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Manual de Usuario Sitio Web
Departamento de Cooperativas
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v. 1.0.1
Departamento de Cooperativas
Subsecretaria de Economía
Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción
Santiago, 29 de Diciembre de 2008
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TABLA DE CONTENIDOS
1
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 2
1.1
1.2
DEPARTAMENTO DE COOPERATIVAS ................................................................................................... 2
SITIO WEB DEL DEPARTAMENTO DE COOPERATIVAS .......................................................................... 2
2
DISEÑO DEL SITIO ............................................................................................................................... 3
3
MAPA DEL SITIO................................................................................................................................... 5
4
DESCRIPCIÓN DE CONTENIDOS...................................................................................................... 6
4.1
PAGINA DE INICIO................................................................................................................................ 6
4.2
MENÚ SUPERIOR ................................................................................................................................. 6
4.2.1
Inicio........................................................................................................................................... 6
4.2.2
Quienes Somos............................................................................................................................ 6
4.2.3
Enlaces o Sitios de Interés.......................................................................................................... 6
4.2.4
Contacto ..................................................................................................................................... 6
4.2.5
Mapa del Sitio............................................................................................................................. 8
4.3
MENÚ IZQUIERDO................................................................................................................................ 8
4.3.1
Normativa ................................................................................................................................... 8
4.3.2
Directorio de Cooperativas ........................................................................................................ 8
4.3.3
Capacitación, Estudios y Difusión ........................................................................................... 11
4.3.4
Supervisión e Información........................................................................................................ 12
4.3.5
Boletín Informativo: INFOCOOP ............................................................................................ 12
4.3.6
Programa de Fortalecimiento BID-FOMIN............................................................................. 12
4.3.7
Carta de Derechos Ciudadanos................................................................................................ 12
4.3.8
Valores de Certificados ............................................................................................................ 13
4.3.9
Encuesta de Satisfacción .......................................................................................................... 13
4.4
MENÚ DERECHO ............................................................................................................................... 13
4.4.1
Buscador................................................................................................................................... 13
4.4.2
Tramites en Línea ..................................................................................................................... 13
4.4.3
Preguntas Frecuentes ............................................................................................................... 13
4.4.4
Gobierno Transparente ............................................................................................................ 14
4.4.5
Para Emprender ....................................................................................................................... 14
4.4.6
Export HelpDesk....................................................................................................................... 14
4.4.7
Diario PYME ............................................................................................................................ 14
4.4.8
Instaladores de Software .......................................................................................................... 14
5
TRAMITES EN LÍNEA......................................................................................................................... 15
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6
SOLICITUD DE CLAVE ........................................................................................................................ 16
ENVÍO DE INFORMACIÓN FINANCIERO CONTABLE .............................................................................. 16
COMPLETAR AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN ................................................................................... 18
COMPLETAR AUTOEVALUACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (T.I.) ..................................... 19
ESTADO DE DOCUMENTOS ENVIADOS MODELO DE SUPERVISIÓN ...................................................... 19
PREGUNTAS FRECUENTES A LA MINUTA INSTRUCTIVA DEL MODELO DE SUPERVISIÓN CAC ............ 20
ANEXOS ................................................................................................................................................. 20
6.1
INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO SITIO WEB .......................................................... 20
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Historial de Cambios
Autor
Fecha
Versión
Descripción de Cambios
Samuel Vasquez
17/12/2008
1.0.0
Documento inicial
Samuel Vasquez
29/12/2008
1.0.1
Correcciones según observaciones por revisión.
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1 Introducción
1.1
Departamento de Cooperativas
El Departamento de Cooperativas, dependiente de la Subsecretaría de Economía Fomento y
Reconstrucción, tiene a su cargo las funciones que le establece la Ley General de
Cooperativas, en sus artículos 108 y 109 y como consecuencia de esto le corresponde el
fomento del sector cooperativo, mediante la promoción de programas destinados al desarrollo
de la gestión y capacidad empresarial, la dictación de normas que contribuyan al
perfeccionamiento del funcionamiento de las cooperativas, el registro de las cooperativas
vigentes y la supervisión y fiscalización de las mismas.
