capitulo ii

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CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
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CAPITULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Los antecedentes son investigaciones previamente realizadas por
diferentes autores, que por estar relacionadas con el objeto de estudio en
desarrollo ayudan al investigador a subsanar la incertidumbre y hallazgos del
tema o problema tratado en la investigación.
En tal sentido, se presenta la tesis titulada “Evaluación del control
presupuestario del Instituto Nacional de Canalizaciones Gerencia Canal
Maracaibo (I.N.C)” presentada por los autores Barroso, Coronado, García y
Sandoval (2011), para llevar a cabo dicho objetivo se utilizaron los enfoques
teóricos de Cárdenas y Nápoles (2002), Burbano (2005), Del Rio (2000),
Amat, Soldevilla y Castillo (2002).
Dicha investigación fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo, bajo un
diseño de tipo no experimental y transaccional. Asumiendo una población
constituida por (13) trabajadores de instituto de los distintos departamentos
del mismo, la técnica de observación utilizada para abordar las variables
objeto de estudio fue la observación mediante encuesta; para ello se realizó
un instrumento de recolección de datos; siendo este un cuestionario
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compuesto por 36 ítems aplicando al personal seleccionado, el cual fue
validado por 3 expertos en el área y para la medición de su confiabilidad
utilizaron el método Kuder – Richardson, del cual se obtuvo un resultado de
0.82. Se aplicó una estadística descriptiva basada en frecuencia absoluta y
porcentaje.
Así mismo mediante los resultados se determinó la mayoría de las etapas
se llevan a cabo de una manera efectiva. Pero el instituto debe enfocarse en
su sistema de información de tal manera que se obtengan la totalidad de los
datos presupuestarios, así como también en la participación de los
empleados de los distintos departamentos en la sanción del presupuesto,
con la finalidad de que el control presupuestario pueda ejecutarse de la
manera adecuado y cumpla con la función dentro de la organización para
disminuir el margen de variaciones entre lo real y lo presupuestado.
El aporte que dicho trabajo da a la presente investigación fue de utilidad
para analizar los objetivos que se señalan en el mismo y permitió fortalecer el
conocimiento de los procesos estudiados, al tiempo que permitió profundizar
en la aplicación de indicadores de control más específicos y elaborados, y a
su vez dar unos resultados más exactos y contundentes para lograr la
eficiencia, eficacia y efectividad en la organización.
De igual manera se encontró una investigación titulada “Evaluación del
control presupuestario en la empresa Lumovil Maracaibo C.A”, presentada
por los autores Arteaga, Barroso y Castillo (2010), las bases teóricas se
fundamentaron según los siguientes autores Burbano (1995), Fernández
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(2004), Soraya (2004), Del Rio (2000), Cárdenas y Nápoles (2002), Meyer
(2004) y otros.
La metodología fue de tipo evaluativo, descriptivo y de campo, se utilizo
una población conformada por (11) personas, la cual incluye al gerente de
operaciones, gerente de post – venta, gerente de ventas, gerente de
administración, jefe de taller, jefe de repuestos, jefe de almacén, jefe de
logística, jefe de facturación y cobranza de vehículo y al jefe de facturación y
cobranza de servicios y repuestos, trabajando con un censo población.
Por otra parte la información fue recolectada a través de un instrumento
denominado cuestionario aplicada al personal administrativo de la empresa
constituido por 45 ítems de operaciones de respuestas, fue sometido al juicio
y validación de un comité experto en el área, la interpretación de los
resultados se llevó a cabo se llevó a cabo a través del análisis cualitativo, se
trabajó con un tratamiento descriptivo específicamente frecuencia absoluta.
Así mismo, como resultado se evidenció una serie de fallas que están
afectando los procesos que se desarrollan en el área presupuestaria
evitando así el buen funcionamiento y manejo del mismo.
En referencia al primer objetivo específico formulado en esta investigación
se establece que cumple con sus funciones lo cual es recopilar datos para
luego realizar el diagnóstico estratégico. Con respecto a la etapa de
formulación presupuestario existen debilidades en dicho proceso ya que el
personal de la empresa no suministra a tiempo la información necesaria lo
cual genera retraso en el mismo, aunado a esto la organización formula el
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presupuesto anualmente, siendo lo óptimo un proceso permanente y
especializada que conlleva a la realización de esta etapa del proceso
presup uestario. Con el fin de mejorar dicho proceso se le sugiere realizar el
presupuesto permanentemente y en forma especializada lo cual contribuirá al
alcance de la información de manera oportuna.
