LA FUNCIÓN DE DIRIGIR

LA FUNCIÓN DE DIRIGIR
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1. DEFINICIÓN DE DIRIGIR
Dirigir es lograr objetivos a través de otros.
Por eso en todo proceso directivo hay tres elementos básicos fundamentales
−
El que dirige. El directivo
−
Los que realizan. Los colaboradores
−
La tarea o el objetivo a lograr
Dirigir es hacer que otros coordinen sus esfuerzos, su inteligencia, y su voluntad para
obtener resultados, que solos o con el esfuerzo aislado no serian posibles
Dirigir es obtener el máximo aprovechamiento de los recursos (escasos) disponibles
Dirigir es “hacer hacer” siendo responsables de lo que hagan otros.
El hacer supone que cada colaborador sepa lo que tiene que hacer y que lo haga, y una
vez que lo esta haciendo dejarle hacer, interfiriendo lo menos posible
Dirigir es servir a los colaboradores para que logren unas metas previamente establecidas
Dirigir es la acción de crear y ejecutar un cambio
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2 ERRORES BÁSICOS DE DIRECCIÓN
Tenemos los siguientes:
•
La dirección por improvisaciones
Cuando no se efectúa las debidas previsiones surgen múltiples imprevistos que nos
obligan a actuar y a poner parches y remedios fuera de tiempo con unos costes y
trastornos frecuentemente elevados
•
La dirección por ensayos
No se sabe muy bien lo que se quiere y en lugar de detenerse a pensar que es lo más
sensato realizar, se van efectuando pruebas y ensayos de acciones hasta lograr
resultados positivos, hasta dar en la diana por casualidad
•
La dirección por urgencias
El criterio de actuación es la urgencia, según se van presentando se actúa, o bien cuando
hay una urgencia, según se van presentando se actúa, o bien cuando haya una urgencia
se alternan los programas de actuación existentes y se pone a trabajar en ella.
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•
La dirección por acontecimientos
Lo que manda es el acontecimiento producido por un tercero que se presenta en un
momento determinado y concentra la actuación de todo un equipo de personas
3. EL ARTE DE DIRIGIR
Hay que poner en práctica habilidades personales como:
1. Saber que es lo que se quiere lograr
2. mostrar como hacerlo
3. dejar que lo intenten
4. observar el rendimiento
5. evaluar los progresos
4 LA DIRECCIÓN EN LA EMPRESA
En toda organización las personas que dirigen equipos humanos desempeñan un papel
fundamental, ya que de su actuación depende en gran parte los resultados finalmente
alcanzados. El directivo debería ser capaz de formar buenos equipos, de inspirar y liderar
a su personal mediante la consulta y la comunicación, de dar a conocer su opinión de
forma convincente y de asegurarse que sus empleados comprendan y acepten su punto
de vista. Tiene que poseer además cualidades como flexibilidad y adaptabilidad a los
cambios continuos del entorno.
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4.1El mando intermedio en la organización
Los mandos intermedios podrían ser difundidos entre el punto de contacto y los
trabajadores, hecho este que los convierte en sujetos clanes de la organización.
Debido a la posición intermedia reciben presiones por ambos lados, tienen que
conseguir los objetivos que establecen sus superiores pero no a expensas de la
necesidad de sus subordinados, además debe ser capaz de:
-Administrar eficazmente las actividades de un equipo de personas.
-Saber establecer prioridades en la realización de las tareas obligadas por
un superior.
-Coordinar
su
unidad
de
trabajo
con
otros
departamentos
de
su
organización.
-Conocer a su equipo de trabajo e intentar ejercer las funciones de líder.
Las dificultades con las que pueden encontrarse un mando intermedio se pueden
resumir en:
-Objetivos y tareas poco claras ya que los directivos no siempre comunican
a los mandos intermedios lo que tienen que hacer ni cual es su función o si
lo tienen que hacer ellos solos o si tienen que hacer que otros lo entiendan
y lo lleven a cabo.
-La ambigüedad en sus responsabilidades funcionales, el problema anterior
puede provocar tensiones porque los mandos intermedios quieren seguir
las instrucciones de los superiores y para ello las ejecutan ellos mismos
haciendo el trabajo como lo harían los directivos. Consecuencia de ello es
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que sufren presiones de iguales e inferiores para que cambien de actitud y
adopten roles de directores.
-Confusión de los procedimientos de trabajo. Los problemas anteriores
crean dudas sobre los procedimientos necesarios para informar, motivar y
supervisar a los subordinados para afrontar conflictos, etc.