1.2
Sitio Web del Departamento de Cooperativas
Desde el año 2001, el Departamento ha contado con un sitio web a través del cual
comunicarse con sus usuarios y permitir difundir información de noticias, normativas, etc.
El primer sitio, construido bajo el CMS Real Info, podía ser accedido con la dirección web:
http://www.coopchile.cl.
A fines del año 2007, se lanzó una nueva versión del sitio, que incluyo un cambio total en el
diseño del sitio, la herramienta gestora de contenidos se cambio a DotNetNuke, y se trabajo
en el mejoramiento de los contenidos, pretendido darles un mejor orden y el cumplimiento a
las normativa vigente con respecto a los sitios web de gobierno.
Además, asumiendo la sigla por la cual es conocido es Departamento de Cooperativas, el
nuevo sitio se publico bajo la dirección web http://www.decoop.cl. Cabe señalar que la anterior
dirección web sigue siendo vigente y redirecciona al nuevo sitio.
El objetivo del presente documento es describir las distintas secciones del sitio web, de
manera de facilitar el uso del mismo por parte de los usuarios del Departamento de
Cooperativas.
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2 Diseño del sitio
A continuación se puede observar la distribución general de contenidos en la página principal
del sitio:
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El diseño del sitio web cuenta con 5 secciones o áreas de información:
•
Menú superior: Siempre visible
•
Menú izquierdo: El menú de contenidos esta siempre visible. A la vez, dependiendo
de la sección del sitio web que se visite aparece un menú secundario, con las
opciones de navegación especificas para esa sección.
•
Menú derecho: Solo visible en la pagina inicial
•
Área de contenidos: Es el espacio principal de trabajo, aquí aparecen las
descripciones de los artículos o los formularios de trabajo.
•
Pie de pagina: Siempre visible, principalmente provee opciones de contacto con el
Departamento de Cooperativas
La navegación por las distintas secciones del sitio web pretende ser intuitiva.
El formato de los documentos que se publican es generalmente PDF o Excel.
El caso de los PDF, en la página principal se incluye los enlaces para descargar Adobe
Reader o Foxit Reader, que son programas gratuitos para leer este tipo de archivos.
En el caso de la publicación de videos se utiliza el formato FLV (Flash Video), por lo que para
su reproducción se requiere que el usuario tenga instalado Flash Player. El instalador se
incluye también en la página principal.
Por ultimo, cabe mencionar que dentro de la sección de Trámites en Línea se incluyen ciertos
trámites de acceso restringido, para los cuales se requiere contar con un usuario y contraseña
emitido por el Departamento de Cooperativas. En los anexos de este documento se incluye la
minuta de instrucciones para la solicitud de clave.
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3 Mapa del sitio
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4 Descripción de Contenidos
4.1
Pagina de Inicio
En el caso de la página de inicio, en el área de contenidos se presentan los titulares de las
noticias mas recientes, junto a una pequeña descripción y la opción de leer el texto completo
de la noticias a través del enlace “Leer más”.
Al hacer clic en los enlaces “Leer más” se puede leer el contenido completo de la noticia y se
incluye un botón de “Imprimir” que imprime el texto de la noticia, sin el diseño grafico del sitio
web.
Al principio de los titulares se incluye un enlace a “Ver noticias históricas”, donde se listan
todos los titulares de noticias, con la opción de leer sus contenidos en mas detalle
Al término de los titulares aparece un botón que se llama “Syndicate”. La opción de sindicar
los titulares permite suscribirse a los titulares de noticias publicadas por el Departamento de
Cooperativas.
4.2
Menú Superior
4.2.1 Inicio
Acceso directo a la página de inicio del Sitio Web.
4.2.2 Quienes Somos
Describe el ámbito de trabajo del Departamento de Cooperativas, detallando elementos tales
como Misión, Visión, Valores y Principios, y Cultura Organizacional.
