Gestión de Librerías

GESTIÓN VERIAL LIBRERÍA - PAPELERÍA
Verial Soft SL
Paseo de gran Capitán 62, locales (Salamanca)
[email protected]
Verial Soft cuenta con una andadura de más de 25 años en el sector de la librería y papelería, en el año
1990 se empezó a diseñar la primera versión del sistema, hoy 23 años después contamos con cerca de 500
empresas que trabajan diariamente con nuestro programa. Esto significa que nos nutrimos de la
experiencia de muchas personas para mejor día a días nuestro sistema y nos adaptamos siempre a las
nuevas tecnologías.
Estamos adaptados para recibir y enviar pedidos por diferentes sistemas, uno de los más reconocidos y
utilizados es el SINLI, adaptaciones con GlobalBook, alta automática de libros a través de ISBN, acuerdos
con CEGAL, etc., hacen de Verial Librería Papelería una de las mejores aplicaciones existentes en el
mercado para la gestión de su empresa, si no es la mejor.
Diariamente la tecnología cambia para aprovechar al máximo los recursos existentes, internet ha
evolucionado y está evolucionando a marchas forzadas, trayendo ventajas que solo son utilizables si avanza
la programación conjuntamente con ella, por eso Verial invierte gran cantidad de recursos en I + D +i, con el
fin de que nuestros clientes puedan aprovechar dichos recursos y facilitarles, literalmente, la vida, más
tiempo, mejor rendimiento y reducción de errores en la gestión, prácticamente, a cero.
VERIAL LIBRERÍA - PAPELERÍA es una aplicación adaptable a cualquier tamaño de empresa y de usuarios.
Haremos un recorrido por los diferentes apartados del programa y sus utilidades.
FICHA DEL LIBRO
Adaptada al ISBN, contempla todos los campos necesarios, pero no son
obligatorios, esta ficha puede recoger los datos directamente de nuestro
ISBN o de internet. Contempla los distribuidores, la editorial y descuentos
asignados.
Cuenta con una información bibliográfica completa, se puede asignar
para venta en Internet o al PDA de auto venta de la empresa. Contempla
diferentes tarifas, estadística de compra y venta e imágenes. Podremos
ver, también, desde la propia ficha las últimas compras y ventas,
movimientos de stock.
ARTÍCULOS
La ficha de artículos es adaptable a la mayor parte de las empresas.
Podremos tener una ficha simple o una que integra y controla hasta las
mayores exigencias de la empresa, esto a la hora de compra o venta, se
podrá conjuntar con exigencias legales, como trazabilidad, relación
unidades OCU, etc.
La ficha puede relacionarse con uno o varios proveedores, con el
fabricante, asignar a un grupo de tarifas concreto dispone de 6 campos
asignables por el usuario, contemple el precio de coste y los márgenes con
los que se desea trabajar, existen 3 tarifas directas en la ficha del propio artículo, pero puede estar
relacionado con miles de tarifas extras, según las exigencias de la empresa. No puede avisar si paga Eco
tasas, podemos activarlo en compras y desactivarlo en ventas, ya que lo podemos utilizar como parte de un
compuesto y solo se vende a través de este compuesto. Control de stock mínimo y máximo. Control de
existencia por almacenes. Se pueden clasificar para vender por unidades o cajas o similares, imprimir
etiquetas con código de barras o si él, asignar grupo de comisiones, si lo queremos o no vender por Internet
(con tienda virtual), poner la garantía, las dimensiones, peso, el formato de venta, se puede relacionar con
otros artículos haciendo un nexo común, útil para búsquedas y ventas en conjunto.
Si la venta de este artículo se hace como parte de otro artículo se puede asignar qué parte del artículo
corresponde a la unidad del total, es decir, un folio es una parte de un paquete de folios o un bolígrafo
parte de una caja.
Si nuestra empresa vende a través de PDA, en almacén o en venta ambulante, se podrá asignar a los PDA
que estén autorizados a vender dicho artículo.
En la propia ficha quedarán registradas las tarifas en las que el artículo esté involucrado, así como las
estadísticas de compra venta por meses. Se podrán añadir diferentes imágenes por ficha, estas imágenes
valdrán para la venta en TPV táctil o venta por internet.
Podremos ver, también, desde la propia ficha las últimas compras y ventas, movimientos de stock o
componer / fabricar artículos que deriven de otros.