-Promoción limitada. Los mandos intermedios ven limitada su capacidad de
ascenso debido a la escasez de puestos superiores y a la competencia que
existe para alcanzarlo.
-Conflictos interpersonales producidos por el estrés y la ansiedad que
generan los problemas antes citados.
4.2. Funciones de la dirección
Para conducir a la organización hacia un objetivo propuesto la dirección pasa por
varias fases. Existen muchas clasificaciones, según ALLEN estas incluirán:
-Planificar: consiste en prefijar racionalmente el curso de una acción o de
una ejecución.
Actividades que se pueden realizar en la planificación:
Hacer previsiones.
Fijar objetivos.
Establecer políticas.
Determinar plazos.
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Asignar medios.
Establecer métodos.
-Organizar: se trata de fijar las estructuras del organigrama con sus
niveles, especialidades y distancias.
Actividades que se pueden realizar en la organización:
Coordinar.
Delegar.
Establecer relaciones.
-Mandar, ejecutar y coordinar: para llegar a la toma de decisiones es
necesario seleccionar y motivar a la persona facilitándole la comunicación.
Actividades que se pueden realizar en la organización:
Tomar decisiones.
Motivar.
Comunicar.
Seleccionar el personal.
Perfeccionamiento del personal.
-Controlar: consiste en valorar y corregir la situación.
Actividades que se pueden realizar en la organización:
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Establecer criterios.
Evaluar.
Medir resultados.
Corregir defectos.
Estas funciones las realiza la dirección personalmente o delegándola en otros.
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ESTILOS DE DIRECCIÓN
Existen distintas clases de estilos de dirección. La mas extendida es la que se realiza en
función del clima laboral que crea el jefe en la empresa.
Los estilos son:
El estilo autocrático.
El estilo democrático.
El estilo Laissez-Faire.
El estilo paternalista.
El estilo burocrático.
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5.1 El estilo autocrático
El jefe determina todas las normas, impone sus criterios, establece estrategias,
planifica, diseña el trabajo y decide quien debe hacerlo.
Decide las fases de autoridad a corto plazo, mantiene un comportamiento enérgico
y firma y exige disciplina y obediencia a los subordinados.
El jefe se muestra amistoso pero impersonal creando ambientes de trabajo poco
gratificantes.
5.2 El estilo democrático
Las normas se discuten y se determina en grupos. El jefe solo oriente y apoya y
plantea propuestas al grupo y crea un clima laboral de confianza.
5.3 El estilo Laissez Faire (dejar hacer)
El grupo toma las decisiones libremente sin participación del jefe con lo que hay
ausencia de liderazgo. El clima laboral es un tanto caótico y el jefe lo que hace es
reunir toda la información y la mantiene disponible para su uso.
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5.4 El estilo paternalista
Se caracteriza por una actitud protectora del jefe con los subordinados, se interesa
por sus problemas personales y profesionales y aunque les consulta es el quien
toma las decisiones.
5.5 El estilo burocrático
Es el que busca la eficacia y crea unas relaciones rígidas entre el dirigente y los
trabajadores sin tener en cuenta el factor humano.
la dirección consiste en planificar, dirigir, facilitar la actividad del personal y controlar a
los subordinados mientras que el liderazgo trata de influir en el tratamiento de las
personas con el fin de lograr determinados objetivos personales y de organización
previamente definida.
Hay dos maneras de designar a la dirección:
-Líder formal: cuando el director es impuesto por la empresa.
-Líder informal: si surge dentro de un grupo de personas en la empresa
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6 EL PROCESO DE DIRECCIÓN DE LA EMPRESA
El proceso de dirección es el aspecto central de la empresa como organización. El sistema
de dirección ha de estar en permanente contacto con los demás sistemas de la empresa.
Definición
de
sistema
de
dirección:
es
el
conjunto
de
funciones,
actividades
responsabilidades, reglas y, en definitiva, procesos que determinan la toma de decisiones
en la empresa con el objetivo de lograr la eficacia y eficiencia de la misma.
Lo que se le pide al sistema de dirección es que genere los procesos específicos para
solucionar de forma eficiente los problemas empresariales de cualquier índole que puedan
surgir en los diferentes sistemas de la organización, en otras palabras, dar las ordenes
oportuna para solucionar de la mejor forma posible los problemas que se den en la
empresa
La estructura del sistema de dirección queda así
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Podemos ver como el sistema de dirección interactúa con los demás aspectos de la
empresa. También hay una serie de relaciones con elementos que pertenecen al propio
sistema de dirección. Estas relaciones pueden ser de carácter jerárquico o funcional y
otras pueden ser de carácter informativo o de coordinación.
