dependencias
Rendición de la cuenta: se detectaron varias
inconsistencias en la presentación de la cuenta
rendida por la entidad a diciembre de 2010,
como es el no diligenciamiento de forma
correcta del formato 2-A, la no inclusión de
todos los contratos en el formato 5 y 5-B y los
datos mal suministrados de los formatos 6, 8-1
y 8-2
800,247,350-6
NIT:
CENTRO DERMATOLOGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA E.S.E
REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER IGNACIO CORMANE FANDIÑO
PERIODO FISCAL : 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 4 DE AGOSTO DE 2011
Evaluar anualmente
Suministrar
la información con
información
destino a la rendición
confiable
de la cuenta
SIAU
ASESOR
DIRECCION
Establecer
tiempos
oportunos de entrega Comunicación interna
para
validar
la
información
1
01/10/2011
31/12/2011
13,00
Centralizar
en
un
funcionario
la
consolidación de todo el
informe para envío
Informe
1
01/01/2012
31/01/2012
4,29
Expedir resolución de
responsables por cada
informe a los entes
externos
Informe
3
05/08/2011
20/02/2012
28,43
Elaboro: Oficina de Planeación
Siglas: SAF: Subdirección Administrativa y Financiera
OCI: Oficina de Control Interno
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
ASESOR
JURÌDICO
DE
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
NIT:
CENTRO DERMATOLOGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA E.S.E
REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER IGNACIO CORMANE FANDIÑO
PERIODO FISCAL : 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 4 DE AGOSTO DE 2011
No.
Código
hallazgo
Descripción hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del
hallazgo
Acción de
mejoramiento
Propósito de la
Acción de Mejora
Descripción de las
Actividades
Denominación de la
Unidad de medida
de la Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
800,247,350-6
Fecha
Fecha
Plazo en semanas
iniciación de la terminación de la
de la Actividad
Actividad
Actividad
Nombre: JAVIER CORMANE FANDIÑO
Area
Responsable