Por consiguiente se utilizó dicha investigación para la cons trucción de las
bases teóricas que hacen referente al mismo objeto de estudio, teniendo en
cuenta que el presente trabajo va marcado una
empresa con objetivos
diferentes pero necesidades similares las cuales sirven de gran aporte para
el análisis de la problemática.
Igualmente el trabajo presentado por González, Maldonado, Nápoles y
Salas (2009), titulado “Evaluación del proceso presupuestario en el Instituto
Municipal de Aseo Urbano del Municipio Maracaibo”. El cual utilizo como
basamentos teórico a Burbano (2005), Cárdenas y Nápoles (2002), Castello
(2005), Contasti, Arrieche, Caldero, Monroy y Núñez. (2004), entre otros.
La investigación fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. La
población estuvo constituida por diez (10) personas entre ellas están: el
administrador, gerentes, jefes de departamento y analistas que trabajan en la
institución, por lo tanto es finita y accesible. Para la técnica de recolección de
datos se utilizó la observación mediante encuesta y como instrumento un
cuestionario contentivo de 75 ítems con cuatro opciones de respuestas
siempre, casi siempre, a veces y nunca, el cual fue validado por el Comité
Académico de la Universidad Rafael Belloso Chacín. El tratamiento
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estadístico fue basado en frecuencia absoluta, porcentajes y tendencia
aplicada a cada uno de los ítems.
Con relación al resultado se obtuvo, que en el Instituto Municipal del Aseo
Urbano del Municipio Maracaibo, realizan satisfactoriamente todas las etapas
del proceso presupuestario, estableciendo claramente los lineamientos
generales de políticas, mostrando manejo de la fundamentación jurídica,
ejecutando correctamente el presupuesto de ingresos y gastos, utilizan los
sistemas de control fiscal que lo regulan, sin embargo, se pudo identificar
que la institución presenta debilidades en lo que respecta al contenido de
ingresos y gastos, la recaudación de los ingresos y en el pago de los gastos,
lo cual se recomienda realizar evaluaciones continuas de todo el proceso
presupuestario para tomar las medidas correctivas necesarias.
En cuanto a la investigación antes mencionada, sirva ayuda en el proyecto
ya que se trabajó en función a la variable “evaluación del control
presupuestario” y se tomó en cuenta el planteamiento del problema, el tipo
de investigación y la técnica de instrumento de recolección de datos.
Por otra parte, Boscan, Fernández y Hernández (2009) llevaron a cabo un
estudio titulado “Evaluación del proceso presupuestario en el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales Sabaneta”, basándose para ello en lo
planteado por varios autores entre los que se destacan Burbano (2005),
Cárdenas y Nápoles (2002), Castelló y Gutiérrez (2003), Jiménez (2006) y
Koontz (2007).
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A tal efecto la investigación se clasificó como evaluativa, descriptiva y de
campo, asumiendo una población conformada por 3 sujetos, tipificada, finita
y accesible, abordada bajo el criterio de censo poblacional, se utilizó la
técnica de observación mediante encuesta a través de un cuestionario. Los
datos
obtenidos
se
analizaron
mediante
un
tratamiento
estadístico
descriptivo, basado en una frecuencia absoluta.
El análisis de los resultados refleja que el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales Sabaneta, se encuentra en la necesidad de dar mayor y
adecuado desarrollo de las etapas que conforman el proceso presupuestario
para así obtener una mejor planificación y control sobre los recursos
percibidos como institución pública. De igual forma, se detectó que por la
ausencia de planificación y control, la información arrojada por dicho
presupuesto no es confiable lo que trae como consecuencia una inadecuada
asignación de recursos y de conocimientos de las desviaciones.
El principal aporte que puede proporcionar esta investigación para el
proyecto , es que profundizó todos los aspectos del proceso presupuestario y
que es concordante con el objeto de estudio que se tiene planteado, motivo
por el cual representa una fuente precisa de referencia para los
investigadores.