LOTES
Esta herramienta relaciona diferentes artículos para poder venderlos en el TPV u otro documento con un
solo código, en librerías sirve para los lotes escolares, que se dividirán por curso y colegio, contemplado
una serie de parámetros para que no se almacene stock.
También es útil en el sector de la papelería /regalo, relacionando artículos como un lote de navidad, un lote
de escritorio, lotes de regalo compuesto (bolis, libro, pinturas, etc.)
CONSULTA DE PRECIOS
Se puede configurar para que a través de Scanner externos el cliente consulte el precio de nuestros
productos, esto evita tener que etiquetar con precios cada producto.
ALMACENES
El programa controla los almacenes que necesitemos y nos dará el stock de cada producto por almacén,
podremos tener almacenes en la propia empresa o almacenes externos, su uso dependerá de la empresa.
Podrán introducir o retirar productos del almacén…
TARIFAS
Cada ficha de artículo puede contar con 3 tarifas directas, pero el programa cuenta con un generador de
tarifas que pueden ser creadas para clientes específicos o grupos de clientes, o para venta directa, las
combinaciones son múltiples.
CLIENTES
La ficha de clientes tiene todos los datos necesarios para la correcta utilización en todos los ámbitos que
exigen la gestión y las Leyes actuales como la Ley de protección de datos, con opción de definir algunos
campos personalizados.
El campo de teléfono móvil se combina con el módulo de mensajería SMS, el de correo electrónico nos
servirá para enviar cualquier documento que genera el programa a través del mismo.
Contempla el método y periodicidad de cobro, si le asignamos descuentos directos o cuenta con alguna
tarifa especial de venta. Se le puede asignar un número de tarjeta de cliente y la podrá utilizar en nuestro
establecimiento o en otros de la misma empresa. Podremos clasificarlos por grupos, asignarle un agente,
ruta y transportista, así como asignarle a un solo Auto venta.
Puede tener diferentes direcciones para el envío de documentos y varios clientes relacionarse con un solo
NIF o CIF.
Podremos poner avisos para que salten cuando se hacen ciertos documentos, asignarle un tipo de
Impuesto concreto,
Podremos configurar el número de copias de documentos a imprimir, para todos los clientes y variarlo para
todo el que sea diferente, estas copias podrán enviarse por correo electrónico.
Puede acompañar una o varias imágenes y relacionar una o varias carpetas de documentos de este cliente
para acceder a ellas directamente
Tendremos un histórico de consumos, estancias, saldo, etc., existen multitud de informes, muchos de ellos
directos, dependiendo de lo que estemos haciendo, por ejemplo si estamos vendiendo algo directamente a
un cliente tendremos un botón que nos dirá el saldo que tiene con la empresa o ver si tiene artículos
pendientes de servir.
AGENTES Y COMISIONISTAS
El control de Agentes y comisionistas está diseñado para que podamos asignar comisiones a personal de la
empresa o servicios externos que cobre por comisión sobre venta o reparto.
La forma de cálculo de comisiones se hace sobre unas tablas, que se definen una sola vez, para cada tipo de
comisionista y se configuran teniendo en cuenta diferentes parámetros como precios, descuentos,
porcentajes, comisiones fijas por unidades.
La liquidación de comisiones se hace de forma automática desde el apartado correspondiente, dejando un
histórico de ellos para poder obtener informes en el momento que lo deseemos.
Cuando se liquidan las comisiones se marcan los artículos y documentos para que no puedan volverse a
comisionar, un solo artículo puede ser comisionado por 3 personas diferentes.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN CLIENTES
Todos los documentos de gestión se generan desde una pantalla, pudiendo pasar de hacer un pedido a
hacer una venta con un simple toque de
ratón.
Dependiendo del sector o la forma de
venta de su empresa, Verial ha
desarrollado diferentes Terminales de
Punto de Venta, acomodando los
procesos a la forma más rápida y segura
que precise el sector o la circunstancia,
es decir, contamos con terminales
táctiles o venta a través de códigos de
barra, de balanza, o por nombre. Existen
terminales que son independientes, para
ser utilizados, por ejemplo, en ferias
donde desplazamos mercancía, donde
no disponen de conexión a internet.
Los documentos están interconectados, podremos partir de un presupuesto, pasarlo a un pedido, generar
de este un albarán y facturarlo solo o con más del mismo cliente. Los documentos pueden ser impresos,
enviados por correo electrónico o generar, en su caso, factura electrónica.
