Instructivo de Adquisiciones

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERÍA
FUNDACIÓN JULIO RICALDONI
Desarrollo de Prototipos TIC
en el Interior del país
FJR-MIEM - 2014 Instructivo de Adquisiciones
Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería
www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy
Índice
1.
Generalidades ....................................................................................................................... 2
2.
Responsables ......................................................................................................................... 2
3.
Desembolsos ......................................................................................................................... 2
4.
Definiciones ........................................................................................................................... 2
5.
6.
4.1.
Clasificación ................................................................................................................... 2
4.2.
Comprobantes ............................................................................................................... 3
Descripción de los procedimientos de compra ..................................................................... 3
5.1.
Compra directa .............................................................................................................. 3
5.2.
Comparación de Precios................................................................................................ 3
ANEXOS ................................................................................................................................. 5
6.1.
Especificaciones Técnicas .............................................................................................. 5
6.2.
Cuadro Comparativo ..................................................................................................... 6
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1. Generalidades
El presente Instructivo busca ser una guía y definir el sistema utilizado por la
Fundación Julio Ricaldoni para coordinar, controlar y ejecutar las adquisiciones
para los proyectos financiados en el marco de la convocatoria 2014 para
Desarrollos de Prototipos TIC en el Interior del país. El objetivo del mismo es
contar con una amplia participación del mercado y prestar especial atención a
los aspectos económicos, eficiencia de los productos y razonabilidad de
precios.
Toda situación que no se encuentre comprendida en el presente instructivo,
deberá ser consultada a la FJR que definirá el procedimiento a seguir.
2. Responsables
Los responsables vinculados a las adquisiciones serán en forma directa el
Asistente de Adquisiciones (AA), el Emprendedor1 (EM), el Ejecutivo de
Proyecto (EP) designado por la Fundación.
3. Desembolsos
Debido a la radicación del emprendimiento en el interior del país, se coordinara
con el emprendedor responsable, la creación y/o uso de una cuenta bancaria
(cuenta del proyecto), en la cual se realizaran las transferencias asociadas a
los gastos generados y acordados en el proyecto, a lo largo de la duración del
mismo.
Se destaca que los costos de transferencias correrán por cuenta del proyecto.
4. Definiciones
Dependiendo del monto de la compra, este documento establece una
clasificación de la misma y los pasos a seguir.
4.1.
Clasificación
Monto de la compra
Menor a USD 500.Mayor a USD 500.-
1
Método a utilizar
Compra Directa
Comparación de Precios
Siempre que se menciona al Emprendedor puede ser él o una persona designada en su lugar.
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4.2.
Comprobantes
En todos los casos los comprobantes de gastos deberán tener el
siguiente detalle2:
Nombre: FJR – MIEM PROTOTIPOS - TIC [Código del Proyecto]
RUT: 21 491309 0010
Dirección: Benito Nardone 2310 (Montevideo – Uruguay)
5. Descripción de los procedimientos de compra
5.1.
Compra directa
Para realizar la solicitud de una transferencia el emprendedor envía un email al
AA con copia al EP, solicitando una transferencia de fondos del proyecto,
indicando:
a) Bienes o servicios a adquirir
b) Monto estimado
5.2.
Comparación de Precios
Para realizar una compra por montos mayores a USD 500 el emprendedor
responsable debe solicitar vía mail o fax, cotizaciones a proveedores
calificados para la adquisición del bien o la contratación del servicio necesario,
adjuntando las Especificaciones Técnicas (ver en anexos)
Obtenidas al menos 3 (tres) cotizaciones comparables se debe conformar el
Cuadro Comparativo (ver en anexos) y remitir al AA con copia al EP un mail
conteniendo:
a)
b)
c)
d)
Solicitudes de cotización
Especificaciones Técnicas
Presupuestos recibidos
Cuadro comparativo (será elegida la oferta de menor costo que cumpla
las Especificaciones Técnicas).
2
Si alguno de los comprobantes presentados no cumple con los requisitos formales impositivos o
específicos del proyecto, la Fundación se reserva el derecho de no abonar dicho comprobante.
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Tanto para compra directa como comparación de precios, se verificaran los
datos y se notificará al emprendedor responsable que el dinero ha sido
transferido en la cuenta del proyecto.
Efectuada la compra, y dentro de las primeras 48 hs, se debe remitir vía mail al
AA con copia al EP, una copia digital de los comprobantes.
Dentro de los 7 primeros días de realizada la compra, el emprendedor
responsable deberá enviar a la FJR los comprobantes originales.
Nota:
i)
ii)
5.3.
Todos los comprobantes deberán cumplir con las formalidades citadas en 3.2.
Para solicitar una nueva transferencia deberá haber rendido la anterior.
Excepciones
Cualquier excepción al procedimiento establecido (menos de 3 precios, único
proveedor, necesidad de insumos de una marca determinada, compatibilidad
de componentes, etc) debe ser previamente aprobada por el ejecutivo asignado
y el asistente de adquisiciones.
Si una compra o contratación supera el monto previsto en el Plan de
Adquisiciones, previo a la ejecución de la compra, se deberá solicitar al EP una
modificación al Plan de Ejecución y al Plan de Adquisiciones.
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6. ANEXOS
6.1.
Especificaciones Técnicas
El documento de Especificaciones Técnicas puede ser un mail o un documento
en .pdf adjunto conteniendo los siguientes datos:
Nota aclaratoria que todos los productos (equipos y materiales)
ofertados deberán ser nuevos y con una garantía mínima, a sugerir por
el emprendedor responsable.
Mantenimiento de la oferta: [se sugiere un mínimo de 30 días]
Plazo para presentar ofertas: [se sugiere entre 5 y 10 días]
Forma de pago: Cheque al día
Moneda: Preferentemente pesos uruguayos [podrá ser en dólares
americanos pero se debe aclarar por el proveedor el TC deseado, sino
será tomado el Interbancario, del banco central, vendedor del día previo
a la oferta]
Un esquema conteniendo:
Item
1
2
Cantidad
x
y
Descripción
Características técnicas del equipamiento
ITEM #1
[Lista de todas las características técnicas que deberá cumplir el
equipo/bien]
ITEM #2
[Lista de todas las características técnicas que deberá cumplir el
equipo/bien]
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6.2.
Cuadro Comparativo
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