Seguidamente, Carrasquero, Fernández y Romero (2007), realizaron una
investigación titulada “Evaluación del Sistema Presupuestario de la Empresa
Prefca C.A”, y sus bases teóricas se fundamentan en los postulados de
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Burbano (2000), Cárdenas y Nápoles (2000), Chiavenato (2000), Gómez
(1999). Considerando el tipo de investigación se cataloga como evaluativo,
descriptiva y de campo.
La población estuvo constituida por seis 06 personas que laboran en
distintos departamentos de la empresa que se encuentran vinculados con el
sistema presupuestario, entre ellos están el presidente, vicepresidente,
contador público, gerente administrativo, gerente de planta, encargado de
cobranza. Como instrumento de recolección de datos, se aplicó una
entrevista, dirigida a las personas que conforman la población de estudio,
conformada por treinta y seis 36 preguntas de tipo semicerradas, validadas
por el comité académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
Quienes analizaron las pertinencias de los Ítems con la variable, donde las
respuestas arrojando resultados favorables en la realización y ejecución del
presupuesto .
Los resultados de la investigación indicaron que si se toma en
consideración el estudio del presupuesto antes de elaborarlo y ejecutarlo. Así
mismo,
la
empresa
posee
normas,
políticas
y
procedimientos
presupuestarios para corregir la actuación de los departamentos en base a
los resultados que se obtengan. En tal sentido, al evaluar la ejecución en el
sistema presupuestario se determinó que se aplican los medios de
comparación de cifras presupuestarias.
La investigación anteriormente presentada sirve como referencia para
reforzar los aspectos en cuanto a los controles presupuestarios que se deben
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ejecutar en dicho proceso, además contribuye a la presente investigación
para la ampliación y diseño de la variable objeto de estudio.
2. BASES TEÓRICAS
Este punto, se fundamenta con modelos y/o teorías que sustentan lo
expuesto, utilizados para explicar el presupuesto, el cual debe servir de
refuerzo a lo señalado en el planteamiento del problema, por lo tanto en el
debe ser explicado y analizado con claridad el tema en cuestión. Para
efectos de este trabajo de investigación se presentan las bases teóricas, las
cuales están sustentadas en los aportes de autores como Muñiz, (2009),
Comision de Contabilidad de Gestion de ACCID (2010), Burbano (2005),
Cárdenas (2002), entre otros.
2.1. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
El presupuesto en una organización representa la forma en cómo se van a
invertir los recursos en un periodo determinado. Con relación a esto,
Burbano (2005, p. 11), define el presupuesto como la expresión cuantitativa
formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la
empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para
lograrlo.
Por otro lado, Zambrano (2006, p. 166), asegura que el presupuesto
constituye un medio para prever y decidir la producción a ser realizada en
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periodo determinado. Así como para asignar formalmente los recursos que
esa producción exige.
De igual manera, para Muñiz (2009, p. 41), el presupuesto es una
herramienta de planificación, que de una forma determinada, integra y
coordina las areas, actividades, departamentos y responsables de una
organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y
recursos que se generan en un periodo determinado para cumplir con los
objetivos fijados en la estrategia.
Dentro de este marco de definiciones y haciendo comparaciones se puede
afirmar que el presupuesto permite coordinar la disponibilidad de fondos y
recursos necesarios para alcanzar objetivos específicos en un periodo de
tiempo futuro. Así mismo se evidencia las diferencias existentes en la
amplitud de los conceptos planteados por lo autores, y la variable objeto de
estudio que va a ser sometida en la investigación.
En tal sentido, Burbano (2005), lo ve como un método sistemático y
formalizado para lograr las directivas de planificación, coordinación y control.
Mientras que Zambrano (2006), lo describe como un medio para prever la
producción de la organización en un periodo establecido. Y finalmente Muñiz
(2009), señala el presupuesto como una herramienta que permite controlar
los ingresos, gastos e inversiones que son necesarios para llevar a cabo las
diferentes actividades en una organización. Con relación a los antes
mencionado, los investigadores toman la ideas de Muñiz (2009), al
considerarla la más completa y relevante para la presente investigación.
