PROCESO DE CONTROL Y GESTION DE PRODUCTOS Código

PROCESO DE CONTROL Y GESTION
DE PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y
GESTIÓN DE PRODUCTOS.
Código: En Prueba.
Fecha Elaboración: Mayo
2015.
Versión: 1 (Prueba)
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1. OBJETIVO:
Diseñar un procedimiento guía que permita Auditar, controlar y apoyar los procesos
misionales de Pharmaser en búsqueda de la oportunidad en la entrega y cumplimiento de
las directrices establecidas.
2. ALCANCE:
Aplica para los procesos misionales de de Pharmaser.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
NA.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Realizar seguimiento y tomar acciones en procesos misionales para medicamentos
de alto costo: RESPONSABLE: Coordinador de Control y gestión de Productos:
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El coordinador de control y gestión realiza en equipo con los dueños de procesos
misionales el registro que debe quedar de las solicitudes y tramite hasta la entrega final al
usuario.
Recibe y verifica el pedido que se envía al jefe de compras de acuerdo a las solicitudes
recibidas por los usuarios a través de las diferentes modalidades (CTC, Tutelas, Evento
Pos).
Verifica a través del cuadro de gestión que los medicamentos requeridos con existencias
sean efectivamente trasladados a su destino.
Verificar que los pedidos de medicamentos que fueron solicitados al jefe de compras sean
efectivamente requeridos al proveedor a través de las órdenes de compra.
Verificar y tomar acciones una vez el pedido se reciba según las solicitudes realizadas
utilizando como referencia los ingresos correspondientes. En caso de que no se reciba lo
solicitado por el proveedor solicitar a compras las 2º alternativas o acciones a tomar para
solucionar el requerimiento.
Verificar y tomar acciones para los medicamentos recibidos de los proveedores sean
efectivamente trasladados y despachados a su destino, se valida: el traslado, orden de
servicio, soportes y rutas.
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DE PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y
GESTIÓN DE PRODUCTOS.
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Verificar y tomar acciones que los medicamentos trasladados y despachados sean
efectivamente entregados a los usuarios que correspondan. Utilizando como referencia el
reporte de entregas Vs Traslado según el Nº de orden de servicio.
Verificar y tomar acciones que todos los medicamentos entregados sean efectivamente
facturados utilizando como referencia el reporte de medicamentos facturados y se cruza
con el reporte de entrega.
El Coordinador de Control y Gestión se comunica con todos los dueños de procesos de
acuerdo a cada actividad para tomar las acciones correspondientes que permitan la
oportunidad en la entrega de medicamentos y el cumplimiento de los procedimientos
establecidos.
ACTIVIDAD 2: Realizar Auditorías a Proceso y Transacciones de Almacenamiento y Despacho.
RESPONSABLE: Coordinador de Control y gestión de productos, auxiliar de control:
El coordinador y auxiliares de control con el fin de apoyar al proceso de almacenamiento y
despacho y las adecuadas tomas físicas de inventario, pueden hacer en cualquier instante
procesos de auditoría verificando que cada una de las transacciones estén realizadas en los
tiempos acordados y coincidan con la ejecución del proceso. Una vez identificado los hallazgos se
deben consolidar en un informe y reportar al Gerente respectivamente, y deben reportar esta
información en Comité de Calidad, es necesario que se solucionen cada uno de los hallazgos, se
identifiquen causas y se apoye al proceso para la solución correspondiente. Tales como:
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Recepción técnica con documentos asociados y de acuerdo al procedimiento.
Ingreso al sistema con documentos asociados y de acuerdo al procedimiento.
Existencias en Bodega Alterna, Alto Costo, Bodega 01, No Conformes, demás Bodegas
(Documentos asociados y de acuerdo al procedimiento).
Almacenamiento Adecuado.
Adecuado Archivo de Documentos.
Medicamentos surtidos de acuerdo al procedimiento.
Despacho y Empaque según el Procedimiento y Documentos asociados.
Despacho Oportuno de Próximos a vencer.
Devoluciones realizadas según el procedimiento.
Otros.
ACTIVIDAD 3: Investigar resultados de Inventarios y Auditorias y Apoyar a Solución de los
Hallazgos. RESPONSABLE: Coordinador de Control y gestión:
Una vez encontrado los hallazgos antes, durante o después de la realización de inventarios y/o
auditorias, los auxiliares de control deben:
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Identificar las causas reales que originaron cada situación, a través de investigación con los
actores del proceso.
Confrontar la información con los documentos resultados de cada transacción.
Consolidar la información pertinente.
Reportar a Gerencia.
Apoyar al proceso para la solución de cada situación.
Tomar acciones en un tiempo no mayor a 72 horas hábiles.
Reportar información general en comité de calidad.
El Coordinador de Control y Gestión debe reportar a Talento Humano cuando la situación
así lo amerite.
ACTIVIDAD 4: Auditar formulas medicas. RESPONSABLE: Coordinador de Control y gestión,
Auxiliares de control:
Los auxiliares de control deben realizar auditorías a las formulas médicas trimestralmente,
tomando formulas médicas al azar y utilizar como criterios SAF con mayor movimiento, SAF con
mayor número de diferencias, aquellas formulas y meses en que de acuerdo a lo establecido en el
comité de calidad se establezca auditar y verificar:
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Que las formulas médica cumpla con todos los requisitos según la normatividad vigente
sobre la materia.
Que la formulas se encuentren descargadas en el software.
Que la información descargada en el software coincida con la descrita en la formula
medica.
Que el usuario se encuentre en base de datos.
Historiales de entregas.
Otras verificaciones.
Una vez identificado cada hallazgo comunicarse con el auxiliar de servicio farmacéutico para
analizar las causas que originan las situaciones. Entregar un informe consolidado y gerencial a la
Coordinación de Control y gestión y Gerencia Respectivamente
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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
No Codificado
No Codificado
FPP03 – 1.
No Codificado
FPP04 – 6.
No Codificado
No Codificado
DOCUMENTO
Traslados
Facturas.
Recepción Técnica.
Ingreso al Sistema
Devoluciones
Órdenes de Compra.
Reportes y Transacciones del Sistema.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
Mayo 2015.
Creación del documento.
Ivoneth
Pulido.
Asesor de
Calidad.
Ana Lucia
Polo.
Gerente
General.
Acta
210615.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Manuel
Ricardo
Pereira. Ana Lucia Polo.
Calidad.
Coordinador de Control y General.
gestión.
Nº
Gerente