Permite conocer la organización administrativa del Departamento y los enfoques que guían su
trabajo.
4.2.3 Enlaces o Sitios de Interés
Enlaces variados a sitios de cooperativas, organismos nacionales e internacionales,
instituciones y universidades que tiene alguna relación con el sector cooperativo.
4.2.4 Contacto
Acceso al formulario de contáctenos del Sistema Integral de Atención a Clientes (SIAC).
Las consultas, reclamos o sugerencias que el usuario envíe por este sistema son enviadas a
las distintas unidades del Departamento para una pronta respuesta.
Cabe señalar que es importante indicar correctamente el correo electrónico de contacto para
poder enviar la respuesta al solicitante.
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4.2.5 Mapa del Sitio
Presenta un diagrama con las distintas secciones del sitio web.
4.3
Menú Izquierdo
4.3.1 Normativa
Acceso a la biblioteca de documentos legales que tienen
relación con el sector cooperativo. Los documentos se
encuentran clasificados por leyes, decretos, resoluciones,
normas específicas para algunos rubros, minutas, estatutos,
fichas estadísticas y fichas de datos.
Para navegar por las distintas secciones de documentos, utilice
el menú secundario que aparece en la parte izquierda del sitio.
Cada documento indica el formato en que se encuentra y el
tamaño en kilobytes. Para descargar un documento,
simplemente haga clic en el enlace descargar del respectivo
archivo.
4.3.2 Directorio de Cooperativas
Presenta el directorio de cooperativas registradas en los archivos del Departamento de
Cooperativas.
En esta sección se presenta un buscador de cooperativas, con un conjunto de opciones de
filtro: rol, rubro, razón social, sigla, región, comuna, importancia económica, situación y
estado.
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Una vez que el usuario ha indicado las opciones de búsqueda que desea, pulsa el botón
“Buscar”.
Se muestra una tabla con las cooperativas que coincidan con los criterios de búsqueda. En
caso de ser más de 10 cooperativas coincidentes, al pie de la tabla aparecen los números de
paginación, de manera que el usuario pueda navegar entre las distintas páginas de datos.
OJO: Bajo la tabla de resultados, aparece un icono de documento Excel, junto al total de
cooperativas encontradas. Si el usuario hace clic en el símbolo de Excel, podrá descargar el
total de cooperativas coincidentes en una planilla Excel.
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Para observar la información detallada de una cooperativa, se debe hacer clic en el enlace
“Ver” que aparece en la fila respectiva.
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4.3.3 Capacitación, Estudios y Difusión
Sección especifica para la publicación de material de apoyo
provisto por la Unidad de Capacitación, Estudios y Difusión.
Dentro de los contenidos que se encuentran disponibles en
esta sección se pueden mencionar:
•
Presentación de la Unidad
•
Documentos de interés al sector cooperativo
•
Información de capacitación programadas a futuro
•
Curso en Línea: “Como constituir una cooperativa”
•
Información estadística
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Cabe señalar en forma especial el enlace a “Instrumentos de Fomento” que accede libremente
al buscador de instrumentos de fomento, que mantiene la Subsecretaria de Economía y
muestra en detalle los distintos instrumentos a los que pueden acceder las PYMES e
instituciones interesadas para conseguir apoyo o financiamiento a sus proyectos de fomento
(http://instrumento.economia.cl)
4.3.4 Supervisión e Información
Sección especifica para la publicación de material de apoyo
provisto por la Unidad de Supervisión.
Dentro de los contenidos que se encuentran disponibles en
esta sección se pueden mencionar:
•
Presentación de la Unidad
•
Información de Supervisores Auxiliares vigentes
•
Información estadística
4.3.5 Boletín Informativo: INFOCOOP
El boletín informativo INFOCOOP es una publicación trimestral
redactada por el Departamento de Cooperativas para difundir
las distintas actividades que se desarrollan en función del la
supervisión y fomento al sector cooperativo.
