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Circular Informativa
CIRCULAR 24/2015
ASUNTO: LEGALIZACIÓN DE LIBROS OBLIGATORIOS DE LOS EMPRESARIOS Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Oviedo, 30 de Noviembre de 2015.
Muy señores nuestros:
Estando próximos al cierre contable del ejercicio 2015, queremos recordarles la
obligación de legalización telemática de todos los libros de los empresarios
regulados en el Código de Comercio. En esta Circular Informativa les indicamos las
instrucciones precisas para llevar a cabo esta obligación.
Adicionalmente incluimos unos breves comentarios sobre la necesidad de conservar
la documentación de contenido contable, mercantil y fiscal.
Como de costumbre, quedamos a su disposición para cualquier aclaración al
respecto.
TELENTI, C.T.C., S.L.
San Francisco,21, 1º  33003 Oviedo  Tel. 985244204  Fax 985239650
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LEGALIZACIÓN DE LIBROS OBLIGATORIOS DE LOS EMPRESARIOS Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Señala el Código de Comercio que "Todos los libros que obligatoriamente
deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales
aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos
colegiados, y los libros registros de socios y de acciones nominativas, se
cumplimentarán en soporte electrónico y se legalizarán telemáticamente en
el Registro Mercantil antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la
fecha del cierre del ejercicio".
A continuación se describen las instrucciones precisas para llevar a cabo dicha
obligación.
INSTRUCCIONES PARA LA LEGALIZACION DE LIBROS MERCANTILES
El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico
y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, será de
aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios
iniciados a partir del día 29 de septiembre de 2013.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán
cumplimentarse en soporte electrónico.
La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil,
deberá ser por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al
cierre del ejercicio social.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados
para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de
septiembre de 2013.
No obstante, los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de
socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos
relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y
cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014, que no hayan sido
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trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser
presentados de nuevo a legalización. En el caso de que no se dispongan de
hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos
correspondientes al ejercicio 2014, se podrá solicitar al Registro Mercantil la
legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias.
Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los
mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío
telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la
certificación del órgano de administración que haga constar dicha
circunstancia.
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades
mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, deberán
reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para
su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio
social.
Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio
determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente.
Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de
la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será
necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y
cierre del ejercicio.
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en
blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre
participaciones o acciones celebrados hasta 31 de diciembre de 2014.
A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente
establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe
incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez
inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro,
que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los
fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la
legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización
del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad
inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido
gravámenes sobre las mismas.
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En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la
nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de
la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del
libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de
dicha omisión.
Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único
con la sociedad.
Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de
socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido
legalizado el libro inicial.
En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de
los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el
contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se
acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente
señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a
la petición de la legalización de los libros.
Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no
hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de
contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la
constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la
que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán
incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente,
todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución
hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en
su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta
general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su
día y cuya legalización ahora se solicita.
Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que,
bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos
registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y
número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la
presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En
su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo
legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro
Mercantil.
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A los efectos de prueba, el empresario deberá conservar una copia
informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a
los libros presentados a legalización.
Cuando interese al empresario, por razones de confidencialidad y de
seguridad en los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos
de los libros a legalizar, podrá utilizar determinados procedimientos de
encriptación mediante algoritmos de cifrado por bloques simétrico o utilizar
sistemas de cifrado con doble clave, pública y privada, que pongan a
disposición entidades prestadoras de servicios de certificación de firma
electrónica reconocida.
Recordar por último, que los libros a legalizar son los que relaciona el artículo
25 del Código de Comercio, esto es:
Diario
Inventario y Cuentas Anuales
Balances de comprobación (sumas y saldos)
Registro de Acciones Nominativas en el caso de
S.A.
Registro de Socios en el caso de S.L.
Libro de Actas
Libro de Actas del Consejo
Libro-Registro de Contratos del Socio Único con
la Sociedad Unipersonal
CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE CONTENIDO CONTABLE, FISCAL
Y MERCANTIL
De acuerdo con la legislación mercantil (Código de Comercio) los libros y
justificantes de la actividad mercantil, deben conservarse, durante 6 años, a
partir del último asiento realizado en los mismos.
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Por su parte, a efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, así
como los soportes documentales (facturas, documentos bancarios, etc),
incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante
que tenga trascendencia fiscal, deben conservarse, al menos, durante el
periodo (actualmente de 4 años) en que la Administración tiene derecho a
comprobar y liquidar deuda tributaria. Este plazo empieza a contar desde el
día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente
declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Así por ejemplo, una sociedad deberá conservar toda la documentación
relativa al año 2014:
 A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2019 ( cuatro años desde la
presentación de la ultima declaración del año 2014 que fue la del
Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2015).
 A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2020 (seis años
desde el último apunte contable en la contabilidad de 2014).
Ante esta regla general debemos mencionar dos supuestos muy habituales en
la práctica que "modifican" estos periodos de forma sustancial al efecto que
nos ocupa:
1º.- Existencia de bases imponibles negativas en el Impuesto sobre
Sociedades (IS): Todos los justificantes contables y documentales, así como
la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible
negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se
genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad,
más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha
base imponible negativa.
Con la entrada en vigor de la nueva Ley 27/2014 del Impuesto sobre
Sociedades, a partir del 1 de enero de 2015, se limita el plazo temporal de
ese derecho de comprobación a diez años a contar desde el día siguiente a
aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración o
autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el
derecho a su compensación.
Una vez transcurrido dicho plazo de diez años, aunque prescribe la
capacidad de la Administración para comprobar e investigar esas bases
imponibles negativas, sin embargo, a efectos de consolidar la compensación
de las mismas, el sujeto pasivo está obligado a la acreditación de la
procedencia y cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación
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pretenda realizar. Para ello debe exhibir a la Administración tributaria la
correspondiente liquidación o autoliquidación de la que haya resultado la
base imponible negativa, así como la contabilidad, con acreditación de su
depósito durante el plazo de esos diez años en el Registro Mercantil.
En consecuencia, deberá conservarse al menos la contabilidad y
declaraciones por el impuesto que acrediten las bases imponibles
negativas durante todo el periodo de compensación de las mismas.
2º.- Para las adquisiciones de elementos de inmovilizado: estas facturas
deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de
amortización, más los 4 años de prescripción a contar desde el ejercicio en
el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.
RECORDAR: Guardar de manera separada las facturas de los elementos de
inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la
documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base
imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de
conservación de la documentación puede exceder de los 6 años).
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