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2.2. ASPECTOS CLAVES EN LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE
PRESUPUESTO.
Los aspectos claves se deben identificar en cada una de las siguientes
fases o dimensiones temporales del proceso presupuestario, tal como lo
explica Muñiz (2009, p. 57) a continuación:
• Aspectos Claves Antes de la Confección del Presupuesto: la primera
fase antes de empezar el trabajo de confección de un presupuesto debe
permitir identificar los principales aspectos claves a tener en cuenta, ya que
son la base de todo el proceso presupuestario que se elaborará
posteriormente. A continuación se desarrollan algunos ejemplos de los
aspectos claves de esta fase inicial:
1. Se deben plantear los objetivos de la organización pensando en que
después se plasmaran y desarrollaran en el presupuesto anual.
2. Los objetivos de la empresa deben tener en cuenta todos los
escenarios posibles.
3. Los objetivos de la empresa deben poder estar plasmados en los
presupuestos de forma monetaria. La participación e implicación de los
diferentes responsables es esencial para el éxito en su consecución.
4. Debe existir un conjunto de personas, liberadas por la dirección que
participe en la preparación del presupuesto inicial.
5. Se debe determinar muy bien el planning y el contenido del
presupuesto en esta primera fase.
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• Aspectos Claves Durante la Elaboración del Presupuesto: esta
segunda fase es donde se empieza a trabajar intensamente con todos los
componentes y herramientas del presupuesto. Se deberá identificar los
aspectos claves que permitirán, en definitiva, presentar un presupuesto
adecuado en calidad y cantidad de información, pero sobre todo que sea útil
para que los diferentes responsables cumplan los objetivos previstos y
puedan, en cualquier momento, tomar las decisiones más adecuadas. A
continuación se desarrollan algunos ejemplos de los aspectos claves de esta
segunda fase:
1. Determinar el contenido de los presupuestos de la forma mas
completa y real posible.
2. Determinar la forma de negociación y aprobación, así como la
justificación de los importes.
3. Consolidar, de la forma más adecuada, los presupuestos operativos
para obtener el presupuesto final.
4. Revisar el presupuesto y su justificación muy afondo antes de su
aprobación final.
• Aspectos Claves en el Control y Seguimiento del Presupuesto: como
última fase, se puede analizar y comprobar si todo aquello que se
presupuestó se ha ido cumpliendo en la parte de ingresos y gastos. Es
importante no olvidar que un presupuesto es una herramienta de gestión no
solo de control y que debe permitir a los diferentes responsables anticiparse
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a los problemas y tomar las decisiones oportunas más adecuadas. A
continuación se muestran los principales aspectos claves de esta tercera
etapa tal como lo señala el autor Muñiz (2009, p. 57) son las siguientes:
1. Analizar las desviaciones lo antes posible y no retrasar el proceso de
estudio y explicación.
2. Realizar las reuniones oportunas para analizar las desviaciones con
los diferentes responsables; el grado de implicación será necesario.
3. Tomar decisiones lo antes posible y no creer que las cosas se
arreglaran solas; las tendencias no marcan el camino a seguir.
4. Actualizar el presupuesto solo si es absolutamente necesario.
Asimismo, La confección y elaboración de los presupuestos debe ir
acompañada siempre de un análisis previo de los diferentes aspectos claves
en cada organización. Es necesario que en la presente investigación se
conozcan los pasos para la realización del presupuesto, ya que mediante
este se lleva una secuencia de todo el proceso para que no se presenten
fallas.
2.3. CARACTERÍSTICAS
DEL
PROCESO
DE
REALIZACIÓN
DEL
PRESUPUESTO
El proceso de realización del presupuesto requiere cumplir una serie de
características para que funcione de una forma adecuada, atendiendo a
estas consideraciones Muñiz (2009, p. 84), explica que para la realización del
presupuesto se deben tomar en cuenta las siguientes características:
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•
Expresión en términos monetarios de los objetivos marcados por la
dirección.
•
Reflejo de la viabilidad de los objetivos contemplados en los
presupuestos.
•
Implicación de la dirección y de los responsables correspondientes
participando activamente en las diferentes etapas.