Este documento se envía a un conjunto de destinatarios, a
través de un listado de correos electrónicos que ha recopilado
el Departamento de Cooperativas desde sus bases de datos y actividades en terreno. Si
desea recibir esta publicación por correo electrónico envíe una solicitud por mail a
[email protected].
Junto con su difusión por correo electrónico, se publica en esta sección del sitio, donde los
usuarios pueden leer la edición actual o acceder a cada una de las ediciones anteriores.
4.3.6 Programa de Fortalecimiento BID-FOMIN
Describe las características y avances del programa de
fortalecimiento que
esta ejecutado el Departamento de
Cooperativas con el financiamiento del Gobierno de Chile y el
Banco Interamericano de Desarrollo para el fortalecimiento de la
regulación y supervisión del sector cooperativo chileno, así como del propio Departamento de
Cooperativas (Decoop), del Ministerio de Economía, a cargo de su fiscalización y control.
4.3.7 Carta de Derechos Ciudadanos
Detalla los derechos que tiene todo usuario de los servicios
provistos por el Estado, incluyendo el Departamento de
Cooperativas.
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4.3.8 Valores de Certificados
Informa el valor de los certificados que emite el Departamento de
Cooperativas, según decreto número 438 publicado en el Diario
Oficial de fecha 28 de Junio del año 2003.
4.3.9 Encuesta de Satisfacción
Presenta una encuesta de satisfacción sobre el uso del sitio web,
incluyendo un espacio para los comentarios de los usuarios.
Este instrumento es la forma con que contamos para obtener una
retroalimentación por parte de los usuarios sobre su experiencia en la navegación y uso del
sitio y buscar la constante mejora y optimización del mismo.
4.4
Menú Derecho
4.4.1 Buscador
Buscador de contenidos en el sitio web. Ingrese palabra clave de lo que desee buscar y
presione el botón “Ir”.
Aparece un listado de páginas coincidentes.
4.4.2 Tramites en Línea
Acceso a la sección Trámites en Línea del sitio web. Esta sección se describe en detalle en el
capitulo siguiente del presente Manual de Usuario.
4.4.3 Preguntas Frecuentes
Sección con respuestas al conjunto de preguntas más
frecuentes que se hacen en el Departamento de Cooperativas.
Es el lugar recomendado para intentar encontrar respuestas a
sus dudas.
Las preguntas y respuestas han sido clasificadas en tres
páginas:
Pág. 13
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•
Preguntas sobre Cooperativas
•
Preguntas para el proceso previo a la constitución de cooperativas
•
Preguntas sobre los trámites que se realizan en el Departamento de Cooperativas.
4.4.4 Gobierno Transparente
Acceso directo al sitio “Gobierno Transparente” de la Subsecretaria
de Economía (http://www.economia.cl/transparencia/index.html)
4.4.5 Para Emprender
Acceso directo al sitio “Para Emprender”, una iniciativa de Chile
Emprende Contigo (http://www.paraemprender.cl/), que forma parte
de la Red de Fomento del Gobierno de Chile.
4.4.6 Export HelpDesk
Acceso directo al buscador de información Export Helpdesk
(http://exporthelp.europa.eu/index_es.html), un servicio en internet
prestado por la Comisión Europea para facilitar a los países en
desarrollo el acceso a los mercados de la Unión Europea. Gratuito y
de fácil utilización, este servicio proporciona información a los
exportadores de los países en desarrollo interesados en suministrar el mercado de la UE.
4.4.7 Diario PYME
Acceso directo al portal Diario PYME (http://www.diariopyme.com/),
sitio web especializado en la difusión de noticias relativas a la
pequeña y mediana empresa.
4.4.8 Instaladores de Software
Acceso a los programa de instalación del software necesario para ver los
archivos publicados en el sitio web:
Flash Player: Permite ver animaciones y videos en formato Flash Video.
Foxit Reader y/o Adobe Reader: Permite visualizar documentos
publicados en formato PDF
Cabe señalar que todos estos programas son de distribución gratuita.
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5 Tramites en Línea
Una de las secciones más claves del sitio web del Departamento de Cooperativas es el
Trámites en Línea.
Los trámites que actualmente están disponibles en el sitio web tienen relación con la
implementación del nuevo Modelo de Supervisión para las Cooperativas de Ahorro y Crédito
(CAC):
•
Envío de información financiero contable
•
Completar Autoevaluación de Gestión
•
Completar Autoevaluación de Tecnologías de Información (T.I.)
•
Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión
•
Preguntas Frecuentes a la minuta instructiva del Modelo de Supervisión CAC
El Departamento de Cooperativa esta trabajando para agregar continuamente nuevos
documentos al sitio, estando en nuestros planes agregar próximamente los siguientes
trámites:
•
Solicitud de Certificados
•
Pago de Documentos y Servicios
•
Envío de información administrativo legal (Ficha de datos)
•
Actualizar los trámites disponibles para incluir la totalidad de las cooperativas de
importancia económica (actualmente solo incluye a las CAC)
Para realizar trámites a través del sitio web del Departamento de Cooperativas, se le solicitará
un usuario y contraseña, emitidos por el propio Departamento de Cooperativas.
Una vez que se cuenta con la clave de acceso, el usuario autorizado por el Consejo de
Administración de la cooperativa, debe abrir la página web del Departamento de Cooperativas:
http://www.decoop.cl.
En la página principal del sitio, se debe hacer clic en el botón “Trámites en Línea” ubicado en
el menú lateral derecho de la pantalla.
Se muestra la pantalla de Identificación del Usuario, en que se solicita que se ingrese el
nombre de usuario y contraseña asignados por el Departamento de Cooperativas:
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Una vez identificado el usuario, se detallan los servicios en línea que puede realizar el perfil
del usuario.
5.1
Solicitud de Clave
Los datos de usuario y contraseña de acceso a los tramites en línea son otorgados por el
Departamento, de acuerdo al procedimiento descrito en el documento “Instructivo de Solicitud
Clave de Acceso Sitio Web” que se puede leer en los anexos del presente manual
Cada cooperativa puede tener solo una clave vigente, y la información enviada utilizando
dicha clave se considerará como información oficial enviada por la cooperativa, a través del
representante designado por el consejo de administración.
RECOMENDACIÓN: Los datos de la clave de usuario y contraseña deben ser considerados
como confidenciales, siendo el titular de la clave responsable del uso que se dé a dichos
datos.
5.2
Envío de información financiero contable
Seleccione la opción “Envió de información financiero contable”
Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestra el formulario de
ingreso de información financiera contable, en que se muestra la identificación de la
cooperativa y el responsable de la clave de usuario, que será considerado el firmante de los
documentos electrónicos que se envíen.
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El formulario incluye un listado con todos los formularios que se deben enviar, de acuerdo a la
Resolución Administrativa Exenta N° 1065, de fecha 21 de diciembre de 2007, que establece
el plan de supervisión y autocontrol aplicable a cooperativas de ahorro y crédito
Para enviar la información de cada formulario, se debe hacer clic en el vínculo Adjuntar, que
acompaña a cada formulario.
Se muestra el formulario de carátula del documento, donde el usuario debe indicar el periodo
cronológico que informa y adjuntar el documento correspondiente.
En el caso de la información de las Normas Financieras del Banco Central y el Sistema de
Indicadores de Desempeño Financiero, el documento adjunto debe ser enviado en formato
Excel, según los formularios tipo que se puede descargar desde la misma sección “Trámites
en Línea”.
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A la vez, en el caso de la Información Complementario de Crédito y Relacionados, el formato
del documento es un archivo de texto plano.
La descripción de los documentos y la forma de llenado se describen en el documento “Minuta
Instructiva Información Financiero Contable CAC”, disponible en la sección Tramite en Línea
del sitio web.
