Republica Bolivariana de Venezuela “Gran Mariscal de Ayacucho” Universidad Nororiental Privada

Republica Bolivariana de Venezuela
Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
Escuela de Ingeniería de Mantenimiento Industrial
El Tigre, Estado Anzoátegui
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
INTEGRAL DE CONTROL DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO, EN EL
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES EN
LA EMPRESA COMPRESIÓN DE
VENEZUELA, C.A. – ANACO.
Prof.
Ing. Leobaldo Gil
Integrantes:
León, Arnoldo
C.I: 17.264.694
Guarimán, Romina C.I: 17.870.717
Torres, Mao
El Tigre, 01 de septiembre de 2011
C.I: 18.229.864
INTRODUCCIÓN
Compresión de Venezuela, C.A. es una empresa totalmente relacionada con
los servicios de abastecimiento, fabricación, equipos y transporte, además
vende y alquila equipos de compresión de gas, incluyendo los servicios de
operación y mantenimiento.
La empresa presenta algunos problemas organizacionales y de estrategia
que imposibilitan que esta pueda responder adecuadamente en el
mantenimiento del servicio prestado, igualmente en situaciones inesperadas.
Esta situación esta ocasionando problemas en la imagen de la empresa ya
que el cliente manifiesta insatisfacción, lo que es contrario a sus beneficios y
por esta razón requiere la implantación de un Sistema Integral de Control de
la Gestión de Mantenimiento, que sea aplicado a toda el departamento de
Operaciones.
Para dar respuesta a esta necesidad se requiere el uso del Manual para
Evaluar los Sistemas en la Industria, Según la norma venezolana COVENIN
2500-93 y la norma venezolana COVENIN 3049-93 Procedimientos de
sistemas de Información en los puntos 3.4.1.
SITUACIÓN ACTUAL
La empresa Compresión de Venezuela, C.A. mantiene operaciones en la
estación de flujo ZED-1 la cual envía a la planta Compresora Araibel. Para
esto, opera dos motores Caterpillar GCM34.
En la empresa, específicamente en el departamento de operaciones, se ha
suscitado una serie de problemas debido a que los motores Caterpillar
GCM34 han presentado una cantidad de fallas relevantes como paradas
imprevistas por recalentamiento de los motores, daños de piezas, mayor
mantenimiento correctivo que preventivo; conllevando así a la insatisfacción y
no conformidad del cliente debido a la disminución de la producción de gas.
Igualmente existe una carencia en cuanto al nivel táctico, enfocado hacia la
política de mantenimiento, ya que no está definida, lo que ocasiona que el
sistema de productivo no pueda responder a las estrategias gerenciales, ni
de planificación; por lo que no existe una jerarquización de prioridades en
cuanto a funciones y responsabilidades.
De mantenerse la situación en relación a la falta de una buena gestión, por
no contar con un sistema de gestión de mantenimiento para el departamento
de operaciones, se puede producir el congestionamiento de los trabajos
causados por la falta de organización, esto traería consigo disminución de la
productividad y repercutiría negativamente en el cumplimiento de las labores
del departamento.
SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO.
La implantación de un sistema de gestión de mantenimiento es un proceso
que requiere capacitación e imaginación en cualquier industria donde se
realice. La formación universitaria, como es lógico, nos prepara para las
situaciones más generales y la experiencia que recibimos en esa etapa en
general está asociada con este tipo de casos.
La creación de un sistema de gestión de mantenimiento en una industria
asociada al servicio de compresión de gas tiene algunas particularidades que
se escapan a los esquemas tradicionales, este trabajo busca compartir una
experiencia de este tipo.
Inicialmente se realizará una evaluación de las condiciones actuales del
departamento de operaciones y para ello se empleara la norma venezolana
COVENIN 2500-93, en las áreas:
Área I: Organización de la Empresa; donde se evaluará como está repartida
las funciones y responsabilidades dentro de la organización, como se asigna
la autoridad a las personas y autonomía para el desenvolvimiento de sus
funciones; si la empresa cuenta con un sistema de información.
Área II: Organización de Mantenimiento: esta área evaluara como está
conformada la función de mantenimiento dentro del departamento, como se
estructura la organización y como se jerarquiza, como se delegan las
autoridades y las autonomías y como se maneja un sistema de información
que permita optimizar el funcionamiento de esta organización.
Área III: Planificación del Mantenimiento: esta área se evaluara como dentro
de la organización se crean objetivos y metas a ser alcanzadas y
mantenidas, cual es la política para lograr la planificación y su jerarquización,
como se evalúa y controla la planificación.
Área X: Personal de mantenimiento. En esta área se establece una
evaluación donde se considera al factor humano como elemento fundamental
para la obtención de resultados tangibles, evaluando si existen políticas de
cuantificación de personal, selección y formación, motivación e incentivos.
Área XII: Recursos: aquí se evaluara si la organización cuenta o no con los
equipos necesarios y adecuados para ejecutar sus actividades de
mantenimiento, herramientas, instrumentos, materiales y repuestos.
Una vez se haya evaluado bajo la norma anterior se procederá a realizar un
Histograma, el cual nos reflejará cual es el área más vulnerable dentro de la
organización y así enfocar las actividades de mejora. (Ver Hoja Excel)
Se definirá un plan estratégico básico que constará de una misión que
reflejará lo que se desea lograr, Visión la expectativa del logro de la misión y
los objetivos de la organización como los pasos para lograr que la misión se
convierta en la visión.
Una vez logrado este paso importante, se desarrollará un Plan Operativo,
que no es más que un plan que permitirá a la organización alcanzar las
metas propuestas.
Este Plan Operativo está basado en procedimientos del Sistema de
Información los cuales están reflejados en la Norma COVENIN 3049-93
Inventario de los objetos del sistema productivo. El cual consiste en una
descripción muy superficial de cada objeto sujeto a acciones de
mantenimiento.
Codificación de los Objetos de Mantenimiento: consiste en asignar una
combinación alfanumérica a cada objeto inventariado previamente, también
es importante que a cada objeto se le pueda codificar elementos de cada
componente, componente de cada subsistema, subsistema de cada objeto,
objeto de cada subproceso operativo y sistema operativo de un sistema
total.
Registro de Objetos de Mantenimiento: la cual se realiza con la finalidad
de conservación toda la información necesaria de los objetos de
mantenimiento, es decir, descripción, código, costo vida útil, fecha de
arranque, datos del fabricante, características, en fin todo lo que sea
necesario registrar para tener un mayor conocimiento de los mismos y
facilitar su ubicación en caso o ante la presencia de una falla.
Instrucciones Técnicas de Mantenimiento: Constituye una lista de las