La gestión de cobros es segura, sea contado o con varios vencimientos, pagados con un solo método o por
varios (efectivo, tarjeta de crédito, talón…) en el mismo documento.
Se puede duplicar o dividir un documento, imprimir etiquetas de los artículos relacionados en él, informe
de ubicación de los mismos, o imprimir una nota de entrega.
Desde estas pantallas nos dará los avisos que hayamos creado para ello en los clientes, nos dará el saldo de
estos y, con conexión a internet, podremos ver la ubicación del cliente en Google maps.
Si tenemos contabilidad generará el asiento contable si es necesario, así mismo con los cobros.
Cuando generemos un documento a un cliente, el programa nos avisará si el cliente tiene algo pendiente
de servir.
Existen varios procesos para generar pedidos rápidos a clientes, generar una factura diaria para las facturas
simplificadas (sustitutas de los tickets) para generar asientos contables según exige la Ley y otra multitud
que se adaptan a diversos gremios.
Los procesos de venta pueden ser a través de cualquier documento desde nuestro ordenador, pero pueden
venir de ventas hechas en ferias con terminales externos, de auto venta hechas con terminales PDA o
ventas hechas a través de internet, todas estas formas tienen controles específicos para automatizar los
procesos.
COBROS A CLIENTES
Podremos llevar un control de cobros de diferentes formas, directamente desde el documento, a través de
remesas bancarias o de recibos o remesas de ingresos hechas por los clientes.
FIDELIZACIÓN DE CLIENTES
Este sistema incorporado a la gestión puede controlar las ventas hechas a un cliente a través del TPV o
facturas, a través de estos controles podremos premiar a nuestros clientes partiendo de unas fechas en la
que deben de hacer cierto número de compras, estos “premios” pueden ser puntos para obtener
diferentes regalos o descuentos, una vez hecho el canje, quedará marcada la parte canjeada y comenzará la
cuenta de cero o con el resto de la cuenta anterior.
Para estos controles el cliente puede llevar nuestra tarjeta de cliente con chip.
PROVEEDORES
Gestión total de proveedores, fichas con los datos necesarios para la identificación, condiciones de
compras, formas y periodicidades de pagos, descuentos que tengamos acordados, tipos de IVA, si no es
deducible una parte o el 100%, cuentas bancarias, contables, dependiendo sean proveedores o acreedores
o ambos, procesos de pagos por remesas, control de mercancías, pedidos, compras, inventarios.
Seguimiento total en todas las áreas que un proveedor esté vinculado.
No es necesario contratarlo para el control si no queremos control de proveedores.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN PROVEEDORES
Todos los documentos de gestión se generan desde una pantalla, pudiendo pasar de hacer un pedido a
introducir una factura con un simple toque de ratón.
Dependiendo del sector o la forma de compra de su empresa, Verial ha desarrollado diferentes entadas de
la mercancía, pueden ser controlados lotes, partidas, caducidades, números de serie.
Los cambios en precios son destacados por el programa o si una mercancía está pedida por algún cliente.
Los documentos están interconectados, podremos partir de un presupuesto, pasarlo a un pedido, generar
de este un albarán y facturarlo solo o con más del mismo proveedor.
Cuando nos llega la mercancía, el control de la misma nos dirá cuanto tiene que llegar de cada producto, si
falta algo podremos dejar pendiente o borrar, si hay demás podremos actualizar o devolverlo.
Los documentos pueden ser impresos, enviados por correo electrónico.
La gestión de pagos es segura, sea contado o con varios vencimientos, pagados con un solo método o por
varios (efectivo, tarjeta de crédito, talón…) en el mismo documento.
Se puede duplicar o dividir un documento, imprimir etiquetas de los artículos relacionados en él, informe
de ubicación de los mismos, o imprimir una nota de entrega.
Desde estas pantallas nos dará los avisos que hayamos creado para ello en la ficha de proveedor, nos dará
el saldo de estos y, con conexión a internet, podremos ver la ubicación del cliente en GoogleMaps.
Si tenemos contabilidad generará el asiento contable si es necesario, así mismo con los pagos.
La entrada de mercancía se puede asociar a un depósito, a novedades en firme o depósito y ser
controladas para su correcta devolución si es menester, con esta herramienta se puede llevar, también,
el control de prensa diaria o de revistas semanales, quincenales, etc.
