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Pequeñas empresas, riesgo grande.
La falta de control de fraudes en empresas con menos de 100
empleados
* Ken Tysiac
Como lo revela una encuesta reciente a nivel mundial, las pequeñas empresas
son significativamente más proclives que sus contrapartes más grandes a
descuidar la implantación de controles antifraude básicos que puedan
salvarlos de pérdidas costosas.
Las empresas con menos de 100 empleados han sido rebasadas de manera
significativa por empresas más grandes en cada uno de los controles de fraude
que fueron medidos en el reporte de 2012 de la Asociación de Examinadores
Certificados de Fraudes (ACFE)1 denominado “Informe a las Naciones sobre el
Fraude y Abuso Ocupacionales”, que se publicó en mayo2.
El estudio global de fraudes de la ACFE encontró:
Sólo el 56% de las empresas con menos de 100 empleados representadas
en la encuesta sometieron sus estados financieros a auditorias externas, en
comparación con el 91% de las empresas con 100 o más empleados.
Los empleados recibieron capacitación sobre fraudes en sólo el 18.5% de
las empresas pequeñas que participaron en la encuesta, comparadas con lo
ocurrido en casi seis de cada diez de las empresas más grandes.
1
2
N.de t. Association of Certified Fraud Examiners, ACFE por sus siglas en inglés.
N. de t. Mayo de 2012.
En 43% de las empresas pequeñas de la encuesta, la gerencia llevó a cabo
la certificación de los estados financieros, en comparación con lo ocurrido
en el 81% de las más grandes.
Sólo el 50% de las empresas con menos de 100 empleados que participaron
en la encuesta contaban con códigos de conducta formales, comparadas
con el 90% de organizaciones con 100 o más empleados.
“El porcentaje de pequeñas empresas que tienen controles formales en
operación se ve empequeñecido por las grandes organizaciones”, señaló Andi
McNeal, CPC3, directora de la ACFE, “y hemos encontrado una gran
oportunidad para que las pequeñas empresas puedan invertir en mediciones
simples, hasta en un código de conducta, que francamente no debería costar
más que unas cuantas horas de trabajo de los empleados.”
El Informe a las Naciones de la ACFE fue uno de dos estudios publicados en
mayo, que han proporcionado una perspectiva sustancial sobre el fraude. La
Encuesta 2011 de Tendencias de Manténgase al día de los cambios
Servicios Forenses y de Valuación (FVS)4 regulatorios.
de la AICPA5 (encontró que la demanda Junto con atraer y retener personal
calificado, el mantenerse al corriente de los
de contadores versados en técnicas cambios regulatorios fue calificado como el
forenses y de valuación contable es asunto forense más desafiante que los
desorbitante,
conforme
las profesionales forenses enfrentarán los
siguientes dos a cinco años, en la Encuesta
computadoras juegan un papel 2011 de tendencias de servicios forenses y
de valuación. El informe, disponible en
incremental en los fraudes.
tinyurl.com/88eyj9r proporciona las mejores
prácticas para estar al día sobre los cambios
regulatorios:
Apalanque la tecnología. Se puede
LA VALUACIÓN EN VIGILANCIA
encontrar mucha información relevante
en los sitios de red de los órganos
En el estudio de la ACFE, disponible en
regulatorios. Hay sitios gratis y de pago
que ofrecen consejos, artículos, libros
acfe.com, las empresas con menos de
blancos y otras guías.
100 empleados a menudo carecen de
Asigne responsabilidades. Divida y
controles formales, y se reveló que se
conquiste mediante la asignación a las
personas específicas de la tarea de
descubren casos de fraude por
actualizar y mantener el conocimiento
accidente, probablemente tres veces
institucional de las nuevas regulaciones,
más que en sus contrapartes más
aunque cada uno debe estar al día de las
reglas generales.
3
N. de t. Contador Público Certificado, CPC.
Sea sociable Asista a conferencias y
4
N.de t. Servicios Forenses y de Valuación, FVS por sus siglas en presentaciones,
inglés.
o participe en
5
N.de t. Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados,seminarios
AICPA por en
suslínea.
siglas en inglés.
Suscríbase. Los periódicos principales
son una buena fuente de nuevas leyes.
grandes. Las empresas pequeñas tuvieron casi dos veces más de
probabilidades de descubrir los fraudes notificados a través de la policía y no
fueron tan propensas a descubrir los fraudes a través de una auditoría interna.
En la encuesta en línea completada por 1,388 Examinadores de Fraudes
Certificados (CFE)6 al final del año 2011, la ACFE le pidió a los encuestados que
proporcionaran una narrativa detallada del caso de fraude ocupacional más
grande que hubieran investigado y completado desde enero de 2010. Los
resultados de estos casos de fraude fueron utilizados para compilar la
encuesta e ilustrar un punto defendido por los abogados del control interno.