acciones de mantenimiento a las que se debe someter el objeto de
mantenimiento para así conservar su operatividad.
Procedimiento de ejecución: es un complemento de las instrucciones ya
que se refiere a la serie de pasos que se deben realizar con la finalidad de
llevar a cabo las actividades descritas en las instrucciones.
Programa de Mantenimiento: consiste en la planificación del cuándo debe
hacerse las actividades descritas en las instrucciones técnicas de
mantenimiento y así poder coordinar la disponibilidad de recursos,
materiales, repuesto, herramientas, instrumentos, equipos y personal
necesarios para su realización satisfactoria.
Y por último se establece recomendaciones para la implantación y
consolidación del sistema de control.
PLAN ESTRATÉGICO BÁSICO.
MISION
Nuestra misión es ser conocidos por nuestro liderazgo a través de la pasión,
por los altos estándares de calidad en las actividades y procesos que
realizamos en cumplimiento irrestricto de las normas de seguridad, higiene y
protección de nuestros trabajadores y ambiente.
VISION
Nuestra visión representa nuestra mayor aspiración, es nuestro propósito y
nuestra razón de existir, ser reconocidos como una empresa cuyo sinónimo
es calidad y excelencia, ser referencia nacional en la prestación de servicios
operación de compresión de gas.
Objetivos de la Organización:
1. Procurar el cumplimiento de los planes de mantenimientos ya establecidos.
2. Establecer criticidad en la realización de las actividades.
3. Evaluar constantemente la ejecución de los trabajos realizados.
4. Difundir las políticas de calidad, seguridad y protección medioambiental
entre los integrantes de la organización.
5. Satisfacer las necesidades de nuestros clientes y usuarios mediante la
práctica de ejercicios de calidad 100%.
PLAN OPERATIVO.
PLAN DE MANTENIMIENTO.
Basado en la Norma Venezolana COVENIN 3049-93, un Sistema de
Información
de
mantenimiento
interrelacionados,
formales
e
es
un
informales,
conjunto
de
procedimientos
que
permite
la
captura,
procesamiento y flujo de la información requerida en cada uno de los niveles
de la organización para la toma posterior de decisiones.
El común de los equipos, instalaciones, maquinarias, requieren de los
procedimientos que se proponen para la planificación, programación, control
y evaluación supervisión y dirección de las actividades de mantenimiento, así
como también para el registro de datos de fallas para posteriores análisis y el
registro de la información financiera a tomar en cuenta en futuros planes,
programas y presupuestos de la Organización de Mantenimiento como un
todo. Los procedimientos que contiene un sistema de información.
PROCEDIMIENTOS
DEL
SISTEMA
DE
INFORMACIÓN
DE
MANTENIMIENTO.
Los procedimientos que conforman un sistema de información aplicados al
área de mantenimiento según la Norma Venezolana COVENIN 3049-93 son:
Inventario de los equipos:
Constituye el punto de partida del sistema de información de mantenimiento,
se alistan los componentes (equipos, máquinas, instalaciones y otros), objeto
de mantenimiento. Este instrumento consiste en una descripción superficial
de cada objeto sujeto a acciones de mantenimiento dentro de la
Organización de Mantenimiento.
COMPRESIÓN DE VENEZUELA
C.A
Fecha:20/08/2011
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Nº
EQUIPO
MARCA
SITIO
Modelo
1
Motor
Caterpillar
Campo Zapato
GCM34
2
Motor
Caterpillar
Campo Zapato
GCM34
3
Motor
Caterpillar
Campo Zapato
GCM34
4
Motor
Caterpillar
Campo Zapato
GCM34
Codificación de los equipos:
Consiste en la asignación de combinaciones alfa — numéricas a cada equipo
sujeto a acciones de mantenimiento, para su ubicación rápida, secuencial y
lógica dentro del Sistema de Producción, permitiendo su automatización o
mecanización mediante el computador para el registro de la información
referida a cada objeto.
COMPRESIÓN DE
VENEZUELA C.A
Fecha:20/08/2011
Pag: 1/1
Nº
EQUIPO
CODIGO
1
Motor
MC-GCM34-001
2
Motor
MC-GCM34-002
3
Motor
MC-GCM34-003
4
Motor
MC-GCM34-004
Registro de objetos de mantenimiento:
Su objetivo es el de registrar la información necesaria para el conocimiento
de cada equipo sujeto a acciones de mantenimiento. Dicha información
generalmente consta de: descripción del equipo, código asignado al equipo
costo, vida útil y fecha de arranque; datos sobre el fabricante, distribuidor y
proveedor, así como su localización, características y especificaciones
técnicas; manejo y cuidado observaciones tendientes a la prevención de
fallas; y la desagregación de cada subsistema del equipo hasta el nivel de
elementos para facilitar su ubicación en caso de fallas.
COMPRESIÓN VENEZUELA C.A
Ejemplo:
Fecha:20/08/2011
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Registro del Equipo
Nombre del Equipo:
MOTOR CATERPILLAR
Sección:
Código del equipo:
Tipo:
Inventario N°:
Fecha:
Criticidad:
Modelo:
Proceso
adquisición
Instalación
de Indicaciones:
Fabricante
Serie:
Observaciones
Instrucciones técnicas de mantenimiento:
Constituido por la lista de acciones de mantenimiento a ejecutar sobre cada
equipo, la codificación o numeración secuencial para cada instrucción y para
cada tipo de actividad, la descripción generalizada de la actividad a realizar,
el tipo y cantidad de personal involucrado en la ejecución, la frecuencia con
que debe realizarse la acción y el tiempo necesario para realizar la actividad.
Una instrucción técnica puede ser utilizada en más de un elemento o en más
de un subsistema, por lo que es recomendable crear paralelamente un índice
de instrucciones para cada tipo de actividad de mantenimiento.
Procedimiento de Ejecución:
Se describen los pasos a seguir en la ejecución de cada una de las
instrucciones técnicas, estableciendo de forma paralela una lista de equipos,
instrumentos, herramientas, materiales y repuestos necesarios para la
ejecución de dicha actividad así como la cantidad de personal involucrado y
el tiempo estimado para su realización.
Este instrumento tiende a eliminar al hombre indispensable en la
Organización de Mantenimiento; además, se evitan pérdidas de tiempo por
desconocimiento del procedimiento de ejecución de cualquier acción.
Programación del Mantenimiento:
Consiste en señalar cuando se deben realizar las diferentes instrucciones
técnicas de cada equipo componente de la Organización de Mantenimiento,
según las listas elaboradas y el procedimiento descrito.
La programación puede ser llevada a períodos anuales, semestrales,
mensuales, semanales o diarios, dependiendo de la dinámica del proceso y
del conjunto de actividades a ser programadas. En el caso de planificación
de mantenimiento programado, generalmente los programas cubren períodos
de un ano. Este tipo de programas son ejecutados por el personal de la
Organización de Mantenimiento o por entes foráneos en el caso de
actividades cuya ejecución es por contrato y los tipos de frecuencia más
comunes.
La Siguiente imagen, es un diagrama de Gantt donde podemos observar la
planificación de mantenimiento a realizar:
Ciclo de vida de los Sistemas de Información
Existen pautas básicas para el desarrollo de un Sistema de Información para
una organización:

Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los
sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios
del Sistema de Información. En las empresas, se analiza el proceso de
negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el Sistema de
Información.

Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es
relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede
sacar una ventaja competitiva, así como las situaciones desventajosas o
limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta.

Determinar las necesidades: este proceso también se denomina
licitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de
algún método de recolección de información

Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los
aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte
de la propuesta del Sistema de Información y, también, será tomado en
cuenta a la hora del diseño.

Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la
organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la
organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio,
presentación del proyecto de desarrollo del Sistema de Información.

Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la
elaboración del diseño lógico del Sistema de Información; la misma incluye el
diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se
realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la
plataforma donde se apoyará el Sistema de Información y el lenguaje de
programación a utilizar.

Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura
en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en
códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas
para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del
programa generado en el paso anterior.

Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se
puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del Sistema de
Información ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico
acordado anteriormente.
RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACION Y CONSOLIDACION
DEL SISTEMA DE CONTROL.
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno,
debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de
control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de
procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier
empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con
calidad y eficiencia.
Mejoramiento continúo
La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión En
razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para
cualquier
entidad,
se
hace
necesario
hacer
el
levantamiento
de
procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal
soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren
para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en
todos los procesos.
Objetivos y políticas
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas
las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados
para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones,
así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser
objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno
merece dentro del proceso productivo u operacional
5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y
de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento
de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
7. La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados
y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles
superfluos así como la extensión de los necesarios.