Si tenemos el sistema SINLI tendremos un apartado especial para recibir y confirmar el documento de
entrada.
PAGOS A PROVEEDORES
Podremos llevar un control de pagos de diferentes formas, directamente desde el documento, a través de
recibos o remesas de ingresos.
BANCOS
Aplicación que verifica la CCC de los bancos españoles.
IMPUESTO Y RETENCIONES
Contempla todos los tipos de Impuesto vigentes en la actualidad, pero, de la forma que está programado,
nos permitirá adaptarnos a posibles cambios legislativos en esta materia.
Por otro lado podremos configurar los diferentes tipos de retenciones que nuestra empresa deba hacer,
como por ejemplo, la que hacemos a nuestros asesores o al pagar el alquiler.
PERIODICIDADES Y MÉTODOS DE COBRO /PAGO
Nuestra programación permite crear todas las que necesitemos y adaptarse a la empresa o a lo que nos
pueden imponer distintos clientes o proveedores, automatizando forma complejas de cobros /pagos, desde
un simple efectivo /contado a 30, 60, 90 o 15, 27, 43…días, dividiendo cantidades fijas por vencimiento, por
porcentajes diferentes o cada vencimiento una cantidad diferente.
SERIES
Podemos trabajar por series y sub-series de facturación, con numeraciones independientes para cada serie.
REMESAS DE RECIBOS
Cumplimos las normativas bancarias para realizarlo a través de Internet o sistema de disco o papel, pero,
además, podremos remesar recibos sin normas específicas, adaptándose a las diferentes formas de
cobro/pago de la empresa, las remesas se contabilizarán en los diferentes estados, desde su presentación,
realización y confirmación. Se podrán añadir recibos a remesas no presentadas o eliminar de la remesa
recibos rechazados, pudiendo asignarlos de forma automática a una nueva remesa.
CÁLCULO DE PREVISIÓN DE GASTOS E INGRESOS POR CUENTA
El programa nos registrará cualquier movimiento monetario y lo asignará a una cuenta concreta, puede ser
de banco o de caja. Podremos saber cómo está el saldo a día de hoy y además saber, según las facturas a
cobrar /pagar en curso y efectos diversos, el saldo a una fecha concreta. Muy conveniente para saber si
podremos afrontar los diferentes vencimientos.
INCIDENCIAS
Todo lo que ocurra en el programa, altas bajas, modificaciones, cambio de precios, rebajas o aumentos en
facturas, etc., queda registrado para que el administrador del sistema pueda revisarlas cuando sea
necesario.
CALENDARIO
Organizará nuestras citas y nos avisará, si así lo deseamos.
MENSAJES SMS
A través de este módulo podremos avisar a cada uno de nuestros clientes, por separado, de la situación de
sus pedidos, reservas, etc., pero además, podremos avisar a todos en conjunto para algo concreto, bien sea
un aviso como “estaremos cerrados del 1 al 15 de agosto” o “lanzamos nuestro nuevo…” podemos
aprovechar para hacer publicidad a precios muy reducidos.
Estos mensajes podrán ser enviados tanto a clientes, como a proveedores o a nuestro propio personal.
INFORMES
Existen cientos de informes diferentes, pero configurables para utilizar los que necesitemos, además, Verial
Soft, en todos sus programas, ha dotado de herramientas para que el propio usuario cree los suyos propios,
de forma que los datos que queremos obtener se adapte a la forma de verlos que hasta ahora hemos
tenido.
GESTIÓN DE ALMACENES
El sistema cuenta con un gestor de movimiento de mercancía que no genera documentos contables,
controlando entrada de mercancía que no haya sido metida a través de la gestión de proveedores, baja de
stock que no haya sido gestionada por documentos a clientes y traspaso entre almacenes para mover stock
de un almacén a otro, no genera contabilidad ni obligación de cobro /pago (vencimientos).
Derivado de este control, de las compras y las ventas tenemos implementado el control de inventario, con
el inventario avanzado pude empezar a hacer el inventario en una determinada fecha y concluir en otra sin
la necesidad de dejar de comprar o vender, el programa tendrá en cuenta todos los movimientos hechos
con la mercancía y el recuento de unidades, al cerrar dará la cifra exacta de cada producto.
CAJAS
Tendremos un control exhaustivo de entradas y dinero en la caja /s en cada Arqueo.
En la configuración de los métodos de cobro podremos elegir que métodos que deseemos controlar a
través de dichos arqueos.