•
Revisión de los presupuestos según cambio del entorno real y los
recursos de la empresa.
•
Unificación de la información de la organización para alcanzar los
objetivos.
•
Utilizar el presupuesto como herramienta del control de gestión.
Se espera que estas características sirvan como herramienta básica del
sistema de control y seguimiento de la consecución de los objetivos
estratégicos y los objetivos planteados en dicha investigación.
2.4. DEFINICIÓN DE CONTROL PRESUPUESTARIO
El control presupuestario es una herramienta moderna en la planeación, al
respecto Burbano (2005, p. 12) expone que el control refleja el
comportamiento de la competencia y de indicadores económicos como los
enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos, contables y financieros de la empresa.
Así mismo, Muñiz (2009, p.125), lo define como la forma en que se va a
medir y evaluar la consecución de los objetivos fijados en sus diferentes
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momentos, para ir aplicando aquellas decisiones correctoras necesarias que
corrijan las desviaciones que se produzcan.
Por su parte la Comisión de Contabilidad de Gestión de ACCID (2010, p.
89), señala que el control presupuestario consiste en realizar un seguimiento
regular del presupuesto aprobado para evaluar el grado de consecución de
los objetivos previstos en el mismo. De esta forma, se pueden detectar
desviaciones entre lo previsto y la realidad, analizar las causas y establecer
medidas correctoras.
Basado en lo anterior se puede afirmar que en toda empresa donde se
maneje un presupuesto es necesario llevar un control, es por ello que las
investigadoras consideran apoyarse en el concepto la Comisión de
Contabilidad de Gestión de ACCID (2010), ya que es la más completa para
llevar a cabo la presente investigación.
2.5. OBJETIVOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO
Es necesario tener un control presupuestario eficaz, para ello se debe
realizar un control presupuestario que siga los objetivos marcados y las
pautas, tal como lo indica el autor Muñiz (2009, p.126) a continuación:
a) Verificar si los objetivos del presupuesto se han cumplido: Es
necesario trabajar con unos objetivos previamente fijados y verificar si estos
se están cumpliendo.
b) Se debe realizar un seguimiento del presupuesto antes del cierre de
cada mes: Hay que analizar las consecuencias de no actuar antes de que
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ocurran
las
desviaciones;
se
hace
necesario
adelantarse
a
los
acontecimientos, ya que si una deviación se produce y no se corrige,
después es demasiado tarde.
c) Comprobar y valorar en qué grado no se ha cumplido los objetivos
fijados a cada responsable: No solo es necesario conocer que no se
cumplen los objetivos que es necesario valorar cual es el grado de
incumplimiento o cumplimiento.
d) Analizar si los objetivos fijados previamente sin aplicables a la
situación actual en la que la organización se mueve: Es necesario
verificar si los objetivos que se pusieron eran razonables en el contexto de la
planificación estratégica, pero si cambian los escenarios pueden cambiar los
objetivos en todo o en parte.
e) Evaluar cómo han reaccionado los diferentes responsables ante las
desviaciones encontradas: Es necesario medir la capacidad de respuesta
de cada responsable, es vital para conseguir minimizar el impacto de las
desviaciones y afrontar los cambios futuros.
f) Analizar cómo y cuándo se toman las acciones correctoras fijadas:
Es importante medir el efecto de las acciones correctoras al inicio de
estas, dado que a veces las medidas correctoras, si no son adecuadas, aun
empeoran más la situación.
En relación a lo antes planteado por el autor, se puede exponer que los
objetivos del control de presupuesto son consideración del futuro, aseguran
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la liquidez financiera de la empresa, coordina todas las actividades para la
obtención de un fin específico y establece controles que permitan determinar
si los planes son lle vados a cabo en relación a las metas establecidas.
Es importante destacar que conocer los objetivos del presupuesto son de
necesaria referencia para la documentación teórica, ya que aporta
conocimientos requeridos en la presente investigación.