5.3
Completar Autoevaluación de Gestión
Seleccione la opción “Completar Autoevaluación de Gestión”
Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestra el formulario de
autoevaluación de gestión, en que se muestran la identificación de la cooperativa y el
responsable de la clave de usuario, que será considerado el firmante de las autoevaluaciones
que se envíen.
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Las autoevaluación son formularios de selección múltiple, donde se presentan un conjunto de
afirmaciones, clasificadas por temas, y cinco alternativas de respuestas:
CT
Cumplimiento total: que cumple con las condiciones u observaciones de cada ítem:
90% o más
CMA
Cumplimiento medio alto: que tiene un cumplimiento bastante superior al promedio:
60% y menos de 90%
CMB
Cumplimiento medio bajo: que tiene un cumplimiento bastante inferior al promedio:
20% y menos de 60%
NC
No cumple: del todo no cumple menos de 20%
NA
No aplica: no aplica la observación o ítem.
Una vez completado el formulario, se debe presionar el botón “Enviar Autoevaluación”.
5.4
Completar Autoevaluación de Tecnologías de Información (T.I.)
Para las autoevaluaciones de Tecnologías de Información (T.I.) el procedimiento es
exactamente el mismo descrito para las autoevaluaciones de gestión, solamente cambian las
afirmaciones que se deben responder.
5.5
Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión
Seleccione la opción “Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión”.
Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestran la identificación
de la cooperativa y el responsable de la clave de usuario.
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En el formulario de consulta, el usuario puede seleccionar el tipo de documento y periodo a
buscar. Al presionar el botón “Buscar Documentos” se presenta un listado de los documentos
que se han enviado a través del sitio web y el estado en que se encuentran.
5.6
Preguntas Frecuentes a la minuta instructiva del Modelo de Supervisión
CAC
Por ultimo, la sección Preguntas Frecuentas presenta un conjunto de consultas que han
realizado las cooperativas sobre los trámites del Modelo de Supervisión CAC.
Si tiene dudas o consultas sobre estos tramites, este conjunto de preguntas frecuentes podrá
ayudarle a resolver sus interrogantes.
6 Anexos
6.1
Instructivo de solicitud de clave de acceso sitio web
A objeto de entregar información en línea por parte de las cooperativas al Departamento de
Cooperativas, deberá solicitarse una clave a través de nuestro sitio Web
(http://www.decoop.cl) realizando los pasos que se describen a continuación:
1.
2.
3.
4.
5.
En el sitio web del Departamento, sección Trámites en Línea, está disponible el “Formulario
de solicitud de clave de acceso” que especifica el representante y responsable de la
manipulación de la clave electrónica, el cual podrá acceder al sistema y enviar información
confidencial de la cooperativa.
Para la asignación del representante de transacciones electrónicas de la cooperativa, es
necesario completar el formulario mencionado, con la autorización del consejo. Para
efectos de designar a la persona responsable de la solicitud y manejo de la clave, el
Consejo de Administración deberá celebrar una sesión ordinaria o extraordinaria (con las
formalidades legales correspondientes), en la cual nombrará al responsable, debidamente
individualizado con su nombre, cédula de identidad y dirección de correo electrónico
Posteriormente se levantará un acta que deberá estar suscrita por todos los consejeros
asistentes y deberá ser remitida al Departamento de Cooperativas en copia autorizada ante
notario, junto al formulario de solicitud, vía correo tradicional.
Una vez ingresado el formulario de autorización, personal del Departamento de
Cooperativas verificará la información del responsable asignado como también de la
cooperativa.
Realizada esta tarea, y estando todo en orden, se procederá a enviar la clave al correo
electrónico ingresado en el formulario de solicitud de clave.
Finalmente cabe señalar, que no se otorgará la mencionada clave sin que se acredite el
cumplimiento de las formalidades precedentemente descritas, sin perjuicio que la
responsabilidad en cuanto al envío y contenidos de la información y de la designación del
responsable de la solicitud y manejo de la Clave corresponde exclusivamente a la
Cooperativa.
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