• El sistema de decisión es el culpable de que se realicen unas tareas para lograr unos
objetivos.
• El sistema de información es fundamental para que las decisiones se puedan tomar de
manera eficaz y eficiente.
• El proceso de dirección en si mismo se representa en la base de la figura de manera
secuencial.
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LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA en la direccion
Ahora que conocemos que es y la estructura del sistema de dirección vamos a ver como
funciona internamente.
El liderazgo y la comunicación son equivalentes al sistema de decisión y al sistema de
comunicación en la figura anterior.
El proceso administrativo representa el conjunto que integran el sistema de planificación
y control. Estos procesos son llevados a cabo por conjuntos de individuos que se
relacionan formando grupos que obedecen a la función de liderazgo, teniendo en cuenta
los procesos de comunicación que existen entre los mismos.
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Toda esta función se apoya en determinados aspectos funcionales y organizativos:
• Las personas que integran la organización con sus conocimientos, sus actitudes
individuales, sus habilidades, destrezas, experiencias y expectativas.
• La cultura o conjunto de valores normas creencias, mitos, símbolos, etc. que son
compartidos por los miembros de la organización y que son desarrollados por la dirección
en una búsqueda de equilibrio interno y de una adaptación al medio en que
actúa la
organización.
• El cambio organizativo o conjunto de factores que actúan como amenazas, riesgos y
oportunidades para el sistema socioeconómico, procedentes tanto del entorno como de
su seno, y que representan el reto actual de la organización para buscar su eficiencia y
desarrollo futuro.
7 EL MANDO INTERMEDIO EN EL PROCESO DE DELEGACIÓN DE FUNCIONES
EL proceso de integración es el tiempo desde que se firma el contrato hasta que se
termina el seguimiento del nuevo trabajador y este se ha adecuado al perfil del puesto
de trabajo.
Hay que causar buena impresión el primer día y tenerlo todo perfectamente planeado
para dar una sensación de seguridad al nuevo empleado.
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El periodo de integración y el Manual de Acogida persiguen:
-
Elevar la imagen de la empresa.
-
Hacer sentir al nuevo colaborador mas integrado en la empresa.
-
Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación con
la empresa.
-
Favorecer la comunicación interna.
-
Favorecer la comunicación social del individuo en el entorno laboral.
a) Bienvenida.
La recepcionista como imagen de la empresa. Evitar comentarios con los demás
compañeros.
b) El primer día.
Lo pasa siempre con el mando intermedio.
Hay que hacer que se sienta cómodo.
Seriedad ya que la empresa será como sea el mando intermedio.
Charla sobre las funciones de su puesto de trabajo, así como la historia de
la empresa, filosofía, estructura, etc.
Se le dice si tiene alguna pregunta.
Se formaliza el contrato de trabajo.
Se le muestra es lugar de trabajo, se presentan los compañeros y se le dan
la herramientas y manuales que necesite.
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c) El segundo día.
El mando intermedio se presenta y le resuelve los problemas que encontrara en el
trabajo del día anterior.
Se realizará una visita a las instalaciones de la empresa.
Durante el periodo de prueba es importante la figura del mando intermedio. Este debe
de:
Informar
Instruir
Ayudar
Evaluar y comunicar el resultado de dicha evaluación.
Hacer hincapié en la importancia de la delegación de funciones. Hay que tener en cuenta
lo que cuesta delegar funciones y asumir los riesgos lógicos. Hay que tener cuidado con
las trampas mentales
QUÉ ESPERAN LOS COLABORADORES DE UN JEFE
•
LIDERAZGO
•
COMPETENCIA PROFESIONAL
•
ESTÍMULO Y APOYO
•
CONFIANZA EN SUS COLABORADORES
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•
DELEGACIÓN Y AUTONOMÍA
•
INFORMACIÓN
•
EQUILIBRIO EMOCIONAL
•
COMUNICACIÓN CLARA
•
HONESTIDAD
QUÉ ESPERA UN JEFE SE SUS COLABORADORES
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•
UN BUEN DESEMPEÑO DE LA TAREAS
•
INICIATIVA
•
COLABORACIÓN
•
RESPONSABILIDAD
•
PROFESIONALIDAD
•
EALTAD Y OBEDIENCIA
•
AFAN DE SUPERACIÓN
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