Larry Rittenberg, CPC, el anterior presidente del Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO)7, mencionó que las pequeñas
empresas necesitan controles internos efectivos tanto como las empresas
grandes. Él señaló que las pequeñas empresas comienzan con grandes
emprendedores que tienen buenas ideas y crean productos útiles. La razón
por la que muchas de ellas fracasan, mencionó, es que no desarrollan una
disciplina financiera.
“Un buen control interno es un buen negocio”, dijo Rittenberg, profesor
emérito de contabilidad de la Universidad de Wisconsin. “Ésa es la razón por la
cual ustedes tienen un control interno, y siempre hay un contacto. Ustedes
tienen un riesgo, y los controles están ahí para mitigar esos riesgos, y algunos
de ellos se pueden hacer a muy bajo costo.”
RESUMEN EJECUTIVO
•
Las empresas con menos de 100 empleados le siguen el paso a sus
contrapartes más grandes en la implementación de controles antifraude
formales, de acuerdo con una encuesta mundial de la Asociación de
Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE). Los expertos antifraude dicen
que los controles formales pueden ayudar a los pequeños negocios a prevenir
y detectar casos de fraude que, si se dejan sin descubrir, pueden llevar a
pérdidas cuantiosas y posiblemente a la quiebra.
6
7
N.de t. Examinador Certificado de Fraudes, CFE por sus siglas en inglés.
N.de t. Comité de las Empresas Patrocinadoras de la Comisión Treadway, COSO por sus siglas en inglés.
•
Los controles antifraude no tienen que ser costosos. Los expertos dicen
que instituir un código formal de conducta, tener controles y procesos de
revisión de la gerencia, y proporcionar una capacitación antifraude a los
empleados son formas costo-efectivas para ayudar a los negocios pequeños
con recursos limitados, a prevenir los fraudes.
•
La preocupación por los fraudes no parece estar disminuyendo. El 79%
de los CPCs que respondieron a la Encuesta 2011 de tendencias de servicios
forenses y de valuación contable de la AICPA dijeron que esperan una mayor
demanda de servicios en los siguientes dos a cinco años.
•
Las computadoras y los teléfonos inteligentes son particularmente
susceptibles de actividad fraudulenta. Los contadores forenses y de valuación
contable esperan un incremento significativo en la contratación de personal
de cómputo forense en los próximos dos a cinco años, de acuerdo con el
informe de Tendencias de FVS. Los usuarios de teléfonos inteligentes han
observado que se pone en riesgo la información cuando las personas se
conectan a redes no conocidas.
Ken Tysiac es editor senior de JofA. Para comentar sobre este artículo o para
sugerir ideas para otro artículo, puede escribirle a [email protected], o
llamarle al teléfono 919-402-2112.
McNeal ha dicho que es más efectivo en costos, directos e indirectos, invertir
en medidas de prevención de fraude que esperar y gastar dinero en la
detección e investigación y en tratar de recuperar las pérdidas que una
empresa puede sufrir. Ella ha dicho, de manera anecdótica, que la ACFE
repetidamente se entera de que se cierran pequeñas empresas debido a un
fraude de sus empleados.
Un fraude que cuesta EUA$100,000 dólares puede hundir a un negocio
pequeño, dice McNeal, y fraudes de esa magnitud no son raros. La mediana de
las pérdidas causadas por fraudes ocupacionales, en la encuesta de la ACFE fue
de EUA$140,000 dólares, y más de un quinto de los casos causaron pérdidas
de al menos EUA$1 millón de dólares. La encuesta encontró que la presencia
de controles antifraude se correlaciona con un decremento significativo en el
costo y duración del fraude. Se reportaron considerablemente menos pérdidas
y tiempos menores para la detección, en empresas que han implementado
alguno de los 16 controles antifraude comunes (ver la Figura 1).