2.6. CONTROL
PRESUPUESTARIO
MEDIANTE
EL
ANALISIS
DE
DESVIACIONES
El control presupuestario es sinónimo de realizar el análisis de las
desviaciones. Para poder conseguir este objetivo deben existir una serie de
elementos que permitan poder explicar las diferencias entre o
l s objetivos
marcados en el presupuesto y la realidad, por ello Muñiz (2009, p. 128,
explica una serie de elementos y aspectos que ayudarán a realizar este tipo
de análisis:
• Periodos de Presentación de la Información sin Analizar: se trata de
presentar la información de forma mensual, teniendo en cuenta los efectos
estacionales, los ingresos y los diferentes tipos de gastos que se producen
en cada período. Se deben poner cada mes en el presupuesto los ingresos y
gastos previstos que corresponden para ser comparados con los reales.
• Control y Análisis de las Desviaciones: es de vital importancia dentro
del control presupuestario, y por ello se va a dividir en dos partes, la primera
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explicará todas las características que debe cumplir el análisis de las
desviaciones, y la segunda los diferentes tipos de desviaciones.
• Características de las Desviaciones: se deben controlar todas las
desviaciones, pero ordenándolas de mayor a menor importancia. Analizar las
desviaciones de esta forma implica, primero, detectar los principales
problemas y los responsables, pero después el resto de desviaciones
también se deben analizar, porque pueden ser consecuencia de la suma de
varios efectos importantes que se compensan.
De igual manera es necesario conocer las causas de las desviaciones,
tanto si son por diferencias justificadas, por no alcanzar o sobrepasar un
objetivo, como por poner objetivos desmesurados e inalcanzables. El análisis
de las desviaciones deberá desembocar siempre en aplicar unas acciones
correctoras, pero antes se deberá evaluar muy bien el estado de los datos
analizando su coherencia y fiabilidad, y estudiar también si el origen de las
desviaciones es controlable o no, dado que las causas externas a la
organización son difíciles de controlar y sobre todo de modificar.
En consecuencia las desviaciones deberán estar soportadas por un
sistema de indicadores si es posible, donde se pueda conocer el
responsable, el departamento y la cuestión a analizar. Se hace necesario
distinguir las causas de las desviaciones: por diferencias con los objetivos
previstos, por sucesos externos no controlables o por existir objetivos de muy
difícil alcance.
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Por lo que las desviaciones pueden ser favorables o desfavorables y
dependen de si analizamos ingresos o gastos previstos frente a los
realmente producidos. También dependerá de qué variables estemos
utilizando, sí conceptos, centros de costes o departamentos.
• Tipos de Análisis de las Desviaciones: las desviaciones son la diferencia
entre los datos previstos y los datos reales, esta diferencia podrá variar en el
signo según analicemos los ingresos o los gastos, pero solo nos indica la
variación entre los presupuestos y la realidad.
A continuación, de forma detallada, se describen los diferentes tipos de
desviaciones:
A. Desviaciones en ventas: Miden la diferencia entre las ventas
presupuestadas y las reales.
B. Desviaciones del coste de ventas: Miden la diferencia entre el coste de
venta previsto y el real.
C. Desviación en composición: Surge de valorar el coste estimado en el
presupuesto, las ventas reales y presupuestadas.
D. Desviación económica: Surge de la diferencia entre el coste previsto y
real del consumo de materias primas y materiales.
E. Desviación en otros tipos de gastos: El resto de gastos comprendidos
en esta fase de control presupuestario se analizaran comparando los gastos
previstos con los reales.
•
Indicadores de control de gestión: Todo presupuesto debe tener
incorporado también el diseño de los indicadores que está previsto cumplir
28
en función de los objetivos. Dichos indicadores deben estar adaptados a la
estructura de cada tipo de organización y presupuesto, por lo tanto, siempre
debe acompañar al presupuesto y debe realizarse también un análisis de
desviaciones de los indicadores previstos respecto a los reales.
2.7. EL CHECK LIST DEL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE
CONTROL
Según Muñiz (2009,
p. 155) el check list del presup uesto es una
herramienta que debe permitir analizar y evaluar si el proceso de realización
y seguimiento del presupuesto es el adecuado en la organización; es una
herramienta que debe adaptarse a las circunstancias y características de
cada organización.
Para ser más eficientes se recomienda que sea realizado en las tres
grandes etapas de la realización y seguimiento del presupuesto:
• Check List del Proceso de Elaboración del Presupuesto: Este
apartado permite evaluar todos los aspectos del proceso previo.
