… … Contraloría General de la República Vicecontraloría Informe Implementación Política de Gobierno en Línea en la Contraloría General de la República SANDRA MORELLI RICO Contralora General de la República LIGIA HELENA BORRERO RESTREPO Vicecontralora Enlace CGR – GEL : Lina María Arango Dávila Asesora Contratista Despacho Vicecontralora Bogotá, D. C., agosto de 2014 Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … IMPLEMENTACIÓN POLÍTICA GOBIERNO EN LÍNEA – GEL – Contraloría General de la República Con el propósito de implementar el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología, la Contraloría General de la República ha asumido la política de Gobierno en Línea, como una herramienta que apoye su misión constitucional y la acerque a la ciudadanía. La política de Gobierno en Línea de la Contraloría General se institucionalizó mediante la resolución 6055 de julio de 2009. Durante la administración de la Contralora Sandra Morelli y desde el Despacho de la vicecontraloría se asumió el liderazgo en el seguimiento a su implementación (Ver gráfica 1). Adicionalmente con el proceso de coordinación asumido por la vicecontralora Ligia Helena Borrero, se logra medir los avances en relación a sus respectivos componentes (Ver gráfica 2). El avance en relación al cumplimiento esperado (100%) para 2014 pasó del 34.04% (Principios 2013) al 88% (agosto 2014). En relación al cumplimiento a 2015, la CGR pasó del 25% (Principios 2013) al 66%. Varios procesos están en diseño y a la espera de ser aprobados para continuar con el aumento en este resultado. Gráfica 1 Fuente: Sistema de autoevaluación Institucional, Gobierno en Línea www.entidades.gobiernoenlinea.gov.co, junio 2014 Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Durante el año 2014 se presentó una leve reducción ocasionada por la ausencia de seguimiento a la estrategia de rendición de cuentas y a la estrategia de datos abiertos. Adicionalmente el proyecto de ventanilla única de denuncias no avanzó durante el presente año dado que será la nueva administración quien decida si continúa o no con dicha iniciativa. Por otro lado, en el componente transacción, la identificación de cadena de trámites y sistematización de trámites y servicios tampoco presentó avances en el primer semestre de 2014. . 1. Avances por componentes según modelo autoevaluación y manual 3.1: Fuente: Sistema de autoevaluación Institucional, Gobierno en Línea www.entidades.gobiernoenlinea.gov.co, junio 2014 Comité técnico Gobierno en Línea La implementación de la estrategia Gobierno en Línea ha sido posible gracias al compromiso asumido por los funcionarios que hacen parte del comité técnico GEL. A continuación se detalla los nombres y dependencias que hacen parte del comité: Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Funcionario Deisy Alexandra Avila Juan Carlos Ussa Diana Y Gallego Nancy Soracipa Nelly Johanna Medina Luis Alberto Torres Yazmín Beltrán Héctor Leonardo Reina Lidia Barcelo Diana Morales Luis Alexander Peña Jorge Alejandro Mendoza Jaider Rincon Pilar Andrade Pedro Simón Rubiano Gildardo Quintero Lesvia Molina Dependencia CGR Comunicaciones Página Web Control Interno Delegada para la Participación Ciudadana Delegada para la Participación Ciudadana Oficina de Planeación Oficina de Planeación USATI Sistemas Sistemas USATI Oficina de Capacitación Delegada de Ambiente – Grupo IDE Grupo IDE (Mapas) Oficina Jurídica Gerencia administrativa y financiera DIAC Componente 1 Elementos transversales Comprende las actividades que se deben realizar para conocer el grupo de usuarios, caracterización de la infraestructura tecnológica, política de seguridad e incorporación del gobierno el línea como parte de la cultura organizacional de gobierno. Para alcanzar los objetivos de este componente, la Contraloría institucionalizó la estrategia de gobierno en línea en el Comité Directivo para que a través de este espacio se realice el seguimiento a la misma. Adicionalmente, la política se incorporó dentro del plan estratégico de la entidad y se diseñó el plan de acción GEL para el año 2013 Y 2014 (ver plan de acción GEL 2014). Institucionalizar la estrategia El Comité técnico GEL fue creado mediante resolución 6055 de julio de 2009. En el año 2013 el comité directivo de la entidad decide asumir las funciones del comité de gobierno en linea. El seguimiento a los avances del plan de acción GEL se realiza cada dos meses en dicho comité. Adicionalmente desde el Despacho de la Vicecontralora General se asumió la coordinación del tema. El plan de acción de Gobierno en Línea fue incluido dentro del Plan Estratégico de la Entidad 2010 – 2014 dentro del objetivo corporativo No. 4 "Modernizar la estructura tecnológica de la CGR, acorde con la política de Estado de Tics" y el numeral 4.2.2 "Articular los procesos Internos y desarrollo tecnológico con la política de Gobierno en Línea". Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Capacitación. En los Planes Plurianuales de Capacitación de los Servidores Públicos de la CGR el tema de Gobierno en Línea se ha priorizado y definido como área de interés estratégico para la Entidad (Capítulo 5. Áreas Estratégicas de Capacitación y Formación: Gobierno en línea, cultura, apropiación y uso de las nuevas tecnologías en el control y la gestión pública). Esto se desarrolla a través de los Programas Anuales de Capacitación. En el Programa 2013 y 2014 se encuentran incluidas las Actividades Gobierno en Línea y Ciudadanía Digital. Las temáticas de capactiación fueron. Estrategia de Gobierno en línea, Participación y control ciudadano, Transparencia y publicidad de la información, Optimización de procesos, Accesibilidad y usabilidad, Datos abiertos y servicios de valor agregado, Seguridad informática y seguridad de la información, Interoperabilidad y colaboración interinstitucional, Cultura del servicio, Medios electrónicos en el procedimiento administrativo y Política de Cero Papel, Ciudadano digital. Para el año 2014, el Ministerio TICS remitió a la Contraloría General la oferta virtual de cursos en el marco de Gobierno en Línea. 31 funcionarios CGr se inscribieron: A continuación se registra en detalle los nombre y cursos: NOMBRE Nelson Leonardo Sepulveda Florez Elizabeth Avendaño Amezquita Segundo Miguel Villota Edgar Enrique Cely Silva Ruth Diolima Diaz Sanchez Williams Alfonso Villarruel Rincon Pedro Montaño Castiblanco Yulieth Viviana Amaya Echeverria Jackeline Palacios Mosquera Joaquin Enrique Leal Abril Rafael Hugo Usuga Castaño Lucy Mercedes Cuta Duque Evelin María Soto Acosta Lidia Judith Barceló Mendoza Ricardo Páramo Tobar Laura Jineth Velasco Romero Ricardo Díaz Raigoso Jose Luis Salcedo Gomez Gina Zoreth Moreno Lemos Alejandro Enrique Pearzon Torres Oscar Hernando Ortiz Aldana Sonia Novoa Novoa Carlos Alberto Burbano Molano Jose Luis Garcia Cortes Johanna Carolina Tovar Silva Rosa Ines Otalora Luna Martha Rocio Vargas Navarrete Genaro Romero Vaca Erwin Rojas Duran Pedro Arturo Gutierrez Hernandez Consuelo Arias Pérez CURSO ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD ACCESIBILIDAD RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO DEL ESTADO RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO DEL ESTADO RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO DEL ESTADO RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO DEL ESTADO DE LA PARTICIPACIÓN A LA COLABORACIÓN EN LA ERA DEL GOBIERNO ABIERTO SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN INTEROPERABILIDAD INTEROPERABILIDAD INTEROPERABILIDAD INTEROPERABILIDAD INTEROPERABILIDAD Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Estrategias de monitoreo y evaluación. Desde el despacho de la Vicecontralora se ha coordinado el seguimiento de los avances de la estrategia. En un trabajo conjunto con la oficina de control interno y la oficina de planeación, se realiza un seguimiento constante y detallado a cada dependencia para verificar el cumplimiento o incumplimiento de las actividades y sus fechas en el plan de acción. Página web Como resultado del traslado de sede de la CGR, el sitio web de la CGR fue migrado a la nueva plataforma y en esa acción se realizó una mejora contemplada en las necesidades de la entidad; por lo tanto a partir del 2012 inició una convalidación de los criterios establecidos en el documento "Lineamientos y metodologías en Usabilidad para GEL" para luego realizar un plan de trabajo y levantar la información pertinente. La Contraloría General de la República cumple con los términos exigidos en la estandarización gubernamental de imagen de sitios WEB definida por la Presidencia de la República mediante la innovación y presentación de su portal evidenciando las necesidades de cada unos de los actores activos de la entidad. Los estándares asumidos en la página web son: 1. Escudo de Colombia 2. Imagen