Se podrán realizar tantos arqueos como sean necesarios, no existe límite de horas o de días, todo depende
de la forma de controlar que tengamos o deseemos aplicar.
Los arqueos pueden ser controlados por áreas de venta, y dentro de esta por usuario, por puesto o el
conjunto de toda el área. El arque nos informará de la relación del cobro con el documento, del dinero que
debe de haber en cada caja o tener cada usuario. Nos dirá las diferencias por método, pero existe un
“arque rápido” donde no aparece ningún dato y pide solamente cantidades contadas, este arqueo puede
enviarse por correo electrónico para que el administrador compruebe los importes.
Podemos controlar las cajas de los Terminales externos, sincronizarlos con los nuevos artículos y precios y
arquearlos después.
CONTABILIDAD
Todos los procesos de venta, compra, cobros y pagos quedarán asentados de forma automática y en
tiempo real en la contabilidad.
El usuario no tiene por qué saber absolutamente nada de contabilidad, es suficiente con que en la
configuración del programa el contable de nuestra empresa configure donde quiere que apunte cada
movimiento de compra o de venta, una vez realiza la configuración cada cargo hará el asiento contable en
el apartado indicado, por supuesto el contable podrá revisar y si cabe, modificar.
El programa cuenta con un configurador para el plan contable, conceptos y asientos predefinidos, como el
asiento de nóminas, cuenta con un sistema completo para el control de inmovilizado, proceso de variación
de existencias y punteo de cuentas.
El proceso de cierre del ejercicio es sencillo y puede invertirse el proceso, al terminar este cierre tendremos
un asistente para imprimir los diferentes informes y la generación de los libros contables en formato
electrónico.
Tendremos la posibilidad de controlar contablemente documentos que no son puramente contables, como
es un albarán (de cliente o proveedor), pero que nos puede afectar a la hora de comprobar contablemente
la situación de la empresa.
El sistema cuenta con un módulo con diferentes formularios electrónicos para su presentación a la AEAT.
USUARIOS
Control de accesos para todos los usuarios, configuración individual o por grupos, con límite de acceso a las
partes que queremos que accedan.
Control de incidencias: Sabrá qué usuario ha modificado, borrado, recuperado, etc., cualquier ficha del
programa, y desde que ordenador, qué día y a qué hora, y si alteró algún importe, sabrá la cantidad.
Protección de acceso al programa mediante contraseñas para la empresa o mediante tarjetas con chip.
Ficha de personal de la empresa con todos los datos necesarios y podrá asociar una foto.
En todas las fichas de gestión existe un botón que informa qué usuario creó el documento y desde qué
puesto, informa también de la fecha y hora en que el documento fue creado o modificado.
HERRAMIENTAS INTERNAS
El programa cuenta con diferentes herramientas como asistentes para cambios masivos de datos, como
datos en artículos, precios, tipos de IVA, etc., cambios en diferentes datos de clientes y proveedores, y en
otros apartados del programa, que facilitan esos cambios ahorrando tiempo y reduciendo errores de
usuario.
Otra herramienta es la que ejecuta las copias de seguridad de los datos, muy importante tenerla en cuenta,
pero no necesita de la supervisión del usuario ya que se hace de forma automática, se configuran en la
instalación y se pueden enviar simultáneamente a distintos dispositivos, también puede ser enviada al
servidor de copias remoto de Verial.
El sistema de actualizaciones a través de internet facilita a la empresa estar siempre a la última, bien por
adaptaciones legales o por implementaciones encargadas por alguna empresa que resultan mejoras para el
resto de las empresas.
La asistencia remota Verial sirve para poder comunicarnos con las empresas a través de internet, donde
nuestros técnicos visualizan exactamente lo que el usuario de la empresa ve, pudiendo, nuestro técnico,
manejar el ordenador remoto, esto facilita y acorta los tiempos de explicación de procesos que el usuario
solicita, la posible adaptación de formularios o informes y el Check de programas que puedan interferir en
el funcionamiento del nuestro.
Contamos con un asistente de borrado e importación masiva de datos, depuración de espacio en disco,
calendario – agenda, etc.
DISPOSITIVOS
El programa tiene un gestor de diferentes dispositivos, impresoras láser, impresoras de tickets, balanzas,
lectores de código de barras, PDA, visores para TPV, y seguimos adaptando dispositivos, según salen nuevos
productos o nuevas tecnologías.