• Check List del Proceso de Presentación y Aprobación del
Presupuesto: una vez efectuado todo el proceso de elaboración, este
apartado permite evaluar todos los aspectos del proceso de presentación y
aprobación, que en muchas ocasiones es largo laborioso por sus continuas
revisiones.
• Check list del proceso de seguimiento y control del presupuesto:
finalmente, este apartado permite evaluar si el seguimiento y control del
presupuesto realizado es el adecuado tal como refiere Muñiz (2009, p. 160).
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En este sentido, el check list debe permitir aportar las mejoras para el
próximo presupuesto, evitar los posibles errores y problemas en su
confección y seguimiento, así como dar a conocer a los diferentes
responsables sus debilidades en el proceso que se lleva a cabo para la
realización del presupuesto en la organización.
2.8 EVALUAR LA EFICACIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO
En cuanto a la evaluación de la eficiencia del control presupuestario se
considera que para dicha actividad es necesario actuar de manera eficaz por
lo que se deben cumplir ciertas características inherentes a este proceso.
Tal como señala Muñiz (2009, p.127), se hace referencia que el control
presupuestario debe ser eficaz, para ello conlleva que se cumplan las
siguientes condiciones:
1. Que los objetivos marcados sean alcanzables y flexibles.
2. Que exista un sistema de control de gestión que pueda medir la
realidad para ser comparada con el presupuesto.
3. Que los responsables de los departamentos implicados sean personas
concretas y que respondan por su actuación.
4. El sistema de información y los informes que emanen de ella deben
ser accesibles y contables por los responsables.
5. Que
exista
un
responsable
que
coordine
todo
el
proceso
presupuestario y pueda adoptar opiniones y sugerencias según las
necesidades de cada momento.
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Por lo que se puede inferir que para evaluar la eficiencia del sistema de
gestión presupuestaria se deben
cumplir
las condiciones anteriormente
mencionadas con el fin de otorgar un resultado preciso, además esto permite
que se realice evaluación ya que sin ellas no serian posible su aplicación.
2.9 DETECTAR LAS DEFICIENCIAS DEL CONTROL PRESUPUESTARIO
Dentro del proceso administrativo se hace necesario detectar las
deficiencias y más aun cuando se está controlando la parte presupuestaria,
por lo que Muñiz (2009, p. 127) señala que en la práctica surgen deficiencias
del sistema de control presupuestario diseñado como lo son:
1. El sistema de control de gestión y, en consecuencia, los sistemas de
registro y control, no son los adecuados.
2. Todo sistema presupuestario debe ir acompañado de un sistema de
autorización previa de control de gastos reales.
3. Existen muchas dificultades para conseguir que los responsables
colaboren en el control presupuestario.
4. La dirección de la empresa no colabora activamente en el seguimiento
control del presupuesto.
5. No se han definido las responsabilidades de cada responsable ni han
participado en la elaboración del presupuesto.
Tomando en cuenta las diferencias que se presentan el sistema de
control presupuestario se hace necesario considerar ciertos mecanismos
para disminuir las fallas que entorpecen el proceso en la organización.
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2.10 CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS QUE DAN SOPORTE
AL PRESUPUESTO
En toda empresa el presupuesto da a conocer la forma en que se van
aplicar los recursos disponibles a futuro. Por su parte Muñiz (2009, p. 147),
describe las principales características de las herramientas que deberían dar
soporte a la información que contiene el presupuesto, mientras se
confecciona su contenido y después, cuando se analiza el cumplimiento de
sus previsiones:
•
Deberá existir un grado adecuado de detalle de la información para
cada área, centro, departamento o responsable; es imprescindible que se
determine incluso, en cada tipo de ingreso o gasto, el nivel de detalle
contable necesario.
•
Los datos del presupuesto se deberán poder modificar en cualquier
momento,
pero
si
es
posible,
identificando
las
versiones
de
las
modificaciones.
•
Los datos en todo el sistema deberían ser multiusuario y poder ser
consultados de diferentes formas según los niveles de la información, de
forma individual o consolidada.
•
Se requiere que el sistema, para cualquier tipo de cambio, facilite de
forma rápida y segura los nuevos resultados.
•
El modelo, según las necesidades, debería tener un sistema de
seguridad por usuarios mediante un nombre y contraseña, lo cual permite
mayor seguridad al compartir los datos.
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•
La introducción de datos debe resultar fácil para los usuarios, así
como el acceso a su modificación o introducción de nuevos datos.
•
Las consultas y envíos de la información deben poder ser de
diferentes formas y cubrir tanto la parte de confección del presupuesto como
el posterior análisis de las desviaciones, asi mismo deberán cubrir todo tipo
de informes tanto a nivel de reporting como de estados financieros e
indicadores.
•
El modelo debe completar la posibilidad de trabajar con diferentes
empresas y unidades de negocio, y también con datos consolidados si es
necesario.
En conclusión, es importante conocer estas características ya que
sirvieron de fuente para la presente investigación y para lograr los objetivos
planteados.
3. SISTEMA DE VARIABLE
3.1. DEFINICIÓN NOMINAL
Control Presupuestario.
3.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
De acuerdo a lo expuesto por la Comisión de Contabilidad de Gestión de
ACCID (2010, p. 89), el control presupuestario consiste en realizar un
seguimiento regular del presupuesto aprobado para evaluar el grado de
consecución de los objetivos previstos en el mismo. De esta forma, se
33
pueden detectar desviaciones entre lo previsto y la realidad, analizar las
causas y establecer medidas correctoras.
3.4. DEFINICIÓN OPERACIONAL
Para la empresa Agroinversiones EDN, el control presupuestario consiste
en realizar un seguimiento regular del presupuesto aprobado para evaluar el
grado de consecución de los objetivos previstos en el mismo. De esta forma,
se pueden detectar desviaciones entre lo previsto y la realidad, analizar las
causas y establecer medidas correctoras.
La misma será medida mediante un instrumento diseñado por las
investigadoras (2012), según las dimensiones e indicadores que se muestran
a continuación en el siguiente cuadro.
Cuadro 1
Operacionalización de la variable
Objetivo general: Evaluar el control presupuestario en la empresa Agroinversiones EDN
Objetivos
Variable
Dimensiones
Indicadores
Específicos
• Verificar si los objetivos del
presupuesto se han cumplido.
• Se debe realizar un seguimiento
del presupuesto antes del cierre
de cada mes.
• Comprobar y valorar en qué
Analizar los
grado no se han cumplido los
objetivos de
objetivos
fijados
a
cada
control y
Objetivos de
Control
responsable.
seguimiento
control y
Presupuestario
• Analizar si los objetivos fijados
presupuestario
seguimiento
en la empresa
presupuestario previamente son aplicables a la
situación actual en la que la
Agroinversiones
organización se mueve.
EDN
• Evaluar cómo han reaccionado
los diferentes responsables ante
las desviaciones encontradas
• Analizar cómo y cuando se
toman las acciones correctoras
fijadas
34
Cuadro 1
(Cont…)
Objetivo general: Evaluar el control presupuestario en la
Objetivos
Variable
Dimensiones
Específicos
•
Analizar las
desviaciones
•
presupuestarias
Control y
en la empresa
análisis de las
•
Agroinversiones
desviaciones
EDN
•
Evaluar el
presupuesto a
través del
check list (lista
de chequeo)
como
herramienta de
control en la
empresa
Agroinversiones
EDN
Analizar la
eficacia y
deficiencia del
control
presupuestario
en la empresa
Agroinversiones
EDN.
Control
Presupuestario
Evaluar el
presupuesto a
través del
check list (lista
de chequeo)
como
herramienta de
control en la
empresa
Agroinversiones
EDN
Eficacia y
deficiencia del
control
presupuestario
Fuente: Amaya, Flores y Villalobos (2011)
empresa Agroinversiones EDN
Indicadores
Periodo de presentación de la
información
Características
de
las
desviaciones
Tipos
de
análisis
de
desviaciones
Indicadores de control de
gestión
• Check list del proceso de
elaboración del prepuesto
• Check list del proceso de
presentación y aprobación del
presupuesto
• Check list del proceso de
seguimiento
y
control
del
presupuesto.
• Eficacia
presupuestario
• Deficiencia
presupuestario.
del
del
control
control