institucional 3. Dominio 4. Actualización 5. Mapa del sitio 6. Enlace a la página de inicio Motor de búsqueda 7. Enlace a preguntas y respuestas frecuentes 8. Enlace al Calendario de actividades 9. Enlace a un glosario o diccionario de términos usados en el sitio web y los documentos publicados 10. Enlace a ayudas para navegar en el sitio 11. Enlace al sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias 12. Enlace a los servicios de atención en línea Enlace a la opción de suscripción a servicios de información 13. Enlace a la oferta de empleos 14. Enlace a la oferta de trámites y servicios 15. Enlace a la opción de seguimiento a trámites y servicios 16. Enlace al espacio para notificaciones a terceros (referente a lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1437 de 2011) Participación ciudadana Lenguaje En cuanto a la implementación de la "Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública Colombiana" del Departamento Administrativo de la Función Pública, se estableció contacto con la oficina de Capacitación, producción de tecnología y Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … cooperación técnica internacional para valorar e introducir directamente o transversalmente en el pensum de los programas, cursos, talleres, conferencias, capacitaciones, etc., a los servidores públicos de la CGR; como avance de la CGR ha venido incorporando muchos de los elementos contemplados en la guía en mención. Sistemas de gestión de Tecnologías de Información La Contraloría General de la República proyecta y planea las variables tecnológicas en el corto, mediano y largo plazo para garantizar el soporte y prestación del servicio de control. Estas variables estan definidas en el plan estrategico de la entidad 2010-2014. Como política de seguridad de la Contraloría General de la República no tiene contemplado implementar el ingreso de computación en la nube. Solamente se tiene la información de correos electrónicos de los funcionarios. En relación a acciones de ahorro de energía, se ha implementado y mejorado los centros de datos como estrategia de ahorro de energía donde se ha tenido en cuenta la adquisición de servidores eficientes, utilización de baterías centrales, concentración de maquinas en gabinetes (optimización del espacio) flujos de aire, localización geográfica, humedad, temperatura idónea.Adicionalmente, la Oficina de Sistemas e informática de la Contraloría General de la Republica apoya el ahorro de energía mediante la exigencia de ciertas características en la proyección de compra de sus equipos como son la duración de las baterías de los computadores, la incorporación de pantallas tipo LED, proporcionando una pantalla brillante de gran rendimiento permitiendo ahorrar hasta un 33 %de energía sobre una pantalla convencional, servidores eficientes en consumo de energía, acceso remoto, reuniones virtuales, reemplazo de monitores de tubo de rayos catódicos (CRT) a LCD, etc.,. Adicionalmente, en la gerencia administrativa y financiera se efectúa un seguimiento mensual al consumo de energía de forma tal que cualquier comportamiento anormal se verifica inmediatamente las causas del mismo, tanto en el nivel central como en las gerencia departamentales. Además, en la nueva sede se ha solicitado a la administración la racionalización de la energía con el establecimiento de sensores y la suspensión de energía cuando se está en horarios no laborales. Finalmente, , el Sistema de gestión de seguridad de la informaciónfue definida. El alcance del SGSI en el Documento de Política de Seguridad la cual fue aprobada por el comité directivo de la CGR el 29 de mayo de 2013. Durante el primer semestre del año 2014, la política de seguridad ha sido socializada en el interior de la entidad. Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Componente 2 Información en Línea Comprende las actividades para que la entidad disponga a los diferentes tipos de usuarios acceso electrónico a la información de la entidad relacionada con la misión, planeación, trámites y servicios, espacios de interacción ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura, normatividad etc. Desde la CGR se ha avanzado en la publicación de la información, a excepción de la publicación de datos abiertos1. La Contraloría General de la Republica publica en su portal institucional www.contraloria.gov.co la información requerida y básica establecida en el anexo del Manual de Gobierno en Línea 3.1; superando ampliamente estos ítems en la calidad de la información suministrada a los ciudadanos. La entidad cuenta con su nuevo portal Web el cual puede ser accesado por los diferentes dispositivos móviles (marcas reconocidas en el mercado Colombiano y definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en mayor porcentaje de utilización) para conocer la información básica y secciones de la entidad.URL (www.contraloria.gov.co) Datos abiertos: El inventario de información fue publicado en la web, sección Atención al ciudadano en el mes de septiembre de 2013. A septiembre de 2013 se cuenta con el inventario de información publicado y un oficio al comité directivo para planificar el proceso de apertura de datos. Durante el segundo semestre de 2013 se trabajó para comenzar a definir la apertura de datos. SE cuetna con el inventario de información y un primer dataset de datos abiertos publicados en diciembre realcionados con información básica de la entidad. Durante el segundo semestre de 2013 se trabajó para comenzar a definir la apertura de datos. SE cuetna con el inventario de información y un primer dataset de datos abiertos publicados en diciembre realcionados con información básica de la entidad. Para el año 2014 no se ha avanzado en ésta actividad. Actualmente, se cuenta con el inventario de información y un primer dataset de datos abiertos publicados en diciembre relacionados con información básica de la entidad. Los datos de la información básica de la entidad están publicados en la página www.datos.gov.co 1 Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios (Sin procesar) que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Durante el primer semestre de 2014, la estrategia de apertura de datos no se implementó. Es importante definir desde e l nivel directivo y l aoficina jurídica los datos que pueden ser publicados para el uso de la ciudadanía en general. Componente 3 Interacción en línea Comprende las actividades para que la entidad habilite herramientas de comunicación de doble vía, habilitación de servicios de consulta en línea. Para alcanzar el cumplimiento de este componente, la CGR ha habilitado espacios para interponer peticiones, y ha habilitado espacios de interacción. Desde la oficina de comunicaciones se definió la política editorial de la entidad. Información de interés para los ciudadanos: La Contraloría General de la República puso a disposición del publico a partir del 29 de Marzo de 2012 el Sistema de Información del Boletín de Responsabilidades Fiscales en tiempo real. Además cuenta con el Certificado de Antecedentes Fiscales y Certificado de Ingresos Fiscales que es consultado en la siguiente dirección: http://www.contraloria.gov.co/web/guest/certificado-antecedentesfiscalescedentes-fiscales) La entidad implementa aplicativos interactivos para la consulta y gestión de la información en un sistemas de georeferenciación que en el interior de la entidad se conoce como Infraestructura de Datos Espaciales de la Contraloría General de la República. La CGR actualmente posee un Sistema de Información Geográfico – SIG y una base de datos cartográfica temática con 140 coberturas geográficas (puntos, líneas, polígonos), instalada en servidores de la Oficina de Sistemas e Informática, información potencialmente utilizable para la realización análisis espaciales. Adicionalmente, para apoyar su misión la CGR cuenta con sistemas de datos internos los cuales generan una serie de indicadores que le permiten evaluar su función entre ellos se tiene: El Sistema de Almacenamiento Electrónico – SAE, Sistema de Información de Participación Ciudadana – SIPAR, Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI, Sistema Integral de Información de la Gestión Pública – SIIGEP y el Sistema Integrado de Control de Auditorias – SICA, estos sistemas contienen una serie de atributos que permiten calcular indicadores los cuales han sido espacializados. La espacialización o mapeo de estos indicadores requiere contar con una base de datos geográfica que permita integrar tanto atributos gráficos como no gráficos. Dicha información debe cumplir ciertos estándares, en cuanto a portabilidad, calidad, precisión, interoperabilidad, temporalidad, entre otros, características que son del dominio de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales promovidas por el Instituto Geográfico Agustin Codazzi y que hoy viene siendo implementando en la CGR. Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Esta herramienta permite presentar y consultar los datos que arrojan los sistemas de información de la CGR a través de mapas de las regiones del país. Un grupo de funcionarios de las Contralorías Delegadas de Ambiente y Agropecuario, junto la Oficina de Sistemas desarrollaron un proyecto basado en infraestructura de datos espaciales, que consiste en articular las bases de datos de la Contraloría con un sistema de posicionamiento espacial. Con esta tecnología se logra representar gráficamente en un mapa el comportamiento de los indicadores y datos del SICA, SIRECI, SIPAR, SIREF y SIIGEP. La integración de esta información cartográfica básica con las bases de datos institucionales facilita el análisis y la toma de decisiones frente a las evaluaciones de ejecuciones presupuestales, políticas públicas, atención de denuncias, ejecución de auditorías a entes y proyectos de inversión entre otros que puede ser consultada en línea por los funcionarios de la entidad. Con el implementación del proyecto IDE – CGR y por solicitud de funcionarios de las diferentes dependencias, se han realizado, entre otros, los siguientes análisis empleando la geo-database y el software adquirido e implementado en la CGR. Contraloría delegada para el Sector Social: Se realizó un esquema sobre los municipios cuya población presentaba la mayor vulnerabilidad para el estudio desarrollado por la Dirección de Estudios Sectoriales sobre Vulnerabilidad Social. Contraloría Delegada de Regalías: Se han realizado mapas temáticos dirigidos a fortalecer el análisis que presenta en los informes de seguimiento en tiempo real a la inversión de recursos de regalías. Contraloría Delegada para el Medio Ambiente: Análisis de títulos mineros otorgados sobre áreas de zonas de páramos de Colombia, para el informe del Estado de los Recursos Naturales y Ambiente 2012- 2013. Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario: Análisis sobre las áreas de territorios colectivos, resguardos indígenas y procesos de restitución de tierras para los informes de seguimiento solicitados por la Corte Constitucional. Además, se han realizado mapas con el fin de mejorar la información con que se cuenta para la atención de denuncias, específicamente en la superposición de bloques de exploración o explotación minera con áreas de protección, que están siendo estudiados en la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente. Visor Geografico en ArcGis Online y Silverlight: Con interacción de información temática y de los sistemas de información internos del SICA, SIRECI, SIPAR, SIIGEP y SIREF, labor que ha implicado el trabajo coordinado y colaborativo entre los diferentes administradores de los sistemas y el grupo IDE – CGR, ya que la información se toma directamente de las bases de datos y se actualiza diariamente. Por otro lado, En la actualidad la Contraloría General de la República tiene habilitados los siguientes medios sociales: Youtube, Linkedin, Twitter, Facebook y adicionalmente se encuentra en desarrollo la herramienta de chat para el portal y su asignación de horario, Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … recurso humano y su promoción ante los medios de comunicación. La Contraloría General de la República visibiliza sus medios sociales en la página Web (Youtube, Linkedin, Twitter, Facebook) además publica en la parte inferior el horario de atención y en caso de requerir información de sus sedes nacionales la podrá encontrar en la siguiente dirección: http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/sedes-nacionales. Adicionalmente, la entidad cuenta con un servicio de registro unificado de correos electrónicos de los usuarios en concordancia con lo establecido en el artículo 54 de la Ley 1437 de 2011 denominado SIPAR (Sistema de información de Participación Ciudadana) por medio del cual unifica la información de sus usuarios en bases de datos y establece la administración de la información de sus usuarios a través de los correos electrónicos de los ciudadanos en doble vía permitiendo varios opciones de acceso como son PQRD y registren lo pertinente. Para el ingreso a este sistema ver la dirección: http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/denuncie Criterios PQR: El SIPAR cuenta con a) El sistema cuenta con un responsable de su administración, el cual