Figura 1
Controles antifraude se disminuyen en la pequeña empresa
Empleados
Fuente: acfe.com
Empleados
Controles antifraude
Pequeñosnegocioscuyos
AuditoriaExternadeF/S
fraudesfueronreportadosen
CódigodeConducta
unaencuestaOn-linede
Auditoríainterna/DepartamentoFE
AuditoriaexternadeICOFR
1,388quelosexaminadores
CertificaciónGerencial deF/S
certificadosparafraudes
C
om
ité
deauditoríaindependiente
condujeronal final de2011y
Revisióngerencial
significativamentesiguenla
Programasde soportedeempleados
pistadesus contrapartesen
Líneadirecta
frecuenciadecontroles
Entrenamientodefraudesaempleados
antifraude,deacuerdoconel
EntrenamientodefraudesparaGerentesy ejecutivos
Reportealasnacionesde
Políticaantifraudes
V
aloración
form
al
de
riesgodefraudes
2012enel fraudeocupacional
Auditoríasorpresa
yabuso, por laAsociaciónde
R
otación
de
trabajo/vacaciones
mandatorias
examinadoresCertificados
Recompensasparainformantes
(ACFE)
Porcentaje de casos
• F/S = Estados Financieros
•FE = Revisión de fraudes
•ICOFR = Control Internos sobre los reportes financieros
Las organizaciones con políticas para la rotación de personal y vacaciones
obligatorias, por ejemplo, tienen un 63% de reducción en el promedio de
duración del fraude antes de su detección. Las plolíticas de rotación de
personal que requieren que los empleados intercambien puestos de manera
regular, permiten que los colaboradores identifiquen errores de
comportamiento no ético. Las políticas de vacaciones obligatorias requieren
que los empleados dejen sus puestos por un tiempo lo suficientemente largo
para que un colaborador lleve a cabo sus tareas, lo que puede conducir al
descubrimiento de irregularidades.
“Si ellos invierten en cualquier tipo de programa de entrenamiento
antifraude, ello no debe costar grandes cantidades de dinero, pero pueden ser
herramientas de detección de fraudes extremadamente efectivas”, dice
McNeal, “y si se hace correctamente pueden ahorrar a una empresa grandes
cantidades de recursos, tanto en el corto como en el largo plazo.”
El Reporte a la Naciones menciona que las medidas antifraude como un
código de conducta, programas de entrenamiento a empleados, y la revisión
gerencial de controles y procesos pueden ser implementados a costos
marginales y pueden incrementar de forma significativa la prevención y
detección de los fraudes. El costo de instituir códigos de conducta y revisiones
gerenciales de controles y procesos puede limitarse esencialmente al gasto
requerido por la labor de implementarlos.
Un código de conducta es un control muy barato que puede ayudar a la
gerencia a fijar el objetivo para las normas de los empleados, dije McNeal.
“Se trata de un área en la que la gerencia puede realmente enviar una señal
como “Oigan, esto es importante para nosotros. Queremos una cultura de
honestidad e integridad. Queremos hacer de la ética una prioridad”, mencionó
ella.
SERVICIOS FORENSES EN DEMANDA
El estudio de la AICPA mostró que los fraudes sean una preocupación
significativa en el futuro previsible. El 79% de los CPC forenses y de valuación
dijeron que esperan una mayor demanda por servicios en los siguientes dos a
cinco años, de acuerdo con el reporte, que está disponible en
tinyurl.com/88eyj9r. Más de la mitad de los encuestados dijeron que
contratarían empleados para manejar investigaciones forenses por
computadora; un 83% espera más demanda en ésta área en los siguientes dos
a cinco años.
Steve Howe, el socio gerente de Ernst & Young para el área de las Américas,
dijo que la investigación forense es una de las líneas de servicio de la
contabilidad pública que estará en mayor demanda en el futuro cercano.
Mencionó que la importancia de los mercados emergentes, la Ley de Prácticas
Corruptas Extranjeras, y la preocupación de los inversionistas juegan un papel
en el incremento de esa demanda.
“Creo que el mercado va a necesitar más de nosotros,” indicó durante un
panel de discusión en mayo con los líderes de otras siete grandes firmas de
contabilidad pública en la reunión de Consejo de primavera de la AICPA.
Robert Harris, CPC/CFF, CGMA, quien preside el Comité de Credenciales
Certificadas en Finanzas Forenses (CFF) de la AICPA de 2012, dijo que está
observando muchos más fraudes relacionados con computadoras y personas
que evaden a los programas (software) para esconder desembolsos para ellos
mismos. Mencionó que los empleados con teléfonos inteligentes están
esencialmente trabajando con mini-computadoras en sus manos y firmándose
en redes que no son legítimas. Indicó que luego se roban las claves de entrada
y las cuentas y la información se ve amenazada. Harris advierte a los usuarios
que no se den de alta en redes que no reconocen, y que no abran los correos a
no ser que estén seguros de quién se los envió.
“Sólo porque tengan su dirección de correo, no asuman que es alguien que los
conoce o que viene de un sitio legítimo”, dice, “y revise cuidadosamente,
porque es enorme la cantidad de pescadores8 que se está llevando a cabo,
usando bancos, nombres de líneas aéreas, casas de valores.”
El reconocimiento de los ingresos en el sector financiero requiere vigilancia
Por Ken Tysiac
La vigilancia continua sobre la ocurrencia de fraudes es especialmente
necesaria en el sector financiero, de acuerdo con un pronóstico de la encuesta
de la AICPA.
