instructivo: elaborar notas a los estados contables

MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS
CONTABLES
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.005
Versión: 0.0
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SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Y
REPORTAR
ESTADOS
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ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Determinar los parámetros aplicables a las áreas de Contabilidad para la elaboración de las notas
a los estados contables.
ALCANCE: Aplica para las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Empresa en SGF – QUIPU: En el SGF – QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que
administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o
agregación según la unidad de gestión.
2. Empresa consolidadora: En el SGF – QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la
información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras.
3. Estados contables: Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de
los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y
cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el
estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera,
económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de
recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera,
económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a
los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de
Contabilidad Pública de la CGN)
4. Notas a los estados contables: Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados
contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter
general y específico. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
5. Sistema de Consolidación de Hacienda e Información Pública – CHIP: Herramienta informática a través
de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, social, económica y
ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este
medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
a.
Normatividad asociada al instructivo para elaborar notas a los estados contables.
1. Resolución 356 – Régimen de Contabilidad Pública – Manual de Procedimientos – Titulo III –
Procedimientos Relativos a los Estados, Informes y Reportes Contables – Capitulo II “Procedimiento
para la estructuración y presentación de los Estados Contables Básicos” – numeral 16 al 27.
2. Resolución 356 – Régimen de Contabilidad Pública – Manual de Procedimientos – Titulo II.
Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales, en cada uno de los capítulos que aplican a la Universidad Nacional
de Colombia, en los numerales denominados - Revelación en notas a los estados contables.
Esta información puede ser consultada en el link http://www.contaduria.gov.co, link Régimen de
Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos; de igual manera el detalle de los aspectos
relacionados con notas a los estados contables del Manual de Procedimientos que aplican para la
Universidad Nacional de Colombia se presentan como anexo a este instructivo.
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CONDICIONES GENERALES:
1.
La normatividad referenciada establece: “Las notas a los estados contables básicos son parte integral de
éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen
como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos
cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han
afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable
pública.
NOTAS DE CARÁCTER GENERAL: Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la
entidad y realidades de su proceso contable, en donde se informa:
a.
Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal: Corresponde a la estructura orgánica de la
entidad contable pública que incluye la denominación, la naturaleza jurídica y su régimen jurídico,
indicando los órganos superiores de dirección y administración, el ministerio o departamento
administrativo al cual está adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla
con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas. Adicionalmente, señala los
cambios ordenados que comprometen su continuidad, tales como supresión, fusión, escisión o
liquidación.
b.
Políticas y prácticas contables: Se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en
cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos. Así como los métodos y prácticas
contables, de carácter específico, si las hubiera, adoptados por la entidad contable pública para el
reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados
contables básicos. También, se informan las razones sobre las decisiones adoptadas en el evento en
que existan diferentes posibilidades de reconocer de manera confiable un hecho y el impacto en los
estados contables.
c.
Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto
contable: Corresponden a circunstancias que inciden en el normal desarrollo del proceso contable o
en la consistencia y razonabilidad de las cifras, tales como procedimientos establecidos para el
proceso y manejo de los documentos y soportes contables, conformación del área financiera,
implementación de sistemas integrados para cada una de las áreas responsables del proceso,
procedimientos para la realización de inventarios y avalúos, entre otras.
d.
Efectos y cambios significativos en la información contable: Revelan los cambios en la
aplicación de métodos o procedimientos contables; las razones y efectos derivados de los ajustes o
correcciones realizadas, originadas en reclasificaciones y depuración de cifras y conciliaciones; así
como la cuantía, el origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron
significativamente en las cifras presentadas en los estados contables básicos. Igualmente, se informa
sobre las diferencias presentadas entre los valores reportados en la información y, los valores
establecidos mediante inventarios físicos o reales de los bienes, derechos y obligaciones.
NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO: Se refieren a situaciones particulares sobre la información
contable, estructuradas de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas y que por su materialidad deben
mostrar información adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar
las cifras de los estados contables, por cuanto no solamente las amplían sino que incorporan análisis
específicos, en determinadas cuentas, considerando entre otros aspectos:
a.
Consistencia y razonabilidad de las cifras: Considera la información relacionada con aspectos
tales como ausencia de avalúos y actualización de los bienes, derechos y obligaciones, así como la
información no incorporada en la contabilidad, que se originó por los procesos de fusión, escisión o
liquidación. Si se presentaron hechos posteriores al cierre, que afectan la consistencia y razonabilidad
de las cifras debe hacerse remisión a la nota correspondiente. También se informa sobre la
implementación de procedimientos que garantizan la sostenibilidad de las cifras.
b.
Valuación: Revela las bases específicas de medición utilizadas por la entidad contable pública que
le permitieron cuantificar las operaciones incorporadas en la información contable pública; así como la
conversión de las cifras en moneda extranjera a moneda nacional y los métodos para la estimación de
provisiones, amortizaciones y agotamiento, que de manera particular se informa en las notas referidas
a las cuentas.
c.
Recursos restringidos: Se refiere a los recursos que por mandato legal tienen destinación
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específica y fueron incorporados en la información contable pública y que requieren un sistema de
cuentas separadas, para lo cual se informarán los recursos disponibles, bienes, derechos,
obligaciones, ingresos, gastos y costos. Así mismo, incluye los recursos embargados de efectivo,
derechos y bienes.
d.
Situaciones particulares: Consideran situaciones específicas sobre las cuentas de los diferentes
estados contables, ampliando la información y mostrando un análisis de interés para los lectores.
e.
Hechos posteriores al cierre: Debe revelarse la información conocida con posterioridad a la fecha
de cierre y que, estando los estados contables emitidos, no fue incorporada en las cuentas reales y de
resultado”.
2. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Preparar notas a los estados contables
El contador de la Empresa o el Profesional del área Contable, debe elaborar las notas consolidadas de la
Universidad en forma detallada, de acuerdo con los parámetros establecidos en este instructivo. Estos son
también la base para generar los Formatos CGN2005NG_NOTAS DE CARÁCTER GENERAL, y
CGN2005NE_NOTAS DE CARÁCTER ESPECIFICO, los cuales se reportan a la Contaduría General de la
Nación, a través del sistema CHIP.
a. Parámetros generales:
i.
La División Nacional de Contabilidad elabora las notas a los estados contables consolidadas a nivel
de la Universidad con corte a 31 de diciembre, teniendo como insumo las de cada Sede y/o Unidad
Especial.
ii. Cada Sede y/o Unidad Especial elabora sus notas con base en los estados contables de la empresa
consolidadora - XX49 y las envía a la División Nacional de Contabilidad de acuerdo al cronograma
establecido.
iii. Las notas específicas compilan las situaciones particulares de la Sede o Unidad Especial y se
elaboran a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta; si se considera necesarios se detalla a nivel de
cuenta auxiliar y/o de empresa.
iv. Cada Sede y/o Unidad Especial efectúa el análisis horizontal y vertical a sus estados contables a fin
de identificar:
1. Los saldos más representativos de la clase (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos),
grupo, cuenta y subcuentas.
2. Las variaciones más representativas de una vigencia a otra.
v. Las situaciones particulares se detallan de acuerdo con el Anexo 1 – Requerimientos de
información por cuenta.
vi. Las subcuentas Otros – XXXX90 deben detallarse sin excepción indicando los conceptos que
componen el saldo.
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vii. En los casos en que se considere necesaria información adicional, debe incluirse mediante anexos
(Ejemplo: Cuadros Excel, Reportes, Informes de otras áreas, entre otros).
b.
Parámetros de la plantilla:
i.
Las notas se presentan en archivo de Word con tablas en formato Excel y contienen: el código
contable, la descripción, el valor y variación porcentual.
ii. El tipo de letra es Arial, tamaño 11.
iii. La estructura para la elaboración de las notas a nivel de clase (1 dígito), grupo (2 dígitos), cuenta (4
dígitos) y subcuenta (6 dígitos) es la siguiente:
1 ACTIVO
200X
200X-1
%
0
11 EFECTIVO
1105 CAJA
111005
CUENTA
CORRIENTE
200X
0
0,00%
0,00
%
0,00%
0,00
%
0,00%
0,00
%
0,00%
200X-1
0,00
200X
200X -1
0,00
200X
200X-1
0,00
1. Presentación de la composición del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar:
CÓDIGO
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
NOMBRE
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL
2. Presentación de la variación del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar:
CÓDIGO
CONCEPTO
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXX
XXXXXXXXXXXX
TOTAL
Fin del instructivo
200X
200X-1
0
VARIACIÓN
0
0
0
0
0
0
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PROCESO: CONTABLE
ELABORÓ
Luz Mery Clavijo Ibagón
Leslie N. Andrade M.
Leidy D. Morales R.
Juliana Garnica Reyes
REVISÓ
CARGO
Jefe División Nacional
de Contabilidad
Profesional Universitario
Contratista
CARGO
FECHA
Diciembre 27 de 2010
FECHA
Áreas contables o quien
haga sus veces en las
Sedes y Unidades
Especiales de la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen.
Jefes de contabilidad o
quienes hagan sus
veces y servidores
públicos responsables
del procedimiento,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
Abril 12 de 2011
Y
REPORTAR
ESTADOS
APROBÓ
Ángela María
González Lozada
CARGO
Gerente
Nacional Financiera y
Administrativa
FECHA
Mayo 16 de 2011