debe está claramente identificado en el documento de Política Editorial y de Ac b) El sistema maneja manejar una asignación de turnos. c) Existe un espacio para que los usuarios del sistema envíen documentos o archivos que soporte de sus actuaciones ante la entidad. d) Se cuenta con un mecanismo a través del cual el ciudadano pueda hacer seguimiento al PQRD. e) Se puede realizar seguimiento a los PQRD por diversos canales independiente del medio que utilizó. f) Se cuenta con mecanismos de monitoreo para la recepción y respuesta oportuna de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias. g) La solicitud se realiza por medio de formularios electrónicos que permiten identificar y seleccionar el tipo de solicitud. Los formularios están h h) Los formularios de peticiones, quejas y reclamos hacen uso del lenguaje común de intercambio de información. j) Los formularios no deberán establecer requisitos adicionales a lo estipulado en la ley. k) Los formularios cuentan con una validación de campos que indican al ciudadano si le hace falta incluir alguna información. Si el ciudadano insiste l) Existe un enlace de ayuda en donde se detallen las características, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud. m) Los formularios cuentan con un demo o guía de diligenciamiento y permiten la verificación de los errores cometidos en el proceso de diligenciamien n) Se indicar otros medios a través de los cuales se pueden hacer solicitudes, los requisitos y condiciones para ello así como el funcionario respons o) Se publica la dirección, los datos de contacto y el horario de atención de las oficinas o dependencias en donde se pueda realizar la totalidad de p) Se genera un mensaje de confirmación del recibido por parte de la entidad, indicando la fecha y hora de la recepción así como el número de registr r) Se garantiza la protección de los datos personales de los usuarios. Acciones de mejora PQR: Desde la Dirección de Atención Ciudadana se están realizando de forma permanente requerimientos funcionales al Sistema SIPAR (en su componente PQRD) que se traduce en mejoramiento continuo. Se anexa última solicitud. En el último semestre se han hecho tres. (nov 2012; feb 2013 y junio 2013) Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Componente 4 Transacción en línea Comprende todas las actividades para que la entidad disponga sus trámites y servicios a través de diferentes canales electrónicos. Desde la Contraloría se registra como avance más importante en este componente es la expedición en línea del certificado de antecedentes fiscales y el certificado de ingresos fiscales. Trámites y servicios en línea: Con corte a 30 de junio de 2014 un trámite se encuantra registrado en el SUIT y cuenta con su respectivo formulario en línea. En el 2013, se adelantó el inventario de tramites y servicios de la CGR. Actualmente, se tiene identificado 3 trámites: el Certificado de Antecedentes Fiscales versión 3.0 en el Suit, el Certificado de Ingresos Corrientes de Libre Destinación, certificación de registro de deuda pública atención a derechos de petición. Adicional se identificaron 9 servicios: consulta de informes de auditoría, prestamos de documentos, repografía documental, biblioteca, comercialización de productos editoriales, conceptualización jurídica, boletín de responsables fiscales, consulta de decisiones de fondo de procesos de responsabilidad fiscal, trabajo con organizaciones sociales. Esquema de atención al ciudadano por canales electrónicos: la Contraloría General de la República ejecuta los tramites por el canal electrónico y físico correspondiente a la atención del ciudadano a través de la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana que es la dependencia responsable de la gestión, estándares, lineamientos, procedimientos, actividades, etc.,. de los ciudadanos; una vez la Dirección de Atención Ciudadana o los grupos de Atención Ciudadana (Nivel desconcentrado), realizan el proceso de evaluación y determina que es una Denuncia de Competencia de la Contraloría General de la República, la envía al Sector o Dependencia correspondiente, para la comprobación de los hechos denunciados. Los esquemas de atención son. Presencial - Oficinas de atención Telefónico - PBX Internet - Formularios WEB Internet Foros Internet - Facebook Internet - Twitter Internet - Pagina WEB Televisión Digital Terrestre - Servicios informativos Acciones de mejora: La Contraloría General de la República por intermedio de la Contraloría Delegada Participación Ciudadana genera un documento denominado "Informe de evaluación y seguimiento de las denuncias y otros derechos de petición, análisis de satisfacción del cliente vigencia.." el cua´l permite indentificar los temas de merjora. Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Componente 5 Transformación Actividades para que la entidad realice cambios en la manera de operar para eliminar límites entre sus dependencias. La CGR ha dispuesto de medios electrónicos en los procesos y procedimientos internos. Consumo de papel: Se hizo entrega del instructivo para el servicio de impresión y fotocopiado con el fin de optimizar los recursos del servicio de outsourcing de impresión y fotocopiado. Adicionalmente se estableció la línea de base de consumo de papel y se hace seguimiento permanente al mismo. Desde la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, DIAC, se incio la etapa de socialización y ambientación de los lineamientos técnicos que rigen a nivel de las entidades el Modelo de Cero Papel Papel en la Administración Pública, solicitando la publicación de las 6 guías y 3 Infoguías emitidas de forma conjunta entre Mintic y el AGN. Con relacion a la oportunidades clave, se viene fomentando la generacion estricta de copias necesaria en medios analogos, usando para tal fin alternativas de envio de comunicaciones por medio Digital, opción que contempla el SIGEDOC. Esta socializacion se hace en las sessiones y espacios de capacitacion a las areas del Nivel Central y las Delegadas. Se ha dado inicio al proceso de digitalización de documentos con el área de investigaciones en la digitalización de documentos relacionados con procesos de responsabilidad fiscal. La DIAC, ha iniciado un proceso de validacion de los desarrollos normativos, desde el la Ley 1437 de 2011, Decreto 2609 de 2012, los Acuerdos 003, 004 y 005 del AGN de 2013, tendiente a determinar el tipo de acciones a implementar. La entidad realizó la caracterización de Procesos Misionales, Procesos Estratégicos, Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación identificando. Por parte de la Oficina de Planeación se tiene establecido para la entidad el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), que armoniza los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) . Este sistema se encuentra en permanente revisión. Frente al estado de automatización, puede ser consultado en la página web de la CGR. El proceso de reemplazo de los documentos en papel por electrónicos se está dando dando de manera gradual, atendiendo las políticas establecidas en la estrategia de GEL. Aplicativos que están en pleno funcionamiento. Las Tablas de Retención documental las mismas se encuentran aprobadas en su versión y pueden ser consultadas a través del SIGEDOC. Automatización: La Contraloría General de la República ha desarrollado procesos de atención de cara al ciudadano o de relación con los sujetos de vigilancia y control, entre los que encontramos: Certificado de Antecedentes Fiscales, SIPAR, SIRECI y en cuanto a procesos administrativos sancionatorios, los desarrollados por la unidad anticorrupción, entre otros. Tarifa de control fiscal, SIGEDOC, SAE, SICA, SIIGEP, SIREF, KATUS, Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … SISED, SIBOR, SINOR. Adicionalmente, en la gerencia de administrativa y financiera se está adelantando en conjunto con la oficina de sistemas e informática OSEI el desarrollo de dos aplicativos. Uno de ellos correspondiente a viáticos, con el fin de agilizar este proceso buscando confiabilidad y oportunidad de la información. El otro relacionado con sistema de contratación SISCO el cual facilita la consulta de los diferentes procesos que se están adelantando en contratación en todas sus fases- pre contractual y post contractual-. Intercambiar información entre entidades: La Contraloría General de la República implementa un lenguaje común donde se evidencia la forma de expresión clara, precisa, completa, confiable y afable en actitud abierta y comprensiva, que es proyectada por los servidores públicos al informar y dialogar con los ciudadanos para generar una comunicación fluida y cooperada con ellos; adicional a esto y como una estrategia para fortalecer aun más estos elementos se desarrollan capacitaciones lideradas por la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional. Canal