Los CPC forenses y de valuación anticipan que las instituciones de inversión y
empresas crediticias serán el sector con más alegatos de mala interpretación
financiera en los siguientes dos a cinco años, de acuerdo con la Encuesta 2011
de Tendencias de Servicios Forenses y de Valuación (FVS) de la AICPA.
Un 25% por ciento de los profesionales forenses y de valuación contable
señala que los mayores alegatos podrían venir de entidades de inversión, y
19% dijeron que la mala interpretación financiera serían los más comunes en
empresas crediticias. El reporte completo está disponible en
tinyurl.com/88eyj9r.
Robert Harris, CPC/CFF9, CGMA10, presidente del Comité de Credenciales
Certificadas de Forenses en Finanzas de la AICPA en 2012, dijo que la
exageración en el sector financiero a menudo es accidental.
“Cuando pasamos por la crisis financiera, vimos un mercado que estaba muy
delgado – en otras palabras, había pocos inversionistas – por lo que
estábamos viendo que los valores caían en muchos de estos portafolios de
valores respaldados por hipotecas”, comentó. “Y esto hace muy difícil obtener
un valor. Muchos de los valores registrados que las personas sintieron muy
8
N.de t. Pescadores que realizan actividades de “phishing” para búsqueda de datos.
N.de t. Forense Certificado en Finanzas, Certified in Financial Forensics, CFF por sus siglas en inglés
10
N.de t. Contador Administrativo Global Legalizado, Chartered Global Management Accountant, CGMA por
sus siglas en inglés.
9
altos no fueron intencionales. Pienso que muchas personas tratan de hacer lo
mejor al registrar un valor preciso, pero es difícil obtener ese valor.”
El reconocimiento de los ingresos, que tiene un estándar convergente en
desarrollo por parte del CNCF11 y el Consejo Internacional de Normas de
Contabilidad fue identificado como el tema más importante que se encontrará
en la interpretación errónea de los estados financieros en los siguientes dos a
cinco años. Un 36% de los CPC forenses y de valuación que respondieron,
identificaron el reconocimiento de los ingresos como el asunto más
importante, y 32% dijeron que la valuación de los activos llevados a valor justo
será la preocupación más prevaleciente.
Adicionalmente de encuestar a los CPC forenses y de valuación, la encuesta de
la AICPA solicitó la retroalimentación de los CPC tomadores de decisiones en
las empresas y en la industria, que identificaron los asuntos fraudulentos que
habían enfrentado. Los fraudes que más comúnmente reportaron las
empresas y las industrias encuestadas fueron requerimientos falsos de pago,
fraudes con cheques y tarjetas de crédito, y robos por empleados. Muchos de
las malas representaciones de estados financieros involucraron la
sobrevaluación de cuentas por cobrar, inventarios, valores, u otros activos.
Una vez más se encontró que las propinas serían esenciales para detectar
fraudes en el “Informe 2012 a las Naciones sobre el Fraude y Abuso
Ocupacionales”, de la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados
(ACFE), el estudio global del fraude publicado en mayo. Cada reporte de la
ACFE sobre el fraude y abuso ocupacionales desde 2002 ha identificado las
propinas como el método de detección de fraudes más común.
Como en el Reporte a las Naciones previo más reciente de 2010, la revisión
gerencial y la auditoría interna se calificaron como el segundo y tercer
métodos más comunes de detección, pero las propinas fueron casi tres veces
más comunes que cualquiera de estos factores como un método inicial de
detección. La detección inicial ocurrió por medio de las propinas en el 43% de
los fraudes en la encuesta.
La encuesta de la ACFE, disponible en acfe.com, encontró que las industrias
más victimizadas por fraudes fueron la banca y los servicios financieros, el
gobierno y la administración pública, y la manufacturera.
11
N.de t. Consejo de Normas de Contabilidad Financiera, FASB por sus siglas en inglés.
La malversación de activos fue el tipo más común de fraudes encontrados en
la encuesta de la ACFE en el 87% de casos reportados por los encuestados.
Pero estos casos fueron los menos costosos financieramente, con una
mediana de EUA$120,000 dólares. En contraste, mientras que los fraudes con
estados financieros se mantuvieron relativamente escasos con 8% de los casos
detallados por los encuestados, estos infringen un mayor daño, con una
mediana de pérdidas de EUA$1 millón de dólares, según encontró la ACFE.
En todas las regiones geográficas, los esquemas de corrupción y facturación
constituyen más del 50% de los fraudes reportados a la ACFE, haciendo de este
tipo de esquemas un riesgo a nivel mundial.
________________________
Traducido por Pilar Vidal, del artículo publicado en la edición de Journal of Accountancy,
agosto 2012, pp. 38-43, www.journalofaccountancy.com, a solicitud del CCPM.
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