de intercambio de información - Ravec: La Contraloría General de la República hace uso de la Red de Alta Velocidad del Estado Colombianos con el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Componenete 6 Democracia en línea Empoderar a los ciudadanos para que sean involucrados en el proceso de toma de decisiones. En este sentido, desde la delegada de participación ciudadana se definió la estrategia de participación en medios electrónicos. La misma se publicó en la web para que los ciudadanos la alimentaran. Asimismo se dispuso de un canal de comunicación a través d ela página web para democratizar el proceso de rendición de cuentas. A septiembre 25 de 2013 el nivel de avance en el sistrema de autoevaluación en este compoennte es de 25%. Se elaboró la propuesta de la estrategia de participación por medios electrónicos, y validó con las áreas respectivas de cada temática. El proceso auditor que se define anualmente y se detalla en el PGA - Programa General de Auditorías- , es alimentado entre otras por las denuncias ciudadanas realizadasantes de ser programadas las auditorias. Adicionalmente, se están definiendo las temáticas y lineamientos para construcción participativa por medios electrónicos de los procesos de planeación de la entidad, acorde a la estrategia de participación. La Contraloría general diseñó el sistema de información para la participación - SIPAR - el cual invita a los ciudadanos a que sean partícipes del proceso auditor a través de las denuncias. El Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … ciudadano puede participar activamente en el control y vigilancia fiscal de la entidad. Este proceso permite generar lineas de auditoría de la entidad. Control social : Se creó un sitio web destinado al proceso de rendición de cuentas de la entidad, a través del cual los ciudadanos pueden tener acceso a información que reporta los resultados de la gestión, Solución de problemas: En el año 2014, desde la oficina de comunicaciones se buscó el apoyo de la ciudadanía para recibir sus aportes y comentarios en relación al mejoramiento del portal institucional. A continuación se muestran los resultados de la consulta virtual, los cuáles son insumo para tomar decisiones en pro de una mejor interacción ciudadano entidad CGR a través del portal. 1. ¿Cómo considera usted que se puede mejorar el Portal Institucional de la Contraloría General de la República www.contraloria.gov.co? Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia … … PRINCIPALES ACCIONES/ACTIVIDADES PARA AVANZAR EN LA IMPLEMENTACIÓN GEL – CGR A nivel general es importante mantener el seguimiento desde el nivel deirectivo, fortalecer la estrategia de rendición de cuentas, reactivar el proyecto de ventanilla única de denuncias, promover la apertura de datos, la interoperabilidad de los sistemas de información y fortalecer la participación ciudadana en medios electrónicos. A continuación se detalla las acciones que se deben fortalecer componente por componente de la estrategia de Gobierno en Línea. GEL COMPONENTES ELEMENTOS TRANSVERSALES INFORMACION INTERACCION TRANSACCION TRANSFORMACION DEMOCRACIA Principales acciones a realizar para avanzar 1. Capacitación funcionarios en GEL 2. Caracterización de usuarios 3. Aplicar criterios de AAA, AA, A para el desarrollo de la página web. 4. Aplicación lineamientos de arquitectura de la información y usabilidad. 1. Planeación de tratamiento de risgo de la información. 2. Información en inglés 3. Informaicón para comunidades étinicas. 3. Análisis jurídico del inventario 4. Apertura de datos 5. Ficha metadatos comunes 1. Acceso vía móbil o aplicación para dispositivos móviles con la información de la entidad. 2. Información a través de televisión digital terrestre. 1. La entidad ofrece servicios de información web que permita acceso a noticias, boletines etc. 2. Información en telefonía mobil. 3. Encuestas 4. Formularios demoguías para verificación de errores. 1. Caracterización, análisi y priorización de trámites y cadena de trámites. 1. Procesos susceptibles de ser automatizacidos se encuentran racionalizados. 2. Intercambio de información con otras entidades. 3. Marco de interoperatividad. 1. Consulta de procesos normativos y de planeación. 2. Promoción de conjunto de datos. Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000 [email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia